Kontrollutvalget i Hol kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Mandag 01. april 2019, kl Møtested Møterom «Rom 4», Kommunehuset i Hol Medlemmer/varamedlemmer Nestleder: Siv Nesfossen til stede i møtet Medlemmer: Hans Ola Larsgard, Lars Hamarsbøen, Liv Jorunn Øvrejorde Varamedlem: Hanne S. Håvardsrud Forfall Rigmor Grue Rygg Andre til stede i møtet Daglig leder Didrik Hjort, Kommunerevisjon IKS Revisor Elin D. Myhre, Kommunerevisjon IKS Rådmann Ole Johnny Stavn Økonomisjef Solveig Endrestøl, under sak 06-08/2019 Leder driftsavd. Trygve Hagen, under Drøft.-/orient.sak 2 Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 05-09/2019 SAKSKART Saker til behandling: 05/2019 Revisors habilitets- og uavhengighetserklæring 06/2019 Regnskapsrapport fra årsoppgjørsrevisjon 2018 i Hol kommune 07/2019 Årsregnskap for Hol kommune 2018, kontrollutvalgets uttalelse 08/2019 Årsregnskap for Ørteren kraftverk KF 2018, kontrollutvalgets uttalelse 09/2019 Regionrådet - Regnskapsrapport fra årsoppgjørsrevisjon 2018 Drøftings- og orienteringssaker: 1. Forvaltningsrevisjon eiendomsavdelingen oppfølging 2. Kommunens leasingavtaler 3. Kontrollrapport 2018 Skatteoppkreverfunksjonen i Hol kommune Orienteringer: Orientering fra ordfører om aktuelle saker/temaer. Orientering fra rådmann om aktuelle saker/temaer. Ny daglig leder i Kommunerevisjon IKS, Didrik Hjort, presenterer seg for kontrollutvalget. 1

2 Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Orientering fra ordfører: Utgikk da ordfører ikke hadde anledning til å delta. Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte kort om bl.a. følgende: Branntilsyn o Vurdering av risikoklasser. o Klassifiseringer av hotell og leilighetsbygg, herunder ulik klassifisering ift lang- og korttidsleie. Branntomten i Hovet Nytt inngangsparti på kommunehuset Alle inngangsdører vil være låst. Nytt låse-system med kort for å låse opp dører. Presentasjon: Ny daglig leder i Kommunerevisjon IKS, Didrik Hjort, presenterer seg for kontrollutvalget Hjort ga en presentasjon av seg selv og sin bakgrunn. Sak 05/2019 Revisors habilitets- og uavhengighetserklæring Dokumenter: Habilitets- og uavhengighetserklæring for oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elin Dokken Myhre, datert Saksopplysninger: Som en del av kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisor, jf. kontrollutvalgsforskriftens 6, skal utvalget påse at revisor tilfredsstiller krav til habilitet og uavhengighet. Kontrollutvalget mottok bekreftelse fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elin D. Myhre datert på at hun er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Habilitets- og uavhengighetserklæringer fra øvrige oppdragsansvarlige revisorer i Kommunerevisjon IKS, samt oppdatert engasjementsbrev fra Kommunerevisjon IKS, vil bli lagt frem etter at ny daglig leder Didrik Astrup Seip Hjort har tiltrådt. 2

3 Kontrollutvalget holder seg orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av brev fra revisor ved revisjon av årsregnskapet. Kommunerevisjon IKS er kommunens revisor i egen regi, og utfører revisjonsarbeidet etter god kommunal revisjonsskikk og avtale med kommunen om å fordele selskapets utgifter ved å fakturere revisjonsarbeidet etter faktisk tidsforbruk. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar habilitets- og uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor til orientering. Behandling/vurdering i møtet: Revisor Myhre orienterte kort om bl.a. krav til kompetanse, vandel og uavhengighet, som dokumenteres i en årlig habilitets- og uavhengighetserklæring til kontrollutvalget. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar habilitets- og uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor til orientering. Sak 06/2019 Regnskapsrapport fra årsoppgjørsrevisjon 2018 i Hol kommune Dokumenter: Rapport fra årsoppgjørsrevisjonen i Hol kommune 2018 Saksopplysninger: (Utarbeidet av Kommunerevisjon IKS på forespørsel fra sekretariatet) Iht. kommunelovens 77 nr. 4. skal kontrollutvalget påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, og ifølge kommunelovens 78 nr. 5 skal revisor rapportere resultatet av sitt arbeid til kontrollutvalget. Det er naturlig å dele arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet i tre faser: Planlegging vår/tidlig høst. Løpende revisjon fra sommeren, høsten og tidlig vinter. Revisjon av årsregnskapet på sen vinter og tidlig vår. I denne rapporten oppsummerer revisjonen resultater fra årsoppgjørsrevisjonen. Rapporten må sees i sammen med regnskapsrapporten fra løpende revisjon som ble behandlet som sak 17/2018. I årsoppgjørsrevisjonen kontrollerer revisor de momenter som det ikke er hensiktsmessig å revidere i løpende revisjon, herunder balansen, endelig selvkostregnskap, drifts- og investeringsregnskap med finansiering, presentasjon av årsregnskap og årsberetning. Det vurderes om regnskapet i alt det vesentlig er i tråd med regelverket og gir et tilfredsstillende bilde av den økonomiske situasjonen. Revisor kontrollerer årsregnskapet som helhet, og ikke kommunens enkelte virksomhetsregnskaper. Konklusjonen på revisjonsarbeidet avgis i en revisjonsberetning. 3

