Plan for kommunal kriseledelse.

Transkript

1 1 14/31-54 X20 Plan for kommunal kriseledelse. Vedtatt av Hemne kommunestyre den 29.juni 2004, sak 82/04. Revidert pr. 10.november 2014.

2 2 2. ORGANISERING 2.1 MÅLSETTING 2.2 DEFINISJONER 2.3 KOMMUNAL KRISELEDELSE 3. VARSLING / INNKALLING 3.1 VARSLING AV DEN KOMMUNALE LEDELSEN Varsling gjennom vaktsentralen Varslingsmønster 3.2 INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN Kontorlokaler, samband, nøkler etc. 4. OPPGAVER 4.1 KRISELEDELSENS OPPGAVER 5. FULLMAKT, ROLLER SENTRALE KRISEPLANER 5.1 DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE 5.2 ROLLER 5.3 KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG Målsetting for informasjon i krisesituasjon Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjonsflyt Informasjonskanaler Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier Informasjon etter krisen 5.4 EVAKUERING OG FORPLEINING 5.5 KRISEPSYKIATRI 5.6 NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING 5.7 EVALUERING 6. BEREDSKAPSPLANER 6.1 KOMMUNALE "FAGPLANER" FOR BEREDSKAP 7. TELEFON OG ADRESSELISTER 8. UTFYLLENDE INFO. 8.1 LOKALER, SAMBAND OG UTSTYR FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE 8.2 ANSVARSDELING MOT POLITI/LENSMANN OG FYLKESMANN 8.3 LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Løpende logg 9. KVALITETSSIKRING, KONTROLL OG OPPFØLGNING 9.1 ØVELSER 9.2 KVALITETSREVISJON Kvalitetsmål Gjennomføring Tiltak i årsbudsjett og økonomiplan Avviksbehandling Sjekkliste Skjema for Avviksmelding 10. FORDELING 10.1 FORDELINGSLISTE Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

3 3 2. ORGANISERING 2.1 MÅLSETTING Kriseledelsen i Hemne kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i samsvar med gjeldende fagplaner for beredskapen i de forskjellige utøvende enheter. All kriseledelse skal gjennomføres på lavest mulig nivå kfr. Stortingsmelding 37, 1996/97. Kriser innenfor egen kommune skal normalt løses/ledes i egen regi. 2.2 DEFINISJONER - En krise eller katastrofe er en situasjon av ekstraordinær karakter der det akutte hjelpebehov ikke kan dekkes av tilgjengelige ressurser, og ordinære ansvarsforhold og kommandoforhold ikke strekkes til, og omlegging eller ekstra tilførsel av ressurser er nødvendig. I "Veileder for kriseplanlegging i kommunene" utarbeidet av Direktoratet for Sivilt Beredskap defineres en kriseplan som "forberedte handlinger for å møte ulykker og andre påkjenninger som i art eller omfang går utover det som regnes som normalrisiko i fredstid". Etterfølgende planer for kommunal kriseledelse er primært utarbeidet for kriser og uønskede hendelser i fredstid. Planene skal/bør enkelt kunne tilpasses tilsvarende situasjoner i krig. Plan for kommunal kriseledelse er en overordnet plan som sammen med fagplaner for beredskap, utarbeidet av kommunens forskjellige enheter, utgjør kommunens totale beredskapsplanverk.

4 4 2.3 ETABLERING AV KOMMUNAL KRISELEDELSE Kriseledelse vil være den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for å lede krisen. I akuttfasen vil det normalt være den som blir varslet først. I en større hendelse vil normalt kommunens toppledelse bli innkalt etter rådmannens bestemmelse og etter hvert overta ledelsen. Ved behov etableres toppledelsen etter følgende prioritering: Rådmann Ass. Rådmann Kommunalsjef Økonomi Kommunalsjef Helse, omsorg, familie Enhetsleder Teknisk, Landbruk, Miljø Stabsleder rådmannens stab (beredskapskoordinator) IKT-leder Andre "fagpersoner", kommunale eller eksterne, som anses nødvendige

