Kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune

Transkript

1 Til Møte 5/2019 Reidar Schlytter - leder Harald Liodden - nestleder Line Solgunn Sandli medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET, SØR-AURDAL KOMMUNE Vi innkaller med dette kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune til møte: Onsdag 4.september 2019 kl til på Tingvoll, Sør-Aurdal Kommune. Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og sakliste Formell godkjenning og signering av møtebok fra og Neste møte Saksliste Sak 16/2019 Budsjett for kontrollutvalget 2020 Sak 17/2019 Forvaltningsrevisjon Oppvekst i Sør-Aurdal kommune, skole og barnehage, prosjektplan Sak 18/2019 Risikosamtale med KU del 2, oppdatering av risiko- og vesentlighetsvurdering Sak 19/2019 Evaluering av kontrollutvalget Eventuelle forfall meldes så raskt som mulig til sekretariatet, varamedlemmer møter kun ved særskilt innkalling. Vang, For leder i kontrollutvalget Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalgssekretariatet for Valdres Kopi sendt: Ordfører og Kommunerevisjon IKS (møte- og talerett), rådmann og postmottak (til orientering).

2 SAKSLISTE Sak 16/2019 Budsjett for kontrollutvalget 2020 Ingen I følge forskrift om kontrollutvalg og revisjon skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for arbeidet med kontroll og tilsyn i kommunen. Dette er ifølge både den gamle og den nye kommuneloven, 18 i eksisterende forskrift og kap.1 2 i forskrift som trer i kraft når kommunestyret konstituerer seg for ny valgperiode i høst. Vedtatt budsjettforslag fra kontrollutvalget skal følge innstillingen til årsbudsjettet etter kommuneloven 14-3 tredje ledd til kommunestyret, altså formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Det er første året kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune vedtar budsjett for arbeidet sitt og det er enkelte poster som ikke har klare erfaringstall, dette gjelder spesielt forvaltningsrevisjon. Sekretariatet har derfor samarbeidet med administrasjonen for å utarbeide forslag til budsjett, dette for å gi en mest mulig realistisk oversikt over kontrollutvalgets kostnader for Kontrollutvalgets budsjett skal inneholde kostnadene til selve utvalget, sekretariats-tjenestene, regnskapsrevisjonen og forvaltningsrevisjon, her under revisors deltakelse i møter. Forslag til årsbudsjett for kontrollarbeidet 2020 i Sør-Aurdal kommune: SØR-AURDAL KOMMUNE Kontrollarbeid 2020 MØTEVIRKSOMHET, UTVALG 1 Møtegodtgjørelse, 5 pers Ledergodtgjørelse Mulig tapt arbeidsfortjeneste Diverse 2000 Møtemat og lignende 3000 Skyss- og kostgodtgjørelse Kurs og opplæring 5000 SEKRETARIAT 3 Del av avtale Del av ACOS REVISJON 5 Forvaltningsrevisjon Revisors deltakelse i KU-møter Rekneskapsrevisjon TOTAL Kontrollutvalg må ha minimum 5 medlemmer etter ny kommunelov 2. Tapt arbeidsfortjeneste vil variere etter hvem som kommer inn som medlemmer etter valget

3 3. Totalramme fordelt likt mellom de 6 kommunene uavhengig av folketall 4. Årlig pris basert på tilbudet og lik fordeling mellom kommunene 5. Det finnes ikke gode erfaringstall knyttet til forvaltningsrevisjon de senere årene, siden kontrollutvalget har brukt mye tid på rollefordeling og organisering av kontrollarbeidet. Anslått budsjettramme henger sammen med et estimert antall forvaltningsrevisjoner innenfor en valgperiode. 6. Basert på erfaringstall Kontrollutvalget ber sekretariatet sende saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret vedtar følgende: Kommunestyret vedtar kontrollutvalgets forslag til budsjett for arbeidet med kontroll og tilsyn 2020 med en ramme på kr Sak 17/2019 Forvaltningsrevisjon Oppvekst i Sør-Aurdal kommune, skole og barnehage, prosjektplan SAK-Skole-Barnehage-Prosjektplan.pdf Kontrollutvalget skal utføre kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret. I sak 14/2019 Risikosamtale med KU, oppdatering av risiko- og vesentlighetsvurdering orienterte ordfører om skole og barnehage som et mulige risikoområde. I e-post datert ber ordfører Kåre Helland kontrollutvalget vurdere en forvaltningsrevisjon innen oppvekst, spesifisert som barnehage og skole. Kontrollutvalget ber i vedtaksform under sak 15/2019 (e-post ) sekretariatet bestille et forslag til prosjektplan med budsjett fra Kommunerevisjon IKS for forvaltningsrevisjonsprosjekt, med tema Oppvekst i Sør-Aurdal kommune; skole og barnehage, til neste møte i kontrollutvalget Kommunerevisjon IKS legger frem utkast til prosjektplan (vedlagt saken) under møtebehandlingen slik at kontrollutvalget kan drøfte formål, problemstillinger og ferdigstille prosjektplanen. Når kontrollutvalget drøfter formål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjekt er det vesentlig å legge vekt på følgende: Tydelig formål Presise og avgrensede problemsstillinger, kan deles inn i ulike spørsmål og områder Formål og problemsstillinger må styre unna politiske spørsmål. Ressursrammen arbeidet skal utføres innenfor Kontrollutvalget vedtar bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt, med tema Oppvekst i Sør-Aurdal kommune; skole og barnehage, slik prosjektplanen fremgår etter drøfting av problemstillinger og ferdigstilling i sak 17/2019 den

