Politisk organisering

Transkript

1 Nye Lindesnes Politisk organisering Sluttrapport etter arbeidet i fem arbeidsgrupper

2 1 Innhold 1 Innhold Oppsummering og anbefalinger Innledning Politisk styring og kontroll Folkevalgtes arbeidsvilkår Delegering av myndighet fra kommunestyret Politisk hovedstruktur vedtatt av fellesnemnda Administrasjonsutvalg Eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Medlemmer og deltakere i de faste utvalgene Andre utvalg og råd Eksterne råd og foreninger Demokratisk deltakelse Vilkår for demokratisk deltakelse Nærdemokrati Lokalråd Lindesnespanelet digitalt nærdemokrati Innsyn, åpenhet og tilgjengelighet Barn og unges representasjon/medvirkning Organisering av medvirkningsorgan Økonomisk og administrativ støtte Barn og unges talsperson etter plan og bygningsloven Øvrige konsekvenser ved et aktivt medvirkningsorgan Brukermedvirkning og innbyggerinvolvering Brukermedvirkning Kommunikasjon og involvering Politikertorg Plansmie Vedlegg:

3 2 Oppsummering og anbefalinger Dette dokumentet er en rapport fra styringsgruppen for delprosjektet «Politisk organisering». Rapporten inneholder styringsgruppens anbefalinger, med utgangspunkt i mandatet gitt av fellesnemnda i møte Politisk styring og kontroll I nye Lindesnes kommune skal det være attraktivt å engasjere seg i lokalpolitikk. I denne rapporten foreslår vi strukturer og modeller som vi håper og tror vil bidra til mennesker med engasjement vil se muligheter for å påvirke og delta i spennende politiske prosesser. Kommunestyret er det øverste kommunale organet og kan delegere til administrasjon og politiske utvalg. Et utkast til delegeringsreglement ligger som vedlegg til rapporten, men dette må bearbeides og oppdateres før nytt kommunestyret kan vedta reglementet. I arbeidet med å ferdigstille delegeringsreglementet må det legges vekt på å lage et system som er enkelt og forståelig, og gjør grensesnittet mellom politikk og administrasjon tydelig for innbyggerne. Vi mener god dialog, tillit, forutsigbarhet og raushet må ligge til grunn for forholdet mellom politikk og administrasjon. Politisk nivå i nye Lindesnes bør jobbe strategisk og overordnet. Saker som ikke er prinsipielle bør delegeres til rådmannen. Fellesnemnda behandlet i mars 2018 en foreløpig rapport med anbefalinger om politisk hovedstruktur. Flertallet i styringsgruppen og fellesnemnda stilte seg da bak en modell med tre utvalg under kommunestyret. Et mindretall ønsket en modell med to utvalg. I møte 15. juni 2018 åpnet fellesnemnda for at styringsgruppen kunne gjøre justeringer i vedtatt modell, men flertallet i styringsgruppen har ønsket å opprettholde modellen som ble vedtatt i mars. Vidar Tjelland ønsket imidlertid å ta modellen opp til ny vurdering. Styringsgruppen opprettholder ut fra dette sin tilrådning om en politisk hovedstruktur med tre utvalg under kommunestyre. I tillegg til et formannskap innebærer modellen et utvalg for plan og samfunnsutvikling og et utvalg for drift og forvaltning. Disse utvalgene vil ha ulik oppgaveportefølje og kunne jobbe noe ulikt. Intensjonen med modellen er å legge til rette for politisk styring og sikre et langsiktige og bredt fokus på kommunal planlegging. Vi mener mange gode løsninger kan finnes i et fellesskap mellom engasjerte innbyggere, politikere og administrasjonen. Vi foreslår derfor at de politiske utvalgene kan sette ned midlertidige ad hoc utvalg som skal arbeide med en konkret problemstilling og som har en begrenset funksjonstid. Dette kan være et viktig verktøy for å lykkes med brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. I rapporten omtaler vi også andre råd og utvalg som administrasjonsutvalg, eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Administrasjonen kan ivareta sekretærfunksjonen for eldrerådet og rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Arbeidet må tildeles tilstrekkelig med ressurser og det må legges til rette for at rådene kommer tidlig inn i aktuelle saker. Flere råd og utvalg kan være aktuelle i nye Lindesnes. Vi mener det allerede nå skal legges til grunn at den nye kommunen skal ha et nærdemokratiutvalg, brukerråd samt et råd for klima, energi og miljø. 3

4 Vi er videre opptatt av at den nye kommunen i størst mulig grad lykkes med en god samhandling med frivillig sektor, lag og foreninger, musikkråd og idrettsråd. En frivilligpolitikk og gode systemer for formalisert samhandling kan være verktøy for å lykkes. Fellesnemnda har ikke tatt stilling til antall medlemmer i de faste politiske utvalgene. Vi foreslår følgende antall medlemmer: Kommunestyret: 39 representanter (ligger til grunn fra tidligere vedtak) Formannskapet: 11 Plan og samfunnsutvikling: 9 Drift og forvaltning: 9 Kontrollutvalget: 5 Det skal praktiserer gjennomgående representasjon. Faste medlemmer i formannskapet, Plan og samfunnsutvikling og Drift og forvaltning skal så langt det er mulig bare kunne sitte i ett av disse utvalgene. Demokratisk deltagelse Vi har sett på vilkår for demokratisk deltakelse, forskjellige demokratiske deltakelsesformer, muligheter for demokratiutvikling og ulike nærdemokratiske ordninger. Når tre kommuner skal slås sammen er det særlig viktig å legge til rette for stedsutvikling i dagens lokalsamfunn samt å bidra til nærdemokrati gjennom å engasjere mennesker i hele kommunen. Derfor foreslår vi at det opprettes et nærdemokratiutvalg og legges til rette for lokalråd rundt om i kommunen. Hvordan dette kan organiseres praktisk bør utredes videre. I tillegg foreslår vi at det opprettes et digitalt Lindesnespanel. Her er hovedmålet å få innspill til forbedring og utvikling av kommunens tjenester. Deltagerne svarer på spørsmål via internett. Inkludering og tilgjengelighet handler også om at alle innbyggere, uavhengig av bakgrunn og kompetanse, i størst mulig grad skal kunne følge med på det som skjer i kommunen og holde seg orientert om egne rettigheter. Vi anser dette som en forutsetning for et godt lokaldemokrati. I nye Lindesnes skal alle kunne finne informasjon om politiske prosesser, tjenester og egne rettigheter. Kommunen skal praktisere «klart språk». Vi bør være åpne for å teste ut nye, digitale arenaer for kommunikasjon og dialog mellom innbyggere og politikere. Barn og unges representasjon/medvirkning Barn og unges rett til å uttale seg om saker som angår dem er forankret gjennom grunnloven og FNs barnekonvensjon. Intensjonsavtalen og planprogrammet for nye Lindesnes har ambisiøse mål om medvirkning og medbestemmelse og har lagt særlig vekt på barn og unges mulighet til å delta og medvirke i kommunens virksomhet. Vi mener derfor at det i nye Lindesnes bør opprettes et medvirkningsorgan for barn og unge. Representanter fra arbeidsutvalget i barne og ungdomsrådet i Lindesnes kommune har møtetale og forslagsrett i politiske møter. Det opprettes en stilling som koordinator for barne og ungdomsrådene. Stillingen bør ikke være knyttet til en bestemt sektor, men inngå i rådmannens stab. Barne og ungdomsrådene må 4

