Plan for kommunal kriseledelse

Transkript

1 Plan for kommunal kriseledelse Vedtatt av kommunestyret

2 INNHOLD: 1 INNLEDNING BAKGRUNN / ANSVARSFORHOLD BEREDSKAPSMESSIGE HENSYN I SAMFUNNSPLANLEGGINGEN RISIKO OG SÅRBARHET FOREBYGGENDE TILTAK BEREDSKAP / KRISEHÅNDTERING MÅL OG PRIORITERINGER FOR BEREDSKAPSARBEIDET KOMPETANSE LEDELSE MÅLSETTING DEFINISJONER KOMMUNAL KRISELEDELSE ANSVARSDELING MOT POLITI/LENSMANN og FYLKESMANN VARSLING / INNKALLING / ORGANISERING VARSLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN ORGANISERING OPPGAVER KRISELEDELSENS OPPGAVER FULLMAKT, SENTRALE KRISEPLANER DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG EVAKUERING OG FORPLEINING KRISEPSYKIATRI NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING EVALUERING BEREDSKAPSPLANER KOMMUNALE FAGPLANER FOR BEREDSKAP UTFYLLENDE INFO LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB KVALITETSSIKRING, KONTROLL OG OPPFØLGING ØVELSER KVALITETSREVISJON FORDELING FORDELINGSLISTE VEDLEGG 1 TELEFON OG ADRESSELISTE...19

3 1 INNLEDNING 1.1 BAKGRUNN / ANSVARSFORHOLD Alle kommuner kan bli rammet av ulykker og kriser som i art og omfang forårsaker betydelige skader, og som setter liv, helse, miljø og materielle verdier i fare. Samfunnsviktige funksjoner som f.eks. telekommunikasjon, vann eller elektrisitetsforsyning er sårbare overfor ekstraordinære belastninger. De kommunale myndigheter er ikke tillagt noe generelt beredskapsansvar, men i deler av særlovgivningen som regulerer ulike kommunale virksomhetsområder, er det stilt krav til beredskapsforberedelser. Eksempler på dette er smittevernloven, brannvernloven, forurensningsloven o.a., jfr. kapittel 10. Når det gjelder Lov om helsemessig og sosial beredskap, så legger denne et relativt omfattende beredskapsansvar på kommunen.hertil kommer at kommunen også har et generelt ansvar for befolkningens ve og vel i en krisesituasjon. Kommunens ansvar ved en større ulykkes eller krisesituasjon blir å bistå der de ordinære innsatsorganers ressurser ikke strekker til. Med ordinære innsatsorganer menes politi, brannvesen, redningstjeneste, sykehus og sivilforsvar. Eksempler på forhold som kommunen får ansvaret for å håndtere i en krisesituasjon: Ta hånd om skadde personer, f.eks. ved en større buss eller togulykke. Omsorg for personer som har vært utsatt for større påkjenninger. Innkvartering/forpleining av forulykkede, pårørende eller redningsmannskaper. Bistand ved evakuering av personer fra et utsatt område. Informasjon til pårørende og media. Gjenoppretting/reparasjon av skader på kommunikasjonsnett, vannforsyning etc. Opprydding og opprenskning etter f.eks. en større forurensningssituasjon. 1.2 BEREDSKAPSMESSIGE HENSYN I SAMFUNNSPLANLEGGINGEN Sikkerhets og beredskapsmessige hensyn i kommuneplanleggingen handler om de grep vi tar i den langsiktige planleggingen, for å redusere risiko og gjøre lokalsamfunnet mer robust overfor alvorlige påkjenninger. Kommunen må ta sikkerhets og beredskapshensyn ved utbygging av areal, kommunikasjoner og forsyningssystem, samt ved utrustning ved samfunnsviktige funksjoner. Slike hensyn veier også tungt ved plassering av kommunikasjonsanlegg og utbygging av tosidig forsyning av strøm og vann. Videre gjøres det risikovurderinger i forbindelse med nybygg. Kommunen skal i tillegg gjennom sine organisasjons, bemannings og opplæringsplaner sørge for å være forberedt til å møte en krisesituasjon. 1.3 RISIKO OG SÅRBARHET Til tross for god samfunnsplanlegging er det nødvendig å være forberedt på uønskede hendelser. Før en planlegger aktuelle beredskapstiltak må en kartlegge hvilke risiki eller faremomenter som finnes og hvor sårbar kommunen er for svikt i samfunnsviktige funksjoner. I Ringebu er dette gjort gjennom en risiko og sårbarhetsanalyse. Risiko defineres som produktet av sannsynlighet og konsekvens av en uønsket hendelse. Det vil si at det både må være en viss sannsynlighet for at hendelsen inntreffer oftere enn hvert år og at hendelsen må ha store konsekvenser om/når den inntreffer for at risikoen Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 1

