PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE

Transkript

1 Hole kommune PLAN FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE Vedtatt av Hole kommunestyre Sist revidert Oppdatert administrativt august 2013 Side 1 av 32

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE ORGANISERING MÅLSETTING DEFINISJONER KOMMUNAL KRISELEDELSE OPERATIV ORGANISERING AV KRISELEDELSEN VARSLING / INNKALLING VARSLING AV DEN KOMMUNALE LEDELSEN INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN OPPGAVER KRISELEDELSENS OPPGAVER FULLMAKT, SENTRALE KRISEPLANER DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG EVAKUERING OG FORPLEINING KRISEPSYKIATRI NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING EVALUERING BEREDSKAPSPLANER KOMMUNALE OVERORNEDE BEREDSKAPSPLANER TELEFON OG ADRESSELISTER KOMMUNAL KRISELEDELSE MEDLEMMER I BEREDSKAPSRÅDET KOMMUNALT FAGPERSONELL EKSTERNE ORGANISASJONER INFORMASJONSKANALER UTFYLLENDE INFO LOKALER, SAMBAND OG UTSTYR FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE ANSVARSDELING MOT POLITI OG FYLKESMANN LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB OPPFØLGING - KONTROLL OG KVALITETSSIKRING ØVELSER RUTINER FOR OPPFØLGING AV PLAN FOR KRISELEDELSE FORDELING FORDELINGSLISTE Side 2 av 32

3 2. ORGANISERING 2.1 MÅLSETTING Kriseledelsen i Hole kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i samsvar med gjeldende fagplaner for beredskapen i de forskjellige utøvende resultatområder. All kriseledelse skal gjennomføres på lavest mulig nivå. Kriser innenfor egen kommune skal normalt løses/ledes i egen regi. 2.2 DEFINISJONER I veileder til "Forskrift om kommunal beredskapsplikt" defineres Beredskap som "Planlegging og forberedelser av tiltak for å begrense eller håndtere kriser eller andre uønskede hendelser på best mulig måte". Uønskede hendelser defineres som "hendelser som avviker fra det normale og som har medført eller kan medføre tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier". Krise kan defineres som "en hendelse som har potensial til å true viktige verdier og svekke en organisasjons evne til å utføre viktige funksjoner. En krise kan være en tilstand som kjennetegnes av at samfunnssikkerheten eller andre viktige verdier er truet, og at håndteringen utfordrer eller overskrider kapasiteten og/eller kompetansen til den organisasjonsenhet som i utgangspunktet har ansvaret for denne". Etterfølgende planer for kommunal kriseledelse er primært utarbeidet for kriser og uønskede hendelser i fredstid. Planene skal/bør enkelt kunne tilpasses tilsvarende situasjoner i krig. Plan for kommunal kriseledelse er en overordnet beredskapsplan som sammen med fagplaner for beredskap, utarbeidet av kommunens forskjellige resultatområder og organer, utgjør kommunens totale beredskapsplanverk. 2.3 KOMMUNAL KRISELEDELSE Kriseledelse vil være den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for å lede krisen. I akuttfasen vil det normalt være "vakthavende tjenestemann". I en større hendelse vil normalt kommunens toppledelse bli innkalt og etter hvert overta ledelsen. Kommunal kriseledelse vil, etter den første akuttfase, være: - Ordfører - Rådmann - Beredskapsansvarlig - Koordinator - Kommunalsjef - Logistikkansvarlig - Leder for publikumstjenesten/politisk sekretariat - Kommunikasjonsansvarlig og ansvar for Informasjon/Web Side 3 av 32

4 - Andre "fagpersoner", kommunale eller eksterne, som ansees nødvendige. 2.4 OPERATIV ORGANISERING AV KRISELEDELSEN Ledelse Ordføreren er leder for kriseledelsen Rådmannen bistår ordføreren og har ansvar for den praktiske oppfølgingen av krisen. I rådmannens fravær ivaretas oppgaven av rådmannens stedfortreder. Ordføreren knytter til seg ledere og ressurspersoner til en strategisk gruppe. Normalt vil denne gruppen bestå av assisterende rådmann, kommunalsjefer og aktuell(e) tjenesteleder(e). Ordføreren har i tillegg en viktig ombudsfunksjon som krever tilstedeværelse blant annet på skadested og pårørendesenter. Ordføreren vil også ha en sentral funksjon mot media Faste funksjoner i og i tilknytning til kriseledelsen Kriseledelsen har følgende faste funksjoner, som brukes og tilpasses etter behov: i) Resultatenhetsledere Ledere av berørte avdelinger er ansvarlig for kriseoppfølging og skal bistå operativ leder med å klarlegge krisens årsak, forløp og omfang, samt sannsynlig utvikling. Ansvarlig for kriseoppfølging skal ikke samtidig ha større driftsmessige oppgaver i kriseledelsen. Vedkommende skal vurdere å foreslå forebyggende og avhjelpende tiltak som meldes til operativ leder. Dette kan være innspill til bistand overfor ekstern operativ ledelse, og aktuelle tiltak innenfor kommunens eget ansvarsområde (eksempelvis bygg, anlegg, brukere). ii) Logistikkansvarlig Logistikkansvarlig skal sørge for at følgende ivaretas overfor de som tjenestegjør i krisearbeidet: Etablering av turnus/avløsning, samt mulighet for dimittering Forpleining Transport I samråd med medisinskfaglig rådgiver vurdere behov for og eventuelt organisere debrifing Tilrettelegging og sikring av kommunens el-forsyning (nødstrømsaggregat) samt IKT-funksjoner og -utstyr i forhold til krisen og krisearbeidet, både i kriseledelsens lokaler i Herredshuset og i alternative lokaliseringer iii) Koordinator Koordinator skal holde oversikt og kontakt med de enheter som kriseledelsen organiseres i, samt med andre kommunale innsatsgrupper som engasjeres i krisearbeidet. Side 4 av 32