5 disponere økonomiske midler til konkrete oppgaver. Hvordan dette kan innrettes må utredes av administrasjonen. Elevrådene bør ha gode rammer for sin virksomhet og det bør legges til rette for et godt samarbeid mellom BU og elevrådene. Konsekvenser for barn og unge bør synliggjøres i sakspapirer til kommunestyre, formannskap og politiske utvalg. Nye digitale verktøy bør prøves ut som et bidrag i involveringen av barn og unge. Barn og unges medvirkning skal være tema på politikeropplæringen. Arbeidsutvalget inviteres til å delta sammen med politikerne på opplæringen. Brukermedvirkning og innbyggerinvolvering Vi forstår brukermedvirkning som at brukeren deltar aktivt i beslutningsprosessen, for å sikre at kommunen har kunnskap til å ta riktige avgjørelser. Nye Lindesnes skal være langt fremme på brukermedvirkning. Vi mener det bør etableres en ordning med brukerråd der representanter for brukerne treffer både enhetsleder, kommuneledelse og politikere. Nye Lindesnes bør ha en kommunikasjonsstrategi med retningslinjer for informasjonsarbeid og involvering. Vi bør være med å teste ut ny teknologi og etablere moderne løsninger for dialog og selvbetjening. Videre ønsker vi å utfordre de politiske partiene på om «politikertorg» kan være aktuelt i nye Lindesnes. Vi ønsker også å utfordre administrasjonen på om verktøyet «plansmie» kan tas i bruk i nye Lindesnes. Videre prosess Styringsgruppen har nå avlevert sine anbefalinger til fellesnemnda med utgangspunkt i mandatet gitt fra nemnda. Flere av anbefalingene går på tiltak som må bearbeides noe videre, modnes og utredes videre av administrasjonen. I prosjektperioden frem til 2020 vil det stadig dukke opp ny kunnskap og endrede rammebetingelser som kan gjøre det aktuelt å prioritere andre tiltak eller justere på våre forslag. Vi legger til grunn at enkelte av forslagene vår må vurderes i budsjettsammenheng før de eventuelt kan settes ut i livet. Vi har utarbeidet utkast til reglement for politiske utvalg og reglement for folkevalgtes vilkår. Disse fremmes nå til politisk behandling i fellesnemnda. Arbeidet med delegeringsreglement er startet opp, men utkastet må bearbeides og kvalitetssikre og endelig vedtas av nytt kommunestyre. Imidlertid er vårt råd at endelig delegeringsreglement bygger på prinsippene i utkastet som er vedlagt. Styringsgruppen stiller seg til disposisjon dersom fellesnemnda ønsker at vi skal fungere videre frem mot

6 3 Innledning Fellesnemnda besluttet i møte å sette i gang prosessen med å utrede og foreslå politisk organisering og struktur for nye Lindesnes. Arbeidet ble organisert som et delprosjekt med følgende mandat: Politisk organisering skal vurdere og sikre: Politisk styring og kontroll. Delegering av myndighet fra kommunestyret. Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer. Muligheter for demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, barn og unges representasjon/medvirkning, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering. Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt. frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Politisk behandling etter plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet. Arbeidet har vært ledet av en styringsgruppe. Fem arbeidsgrupper ble etablert med følgende tema: Politikerinvolvering Nærdemokrati Brukermedvirkning Innbyggerinvolvering Unges representasjon Gjennom dette dokumentet avleverer styringsgruppen en sluttrapport basert på arbeidet i arbeidsgruppene. Rapporter fra hver av gruppene er tidligere lagt frem for fellesnemnda. Fellesnemnda ble på møtet 9. mars forelagt styringsgruppens forslag til politisk hovedstruktur. Forslaget oppsummeres kort i kapitelet om politisk styring og kontroll. Rapporten er skrevet på vegne av styringsgruppen for delprosjektet. Denne har bestått av: Alf Gottfred Møll (leder) Hege Lønning (nestleder) Per Olav Skutle Tor Magne Risdal Åsmund Mjåland Vidar Tjelland Svein Berntsen, Unn Listøl Larsen, Elisabeth Lindland og Idar Tronstad har møtt som vararepresentanter. I tillegg har rådgiver Vilhelm Lunde Holme fra Mandal kommune deltatt som administrativ støtte/sekretær. Anne Lans Syvertsen og Rune Stokke fra Lindesnes kommune har utarbeidet vedlagte forslag til reglementer. Styringsgruppen sluttførte arbeidet med dokumentet

7 4 Politisk styring og kontroll 4.1 Folkevalgtes arbeidsvilkår Utvalgsstruktur Vi anbefaler en utvalgsstruktur der den politiske sammensetningen av medlemmene i utvalgene speiler den politiske sammensetningen i kommunestyret. Det bør være gjennomgående representasjon, noe som betyr at medlemmene i de tre faste utvalgene under kommunestyret velges blant kommunestyrets medlemmer. Så langt som overhodet mulig bør medlemmene av kommunestyrene ha et verv i en komité/utvalg. Heltidspolitikere Styringsgruppen legger til grunn som prinsipp at det er ordfører som er heltidspolitiker. Etter vår vurdering er kommunen er for liten til at vi skal ha flere heltids/deltidspolitikere, men vi anbefaler at varaordfører og ledere av utvalg får en ekstra godtgjøring. Slik vi ser det er det unaturlig å ha lønn til opposisjonsleder i kommunen. Vår begrunnelse for dette er blant annet erfaringer med at det ikke finnes en klart definert opposisjon i kommunestyret til enhver tid. Økonomiske ressurser kan alternativt prioriteres til å lønne gruppeledere etter en fast sats, særlig dersom de får større ansvar enn i dag gjennom deltakelse på ulike samlinger. Vilkår for folkevalgte og reglement for politiske møter En av arbeidsgruppene i delprosjekt Politisk organisering, har vurdert politisk involvering i den nye kommunen. Gruppa har bestått av Per Olav Skutle, varaordfører i Lindesnes (leder av gruppa), Gerd Reme, kommunestyrerepresentant i Lindesnes, John Øyslebø, varaordfører i Marnardal, og Unn Liestøl, bystyrerepresentant i Mandal. Anne Lans Syvertsen, rådgiver i Lindesnes kommune, har vært administrativ støtte. Gruppa har tatt utgangspunkt egen politisk erfaring, dagens praksis i de tre kommunene og forskningsrapporter. For å sikre rekrutteringen av politikere er det viktig at det oppleves som interessant og meningsfylt å delta. Vi tror derfor det er viktig med gjennomgående politisk representasjon i råd og utvalg, et tydelig grensesnitt mellom politikk og administrasjon, god opplæring, og enkle og korte sakspapirer. Politisk deltakelse krever mye tid, og det er et viktig prinsipp at man ikke taper inntekt på å delta i lokalpolitikken. For å få til en god kjønns og aldersspredning blant politikerne foreslår vi at de fleste møter legges til dagtid, og at det er gode ordninger for dekning av utgifter til barnepass. Arbeidet i gruppa har resultert i utkast til to reglementer for den nye kommunen. Under arbeidet med reglementene har vi tatt utgangspunkt i Reglementene som er i bruk i Lindesnes kommune: Reglement for kommunestyre, formannskap og andre utvalg Vilkår for folkevalgte i Lindesnes kommune Utkast til reglement ligger vedlagt sluttrapporten. 7