4 bedømmes som så stor at den gir grunnlag for spesielle tiltak Slike risikoreduserende tiltak kan være forebyggende tiltak som reduserer sannsynligheten for at hendelsen inntreffer, eller det kan være kriseplaner/beredskapstiltak som gir grunnlag for rask og effektiv reaksjon når krisen truer eller er inntruffet. 1.4 FOREBYGGENDE TILTAK Forebyggende tiltak reduserer sannsynligheten for at en uønsket hendelse inntreffer. Planlegging og gjennomføring av slike tiltak er en viktig del av løpende drift i kommunen. 1.5 BEREDSKAP / KRISEHÅNDTERING Ikke alle uønskede hendelser kan forebygges. Derfor må kommunen planlegge for å redusere virkningen av kriser og katastrofer. Kriseplaner er et nødvendige hjelpemiddel for å kunne reagere raskt og derved redusere konsekvensen av en uønsket hendelse. Et eksempel på en godt utbygget beredskap er brannvesenet som i løpet av få minutter kan sette inn effektiv hjelpeinnsats. Denne beredskapsplanen og fagplaner gir kommunen et godt grunnlag for effektiv innsats i en krisesituasjon. Planen bygger på Veileder i kriseplanlegging for kommunens kriseledelse utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap i 2004, (jfr. direktoratets veileder fra 1995). 1.6 MÅL OG PRIORITERINGER FOR BEREDSKAPSARBEIDET Beredskapsplanen skal avklare: Hvem som har ansvaret for å reagere. Når og hvordan det skal reageres. Hvilke ressurser som står til disposisjon. Planen og ansvarsfordelingen må være så klar og konkret at den lar seg drille på forhånd. For å sikre rask og effektiv handling i en krisesituasjon, er det viktig at planens ansvarsstruktur avviker minst mulig fra kommunens normale organisasjons og ansvarsstruktur. 1.7 KOMPETANSE I en krisesituasjon vil kommunen få store utfordringer. Noen oppgaver kan planlegges på forhånd, men langt fra alle. Øvelser og andre kompetansehevende tiltak bør gjennomføres for å teste om planene er hensiktsmessige og å styrke kommunens evne til å håndtere kriser, også de som ikke kan planlegges. En organisasjon hvor den enkelte ansatte er vant med å arbeide sjølstendig og å ta beslutninger, er også den som er best rustet til å håndtere kriser. 2 LEDELSE 2.1 MÅLSETTING Kriseledelsen i Ringebu kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i samsvar med gjeldende fagplaner for beredskapen Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 2