5 Koordinator skal sørge for jevnlig samling av kriseledelsens medlemmer til oppdatering og koordinering. v) Kommunikasjonsansvarlig Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for at det blir utformet og formidlet informasjon om krisen og krisehåndteringen internt og eksternt (se også kapittel 7). Kommunikasjonsansvarlig koordinerer med øvrig kriseledelse hva som til enhver tid skal kommuniseres og formidler dette videre til ansvarlig for informasjon/web. Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for organisering av pressekonferanser og eventuelle presseomvisninger i innsatsområdet. vi) Informasjons-/webansvarlig Informasjons-/webansvarlig utformer og formidler budskap til presse/media og publiserer meldinger på kommunens egen web Kommunens kriseweb skal kunne tas i bruk. Kriseweb skal til enhver tid ligge klar med faste data oppdatert. I en krisesituasjon erstatter kommunens kriseweb kommunens webforside, alltid med samme adresse og publisering skjer på denne siden. Informasjons-/webansvarlig formidler til Service og kommunikasjon hvilken informasjon de til enhver tid kan gi ved telefonhenvendelser. Orienterer videre Service og kommunikasjon om hva kommunen legger ut på web og om tidspunkt for pressekonferanser. Informasjons-/webansvarlig deltar i organisering av pressekonferanser, mediekontakt osv. vii) Loggførere Det skal til enhver tid være minst én loggfører til stede i kriseledelsen. Loggføreren skal registrere i krisestøtteverktøyet CIM alle relevante hendelser, meldinger, beslutninger osv. som oppstår under kriseledelsens arbeid. vii) Publikumskontoret Publikumskontoret skal håndtere henvendelser om krisesituasjonen på telefon og i skranken i Herredshuset og har ansvar for presserommet. Publikumskontoret skal registrere i krisestøtteverktøyet CIM innkommende henvendelser som har betydning for kriseledelsen håndtering av krisesituasjonen Annen oppgaveløsing Ordføreren disponerer de andre medlemmene i kriseledelsen etter behov. Side 5 av 32

6 3. VARSLING / INNKALLING 3.1 VARSLING AV DEN KOMMUNALE LEDELSEN En hver ansatt i Hole kommune skal, når han/hun får kjennskap til en krise, gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Eventuell akutt meddelelse (info) gis til personer i alvorlig fare. Ved større kriser skal den ansatte som først får melding varsle kommunale kriseledelsen (rådmann eventuelt ordfører) via normal tjenestevei. Dersom overordnet ikke er tilgjengelig varsles kommunal kriseledelse direkte. Se punktene og under. NB! Mindre kriser og uhell forutsettes fortsatt løst av det daglige driftsapparat uten innkalling av kommunens toppledelse Varsling gjennom varslingssentral Kommunal kriseledelse ved rådmannen (eller stedfortreder) skal normalt varsles via 110-sentralen etter varslingsmønster beskrevet i punkt Varslingsmønster Vaktsentralen varsler første tilgjengelige person fra liste under: 1. Rådmann 2. Stedfortredende rådmann 3. Ordfører 4. Beredskapsansvarlig 5. Kommunalsjef 3.2 INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN - Rådmann (eventuelt stedfortreder) vurderer krisens omfang. - Rådmannen innkaller etter behov kommunens øvrige kriseledelse og nødvendig fagpersonale i og utenfor kommunen. Se Side 6 av 32

