Møtereferat Administrativ styringsgruppe og leiargruppa (kombinert møte)

Transkript

1 Møtereferat Administrativ styringsgruppe g leiargruppa (kmbinert møte) Møtedat: Møtestad: Møterm Anga, Førde rådhus Møtt Elin Enebakk Vernika Jamaris Huus Trill Anita Segtnan Lise Mari Haugen Øystein Høyvik Ellen Jensen Øyvind Bang-Olsen Kurt Even Andersen Åge Stafsnes Kirstin Bruland Kristine Steindal Marit Slheim Ikkje møtt Jan Birger Me Ole Jhn Østenstad Stian Jakbsen Dag Ripe Møteleiar: Lise Mari Haugen Møtereferent: Øystein Høyvik Utsendt dagsrden Tidspunkt Kva Gjennmgang g gdkjenning av referat frå møte Frå Bygg- g eigedmsfrvaltning v/ Ellen Bijsterbsch Brukaravtale (sjå vedlegg) Vaktmeisterpatrulje (sjå vedlegg) Famacweb (sjå vedlegg) I dette møtet legg ein pp til rientering/diskusjn vedtak gjerast av leiargruppa i møte ver smmaren Førde rådhus avklaringar knytt til vidare prsjektarbeid v/ Øystein Høyvik Bruk av kmmunehusa ppfølging av rapprt frå arbeidsgruppa g avgjerd gjrt av kmmunedirektøren (blir sendt ut eigen e-pst) v/ Lise Mari Haugen Behv fr mbyggingar Utsjekk vedtak gjrt i møte v/ Øystein Høyvik Drøfte g eventuelt avgjere behv fr mbygging Bu- g miljøtenestene Førde v/ Kirstin Bruland Behv fr mbygging Førdehuset v/ Trnd Ueland Behv fr mbygging Butiltak psykisk helse v/ Kirstin Bruland Side 1 av 7

2 Arbeidsgruppa fr flyktningar g intergrering infrmasjn m status i arbeidet v/ Åge Stafsnes Vakansar Lønsfrhandlingar infrmasjn m knsekvensar v/ Lise Mari Haugen PSU g fellesnemnda v/ Øystein Høyvik Status på arbeidet i eigen sektr g spesielt på kva sm er risikmråde ut september 2019 Stab/støtte v/ Lise Mari Haugen Barnehage v/ Kristine Steindal Skule v/ Åge Stafsnes Helse/ssial v/ Kurt Even Andersen Omsrg v/ Kirstin Bruland Kultur v/ Trnd Ueland Teknisk g miljø v/ Øyvind Bang-Olsen Spesielle frhld sm rører seg i kmmunane sm har innverknad på prsjektarbeidet v/ rådmennene Infrmasjn m innhald pplæringsplan fr einingsleiarar v/ Øystein Høyvik Avklare m det er aktuelt å ha felles intrduksjnsprgram fr nytilsette hausten 2019 v/ Øystein Høyvik Eventuelt Sak nr. Sakstittel, mtale g knklusjn Ansvar Frist 1 Gjennmgang g gdkjenning av referatet frå møte i administrativ styringsgruppe g leiargruppa Gdkjent 2 Frå Bygg- g eigedmsfrvaltning Øyvind Bang-Olsen infrmerte m innhald i frslag til brukaravtale ppretting av vaktmeisterpatrulje bruk av Famacweb Diskusjn gjennmført Vidare prsess Øyvind Bang-Olsen tek med seg innkme innspel i det vidare arbeidet saman med arbeidsgruppa, kmmunedirektør g assisterande kmmunedirektør Oppdaterte framlegg frå kmmunalsjef/arbeidsgruppa skal handsamast av leiargruppa i møte ØBO ØBO Førde rådhus status g diverse avklaringar Infrmasjn m status i arbeidet Øystein Høyvik infrmerte m status i arbeidet; mellm anna knytt til prsess fr knkurranse i høve mbygging g innkjøp av inventar/utstyr Avklaringar Ang. arbeidsmiljøutval (AMU) I samband med vedtak knytt til Førde rådhus i administrativ styringsgruppe vart det bestemt at administrativ styringsgruppe skal fungere sm AMU knytt til bruken av kmmunehusa (men avklaringa er utelete i referatet) Side 2 av 7

