PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE

Transkript

1 Lunner kommune PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE Revidert utgave vedtatt i Lunner kommunestyre RETTELSER OG ENDRINGER Ansvarlig for kvalitetssikring av denne planen er beredskapssekretær hos rådmannen. Beredskapsansvarlig: Anne Grønvold Plan for kommunal kriseledelse skal holdes ajourført minst en gang hvert år. Større endringer bør også medføre at planen ajourføres på ny. Sist revidert: Når årlig revisjon medfører endring i planen skal alle innehavere av denne planen få tilsendt ny plan (eventuelt nytt komplett sett for innsetting i ringperm), se Forsiden skal revideres hvert år

2 Innholdsfortegnelse 1. ORGANISERING MÅLSETTING DEFINISJONER KOMMUNAL KRISELEDELSE VARSLING / INNKALLING VARSLING AV DEN KOMMUNALE LEDELSEN Varsling gjennom akuttsentral Varslingsmønster INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN Kontorlokaler, samband, nøkler etc OPPGAVER KRISELEDELSENS OPPGAVER FULLMAKT, SENTRALE KRISEPLANER DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG Ansvar Målsetting for informasjon i krisesituasjon Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjonsflyt Informasjonskanaler Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier Informasjon etter krisen EVAKUERING OG FORPLEINING KRISEPSYKIATRI NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING EVALUERING BEREDSKAPSPLANER KOMMUNALE "FAGPLANER" FOR BEREDSKAP TELEFON OG ADRESSELISTER KOMMUNAL KRISELEDELSE...19 TOPPLEDELSE OG KOMMUNALT FAGPERSONELL EKSTERNE ORGANISASJONER INFORMASJONSKANALER UTFYLLENDE INFO LOKALER, SAMBAND OG UTSTYR FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE ANSVARSDELING MOT POLITI/LENSMANN OG FYLKESMANN LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Logg ordinært sentralbord og krisesentralbord Logg kriseledelsen...26 S I T U A S J O N...26 R E S S U R S E R KVALITETSSIKRING, KONTROLL OG OPPFØLGNING ØVELSER KVALITETSREVISJON Kvalitetsmål Gjennomføring Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Avviksbehandling Sjekkliste FORDELING FORDELINGSLISTE...32

3 1. ORGANISERING 1.1 MÅLSETTING Kriseledelsen i Lunner kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i samsvar med gjeldende fagplaner for beredskapen i de forskjellige utøvende etater. All kriseledelse skal gjennomføres på lavest mulig nivå kfr. Stortingsmelding /97. Kriser innenfor egen kommune skal normalt løses/ledes i egen regi. 1.2 DEFINISJONER Krise er definert i samsvar med "Risiko- og sårbarhetsanalyse for Hadeland" som en uønsket hendelse som rammer større grupper av mennesker og som er mer omfattende enn det ordinære hjelpeapparatet takler tilfredsstillende. I Veileder for kriseplanlegging i kommunene" utarbeidet av Direktoratet for Sivilt Beredskap defineres en kriseplan som "forberedte handlinger for å møte ulykker og andre påkjenninger som i art eller omfang går utover det som regnes som normalrisiko i fredstid". Etterfølgende planer for kommunal kriseledelse er primært utarbeidet for kriser og uønskede hendelser i fredstid. Planene skal/bør enkelt kunne tilpasses tilsvarende situasjoner i krig. Plan for kommunal kriseledelse er en overordnet plan som sammen med fagplaner for beredskap, utarbeidet av kommunens forskjellige etater og organer, utgjør kommunens totale beredskapsplanverk. 1.3 KOMMUNAL KRISELEDELSE Kriseledelse vil være den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for å lede krisen. I akuttfasen vil det normalt være "vakthavende tjenestemann". I en større hendelse vil normalt kommunens toppledelse bli innkalt og etter hvert overta ledelsen. Kommunal kriseledelse vil, etter den første akuttfase, være: Ordfører Rådmann Kommunalsjefene

