Kontrollutvalget i Hol kommune MØTERPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Tirsdag 18. oktober 2016, kl Møtested Møterom «Rom 4», Kommunehuset i Hol Medlemmer/varamedlemmer til stede i møtet Leder: Jan Magnus Bjørne-Larsen,. Medlem: Lars Hamarsbøen, Liv Jorunn Øvrejorde Varamedlem: Hanne Svartaas Håvardsrud, Knud Knutsen Forfall Hans Ola Larsgard, Rigmor Grue Rygg Andre til stede i møtet Ordfører Petter Rukke Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 20-22/2016 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 20/2016 Sykefravær status og tiltak 21/2016 Kontrollutvalgets budsjett /2016 Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariat Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Kontrollutvalget ønsker at innkalling i fremtiden sendes ut 14 dager før møtetidspunktet. Protokoll fra møte : Protokoll fra møtet ble formelt godkjent og signert. Orientering fra ordfører: Møtet, under orientering fra ordfører, ble enstemmig vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl Ordfører orienterte om samtale mellom KU leder, Revisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjonen IKS), økonomisjef, rådmann og ordfører, her ble bl. annet temaet roller og oppklaring av roller, samarbeid og samspill diskutert. Det er ønskelig at ordfører, rådmann og k-utvalgsleder har jevnlige samtaler for gjensidig informasjon, samt tar opp saker det er ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Dette for å være mer aktive i tilbakemeldinger fra kommunestyret til kontrollutvalget og fra kontrollutvalget til kommunestyret. Ordfører kaller inn til samtalene. - På nyåret vil de folkevalgte få en ny folkevalgtopplæring for å friske opp og utveksle erfaringer så langt. - Tvisten med Statnett er innklaget til kjæremålsutvalget, og kommunen venter svar på denne i nær fremtid. - Tvisten med Utdanningsforbundet har vært opp i Høyesterett, denne dommen har ikke blitt avsagt enda. 1

2 - Situasjonen rundt torget/gågaten/parkeringshuset på Geilo er fortsatt uavklart, men det arbeides aktivt for å finnen en løsning. Kommunen har den klare oppfatning av at de ikke har noe ansvar i denne saken. - Rådmannen ønsker å fratre sin stilling i løpet av 2017 og prosessen med å erstatte ham er i gang. 3 medlemmer av formannskapet har fått oppdraget med å finne en erstatning. Ekstern bistand i ansettelsesprosessen vil bli benyttet ved behov. Det er ønskelig å få på plass ny rådmann i løpet av april slik at man kan få en overlapping i stillingen frem til nåværende rådmann slutter i juli Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar ordførerens orientering til etterretning. Drøftings-/orienteringssaker: A. Orientering fra ordfører, evt. spørsmål til ordfører fra kontrollutvalget Møtet ble enstemmig vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl KU sin sak 19/2016 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble behandlet i kommunestyret (sak 85/16), og vedtatt utsatt med flg. kommentar: «Saken utsettes og følges opp av ordføreren for konkretisering av revisjonsområdet». Kommunestyret/ordfører er av den mening at kontrollutvalget skal ha en mer konkret og strammere plan. Det bør være konkrete saker som foreslås innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Formannskap og kontrollutvalg bør samarbeide om saker som bør meldes til kommunestyret. Kontrollutvalget vil, etter fellesmøte på Gol og ytterligere gjennomgang i utvalget, også vurdere/foreslå saker for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ordfører mente at planen, når den er mer konkret, kan være til stor nytte fremover for kontrollutvalget og kommunestyret og vil komme tilbake til kontrollutvalget så snart som mulig. 2. KU sin sak 16 og 17/2016 Barnevernsrapporten og PPT-rapporten ble behandlet i kommunestyret og ble vedtatt tatt til orientering. Ordføreren ønsker at Helse og omsorg må etterstrebe en mer effektiv oppfølging og gjøre tiltak, tidlig innsats som gir best mulig gevinst, for den/de involverte, i andre enden. Kostnadsmessig viktig med tidlig innsats med gode mål og tidligst mulig måloppnåelse og avslutning. Kontrollutvalget ønsker at rådmannen informerer konkret om de tiltak som vil bli igangsatt i kommunen, samt hvorledes rapportenes innhold er blitt gjort kjent i de relevante delene av organisasjonen. 2

