Sak 15/2016 Restanseliste saker i Ål kommune pr. 1. halvår 2016

Transkript

1 Møte dato/tid Fredag 2. september 2016, kl Møtested Møterom «Hemsen», Tingstugu Ål Medlemmer/varamedlemmer Leder Edvin Ræstad, nestleder Jens Petter Brandlie til stede i møtet Medlem: Lise Løvdokken Moen Forfall Andre til stede i møtet Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS), revisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjonen IKS), ordfører Solveig Vestenfor, rådmann Tone Tveito Eidnes, økonomisjef Morten Mastrup Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 15-18/2016 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 15/2016 Restanseliste saker i Ål kommune pr. 1. halvår /2016 Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat 17/2016 Kontrollutvalgets budsjett for /2016 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte : Protokoll fra møtet ble formelt godkjent og signert Orientering ordfører: Orientering fra ordfører med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen Orientering rådmann: Orientering fra rådmann med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen Sak 15/2016 Restanseliste saker i Ål kommune pr. 1. halvår 2016 Rådmann deler ut restanseliste i møtet. Restanseliste for Ål kommune pr. 1. halvår Det vises til tidligere kontrollutvalgsmøte der kontrollutvalget ønsket at rådmann skulle endre restanselistene slik at disse inneholder alle saker, med ansvar og oppdatert status. Rådmann bes om at restanseliste utarbeides til møtet. 1

2 Rådmannen delte ut og redegjorde for restanseliste politiske vedtak. Det var tre saker på listen: 1. STNR Sak 9/15 - Faresonekartlegging 2. Kommunestyret Sak 46/14 Kommunale bosteder plan for salg og bygging av nye i samarbeid med private utbyggere. 3. Kommunestyret Sak 72/15 Nye lokaler for voksenopplæringen ulike løsninger med kostnads- Overslag innen feb Kontrollutvalget tok status for politiske saker til orientering. Sak 16/2016 Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat. Hanne Heen Wengen, gjennom sitt enkeltmannsforetak, er engasjert som sekretariat for kontrollutvalget i Ål. Øvrige kontrollutvalg i Hallingdal har også engasjert Wengen. Sekretariatet har arkiv på IKT-Hallingdal sin plattform. Kommunene er bedt om å arkivere alle saksdokumenter fra kontrollutvalget i sitt arkivsystem, for å tilfredsstille utvalgets arkivplikt iht. arkivloven. Sekretariatets oppgaver vil være som tidligere, men Wengen skal i noe større grad delta i saksforberedelsene, herunder innhente informasjon fra rådmannen. Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen. Behandling/vurdering i møtet: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen. Sak 17/2016 for kontrollutvalget i Ål 2017 Oversikt over utgifter til kontroll og tilsyn i Ål, samt budsjett for

3 Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). forslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget i følge kommuneloven 77, nr. 10. Nedenfor følger en oversikt og utgifter på kontroll og tilsyn (k-utvalg, sekretariat og revisjon) for Ål kommune 2015 og 2016 Oppgave 2015 Regnskap Forventet regnskap 2016 *1 forslag 2017 Kommentar Drift av sekretariat Kommuneloven 77, pkt. 10 Forskrift om kontrollutvalg 20 Drift av kontrollutvalg, godtgjørelse, kurs m.m Kommuneloven 40 til 42 og 77 Totalt drift Regnskapsrevisjon Kommuneloven 76, siste ledd og 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 4. Forskrift om revisjon kap. 2. Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kommuneloven 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 5. Kontrollutvalg Forskrift om kontrolluvalg kap. 5. Andre særskilte oppgaver Omfatter bl.a. rådgivning, bistand, særattestasjoner m.m. Totalt revisjon Totaltramme *1 Kolonnen viser faktisk regnskapsførte tall 1. halvår x 2 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: 3

4 Kontrollutvalget blir tildelt budsjettramme med tilsvarende budsjettbeløp som for rammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,-. rammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Sak 18/2016 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, og overordnet analyse for Ål kommune. Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de som utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll), og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Kontrollutvalget har bedt Kommunerevisjon IKS utarbeide overordnet analyse for Ål kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Planen skal legges frem for kommunestyre for behandling før Kontrollutvalget i Ål har i tidligere møtet drøftet risikoområder med rådmann og ordfører, informasjonen er innarbeidet i overordnet analyse. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble grundig drøftet i kontrollutvalget i junimøtet. 4

5 I dagens møte legger Kommunerevisjon IKS frem plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordnet analyse for Ål kommune. Kontrollutvalget slutter seg til fremlagt overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planen oversendes kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Kontrollutvalget gjennomgikk og diskuterte planen og analysen. Kontrollutvalget slutter seg til fremlagt overordnet analyse og plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Overordnet analyse gjennomgås årlig i kontrollutvalget. Planen oversendes kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll godkjennes. Drøftings-/orienteringssaker: Annet: Neste møte: - Torsdag , kl Skjema møtegodtgjørelse: - Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Ål, Edvin Ræstad Jens Petter Brandlie Lise Løvdokken Moen leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, postmottak, kommunerevisjon IKS 5