5 i de forskjellige utøvende tjenesteenheter. All kriseledelse skal gjennomføres på lavest mulig nivå kfr. Stortingsmelding /97. Kriser innenfor egen kommune skal normalt løses/ledes i egen regi. 2.2 DEFINISJONER Krise er definert i samsvar med "Risiko og sårbarhetsanalyse for Ringebu som en uønsket hendelse som rammer større grupper av mennesker og som er mer omfattende enn det ordinære hjelpeapparatet takler tilfredsstillende. I "Veileder for kriseplanlegging i kommunene" utarbeidet av Direktoratet for Sivilt Beredskap defineres en kriseplan som "forberedte handlinger for å møte ulykker og andre påkjenninger som i art eller omfang går utover det som regnes som normalrisiko i fredstid". Etterfølgende planer for kommunal kriseledelse er primært utarbeidet for kriser og uønskede hendelser i fredstid. Planene skal/bør enkelt kunne tilpasses tilsvarende situasjoner i krig. Plan for kommunal kriseledelse er en overordnet plan som sammen med fagplaner for beredskap, utarbeidet av kommunens forskjellige tjenesteenheter og organer, utgjør kommunens totale beredskapsplanverk. 2.3 KOMMUNAL KRISELEDELSE Kriseledelse vil være den kommunalt ansatte som oppdager eller får melding om krisen, inntil ansvaret overtas av overordnet eller annen fagansvarlig. I en større hendelse vil normalt kommunens toppledelse bli innkalt og etter hvert overta ledelsen. Kommunal kriseledelse vil, etter den første akuttfase, være: Rådmann Kommunalsjef Ordfører Beredskapsmedarbeider Andre fagpersoner, kommunale eller eksterne, som ansees nødvendige primært medlemmer i beredskapsrådet. Rådmannen leder den kommunale kriseledelsen. Ordfører deltar i oppstart av krisestartmøte for deretter å gå inn i pressekontaktfunksjonen. 2.4 ANSVARSDELING MOT POLITI/LENSMANN OG FYLKESMANN Politiet er skadestedsleder. Brannvesen og andre aktører som kommune, frivillige organisasjoner, hjelpekorps m.v. yter bistand på skadestedet. Politiet har generelt ansvar for å lede (ledelse betyr også informasjonsansvar): Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier. Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. Kommunal ledelse må være forsiktig med å kommentere hendelser som vil bli etterforsket for straffbare handlinger, også om forhold som ikke direkte berører etterforskningene. Dersom i tvil Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 3

6 kontakt lensmannen. Lensmannen kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg over lenger tid og hvor fare for menneskeliv er lav, eksempelvis flom, frost, skogbrann o.l. I henhold til vedtak av (v/kongelig resolusjon) er fylkesmannen pålagt, ved større regionale kriser, å overføre ansvaret for kriseledelsen fra politimestrene til egen krisestab. 3 VARSLING / INNKALLING / ORGANISERING 3.1 VARSLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN Enhver ansatt i Ringebu kommune skal, når han/hun får kjennskap til en krise, gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Eventuell akutt meddelelse (info) gis til personer i alvorlig fare. Ved større kriser skal den kommunale kriseledelsen varsles direkte eller via overordnet linjeleder. Se punktene og under. NB! Mindre kriser og uhell forutsettes fortsatt løst av det daglige driftsapparat uten innkalling av kommunens toppledelse Varslingsmønster Den kommunale kriseledelse varsles primært direkte i denne rekkefølge (se egen telefonliste i vedlegg 1): 1. Rådmann 2. Kommunalsjef 3. Ordfører 4. Beredskapsmedarbeider Varsling gjennom lensmannskontoret Dersom krisen varsles via lensmannskontoret (tlf: ), skal videre varsling derfra skje etter varslingsmønster beskrevet i punkt INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN Se vedlegg 1 Rådmannen (eventuelt stedfortreder) vurderer krisens omfang. Rådmannen innkaller etter behov kommunens øvrige kriseledelse og nødvendig fagpersonale i og utenfor kommunen. Ordfører, som leder av beredskapsrådet, vurderer når beredskapsrådet skal innkalles. Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 4