4 I rapporten benyttes fargekoder for å angi konklusjonen p.t. på de enkelte punktene: Grønt: Det er ikke avdekket feil eller mangler av vesentlig betydning, eller vi har påpekt feil som er blitt korrigert av kommunen. Gult: Det er avdekket svakheter eller mangler som kommunen bør forbedre, men som isolert sett ikke anses vesentlige for konklusjonen i revisjonsberetningen. Rødt: Det er avdekket feil eller mangler som er av vesentlig betydning for konklusjonen i revisjonsberetningen, og som ikke er korrigert. Rapporten er gjennomgått med rådmann og økonomisjef. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten fra årsoppgjørsrevisjonen for Hol kommune til orientering. Behandling/vurdering i møtet: Revisor Myhre orienterte kort om formålet med regnskapsrapporten; oppsummering av de viktigste resultatene fra revisjonens regnskapsrevisjon til kontrollutvalget. Myhre gjennomgikk rapportens punkter. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten fra årsoppgjørsrevisjonen 2018 for Hol kommune til orientering. Sak 07/2019 Årsregnskap for Hol kommune 2018, kontrollutvalgets uttalelse Dokumenter: Årsregnskap Hol kommune 2018 Årsmelding Hol for kommune 2018 Revisjonsberetning fra Kommunerevisjon IKS Rapport fra årsoppgjørsrevisjon for Hol kommune fra Kommunerevisjon IKS, datert Saksopplysninger: - (Utarbeidet av Kommunerevisjon IKS, på forespørsel fra sekretariatet) Bakgrunn Kontrollutvalget skal ifølge forskrift om kontrollutvalg 7 gi sin uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal legges fram i kommunestyret, og formannskapet skal ha kopi av uttalelsen til sin behandling av årsregnskapet. Årsregnskapet og årsmeldingen skal legges fram i samsvar med lover og forskrifter og gir utrykk for kommunens økonomiske stilling pr

5 Grunnlag for kontrollutvalgets uttale Grunnlaget for kontrollutvalgets saksbehandling har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Hol kommune for 2018, samt revisjonsberetning for 2018 og rapport fra revisjonen datert Rådmannen og oppdragsansvarlig har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget mottok bekreftelse av bekreftelse fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elin D. Myhre på at hun er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av rapporter og brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Merknader til regnskapet fra revisor er fulgt opp Kontrollutvalget viser til: Merknader i brev fra Kommunerevisjon IKS datert som omhandlet forhold vedr. årsregnskapet for 2017, og hvor kontrollutvalget anbefalte at revisjonens anbefalinger ble innarbeidet i regnskapet for Revisjonens rapport av etter løpende revisjon for Det er ikke bedt om tilbakemelding fra kommunen på noen av punktene. I møtet har revisor bekreftet at kommunen har fulgt opp punkter i brev og rapport, eller hvis ikke, så er det medtatt i rapport av 21. mars 2019 fra revisjonen ifbm. årsoppgjøret (vedlagt). Det er følgelig ikke rapportert vesentlige merknader til regnskapet til Hol kommune pr som ikke er fulgt opp. Rapportering av hvordan merknader til årsregnskapet fra kommunestyret er fulgt opp Kommunestyret har ikke vedtatt merknader til regnskapet som har krevd oppfølging i Forslag til kontrollutvalgets uttale Årsregnskapet og årsmeldingen er i det vesentlige lagt fram samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter for øvrig tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Kontrollutvalget viser til rapport fra Kommunerevisjon IKS datert , og mener denne viser at kommunen i all hovedsak har betryggende rutiner for kommuneregnskapet. Kontrollutvalget viser imidlertid til rapportens; punkt 3.3 om mangelfulle rutiner og dokumentasjon for bundne fond, og punkt 3.6 om at skatt ikke periodiseres iht. anordningsprinsippet, og anmoder rådmannen om å påse at forholdene bringes i orden i Kontrollutvalget viser til revisjonsberetning og anbefaler at årsregnskapet til Hol kommune godkjennes. 5