4 4 Kriseledelsen knytter til seg en stab som består av følgende: Kriseledelsens loggfører (beredskapsansvarlig) Informasjonsrådgiver (skolefaglig rådgiver) Leder Fellestjenesten Andre fagpersoner, kommunale eller eksterne, som ansees nødvendige i forhold til den konkrete krisen, herunder lensmannen. Kriseledelsen knytter til seg følgende informasjonsteam: Skolefaglig rådgiver leder informasjonsteamet Barnehagefaglig rådgiver Planlegger GIS-medarbeider Leder Fellestjenesten har oppgaver beskrevet i kap. 3.2

5 5 2 VARSLING / INNKALLING 2.1 VARSLING AV DEN KOMMUNALE LEDELSEN En hver ansatt i Lunner kommune skal, når han/hun får kjennskap til en krise, gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Eventuell akutt meddelelse (info) gis til personer i alvorlig fare. Ved større kriser skal den kommunale kriseledelsen varsles via overordnet linjeleder. Dersom overordnet ikke er tilgjengelig varsles direkte. Se punktene og under. NB! Mindre kriser og uhell forutsettes fortsatt løst av det daglige driftsapparat uten innkalling av kommunens toppledelse Varsling gjennom akuttsentral En krise vil ofte bli varslet til nødnummer 110 (brann), 112 (politi) eller 113 (helse). I krisesituasjoner må kommunal kriseledelse ved rådmannen (eller stedfortreder) normalt varsles via mobiltelefon etter varslingsmønster beskrevet i punkt Varslingsmønster Ved nødanrop som indikerer krise varsles følgende tilgjengelige personer i rekkefølge: 1. Rådmann 2. Ordfører 3. Kommunalsjefene

6 6 2.2 INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN Rådmann (eventuelt stedfortreder) vurderer krisens omfang. Rådmannen innkaller etter behov kommunens øvrige kriseledelse, stab og nødvendig fagpersonale i og utenfor kommunen jfr. liste kap. 6.1 Se Kontorlokaler, samband, nøkler etc. Kontor for kriseledelsen er møterom C1 i 2. etasje i Lunner rådhus. Operativt område er fløy C i 2. etasje (se skisse neste side) Større møter og mediaorienteringer holdes i kommunestyresalen Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: Mobiltelefon Telefon E-post Internett Se 8.1

7 7

8 8 3 OPPGAVER 3.1 KRISELEDELSENS OPPGAVER NB! Husk å loggføre alle aktiviteter på eget skjema. (se 8.3) 1. Alle aktiviteter skal loggføres. Det føres egne logger for henholdvis kriseledelsen og krisesentralbordet. 2. Avklare ansvarsforholdet til politi /lensmann. (se 8.2) 3. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere. Bruk av kart, fokustavle og aktuelle planer. 4. Fylkesmannen og kommuner varsles ved kriser som antas å berøre dem og som omfatter områder utenfor kommunens grenser. (se 8.2) 5. Benytte eksisterende (og normale) kommandolinjer i størst mulig grad. 6. Holde løpende kontakt med lensmann/politi, Lokal Rednings Sentral (LRS) og Fylkesmann. 7. Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. (se ) 8. Iverksette informasjonstiltak, (se 5.2), og eventuelt nødvendige tiltak med evakuering, forpleining og krisepsykiatri (se 5.3 og 5.4) 9. Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. (se 6.1) 10. Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og utnytte alle tilgjengelige kommunale resurser. 11. Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen. NB! Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet.

9 9 4 FULLMAKT, SENTRALE KRISEPLANER 4.1 DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE K-styret har i K-sak 0007/00 av 17 / 2-00 vedtatt fullmakter til kommunal kriseledelse (i fredstid). I krisesituasjoner, jfr. kommunens kriseplan, har ordføreren følgende fullmakter I ordførerens fravær delegeres fullmakter videre til (i prioritert rekkefølge) varaordfører, rådmann eller stedfortredende rådmann: 1. Disponere inntil 1 million kroner til nødvendig hjelp til kriserammede til forpleining med mer, skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader, og funksjonsforstyrrelser. 2. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever 3. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m.m. 4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 5. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. Rammebeløpet ovenfor i pkt. 1, kan overskrides ved påtrengende behov, og når bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning.

