Innkallingen og sakslisten: K-utvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. K-utvalget godkjente innkallingen og sakslisten.

Transkript

1 Møte dato/tid Tirsdag 22. januar 2019, kl Møtested Møterom «Rom 4», Kommunehuset i Hol Medlemmer/varamedlemmer Leder Rigmor Grue Rygg til stede i møtet Nestleder: Siv Nesfossen Medlemmer: Hans Ola Larsgard, Lars Hamarsbøen, Liv Jorunn Øvrejorde Forfall Andre til stede i møtet Ordfører Petter Rukke, under sin orientering Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 01-02/2019 Saker til behandling: 01/2019 Revisjonsordning i Hol kommune 02/2019 Kontrollutvalgets årsmelding 2018 Drøftings- og orienteringssaker: SAKSKART Innkallingen og sakslisten: K-utvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. K-utvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Orientering fra ordfører: Ordfører orienterte kort om bl.a.: Kommunestyrets vedtak i sak 87/ Alternative revisjonsordninger iht kommuneloven Ny daglig leder i Ustekveikja Energi fra EnergiPlan Opprydding i Hovet 1

2 Sak 01/2019 Revisjonsordning i Hol kommune Behandlet: Kontrollutvalget sak 13/2018 Kontrollutvalget sak 01/2019 Dokumenter: Ingen Saksopplysninger I kommunestyremøte ble sak 67/17 «Representantskapet Kommunerevisjon IKS Drøfting av saker til representantskapsmøte» behandlet. Kommunestyret vedtok bl.a. følgende i saken: «Hol kommune melder seg ut av Kommunerevisjonen IKS». Kommunestyrene i Hallingdal og Valdres har valgt en interkommunal revisjonsordning ved deltagelse i Kommunerevisjon IKS, fra 2010, jf. kom.loven 78 nr. 3. Selskapet er en egenregivirksomhet, ved at mindre enn 20% av selskapets aktivitet er rettet mot andre enn eierkommunene. Selskapets eierkommuner har deltatt i interkommunal revisjonsordning siden Iht. kommuneloven innstiller kontrollutvalget på revisjonsordning og kommunestyret vedtar, jf. kom.loven 78 nr. 3, som lyder slik: «Kommunestyret eller fylkesting avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.». Behandling/vurdering i k-utvalgets møte sak 13/2018 den : Kontrollutvalget vurderte, at de mottar gode revisjonstjenester på regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon fra Kommunerevisjon IKS. Kommunerevisjon IKS sin lokalkunnskap og tilknytning til Hallingdal skaper forutsigbarhet og forenkler kontroll- og tilsynsarbeidet for k-utvalget Kommunens eierskap i selskapet er en del av kommunenes egenkontroll. Det gir kommunene fleksibel og effektiv utnyttelse av kontrollressursene til det beste for eierkommunene. Eierne kan regulere og påvirke størrelsen på ressursene, som de ønsker å brukes på kontroll- og tilsynsoppgaven i regionen, og har mulighet til å påvirke omfanget av og hvordan selskapet utøver sin oppgave til det beste for eierkommunenes egenkontroll. Kontrollutvalget mener det er viktig at kommunen støtter opp om Kommunerevisjon IKS sin kompetanse, og de arbeidsplassene vi har og kan få i Hallingdal. Kontrollutvalget innstiller på at Hol kommune skal delta i et interkommunalt samarbeid om revisjon og melde seg inn igjen i Kommunerevisjon IKS. 2