6 Behandling/vurdering i møtet: Økonomisjef Endrestøl orienterte om årsregnskapet og årsmeldingen for Vedtak: Enstemmig vedtak: Årsregnskapet og årsmeldingen er i det vesentlige lagt fram samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter for øvrig tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Kontrollutvalget viser til rapport fra Kommunerevisjon IKS datert , og mener denne viser at kommunen i all hovedsak har betryggende rutiner for kommuneregnskapet. Kontrollutvalget viser imidlertid til rapportens punkt 3.3 om mangelfulle rutiner og dokumentasjon for bundne fond, og punkt 3.6 om at skatt ikke periodiseres iht. anordningsprinsippet, og anmoder rådmannen om å påse at forholdene bringes i orden i Kontrollutvalget viser til revisjonsberetning og anbefaler at årsregnskapet til Hol kommune godkjennes. Sak 08/2019 Årsregnskap for Ørteren kraftverk KF 2018, kontrollutvalgets uttalelse Dokumenter: Ørteren Kraftverk KF: Årsregnskap, Årsberetning, Revisjonsberetning for 2018 og revisjonens brev av Ustekveikja Kraftverk DA: Årsregnskap, Årsberetning, Revisjonsberetning for 2018 Saksopplysninger: - (Utarbeidet av Kommunerevisjon IKS, på forespørsel fra sekretariatet) Lovgrunnlag Ørteren Kraftverk KF er et kommunalt foretak (KF). Virksomheten er en del av kommunen som juridisk person. På grunnlag av tilsynsansvaret etter kommunelovens 77, samt forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi sin uttalelse til årsregnskapet for virksomheten. Grunnlag for kontrollutvalgets uttale Grunnlaget for kontrollutvalgets saksbehandlingen har vært det avlagte årsregnskapet med noter og årsberetning for Ørteren Kraftverk KF for 2018, samt revisjonsberetning og revisjonsbrev av Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. For å vurdere regnskapet til Ørteren Kraftverk KF er det også relevant å kjenne til regnskapet til Ustekveikja Kraftverk DA. 6

7 Regnskapet revideres på en betryggende måte Kontrollutvalget mottok bekreftelse av bekreftelse fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elin D. Myhre på at hun er uavhengig, oppfyller sine forpliktelser og har nødvendig kompetanse og erfaring. Kontrollutvalget holder seg løpende orientert om revisjonsarbeidet gjennom dialog med revisor og kopi av rapporter og brev fra revisor under løpende revisjon og revisjon av årsregnskapet. Merknader til regnskapet fra revisor fra 2017 er fulgt opp Det er ikke merknader fra revisor fra tidligere som ikke er fulgt opp av foretaket. Forslag til kontrollutvalgets uttale Kontrollutvalget vurderer at årsregnskapet og årsmeldingen for Ørteren Kraftverk KF er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Ved behandling av regnskap for 2017 hadde kontrollutvalget merknader som følger: «Resultat og balansen til Ustekveikja Kraftverk DA bør inntas i årsregnskapet til Ørteren Kraftverk KF, tilsvarende kommunens eierandel, i stedet for bokført eierandel på 47,7 millioner i UKDA.» Dette spørsmålet ble besvart av tidligere revisjonssjef før kommunestyrebehandlingen i fjor, i epost av til kontrollutvalgsleder m.fl. Revisjonen har redegjort nærmere for sine faglige vurderinger i brev av Etter kontrollutvalgets vurdering er forholdet tilfredsstillende besvart, behandlet og opplyst i årsregnskap, noter og årsberetning for Kontrollutvalget har ingen merknader ut over dette. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetningen og anbefaler at årsregnskapet til Ørteren Kraftverk KF godkjennes. Behandling/vurdering i møtet: Revisor Myhre orienterte kort om årsregnskapet med et resultat på kr. 17,5 millioner. Ingen spesielle kommentarer var gitt i revisjonsberetningen for Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget vurderer at årsregnskapet og årsmeldingen for Ørteren Kraftverk KF er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for foretakets økonomiske stilling pr Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. Ved behandling av regnskap for 2017 hadde kontrollutvalget merknader som følger: «Resultat og balansen til Ustekveikja Kraftverk DA bør inntas i årsregnskapet til Ørteren Kraftverk KF, tilsvarende kommunens eierandel, i stedet for bokført eierandel på 47,7 millioner i UKDA.» 7