4 Sak 18/2019 Risikosamtale med KU del 2, oppdatering av risiko- og vesentlighetsvurdering Risiko- og vesentlighetsvurdering Diskusjonstema.pdf Når kontrollutvalget vedtok oppdatering av risiko- og vesentlighetsvurdering for Sør-Aurdal kommune i sak 13/2019 ba de særlig om at Kommunerevisjon IKS legger opp prosessen slik at kontrollutvalget aktivt deltar i arbeidet med analysen. I sak 14/2019 den gjennomførte Kommunerevisjon IKS risikosamtale med KU i forbindelse med oppdatering av risiko- og vesentlighetsvurdering. Kommunerevisjon IKS ønsker nå å gjennomføre ytterligere en risikosamtale med det sittende kontrollutvalget før ny valgperiode. Kommunerevisjon IKS har gjennomført spørreundersøkelse ved bruk av e-post til kommunestyrerepresentanter og administrativ ledelse for å kartlegge mulige risikoområder, foreløpig resultat av denne vil være med å danne rammen for risikosamtale med KU, del 2. Kommunerevisjon IKS har utarbeidet et hjelpedokument for gjennomføring av risikosamtaler, vedlagt saken. Dokumentet er det samme som kontrollutvalget benyttet i forrige risikosamtale. Dette dokumentet har et generelt innhold og er ikke knyttet spesielt til Sør-Aurdal kommune. Kommunerevisjon IKS deltar i saken og leder risikosamtalen del 2 med kontrollutvalget, del 2 Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS ta innspill fra risikosamtale, del 2 med videre i sitt arbeid med risiko- og vesentlighetsvurdering for Sør-Aurdal kommune. Sak 19/2019 Evaluering av kontrollutvalget Dokumenter i saken: Årsmelding KU SAK 2016.pdf Årsmelding KU SAK 2017.pdf Årsmelding_2018_Kontrollutvalet_Sør_Aurdal_signert.pdf Ved overgangen til ny valgperiode er det nyttig at kontrollutvalget evaluerer sitt eget arbeid for å dele erfaringene sine med det påtroppende kontrollutvalget. I følge årsplanen for kontrollutvalget 2019 skal evalueringen av eget arbeid utføres i siste møte før nytt kontrollutvalg blir konstituert. Vedlagt saken ligger kontrollutvalgets årsmeldinger for 2016, 2017 og 2018 for at medlemmene lettere skal få oversikt over aktivitetene utvalget har utført i perioden. Følgende punkter foreslås drøftet: - Antall møter og møtelengde - Praktisk gjennomføring av møter - Saksutredelser, form og innhold - Samarbeid med kommunestyret - Samarbeid med administrasjonen - Samarbeid med sekretariatet

5 - Samarbeid med Kommunerevisjon IKS generelt - Opplæring, ved ny periode og underveis - Orientering og informasjon om regnskapsrevisjon, form og innhold - Risiko- og vesentlighetsvurdering/overordnet analyse; prosess og resultat - Forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll; prosess, bestilling, resultat - Nye retningslinjer og samarbeid med andre kontrollutvalg - Øvrig Sekretariatet noterer ned konklusjonene av drøftingen i møte og setter opp en kortfattet evalueringsrapport. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge evalueringsrapporten frem for det påtroppende kontrollutvalget i løpet av høsten Vang, Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalgssekretariatet for Valdres