7 3.2.1 Kontorlokaler, samband, nøkler etc. - Kontor for kriseledelsen er rådmannskontoret i Hole herredshus. - Tilstøtende kontor kan fungere som avlastningskontor. - Større møter og stor mediaorientering holdes i samfunnssal. - Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. - Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: o Telefon o Mobiltelefon o Internett o E-post - Ordfører, rådmann og beredskapsansvarlig har alle hovednøkkel til herredshuset. Se 8.1 Side 7 av 32

8 4. OPPGAVER 4.1 KRISELEDELSENS OPPGAVER NB! Husk å loggføre alle aktiviteter i CIM, alternativt på eget skjema. (se 8.3) 1. Avklare ansvarsforholdet til politi /lensmann. (se 8.2) 2. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere. 3. Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser. (se 8.2) 4. Benytte eksisterende (og normale) kommandolinjer i størst mulig grad. 5. Holde løpende kontakt med lensmann/politi, Lokal Rednings Sentral (LRS) og Fylkesmann. 6. Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. (se ) 7. Iverksette informasjonstiltak, (se 5.2), og eventuelt nødvendige tiltak med evakuering, forpleining og krisepsykiatri (se 5.3 og 5.4) 8. Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. (se 6.1) 9. Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og utnytte alle tilgjengelige kommunale resurser. 10. Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen. NB! Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet. Side 8 av 32

9 5. FULLMAKT, SENTRALE KRISEPLANER 5.1 DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE K-styret har i K-sak 26/99 av 14 /6-99 vedtatt fullmakter til kommunal kriseledelse (i fredstid). I krisesituasjoner, jfr. Kommunens kriseplan, har ordføreren følgende fullmakter: 1. Disponere inntil 1 million kroner til nødvendig hjelp til kriserammede. Midlene brukes til skadebegrensning, nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, og som hjelp til akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. 2. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføre nødvendige oppgaver som situasjonen krever. 3. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig, for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m.m. 4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 5. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. 6. I ordførerens fravær delegeres ovennevnte fullmakter videre til (i prioritert rekkefølge): a. Varaordfører b. Rådmann c. Stedfortredende rådmann. Side 9 av 32

10 5.2 KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG Arbeidsplan for kommunal kriseledelse viser hvilke ressurser (materiell /mennesker) som står til rådighet for kriseledelsen Målsetting for informasjon i krisesituasjon Informasjon i krise skal gis hurtig og korrekt til: - kommunale organ - rammede - involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte) - pårørende / enkeltpersoner - befolkning generelt - mediene Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering - Informasjon er et lederansvar. Den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir gitt - korrekt, raskt og målrettet. - Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig for mottageren - Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret. - Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet. - Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. Informasjonsansvar ved krisehåndtering. Det er leder av kriseledelsen som har det overordnede informasjonsansvar. Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonskanaler slik at all informasjon gis riktig og ensartet Informasjonsflyt Intern informasjon Informasjonsflyt / kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, kommunenes øvrige organer og de involverte i krisen på stedet. Ekstern informasjon Informasjonsflyt / kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, pårørende, befolkning generelt og mediene. Kriseledelsen skal selv eller bemyndige andre i infosystemet til å: Gå direkte ut på mediene Holde informasjonsleddene oppdaterte Lede pressekonferanser. Teknisk tilrettelegging avklares med info-ansvarlig og er informasjonskontoret ansvar etter ordre fra kriseledelsen. Side 10 av 32

11 5.2.4 Informasjonskanaler Telefonnummer etc., se 7.5 Radio: NRK Buskerud P 4 Radio Norge Lokalaviser Ringerikes Blad Internett Intern E-post til ansatte i Hole kommune: fornavn.etternavn@hole,kommune.no (Eks. heming.herdlever@hole.kommune.no ) Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier. Informasjonskontor Informasjonskontor opprettes i informasjonsavdeling og publikumskontoret i Hole herredshus. Telefonlinjer inn til informasjonen er: Sentralbord: Kontoret bemannes etter egen plan. Kantinen opprettes som møterom for informasjonsavdelingen, mottak av pressen og venterom for pressen. Samfunnssal benyttes til publikum. Evakuering Ved evakuering av mennesker skal en (eller flere) fra infoavdelingen være tilstede i mottaket og der håndtere informasjonsansvaret. Info.avdelingens representant skal sammen med medisinsk ansvarlig regulere forbindelse mellom evakuerte og mediene. Ansvar for leder av informasjonsavdelingen: Overordnet ansvar for informasjon som gis fra informasjonsavdelingen er leder for avdelingen. Lederen gir ordre til betjening, etter samråd med øvrig kriseledelse, om hvilke opplysninger som kan gis til publikum/pårørende og har ansvar for at annen informasjon ikke kommer ut. Lederen gir kriseledelsen opplysninger om hvilken oppfatning han/hun har av informasjonsbehovet. Betjening av informasjonskontoret: Alle tilsatte i avdelingen ifølge egen liste for bemanning. (Se arbeidsplan for kommunal kriseledelse pkt 1.1) Side 11 av 32