3 Vedtak i kontrollutvalget sak 13/2018: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret til behandling med følgende forslag til vedtak: Hol kommune ønsker å delta i interkommunalt samarbeid om revisjon. gjennom å videreføre eierskapet i Kommunerevisjon IKS, og trekker tilbake sin utmelding fra Kommunerevisjon IKS oversendt selskapet i brev av Behandling i kommunestyret - sak 87/18 den : Jon Andreas Kolderup fremmet følgende forslag: Saken sendes tilbake til Kontrollutvalget med anmodning om ny behandling i utvalget. En ny innstilling til hvordan Hol kommune skal få gjennomført sin revisjon skal ta hensyn til de muligheter kommuneloven gir til å velge revisjonsordning. Det skal vurderes hvilke behov Hol kommune vil ha for fremtidig regnskaps- og forvaltningsrevisjon og hvem som i konkurranse kan tilby slike tjenester til kommunen. Det ansees ikke naturlig å ansette egne revisorer, slik kommuneloven gir anledning til. Sigrid Simensen Ilsøy fremmet følgende forslag: Saken sendes tilbake til Kontrollutvalget. Kommunestyret ber om at de tre alternativene omtalt i saksfremlegget utredes og at formannskapet blir orientert om forholdene i Kommunerevisjonen IKS og hvordan årsakene til Hol kommune sin utmeldelse er tatt tak i. Votering i kommunestyret - sak 87/18: Det ble stemt over forslag fremmet av Sigrid Simensen Ilsøy mot forslag fremmet av Jon Andreas Kolderup. Forslaget fremmet Sigrid Simensen Ilsøy falt med 14 mot 7 stemmer (1 Ap, 3 Sp, 2 V, 1 Krf). Det ble deretter stemt over Kontrollutvalgets innstilling mot forslag fremmet av Jon Andreas Kolderup. Forslag fremmet av Jon Andreas Kolderup ble enstemmig vedtatt. Vedtak i kommunestyret - sak 87/18: Saken sendes tilbake til Kontrollutvalget med anmodning om ny behandling i utvalget. En ny innstilling til hvordan Hol kommune skal få gjennomført sin revisjon skal ta hensyn til de muligheter kommuneloven gir til å velge revisjonsordning. Det skal vurderes hvilke behov Hol kommune vil ha for fremtidig regnskaps- og forvaltningsrevisjon og hvem som i konkurranse kan tilby slike tjenester til kommunen. Det ansees ikke naturlig å ansette egne revisorer, slik kommuneloven gir anledning til. 3

4 I møtet : Kontrollutvalget behandler og innstiller på revisjonsordning i Hol kommune, etter anmodning fra kommunestyret, jf. vedtak sak 87/ Bl.a. flg. punkter vurderes: Gjennomgang av muligheter som kommuneloven gir til valg av revisjonsordning. Hol kommunes behov for fremtidige regnskaps- og forvaltningsrevisjoner. Hvem kan, i konkurranse, tilby slike tjenester til kommunen. Forslag til vedtak: Ingen SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget behandlet i møte under sak 13/2018 en innstilling på revisjonsordning for Hol kommune, som kommunestyret behandlet som sak 87/2018. Kontrollutvalget presiserer at kontrollutvalgets sak til kommunestyret skal gå uendret til kommunestyret, og skal ikke på noen måte omskrives av administrasjonen i Hol kommune slik det er gjort i denne saken til kommunestyret. Det er kontrollutvalget som saksutreder og innstiller i forslag til vedtak, og hvis kontrollutvalget sin saksutredning ikke oppfyller eller passer inn i Hol kommunes maler så bør dette tas opp med kontrollutvalget. Kontrollutvalget sin vurdering i sak 13/2018 var at «Kontrollutvalget vurderer at de mottar gode revisjonstjenester på regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon fra Kommunerevisjon IKS», og vedtok enstemmig at: «Hol kommune ønsker å delta i interkommunalt samarbeid om revisjon gjennom å videreføre eierskapet i Kommunerevisjon IKS, og trekker tilbake sin utmelding fra Kommunerevisjon IKS oversendt selskapet i brev av » Kommunestyret i Hol behandlet saken i møte som sak 87/2018, og vedtok: «Saken sendes tilbake til Kontrollutvalget med anmodning om ny behandling i utvalget. En ny innstilling til hvordan Hol kommune skal få gjennomført sin revisjon skal ta hensyn til de muligheter kom.loven gir til å velge revisjonsordning. Det skal vurderes hvilke behov Hol kommune vil ha for fremtidig regnskaps- og forvaltningsrevisjon og hvem som i konkurranse kan tilby slike tjenester til kommunen. Det ansees ikke naturlig å ansette egne revisorer, slik kom.loven gir anledning til.» Kontrollutvalget behandlet sin sak 13/2018 den med bakgrunn i kommunestyret sitt vedtak i 67/2017 «Representantskapet Kommunerevisjon IKS Drøfting av saker til representantskapsmøte» behandlet den , der kommunestyret hadde gjort bl.a. følgende vedtak: «Hol kommune melder seg ut av Kommunerevisjon IKS» Kontrollutvalget vil presisere at kontrollutvalget ikke har tatt opp denne saken på eget initiativ, men som en konsekvens av vedtaket i kommunestyret den Vedtaket i kommunestyret er gjort i strid med kom.loven 78 nr. 3, ved at de ikke ba om kontrollutvalgets vurdering og innstilling til et slikt vedtak. 4

