Plan for kommunal kriseledelse

Transkript

1 Etnedal kommune Plan for kommunal kriseledelse Utarbeidet juni 1999 Revidert februar 2009 Rettelser og endringer Ansvarlig for kvalitetssikring av denne planen er beredskapsansvarlig ved rådmannskontoret. Plan for kommunal kriseledelse skal ajourføres minst en gang per år. Større endringer bør også medføre at planen ajourføres på ny. Når årlig revisjon medfører endring i planen, skal alle innehaverne av den planen få tilsendt ny plan (eventuelt nytt komplett sett for innsetting i ringperm), se pkt 9.1. Forsiden skal revideres hvert år

2 Innholdsfortegnelse 1. ORGANISERING MÅLSETTING DEFINISJONER KOMMUNAL KRISELEDELSE VARSLING / INNKALLING VARSLING AV DEN KOMMUNALE LEDELSEN Varsling gjennom vaktsentralen Varslingsmønster INNKALLING AV DEN KOMMUNALE KRISELEDELSEN Kontorlokaler, samband, nøkler m.v OPPGAVER KRISELEDELSENS OPPGAVER FULLMAKT, SENTRAL KRISEPLANER DELEGERT FULLMAKT TIL KOMMUNAL KRISELEDELSE KRISELEDELSENS INFORMASJONSOPPLEGG Målsetting for informasjon i en krisesituasjon Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjonsflyt Informasjonskanaler Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier Informasjon etter krisen EVAKUERING OG FORPLEINING KRISEPSYKIATRI NEDTRAPPINGSFASE/ETTERBEHANDLING EVALUERING BEREDSKAPSPLANER TELEFON- OG ADRESSELISTER KOMMUNAL KRISELEDELSE ENHETSLEDERE OG KOMMUNALE FAGPERSONELL EKSTERNE ORGANISASJONER INFORMASJONSKONTORET INFORMASJONSKANALER UTFYLLENDE INFORMASJON LOKALER, SAMBAND OG UTSTYR FOR KOMMUNAL KRISELEDELSE ANSVARSFORDELING MOT POLITI/LENSMANN OG FYLKESMANN LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISESTAB Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Løpende logg _Toc KVALITETSSIKRING, KONTROLL OG OPPFØLGING ØVELSER KVALITETSREVISJON Kvalitetsmål Gjennomføring Tiltak i årsbudsjett og økonomiplan Avviksbehandling Sjekkliste Skjema for avviksbehandling FORDELING FORDELINGSLISTE

3 1. Organisering 1.1. Målsetting Kriseledelsen i Etnedal kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i samsvar med gjeldende fagplaner for beredskapen i de forskjellige utøvende etater. All kriseledelse skal gjennomføres på lavest mulig nivå, kfr. Stortingsmelding /97. Kriser innenfor egen kommune skal normalt løses/ledes i egen regi Definisjoner I forbindelse med arbeidet med Risiko- og sårbarhetsanalyse for Etnedal 1997, er krise definert som en uønsket hendelse som rammer større grupper av mennesker og som er mer omfattende enn det ordinære hjelpeapparatet takler tilfredsstillende. Plan for kommunal kriseledelse er en overordnet plan som sammen med fagplaner for beredskap, utarbeidet av kommunens forskjellige etater og organer, utgjør kommunens totale beredskapsplanverk Kommunal kriseledelse Kriseledelsen vil være den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for krisen. Ved en større hendelse vil det være naturlig at kommunens øverste ledelse vil bli innkalt og så raskt som mulig overtar ledelsen. Kommunal kriseledelse vil, etter den første akuttfase, være: Ordfører Rådmann Rådmannens stedfortreder Beredskapsmedarbeider Andre fagpersoner, kommunale og/eller eksterne, som ansees nødvendige 2. Varsling / innkalling 2.1. Varsling av den kommunale ledelsen Enhver ansatt i Etnedal kommune skal, når han/hun får kjennskap til en krise, gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Eventuell akutt meddelelse (informasjon) gis til personer i alvorlig fare. Ved større kriser, skal den kommunale kriseledelsen varsles gjennom overordnet personell (avdelingsleder eller enhetsleder). Dersom overordnet ikke er tilgjengelig, varsles direkte. For varling viser en til punkt og nedenfor