12 Informasjonsavdelingen oppgaver: 1. Gi informasjon til publikum / pårørende etter oppdrag fra kriseledelse. 2. Gi mediene informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelse og henvise mediapersoner til oppholdsrom hvor de kan vente på ny informasjon. 3. Henvise pårørende til rette vedkommende / sted (utvidet kriseteam ) 4. Henvise publikum til sted hvor de kan vente på videre informasjon. Informasjon til pårørende som kommer til Hole Herredshus Håndtering: Det opprettes en gruppe (utvidet kriseteam) som ledes av tjenesteleder som står i kontakt med kriseledelsen. Gruppen sammensettes etter behov. Informasjonskontor for pårørende Utvidet kriseteam vil vanligvis være de som har direkte kontakt med tilstedeværende pårørende. Kontoret skal ha nødvendig og oppdatert informasjon fra kriseledelsen. Informasjonsleder har ansvar for intern infoflyt. Direkte personrettet informasjon overbringes pårørende via utvidet kriseteam mer generell til pårørende kan også være aktuelt å overbringe til gruppen pårørende alene, uavhengig av mer offisielle infomøter. Jfr. egen plan for førstemottak ikke utarbeidet Møterom Sigurd Syr og helsestasjon åpnes for pårørende for videre informasjon fra utvidet kriseteam Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med informasjonskontoret og utvidet kriseteam Side 12 av 32

13 5.3 EVAKUERING OG FORPLEINING Ansvarlig for plan: Beredskapsansvarlig Evakuering av lokalbefolkning kan bli satt i gang av politi. Evakuering kan skje ut i fra 2 scenarier: 1. Planlagt evakuering som normalt vil strekke seg over flere dager. Her vil overnattingsmuligheter, forpleining etc. være dominerende elementer. 2. Akutt evakuering som må organiseres uten forutgående varsel. Her vil mottak, registrering og midlertidig losji være hovedelementer. En slik situasjon vil bestå i en kortere tid; eventuelt gå over til type 1. Evakuering følger "Plan for evakuering og forpleining". Side 13 av 32

14 5.4 KRISEPSYKIATRI Ved store kriser (katastrofer) kan det være behov for betydelig krisepsykiatrisk innsats. Lokal innsats beskrives som en del av: "Beredskapsplan for helse og sosialtjenesten i Hole kommune" I tillegg har Hole kommune et Kriseteam bestående av prest, kommunelege og folk fra NAV/Helse. Se NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING Kriseledelse vedtar: - At krisen er over og at kommunen går tilbake til vanlig drift - Om (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes etter at kriseledelsen andre oppgaver er avsluttet. - Igangsetting av nødvendig tiltak for oppfølging av alt innsatspersonell 5.6 EVALUERING Vurdering/gjennomgang av hendelsesforløp av krise vurderes så snart som mulig etter at krise er avsluttet. Gjelder alle oppgaver og aktiviteter som tilligger kommunal kriseledelse. Det skal utarbeides en skriftlig rapport etter evaluering. Ved vesentlige avvik fra planen skal denne endres umiddelbart. Side 14 av 32

15 6. BEREDSKAPSPLANER 6.1 KOMMUNALE OVERORNEDE BEREDSKAPSPLANER Alle kommunens tjenesteområder er dekket i kommunens overordnede beredskapsplaner. Alle disse planene skal blant annet inneholde oversikt over alle resurser (i og utenfor kommunen), som kan brukes i en krise. I tillegg finnes en rekke detaljplaner for beredskap, disse tar for seg håndtering av hendelser etter tema, eksempelvis pandemiplan og smittevernplan. Kommunale overordnede beredskapsplaner: Navn på plan Plan for kommunal kriseledelse Plan for evakuering og forpleining Beredskapsplan for Teknisk/Eiendom Beredskapsplan for skoler og barnehager Beredskapsplan for helse og sosialtjenesten i Hole kommune Lokal beredskapsplan for NAV Ansvarlig Beredskapsansvarlig Beredskapsansvarlig Tjenesteleder Teknisk/Eiendom Barnehagefaglig og skolefaglig ansvarlig Kommunelegen Tjenesteleder NAV Beredskapsplaner for Brann Beredskapsplaner for strømforsyning Ringerike brann- og redningstjeneste Ringeriks-Kraft AS Side 15 av 32

