Beredskapsplan for Søndre Land kommune

Transkript

1 Beredskapsplan for Søndre Land kommune Ta utskrift av planen med vedlegg. Ha den gjerne tilgjengelig både hjemme og på jobb. Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune 15. august 2012

2 Innledning Alle kommuner kan bli rammet av ulykker og kriser som i art og omfang forårsaker betydelige skader, og som setter liv, helse, miljø og materielle verdier i fare. Samfunnsviktige funksjoner som for eksempel telekommunikasjon, vann- og elektrisitetsforsyning er sårbare overfor ekstraordinære belastninger og det er derfor viktig å forberede seg før krisen rammer. Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) stiller krav om at beredskapsplanen skal inneholde en oversikt over hvilke tiltak kommunen har forberedt for å håndtere uønskede hendelser. Som et minimum skal beredskapsplanen inneholde en plan for kommunens kriseledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplan og plan for informasjon til befolkningen og media. Søndre Land kommune utarbeidet første gang plan for kommunal kriseledelse i 1999 og denne har siden ved flere anledninger blitt revidert med hensyn til varslingslister. Planen er nå revidert og revisjonen av planen har hatt særlig fokus på samspill mellom informasjonskontor og kriseledelse, for å sikre god informasjons til befolkningen og media i tilfelle krise. Plan for informasjon er løftet fram i den nye planen. I dag sies det at 70 % av arbeidet under en krise består av informasjonsarbeid. Planen legger derfor større vekt på dette enn tidligere å tydeliggjøre i større grad de ulike informasjonsoppgavene og hvem som innehar de ulike funksjoner i dette arbeidet. Kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) ble utarbeidet i 1997 og denne er nå også under revidering. Gjøre deg kjent med planen før krise, under en krise er det ofte bare tid til å benytte kontaktinformasjonen Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 2 av august 2012

3 Innhold 1.0 Kommunens ansvar Målsetting og prinsipper Kriseledelsen Kriseledelsens oppgaver Fordeling av ansvar og oppgaver i kriseledelsen Kriseledelsens lokaler og utstyr Evakuering og forpleining Nedtrappingsfase Evaluering etter øvelser og kriser Politisk forankring Beredskapsrådet Kvalitetssikring av beredskapsarbeidet og beredskapsplanene Vedlegg 1 Kontaktinformasjon Vedlegg 2 Krisekommunikasjonsplan Vedlegg 3 Skjemaer til loggføring Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 3 av august 2012

4 1.0 Kommunens ansvar Den kommunale beredskapsplikten er nedfelt i sivilbeskyttelsesloven og i særlovgivning som regulerer ulike kommunale virksomhetsområder. Eksempler på særlovgivning er smittevernloven, brannvernloven, forurensningsloven o.a. Når det gjelder Lov om helsemessig og sosial beredskap, så legger denne et relativt omfattende beredskapsansvar på kommunen. Hertil kommer at kommunen også har et generelt ansvar for befolkningens ve og vel i en krisesituasjon. Kommunens ansvar ved en større ulykkes- eller krisesituasjon blir å bistå der de ordinære innsatsorganers ressurser ikke strekker til. Med ordinære innsatsorganer menes politi, brannvesen, redningstjeneste, sykehus og sivilforsvar. Ansvaret kan beskrives slik: Politiet Kommunen Fylkesmannen Politiet / redningstjenesten leder aksjonen når det er fare for skade på eller tap av liv. Politiet / redningstjenesten vil også kunne lede innsatsen i akuttfasen dersom det kun er fare for tap av materielle verdier. Når det ikke lenger er fare for skade på eller tap av liv, skal kommunen overta kriseledelsen så snart beredskapen er etablert. Politiet / redningstjenesten leder alltid akuttinnsatsen, men ved større katastrofer, og det ikke er fare for liv og helse, og når hendelsen omfatter flere kommuner, har fylkesmannen et samordningsansvar. I h.h.t Politilovens 27 har politiet det umiddelbare ansvaret for iverksetting og organisering av redningsinnsats når menneskers liv eller helse er truet. Det samme gjelder ved ulykkesog/eller katastrofesituasjoner for å avverge fare og begrense skade. Det går fram av samme bestemmelse at politiet har ansvaret inntil det overtas av annen myndighet. Politiet kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Politiet har ansvar for å etterforske eventuelle straffbare forhold også i forbindelse med kriser/katastrofer. Kommunal ledelse må derfor være forsiktig med å kommentere hendelser som kan komme til å bli etterforsket som straffbare handlinger. Dette gjelder også forhold som ikke direkte berører etterforskningen. I tvilstilfelle, kontakt politiet. Kommunen vil normalt få ansvaret for krisen når hendelser strekker seg over lengre tid og hvor fare for menneskeliv er lav, eksempelvis flom, frost, skogbrann o.l. Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 4 av august 2012