7 3.3 ORGANISERING Kontorlokaler, samband, nøkler etc. Kontor for kriseledelsen er Grønt møterom i Ringebu rådhus. Øvrige kontorer og møterom i rådhuset kan fungere som avlastningskontor. Operativt område er Grønt møterom. I rommet finnes whiteboard tavle, flipover ark til tegning/skriving, laminerte kart over kommunen som kan tegnes på, telefon og pc tilknyttet edb nettverk og elektronisk tavle ( smartboard ) og videkanon. Større møter og stor mediaorientering holdes i kantina i 2.etasje i rådhuset, evt. i Kaupanger. Nødstrøm dekkes fra aggregat (også til sentralbord). Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: o Telefon o Mobiltelefon o Telefax o E post o Internett Hovednøkkel til rådhuset finnes på kontoret til tjenesteleder for Bolig og eiendom. Fjernsynsapparat og radio er installert i kantina på Rådhuset. Radio med batteridrift finnes også på beredskapsmedarbeiderens kontor. Ett komplett sett av kommunale kart finnes på rådmannskontoret. Oversikt over personer som kan åpne og betjene sentralbordet finnes i bemanningsliste i Fellestjenesten Bemanning I tillegg til den ordinære kommunale kriseledelsen skal følgende bemanning iverksettes: Sentralbordet bemannes etter oppsatt vaktliste. Egen person til loggføring av meldinger og hendelser. Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 5

8 4 OPPGAVER 4.1 KRISELEDELSENS OPPGAVER NB! Husk å loggføre alle aktiviteter på eget skjema. (se 7.1) og ajourføre kart. Skjemaet finnes både i papirform og elektronisk. 1. Avklare ansvarsforholdet til politi /lensmann. (se 2.4) 2. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere. 3. Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser. (se 2.4) 4. Benytte eksisterende (og normale) kommandolinjer i størst mulig grad. 5. Holde løpende kontakt med lensmann/politi og Fylkesmann. 6. Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. (se vedlegg 1) 7. Iverksette informasjonstiltak, (se 5.2), og eventuelt nødvendige tiltak med evakuering, forpleining og krisepsykiatri (se 5.3, 5.4 og 6.1) 8. Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. (se 6.1) 9. Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og utnytte alle tilgjengelige kommunale resurser. 10. Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen. NB! Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet. Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 6

9 5 FULLMAKT, SENTRALE KRISEPLANER Ordfører disponerer inntil 1,5 millioner kr. til skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp ved akutt behov for opprydding, og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. Rammebeløpet på 1,5 millioner kroner kan overskrides ved påtrengende behov og hvor tid eller praktiske grunner tilsier at bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. Ordfører kan delegere bruken av midlene til kriseleder. 5.1 DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE Når riket er i krig eller krig truer, eller rikets selvstendighet eller sikkerhet er i fare kan lokale forvaltningsorganer utøve myndighet i samsvar med «Lov om særlige rådgjerder under krig, krigsfare og lignende forhold» (lov av 15.desember 1950). Når det oppstår krig, krigsfare eller andre ekstraordinære kriseforhold som kan hindre eller vanskeliggjøre produksjonen eller tilførsel av forsyninger får ordføreren rekvisisjonsrett i samsvar med «Forsynings og beredskapstiltaksloven» (lov av 14.desember 1956) og «Det sivile rekvisisjonsreglement» (fastsatt ved Kronprinsregentens resolusjon av 15.november 1963). I krisesituasjoner gis den kommunale kriseledelsen ved rådmannen (leder) følgende fullmakter: Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m.m. Pålegge overtids og ekstraarbeid. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. I rådmannens fravær delegeres fullmakter videre til (i prioritert rekkefølge) kommunalsjef, ordfører, beredskapsmedarbeider. 5.2 KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG Informasjonsplanen viser hvilke ressurser (materiell /mennesker) som står til rådighet for kriseledelsen Målsetting for informasjon i krisesituasjon Informasjon i krise skal gis hurtig og korrekt til: kommunale organ rammede involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte) pårørende / enkeltpersoner befolkning generelt mediene Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 7