5 Kontrollutvalget skal innstille på valg av revisjonsordning og ansvarlig revisor Kom.loven 78 nr. 3 og nr. 4 har bestemmelser om valg av revisor, som lyder slik: Nr. 3: «Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.». Nr. 4: «Kommunestyret velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget». Det er kontrollutvalget som innstiller både i saken om kommunen skal delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, dvs. være medeier i Kommunerevisjon IKS jf. kom.loven 78 nr. 3, og valg av revisor jf. kom.loven 78. nr. 4. Når kommunestyret har valgt å være medeier i Kommunerevisjon IKS jf. kom.loven 78 nr. 3, så har kommunen samtidig valgt revisor. Hvis kommunen derimot skulle velge å ikke ha egen ansatt revisor i Hol kommune eller delta i et interkommunalt samarbeid om revisjon, så må kommunen velge annen revisor,jf. kom.loven 78. nr 4. Kommunestyret sin behandling av spørsmålet i sak 67/2017 den , der kommunestyret vedtok at «Hol kommune melder seg ut av Kommunerevisjon IKS», var et ulovlig vedtak av kommunestyret i strid med kom.loven 78. nr. 3. Vedtaket ville i 2017 ha blitt kjent ulovlig hvis det hadde blitt stilt spørsmål om lovlighetskontroll. Fylkesmannen uttalte seg i etterkant i brev datert , som svar på en henvendelse om vedtak vedr. utmeldelsen av Kommunerevisjon IKS, følgende; «På generelt grunnlag vil Fylkesmannen bemerke at det følger av kommuneloven 78 nr. 3 at det er kommunestyret som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen skal ha. Det følger videre av bestemmelsen at det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret om valg av revisjonsordning ( 78 nr. 3) og valg av revisor ( 78 nr. 4). Kommunestyret kan ikke frata utvalget denne innstillingsretten eller legge den til andre organer. Etter Fylkesmannens vurdering vil kontrollutvalgets innstillingsrett også gjelde ved oppsigelse av avtale om revisjonsoppdrag.» Behov for fremtidig regnskaps- og forvaltningsrevisjon: Kommunestyrets og kontrollutvalgets ansvar for kontroll og tilsyn av Hol kommune Kommunestyret i Hol kommune skal jf. kom.loven 77 nr. 1 velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med Hol kommune sin forvaltning på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalget skal, jf. kom.loven 77 nr. 4, påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte, og påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Dette siste omtales som forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal videre, jf. kom.loven 77 nr. 5, påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets ansvar fremgår videre av forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Her fremgår det av 4 at det er kontrollutvalget som skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5

6 Nærmere detaljer om kontrollutvalgets ansvar ifht. regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll fremgår av 6 15, og i 9 står det at «Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon». Hol kommune sin plikt til å velge revisor Etter kom.loven 77 nr. 8 har Hol kommune ved lov plikt til å påse at revisjon av Hol kommune sin virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk, som skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Revisjonsarbeidet skal utføres i samsvar med forskrift om revisjon i kommuner og i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Etter forskrift om revisjon i kommuner 2 skal det velges en revisor for revisjon av kommunens regnskap, men det kan velges annen revisor for hvert enkelt kommunalt foretak i kommunen, og etter forskriftens 6 kan forvaltningsrevisjon utføres av annen revisor enn den som er valgt som ansvarlig revisor av kommunens årsregnskap eller et kommunalt foretaks årsregnskap. Hol kommune kan med andre ord velge flere ansvarlige revisorer til de ulike revisjonsoppgaver, jf. kom.loven 77 og 78 med forskrifter. Revisjonens innhold og omfang er særskilt i kommunen Revisjonsutførelsen reguleres av forskrift om revisjon i kommuner og god kommunal revisjonsskikk, som er omfattende og krever spesiell bransjekunnskap. Ift regnskapsrevisjon skal revisor uttale seg om bl.a. jf. forskrift om revisjon 5; Overholdelsen av helt særskilte regler i kommunalt regnskap knyttet til bruk av særskilt kontoplan som danner grunnlag for riktig rapportering til statlige myndigheter, at det finansielt orienterte regnskapet blir riktig periodisert, at bruken av kommunens økonomiske midler i året er i samsvar med budsjettvedtak, og at oppsatt budsjett er i samsvar med kommunestyrets vedtatt budsjett med budsjettendringer. Kontrollutvalgets ansvar for årlig forvaltningsrevisjon av Hol kommune sin virksomhet, omfatter bl.a., jf. forskrift om revisjon 7; administrasjonen i Hol kommune bruker ressursene i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, administrasjonens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målsettinger, administrasjonen overholder lover, forskrifter og annet regelverk, administrasjonens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, saksutredningene fra administrasjonen i politiske organer er i samsvar med offentlige utredningskrav, og gir grunnlag for reell politisk innflytelse, resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger. 6