5 Kommunen må være forberedt på blant annet disse oppgavene ved en krisesituasjon: ta hånd om skadde personer yte bistand ved evakuering innkvartering og forpleining forsyningsstøtte til redningsmannskaper informasjon til pårørende, befolkningen og media sikre helsemessig trygge næringsmidler og drikkevann sikre nødstrøm ved strømstans rette opp skader på kommunikasjon og andre anlegg opprydding, opprenskning, avfallsdeponering og annen innsats for å verne miljøet verne om kulturelle verdier opprettholde nødvendig daglig drift under krisesituasjonen 2.0 Målsetting og prinsipper Beredskapsplanens formål er å skape handling når en uønsket hendelse inntreffer. Planen skal være et verktøy for kriseledelsen slik at den i samarbeid med aktuelle instanser kan håndtere fremtidige kriser på en god måte. Beredskapsplanen er en handlingsrettet plan som har som utgangpunk å beskytte befolkningen og materielle verdier, samt begrense skadevirkninger og skadeomfang i størst mulig grad. Beredskapsplanen er primært utarbeidet for kriser og uønskede hendelser i fredstid, men planen skal kunne tilpasses tilsvarende situasjon i krig. Beredskapsplanen er en overordnet plan som sammen med fagplaner for beredskap, utarbeidet av kommunens tjenesteområder, og risiko- og sårbarhetsanalysen utgjør kommunens totale beredskapsplanverk. Kommunens gjeldende fagplaner for beredskap: Helseberedskapsplan - generell del (A), des Helseberedskapsplan - operativ del (B), des Retningslinjer for psykososialt krisearbeid, nov Smittevernplan, jun Smittevernplan - delplan for pandemisk influensa, sept Kommunal kriseledelse - fagplan grunnskole og barnehage, jan Regional beredskapsplan - skogbrann, 2010 Lokal beredskapsplan NAV Søndre Land, jan Norske myndigheter skal håndtere kriser etter tre hovedprinsipper: Ansvarsprinsippet betyr at den som har et ansvar i en normalsituasjon også har et ansvar i tilfelle ekstraordinære hendelser. Likhetsprinsippet betyr at den organisasjon man opererer med til daglig skal være mest mulig lik den organisasjon man har under kriser. Nærhetsprinsippet betyr at kriser skal håndteres på et lavest mulig nivå i organisasjonen. Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 5 av august 2012