16 7. TELEFON OG ADRESSELISTER 7.1 KOMMUNAL KRISELEDELSE Funksjon i Rolle i kommunen Navn Telefonnummer kriseledelsen Leder Ordfører Per Berger Jobb: Stedfortreder Varaordfører Sjur Tandberg Jobb: Operativ leder/praktisk Rådmann Ståle Tangestuen Jobb: oppfølging Stedfortreder Økonomisjef Elin Aasnæs Jobb: Heming Herdlevær Jobb: Koordinator Kommunalsjef/ Beredskapsansvarlig Stedfortreder Skolefaglig ansvarlig Anne Nereng Jobb: Logistikkansvarlig Kommunalsjef Marit Lorentsen Jobb: Stedfortreder Tjenesteleder PRO Anne Marit Fuglum Jobb: Kommunikasjonsansvarlig Leder politisk sekretariat Marthe Hagelsteen Jobb: Stedfortreder Rannveig Amlien Jobb: Loggfører Rannveig Amlien Jobb: Loggfører Gunhild G. Solheim Jobb: Loggfører Kari Syversen Jobb: Loggfører Susanne Pjåka Jobb: Tjenesteledere Se pkt. x *) Rådmannen kaller inn alle resultatenhetsledere eventuelt stedfortredere. Avhengig av krisens karakter og omfang, beslutter rådmannen hvem som skal delta videre i kriseledelsen. For ansvar og oppgaver til den enkelte funksjon, se pkt. 6: Operativ organisering av kriseledelsen. Side 16 av 32

17 7.2 MEDLEMMER I BEREDSKAPSRÅDET Organisasjon/Rolle Navn Kontaktinformasjon Hole kommune/ordfører Per Berger Jobb: Hole kommune/varaordfører Sjur Tandberg Jobb: Hole kommune/rådmann Ståle Tangestuen Jobb: Hole kommune/kommunelege Bernt Ivar Gaarder Jobb: Hole kommune/tjenesteleder NAV Maria Bikset Jobb: Hole kommune/tjenesteleder teknisk/eiendom Steinar Jensen Jobb: Hole kommune/kommunalsjef Marit Lorentsen Jobb: Hole kommune/økonomisjef Elin Aasnæs Jobb: Hole kommune/leder landbrukskontoret Heidi Skagenæs Jobb: Hole Marte Hagelsteen Jobb: kommune/formannskapssekretær Nordre Buskerud Politidistrikt Telemark og Buskerud Heimevernsdistrikt 03 Buskerud sivilforsvarsdistrikt Politistasjonssjef Kjell Magne Tvenge Kaptein n Erik Ruud Distriktssjef Johan Audestad Jobb: Epost: Vakttlf: Epost: Statens vegvesen Ikke bekrefte Jobb: Telenor Ikke bekreftet Jobb: RiK Ikke bekreftet Jobb: Kirken Sokneprest Morten Hansen Hundstad Jobb: Kvinners frivillige beredskap Kirsti Q. Bech Jobb: Side 17 av 32

18 7.3 KOMMUNALT FAGPERSONELL Rolle Navn Kontaktinformasjon Tjenesteleder Helse Linda Skutberg Jobb: Tjenesteleder NAV Maria Bikset Jobb: Tjenesteleder PRO Anne-Marit Fuglum Jobb: Tjenesteleder tiltak funksjonshemmede Marit Myhre Jobb: Tjenesteleder Teknisk/Eiendom Steinar Jensen Jobb: Rektor Hole ungdomsskole Eirin D. Mathiesen Jobb: Rektor Vik skole Merete Lundmann Jobb: Rektor SOS Harald Helleseter Jobb: Rektor Røyse skole Solfrid Grøndahl Jobb: Skolefaglig ansvarlig Anne Nereng Jobb: Kommuneplanlegger John-Morten Landrø Jobb: IT-leder Aleksander Bigum Jobb: IT Tommy Andreassen Jobb: Tjenesteleder Folkehelse og fritid Håvar Austgard Jobb: Styrer Sollihøgda barnehage Kjersti Lager Bjerke Jobb: Styrer Svendsrud Naturbarnehage Knut Emil Kolstø Jobb: Styrer Vik formingsbarnehage Sofie Røedskog Jobb: Styrer Løken barnehage Anne Marie Skjørvold Jobb: Styrer Sundvollen barnehage Irene Langvandsbråten Jobb: Styrer Sundvollen Oppvekstsenter barnehage Trude Bakken Jobb: Styrer Helgelandsmoen barnehage Espen Pedersen Jobb: Barnehagefaglig ansvarlig Ingvild Oppenhagen Jobb: Side 18 av 32