8 Etiske regler Styringsgruppen legger til grunn at det bør utarbeides felles etiske regler eller retningslinjer for ansatte og folkevalgte i nye Lindesnes. Administrasjonen bør utarbeide et forslag som legges frem for fellesnemnda eller kommunestyret. Tillitsvalgte bør involveres i arbeidet. Rekruttering av politikere Arbeidsgruppen for politikerinvolvering har sett på hvordan man kan tilrettelegge for å rekruttere nye politikere i nye Lindesnes. Styringsgruppen mener forslaget til vilkår for godtgjørelse er på et nivå som står i forhold til arbeidsbyrden og legger til rette for at man ikke skal tape inntekt på å delta i lokalpolitikken. Etter vår vurdering er dette en forutsetning får å sikre rekruttering. Videre mener vi att at: Utgifter til barnepass dekkes. Kommunestyremøtene gjennomføres på ettermiddags /kveldstid. Møtene i politiske utvalg/formannskap gjennomføres på dagtid. Alle politikere får opplæring i begynnelsen av perioden de er valgt inn i. I tillegg gis det små "kurs" med jevne mellomrom det første året, for eksempel under arbeidet med budsjett. Det jobbes videre med å lage en plan for politikeropplæringen. Kommunestyret i nye Lindesnes får en grundig innføring i den nye kommunens næringer, infrastruktur og annet. De må også fysisk se alle deler av kommunen slik at de er kjent med de ulike distriktene og hvilke avstander som finnes. Partiene oppfordres til å ha fadderordninger for nye politikere. Vi prøver å redusere tidsbruken til politikerne ved effektive møter, enkle og korte sakspapirer, samt avlyse møter med få saker. Vi er en åpen kommune, det bidrar til best dekning av lokalpolitikken i media. Partiene utfordres til å jobbe bredt med rekruttering og i nominasjonsprosessene. Oppsummering I nye Lindesnes kommune skal det være attraktivt å engasjere seg i lokalpolitikk. I denne rapporten foreslår vi strukturer og modeller som vi håper og tror vil bidra til mennesker med engasjement vil se muligheter for å påvirke og delta i spennende politiske prosesser. 8

9 4.2 Delegering av myndighet fra kommunestyret Innledning Kommunelovens 6 slår fast at kommunestyret er det øverste kommunale organet. Det treffer vedtak på vegne av kommunen, så langt ikke annet følger av lov eller delegeringsvedtak. Kommunestyre kan delegere til administrasjonen og politiske utvalg. Innen 2020 må det utarbeides et delegeringsreglement som gir innbyggere, politikere og ansatte en oversikt over hvilken myndighet kommunestyret har delegert til andre utvalg eller administrasjonen. Reglementet må også vise hva som er delegert videre og hvilke organ som har innstillingsmyndighet i ulike saker. Delegeringsreglementet må ses i sammenheng med øvrige styringsprosesser i kommunen. Dialogarenaer, styringssystem, rapportering og internkontroll er også sentrale elementer i samvirke mellom politisk og administrativt nivå. Et utkast til reglement ligger som vedlegg til denne rapporten. Dette må bearbeides og oppdateres og fremmes for det nye kommunestyret. Styringsgruppen legger til grunn at Fellesnemnda får en sak om delegeringsreglement i god tid før Prinsipper for delegering i nye Lindesnes Ombudsrollen og styringsrollen utgjør forskjellige sider av folkevalgtes oppgaver som representanter for befolkningen. Ombudsrollen handler om den folkevalgte som bindeledd til innbyggerne og ulike måter denne kontakten kan ivaretas på. Styringsrollen handler om de folkevalgtes lederskap, styring og kontroll når det gjelder kommunens oppgaveløsning. Delegeres mye beslutningsmyndighet til administrasjonen kan det være vanskelig for politikerne å utøve sin ombudsrolle. Samtidig kan det oppstå mistanker om forskjellsbehandling dersom politisk nivå går inn i utvalgte enkeltsaker. Det er viktig at politikerne kan konsentrere seg om de overordnede og strategiske sakene, og ikke behandle for mange enkeltsaker. Hvilke delegasjoner som skal gis til administrativt nivå er en sentral premiss for valg av modell for hovedstruktur. Dersom få sakstyper delegeres, må det dannes en tyngre hovedstruktur for å kunne håndtere et økt antall saker. Gis det større delegasjoner vil politisk nivå kunne arbeide mer overordnet og prinsipielt enn dersom man velger å gå inn i enkeltsaker. I dagens delegeringsreglementer i de tre kommunene er det formuleringer om at rådmannen har delegert myndighet i alle saker som ikke er av prinsipiell betydning/karakter, der ikke annet følger av reglement eller praksis. Styringsgruppen tar utgangspunkt i at tillit, forutsigbarhet og raushet er viktige suksesskriterier for en god dialog og styring av kommunen. Vi anbefaler at bestemmelsene om at rådmannen har avgjørelsesmyndighet i ikke prinsipielle saker videreføres i nye Lindesnes. Ved behandling av klager på vedtak mener vi det er organet som har fattet vedtaket som i første omgang bør vurdere en eventuell klage. Vi tilrår derfor at klager på saker som er avgjort i administrasjonen også behandles administrativt før de eventuelt oversendes fylkesmannen. Klager på vedtak fattet i et politisk utvalg behandles av det samme utvalget. Nye Lindesnes vil bli en betydelig større kommune enn dagens tre kommuner. Dette vil stille andre krav til delegering og styring samt begrense hvilke saker politisk nivå kan gå inn i. Samtidig vil det å 9