10 5.2.2 Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjon er et lederansvar. Den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir gitt korrekt, raskt og målrettet. Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig for mottageren. Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret. Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet. Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. Informasjonsansvar ved krisehåndtering. Det er rådmannen som har det overordnede informasjonsansvar innad i kriseledelsen. Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonskanaler slik at all informasjon gis riktig og ensartet Informasjonsflyt Intern informasjon Med intern informasjon forstås informasjonsflyt / kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, kommunenes øvrige organer og de involverte i krisen på stedet. Ekstern informasjon Offisiell pressekontakt i kommunen skal være ordfører. Med ekstern informasjon forstås informasjonsflyt / kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, pårørende, befolkning generelt og mediene. Rådmannen skal selv eller bemyndige andre i infosystemet til å: Oppdatere og bruke informasjonskanaler Holde informasjonsleddene oppdaterte Styre pressekonferanser Teknisk tilrettelegging avklares med informasjonsansvarlig og er informasjonskontorets ansvar etter ordre fra kriseledelsen Informasjonskanaler Telefonnummer etc., se vedlegg 1 Radio: Radio Gudbrandsdal NRK Oppland P 4 Lokalaviser : GD Dølen Intern elektronisk post til ansatte i Ringebu kommune. Kommunens hjemmeside: Kommunens intranettside Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 8

11 5.2.5 Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier. Informasjonskontor Informasjonskontor opprettes i Fellestjenesten i Rådhuset. Telefonlinjer inn til informasjonen er: Sentralbord: Direktelinjer: Tas i bruk etter behov Kantina i rådhuset benyttes til pressekonferanser og vil også fungere som venterom for pressen. Rødt møterom benyttes til møter. Øvrige møterom i rådhuset og Kaupanger benyttes ved behov. Evakuering Ved evakuering av mennesker skal en (eller flere) fra informasjonsavdelingen være tilstede i mottaket og der håndtere informasjonsansvaret. Informasjonsavdelingens representant skal sammen med medisinsk ansvarlig regulere forbindelse mellom evakuerte og mediene. Ansvarlig leder av informasjonsavdelingen Tjenesteleder for Fellestjenesten er overordnet ansvarlig for informasjon som gis fra Fellestjenesten, gir ordre til betjening, etter ordre fra kriseledelsen, om hvilke opplysninger som kan gis til publikum/pårørende og har ansvar for at annen informasjon ikke kommer ut. Tjenesteleder for Fellestjenesten gir kriseledelsen opplysninger om hvilken oppfatning han/hun har av informasjonsbehovet. Betjening av informasjonsavdelingen Alle tilsatte i Fellestjenesten ifølge egen liste for bemanning. Informasjonsavdelingens oppgaver 1. Gi informasjon til publikum / pårørende etter oppdrag fra kriseledelse (ved dødsfall eller alvorlig skade gis informasjon til pårørende fortrinnsvis via prest). 2. Gi mediene informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelse og henvise mediepersoner til oppholdsrom hvor de kan vente på ny informasjon. 3. Henvise pårørende til rette vedkommende / sted (kriseteam). 4. Henvise publikum til sted hvor de kan vente på videre informasjon. Informasjon til pårørende som kommer til Ringebu Rådhus / kriseledelse Håndtering: Det opprettes kriseteam som ledes av ledende helsesøster som står i kontakt med kriseledelsen. Leder for Helsetjenesten innkaller betjening etter egen fagplan. Informasjonskontor for pårørende opprettes ved behov Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med førstelinjetjenesten informasjonskontoret og kriseteamet som har fanget informasjonsbehovet. Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 9

12 5.3 EVAKUERING OG FORPLEINING Tilflyttingsnemnda (3 medl.) har som mandat å forberede og ta seg av folk som tilflytter kommunen. Det synes naturlig at tilflyttingsnemnda også bør brukes ved evakuering internt i kommunen eller eksternt ut av kommunen. 5.4 KRISEPSYKIATRI Ved store kriser (katastrofer) kan det være behov for betydelig krisepsykiatrisk innsats. Det vises til Beredskapsplan og Katastrofeplan for Helse og sosialtjenester i Ringebu kommune. Se NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING Kriseledelse vedtar: At krisen er over og at kommunen går tilbake til vanlig drift. Om (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes etter at kriseledelsens andre oppgaver er avsluttet. Igangsetting av nødvendig tiltak for oppfølging av alt innsatspersonell. 5.6 EVALUERING Vurdering/gjennomgang av hendelsesforløp av krise vurderes så snart som mulig etter at krise er avsluttet. Gjelder alle oppgaver og aktiviteter som tilligger kommunal kriseledelse. Det skal utarbeides en skriftlig rapport etter evaluering. Ved vesentlige avvik fra planen skal denne vurderes endret umiddelbart. Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 10