4 Varsling gjennom vaktsentralen Kommunens kriseledelse ved rådmannen (eller stedfortreder) skal normalt varsles via Valdres vaktsentral etter varlingsmønster beskrevet i punkt Varslingsmønster Vaktsentral varsler første tilgjengelige person fra lista nedenfor: Rådmann Rådmannens stedfortreder Ordfører Beredskapsmedarbeider hos rådmannen 2.2. Innkalling av den kommunale kriseledelsen * Rådmann (evt. andre som varsles etter varslingsmønster beskrevet i punkt 2.1.2) vurderer krisens omfang. * Rådmann (evt. ande nevnt ovenfor) innkaller etter behov kommunens øvrige kriseledelse og nødvendig fagpersonale i og utenfor kommunen (se punkt ) Kontorlokaler, samband, nøkler m.v. Kontor for kriseledelsen er kommunestyresal i underetasje i kommunehuset. Div. kontor i samme bygg (rådmann, kommunalsjef, personal, beredskapsansvarlig, til sammen 4 kontor) som avlastningskontorer. Operativt områd er kommunestyresal med tilliggende kontorer. Større møter og stor medieorientering holdes i a) møterom på Etnedalsheimen b) det nyeste næringsbygget i 2. etasje c) Bruflat menighetshus Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlig kommandolinjer (tjenesteveg) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: a) telefon b) mobiltelefon c) telefaks Hovednøkkel til kommunehuset innehas av personell nevnt i punkt samt hos vaktmester. Se ellers punkt Oppgaver 3.1. Kriseledelsens oppgaver NB! Husk å loggføre alle aktiviteter på eget skjema (se punkt 7.3) 1. Avklare ansvarsforhold til lensmann/politi (se punkt 7.2) 2. Skaffe oversikt over inntrufne hendelser og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og dens innbyggere

5 3. Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser, eller der kommunens egne ressurser ikke er tilstrekkelige (se punkt 7.2). 4. Benytte eksisterende (og normale) kommandolinjer i størst mulig grad. 5. Holde løpende kontakt med lensmann/politi, lokal redningssentral (LRS) og Fylkesmann. 6. Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og evt. eksterne) etter behov (se punkt ). 7. Iverksette informasjonstiltak (se punkt 4.2), og eventuelle tiltak med evakuering, forpleining og krisepsykiatri (se punkt 4.3 og 4.4). 8. Iverksette gjeldende kommunale fagplaner etter behov. 9. Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats, og utnytte alle kommunale ressurser som er tilgjengelige. 10. Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen. NB! Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon, og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet. 4. Fullmakt, sentral kriseplaner 4.1. Delegert fullmakt til kommunal kriseledelse Etnedal kommunestyre har i sak..19..i møte den /99 vedtatt fullmakter til kommunal kriseledelse (i fredstid). I krisesituasjoner, jfr. Kommunens kriseplan, har ordfører følgende fullmakter: I ordførerens fravær delegeres fullmakten videre til (i prioritert rekkefølge) varaordfører, rådmann eller rådmannens stedfortreder: 1. Disponerer inntil kr ,- til nødvendig hjelp til kriserammede til forpleining m.m., 2. skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. 3. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen påkrever. 4. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m.m. 5. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 6. Utøve kommunal myndighet som situasjonen krever. Rammebeløpet ovenfor i punkt 1 kan overskrides ved påtrengende behov, og hvor bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal, så snart som mulig, framlegges for formannskapet til godkjenning