10 bygge en ny kommune kreve at politisk nivå kan jobbe strategisk og overordnet med fokus på planlegging og samfunnsutvikling. Politikerne bør derfor rette sitt fokus mot rammediskusjoner og prinsipper, mens detaljene bør delegeres til rådmannen. Arbeidsform, og det å skape gode verksted for politisk debatt, kan være vel så viktig som hva som delegeres. Administrasjonen må være flinke til å vise handlingsrommet i saker og gjerne peke på ulike muligheter. Det må utvikles et rapporterings og styringssystem som sikrer politisk nivå god innsikt i hvordan virksomheten drives. Oppsummering Styringsgruppen legger til grunn at delegeringsreglementet for nye Lindesnes må utarbeides og vedtas av det nye kommunestyret så raskt som mulig. Vedlagt ligger et utkast til reglement basert på de prinsippene styringsgruppa anbefaler at skal ligge til grunn for nytt reglement. Forslaget innebærer at avgjørelsesmyndighet i saker av ikkeprinsipiell karakter delegeres til rådmannen. Når det skal utarbeides et delegeringsreglement for nye Lindesnes bør det legges vekt på å lage et system som er enkelt og forståelig, og gjør grensesnittet mellom politikk og administrasjon tydelig for innbyggerne. Styringsgruppen mener god dialog, tillit, forutsigbarhet og raushet må ligge til grunn for forholdet mellom politikk og administrasjon. Politisk nivå i nye Lindesnes bør jobbe strategisk og overordnet. Detaljer bør som hovedregel delegeres til rådmannen. 10

11 4.3 Politisk hovedstruktur vedtatt av fellesnemnda Fellesnemnda behandlet 9. mars 2018 en underveisrapport fra styringsgruppen med en anbefaling om politisk hovedstruktur for nye Lindesnes. Fellesnemnda fattet da følgende vedtak: I møtet 15. juni 2018 fattet fellesnemnda følgende vedtak: Fellesnemnda er åpen for å se på justeringer av den politiske hovedstrukturen. Styringsgruppen for delprosjektet «politisk organisering» arbeider videre med utgangspunkt i en sak til fellesnemnda i oktober. Med utgangspunkt i nemndas vedtak har styringsgruppen vurdert opprinnelig forslag til hovedstruktur på ny. Flertallet i styringsgruppen ønsket å opprettholde forslaget slik det ble presentert for fellesnemnda på møtet i mars. Vidar Tjelland ønsket at styringsgruppen skulle endre modellen til en modell med to utvalg under kommunestyret. Vedtaket innebærer at følgende modell for politisk hovedstruktur er vedtatt for nye Lindesnes. Tallene angir antall medlemmer i utvalgene, men dette vedtok fellesnemnda å ta stilling til senere. Hvilke saker hvert utvalg skal behandle må fastsettes gjennom et delegeringsreglement fra kommunestyret. 11

12 Styringsgruppen har forutsatt følgende prinsipp for arbeidsfordeling mellom utvalgene. Disse prinsippene lå til grunn for styringsgruppens anbefaling om hovedstruktur: Formannskapet Formannskapet har ansvar som følger av kommuneloven og skal ivareta disse. Dette innebærer blant annet å behandle budsjett, økonomiplan, økonomirapportering og kontroll. Formannskapet må behandle saker og innstille til kommunestyre når saker har økonomiske konsekvenser. Formannskapet kan også ivareta funksjonen som klageutvalg, inneha hastekompetanse og ivareta kommunens forretningsdrift. Styringsgruppen legger til grunn at formannskapet i den nye kommunen kan være valgstyre og inngå lederavtale med rådmann. Alle kommunene er i dag deltakere i ulike interkommunale samarbeid og selskap. Noe av intensjonen med kommunereformen er å hente inn enkelte av disse oppgavene og håndtere disse innen vanlig kommunal drift. Samtidig vil vi trolig fortsatt ha enkelte selskap og samarbeid som må følges opp på en profesjonell måte. Styringsgruppen ser for seg at den nye kommunens eierstyring kan forbedres ved at formannskapet kan ivareta rollen som et eierutvalg og blant annet behandle eierskapsmeldinger. Formannskapet kan også behandle saker som gjelder likestilling, inkludering og mangfold og dermed utgjøre et LIM utvalg. Kontrollutvalget Kontrollutvalget utøver kontroll og tilsyn på vegne av kommunestyret. Utvalget har derfor et bredt og omfattende mandat som strekker seg like vidt som kommunestyrets ansvarsområde. Etter kommuneloven må kontrollutvalget ha minst tre medlemmer. Styringsgruppen mener fem medlemmer er et passende antall i en kommune av størrelsen til nye Lindesnes. Leder og et medlem må sitte i kommunestyret. Øvrige medlemmer og vararepresentanter kan velges utenfor kommunestyret. Det praktiseres nummerert vararekkefølge, ikke personlig vara. Styringsgruppen mener leder av kontrollutvalget bør velges blant den delen av kommunestyret som ikke står bak valgt ordfører. Plan og samfunnsutvikling I mandatet for delprosjektet er det pekt på at plan og bygningsloven skal vies særskilt oppmerksomhet. Plan og bygningsloven er en sentral lov som legger rammer og premisser for store deler av kommunal planlegging. Arbeidet med folkehelse følger eksempelvis av denne loven. Mange av utfordringene vår region står overfor må møtes gjennom å styre samfunnsutviklingen i en riktig retning. For å møte utfordringer knyttet til levekår, næringsutvikling, landbruk, klima og miljø trengs det god planlegging på alle nivå. Når en kommuneplan er utarbeidet for den nye kommune skal denne settes ut i livet gjennom temaplaner, handlingsprogram og sektorplaner. Plan og samfunnsutviklingsperspektivet vil bli særlig viktig og utfordrende de første årene i en ny kommune. Vi står altså overfor et utfordringsbilde som krever at vi kan løfte blikket, tenke utvikling og se de store linjene. Derfor foreslår vi et utvalg under kommunestyret som jobber med saker knyttet til 12