6 En krise er definert i kommunens risiko- og sårbarhetsanalyse som en uønsket hendelse som rammer større grupper av mennesker og som er mer omfattende enn det ordinære hjelpeapparatet takler tilfredsstillende. 3.0 Kriseledelsen Kriseledelsen vil være den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for å lede krisen. I akuttfasen vil det normalt være lederen ved den driftsenheten der ulykken inntreffer. Ved en større hendelse skal kommunens toppledelse varsles og denne setter ved behov kriseledelse og overtar ansvaret for håndteringen av krisen. Kriseledelsen ved en slik større hendelse består av: rådmann ordfører beredskapsansvarlig informasjonssjef kommuneoverlege Kriseledelsen varsles i overstående rekkefølge. Forsøk først rådmannen, dernest ordfører osv. til det oppnås personlig kontakt. Kriseledelsen innkaller etter behov nødvendig bistand fra fagpersonale i og utenfor organisasjonen. Kontaktopplysninger finnes i vedlegg 1. kontaktinformasjon. 3.1 Kriseledelsens oppgaver Husk å loggføre alle aktiviteter i CIM eller på egnet skjema (vedlegg 3). 1. Etter varling internt, sørg for å varsle og avklare ansvarsforholdet med politi/lensmann. 2. Skaff oversikt over hendelsen og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere. 3. Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser og/eller når kommunen ønsker bistand fra Fylkesmannen. 4. Kall inn nødvendige fagpersoner etter behov. 5. Iverksett aktuelle kommunale fagplaner for beredskap. 6. Hold løpende kontakt med lensmann, Gjøvik Politikammer (LRS), andre samarbeidspartnere og avtal rutiner for informasjonsdeling. 7. Iverksett informasjonstiltak (vedlegg 2 Krisekommunikasjonsplan). 8. Iverksett nødvendige tiltak som evakuering og forpleining (kapitel 4). 9. Led, koordiner og prioriter kommunens innsats og utnytt alle tilgjengelige kommunale resurser. 10. Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen. Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 6 av august 2012

7 3.2 Fordeling av ansvar og oppgaver i kriseledelsen Kriseledelsens ansvar og oppgaver er delt i fem funksjoner som illustrert nedenfor. Rådmann Informasjonssjef Beredskapsansvarlig Ordfører Kommuneoverlege Rådmann skal: Lede innsatsen Etablere nødvendig innsatsorganisasjon Gi avklaringer og fullmakter Ta nødvendige beslutninger under innsatsen Rådmann Informasjonssjef Beredskapsansvarlig Ordfører Kommuneoverlege Informasjonssjef skal: Sikre enhetlig kommunikasjon til alle aktuelle målgrupper Iverksette krisekommunikasjonsplanen Lede krisekommunikasjonsstaben Holde kriseledelsen oppdatert på mediebildet Sikre seg oppdatert situasjonsbilde Sørge for støtte til dem som til enhver tid skal uttale seg i media Føre logg over hendelsen Samordne og koordinere pressekonferanser Informasjonssjef Ordfører Rådmann Beredskapsleder Kommuneoverlege Ordfører skal: Være talsperson overfor mediene Sikre seg oppdatert situasjonsbilde Informasjonssjef Rådmann Beredskapsansvarlig Beredskapsansvarlig skal: Bistå rådmannen i hans arbeid Ordfører Kommuneoverlege Rådmann Informasjonssjef Beredskapsansvarlig Ordfører Kommuneoverlege Kommuneoverlege skal: Vurdere helsemessige forhold og sannsynlig utvikling av hendelsen Samle og administrere de helsefaglige ressursene Etablere pårørendesenter ved behov Iverksette nødvendige helseberedskapsplaner Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 7 av august 2012