6 4.2. Kriseledelsens informasjonsopplegg Informasjonsplanen viser hvilke ressurser (materiell/mennesker)som står til rådighet for kriseledelsen Målsetting for informasjon i en krisesituasjon Informasjon i en krisesituasjon skal gis raskt og korrekt til: - Kommunale organ og kommunens ansatte - Offentlige etater for øvrig - Statens forurensningstilsyn - Mattilsynet (drikkevann) - Direkte berørte/involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte/eiendomsbesittere) - Pårørende/enkeltpersoner - Befolkningen generelt - Mediene Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjon er et lederansvar. Den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir gitt korrekt, raskt og målrettet. Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd, og framstå enhetlig for mottakeren. Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret. Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet. Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. Informasjonsansvar ved krisehåndtering: Det er leder av kriseledelsen som har det overordnede informasjonsansvar. Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonskanaler slik at all informasjon gis riktig og ensartet Informasjonsflyt Det må opprettes kanaler for informasjonsflyt/kommandolinjer mellom kriseledelsen, kommunens øvrige organer og de involverte i krisen på stedet. Ekstern informasjon og kommunikasjon: o Spesielt viktig at kommunikasjon opprettes med pårørende og mediene. o Kriseledelsen skal selv eller bemyndige andre i info-systemet til å: Gå direkte til mediene Holde informasjonsleddene oppdatert. Lede pressekonferanser Teknisk tilrettelegging avklares med info-ansvarlig og er info-kontorets ansvar etter ordre fra kriseledelsen Informasjonskanaler Telefonnummer m.v. se punkt 6.4 Radio: NRK Oppland Valdres Radio Lokalaviser: Oppland Arbeiderblad Valdres - 6 -

7 Informasjonskontoret for publikum, pårørende og medier Informasjonskontor opprettes i kommunehusets underetasje (Bibliotek/servicekontor). Telefonlinjer inn til informasjonskontoret er: Sentralbord: Direktelinje: Spise-/møterom i 1. etasje kommunehuset brukes om møterom for informasjonsavdelingen og mottak av pressen. Bemannes med 2 personer i h.t. egen bemanningsplan (se punkt 6.4) Møterom Etnedalsheimen (evt. næringsbygg eller Bruflat menighetshus) brukes i forbindelse med pressekonferanser. Ved evakuering av mennesker skal en person fra informasjonskontoret være tilstede i mottaket og håndtere informasjonsansvaret der. Informasjonsavdelingens representant skal sammen med medisinsk ansvarlig regulere forholdet mellom evakuerte og mediene. Ansvar for leder av informasjonsavdelingen: Overordnet ansvar for informasjon som gis fra informasjonsavdelingen er leder for avdelingen. Lederen gir ordre til betjening, etter ordre fra kriseledelsen, om hvilke opplysninger som kan gis til publikum/pårørende og har ansvar for at annen informasjon ikke kommer ut. Lederen gir kriseledelsen opplysninger om hvilke oppfatning han/hun har av informasjonsbehovet. Betjening av informasjonskontoret: Alle ansatte i avdelingen i følge egen liste for bemanning. Informasjonsavdelingens oppgaver: 1. Innhente, samle og registrere informasjon. 2. Systematisere og lagre informasjonen. 3. Gi informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelsen og henvise mediapersoner til oppholdsrom hvor de kan vente på ny informasjon. 4. Henvise pårørende til rette vedkommende/sted (kriseteam). 5. Henvise publikum til sted hvor de kan vente på videre informasjon (Bruflat kafe). Informasjon til pårørende som kommer til Etnedal kommunehus / kriseledelse håndtering. Det opprettes kriseteam på helsestasjon (i kommunehusets 1.etasje) under ledelse av kommunelege 1. Kommunelege 1 er ansvarlig for å sette seg i forbindelse med kriseledelsen. Kommunelege 1 innkaller betjening etter egen fagplan. Leger/sykepleiere Psykiatrisk sykepleier Sosionom/barneverspedagog Ansatte ved PPT Informasjonskontor for pårørende: Kommunens ekspedisjon (servicekontoret i underetasje kommunehuset) fungerer som førstemottak Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med førstelinje-tjenesten (informasjonskontoret og kriseteamet) som har nærmest oversikt over informasjonsbehovet