19 7.4 EKSTERNE ORGANISASJONER Navn Kontaktperson Kontaktinformasjon Offentlige institusjoner Fylkesmannen i Buskerud Kirsti Kolle Grøndahl Jobb: Nordre Buskerud Politidistrikt Ringerike brann- og redningsvesen Buskerud Sivilforsvarsdistrikt Kirken Kirkeverge Stein Helge Hammersbøen Jobb: Jobb: Jobb: Bedrifter For oversikt over industrivern og tilgjengelige ressurser i bedriftene, kfr. Ringerike brann- og redningsvesen Frivillige organisasjoner Kontaktperson Kontaktinformasjon Røde kors hjelpekorps Ringerike Jobb: Norsk folkehjelp Hønefoss og omegn Kvinners frivillige beredskap Kirsti Q. Bech Jobb: Idrettsforeninger Se kommunens oversikt over lag og foreninger kontakt kulturkontoret 7.5 INFORMASJONSKANALER Navn NRK Buskerud P4 Radio Norge Krisenummer ikke offentlig (Spør Fylkesmannen) katastrofenummer ikke offentlig (Spør fylkesmannen) katastrofenummer ikke offentlig (Spør fylkesmannen) Lokalaviser Telefon Fax.nr. E-postadr. Ringerikes Blad redaksjonen@ringblad.no Hole kommune E-postadr.: postmottak@hole.kommune.no Internettadr.: Hole kommune, informasjonssentral i resepsjonen, Herredshuset Sentralbord: Fax: Side 19 av 32

20 8. UTFYLLENDE INFO 8.1 LOKALER, SAMBAND OG UTSTYR FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE Kontor for kriseledelsen er rådmannskontoret i Hole herredshus. Tilstøtende kontorer kan fungere som avlastningskontor. Større møter og stor mediaorientering holdes i samfunnssal. Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: Telefon - Kontor ordfører Kontor rådmann Mobiltelefon Ordfører Rådmann Beredskapsansvarlig TV, Video og radio er installert i samfunnssalen Tilknytning til Internett for medarbeidere i kommunen Ett komplett sett av kommunale kart finnes på rådmannskontoret Oversikt over personer som kan åpne og betjene sentralbordet finnes i bemanningsliste for informasjonsplan Side 20 av 32

21 8.2 ANSVARSDELING MOT POLITI OG FYLKESMANN Politiet har generelt ansvar for å lede (ledelse betyr også informasjonsansvar): - Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier. - Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. Kommunal ledelse må være forsiktig med å kommentere hendelser som vil bli etterforsket for straffbare handlinger, også om forhold som ikke direkte berører etterforskningene. Dersom tvil kontakt politiet. Politiet kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg over lenger tid og hvor fare for menneskeliv er lav, eksempelvis flom, frost, skogbrann o.l. Fylkesmannen kan: 1. Om situasjonen gjør det nødvendig under krig, krigsfare og liknende forhold, gi direktiver til forvaltningsorganer i fylket og omgjøre deres avgjørelser. Dette gjelder også i forhold til politiet. 2. Overlate myndighetsutøvelse til andre lokale forvaltningsorganer. På erklært krigsskueplass skal Fylkesmannen overlate ledelsen av fylkesadministrasjonen til de militære myndigheter i den utstrekning disse krever det etter nevnte lov 15. desember 1950 nr. 7 5 første ledd, jf. 6. Side 21 av 32

22 8.3 LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Oppgave Utført kl Kriseledelse bestående av......opprettet... Avklare ansvarsforholdet til politi.... Skaffe første oversikt over inntruffet hendelse fra skadestedsledelsen.... Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser.... Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. Navn... Navn... Navn... Navn... Navn Iverksette informasjonstjeneste... Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. Plan for... Plan for... Plan for... Plan for Opphør av kommunal kriseledelse... Opphør av kriseinformasjonstjeneste... Side 22 av 32

23 8.3.2 Løpende logg Side 23 av 32

24 LOGG Side Fra DTG til DTG Nr. Utstedt Inn DTG Ut DTG Meld/ Tlf Sak/innhold Fordeling Arkiv Merknader Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Fra / til: Handling: Info: Side 24 av 32