10 KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG Ansvar Kriseledelsen er ansvarlig for informasjonen under en krise Målsetting for informasjon i krisesituasjon Informasjon i krise skal gis hurtig og korrekt til: - kommunale organ - rammede - involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte) - pårørende / enkeltpersoner - befolkning generelt - mediene Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjon er et lederansvar. Den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir gitt - korrekt, raskt og målrettet. Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig for mottageren Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret. Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet. Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. Informasjonsansvar ved krisehåndtering. Det er leder av kriseledelsen som har det overordnede informasjonsansvar. Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonskanaler slik at all informasjon gis riktig og ensartet. Leder av fellestjenesten har et spesielt ansvar for å opprette krisesentralbord og evt. informasjonskontor (jfr pt 5.2.6) for den praktiske håndteringen av informasjonen og å etablere nødvendige tiltak/vaktordninger for IKT Informasjonsflyt Intern informasjon Informasjonsflyt / kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, kommunenes øvrige organer og de involverte i krisen på stedet. Ekstern informasjon Informasjonsflyt / kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, pårørende, befolkning generelt og mediene. Kriseledelsen skal selv eller bemyndige andre i infosystemet til å: Gå direkte ut på mediene Holde informasjonsleddene oppdaterte Lede pressekonferanser.

11 Informasjonskanaler Telefonnummer etc., se 7.4 Internett og kommunens hjemmeside skal være et sentralt virkemiddel i informasjonen. Radio: Radio Randsfjord NRK Oppland Lokal aviser Hadeland Oppland Arbeiderblad Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier. Informasjonskontor Informasjonskontor opprettes i servicetorget. Telefonlinjer inn til informasjonen er: Sentralbord: Et krisesentralbord opprettes på toppledelsens kontor. Om nødvendig opprettes egne nødnummer for pårørende. Møterom A1 opprettes som møterom for informasjonskontoret/kriseteam og mottak av pårørende eller andre. Kantina opprettes som venterom for pressen, hvor kriseleder / informasjonskontoret kan gi melding til pressen og holde pressekonferanser. Døren mellom servicetorget og trappeoppgangen åpnes og trappeoppgangen sperres for publikum. Evakuering Ved evakuering av mennesker skal en (eller flere) fra kriseledelsen være tilstede i mottaket og der håndtere informasjonsansvaret. Representanten skal sammen med medisinsk ansvarlig regulere forbindelse mellom evakuerte og mediene. Ansvar for leder av informasjonskontoret: Lederen gir ordre til betjening, etter ordre fra kriseledelsen, om hvilke opplysninger som kan gis til publikum/pårørende og har ansvar for at annen informasjon ikke kommer ut. Lederen gir kriseledelsen opplysninger om hvilken oppfatning han/hun har av informasjonsbehovet. Betjening av informasjonskontoret: Alle tilsatte i avdelingen ifølge egen liste for bemanning. Informasjonskontorets oppgaver: 1. Gi informasjon til publikum / pårørende etter oppdrag fra kriseledelse.

12 12 2. Etablere dialog med kriseledelsen om bruk av Internett. 3. Gi mediene informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelse, og 4. Henvise mediapersoner til oppholdsrom hvor de kan vente på ny informasjon. 5. Henvise pårørende til rette vedkommende / sted (kriseteam) 6. Henvise publikum til sted hvor de kan vente på videre informasjon. Informasjon til pårørende som kommer til Lunner Rådhus / kriseledelse Håndtering: Det opprettes kriseteam, jfr. egen Plan for mental førstehjelp,, som står i kontakt med kriseledelsen. Helseansvarlig innkaller betjening etter egen fagplan. Informasjonskontor for pårørende Møterom A1 er førstemottak Pårørende kan eventuelt følges videre opp til FO-avdelingen Møterom D2 åpnes for pårørende for videre informasjon fra kriseteamet Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med førstelinjetjenesten - informasjonskontoret og kriseteamet som har fanget informasjonsbehovet.