5 5 3. VARSLING / INNKALLING 3.1. VARSLING AV DEN KOMMUNALE LEDELSEN En hver ansatt i Hemne kommune skal, når han/hun får kjennskap til en krise, gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Eventuell akutt meddelelse (info) gis til personer i alvorlig fare, og/eller via Ved større kriser skal den kommunale kriseledelsen varsles via rådmann eller hans stedfortreder. Dersom overordnet ikke er tilgjengelig varsles direkte. Se punktene og under. NB! Mindre kriser og uhell forutsettes fortsatt løst av det daglige driftsapparat uten innkalling av kommunens toppledelse Varsling gjennom vaktsentralen Kommunal kriseledelse ved rådmannen (eller stedfortreder) skal normalt varsles via 110-sentralen etter varslingsmønster beskrevet i punkt Rådmann i slike tilfeller er den i kriseledelsen som har høyest rang når varsling mottas. Vaktsentralen varsler personer i beredskap (lege, helsepersonell, politi, brannvesen). Disse varsler ved behov personer i.h.t. nedenforstående prioritering Varslingsmønster Rådmann Ass. Rådmann Kommunalsjef Økonomi Kommunalsjef Helse, omsorg, familie Enhetsleder Teknisk, Landbruk, Miljø Stabsleder rådmannens stab (beredskapskoordinator). IKT-leder Andre "fagpersoner", kommunale eller eksterne, som anses nødvendige Ordfører varsles av rådmann / ass. rådmann.

6 6 3.2 INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN Rådmann, se pkt , vurderer krisens omfang. Rådmannen innkaller etter behov kommunens øvrige kriseledelse og nødvendig fagpersonale i og utenfor kommunen. Se Kontorlokaler, samband, nøkler etc. Kontor for kriseledelsen er Rådmannens kontor. Større møter og medieorientering holdes i lokaler på Hemne hotell. (Det er gjort avtale med hotellet om å stille nødvendige lokaler til disposisjon ved behov.) Møter for pårørende og andre involvert i krisesituasjoner etableres i egnede lokaler. Det er inngått avtaler med rekvisisjon av lokaler med Hemne hotell, Haugatun forsamlingshus og Labbetuss barnehage. I tillegg er kommunalt eide lokaler i Hemnehallen, Hemne Samfunnshus og ved Hemne helsesenter til disposisjon. Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: Telefon (inkl. satellitt-telefon) Mobiltelefon Telefax og E-post Brann- og redningsvesenet. Hovednøkkel til kommunale kontorer skal finnes hos vakthavende brannbefal. NB! Reservelokaler ved event. strømbrudd på kommunehuset, vil være lokaler beliggende i Hemne Kraftlag, det er avtale med kraftlaget om dette. Se 8.1

7 7 4. OPPGAVER 4.1 KRISELEDELSENS OPPGAVER NB! Husk å loggføre alle aktiviteter på eget skjema. (se 8.3) 1. Avklare ansvarsforholdet til politi /lensmann. (se 8.2) 2. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere. 3. Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser. (se 8.2) 4. Benytte eksisterende (og normale) kommandolinjer i størst mulig grad. 5. Holde løpende kontakt med lensmann/politi, Lokal Rednings Sentral (LRS) og Fylkesmann. 6. Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. (se 7.1) 7. Iverksette informasjonstiltak, (se 5.2), og eventuelt nødvendige tiltak med evakuering, forpleining og krisepsykiatri (se 5.3 og 5.4) 8. Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. (se 6.1) 9. Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og utnytte alle tilgjengelige kommunale resurser. 10. Holde oversikt over brukte ressurser. 11. Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen.

8 8 NB! Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet.