13 planlegging og samfunnsutvikling som er av prinsipiell karakter. Vi mener dette bør hete «Plan og samfunnsutvikling». Plan og samfunnsutvikling vil arbeide tett med oppfølging av kommuneplanen. Gjennom at dette utvalget også har ansvar for kommunens øvrige planstruktur vil det kunne sikres en god oppmerksomhet rettet mot mål og ambisjoner i både samfunns og arealdel av kommuneplanen. Vi anser dette som særlig viktig i oppstarten av en ny kommune. Eksempler på saker utvalget vil behandle er: Kommuneplanens areal og samfunnsdel. Klagesaker og dispensasjoner som gjelder planer utvalget har behandlet. Kommunedelplaner og områderegulering. Planer som gjelder landbruk. Temaplaner, eksempelvis innen oppvekst, klima og miljø. For å avgrense saksmengden til utvalget og sikre at utvalget har et mest mulig strategisk fokus foreslår vi at behandling av detaljplaner ikke legges til dette utvalget. Drift og forvaltning Styringsgruppen foreslår at det etableres et drifts og forvaltningsutvalg. Utvalget behandler alle prinsipielle drift og forvaltningssaker, samt saker som gjelder detaljreguleringsplaner. Utvalget vil følge opp løpende saker innen alle området av den kommunale driften som er av prinsipiell karakter og som ikke er delegert til administrasjonen. Endelig grenseoppdragning må gjøres gjennom delegeringsreglementet. Ad hoc utvalg I modellen vi foreslår har vi lagt til rette for at både kommunestyre, formannskapet og de to utvalgene kan velge å sette ned midlertidige ad hoc utvalg. Det vil her være mulig å trekke inn også politikere som ikke sitter i kommunestyret, innbyggere eller brukere av kommunale tjenester for sammen å jobbe med en konkret problemstilling. Slike utvalg kan innrettes på ulike måter og det må eventuelt jobbes videre med å se på mulige løsninger. Vi ser mange spennende muligheter her innenfor nærdemokrati og innbyggerinvolvering. Etableres det andre faste utvalg vil også disse kunne bemannes både med politikere fra kommunestyre og andre aktuelle kandidater. Ved oppnevning av et ad hoc utvalg må det alltid utformes et klart mandat. Dette er utvalg som skal arbeide med en konkret problemstilling og som har en begrenset funksjonstid. Det er viktig å ta hensyn til likestillings og mangfoldighetsprinsippet. Innbyggere lag, foreninger, enkeltpersoner, politikere og fra administrasjonen deltar i ad hoc utvalg. Andre faste utvalg eller underutvalg Det vil være mulig å nedsette faste utvalg som underutvalg, noe som i tilfelle vedtas av kommunestyret. 13

14 Styringsgruppen har konkret diskutert behovet for et eget landbruksutvalg der det i diskusjonen har kommet frem ønske om et slikt utvalg. Åsmund Mjåland tok i møte til orde for et eget landbruksutvalg på linje med de to faste utvalgene. Svein Berntsen fremmet i møte forslag om et eget landbruksutvalg med fem medlemmer. Styringsgruppen diskuterte dette. Flere av medlemmene ser utfordringer med å etablere et eget utvalg ut fra et formålsprinsipp, i en modell som ellers er delt inn etter funksjonsprinsippet. Flertallet i styringsgruppen går dermed ikke innfor etablering av et eget landbruksutvalg. Avgjørelsesmyndighet og arbeidsform Utkastet til delegeringsreglement innebærer at kommunestyret deleger avgjørelsesmyndigheten i saker av prinsipiell karakter til de to utvalgene Plan og samfunnsutvikling og Drift og forvaltning. Ulike lover har bestemmelser om at det er kommunestyret selv som må fatte vedtak innenfor saker etter disse lovene og i slike tilfeller innstiller utvalgene til kommunestyret eller formannskapet. Hege Lønning hadde på dette punktet ett annet syn enn flertallet i styringsgruppen og ønsket at «kommunestyret bør være restriktiv med å delegere myndighet til utvalgene». Utvalgene bør ha en møtehyppighet som er hensiktsmessig i forhold til antall saker. Styringsgruppen ser for seg at utvalget for plan og samfunnsutvikling kan møtes noe sjeldnere enn de andre politiske utvalgene og ha en noe annen arbeidsform. I arbeidet med større planer kan det eksempelvis tenkes heldagsmøter med involvering av andre aktører. Oppsummering Fellesnemnda har allerede vedtatt en politisk hovedstruktur for nye Lindesnes delt inn etter et funksjonsprinsipp. Antall medlemmer i de politiske utvalgene samt prinsipp for arbeidsdeling bør vedtas nå. 4.4 Administrasjonsutvalg Kommunelovens 25 slår fast at det i alle kommuner skal opprettes et eller flere partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Administrasjonsutvalget sammensettes av representanter for kommunen og de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen. Kommunestyret og fylkestinget velger selv kommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse. Styringsgruppen har vurdert organisering av administrasjonsutvalg etter at fellesnemnda behandlet politisk hovedstruktur. Dette utvalget er følgelig ikke illustrert i modellen som lå til behandling i fellesnemnda. I styringsgruppens møte 5. april 18 deltok de tre tillitsvalgte som sitter i partssammensatt utvalg for prosjektet nye Lindesnes, Kristin Vinsjevik, Åse Bryn og Sigmund Tveiten. I møtet gjennomgikk styringsgruppen og de tillitsvalgte erfaringer med dagens organisering av administrasjonsutvalget i Mandal, Marnardal og Lindesnes. Tillitsvalgte gav innspill til organisering i nye kommune. 14

15 Mandal, Marnardal og Lindesnes har i dag organisert administrasjonsutvalget likt ved at formannskapet (Driftsstyret i Mandal) suppleres med to medlemmer fra de ansattes organisasjoner når det skal behandles saker innenfor administrasjonsutvalgets ansvarsområde. Basert på diskusjonene i møtet med de tillitsvalgte tilrår styringsgruppen at også nye Lindesnes organiserer sitt administrasjonsutvalg ved at formannskapet suppleres med tillitsvalgte. Med utgangspunkt i et formannskap med 11 medlemmer mener styringsgruppen det er hensiktsmessig at fire tillitsvalgte møter når det settes administrasjonsutvalg. Dette vil gi en bred representasjon som muliggjør deltakelse fra alle de fire hovedsammenslutningene. Styringsgruppen mener bred representasjon fra tillitsvalgtsiden er særlig sentralt i første valgperiode etter at tre kommuner er slått sammen til en. I tillegg til deltakelse i administrasjonsutvalget er både styringsgruppen og tillitsvalgte opptatt av at det etableres et trepartssamarbeid der dette er naturlig. Tillitsvalgte ønsker en arena for dialog mellom tillitsvalgte, administrasjon og politisk nivå. Dette kan gi politikerne et bedre kunnskapsgrunnlag og utgangspunkt for å ta beslutninger. Styringsgruppen er på sin side opptatt av at linjene og styringssystemet skal fungere slik at også politisk nivå skal få nødvendig informasjon. Styringsgruppen mener at trepartssamarbeid bør etableres i alle saker der dette er naturlig og at det bør vurderes hvilke arenaer som er egnet for dialog mellom tillitsvalgte, administrasjon og politikere. Samtidig er styringsgruppen opptatt av at skillet mellom politikk og administrasjon ikke blir utydelig. Oppsummering Styringsgruppen anbefaler at nye Lindesnes organiserer administrasjonsutvalget ved at formannskapet suppleres med fire representanter fra de tillitsvalgte. Vi spiller inn til prosjektledelsen at det bør vurderes hvordan et trepartssamarbeid kan formaliseres i den nye kommunen. 15