13 6 BEREDSKAPSPLANER 6.1 KOMMUNALE FAGPLANER FOR BEREDSKAP Alle "utøvende" beredskapsplaner finnes i de forskjellige fagplaner i tjenesteenhetene. Alle fagplaner skal blant annet inneholde oversikt over alle ressurser (i og utenfor kommunen), som kan brukes i en krise. Kommunale beredskapsplaner: Beredskapsplan, katastrofeplan for helse og sosialtjenester i Ringebu kommune, vedtatt i kommunestyret (K.sak 058/97). Risiko og sårbarhetsanalyse for Ringebu kommune, vedtatt i kommunestyret (under rullering i 2008) Beredskapsplan for vannforsyning (under arbeid). Planutkast for lokal krisepsykiatrigruppe er under arbeid. Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 11

14 7 UTFYLLENDE INFO 7.1 LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Oppgave Kriseledelse bestående av... Utført kl opprettet. Avklare ansvarsforholdet til lensmann.... Skaffe første oversikt over inntruffet hendelse fra skadestedsledelsen.... Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser.... Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. Navn... Navn... Navn... Navn... Navn Iverksette informasjonstjeneste... Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. Plan for... Plan for... Plan for... Plan for Opphør av kommunal kriseledelse... Opphør av kriseinformasjonstjeneste... Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 12

15 7.1.2 Løpende logg LOGG Side Fra DTG til DTG Nr. Utstedt Inn DTG Ut DTG Meld/T lf Sak/innhold Fordeling Arkiv Merknader Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 13

16 8 KVALITETSSIKRING, KONTROLL OG OPPFØLGING 8.1 ØVELSER Kommunal ledelse ved større kriser er en stor og omfattende oppgave. I tillegg til å utarbeide nødvendige planer er øvelser svært viktig. Etter hver øvelse skal det foretas en evaluering. Dersom det fastslås feil i planen eller det har vært større avvik mellom planforutsetninger og faktisk gjennomføring skal planen vurderes revidert. 8.2 KVALITETSREVISJON Kvalitetsmål Ved kvalitetsrevisjoner skal det kontrolleres om: målsettingen for planen er oppfylt (hvert 4. år) ressursoversikter er ajour (årlig) Gjennomføring Kvalitetsrevisjon (rullering) av denne planen gjennomføres i to «avdelinger»: Årlig med hovedvekt på ajourføring av ressurser. Tid for innsending av sjekkliste, 1. februar. Hvert 4. år (parallelt med kommuneplanen) hvor det i tillegg til momentene under årlig kontroll kontrolleres for planenes målsetting og systematisering. Tid for innsending av sjekkliste, 1. februar. Sjekkliste, se 8.2.5, fylles ut og sendes Beredskapsmedarbeider Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Dersom det ved kvalitetsrevisjon planen framkommer ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser skal dette tas med i behandling av kommunens økonomi (budsjett) pr 1. juli hvert år Avviksbehandling Når det oppdages avvik fra planen skal det alltid skrives ut avviksmelding på standardisert skjema Avviksliste, se 8.2.6, fylles ut og sendes beredskapsmedarbeider. Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 14