8 4.3. Evakuering og forpleining Ansvarlig for evt. plan: Rådmannen 4.4. Krisepsykiatri Ved store kriser (katastrofer) kan det være behov for betydelig krisepsykiatrisk innsats. Lokal innsats innarbeides i en oppdatering/rullering av beredskapsplan for helse og sosial Nedtrappingsfase/etterbehandling Kriseledelsen vedtar: At krisen er over og at kommunen går tilbake til vanlig drift. Om (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjon skal opprettholdes etter at kriseledelsens andre oppgaver er avsluttet. Igangsetting av nødvendige tiltak for oppfølging av alt innsatspersonell Evaluering Vurdering/gjennomgang av hendelsesforløp av krisen vurderes så snart som mulig etter at krisen er avsluttet. Dette gjelder alle oppgaver og aktiviteter som ligger innen kommunal kriseledelse. Det skal utarbeides skriftlig rapport etter evaluering. Ved vesentlige avvik fra planen, skal denne endre umiddelbart. 5. Beredskapsplaner Alle utøvende beredskapsplaner finnes i de forskjellige fagplaner i kommunens etater m.v. Alle fagplaner skal bl.a. inneholde oversikt over alle ressurser (i og, I den grad det er mulig, utenfor kommunen) som kan brukes i en krise. Ett sett av beredskapsplanene skal oppbevares hos rådmann, ordfører, kommunalsjef, rådgiver og hos beredskapsmedarbeider. Kommunale beredskapsplaner: Administrativ beredskapsplan: Ansvarlig: Rådmann Beredskapsplan for skole/kultur: Ansvarlig: Rådgiver Beredskapsplan for helse/sosial: Ansvarlig: Kommunalsjef + rådgiver Beredskapsplan for teknisk sektor: Ansvarlig: Kommunalsjef - 8 -

9 6. Telefon- og adresselister 6.1. Kommunal kriseledelse Stilling Navn Arbeidssted Telefon Privat adresse Arbeid Mobil Privat Ordfører Jan Arild Berg Kom.hus Etnedal Varaordfører Toril A. Grønbrekk Etn. Sparebank Etnedal Rådmann Kai Egil Bachér Kom.hus Etnedal Stedfort. Tor Ivar Gullord Kom.hus Reinli Beredsk. Hans S. Ruud Kom.hus Etnedal Medlemmer i Beredskapsrådet Ordfører Jan Arild Berg Kom.hus Etnedal Varaordfører Toril A. Grønbrekk Etn. Sparebank Etnedal Rådmann Kom.hus Etnedal Stedfort. Tor Ivar Gullord Kom.hus Reinli Rådgiver Siri Ø. Sjåvik Kom.hus Etnedal Kom. lege 1 Inger Lyberg Kom.hus Etnedal Enhetsleder Lensmann Jan Aune Kom.hus Etnedal Overmontør Tor Bjørnødegård Vokks Etn Etnedal Leder NAV Valdres Nav kontor Sokneprest Marit Slettum Kirkekontor Etnedal Disponent Thor Gunbjørnsen Etn. Bilruter Etnedal HV Tom Nybråten Bagn 6.2. Enhetsledere og kommunale fagpersonell Stilling Navn Arbeidssted Telefon Privat adresse Arbeid Mobil Privat Servicekont Marlyn S. Bergeid Kom.hus Etnedal Barnehager Tone M. Brattrud Etnd. Barnehage Dokka Skole Etnedal Skule Sjukeheim Eli Strand Etn.heimen Etnedal Helse/omsorg Aud Bakken Etn.heimen Etnedal Plan/næring Knut Ole Gladhaug Kom.hus Etnedal Kommunalt fagpersonell Kom.lege 1 Inger Lyberg Kom.hus Etnedal Kom.lege 2 Beata Aure Kom.hus Leira Psyk. sykpl. Tone Lundmoen Etn.heimen Etnedal Psyk. sykpl. Per Åge Nilsen Etn.heimen Åpen omsorg Aud Bakken Etn.heimen Etnedal Sjukeheim Eli Strand Etn.heimen Etnedal Underv.insp Wencke Rognerud Etn.skule Etnedal Brannsjef Einar Helland Kom.hus Etnedal Miljøv.kons Håvard Telstø Kom.hus Etnedal Jordbr.kons Guro Øvergaar Kom.hus Bagn Driftsavd.sjef Hans S. Ruud Kom.hus Etnedal Arb.formann Terje Hestekind Lagerbygg Etnedal Driftsopr. Kjell O. Urberg Vaktmester Håkon Brusveen Kom.hus Etnedal Vaktmester Arild Bergeid Etn.heimen Etnedal Vaktmester Kåre Ulsaker Etn. Skule Etnedal - 9 -