8 3.3 Kriseledelsens lokaler og utstyr Operativt møterom for kriseledelsen vil være formannskapssalen i Rådhuset, de tilstøtende møterommene lillesalen og kommunestyresalen kan også benyttes ved behov. Bodegaen, eventuelt foajeen, kan benyttes til pressekonferanser. Kriseledelsen og vaktmestere er utstyrt med nøkler til alle dører i Rådhuset. Elektriske dørlåser fungerer i 24 timer med batteridrift ved strømbrudd. Som alternative samlingssteder for kriseledelsen, dersom det ikke er mulig å samles i Rådhuset, kan følgende lokaler benyttes: Fryal skole Søndre Land Ungdomskole Odnes skole Grettegutua barnehage Kriseledelsen disponerer 4 bærbare pcer, 1 trådløs ruter, 2 bærbare lerreter og 1 printer. Pcene og ruteren oppbevares på kontoret til Tom Bøhn, mens resten av utstyret står i lagerrommet bak kommunestyresalen. Formannskapssalen har en fasttelefon med nummer Tv finnes i ungdomsklubben. 2 sambandsradioer disponeres, én på Helges kontor og én på lagerrommet bak kommunestyresalen. Varslingssystem via SMS og talemelding (UMS) Ett stort dieselaggregat på hjul tiltenkt brukt på Hovli. Ett stort dieselaggregat skal også kjøpes inn og er tenkt brukt på By for å fylle høydebassenget. 3 aggregater på 5,5 kw som oppbevares på helsehuset, brannstasjon og på Lunden. 4.0 Evakuering og forpleining Evakuering av lokalbefolkning blir beordret av politiet. Situasjoner som kan medføre behov for evakuering kan være brann, gasslekkasje, ras eller andre årsaker som medfører at det kan være fare for liv og helse og oppholde seg i private hjem eller institusjoner. Evakuering er enten planlagt eller akutt: Planlagt evakuering vil normalt strekke seg over flere dager og i så fall vil overnattingsmuligheter, forpleiningssteder som skoler og andre større bygninger være aktuelle i forhold til innkvartering. Private boliger kan også være aktuelt å benytte. Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 8 av august 2012

9 Akutt evakuering må organiseres innen kort tid og mottak og registrering av evakuerte og det og skaffe midlertidig losji vil være spesielt aktuelt. Søndre Land hallen vil være aktuell å benytte ved akutt evakuering. All evakuering vil kreve varsling av berørte og informasjon til publikum. Ved planlegging og iverksetting vil følgende elementer være aktuelle: Transport Innkvartering Rekvirering av nødstrømsaggregat Forpleining til berørte og innsatspersonell fra Hovlikjøkkenet Samband Krisepsykiatri (se Plan for psykososialt krisearbeid) Registrering av evakuerte personer Informasjon til berørte, pårørende og publikum (se vedlegg 2 krisekommunikasjonsplan) Rulering av innsatspersonell 5.0 Nedtrappingsfase Kriseledelsen avgjør når den anser krisen som over og går tilbake til vanlig drift. De vurderer også hvordan kommunikasjonsoppgavene i forbindelsen med krisen skal ivaretas etter at kriseledelsens andre oppgaver er avsluttet. Nødvendige oppfølgingstiltak av innsatspersonell må også vurderes. 6.0 Evaluering etter øvelser og kriser Kommunen skal etter øvelser og uønskede hendelser evaluere krisehåndteringen. Der evalueringen gir grunnlag for det skal det foretas nødvendige endringer i risiko- og sårbarhetsanalysen og beredskapsplaner. Det utarbeides en skriftlig rapport etter evalueringen. 7.0 Politisk forankring Kommunestyret har i sak 91/99 vedtatt følgende: I krisesituasjoner, jfr. kommunens kriseplan, har ordføreren følgende fullmakter. I ordførerens fravær delegeres fullmakter videre til (i prioritert rekkefølge) varaordfører, rådmann eller stedfortredende rådmannen å disponere inntil kr til: Til nødvendig hjelp til kriserammede til forpleining m.m., skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak og gjennomføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m.m. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 9 av august 2012