9 9 5. FULLMAKT, ROLLER SENTRALE KRISEPLANER 5.1 DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE K-styret har i K-sak 82 / 04 vedtatt fullmakter til kommunal kriseledelse (i fredstid). I krisesituasjoner, jfr. Kommunens kriseplan, har ordføreren følgende fullmakter: Alle fullmakter til å beslutte på vegne av kommunestyret i henhold til det som ordføreren eller stedfortreder anses for å være nødvendig. I ordførerens fravær delegeres fullmakter videre til (i prioritert rekkefølge) varaordfører, første tilgjengelige formannskapsmedlem. I krisesituasjoner, jfr. Kommunens kriseplan, har rådmannen følgende fullmakter: I rådmannens fravær gjelder ordinær linje i prioritert rekkefølge: Ass. rådmann, Kommunalsjef Økonomi, Kommunalsjef Helse, omsorg, familie, Enhetsleder Teknisk, Landbruk, Miljø, for øvrig medlemmer i kriseledelsen med lengst samlet tjeneste: Disponere inntil kr. Til nødvendig hjelp til kriserammede til forpleining m.m. skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. 1. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever 2. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m.m. 3. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 4. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. Rammebeløpet ovenfor i pkt. 1, kan overskrides ved påtrengende behov, og bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles.

10 10 Oversikt over beslutninger fattet av ordfører eller stedfortreder samt rådmann eller stedfortreder i en krisesituasjon, framlegges så snart praktisk mulig for kommunestyret referats form. 5.2 ROLLER Rådmann: Operativ leder av kriseledelsen Ass. rådmann: Bistand til rådmann i operativ kriseledelse Ordfører: Ivaretakelse av informasjon utad. Informasjonen skal avklares og utformes i samråd med øvrig kriseledelse. Beslutningstaker på vegne av kommunestyret Kommunalsjef Økonomi: Ressursoversikt Kommunalsjef Helse, omsorg, familie: generell bistand Enhetsleder Teknisk, Landbruk, Miljø: Ressursoversikt, kontakt mot redningsvesen Beredskapskoordinator: Bistand informasjon (ordfører), oversikt kontaktlister/frivillige, bemanne info.kontor og pårørendetelefon. Avsette egen info.medarbeider for å assistere ordfører. IKT-leder: Særlig ansvar for drift av kommunens IKT- og telefonisystem i en krise, bistå ved etablering av info.kontor og pårørendetelefoner.

11 KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG Informasjonsplanen viser hvilke ressurser (materiell /mennesker) som står til rådighet for kriseledelsen Målsetting for informasjon i krisesituasjon Informasjon i krise skal gis hurtig og korrekt til: - rammede - involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte) - pårørende / enkeltpersoner - befolkning generelt - mediene - kommunale organ Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjon er et lederansvar. Den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir gitt - korrekt, raskt og målrettet. Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig for mottageren. Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret. Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet. Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. Informasjonsansvar ved krisehåndtering. Det er ordfører som har det overordnede informasjonsansvar for informasjon eksternt. Informasjon skal gis i samråd med øvrig kriseledelse. Intern informasjon ivaretas av rådmann. Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonskanaler slik at all informasjon gis riktig og ensartet Informasjonsflyt Intern informasjon er: Informasjonsflyt / kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, kommunenes øvrige organer og de involverte i krisen på stedet. Ekstern informasjon er: Informasjonsflyt / kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, pårørende, befolkning generelt og mediene.

12 12 Kriseledelsen skal selv eller bemyndige andre i informasjonssystemet til å: - Bemanne eget informasjonskontor og pårørendetelefon. - Ta direkte kontakt med involverte (rammede og pårørende). - Gå direkte ut på mediene. - Holde informasjonsleddene oppdaterte. - Lede pressekonferanser. Teknisk tilrettelegging avklares med informasjonsansvarlig og er informasjonskontorets ansvar etter ordre fra kriseledelsen. (se også pkt. 8.1.)