10 6.3. Eksterne organisasjoner Stilling Navn Telefon Adresse Arbeid Mobil Faks Offentlige instutisjoner; Fylkesmannen Beredskapstab Serviceboks, 2626 Lillehammer I Oppland Lensmann i Jan Aune Etnedal Etnedal Sivilforsvaret i Starum leir, 2850 Lena Oppland SFD FIG-Fagernes Nord-Aurdal v/hv Kommune HV Tom Nybråten Bagn Den Norske Ingun Kompen Etnedal Kirke Frivillige organisasjoner Røde kors hjelpekorps Etnedal helselag Se kommunens oversikt over lag og foreninger, kontakt kulturkontoret Idrettslag i kommunen 6.4. Informasjonskontoret Følgende personer kontaktes etter behov: Navn Arbeidssted Telefon Privat adresse Arbeid Mobil Privat Marlyn S. Bergeid Kom.hus Etnedal Boie Strande Kom.hus Elna Kvedalen Kom.hus Etnedal Torill N. Stubbene Kom.hus Etnedal Reidun Skjellerud Kom.hus Etnedal Anne Lise Fjeld Etn. Heimen Etnedal Sigrun N. Aune Etn. Heimen Etnedal Mette Bergene Kom.hus Etnedal Lisbeth Aune Kom.hus Etnedal Anne Ødegård Kom.hus Etnedal 6.5. Informasjonskanaler Navn Telefon Faks NRK Oppland (Krisenr. Ikke offentlig) Valdres radio Oppland Arbeiderblad ; Dokka kontor ; Gjøvik kontor Valdres Etnedal kommune, sentralbord

11 7. Utfyllende informasjon 7.1. Lokaler, samband og utstyr for kommunal kriseledelse Kontor for kriseledelsen er kommunestyresal i under etasje, kommunehuset Bruflat. Diverse kontor i samme bygg (rådmann, 2 kom.sjefer, personal og beredskapskontor) kan brukes som avlastningskontor. Operativt område vil være kommunestyresal med tilliggende kontorer. Større møter og stor mediaorientering avholdes enten i møterom på Etnedalsheimen eller Bruflat Menighetshus. Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenesteveg) i administrasjonen. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: Telefon: Følgende telefoner har linjer som Viktige Prioriterte Telefoner (VPT): Kommunes sentralbord Mobiltelefon: Ordfører Rådmann Rådm. Stedfortreder Telefaks på formannskapskontor: I ROS-analyse 1997 er det anbefalt at kommunen anskaffer og oppretter radiostasjon på et sted hvor en kan være sikret nødstrøm. Dette ville sikre at en, i tilfelle langvarige strømbrudd, kunne komme ut i omverdenen via Dokka, Fagernes eller Kjeldeknatten. Dette er imidlertid en sak som krever noe investeringer. Slik reserve radiostasjon ville være mest hensiktsmessig å plassere på Etnedalsheimen, et sted som også i tilfelle kan egne seg som alternative lokaler for kommunal kriseledelse. TV, video og radio kan lett installeres i forbindelse med kriseledelsens kontorer. Kart som dekker kommunens område finnes på plan- og næring samt i kriseledelsen. Blant personell til informasjonskontoret (se punkt 6.4) finnes personer som kan åpne og betjene sentralbordet Ansvarsfordeling mot politi/lensmann og fylkesmann Politiet har generelt ansvar for å lede (ledelse betyr også informasjonsansvar): Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier. Saker hvor det er begått straffbare handlinger eller er mistanke om dette. Kommunal ledelse må være forsiktige med å kommentere hendelser som vil bli etterforsket for straffbare handlinger, også om forhold som ikke direkte berører etterforskningen. Dersom en er i tvil, kontakt lensmannen