10 Rammebeløpet ovenfor kan overskrides ved påtrengende behov når bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. 8.0 Beredskapsrådet Beredskapsrådet har ikke noen operativ funksjon i forbindelse med kommunens krisehåndtering, men vil kunne fungere som et samarbeids- og rådgivende organ for kommunens kriseledelse. Hele eller deler av rådet kan kalles inn til kriseledelsen som rådgivere eller liasoner. Beredskapsrådet skal være et forum for samarbeide mellom kommunale og statlige totalforsvarsmyndigheter på kommuneplanet. Rådet har til oppgave å gi råd til kommunale myndigheter i beredskapsspørsmål og ta initiativ til beredskapsforberedelser. Rådet kan innkalle representanter for andre institusjoner, organisasjoner m.v. etter behov. Rådet ledes av ordføreren. Kommunens beredskapsansvarlig er rådets sekretær. Rådets sammensetning og kontaktinformasjon finnes i vedlegg 1 kontaktinformasjon. 8.1 Kvalitetssikring av beredskapsarbeidet og beredskapsplanene Beredskapsarbeidet - øvelser Kommunal ledelse ved kriser er en stor og omfattende oppgave. I tillegg til å utarbeide nødvendige planer er kommunen pålagt å øve planen jevnlig. Kommunene skal delta i og/eller gjennomføre øvingsaktivitet en gang per år. Med øvingsaktivitet menes: Øvet av Fylkesmannen Bidra i planleggingen av øvelse av annen kommune initiert av Fylkesmannen (bør komplementeres med minimum en table top) Deltager i annen redningsøvelse Egeninitiert trening ved Sivilforsvaret (eller tilsvarende) Egeninitiert øvelse Egeninitiert table top Kvalitetsrevisjon av beredskapsplan Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Oppdages feil i planen meldes dette til beredskapsansvarlig. Dersom det ved revisjon av planen framkommer ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser, skal dette tas med i behandlingen av kommunens budsjett. Når årlig revisjon medfører endring i planen skal alle innehavere på distribusjonslisten nedenfor få tilsendt ny plan. Distribusjonsliste Ordfører, varaordfører, rådmann, kommunalsjefer, beredskapsansvarlig, informasjonssjef, tjenesteområdeledere, kommuneoverlege, brannsjef, lensmann, Vestoppland politidistrikt, Gjøvik brannstasjon, Fylkesmannen i Oppland, HV05, Vestoppland sivilforsvarskrets. Kommunal beredskapsplan, Søndre Land kommune Side 10 av august 2012

11 Vedlegg 1 Kontaktinformasjon Kommunal kriseledelse Funksjon Navn Mobil Arbeid Privat Privatadr. Funksjon * Rådmann Nils Hesthagen F.L. Suhrs vei 9, Gjøvik Kriseledelse Kommunalsjef Pål Rønningen Rønningsvegen 17, Hov Stedfortreder Kommunalsjef Odd Syversen Lindstadgutua 6, Fall Stedfortreder * Ordfører Terje Odden Vestsidevegen 1555, Hov Kriseledelse Varaordfører Rune Selj Flubergveien 402, Fluberg Stedfortreder * Beredskapsleder Bjørn Runar Eriksen Gjøviklinna 1108, Fluberg Kriseledelse Vara brannsjef Hans Martin Søfferud Solsvingen 8, Fluberg Stedfortreder * Kommuneoverlege Jens Mørch Breskebakke 19, Hov Kriseledelse Ansvarlig lege Knut B Kielland Klinkenbergveien 14, Hov Stedfortreder * Informasjonssjef Kjeld Dag Svendsen Nordbergsvegen 50, Hov Kriseledelse Saksb. informasjon Line Bøe Åsvegen 27, Hov Stedfortreder * De med uthevet skrift utgjør kriseledelsen og kontaktes i den rekkefølge de her står oppført. Stedfortreder kontaktes ved behov. Ledere og fagpersonell Funksjon Navn Mobil Arbeid Privat Privatadr. Leder helse, omsorg og Randi Marta Berg Lensmannsgutua velferd Leder oppvekst Fred Sørensen Hasselvegen 11, Hov Leder bygg og eiendom Morten Nord-torpavegen 1036 Normann Leder barnehage Knut Åge Berge Nevervegen 1, Hunndalen Vedlegg 1 Kontaktinformasjon til beredskapsplanen Side 1 av 4 Oppdatert 15. august 2012