3 Landbruk g miljø Sett i lys av at eininga har signalisert at 7 av 10 tilsette gså vil arbeide frå eit av dei tre andre kmmunehusa må ein vurdere å redusere talet på arbeidsplassar i Førde rådhus ØBO Sunnfjrd Landbruksteneste (SLT) Sunnfjrd Landbruksteneste vil bli tilbydd anna lkale i Førde rådhus men pr. i dag ikkje avklart kr i bygget Endra mbygging Rekneskap, løn g skatt Eininga ynskjer å bygge m til 3 teamkntr à 3 arbeidsplassar (vedteke 2 teamkntr fr 3 g 5 tilsette) Med bakgrunn i arkitekt si vurdering blir ynskjet imøtekme Krleis handtere ev. endra innplassering av tilsette? Kntrplassering fr tilsette sm ev. får endra innplassering vil i utgangspunktet ikkje føre til at kntrplassering blir endra men må løysast når situasjnen pnar fr det ØH Innkme spørsmål knytt til spørsmål m i kva grad endringane sm er bestemt fr Førde rådhus er søknadspliktige etter plang bygningslva (Førde kmmune) g/eller arbeidsmiljølva (Arbeidstilsynet). Arbeidsgruppa fr bruk av Førde rådhus drøfta spørsmålet m søknadsplikt med arkitekt g kr ein knkluderte med at endringane ikkje er søknadspliktige. I etterkant av administrativ styringsgruppe si handsaming av spørsmålet har det kme t innspel sm har gjrt til at det er tatt ei ny runde med arkitekt/nrdplan når det gjeld spørsmålet m søknadsplikt. Vurderinga er sm tidlegare det er ikkje søknadsplikt. Administrativ styringsgruppe vurderer at det ikkje er kme til nye pplysingar sm gjer det naturleg å få ei tredje vurdering av spørsmålet. Administrativ styringsgruppe understrekar at i det vidare er det viktig at innspel kjem gjennm ein av dei etablerte kanalane Vernembd g hvudvernembd Plasstillitsvalt g HTV Einingsleiar g rådmann/kmmunedirektør 4 Bruk av kmmunehusa E-pst datert frå prsjektleiar Rapprt m kmmunehusa vart handsama i administrativ styringsgruppe 14. juni: Ellen Jensen g Øystein Høyvik gjrde greie fr arbeidsgruppa sine tilrådingar Ingen merknader saka går vidare til kmmunedirektøren fr endeleg avgjerd Eg har heller ikkje vesentleg merknader til rapprten g gdkjenner den sm grunnlag fr vidare arbeid. Det vil vere mest praktisk m den arbeidsgruppa sm har utarbeidd rapprten gså følgjer pp vidare. Ei særskilt merksemd vil det vere med msyn til situasjnen ved kmmunehuset i Naustdal der kmmunestyret har gjrt vedtak sm Side 3 av 7

4 går på «tvers» av det sm kjem fram i rapprten. Eg har snakka med Øyvind Bang-Olsen sm vil avklare med frmannskapet i Naustdal. Kurt Even Andersen vurderer gså dette punktet, g så må vi finne ei praktisk løysing til slutt. Bestemt at det vidare arbeidet skjer i tråd med e-pst mtalt i kulepunktet ver EJ 5 Behv fr mbyggingar Generell utsjekk vedtak gjrt i møte Vedtak/referat skiller på ein gd måte behv sm kan knytast til refrmarbeidet Spesielt i høve Bu- g miljøtenestene Førde Kirstin Bruland infrmerte m at Bu- g miljøtenestene i Førde skal delast i 3 einingar (ikkje t sm var tema i møte ) Kirstin Bruland saman med einingsleiar/-ar, vernembd g arkitekt ser på aktuelle løysingar knytt til msrgsbustadane på Steinen. Kstnader knytt til bruk av arkitekt blir dekka ver prsjektbudsjettet Øystein Høyvik avklarar kva arkitekt sm vart nytta ved ppføring av bustadane på Steinen KB ØH Snarast Behv fr mbygging Førdehuset (Idrett g friluftsliv) Trnd Ueland infrmerte m at naturleg plassering av Idrett g friluftsliv er saman med andre kultureiningar på Førdehuset Idrett g friluftsliv vil bli lkalisert i Førdehuset sm mtalt i rapprt datert (handsama av administrativ styringsgruppe ). Kstnader knytt til etablering av lkale fr Idrett g friluftsliv knytast til refrmarbeidet g blir tatt ver prsjektbudsjettet. Ev. mbyggingskstnader knytt til Biblitek g Kultur blir ikkje kpla til arbeidet med å etablere ny kmmune Trnd Ueland saman med einingsleiar g aktuelt VO/HVO arbeider vidare med løysingsframlegg g iverksetting TU Behv fr mbygging Butiltak psykisk helse Kirstin Bruland saman med Kurt Even Andersen, einingsleiar, vernembd g arkitekt ser på aktuelle løysingar knytt til mdispnering av areal sm i dag er sett av til persnal-/fellesareal. Kstnader knytt til bruk av arkitekt blir dekka ver prsjektbudsjettet KU Arbeidsgruppa fr flyktningar g intergrering Åge Stafsnes rienterte m status i arbeidet Side 4 av 7