3 3. Vedr. spørsmål fra kontrollutvalget om samarbeid mellom legekontorene i kommunen og et felles innsyn i legejournaler, svarer ordfører at kommunen ikke kan gå inn å bestemme hvordan legekontorene på Geilo og Hol bør samkjøres it-messig. Ordføreren vil fortsette arbeidet med å prøve å få til en tilfredsstillende løsning, til pasientenes beste. Enstemmig vedtas: 1. En revidert plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vil bli utarbeidet. 2. Kontrollutvalget inviterer Rådmannen til å gi en konkret orientering på neste kontrollutvalgsmøte. 3. Kontrollutvalget tok svaret til, under pkt. 3 over, til etterretning. Orientering fra rådmann, evt. spørsmål til ordfører fra kontrollutvalget: Bortfaller da rådmann ikke kunne stille på møtet. Orientering fra KU-leder: 1. Kommunal regnskapsføring: Kontrollutvalgsleder har i samtale med rådmann og økonomisjef blitt orientert om kommunal regnskapsføring. Kontrollutvalget har tidligere påpekt viktigheten av at alle kostnader i forbindelse med et prosjekt blir ført på prosjektregnskapet. Dette er av stor viktighet for at regnskapet skal gi et helhetlig og riktig bilde opp mot bl.a. budsjettrammer, ressursbruk og evnt. avvik. Avvik må forklares i sluttrapport for prosjektene. Administrasjonen bør forbedre sluttrapportene særlig hva gjelder avviksbehandling 2. Løyper og stier: Kontrollutvalget trenger ikke lenger å følge saken videre. Ordfører har tatt opp i formannskapet og de anser at systemet ikke fungerer som ønskelig. Administrasjonen har fått i oppgave å forenkle systemet slik at det fungerer hensiktsmessig. KU-leder gir uttrykk for at kontrollutvalget har oppnådd å belyse et system som ikke fungerer optimalt. 3. Kontrollutvalgsleder tar opp med k-utvalget praksisen med at Kommunerevisjonen IKS deltar samtlige møter i kontrollutvalget. Det diskuteres nødvendigheten av denne praksisen og hvordan deltakelse fra revisjonen kan påvirke medlemmenes deltakelse og innspill i møter. Kontrollutvalget ønsker å bli mer selvstendige og selv spille en mer aktiv rolle i møtene. Det er imidlertid viktig med innspill fra Kommunerevisjonen IKS og en god dialog mellom kontrollutvalget og revisjonen. Deltagelse fra Kommunerevisjonen IKS har også et økonomisk aspekt. 3

4 Enstemmig vedtas: 1. Kontrollutvalget ser det som viktig at sluttrapporter til kommunestyret er klare og entydige hva gjelder økonomisk avvik mot budsjett og ber administrasjonen forbedre dette. 2. Kontrollutvalget tar kontrollutvalgsleders orientering til etterretning. 3. Kontrollutvalget vil heretter invitere Kommunerevisjonen IKS til å delta på møter, når man anser dette som nyttig og hensiktsmessig. Samt at Kommunerevisjonen IKS selv kan ytre ønske om å delta på møter, da knyttet opp mot sakslisten. Sak 20/2016 Sykefravær status og tiltak Dokumenter i saken: Rådmannen legger eventuelt disse frem i møtet. Saksopplysninger Det er viktig at kommunen har rutiner som sikrer at man følger utviklingen i sykefravær innenfor ulike sektorer, og at det iverksettes tiltak både for å forebygge sykefravær og for å sikre at sykemeldte kommer raskt tilbake i jobb. Dette er viktig for den enkelte arbeidstaker, for tjeneste- mottakere og for kostnadsnivået til kommunen. Videre er forebyggende helsearbeid et sentralt element i samhandlingsreformen, og kommunene bør være et foregangseksempel i så måte. Rådmannen er følgelig invitert til møtet for å informere om følgende: - Utvikling i sykefravær de siste tre årene fordelt på sektor (eller den inndeling kommunen bruker i sin rapportering). - Vurdering av hva som er et akseptabelt/ønsket nivå i de ulike sektorer. - Redegjørelse for hvilke tiltak som er iverksatt for å forebygge sykefravær. - Redegjørelse for hvilke tiltak som typisk iverksettes overfor langtids-sykmeldte. - Redegjørelse for hvilke tiltak som typisk iverksettes overfor sykemeldte/ansatte som er ofte syke for å sikre at de raskere kommer tilbake i jobb/sjeldnere blir syke. Herunder samarbeid med NAV, fastlege mv. - Redegjøre for mulige tiltak som rådmann mener kan bidra til ytterligere reduksjon i sykefravær ifht egenmeldinger og legemeldt sykefravær. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Behandling i møte Saken ble diskutert utsatt til neste møte. Det anmodes om at rådmannen inviterer personalsjefen til å delta på neste møte. Vedtak Kontrollutvalget vedtar enstemmig at saken utsettes til neste møte. 4