17 8.2.5 Sjekkliste SJEKKLISTE VED KVALITETSREVISJON (internkontrollrunder) for... Dato for denne kvalitetsrevisjon... Dato for forrige kvalitetsrevisjon... 1 Lover, forskrifter og målsetting (hvert 4. år) Har det kommet ny målsetting for denne planen eller er relevante lover eller forskrifter endret i perioden. Hvis ja: Er planen revidert? Hvis nei: Skriv avviksmelding! 2 Evaluering av hendelser og øvelser Har der vært en uønsket hendelser i siste periode? Hvis ja: Er planen evaluert etter hendelser og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Hvis nei: Skriv avviksmelding! Forutsetter planen at det skulle vært holdt øvelse i siste periode? Hvis ja: Er øvelse gjennomført? Hvis nei: Skriv avviksmelding! Hvis ja: Er planen evaluert etter øvelse og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Hvis nei: Skriv avviksmelding! Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 15

18 3 Årlig kvalitetsrevisjon (rullering) Er denne planen (med eventuelle vedlegg) holdt ajour ved årlig kvalitetsrevisjon? Hvis nei: Skriv avviksmelding! 4 Utsendelse av revidert av plan Har alle innehavere av denne planen mottatt alle oppdateringer som er utsendt i perioden? Hvis nei: Skriv avviksmelding! 5 Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Har der ved kvalitetsrevisjon av denne planen framkommet ønsker om tiltak som må inn i tiltaksplan? Hvis ja: Er tiltak ført opp i kommende tiltaksplan? Hvis nei: Skriv avviksmelding! 6 Avviksbehandling Er det siden forrige kvalitetsrevisjon kommet inn avviksmeldinger til denne plan? Hvis ja: Er avviksbehandling gjennomført i henhold til gjeldende regler? Hvis nei: Skriv avviksmelding! Underskrift Kopi sendes beredskapsmedarbeider Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 16

19 8.2.6 Skjema for Avviksmelding AVVIKSMELDINGSKJEMA for... Ved gjennomgang av denne planen den... ble det konstatert følgende avvik: Endringer i målsetning eller i lover og forskrifter er ikke ajourført i plan Plan er ikke evaluert etter hendelse eller øvelse Plan er ikke holdt ajour ved årlig kvalitetsrevisjon Etter endring av planen det ikke sendt ut rettelser/oppdatering av planen til alle oppført i fordelingsliste Nye tiltak er ikke ført opp i budsjettforslag Avviksmelding er ikke behandlet i henhold til gjeldende regler Beskrivelse: Ansvarlig for å endre/korrigere planen for å hindre lignende framtidige avvik er:... Frist for å gjennomføre endring er Underskrift Gjennomført, dato / ansvarlig Kopi sendes beredskapsmedarbeider... Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 17

20 9 FORDELING 9.1 FORDELINGSLISTE Plan for kommunal kriseledelse er fordelt som følger: Ordfører... 1 stk Varaordfører... 1 stk Rådmann... 1 stk Kommunalsjef... 1 stk Beredskapsmedarbeider... 1 stk Tjenesteledere i Ringebu kommune...14 stk Kommunelege stk Stedfortreder for kommunelege stk Brannsjef... 1 stk Lensmann... 1 stk Fylkesmannen i Oppland... 1 stk Ekstra eksemplarer (beredskapsmedarbeiders kontor)... 6 stk Totalt 30 stk Eksemplarer skal nummereres og registreres på mottaker før utsendelse. Når årlig revisjon medfører endring i planen skal alle innehavere av denne planen få tilsendt ny plan (eventuelt nytt komplett sett for innsetting i ringperm). Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 18