12 Lensmannen kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelsen for hendelser som strekker seg over lengre tid, og hvor fare for menneskeliv er lav, for eksempelvis flom, frost, skogbrann og lignende Ved kongelig resolusjon av 12. desember 1997 er det fastsatt retningslinjer for samordningsansvaret på regionalt nivå. Retningslinjene trådte i kraft 15. januar Formålet med retningslinjene er å beskrive hvordan fylkesmannen skal utøve sitt samordningsansvar i forbindelse med krisehåndtering på regionalt nivå, for å sikre optimale og koordinerte løsninger mellom alle aktører. Retningslinjene endrer ikke berørte etaters ansvar for å håndtere kriser innen det som kan defineres som etatens normale ansvarsområde. 7.3 Logg for den kommunale krisestab Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Nr Oppgave Utført klokka 1 Kriseledelse opprettet. Bestående av: 2 Avklare ansvarsforholdet til lensmannen 3 Skaffe første oversikt over inntruffet hendelse fra skadeledelsen 4 Fylkesmanne varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser. 5 Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eksterne) etter behov. Navn:.. Navn:.. Navn:.. Navn:.. Navn:.. 6 Iverksette informasjonstjeneste 7 Iverksette gjeldende kommunale fagplaner Plan for.. Plan for.. Plan for.. Plan for.. 8 Opphør av kommunal kriseledelse 9 Opphør av kriseinformasjon

13 Løpende logg DTG til DTG LOGG Side Fra Nr. Utstedt Inn DTG UT DTG Meld/ Tlf Sak/Innhold Fordeling Arkiv Merknader Fra/til: Handling: Fra/til: Handling: Fra/til: Handling: Fra/til: Handling: Fra/til: Handling: Fra/til: Handling: Fra/til: Handling: Fra/til: Handling:

14 8. Kvalitetssikring, Kontroll og Oppfølging 8.1. Øvelser Kommunal ledelse ved større kriser er en stor og omfattende oppgave. I tillegg til å utarbeide nødvendige planer, er øvelser svært viktig. Det skal holdes minst en øvelse hver annet år for kommunal kriseledelse. Det bør legge opp til både teoretiske og praktiske øvelser. Større øvelser sammen med andre eksterne instanser bør gjennomføres ca annenhver æbrødr. Etter hver øvelse skal det foretas en evaluering. Dersom det fastslås feil i planen eller det har vært større avvik mellom planforutsetninger og faktisk gjennomføring, skal planen revideres Kvalitetsrevisjon Kvalitetsmål Ved kvalitetsrevisjon skal det kontrolleres om: Målsetting for planen er oppfylt (hver 4. år) Ressursoversikter er ajour (årlig) Gjennomføring Kvalitetsrevisjon (rullering) av den planen gjennomføres i to avdelinger : * Årlig - Med hovedvekt på ajourføring av ressurser. Gjennomføres innen hvert år * Hvert 4.år - Hvor en i tillegg til momenter under årlig kontroll også tas en gjennomgang av planens målsetting og systematisering. Gjøres innen hvert 4 år, første gang Tiltak i årsbudsjett og økonomiplan Dersom det ved kvalitetsrevisjon av planen framkommer ønske om tiltak som har økonomiske konsekvenser skal dette tas med i behandlingen av kommunens økonomiplan/budsjett. Jfr. Tildeling av foreløpige rammer juni hvert år Avviksbehandling Når det oppdages avvik fra planen, skal det alltid skrives ut avviksmelding på eget skjema. Avviksliste se punkt fylles ut og sendes beredskapsansvarlig hos rådmannen. 14