12 Funksjon Navn Mobil Arbeid Privat Privatadr. Leder plan, miljø, næring Tore Stenseng Åsvegen 27, Hov Leder kultur Dag Johansen Stensvollvegen 15, Fall Leder barn og familie Stina S. Bjone Vestsidevegen 56, Bjoneroa Leder NAV Walter Draget Rognevegen 5, Hov Lege ved legesenteret Vakt Legenes vakttelefon Legevakt for publikum Øyeblikkelig hjelp 08:00-15:30 Brannvesen 24 timers vakt IT-konsulent Tom Bøhn Hovlandsvegen 18, Hov IT-konsulent Kari Røhne Vestsidevegen 952, Hov IT-konsulent Trond Østli Flubergvegen 424, Fluberg Personalsjef Guri W. Haugen Raufoss Sogneprest Øystein Wang Holmevegen 5, Fall Kommunikasjonsstabstab * kan åpne sentralbordet Funksjon Navn Mobil Arbeid Adresse Kriseledelsens Kjeld Dag Svendsen Nordbergsvegen 50, Hov informasjonsleder Kontorleder Knut Viset Heimdalsvegen 15, Brandbu * Loggfører Line Bøe Åsvegen 27, Hov * Sentralbord Kari-Anne Kleven Holmevegen 61, Fall * Sentralbord Liv Kari Jordskogen Lykkja 2, Hov * Henvendelsesmottak Irene Longva Bakkenbygda 7, Fall * Henvendelsesmottak Torill Ødegård Breskebakke 35 A, Hov Vedlegg 1 Kontaktinformasjon til beredskapsplanen Side 2 av 4 Oppdatert 15. august 2012

13 Funksjon Navn Mobil Arbeid Adresse Vakt Erik Bjørnsveen Bakken 2, Hov Kriseteam / Psykososialt kriseteam Funksjon Navn Mobil Arbeid Privat Adresse Kommuneoverlege Jens Mørch Breskebakke 19, Hov Helsesøster Grethe Beck Lindstadgutua 6, Fall Psykisk helsearbeider Tove Børstad Eksterne kontaktpunkter Organisasjon Kontaktperson Mobil Arbeid Privat Adresse Fylkesmannen i Oppland Beredskapsavdelingen Lillehammer Fylkesmannen i Oppland Ved akutt behov utenom åpningstid Lensmann Ole Bjerke Brandbu Politi Lokal redningssentral Gjøvik brannvesen Gjøvik Sivilforsvaret vestoppland Geir Fevang HV Toten forsterkningsområde Trond Myhrer Gjøvik Land sag Odnes Røde kors hjelpekorps Tom Sandberg Lag og foreninger i Søndre Land Se: Vedlegg 1 Kontaktinformasjon til beredskapsplanen Side 3 av 4 Oppdatert 15. august 2012

14 Media Organisasjon Kontaktperson Sentralbord Krisetlf. U.off. Direkte Adresse NRK hedemark og Oppland Inger Johanne Solli (red) XX XX XX XX Lillehammer Radio Randsfjord P XX XX XX XX Lillehammer Oppland Arbeiderblad Dokka Oppland Arbeiderblad Gjøvik Medlemmer i Beredskapsrådet Stilling Navn Telefon E-post Ordfører Terje Odden Rådmann Nils Hesthagen Leder grunnskole Fred Sørensen Leder helse og omsorg Randi Marta Berg Leder teknisk drift Bjørn Runar Eriksen Kommuneoverlege Jens Mørch Beredskapsleder Bjørn Runar Eriksen Lensmann Ole Bjerke ole.bjerke@politiet.no HV Toten forsterkningsområde Trond Myhrer tr-myhrer@online.no Sivilforsvaret vestoppland Geir Fevang geir.fevang@dsb.no Vedlegg 1 Kontaktinformasjon til beredskapsplanen Side 4 av 4 Oppdatert 15. august 2012