16 4.5 Eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Organisering av eldreråd Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd (eldrerådslova) slår fast at det i hver kommune skal være et eldreråd som velges av kommunestyret. Kommunestyret bestemmer antall medlemmer i rådet. Pensjonistforeninger har rett til å komme med forslag til medlemmer og flertallet av medlemmene skal være alderspensjonister i kommunen. Rådet peker selv ut en leder som velges blant pensjonistene. Eldrerådet skal være et rådgivende organ for kommunen som behandler alle saker som angår levekårene til eldre. Eldrerådet kan selv ta opp saker som angår eldre i kommunen. Protokollen fra rådsmøtet skal følge saksdokumentene til de kommunale organ som tar endelig avgjørelse i saken. Videre krever loven at kommunen skal etablere en adekvat sekretariathjelp for rådet. Rådet skal ha rett til å uttale seg for kommunestyret etablerer sekretariat, vedtar budsjett og gir utfyllende regler for saksbehandlingen i rådet. Eldrerådet skal hvert år utarbeide en årsmelding som legges frem for kommunestyret. Mandal Eldreråd har gitt en uttalelse som hvordan rådet ønsker en fremtidig organisering av eldreråd inn i ny storkommune. Rådet ønsker at et fremtidig råd skal bestå av syv personer, hvorav fire fra Mandal kommune, to fra Lindesnes kommune og en fra Marnardal kommune. Fordelingen begrunnes i kommunenes størrelse. Styringsgruppen har vurdert innspillene, men er av den oppfatning at det vil være uheldig å knytte representasjon til dagens kommunegrenser nå som det skal dannes en ny kommune. Videre mener styringsgruppen fem medlemmer er et fornuftig antall. Styringsgruppen anbefaler at det velges et eldreråd på fem personer, hvorav minst tre er alderspensjonister og minst en fra kommunestyret. Medlemmene velges med personlige vararepresentanter. Organisering av råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne er hjemlet i «Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m». Loven slår fast at kommunene skal sørge for at mennesker med nedsatt funksjonsevne blir sikret åpen, bred og tilgjengelig medvirkning i arbeidet med saker som er særlig viktige for menneske med nedsett funksjonsevne. Dette gjelder blant annet adkomst, arbeid mot diskriminering på grunnlag av nedsett funksjonsevne og tjenester for menneske med nedsett funksjonsevne. For å oppnå dette skal kommunene opprette et råd eller en annen representasjonsordning for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Kommunen kan vedta å opprette en ordning som er samordnet med eldrerådet. 16

17 Saker som skal behandles av rådet skal legges frem i god tid. Rådet kan også ta opp saker på eget initiativ. Uttalelsene fra rådet skal følge saksdokumentene til det kommunale organet som avgjør saken. Kommunestyret vedtar mandat for og sammensetting av rådet. Leder og nestleder oppnevnes av kommunestyret. Medlemmene velges for valgperioden og organisasjonene for mennesker med nedsatt funksjonsevne skal ha forslagsrett. Kommunen skal sørge for de administrative funksjonene for rådet blir ivaretatt. Rådet har rett til å uttale seg før kommunestyret oppretter sekretariat, vedtar budsjett og gir utfyllende regler for saksbehandlinga i rådet. Rådet skal hvert år legge fram en årsmelding for kommunestyret. I henhold til rundskriv Q21/2012 Om lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m. er rådet er et kommunalt utvalg etter kommunelovens 10 nr. 1. Mandal kommunale råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne behandlet framtidig organisering i møte Rådet mener det bør være syv medlemmer i det fremtidige rådet, hvorav to politisk valgte. Det må tilstrebes at rådets medlemmer representerer hele den nye kommunen og at rådets møter alternerer mellom de gamle kommunene. I Lindesnes er det opprettet et felles råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne. Rådet behandlet uttalelse om fremtidig organisering i nye Lindesnes. Rådet fattet da følgende vedtak: Forslag fra Lindesnes fellesråd for eldre og funksjonshemmede til organisering i ny kommune, for Eldreråd og Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne: Rådene bør bestå av 9 medlemmer, 3 fra hver av de tidligere kommunene. Styringsgruppen har vurdert innspillene, men mener det fremtidige rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne bør bestå av fem personer, hvorav to politikere. Videre mener styringsgruppen man bør unngå å knytte fordeling av medlemmer opp mot dagens kommunegrenser. Styringsgruppen anbefaler at det velges et råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne bestående av fem personer, hvorav to er politikere fra kommunestyret. Medlemmene velges med personlige vararepresentanter. Sekretærfunksjon og saksbehandling Rådene skal få anledning til å uttale seg før det opprettes sekretariat, men styringsgruppen legger til grunn at administrasjonen kan stå for denne tjenesten om ønskelig og at det i tilfelle avsettes tilstrekkelige ressurser og kompetanse til arbeidet. 17

18 Styringsgruppen er opptatt av at eldrerådet og rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne kommer tidlig inn i politiske prosesser eller saker som skal opp til politisk behandling. Rådenes medlemmer må få tilbud om å delta i politikeropplæringen, samt få opplæring i rådenes oppgaver. Medlemmer må få kommunale ipader, på linje med andre politisk valgte representanter, for å få kjennskap til aktuelle sakker. Administrasjonen kan ivareta sekretærfunksjonen for eldrerådet og rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Arbeidet må tildeles tilstrekkelig med ressurser og det må legges til rette for at rådene kommer tidlig inn i aktuelle saker og prosesser. 18

19 4.6 Medlemmer og deltakere i de faste utvalgene Som nevnt innledningsvis anbefaler styringsgruppen at nye Lindesnes praktiserer «gjennomgående representasjon» ved valg til formannskap, utvalget for drift og forvaltning og utvalget for plan og samfunnsutvikling. Det er et mål at flest mulig av representantene i kommunestyret skal sitte i et utvalg. Både for å bidra til dette, og for å sikre en god fordelingen mellom utvalgene, bør ett og samme medlem ikke kunne ha plass både i utvalget for drift og forvaltning og utvalget for plan og samfunnsutvikling. Denne bestemmelsen gjelder kun faste medlemmer, ikke vararepresentanter. Gjennomgående representasjon skal også praktiseres for vararepresentanter. Til de faste utvalgene utenom kontrollutvalget skal det velges vararepresentanter blant medlemmene i kommunestyret og praktiseres en ordning med personlig vara. Styringsgruppen har vært delt i synet på hvor mange medlemmer det bør være i de ulike utvalgene. Flertallet i styringsgruppen stilte seg bak en modell med 9 medlemmer i utvalget for drift og forvaltning, 9 medlemmer i utvalget for plan og samfunnsutvikling og 11 medlemmer i formannskapet. Vidar Tjelland ønsket 9 medlemmer også i formannskapet. Til kontrollutvalget var det enighet om valg av 5 medlemmer. Styringsgruppen anbefaler følgende antall medlemmer i de faste politiske utvalgene: Kommunestyret: 39 representanter (ligger til grunn fra tidligere vedtak) Formannskapet: 11 Plan og samfunnsutvikling: 9 Drift og forvaltning: 9 Kontrollutvalget: 5 Det skal praktiseres gjennomgående representasjon. Faste medlemmer i formannskapet, Plan og samfunnsutvikling og Drift og forvaltning skal så langt det er mulig kun sitte i ett av disse utvalgene. 19