15 Sjekkliste Sjekkliste ved kvalitetsrevisjon (internkontrollrunder) For Dato for denne kvalitetsrevisjon Dato for forrige kvalitetsrevisjon.. 1. Lover, forskrifter og målsetting (hvert 4.år) Har det kommet ny målsetting for denne planen eller er relevante lover eller forskrifter endret i perioden? Ja Nei Hvis ja; Er planen revidert? Hvis Nei: Skriv avviksmelding. 2. Evaluering av hendelser og øvelser Har det vært uønskede hendelser i siste periode? Hvis ja; Er planen evaluert etter hendelser og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Hvis Nei; skriv avviksmelding. Forutsetter planen at det skulle vært holdt øvelse i siste periode? Hvis ja; er øvelsen gjennomført? Hvis nei: Skriv avviksmelding. Hvis ja: Er planen evaluert etter øvelse og er planen korrigert for eventuelle registrerte avvik? Hvis nei: skriv avviksmelding. 3. Årlig kvalitetsrevisjon (rullering) Er denne planen (med eventuelle vedlegg) holdt à jour ved årlig kvalitetsrevisjon? Hvis nei: Skriv avviksmelding. 15

16 4. Utsendelse av revidert av plan Har alle innehavere av denne planen mottatt alle oppdateringer som er utsendt i perioden? Hvis nei: skriv avviksmelding. 5. Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Har der ved kvalitetsrevisjon av denne planen framkommet ønsker om tiltak som må inn i tiltaksplan? Hvis ja: Er tiltaket ført opp i kommende tiltaksplan? Hvis nei: skriv avviksmelding. 6. Avviksbehandling Er det siden forrige kvalitetsrevisjon kommet inn avviksmeldinger til denne plan? Hvis ja: Er avviksbehandling gjennomført i henhold til gjeldende regler? Hvis nei: Skriv avviksmelding. Underskrift Kopi sendes beredskapsleder 16

17 Skjema for avviksbehandling Avviksmeldingsskjema For. Ved gjennomgang av denne planen den.ble det konstantert følgende avvik: Endringer i målsetting eller lover og forskrifter er ikke ajourført i planen. Planen er ikke evaluert etter hendelser eller øvelse. Det er ikke avholdt øvelse i perioden Planen er ikke holdt à jour ved årlig kvalitetsrevisjon Ved endring av planen er det ikke sendt ut rettinger/oppdatering til alle i h.t. fordelingsliste Aktuell tiltak er ikke ført opp i budsjettforslag/forslag til økonomiplan. Avviksmelding er ikke behandlet etter gjeldende regler. Tiltak for å endre/korrigere planen for å hindre lignende framtidige avvik er:. Frist for å gjennomføre endring er:. Gjennomført, dato/ansvarlig: 17

18 9. Fordeling 9.1. Fordelingsliste Plan for kommunal kriseledelse er fordelt som følger: Ordfører 1 stk (nr 1) Varaordfører 1 stk (nr 2) Rådmann 1 stk (nr 3) Beredskapsansvarlig hos rådmann 1 stk (nr 4) Kommunalsjef 1 stk (nr 5) Rådgiver 1 stk (nr 6) Enhetsledere 6 stk (nr 7-12) Valdres vaktsentral 1 stk (nr 13) Lensmann 1 stk (nr 14) Vestoppland politidistrikt 1 stk (nr 15) Fylkesmannen i Oppland 1 stk (nr 16) Ekstra eksemplarer (oppbevares av beredskapsansv.) 5 stk (nr 17-21) Totalt 21 stk Eksemplarene nummereres og registreres på mottaker før avsendelse. Når årlig revisjon medfører endring, skal alle innehaverne av denne planen motta ny plan (evt. nytt komplett sett for innsetting i ringperm). 18