5 Sak 21/2016 Kontrollutvalgets budsjett 2017 Dokumenter: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget i følge kommuneloven 77, nr. 10. Nedenfor følger en oversikt og utgifter på kontroll og tilsyn (k-utvalg, sekretariat og revisjon) for Hol kommune 2015 og BUDSJETT 2017, rev Oppgave Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Regnskap pr Budsjett forslag 2017 Kommentar Drift av sekretariat Kommuneloven 77, pkt. 10 Forskrift om kontrollutvalg 20. Daglig drift av sekretariatet. Drift av kontrollutvalg, godtgjørelser Kommuneloven 40 til 42 og 77. Daglig drift av kontrollutvalget Regnskapsrevisjon Kommuneloven 76, siste ledd og 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 4. Forskrift om revisjon kap. 2. Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kommuneloven 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 5. Vil måtte justeres opp/ned etter de oppdrag som blir gitt. Kontrollutvalg Omfatter oppmøte fra Kommunerevisjonen IKS på møter i KU Andre særskilte oppgaver Omfatter bl.a. rådgivning, særattestasjoner, kurs o.l. Totalt revisjon og drift Totaltramme

6 A konto betalt kr ført regnskapsrevisjon p.t. i 2016 Generelle kommentarer: a) Budsjett for 2015 ut over rammen er ikke kjent for KU. b) I hvilken post kostnadene for drift av kontrollutvalget tidligere, er ikke kjent for KU c) I hvilken post kostnadene til sekretariatet er ført tidligere, er ikke kjent for KU. Kommunerevisjonen har fungert som sekretariat for en periode. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt tilsvarende budsjettramme med tilsvarende budsjettbeløp som for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Behandling i møte: Budsjettet ble gjennomgått og budsjettall for 2017 ble satt inn i ovenstående tabell. Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av Sak 22/2016 Oppdragsavtale sekretariat - signering Dokumenter: Oppdragsavtale kontrollutvalgssekretariatet Saksopplysninger: Hanne Heen Wengen, gjennom sitt enkeltmannsforetak, er engasjert som sekretariat for kontrollutvalget i Hol. Øvrige kontrollutvalg i Hallingdal har også engasjert Wengen. Sekretariatet har arkiv på IKT-Hallingdal sin plattform. Kommunene er bedt om å arkivere alle relevante saksdokumenter fra kontrollutvalget i sitt arkivsystem, for å tilfredsstille utvalgets arkivplikt iht. arkivloven. Sekretariatets oppgaver vil være som tidligere, men Wengen skal i noe større grad delta i saksforberedelsene, herunder innhente informasjon fra rådmannen. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsavtalen og leder signerer avtalen Behandling i møte: Kontrollutvalgsleder har ikke mandat til å signere på en avtale som medfører kommunen kostnader. Avtalen må signeres av ordfører eller rådmann. 6

7 Kontrollutvalget vedtok enstemmig at oppdragsavtalen oversendes ordfører for signering. Annet: Neste møte: Tirsdag 06. desember 2016, kl Skjema møtegodtgjørelse: - Alle medlemmer fikk utdelt skjema i møtet Hol, Jan Magnus Bjørne-Larsen Liv Jorunn Øvrejorde Lars Hamarsbøen leder medlem medlem Hanne Svartaas Håvardsrud varamedlem Knud Knutsen varamedlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, postmottak, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 7