13 EVAKUERING OG FORPLEINING Ansvarlig for utarbeidelse av plan: Rådmann Evakuering av lokalbefolkning kan bli satt igang av politi. Planen bør være 2-delt ut fra følgende forutsetninger 1. Planlagt evakuering som normalt vil strekke seg over flere dager. Her vil overnattingsmuligheter, forpleining etc. være dominerende elementer. 2. Akutt evakuering som må organiseres uten forutgående varsel. Her vil mottak, registrering og midlertidig losji være hovedelementer. En slik situasjon vil bestå i en kortere tid; eventuelt gå over til type 1. Begge planer bør inneholde inneholder informasjon om: transport innkvartering forpleining (også av innsatspersonell) samband opplegg for krisepsykiatri (knyttes til plan for krisepsykiatri) registrering av ankomne personer informasjon plan for rullering av innsatspersonell

14 KRISEPSYKIATRI Det vises til egen Plan for mental førstehjelp

15 NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING Kriseledelse vedtar: At krisen er over og at kommunen går tilbake til vanlig drift Om (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes etter at kriseledelsen og andre oppgaver er avsluttet. Igangsetting av nødvendig tiltak for oppfølging av alt innsatspersonell

16 EVALUERING Vurdering/gjennomgang av hendelsesforløp av krise vurderes så snart som mulig etter at krise er avsluttet. Gjelder alle oppgaver og aktiviteter som tilligger kommunal kriseledelse. Det skal utarbeides en skriftlig rapport etter evaluering. Ved vesentlige avvik fra planen skal denne endres umiddelbart.

17 17 5 BEREDSKAPSPLANER 5.1 KOMMUNALE "FAGPLANER" FOR BEREDSKAP Alle "utøvende" beredskapsplaner skal finnes i de forskjellige fagplaner i kommunens etater og organisasjoner. Alle fagplaner skal blant annet inneholde oversikt over alle resurser (i og utenfor kommunen), som kan brukes i en krise. Et sett av «krigsberedskapsplaner» skal ligge hos rådmannsgruppen, ordfører og beredskapsansvarlig. Kommunale beredskapsplaner som finnes: Beredskapsplan Beskrivelse Ansvarlig Sist rev. Helsekatastrofeplan Oversikt over tilgjengelige ressurser innen området helse som kommunen disponerer ved behov for rask innsats ved større ulykker/katastrofer. Kommuneoverlege Jon Arne Ødegaard Smittevernplan Plan for mental førstehjelp Risiko- og såbarhetsanalyse (ROS-analyse) for Hadeland Beredskapsplan ved streik Beredskapsplan vannforsyning Beredskapsplan Grua tunnelen og Røste tunnelen. Omfatter tiltak og tjenester kommunen har for å forebygge overføring av smittsomme sykdommer, både i det daglige arbeidet og i en beredskapssituasjon. Hvordan psykisk omsorg og støtte skal gis ved større ulykker, alvorlig fysisk/psykisk skade eller brå og uventet død, samt selvmordstruede og etterlatte ved selvmord. Være tilgjengelig for nødetater og beredskapsenheter som trenger denne typen fagressurs. Synliggjøring av risiko og sårbarhet i lokalsamfunnet på Hadeland. Omfatter bruk av gjeldende regler, begrenseskademuligheter, dempe konflikter og innsnevre mulighetene for desinformasjon. Plan for å møte situasjoner som kan føre til avbrudd i vannforsyningen eller utilfredsstillende vannforsyning i mer enn 8 timer. Statens vegvesen som objekteier er ansvarlig for planen. Kommuneoverlege Jon Arne Ødegaard Tjenesteleder Janicke Brechan Rådgiver Anne Grønvold Rådgiver Ole Øystein Larsen Tjenesteleder Ingvald Struksnes Gudrun Marie Sørumsbrenden