15 Krisekommunikasjonsplan 1.0 Varling av kommunikasjonsstaben Informasjonsleder varsles som del av kriseledelsen. Rekkefølge for varsling av kommunikasjonsstaben er som følger: Kontorleder Loggfører Sentralbord Kontaktinformasjon finnes i vedlegg 1 Kontaktinformasjon. 1.0 Mål for kommunikasjon i krisesituasjoner Krisekommunikasjonen skal først og fremst gi innbyggere rask og konkret informasjon som gjør dem i stand til å håndtere en uønsket hendelse best mulig. Det viktigste er å redde liv og helse, dernest miljø og materielle verdier. Det er viktig at omsorg for de berørte prioriteres først. Prioriter fokuset i kommunikasjonen i henhold til denne rekkefølgen: Mennesker Miljø/omgivelser Materielle verdier Økonomi Kommunikasjonen skal synliggjøre ansvarsforhold, myndighetskoordinering og opplyse hvor berørte kan få ytterligere informasjon og eventuelt hjelp og støtte. 2.0 Informasjonsansvaret Ordfører har det overordnede informasjonsansvaret. Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonskanaler slik at informasjonen gis raskt og ensartet. Søndre Land kommune har som overordet oppgave i en krisesituasjon å informere befolkningen og media. Kommunes servicetorg sammen med informasjonssjefen utgjør kommunes informasjonsstab, og er kommunens kontaktpunkt for offentligheten og mediene. I krisesituasjon der samarbeid mellom Vestoppland politidistrikt og Søndre Land kommune er etablert, vil politiet bestemme innholdet av informasjon som angår det videre arbeidet med å løse situasjonen. Politiet avgjør når informasjon skal offentliggjøres og har ansvaret for mediekontakten om informasjon etter dette punktet. 3.0 Viktige oppgaver for krisekommunikasjonsstaben Avklare eierskapet til krisen Sørge for god informasjonsdeling overfor andre involverte aktører i krisen Klargjøre mål og budskap Koordinere/samordne informasjonen med andre involverte aktører slik at mediene og andre får en korrekt oppfatning av situasjonen Vedlegg 2 krisekommunikasjonsplan til beredskapsplanen Oppdatert juni 2012 Side 1 av 3

16 Sikre en enhetlig kommunikasjon til alle aktuelle målgrupper Gi et så korrekt bilde av situasjonen som mulig Vise at man har kontroll og fokus på å løse situasjonen Peke på løsninger Kommunisere at hjulene holdes i gang gjennom virksomhetens ordinære drift, så langt dette gir et korrekt bilde Kommunisere mest mulig direkte med viktige målgrupper, inkludert mediene, for å unngå at de bruker andre kilder som kan gi et feil bilde av situasjonen eller bidra til motstridende budskap Publiser kriseinformasjon på kommunens nettside Føre logg over hendelsen Samordne og koordinere pressekonferanser Drive systematisk informasjonsinnhenting (monitorering av media) 4.0 Fordeling av oppgaver i kommunikasjonsstaben Funksjon Innehaver Kort beskrivelse Kriseledelsens informasjonsleder Kjeld Dag Svendsen Samordner arbeid i kriseledelse og kommunikasjonsstaben. Kontorleder Knut Viset Styrer informasjonskontorets arbeid og fordeler oppgaver. * Loggfører Line Bøe Fører fortløpende logg over hendelsen (utvikling og beslutninger i kriseledelsen) * Sentralbord Kari-Anne Kleven Betjener henvendelser over telefon * Sentralbord Liv Kari Jordskogen Betjener henvendelser over telefon * Henvendelsesmottak Irene Longva Svarer på telefoner, henvendelser, e-post og loggfører dette * Henvendelsesmottak Torill Ødegård Svarer på telefoner, henvendelser, e-post og loggfører dette Vakt Erik Bjørnsveen Sørger for ro og orden, og at presse og publikum holder seg i avtalte områder. 5.0 Informasjonskanaler Kommunens hjemmeside, Radio/TV: NRK Hedemark og Oppland Radio Randsfjord TV Innlandet Avis: Oppland arbeiderblad E-post og Intranett for å nå kommunens ansatte. For kontaktinformasjon se vedlegg 2. Vedlegg 2 krisekommunikasjonsplan til beredskapsplanen Oppdatert juni 2012 Side 2 av 3

