Kontrollutvalget i Flå kommune MØTERPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato Onsdag 20. april 2016 kl Møtested: Veksthuset Flå Medlemmer/varamedlemmer Leder: Ole Kr. Grimeli, til stede i møtet Nestleder: Anna B. Kollhus Medlemmer: Anders Olav Frydenlund, Marit Pettersborg og Trond Skontorp Forfall: Andre til stede i møtet Referent: Behandlet saker 01-03/2016 Revisor Leon Grinde (Kommunerevisjon IKS) Revisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjon IKS) Ordfører Tor Egil Buøen i begynnelsen av møtet. Rådmann Odd Egil Stavn, under orientering om årsregnskapet. Økonomisjef Erling Glesne, under orientering om årsregnskapet Dagny Thon Hovrud SAKSKART Side SAKER TIL BEHANDLING 01/2016 Flå kommunes årsregnskap for /2016 s årsmelding for /2016 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 4 Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte Godkjent enstemmig. Orientering ordfører: Ordfører var innom møtet, og hilste på kontrollutvalget. 1

2 Saker til behandling: Sak 01/2016 s uttalelse til kommunes årsregnskap for /2016 Årsregnskap og årsmelding for Flå kommune Revisjonsberetning. Saksopplysninger: skal i følge Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 7 gi sin uttale om årsregnskapet når kontrollutvalget har mottatt revisjonsberetningen fra revisor. Uttalen skal legges fram før regnskapet vedtas av kommunestyret. Grunnlaget for behandlingen er avlagt årsregnskap og årsmelding for Flå kommune 2015, samt revisjonsberetning Forslag til vedtak: har i møtet behandlet Flå kommune sitt årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og årsmelding til Flå kommune for 2015, samt revisjonsberetning for Ansvarlig revisor og administrasjonen har supplert kontrollutvalget med informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet og årsmeldingen er lagt fram i samsvar med lov og forskrifter og gir utrykk for kommunens økonomiske stilling pr mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukerne sitt informasjonsbehov. viser for øvrig til revisjonsberetning og anbefaler at årsregnskapet til Flå kommune godkjennes. Vurderinger i møtet: Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget, herunder: Rådmannen orienterte om flytting til Veksthuset (administrasjon, legesenter, bibliotek osv.) Planarbeid har tatt mye tid, herunder kommuneplanens arealdel som ble vedtatt i kommunestyret i dag. Rådmannen mener at Flå kommune har gode tjenester, men ønsker å finne gode måltall å følge opp. Flå kommune er avhengig av det interkommunale samarbeidet. Har fokus på sykefravær. Herunder at ledere har regelmessige samtaler med den enkelte medarbeider. Sykefraværet ligger nå på 5-6%. 2

3 Resultatet for 2015 er bedre enn forventet. Begynner å få system for å følge opp lederne regelmessig med gode «prognoser». Har god arbeidskapital i dag. Har hatt en god utvikling i KOSTRA-tall, har nærmet seg snittet i KOSTRA-sammenligningen. Har foreløpig ikke vurdert eiendomsskatt, men ser på det som en mulig reserve. Vedtak: Sak 02/2016 s årsmelding for / Årsmelding for kontrollutvalget i Flå kommune Saksopplysninger Det er utarbeidet årsmelding for kontrollutvalget i Flå som orienterer om kontroll- og tilsynsarbeid i Flå kommune og i Hallingdalskommunene generelt. Forslag til vedtak s årsmelding for 2015 godkjennes, og oversendes kommunestyret til orientering. Behandling i møte Vedtak 3

4 Sak 03/2016 Prosess mot Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll /2016 Eksempler på plan og analyse deles ut i møtet. Saksopplysninger skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller gjennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Valdres er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. Det orienteres om prosessen og diskuteres fremdrift i møtet. Forslag til vedtak ber Kommunerevisjon IKS utarbeide overordna analyse for Flå kommune, og deretter plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plane skal legges frem for kommunestyre for behandling før Behandling i møte Revisjonen orienterte om prosessen, og kontrollutvalgets oppgaver og rolle ble diskutert. Vedtak 4

5 Drøftings-/orienteringssaker: - Orientering fra revisjonen - Revisjonssjefens erklæring om habilitet og uavhengighet. Annet: Neste møte: - Onsdag 24. august kl Ordfører og rådmann inviteres for å drøfte risikoområder - Planlagt møte 6. juni avslyses. Skjema møtegodtgjørelse: - Skjema leveres i neste møte Underskrifter: Ole Kr. Grimeli Anna B. Kollhus Anders Olav Frydenlund leder nestleder medlem Marit Pettersborg medlem Trond Skontorp medlem Møteprotokollen er sendt: Medlemmer, Flå kommune, ordfører, Kommunerevisjon IKS 5