18

19 19 6 TELEFON OG ADRESSELISTER 6.1 KOMMUNAL KRISELEDELSE Stilling Ansvar Rings av: Navn Arbeidssted Tlf. arbeid Mobiltelefon Privatadresse Boligtlf. for varsling Kriseledelsen: og eller Ordfører O R Ov Anders Larmerud rådhuset Grua Stedfortr/varaodf. Ov O R Eigil Morvik Oslo Grua Rådmann R O Ka/f Tore Molstad rådhuset / 3530 Røyse Andresen Kommunalsjef Kf R O Frode Holst rådhuset / 2740 Roa Kommunalsjef Ka R O Aslaug Dæhlen rådhuset Jevnaker Krisestaben: Beredskapsansv. B R O Anne Grønvold rådhuset / 2730 Lunner Informasjonsansv. I B R Jan Woie rådhuset Gran Leder Fellestj. B I Siri Høystad rådhuset / 2730 Lunner Barnehag. rådg. B I Geir Albertsen rådhuset Harestua Planlegger B I Camilla Torgersen rådhuset Roa GIS-medarbeider B I Thor Einar Olsen rådhuset Jevnaker Mobilnummer oppgitt etter skråsstrek er ektefelles mobiltelefon

20 20 KOMMUNALT FAGPERSONELL Stilling Navn Arbeidssted Tlf. arbeid Mobiltelefon Privatadresse Boligtlf. Kommuneoverlege Jon Arne Ødegaard Roa legesenter Lunner Leder familie og Janicke Brechan Rådhuset Jevnaker - oppvekst Leder Lunner Rønnaug Braastad Lunner Lunner omsorgssenter omsorgssenter Leder Wenche Smedsrud Rådhuset Lunner Tildelingskontoret Leder Ingvald Struksnes Rådhuset Brandbu driftsavdeling Leder vedlikehold Guri Kjærem Rådhuset Lunner Ledende helsesøster Anny Stølen Melaas Rådhuset Roa

21 EKSTERNE ORGANISASJONER Navn Kontaktperson Telefon jobb Mob.telefon Fax/pers.søk Adresse Boligtlf. Offentlige institusjoner Fylkesmannen i Oppland Beredskapsavdelingen Lillehammer Lensmann i Lunner Harald Leifsen Gran Gjøvik brann- og feiervesen (nødmelding 110) Gjøvik Ringerike brann- og redningsvesen Hønefoss Oppland Sivilforrvarsdistrikt Geir Lande Fevang Lillehammer FIG-gruppe Endre Anders Howden Brandbu Radiac måletjeneste (FIG) Statens Strålevern Oppland DPS, Gran Gran Menighetskontoret Ole Andre Torp Grindvoll Bedrifter For oversikt over industrivern og tilgjengelige ressurser på bedriftene se kommunal beredskapsplan for brann- og redningsvesen. Frivillige organisasjoner Røde kors hjelpekorps Harestua Norsk folkehjelp Guttorm Skovly / Boks 68, 2713 Roa Sanitetsforeninger Se kommunens oversikt over lag og foreninger kontakt servicetorget Kvinners Frivillige Beredskap Idrettsforeninger Se kommunens oversikt over lag og foreninger - kontakt servicetorget

22 INFORMASJONSKANALER Navn Telefon. Radio Randsfjord NRK Oppland (tlf. i prioritert rekkefølge) P Lokal aviser Hadeland Oppland arbeiderblad, Gran Intern-mail til ansatte i Lunner kommune. Lunner kommune, informasjonsavdelingen i resepsjonen, rådhuset Sentralbord:

23 23 7 UTFYLLENDE INFO. 7.1 LOKALER, SAMBAND OG UTSTYR FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE I kommunestyresalen finnes reservelinjer for fasttelefon og Internet. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: Apparat for eget radiosamband (med egne frekvenser og redningskanal) rekvireres fra driftsavdelingen. Følgende instanser kan nås på radio: lege brann ambulanse lensmann/politi redningssentral legehelikopter Oversikt over personer som kan åpne og betjene sentralbordet finnes i bemanningsliste i servicetorget.