13 Informasjonskanaler Telefonnummer etc., se 7.2 Radio: NRK Trøndelag NRK P 1 Lokal aviser: Sør-Trøndelag Søvesten Adresseavisa Hemne kommunes hjemmeside ( samt kommunens Facebook-konto. Informasjon til ansatte via Intranett, evt. e-post Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier. Informasjonskontor Informasjonskontor opprettes i ekspedisjonen ved rådmannskontoret, dette vil etter ombygging bli etablert i publikumsmottaket/felles stabsavdeling i 1.etg. rådhuset. Ved eventuelt strømbrudd etableres informasjonskontoret i Hemne Kraftlags lokaler. Telefonlinjer inn til informasjonen er: Sentralbord: Info.telefon pårørende: Etableres etter ordre fra kriseledelsen ved innmelding og bruk av eget telefonnummer. Det henvises til egen prosedyre.

14 14 Lokalisering av møterom/kontor: Sekreteriat rådmannskontor: Avsettes som møterom/arbeidsplass for informasjonsavdelingen. Senere vil funksjonen bli beliggende i 1.etg. Bemannes av personer rekruttert fra stabsavd. Hemne hotell Hemne hotell Her holdes pressekonferansene. Mottak av pressen. Benyttes som venterom for pressen, hvor kriseleder/informasjonsavdelingen kan gi informasjon til pressen. Evakuering Ved evakuering av mennesker skal en (eller flere) fra informasjonsavdelingen være tilstede i mottaket og der håndtere informasjonsansvaret i samråd med ordfører og øvrig kriseledelse. Informasjonsavdelingens representant skal sammen med medisinsk ansvarlig regulere forbindelse mellom evakuerte og mediene. Ansvar for ledelsen av informasjonsavdelingen: Overordnet ansvar for informasjon som gis fra informasjonsavdelingen er ordfører. Lederen gir ordre til kommunens personale, etter drøfting i kriseledelsen, om hvilke opplysninger som kan gis til publikum/pårørende og har ansvar for at annen informasjon ikke kommer ut. Lederen gir kriseledelsen opplysninger om hvilken oppfatning han/hun har av informasjonsbehovet. Betjening av informasjonskontoret: Stabsleder (beredskapskoordinator). Innkaller betjening etter behov.

15 15 Informasjonsavdelingens oppgaver: 1. Gi informasjon til publikum / pårørende etter oppdrag fra kriseledelse. 2. Gi mediene informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelse og henvise mediapersoner til møterom på Hemne hotell hvor de kan vente på ny informasjon. 3. Henvise pårørende til rette vedkommende / sted (kriseteam) 4. Henvise publikum til sted hvor de kan vente på videre informasjon. Informasjon til pårørende som kommer til Hemne kommunehus / kriseledelse Håndtering: Det opprettes psykososialt team på enhet for pleie- og omsorg som ledes av enhetsleder som står i kontakt med kriseledelsen over telefon nr Enhetsleder innkaller betjening etter egen fagplan Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med førstelinjetjenesten - informasjonskontoret og kriseteamet som har fanget informasjonsbehovet.

16 EVAKUERING OG FORPLEINING Ansvarlig for plan: Rådmann Evakuering av lokalbefolkning kan bli satt i gang av politi. Planen er 2-delt ut fra følgende forutsetninger 1. Planlagt evakuering som normalt vil strekke seg over flere dager. Her vil overnattingsmuligheter, forpleining etc. være dominerende elementer. 2. Akutt evakuering som må organiseres uten forutgående varsel. Her vil mottak, registrering og midlertidig losji være hovedelementer. En slik situasjon vil bestå i en kortere tid; eventuelt gå over til type 1. Begge planer bør inneholde informasjon om: transport innkvartering forpleining (også av innsatspersonell) samband opplegg for krisepsykiatri (knyttes til plan for krisepsykiatri) registrering av ankomne personer informasjon (knyttes til informasjonsplan for kriseberedskap) plan for rullering av innsatspersonell

17 KRISEPSYKIATRI Ved store kriser (katastrofer) kan det være behov for betydelig krisepsykiatrisk innsats. Lokal innsats er beskrevet som en del av: "Katastrofeplan for helsetjenesten i Hemne kommune. Se 6.1

18 NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING Kriseledelsen vedtar: At krisen er over og at kommunen går tilbake til vanlig drift Om (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes etter at kriseledelsen andre oppgaver er avsluttet. Igangsetting av nødvendig tiltak for oppfølging av alt innsatspersonell

19 EVALUERING Vurdering/gjennomgang av hendelsesforløp av krise vurderes så snart som mulig etter at krise er avsluttet. Gjelder alle oppgaver og aktiviteter som tilligger kommunal kriseledelse. Det skal utarbeides en skriftlig rapport etter evaluering. Ved vesentlige avvik fra planen skal denne endres umiddelbart.