8 Dette spørsmålet ble besvart av tidligere revisjonssjef før kommunestyrebehandlingen i fjor, i epost av til kontrollutvalgsleder m.fl. Revisjonen har redegjort nærmere for sine faglige vurderinger i brev av Etter kontrollutvalgets vurdering er forholdet tilfredsstillende besvart, behandlet og opplyst i årsregnskap, noter og årsberetning for Kontrollutvalget har ingen merknader ut over dette. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisjonsberetningen og anbefaler at årsregnskapet til Ørteren Kraftverk KF godkjennes. Sak 09/2019 Regionrådet Regnskapsrapport fra årsoppgjørsrevisjon 2018 Dokumenter: Regnskapsrapport etter revisjon av årsregnskapet 2018 Saksopplysninger: Kontrollutvalgene i Hallingdal har både samlet og i det enkelte utvalg drøftet mulige forvaltningsrevisjoner/selskapskontroller av interkommunale selskaper og samarbeidsområder, deriblant Regionrådet. I fellesmøtet for kontrollutvalgene i Hallingdal var Regionrådet i Hallingdal invitert for å presentere Regionrådet og dets oppgaver og rutiner. Regionrådet har tatt tak i de utfordringene rundt informasjon og involvering fra kommunestyrene som ble drøftet i fellesmøtet. Regionrådet vedtok , sak 07/19, 6 punkter hvis formål er å bedre både informasjon til, og involvering fra, kommunestyrene i Regionrådets arbeid. Tiltakene som ble vedtatt synes å møte de utfordringene som ble påpekt i fellesmøtet Når det gjelder den administrative delen av Regionrådet, er dette regnskapsmessig en del av Ål kommune. Regnskapet til Regionrådet revideres særskilt av Kommunerevisjon IKS. Som en del av den ordinære regnskapsrevisjonen utarbeider Kommunerevisjon IKS en rapport som oppsummerer hva som er gjennomgått og hvilke problemstillinger som er tatt opp med administrasjonen. Selv om Regionrådet formelt er en del av Ål kommune vil en slik regnskapsrapport være offentlig og således kan den legges frem også for de andre kontrollutvalgene i Hallingdal. I møte , sak 04/2019, vedtok k-utvalget i Hol å anmode Kommunerevisjon IKS å utarbeide en utvidet regnskapsrapport for 2018, i den hensikt å følge opp den administrative delen av Regionrådets virksomhet. 8

9 Rapporten vil bl.a. omtale områder som internkontroll, prosjektregnskaper, reiseregninger og representasjon. I tillegg vil årsmeldingen bli gjennomgått av revisjonen for å vurdere informasjonsinnholdet. Den utvidede regnskapsrevisjonen og rapporten fra denne kan dekke de områder som kontrollutvalget er interessert i nærmere informasjon om. Dersom den utvidede regnskapsrevisjonen ikke gir de resultater kontrollutvalgene ønsker eller svar på de spørsmål kontrollutvalget har, kan det eventuelt bes om en forvaltningsrevisjon på et senere tidspunkt. Forslag til vedtak: Behandling/vurdering i møtet: Regnskapsrapporten var foreløpig ikke ferdig utarbeidet, saken må utsettes. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget utsetter saken til sitt neste møte , da regnskapsrapporten foreløpig ikke er ferdig utarbeidet. Drøftings- og orienteringssaker: 1. Forvaltningsrevisjon eiendomsavdelingen oppfølging Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en orientering om status på gjennomføringen av tiltak iht tiltaksplanen vedr. eiendomsavdelingen, jmf k-utvalgsvedtak i sak 18/2018. Rådmannen orienterte kort om status i saken. 2. Kommunens leasingavtaler Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en orientering om kommunens leasingavtaler, i hovedsak for kommunens biler. Leder i driftsavd. Trygve Hagen orienterte om bl.a.: Hol kommune har i flere år leid biler, og ikke leaset. Overlapping av to ulike leverandører i en periode fremover, tidligere leverandør Autolease og ny leverandør Leaseplan. Avtalen med Leaseplan ble inngått i oktober 2017, gjennom BTV Innkjøp. Leieavtalene varer fra 3-5 år. Alt, med unntak av forsikring og drivstoff, er inkl. i avtalen. Totalt leies 36 biler, hvorav de fleste bilene går i hjemmetjenesten. Det er lite skader på bilene. Skadeforebygging er gjennomført med bl.a. glattkjøringskurs. 9

10 3. Kontrollrapport 2018 vedr. skatteoppkreverfunksjonen for Hol kommune Rapport fra Skatteetaten, datert Rapporten ble gjennomgått i møtet. Annet: Protokoll fra møte ble formelt godkjent og signert Neste møte: Skjema møtegodtgjørelse Hol, Siv Nesfossen nestleder Hans Ola Larsgard medlem Lars Hamarsbøen Liv Jorunn Øvrejorde Hanne S. Håvardsrud medlem medlem varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Hol kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 10