25 9. OPPFØLGING - KONTROLL OG KVALITETSSIKRING 9.1 ØVELSER Det skal holde minst en beredskapsøvelse annet hvert år for kommunal kriseledelse. Ca. hver annen øvelse bør være en teoretisk papirøvelse og resten praktiske øvelser. Større øvelser sammen med andre eksterne instanser bør gjennomføres med jevne mellomrom. 9.2 RUTINER FOR OPPFØLGING AV PLAN FOR KRISELEDELSE Årlig kontroll og oppfølging Plan for kommunal kriseledelse i Hole skal hvert år systematisk undersøkes for å fastslå om aktivitetene og resultatene av den stemmer overens med det som er planlagt. Planansvarlig skal benytte Sjekkliste ved årlig kontroll og oppfølging (vedlegg 1), for å gjennomføre kontrollen innenfor sitt ansvarsområde. Etter gjennomført kontroll føres Avviksrapport fra årlig kontroll og oppfølgning. Rapporten inneholder status, beskrivelse av eventuelle avvik og forslag til forbedringer. Sjekkliste ved årlig kontroll og oppfølging og Rapport fra årlig kontroll og oppfølging oversendes beredskapslederen innen 1. februar hvert år. Den sektoransvarlige skal søke å gjennomføre eventuelle tiltak med økonomiske konsekvenser, innenfor eget budsjett. Tiltak som ikke lar seg gjennomføre innenfor eget budsjett, føres opp og sendes overordnet gjennom Rapport fra årlig kontroll og oppfølgning. Slike tiltak skal fremmes som grunnlag for kommunenes økonomiplan. Ved avvik skal den ansvarlige for planen korrigere denne og foreta distribusjon i hht. planens fordelingsliste innen 1. mars Kontroll og oppfølging ved kriser/ øvelser Det planverk som blir berørt av oppståtte kriser eller øvelser, skal uten opphold gjennomgås av ansvarlig for planverket ev. i samarbeid med berørte parter. Dersom det fastslås feil i planen eller det har vært større avvik mellom plan og faktisk gjennomføring, skal planen korrigeres for slike avvik. Ansvarlig for planverket skal se til at det hvert annet år planlegges og gjennomføres en øvelse for kommunal kriseledelse i Hole Halvparten av øvelsene bør legges opp som rene papirøvelser, og resten praktiske øvelser. Øvelser sammen med eksterne instanser bør gjennomføres ved annenhver øvelse. Side 25 av 32

26 9.2.3 Rutiner for revisjon av plan hvert fjerde år Planen skal revideres hvert 4. år, første gang i 2003, hvor resultatet skal inngå som et grunnlag for arbeidet med revisjonen av kommuneplanen. Ved revisjonen skal planansvarlig gjennomgå og revidere ROS-analysen på bakgrunn av endrede påvirkninger utenfra (lover, forskrifter, vedtak m.m.), og innenfra (målsettinger, vedtak, planer, årsrapporter, m.m.). Planansvarlig gjennomgår sjekklisten (vedlegg 3) og kontrollerer om: målsettingen for planen bør endres. rutiner for årlig kvalitetskontroll og vedlikehold er fulgt og/eller må justeres målsettingene for arbeidet er oppnådd/fulgt Rapport med forslag til forbedringer som kan rette opp avvik og/eller hindre nye avvik, skal overleveres beredskapsleder. Dersom rapporten foreslår endringer i målsettingene for planen skal disse behandles og vedtas av ansvarlig myndighet, eventuelt av kommunestyret. Korrigert plan fordeles i hht fordelingsliste senest én mnd. etter behandling av rådmannen/kommunestyret. Side 26 av 32

27 VEDLEGG 1 (side 1) SJEKKLISTE VED ÅRLIG KONTROLL OG OPPFØLGING (internkontrollrunde) Kontroll og oppfølging av (navn på plan) Dato for denne kontrollen:... Dato for forrige kontroll:... Ved årlig kontroll og oppfølging skal de planansvarlige gå gjennom denne sjekklisten dels som en huskeliste for hva som skal gjøres og dels for å kartlegge avvik fra de krav som kommunen har vedtatt for arbeidet. 1 Planen skal korrigeres ved årlig kontroll og oppfølging innen 1. februar. Har det skjedd endringer i ressurser, ansvarsforhold eller varslingslister som er oppført i planen? Hvis ja: Er eventuelle endringer korrigert? Hvis nei: Skriv avviksmelding! 2 Dersom planen berøres av kriser eller øvelser skal denne, uten opphold, gjennomgås og ev. korrigeres. Har det oppstått kriser eller vært gjennomført øvelser som berører planverket siste året? Hvis ja: Er planen gjennomgått og vurdert etter krisen / øvelsen? Hvis nei: Skriv avviksmelding! Hvis ja: Er planen korrigert for eventuelle registrerte avvik? Hvis nei: Skriv avviksmelding! Side 27 av 32

28 VEDLEGG 1 (side 2) 3 Ved korrigering av planen skal alle oppført på fordelingslisten få tilsendt ny utgave innen 1. mars. Dersom planen er korrigert, har alle oppført på fordelingslisten mottatt revidert plan? Hvis nei: Skriv avviksmelding! 4 Tiltak som har økonomiske konsekvenser utover sektorenes ansvar, skal tas med i behandling av kommunens økonomiplan / budsjett pr. 1. juli. Framkom det ved forrige årlige kontroll og oppfølging av denne planen ønsker om tiltak som måtte inn i tiltaksplanen? Hvis ja: Ble tiltaket tatt inn i tiltaksplanen ved forrige kontroll og oppfølging? Hvis nei: Skriv avviksmelding! Har det ved denne årlige kontroll og oppfølging av planen, framkommet ønsker om tiltak som må inn i tiltaksplanen? Hvis ja: Før tiltaket opp i kommende tiltaksplan.... Planansvarlig Oversendes beredskapsleder innen 1. februar. Side 28 av 32