5 Gruppa har fått gjrt tilstrekkeleg med utgreiingar/avklaringar slik at budsjett fr 2020 kan utarbeidast Sluttrapprt : Eventuell rientering til fellesnemnda : Ferdigstilling av rapprt : Handsaming administrativ styringsgruppe ÅS ÅS ÅS Vakansar Ingen saker 8 Lønsppgjeret Lise Mari Haugen infrmerte m status g vidare prsess 9 PSU g fellesenemnda førebels agenda PSU Orienteringssaker pr. i dag ikkje meldt saker Ordinære saker pr. i dag ikkje meldt saker Fellesnemnda Aktuelle rienteringssaker Status i arbeidet v/ Ole Jhn Østenstad Reiselivsstrategi v/ Sunnfjrd Utvikling SLT plitiavtale v/ Kurt Even Andersen g Lillian Vassbtten Flyktningar g integrering v/ Åge Stafsnes Organisering av institusjnstenestene v/ Kirstin Bruland Beredskap inkludert legevakt, brann g redning v/ Øyvind Bang-Olsen g Kurt Even Andersen Ordinære saker Selskapsavtale Sunnfjrd Miljøverk Bruk av refrmstøtte Overgang fellesnemnd -> kmmunestyre (ev. sm rienteringssak) Opplæringskntret selskapsavtale Referatsaker Tertialrapprtar fr alle fire kmmunane 10 Status på arbeidet i eigen sektr g spesielt på kva sm er risikmråde ut september 2019 Stab/støtte v/ Lise Mari Haugen Riggar fr budsjettarbeidet sm startar rett ver smmaren Arbeidet med IKT g digitalisering vil få auka fkus Stab-linje-relasjnar generelt g Fagutvikling spesielt vil vere tema i leiarsamlinga 26. g Barnehage v/ Kristine Steindal I rute Ikkje spesielle prblemstillingar knytt til ppstart av nytt barnehageår Skule v/ Åge Stafsnes I rute Ikkje spesielle prblemstillingar knytt til ppstart av nytt skuleår Side 5 av 7

6 Helse/ssial v/ Kurt Even Andersen I rute med unntak av arbeid knytt til dag- g aktivitetstilbd Omsrg v/ Kirstin Bruland I rute med unntak av at ein framleis arbeider med å få tilsett i alle einingsleiarstillingane Kultur v/ Trnd Ueland Utsett Teknisk g miljø v/ Øyvind Bang-Olsen I rute 11 Spesielle frhld sm rører seg i kmmunane sm har innverknad på prsjektarbeidet Naustdal Øyvind Bang-Olsen infrmerte m at Naustdal pr har rapprtert 6 færre persnar med psykisk utviklingshemming (skuldast mellm flytting ut av kmmunen) g sm vil gi utslag i høve rammeverføringa til Sunnfjrd kmmune fr 2020 dagtilbd til persnar med demens vil bli etablert i eige husvære sm i dag blir nytta til flyktningar. Det er funne dekning fr investeringskstnadane men ikkje fr auka driftskstnader 12 Opplæring hausten 2019 Opplæringsprgram fr leiarar Obligatrisk fr einingsleiarar g kmmunalsjefar kmmunalsjefane må følgje pp Innspel til tema i 2020 FamacWeb Aktuelt med felles intrduksjnsprgram fr nytilsette hausten 2020? Med bakgrunn i at arbeidet med visjn, verdiar, etikkplattfrm mv først kjem på plass nærare årsskiftet vurderer ein at dette ikkje er aktuelt før etter K.sjefar 13 Eventuelt Kmmunane sine tertialrapprtar blir lagt fram fr fellesnemnda sm referatsak Dei t siste møta ( g ) har blitt gjennmført sm kmbinerte/blanda leiarmøte/administrativ styringsgruppe. I det vidare vil ein halde fast ved tydlegare skilje mellm dei t møteplassane Til ppfølging Ombyggingsbehv ny eining Butiltak psykisk helse Ombyggingsbehv Bu- g miljøtenestene i Førde Brukaravtale mv kmmunale bygg Rapprt frå arbeidsgruppe flyktningar g integrering : Diverse knytt til pstmttak mv (jf. referat frå møte ) Side 6 av 7

7 Visma Veilderen Eventuelle merknader til referatet må sendast til referenten innan 10 dagar etter utsending. Side 7 av 7