17 6.0 Informasjonskontor for pårørende, medier og publikum Ansvarsfordeling Informasjonsleder har det overordnede og koordinerende ansvaret for informasjonskontoret, mens kontorleder tilrettelegger, fordeler oppgaver og er informasjonskontorets bindeledd til kriseledelsen. Informasjonskontor opprettes i Rådhusets servicestorg og benyttes for mottak av henvendelser til kommunen. 5 arbeidsplasser er tilrettelagt for å betjene sentralbordnummeret, ved større behov kan det vurderes å benytte ressurser hos de andre kommunene i regionen. Telefonlinjer inn til informasjonskontoret er: Sentralbord: Direktelinjer: , , Vakthold opprettes ved behov ved hovedinngangen og eventuelt ved døren videre inn i rådhuset. Bodegaen eventuelt festsalen opprettes som pressesenter. Evakuering Ved evakuering skal en eller flere fra kommunikasjonsstaben være tilstede på evakueringsmottaket og bistå i forhold til informasjonsoppgaver. Informasjonskontorets oppgaver 1. Gi informasjon til publikum / pårørende /berørte ut ifra informasjon fra kriseledelsen og veilede disse i forhold til eventuell formidling til psykososialt krisehjelp. 2. Gi mediene informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelsen og henvise mediepersoner til oppholdsrom hvor de kan vente på ny informasjon 3. Henvise media og publikum til et sted hvor de kan vente på videre informasjon 4. Føre løpende logg over telefonsamtaler, e-post og personbesøk som vedkommer hendelsen Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med krisekommunikasjonsstaben. Vedlegg 2 krisekommunikasjonsplan til beredskapsplanen Oppdatert juni 2012 Side 3 av 3

18 Vedlegg 3. Skjemaer for loggføring LOGG FOR DEN KOMMUNALE KRISELEDELSE - Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Oppgave Utført kl Kriseledelse bestående av (navn): er opprettet Avklare ansvarsforholdet til politiet Skaffe første oversikt over inntruffet hendelse fra skadeledelsen Fylkesmannen varsles ved kriser som omfatter områder utenfor kommunens grenser Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelle eksterne etter behov): Navn: Navn: Navn: Navn: Navn: Iverksette kommunikasjonstjeneste Iverksette kommunale fagplaner: Plan for: Vedlegg 3. Skjemaer for loggføring til beredskapsplanen Oppdatert juni 2012 Side 1 av 3

19 Plan for: Plan for: Plan for: Opphør av kommunal kriseledelse Opphør av kriseinformasjonstjeneste Vedlegg 3. Skjemaer for loggføring til beredskapsplanen Oppdatert juni 2012 Side 2 av 3

20 Løpende logg Nr. Inn - DTG Ut - DTG Melder/ tlf Fra DTG: Til DTG: Side nr: Sak/innhold Fordeling Arkiv Merknader Fra/til: Handling: Info: Fra/til: Handling: Info: Fra/til: Handling: Info: Fra/til: Handling: Info: Fra/til: Handling: Info: Fra/til: Handling: Info: DTG = Datotidsgruppe, f.eks = den sjuende kl Vedlegg 3. Skjemaer for loggføring til beredskapsplanen Oppdatert juni 2012 Side 3 av 3