29 AVVIKSRAPPORT FRA ÅRLIG KONTROLL OG OPPFØLGING VEDLEGG 2 Kontroll og oppfølging av (navn på plan) Dato for denne kontrollen:... Dato for forrige kontroll:... Ved gjennomgang av beredskapsarbeidet ble det ikke konstatert avvik. Ved gjennomgang av beredskapsarbeidet ble det konstatert avvik. Det ble konstatert avvik fra følgende krav til arbeidet: Planen skal korrigeres ved årlig kontroll og oppfølging innen 1. februar. Dersom planen berøres av kriser eller øvelser skal denne, uten opphold, gjennomgås og ev. korrigeres. Ved korrigering av planen skal alle oppført på fordelingslisten få tilsendt ny utgave innen 1. februar. Tiltak som har økonomiske konsekvenser utover sektorenes ansvar, skal tas med i behandling av kommunens økonomiplan / budsjett pr 1. juli. Avvik: Forslag til tiltak for å korrigere avviket: Ansvarlig(e) for å gjennomføre tiltak er: Frist for å gjennomføre tiltak: Planansvarlig Oversendes beredskapsleder innen 1. februar. Side 29 av 32

30 VEDLEGG 3 (side 1) SJEKKLISTE VED REVISJON HVERT 4. ÅR Kontroll og oppfølging av.... (navn på plan) Dato for denne kontrollen:... Dato for forrige kontroll:... Planansvarlig skal gå gjennom dokumentasjonen (beredskapsplaner, årsrapporter, eventuelle nye lover og forskrifter) og eventuelt intervjue de som har oppgaver i systemet. Planansvarlig kan bruke denne sjekklisten ved gjennomgangen av systemet. Svakheter som blir avdekket skal gi grunnlag for å formulere forbedringspunkter i revisjonsrapporten. 1 Risiki, lover, forskrifter. Er ROS-analysen oppdatert? Har det dukket opp nye forhold med innvirkning på ROS-analysen i perioden? Er det foreslått nye tiltak i ROS-analysen. Har det kommet nye lover eller forskrifter på området i perioden? 2 Målsetting. Er målsettingene for planen i tråd med anbefalinger og krav i ROS-analyse og lover og forskrifter? Er målsettingene for planen i tråd med politiske retningslinjer i kommunen? Er målsettingene for planen hensiktsmessige i forhold til de ressurser som er disponible for dette arbeidet? Er målstrukturen for planen oversiktlig og logisk? Side 30 av 32

31 3 Organiseringen av beredskapsarbeidet. Er ansvaret for de ulike oppgavene i planen klart fordelt? VEDLEGG 3 (side 2) Er alle som er tillagt oppgaver, klar over hvilke oppgaver de har? Har alle som skal ha planer, fått disse og vet de hvor de er? 4 Årlig kontroll og oppfølging. Er planene, med eventuelle vedlegg, ajourholdt ved årlig kontroll og oppfølging? Har beredskapsleder fått rapporter fra årlig kontroll og oppfølging innen 1. februar? Ble ønsker om tiltak som måtte inn i tiltaksplan tatt inn i tiltaksplanen? Er eventuelle registrerte avvik fulgt opp i planene eller i arbeidet året etter? Har det vært uønskede hendelser i perioden? Er øvelser gjennomført i perioden? Er planene evaluert etter hendelser/øvelser, og er planene korrigert for eventuelle registrerte avvik? Har alle oppført på fordelingslister mottatt alle korrigeringer utsendt i perioden? Er målsettingene for planarbeidet i perioden nådd? 5 Revisjon av planen hvert 4 år. Fungerer rutinene for revisjon av planen t?... Planansvarlig Oversendes beredskapsleder innen 1. februar. Side 31 av 32

32 10. FORDELING 10.1 FORDELINGSLISTE Plan for kommunal kriseledelse er fordelt som følger: Ordfører... 1 stk Varaordfører... 1 stk Rådmann... 1 stk Ass. rådmann... 1 stk Beredskapsleder... 1 stk Informasjonsleder... 1 stk Tjenesteleder NAV... 1 stk Tjenesteleder teknisk / eiendom... 1 stk Kommunelege stk Politi...1 stk Ringerike varslingssentral (telefon 110)... 1 stk Brannsjef i Ringerike brannstasjon... 1 stk Fylkesmannen i Buskerud... 1 stk Totalt 13 stk Eksemplarer skal nummereres og registreres på mottaker før utsendelse. Når årlig revisjon medfører endring i planen skal alle innehavere av denne planen få tilsendt ny plan (eventuelt nytt komplett sett for innsetting i ringperm). Side 32 av 32