24 ANSVARSDELING MOT POLITI/LENSMANN OG FYLKESMANN Politiet har generelt ansvar for å lede (ledelse betyr også informasjonsansvar): Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier. Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. Kommunal ledelse må være forsiktig med å kommentere hendelser som vil bli etterforsket som straffbare handlinger, også om forhold som ikke direkte berører etterforskningene. Ved tvil, kontakt lensmannen. Lensmannen kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg over lenger tid og hvor fare for menneskeliv er lav, eksempelvis flom, frost, skogbrann o.l.

25 LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Oppgave Kriseledelse bestående av opprettet. Utført kl... Avklare ansvarsforholdet til lensmann.... Skaffe første oversikt over inntruffet hendelse fra skadestedsledelsen.... Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser.... Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. Navn... Navn... Navn... Navn... Navn Iverksette informasjonstjeneste... Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. Plan for... Plan for... Plan for... Plan for Opphør av kommunal kriseledelse... Opphør av kriseinformasjonstjeneste...

26 Logg ordinært sentralbord og krisesentralbord Sak/innhold Fra / til: Tidspunkt Videreformidlet Endelig besvart Merknader Side Vedr: Info: Fra / til: Vedr.: Info: Fra / til: Vedr: Info: Fra / til: Vedr: Info: Fra / til: Vedr: Info: Fra / til: Vedr.: Info: Fra / til: Vedr.: Info: Fra / til: Vedr: Info: Fra / til: Vedr: Info: Plan for kommunal kriseledelse, Lunner kommune Revidert

27 7.3.3 Logg kriseledelsen Verktøy for å holde oversikt samt bidra til å kunne tenke og handle pro-aktivt i kriseledelsen. A K S J O N S P L O T T I T U A S J O N FOKUS R E S S U R S E R G Opplisting av hendelser og episoder som har skjedd Status Tenk proaktivt 26 Tiltak/handling som blir iverksatt Effektiv DTG Hvilke og hvor fra Hvor, når og på hvilken måte brukt Plan for kommunal kriseledelse, Lunner kommune Revidert

28 27 8 KVALITETSSIKRING, KONTROLL OG OPPFØLGNING 8.1 ØVELSER Kommunal ledelse ved større kriser er en stor og omfattende oppgave. I tillegg til å utarbeide nødvendige planer er øvelser svært viktig. Det skal holde minst en øvelse hvert annet år for kommunal kriseledelse. Ca. 50% av øvelsene bør være teoretisk papirøvelse og resten praktiske øvelser. Større øvelser sammen med andre eksterne instanser bør gjennomføres ca annenhver øvelse. Etter hver øvelse skal det foretas en evaluering. Dersom det fastslås feil i planen eller det har vært større avvik mellom planforutsetninger og faktisk gjennomføring skal planen revideres. Plan for kommunal kriseledelse, Lunner kommune Revidert

29 KVALITETSREVISJON Kvalitetsmål Ved kvalitetsrevisjoner skal det kontrolleres om: målsettingen for planen er oppfylt (hvert 4. år) ressursoversikter er ajour (årlig) Gjennomføring Kvalitetsrevisjon (rullering) av denne planen gjennomføres i to «avdelinger»: Årlig - med hovedvekt på ajourføring av ressurser. Tid for innsending av sjekkliste, 1. februar. Hvert 4. år (parallelt med kommuneplanen), hvor det i tillegg til momentene under årlig kontroll, kontrolleres for planenes målsetting og systematisering. Tid for innsending av sjekkliste, 1. februar. Alle revisjoner gjennomføres i samsvar med generelle retningslinjer for kvalitetsrevisjon av beredskapsplaner i Lunner kommune. Sjekkliste, se 9.2.5, fylles ut og sendes beredskapskoordinator Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Dersom det ved kvalitetsrevisjon av planen framkommer ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser, skal dette tas med i behandling av kommunens økonomi (budsjett) pr 1. juli hvert år Avviksbehandling Når det oppdages avvik fra planen skal det alltid skrives ut avviksmelding på standardisert skjems Avviksliste, se 9.2.6, fylles ut og sendes beredskapskoordinator. Plan for kommunal kriseledelse, Lunner kommune Revidert