7 Alternative revisjonsordninger: Kom.loven 78 nr. 3 åpner for at kommunen kan; 1. ansette en egen revisor i Hol kommune, 2. delta i et interkommunalt revisjonsselskap som bare kan eies av kommuner og fylkeskommuner, 3. inngå avtale med annen revisor. Hol kommune har siden 1945 deltatt i et interkommunalt samarbeid om revisjon av kommunene i Hallingdal, og fra inngikk Hol kommune inn i et samarbeid om eget kommunalt revisjonsselskap med alle kommunene i Hallingdal og Valdes gjennom Kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget vil minne om Hol kommunes pensjonsforpliktelser i Kommunerevisjon IKS ved en uttreden av selskapet. Andre aktuelle interkommunale revisjonsselskap, som Hol kommune kan søke om å få bli medeiere i eller kjøpe revisjonstjenester fra kan være: Buskerud kommunerevisjon IKS, som reviderer de fleste andre kommuner i Buskerud fylke, som jobber med en sammenslåing med Follo Distriktsrevisjon IKS. Antall eiere pr. d.d. 13 kommuner + Buskerud fylkeskommune. Stiller seg positive til flere nye eiere. Kjøp av revisjonstjenester uten eierskap anses som uaktuelt av eierne. Telemark Kommunerevisjon IKS, som dekker alle kommuner i Telemark og som jobber med en sammenslåing med Vestfold kommunerevisjon. Antall eiere pr. d.d. 19 kommuner + Telemark fylkeskommune. Usikkert ift nye medeiere, må avklares med styret. Kjøp av revisjonstjenester må evt. vurderes nærmere iht lov om offentlige anskaffelser. Indre Hordaland Revisjonsdistrikt som reviderer kommunene i Hardanger og Voss, jobber med en sammenslåing med Nordhordaland Revisjon IKS. Antall eiere pr. d.d. 6 kommuner. Positive til nye medeiere. Kjøp av revisjonstjenester må evt. vurderes nærmere iht lov om offentlige anskaffelser. Hvis Hol kommune ikke ønsker å ansette egen revisor eller delta i en interkommunal revisjonsordning, så må Hol kommune velge annen revisor. Annen revisor er å kjøpe revisjonstjenesten fra: Et interkommunalt revisjonsselskap der Hol kommune ikke er eier og ikke kan utøve eierstyring. Et interkommunal revisjonsselskap kan imidlertid ikke ha mer enn maksimalt 20% av sin aktivitet knyttet til virksomheter som ikke er eiere i selskapet, i motsatt fall vil alle eierne i selskapet etter lov om offentlig anskaffelse blir forpliktet til å legge sine revisjonstjenester ut på anbud (konkurranse). Dette begrenser hva et slikt revisjonsselskap påtar seg av revisjon ut over egne eierkommuner. Et privat revisjonsselskap. 7