21 VEDLEGG 1 TELEFON OG ADRESSELISTE STILLING NAVN ARBEIDSSTED TLF. JOBB MOBILTLF. PRIVATADRESSE POSTSTED TLF. PRIVAT Ordfører Baukhol, Arnhild Ringebu rådhus Vekkomsveien Ringebu Varaordfører Granlien, Erik Kløverhagen Grådalshaugen 2630 Ringebu Rådmann Alver, Jon Ringebu rådhus Øvermoveien Ringebu Kommunalsjef Bakke, Ådne Ringebu rådhus Fagerlund 2636 Øyer Beredskapsmedarbeider Langseth, n Magne Ringebu rådhus Venabygd 2630 Ringebu Tjenesteleder Fellestjenesten Høyesveen, Britt Åse Ringebu rådhus Jernbanegt Ringebu Kommunelege 1 Veian, Frode Ringebu helsesenter Ola Dahlsgt Otta Stedfortreder k.lege Nusselder, Astrid Ringebu helsesenter Høystadveien Ringebu Fagleder psykiatri Andersstuen, Alice Ringebu helsesenter Givraveien Vinstra Tjenesteleder Plan og teknisk Olsen, Svein Otto Ringebu rådhus Kjørkjebakken Tretten Skolefaglig ansvarlig Martinsen, Arne Kjønås skole Brugata Ringebu Tjenesteleder barnehagene Volden, Sylvia Fåvang barnehage Spekhus 2634 Fåvang Tjenesteleder hjemmetj, Nord Listad, Marit Hjemmetjenesten Nord Kjønås 2630 Ringebu Tjenesteleder hjemmetj. Sør Knudsen, Mona Fæste Hjemmetjenesten Sør Romsås Nedre 2634 Fåvang Tjenesteleder RAS Løsnesløkken, May Sidsel RAS Fåvang Brannsjef Linn, Alexander Brannstasjon Rissa Varabrannsjef Martin, Per Brannstasjon Fåvang Overbrannmester Kleiven, Peer Brannstasjon Granneveien Vinstra Jordbrukssjef Dale, Wenche H. Sør Fron kommune Arnemoen 2630 Ringebu Skogbruksrådgiver Hansen, Gunnar Sør Fron kommune Flatmosvingen Sør Fron Mattilsynet Gaden, Øyvind Lillehammer Breisethroa Lillehammer Lensmann Rundsveen, n Erik Lensmannskontoret Vestre Søre Lia 2647 Sør Fron Postmester Hovdhaugen, Ola Ringebu Postkontor Ospa 2630 Ringebu Sogneprest Holm, Tor Ringebu Ungdomssenter Skalykkja Ringebu Kirkeverge Smedstadmoen, Lars Ringebu Ungdomssenter Ringebu Fylkesmannens Beredskapsavd. Lund, Asbjørn Lillehammer FIG Ringebu Lindsay, Morten Viklund 2635 Tretten Sivilforsvaret Vakttelefon Starum Oppland Sivilforsvarsdistrikt Berge, Jon Øyer Sør Gudbrandsdal Forst.omr. Dahlen, Ole Jens Kvitrud, Thor Hammersenggutua Lillehammer 2632 Venabygd Fåvang Røde Kors Dalseghagen, n Fåvang Venabygd Røde Kors Baukhol, Bjørner Vekkomsvegen Ringebu Sanitetsforeningens omsorgsberedskap Dalbak, Anne Ugleveien Ringebu Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 19

22 STILLING NAVN ARBEIDSSTED TLF. JOBB MOBILTLF. PRIVATADRESSE POSTSTED TLF. PRIVAT Ringebu Sanitetsforening Karlstad, Bjørg Ringebu Brekkom Sanitetsforening Syverud, Marit Fåvang Søre Fåvang Sanitetsforening Tømterud, Astrid Fåvang Midtstrand Sanitetsforening Årnes, Bjørg Fåvang Myhrgrenda Sanitetsforening Myhrsveen, Olga Fåvang Nord Fåvang Bygdekvinnelag Sperstad, Ragnhild Fåvang Nedre Brekkom Bygdalag Borgedal, Åse Fåvang Ringebu Bygdekvinnelag Fretheim, Astrid 2630 Ringebu Sør Fåvang Bygdekvinnelag Haugom, Gunhild Fåvang Venabygd Bygdekvinnelag Haugstad, Siri Venabygd 2630 Ringebu Ringebu og Fåvang idrettslag Nyeng, Per Morten NAV, Ringebu Vinkelvegen Ringebu NRK Hedmark og Oppland Lillehammer Radio Tri Vinstra GD Vinstra/Lillehammer Dølen Vinstra Gudbrandsdal Energi Hundorp Plan for kommunal kriseledelse, Ringebu kommune. Revidert august Side 20