20 BEREDSKAPSPLANER 6.1.KOMMUNALE "FAGPLANER" FOR BEREDSKAP Alle "utøvende" beredskapsplaner finnes i de forskjellige fagplaner i kommunens enheter og organisasjoner. Alle fagplaner skal blant annet inneholde oversikt over alle resurser (i og utenfor kommunen), som kan brukes i en krise. Kommunale beredskapsplaner: Plan Ansvarlig for plan Status for plan Plan for kommunal kriseledelse Beredskapskoordinator Revidert febr Risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) Beredskapskoordinator / Komm.planlegger Revidert iforb. Med komm.plan Beredskapsplan for vannforsyning Enhetsleder Teknisk, Landbruk, Miljø Utarbeidet Smittevernplan Kommuneoverlege Utarbeidet 03/2004 Katastrofeplan for helsetjenesten Ass. rådman Utarbeidet i Hemne

21 Beredskapsplan for brann- og redningsvesen Beredskapsplan for Teknisk, Landbruk, Miljø Beredskapsplan for rasjonering av oljeprodukter i fredstid Beredskapsplan for skole og barnehager Beredskapsplan for pleie- og omsorg 21 Brannsjef Enhetsleder Teknisk, Landbruk, Miljø Den enkelte skole og barnehage Enhetsledere pleie- og omsorg Utarbeidet Må revideres Utgår Ferdig utarbeidet for de fleste Utarbeidet Plan for helsemessig og sosial beredskap Oversikt over innkvartering og forpleiningsmulighet ved Beredskapskoordinator Utarbeidet april 2004 Beredskapskoordinator Utarbeides 2005 evakuering Plan for organisering av akutt evakuering Beredskapskoordinator Utarbeides i 2005

22 22 Beredskapsplan ved svikt i elforsyning og Beredskapskoordinator Utarbeidet jan telekommunikasjon Pandemiplan Kommuneoverlege Utarbeidet 2009

23 TELEFON OG ADRESSELISTER 7.1 RESSURSLISTE (SOM ER LIK FOR ALLE KOMMUNALE PLANER) En ajourholdt ressursliste er til enhver tid utlagt på intranettet. Ressurslisten distribueres også til eksterne samarbeidspartnere etter hvert ajourhold. Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

24 INFORMASJONSKANALER Navn Telefon Mob.tlf. E-post Nrk Tr.lag NRK P Lokalaviser Sør-Trøndelag Søvesten Adresseavisen Hemne kommunes hjemmeside. Hemne kommunes facebook. Hemne kommunes Intranett til egne ansatte, evt. e-post. HEMNE KOMMUNE, INFORMASJONSSENTRAL I RESEPSJONEN, RÅDHUSET Sentralbord: Direktelinjer: / Info.telefon: Etableres etter ordre fra kriseledelsen. Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

25 UTFYLLENDE INFO. 8.1 LOKALER, SAMBAND OG UTSTYR FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE Kontor for kriseledelsen er Rådmannens kontor. Reservelokaler er lokaler i Hemne Kraftlag. Romfordelingsplan bør lages. Større møter og stor mediaorientering holdes på Hemne Hotell. Intern kommunikasjon/info.flyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: Telefon - Samband (VHF) Mobiltelefon Ordfører Rådmann Ass. rådmann Kommunalsjef Enhetsleder TLM IKT-leder Beredskapskoordinator Telefax Apparat for eget radiosamband (med egne frekvenser og redningskanal) rekvireres fra brann- og redningsvesenet. Følgende instanser kan nås på radio: lege brann ambulanse lensmann/politi legehelikopter Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