8 VURDERINGER: Kontrollutvalget vil presisere at Hol kommune sin forvaltning er en stor virksomhet, og for et kontrollutvalg er det viktig at kommunens revisor har høy kompetanse og engasjement for å sikre høyt revisjonsfaglig revisjonsarbeid. Kontrollutvalget mener det er viktig at kommunens revisor har god innsikt i Hol kommune sin virksomhet, og mener dette best ivaretas ved at kommunen velger samme revisor til å være ansvarlig revisor for både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Alternative revisjonsordninger: 1. Ansette en egen revisor i Hol kommune. Kontrollutvalget har vurdert alternativet og finner det som uaktuelt. 2. Delta i et interkommunalt revisjonsselskap som bare kan eies av kommuner og fylkeskommuner. Hvis Hol kommune skal delta i interkommunal revisjonsordning med f.eks. Buskerud Kommunerevisjon IKS, så må dette godkjennes av alle kommuner som er deltakere i selskapet og Hol kommune må kjøpe seg inn i selskapet som likeverdig deltaker med de øvrige eierkommuner. Deltar Hol kommune i en interkommunal revisjonsvirksomhet, så plikter ikke, og skal ikke, Hol kommune konkurranse-utsette revisjonstjenesten, men den utføres i egen regi gjennom det interkommunale revisjonsselskapet. Som medeier i et kommunalt revisjonsselskap, slik som i f.eks. Buskerud Kommunerevisjon eller Kommunerevisjon IKS, har kontrollutvalget og Hol kommune som eier mulighet til å påvirke bl.a. strategi, kompetanse, ressurser, omfanget av og hvordan selskapet utøver sin oppgave til det beste for eierkommunes egenkontroll o.l., gjennom en god og aktiv eierstyring. Selskapets størrelse kan være avgjørende for graden av kommunens innflytelse og påvirkningskraft. 3. Inngå avtale med annen revisor. Alternativt kan Hol kommune kjøpe revisjonstjenester fra f.eks. Buskerud kommunerevisjon IKS uten å være eier/deltaker, eller fra en privat aktør. Da deltar ikke Hol kommune i en interkommunal revisjonstjeneste jf. kom.loven 78 nr. 3, men velger ansvarlig revisor etter kom.loven 78. nr. 4 og må konkurranse-utsette denne tjenesten med jevnlige mellomrom, jf. lov om offentlige anskaffelser. Alternativ 3 gir ingen mulighet til påvirkning i revisjonsselskapet og begrenset innsynsrett. En avtaleinngåelse med annen revisor har ikke blitt omfattende vurdert av kontrollutvalget i denne omgang, da innhenting av anbud anses som en egen prosess, hvor kontrollutvalget må gis tilgang til kommunens ekspertise på området. Det påpekes at kommunen må bruke ressurser på å forberede og gjennomføre offentlig anbudskonkurranse med en viss frekvens. 8

9 Kontrollutvalget sin vurdering er at kommunens eget interkommunale revisjonsselskap, Kommunerevisjon IKS, har levert en god revisjonstjeneste for Hol kommune. I hele denne valgperioden har kontrollutvalget opplevd Kommunerevisjon IKS som meget ryddige og profesjonelle. De har bistått med høyt revisjonsfaglig og effektivt arbeid for å sikre kommunestyrets og kontrollutvalgets ansvar for kontroll og tilsyn med forvaltningen i Hol kommune på en god måte. Kontrollutvalget vurderer at styring og drift av Kommunerevisjonen IKS nå er tilfredsstillende både faglig og driftsmessig. Det er ansatt ny daglig leder, fra , samt at både styre og representantskap er endret. Gjennom god og aktiv eierstyring skal dette være et faglig og kostnadsmessig godt alternativ for Hol kommune. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret til behandling, med følgende forslag til vedtak: Hol kommune søker representantskapet i Kommunerevisjon IKS om å få trekke tilbake sin utmelding fra Kommunerevisjon IKS oversendt selskapet i brev av , for å fortsette som en god og konstruktiv eier og bruker av Kommunerevisjon IKS til kommunes revisjonsoppgaver jf. kom.loven 78. 9

10 Sak 02/2019 Kontrollutvalgets årsmelding 2018 Dokumenter: Arbeidsdokument: Utkast til årsmelding 2018 Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet har utarbeidet forslag til kontrollutvalgets årsmelding Forslaget til årsmelding 2018 gjennomgås og evt. korrigeres/endres i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, datert 22. januar 2018, som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2018 til orientering. Behandling i møtet: Forslaget til kontrollutvalgets årsmelding drøftes i møtet, godkjennes og signeres kontrollutvalgsleder. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2018, datert 22. januar 2018, som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2018 til orientering. Annet: Protokoll fra møte ble formelt godkjent og signert Neste møte: Skjema møtegodtgjørelse: Utdelt til medlemmene i møtet Hol, Rigmor Grue Rygg Siv Nesfossen Hans Ola Larsgard leder nestleder medlem Lars Hamarsbøen medlem Liv Jorunn Øvrejorde medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Hol kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 10