30 Sjekkliste SJEKKLISTE VED KVALITETSREVISJON (internkontroll) for... Dato for denne kvalitetsrevisjon... Dato for forrige kvalitetsrevisjon... 1 Lover, forskrifter og målsetting (hvert 4. år) Har det kommet ny målsetting for denne planen eller er relevante lover eller forskrifter endret i perioden. Ja Nei Hvis ja: Er planen revidert? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding 2 Evaluering av hendelser og øvelser Ja Har der vært en uønsket hendelser i siste periode? Nei Hvis ja: Er planen evaluert etter hendelser og er planen korrigert for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Ja Forutsetter planen at det skulle vært holdt øvelse i siste periode? Nei Hvis ja: Er øvelse gjennomført? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Hvis ja: Er planen evaluert etter øvelse og er planen korrigert for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Plan for kommunal kriseledelse, Lunner kommune Revidert

31 30 3 Årlig kvalitetsrevisjon (rullering) Er denne planen (med eventuelle vedlegg) holdt à jour ved årlig kvalitetsrevisjon? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 4 Utsendelse av revidert av plan Ja Har alle innehavere av denne planen mottatt alle oppdateringer som er utsendt i perioden? Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 5 Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Ja Har der ved kvalitetsrevisjon av denne planen framkommet ønsker om tiltak som må inn i tiltaksplan? Nei Hvis ja: Er tiltak ført opp i kommende tiltaksplan? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 6 Avviksbehandling Ja Er det siden forrige kvalitetsrevisjon kommet inn avviksmeldinger til denne planen? Nei Hvis ja: Er avviksbehandling gjennomført i henhold til gjeldende regler? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Underskrift Kopi sendes beredskapskoordinator Plan for kommunal kriseledelse, Lunner kommune Revidert

32 31 Skjema for Avviksmelding AVVIKSMELDINGSKJEMA for... Ved gjennomgang av denne planen den... ble det konstatert følgende avvik: Endringer i målsetning eller i lover og forskrifter er ikke ajourført i plan Planen er ikke evaluert etter hendelse eller øvelse Det er ikke avholdt øvelse i periode Planen er ikke holdt à jour ved årlig kvalitetsrevisjon Etter endring av planen er det ikke sendt ut rettelser/oppdatering av planen til alle oppført i fordelingsliste Nye tiltak er ikke ført opp i budsjettforslag Avviksmelding er ikke behandlet i henhold til gjeldende regler Beskrivelse: Ansvarlig for å endre/korrigere planen for å hindre lignende framtidige avvik er:... Frist for å gjennomføre endring er Underskrift Gjennomført, dato / ansvarlig Kopi sendes beredskapskoordinator... Plan for kommunal kriseledelse, Lunner kommune Revidert

33 32 9 FORDELING 9.1 FORDELINGSLISTE Plan for kommunal kriseledelse er fordelt som følger: Ordfører...2 stk Varaordfører...1 stk Rådmann...2 stk Kommunalsjefer /beredskapskoordinator...4 stk Leder driftsavdelingen...1 stk Leder vedlikeholdsavdelingen...1 stk Leder FO-avdelingen...1 stk Leder Lunner omsorgssenter...1 stk Kommunelege stk Brannsjef...1 stk Leder NAV-kontoret...1 stk Lensmannen i Lunner...1 stk Gjøvik brannstasjon stk Fylkesmannen i Oppland...1 stk Nittedal kommune...1 stk Nannestad kommune...1 stk Gran kommune...1 stk Jevnaker kommune...1 stk Ekstra eksemplarer (beredskapskoordinators kontor)5 stk Totalt 28 stk Planen leggs også ut på Intranett. Her skal også legges i digital form skjema som omhandles i denne planen. Når årlig revisjon medfører endring i planen skal alle innehavere av denne planen få tilsendt ny plan (eventuelt nytt komplett sett for innsetting i ringperm). Plan for kommunal kriseledelse, Lunner kommune Revidert