20 4.7 Andre utvalg og råd I tillegg til de faste utvalgene som følger av hovedstrukturen foreslår styringsgruppen at det settes ned enkelte andre faste utvalg, råd eller komiteer som beskrives under. Disse må ha en rolle som gjør at de kan komme med innspill til både til formannskapet, utvalget for plan og samfunnsutvikling samt Drift og forvaltning. Nærdemokratiutvalg Styringsgruppen foreslår en modell for nærdemokrati og innbyggermedvirkning som innebærer at det opprettes et nærdemokratiutvalg under formannskapet eller kommunestyret. Utvalget bør ha fem representanter, valgt blant kommunestyrets medlemmer. Modellen er beskrevet nærmere i kapitel 5.3 i denne rapporten. Vedtas en slik modell vil det fordre at det settes av administrative ressurser til oppfølging av utvalget. Råd for klima, energi og miljø I Mandal er det i dag etablert et rådgivende og høringsorgan med delegert fullmakt fra Mandal bystyre som skal påse at kommunens planer innenfor dette fagområdet blir gjennomført. Komiteen arrangerer en årlig klima/miljø og energikonferanse (KIME). Rådet består av representanter fra administrasjon, fire politikere, samt fire representanter fra aktuelle organisasjoner inkl. ungdomsrepresentant. Lindesnes og Marnardal har ikke etablert tilsvarende ordninger i dag. I intensjonsavtalen for nye Lindesnes er fremtidsansvar trukket frem som et viktig kjennetegn ved den nye kommunen. Avtalen slår fast at kommunen skal arbeide aktivt for å nå målene innenfor klima og miljø. Med utgangspunkt i dette mener flertallet i styringsgruppen det er naturlig å forankre dette arbeidet også politisk gjennom å etablere et råd for klima, energi og miljø i nye Lindesnes. Fra intensjonsavtalen: Kommunen skal aktivt arbeide for å nå nasjonale og internasjonale målsettinger innenfor klima og miljø. Kommunen skal ha høye ambisjoner i forhold til miljømål for egen virksomhet, og kommunens kompetansemiljø på dette området skal også kunne veilede innbyggere og næringsliv. Det bør utarbeides et klart mandat for rådet og avklares hvilken rolle rådet skal spille i forhold til de andre politiske utvalgene. Vi er opptatt av at rådet får en formell rolle i saker som har konsekvenser for klima, energi og miljø og involveres på et tidlig stadium. Konkret ser vi for oss en videreføring av dagens ordning i Mandal kommune. Vidar Tjelland tok dissens på dette punktet og var uenig i at skal etableres et eget råd for klima, energi og miljø. 20

21 Brukerråd Ordning med brukerråd er nærmere beskrevet i eget kapitel. Oppsummering Flere råd og utvalg kan være aktuelle i nye Lindesnes. Vi mener det allerede nå bør legges til grunn at den nye kommunen skal ha et nærdemokratiutvalg, brukerråd samt et råd for klima, energi og miljø. 21

22 4.8 Eksterne råd og foreninger I tillegg til råd og utvalg som er en del av den politiske strukturen er det i kommunene mange lag og foreninger som på ulike måter har interesser i hva kommunen foretar seg. I mange tilfeller vil også kommunen kunne ha egeninteresse av en god samhandling med disse foreningene. Idrettsråd Idrettsrådet er et pålagt fellesorgan for idrettslagene som er tilsluttet Norges Idrettsforbund i kommunen. Rådet skal være et bindeledd mellom den frivillige idretten og kommunen. En ansatt fra kommunen kan være fast representant i rådet. Arbeidet med å etablere et felles idrettsråd for nye Lindesnes kommune er igangsatt av Idrettsrådene i de 3 kommunene. Musikkråd Musikkråd er en paraplyorganisasjon for medlemsklubber innen band, musikklubber, kor, korps etc. I dag finnes musikkråd i Mandal, men ikke i Marnardal og Lindesnes. En representant fra kulturenheten i Mandal har vært fast representant i rådet. Oppsummering Vi mener en viktig del av rollen til en kommune er å legge til rette for frivillig innsats og arbeidet som skjer i lag og foreninger. Gode løsninger finnes gjerne gjennom samhandling mellom offentlig, privat og frivillig sektor. Styringsgruppen har hatt møte med representanter fra idretts og musikkrådene i Mandal for å diskutere hvordan det kan etablere en god dialog og samhandling mellom den nye kommunene og rådene. Representantene fra rådene pekte særlig på behovet for både administrative og politiske kontakt og samarbeidspunkter inn mot kommunen samt ryddige prosesser for dialog og samhandling. Fra rådenes side var det ønskelig med kontaktpunkter direkte mot politiske utvalg. Styringsgruppen mener det bør vurderes en ordning der ordfører og leder av de faste utvalgene jevnlig har møter med representanter for rådene. Samtidig er det administrasjonen som må være den primære innfallsporten til råd, lag og foreninger inn mot kommunen. Styringsgruppen er opptatt av at administrasjonen etablerer gode rutiner for den dialogen som hindrer at saker stopper opp. For å legge best mulig til rette for en god samhandling mener styringsgruppen det bør vurderes om nye Lindesnes bør vedta en frivilligpolitikk. Vi er opptatt av at den nye kommunen i størst mulig grad lykkes med en god samhandling med frivillig sektor, lag og foreninger, musikkråd og idrettsråd. En frivilligpolitikk og gode systemer for formalisert samhandling kan være verktøy for å lykkes. 22