26 26 TV, Video og radio installeres i møterom på Hemne hotell. Rekvireres hos nærmeste forhandler. Ett komplett sett av kommunale kart rekvireres hos tekniske tjenester. Oversikt over personer som kan åpne og betjene sentralbordet finnes i bemanningsliste for informasjonsplan. Etablering av informasjonstelefon publikum/pårørende. Etter ordre fra kriseledelsen etableres egne telefonnumre hvor pårørende kan henvende seg. Denne tjenesten bemannes med øvde personer i informasjonsavdelingen. Kriseledelsen gir informasjon om hvilke opplysninger det kan informeres om. Personell som skal besvare pårørendetelefonen må øves i dette med jevne mellomrom. Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

27 ANSVARSDELING MOT POLITI/LENSMANN OG FYLKESMANN Politiet har generelt ansvar for å lede (ledelse betyr også informasjonsansvar): Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier. Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. Kommunal ledelse må være forsiktig med å kommentere hendelser som vil bli etterforsket for straffbare handlinger, også om forhold som ikke direkte berører etterforskningene. Dersom i tvil kontakt lensmannen. Lensmannen kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg over lenger tid og hvor fare for menneskeliv er lav, eksempelvis flom, frost, skogbrann o.l. Ifølge forslag fra Justis- og politidepartementet av , gis fylkesmannen anledning til, ved større regionale kriser, å overføre ansvaret for kriseledelsen fra politimestrene til egen krisestab. Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

28 LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Oppgave Kriseledelse bestående av... Utført kl Avklare ansvarsforholdet til lensmann. Skaffe første oversikt over inntruffet hendelse fra skadestedsledelsen. Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser. Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. Navn... Navn... Navn... Navn... Navn... Iverksette informasjonstjeneste Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. Plan for Plan for Plan for Plan for Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

29 29 Opphør av kommunal kriseledelse Opphør av kriseinformasjon Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

30 Løpende logg Nr. Utstedt Inn DT G Ut DT G Mel d/tlf LOGG Side Fra DTG til DTG Sak/innhold Fordeling Arki Merknader v Handling: Fra / til: Handling: Fra / til: Fra / til: Handling: Fra / til: Handling: Fra / til: Handling: Fra / til: Handling: Fra / til: Handling: Info: Info: Info: Info: Info: Info: Info: Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

31 9.0 KVALITETSSIKRING, KONTROLL OG OPPFØLGNING 9.1 ØVELSER Kommunal ledelse ved større kriser er en stor og omfattende oppgave. I tillegg til å utarbeide nødvendige planer er øvelser svært viktig. Det skal holdes en papirøvelse og en praktisk øvelse for kommunal kriseledelse i hver kommunestyreperiode. Papirøvelse holdes raskest mulig etter valget (på grunn av ordfører). Etter hver øvelse skal det foretas en evaluering. Dersom det fastslås feil i planen eller det har vært større avvik mellom planforutsetninger og faktisk gjennomføring skal planen revideres.

32 KVALITETSREVISJON Kvalitetsmål Ved kvalitetsrevisjoner skal det kontrolleres om: målsettingen for planen er oppfylt (hvert 4. år) ressursoversikter er ajour (årlig) Gjennomføring Kvalitetsrevisjon (rullering) av denne planen gjennomføres i to «avdelinger»: Årlig - med hovedvekt på ajourføring av ressurser. Tid for innsending av sjekkliste, 1. februar. Hvert 4. år (parallelt med kommuneplanen) hvor det i tillegg til momentene under årlig kontroll kontrolleres for planenes målsetting og systematisering. Tid for innsending av sjekkliste, 1. februar. Alle revisjoner gjennomføres i samsvar med generelle retningslinjer for kvalitetsrevisjon av beredskapsplaner i Hemne kommune. Sjekkliste, se 9.2.5, fylles ut og sendes beredskapskoordinator Tiltak i årsbudsjett og økonomiplan Dersom det ved kvalitetsrevisjon planen framkommer ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser skal dette tas med i behandling av kommunens økonomi (budsjett) pr 1. august hvert år Avviksbehandling Når det oppdages avvik fra planen skal det alltid skrives ut avviksmelding på standardisert skjema. Avviksliste, se 9.2.6, fylles ut og sendes beredskapskoordinator. Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