23 5 Demokratisk deltakelse 5.1 Vilkår for demokratisk deltakelse Mandatet for arbeidet i delprosjektet «Politisk organisering» tar utgangspunkt i at man gjennom prosjektet skal se på vilkår for demokratisk deltakelse og forskjellige demokratiske deltakelsesformer. Videre skal delprosjektet ta for seg muligheter for demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger. Basert på inndelingen i arbeidsgrupper har styringsgruppen tatt utgangspunkt i at arbeidet med nærdemokratiske ordninger er særlig viktig når tre kommuner skal bli til en. Dersom man lykkes med å skape engasjement og deltakelse i nærmiljøet vil dette kunne smitte til kommunalt nivå og kanskje også videre. Styringsgruppen mener man gjennom nærdemokrati og medvirkningsorgan for barn og unge vil kunne bidra til demokratisk deltakelse i samfunnet på sikt. 5.2 Nærdemokrati Nærdemokratiske ordninger kan være en god måte å involvere befolkningen i saker som angår dem. Nærdemokratiske Nærdemokrati omfatter et avgrenset geografisk ordninger er et av flere tiltak for å styrke område mindre enn kommunen, og det fungerer lokaldemokratiet når kommunegrenser som plattform for deltakelse og engasjement for endres, og det kan bidra til å gjøre befolkningen i dette avgrensede området. avstanden mellom innbyggere og politikere i den nye kommunen mindre. Ordningene kan motivere til medvirkning og mer langsiktig deltakelse. Arbeidsgruppen som har jobbet med nærdemokrati har særlig trukket frem følgende tiltak som bidrag til å involvere befolkningen: Etablering av «lokalråd». Digitalt nærdemokrati gjennom etablering av et «Lindesnespanel». Politiske møter gjøres tilgjengelige på nett. I tillegg har arbeidsgruppen omtalt brukerråd og mulighet for kommunikasjon via chat på nettsidene. Disse forslagene er kommentert i andre kapitel i rapporten. Øvrige forslag fra arbeidsgruppen er kommentert under. 23

24 5.3 Lokalråd To av arbeidsgruppene har hver for seg kommet med forslag til modeller for involvering og demokratisk deltakelse. Modellene har en rekke fellestrekk og styringsgruppen har med utgangspunkt i forslagene diskutert seg frem til en samordnet modell der målet er å bidra til: Styrking av lokaldemokratiet og økt valgdeltakelse. God dialog mellom innbyggere og folkevalgte. Bred deltakelse i spørsmål som gjelder lokalsamfunn og nærmiljø. Engasjement for frivillig samfunnsinnsats. At innbyggerne får gode opplevelser sammen gjennom ulike nærmiljøtiltak. Et best mulig beslutningsgrunnlag for politiske utvalg og administrasjon i saker som angår lokalmiljøet til innbyggerne. En økt bevissthet og oppmerksomhet blant administrasjon og politikere om medvirkning og innbyggerinvolvering. For å lykkes med dette foreslår vi at det etablere inntil 20 lokalråd i nye Lindesnes. Medlemmene velges blant innbyggerne i de aktuelle områdene. Rådene skal jobbe med følgende oppgaver: Stedsutvikling. Være høringsinstans ved at politiske saker sendes utvalgene til orientering eller høring. Fungere som en direkte linje fra innbyggere til politikere og administrasjon. Fungere som en samlende arena for enkeltmennesker, velforeninger og organisasjoner. Stedsutvikling vil blant annet handle om praktiske forhold som tilrettelegging av lekeplasser, turløyper, balløkker, badeplasser osv. I et videre perspektiv vil utvalgene være aktuelle aktører ved behandling av kommunale planer, eksempelvis som deltakere i eventuelle «plansmier» 1. Rådene vil representere en form for nærdemokratiordning som er mer organisert og systematisert enn velforeninger. Formelt vil de ha status som frivillige organisasjoner og ikke være formelle kommunale organer, slik som bydeler. Representantene er rekruttert fra nærmiljøet, de kjenner godt til hvilke behov og ønsker som eksisterer, hvilke løsninger som er gode eller mulige og få til i den spesifikke lokale konteksten, samt hvilke lokale ressurser man kan dra på. Ved å spørre lokalbefolkningen om råd blir beslutninger også bedre forankret og får større legitimitet. Inndeling av kommunen Styringsgruppen har vurdert ulike metoder for å dele inn kommunen samt hvor store områdene som inngår i et lokalråd bør være. Vi har diskutert å benytte dagens skolekretser, men også mer skjønnsmessige inndelinger basert på geografi. Modellen må ikke kreve store administrative ressurser. 1 Planleggingsmetode for kollektiv utvikling av en idé eller et konsept for blant annet by- eller regionutvikling (Wikipedia) 24

25 Vi er usikre på hva som er en optimal inndeling. Skolekretser er godt etablert, men kan også bli en kunstig ramme som hemmer et engasjement fra ildsjeler i et område. Skolekretser sementeres også historiske inndelinger basert på fortidens kommunegrenser. En inndeling basert på skjønn og geografi kan gjøres på ulike måter. Følgende inndeling har vært diskutert som et eksempel: Bjelland, Laudal, Bue/Heddeland, Øyslebø, Vigmostad, Buhølen, Vigeland, Sjølingstad, Snik, Reme/Svennevik, Spangereid, Holum, Valand/Harkmark, Skjernøya, Tregde, Ime, Malmø, Mandal sentrum, Frøysland, Skjebstad, Sånum/Hogganvik/Lande Samtidig mener styringsgruppen også antall råd kan diskuteres, men at et sted mellom 10 og 20 lokalråd kan være naturlig. Nærdemokratiutvalg For å sørge for et godt samarbeid mellom lokalrådene og kommunen oppnevner kommunestyret et nærdemokratiutvalg. Utvalget legges enten under formannskapet eller direkte under kommunestyret. Nærdemokratiutvalget bør bestå av inntil fem personer. Nærdemokratiutvalget skal ta tak i saker som begynner ute i lokalrådene og sørge for at disse blir håndtert videre. Utvalget bør ha et budsjett som gjør det mulig å gi støtte til mindre tiltak som gjelder stedsutvikling eller nærdemokrati. Større saker må spilles inn til administrasjonen for utredning for så å vurderes i økonomiplansammenheng eller som egne saker som fremmes politisk til kommunestyret via formannskapet. Økonomiske ressurser Det kan tenkes ulike modeller for tildeling av økonomiske ressurser til lokalrådene. Sandefjord kommune har 21 tilsvarende utvalg og yter et økonomisk grunntilskudd samt et tilskudd pr innbygger i aldersgruppen 0 19 år. En annen modell kan være å tildele rådene et begrenset beløp uten binding, eller et høyere beløp der deler er bundet opp til et bestemt satsingsområde som gjerne er felles for hele kommunen. Større prosjekter må finansieres gjennom eksempelvis spillemidler eller vedtas i økonomiplanen. Lokalrådene kan søke om eksterne midler til ulike prosjekt på egenhånd. Administrasjonen bør stille ressurser til veie som kan bidra i søknadsprosessen med å utforme søknader og veilede i forhold til mulighetene som finns. Administrative ressurser For at ordningen med lokalråd skal fungere er det nødvendig med en administrativ stilling med ansvar for dette arbeidet. Sandefjord kommune bruker som et eksempel benevnelsen kommunelos. Styringsgruppen mener administrativ støtte til arbeidet i lokalrådene er en forutsetning for at ordningen skal fungere. I videre utredningsarbeid bør det vurderes om administrasjonen eksempelvis kan bidra med maler for vedtak og retningslinjer, forslag til standardvedtekter eller delta og organisere stiftelsesmøter. 25