33 Sjekkliste SJEKKLISTE VED KVALITETSREVISJON (internkontrollrunder) for Dato for denne kvalitetsrevisjon... Dato for forrige kvalitetsrevisjon... 1 Lover, forskrifter og målsetting (hvert 4. år) Har det kommet ny målsetting for denne planen eller er relevante lover eller forskrifter endret i perioden. Ja Nei Hvis ja: Er planen revidert? Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding 2 Evaluering av hendelser og øvelser Ja Har der vært en uønsket hendelser i siste periode? Nei Hvis ja: Er planen evaluert etter hendelser og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Forutsetter planen at det skulle vært holdt øvelse i siste periode? Ja Nei Hvis ja: Er øvelse gjennomført? Ja Nei Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

34 34 Hvis nei: Skriv avviksmelding! Hvis ja: Er planen evaluert etter øvelse og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 3 Årlig kvalitetsrevisjon (rullering) Er denne planen (med eventuelle vedlegg) holdt ajour ved årlig kvalitetsrevisjon? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 4 Utsendelse av revidert av plan Har alle innehavere av denne planen mottatt alle oppdateringer som er utsendt i perioden? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 5 Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Ja Har der ved kvalitetsrevisjon av denne planen framkommet ønsker om tiltak som må inn i tiltaksplan? Nei Hvis ja: Er tiltak ført opp i kommende tiltaksplan? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

35 35 6 Avviksbehandling Ja Er det siden forrige kvalitetsrevisjon kommet inn avviksmeldinger til denne plan? Nei Hvis ja: Er avviksbehandling gjennomført i henhold til gjeldende regler? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Underskrift Kopi sendes beredskapskoordinator. Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

36 Skjema for Avviksmelding AVVIKSMELDINGSKJEMA for Ved gjennomgang av denne planen den... ble det konstatert følgende avvik: Endringer i målsetning eller i lover og forskrifter er ikke ajourført i plan Plan er ikke evaluert etter hendelse eller øvelse Det er ikke avholdt øvelse i periode Plan er ikke holdt ajour ved årlig kvalitetsrevisjon Etter endring av planener det ikke sendt ut rettelser/oppdatering av planen til alle oppført i fordelingsliste Nye tiltak er ikke ført opp i budsjettforslag Avviksmelding er ikke behandlet i henhold til gjeldende regler Beskrivelse:... Ansvarlig for å endre/korrigere planen for å hindre lignende framtidige avvik er:... Frist for å gjennomføre endring er... Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

37 37 Underskrift Gjennomført, dato / ansvarlig Kopi sendes beredskapkoordinator Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014

38 38 FORDELING FORDELINGSLISTE Plan for kommunal kriseledelse er fordelt som følger: Ordfører... 1 stk Varaordfører... 1 stk Rådmann... 1 stk Ass. rådmann... 1 stk Kommunalsjef...1 stk Kommunalsjef 1 stk Enhetsleder TLM 1 stk IKT-leder.1 stk Beredskapskoordinator... 1 stk Enhetsledere pleie- og omsorg... 2 stk Arkivleder (vara ber.koord.)... 1 stk Brannsjef... 1 stk Vaktkoffert brannbefal..1 stk Legevaktsentralen... 1 stk 110-sentralen ved Trondheim brannvesen1 stk Lensmann... 1 stk Fylkesmannen i Sør Trøndelag... 1 stk Ekstra eksemplarer (beredskapsleders kontor) 2 stk Totalt 20 stk Når årlig revisjon medfører endring i planen skal alle innehavere av denne planen få tilsendt ny plan (eventuelt nytt komplett sett for innsetting i ringperm). Plan for kommunal kriseledelse, Hemne kommune Versjon 5, november 2014