Kontrollutvalget i Ål kommune MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 Møte dato/tid Torsdag 29. august 2019, kl Møtested Møterom «Hemsen», Tingstugu Ål Medlemmer/varamedlemmer Leder: Edvin Ræstad til stede i møtet Nestleder: Jens Petter Brandlie Forfall Medlem: Lise Løvdokken Moen, varamedlem: Torleiv Dengerud Andre til stede i møtet Daglig leder Didrik Hjort, Kommunerevisjon IKS Ordfører Solveig Vestenfor, under orienteringer og Drøft./orient.sak 1 Rådmann Karsten Popp Dideriksen, under orienteringer og sak 12+13/2019 Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 12-15/2019 SAKSKART Saker til behandling: 12/2019 Risiko- og vesentlighetsvurdering 13/2019 Nye regler i arbeidsmiljøloven oppfølging av vedtak sak 25/ /2019 Kontrollutvalgets budsjett for /2019 Kontrollutvalgets årsmelding 2019 utkast fra sittende utvalg Drøftings- og orienteringssaker: 1. Masselevering Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalget godkjente innkallingen og sakslisten. Kontrollutvalgsleder hadde meldt inn en orienteringssak etter at innkallingen ble sendt ut. Dette ble satt opp i dagens møte som Drøftings- og orienteringssak 1 Masselevering. Orientering fra ordfører: Ordfører orientert om bl.a. følgende: Kraftverkbeskatning Regjeringen har satt ned et utvalg som skal gjennomgå og vurdere kraftverksbeskatningen. Usikkert hvordan fremtidig beskatning legges opp og hvordan dette vil slå ut for Ål kommune Kan utgjøre store tap på inntektssiden for kommunen. CWD beitenæringen Ordføreren har i møte med landbruks- og matministeren og klima- og miljøministeren lagt frem sine bekymringer ift beitedyr og saltsteiner. Saltsteinene har under årets beitesesong ikke vært tilgjengelige for beitedyra, pga faren for CWD-smitte. Erfaringer fra årets beitesesong skal brukes til å finne løsninger. 1

2 Statens barnehus Ordføreren har i møte med justisministeren drøftet avstanden for barn i Hallingdal som skal til Statens barnehus i Sandefjord, hvor det kan brukes opptil 10 timers reisetid. Høye kostnader og ressursbruk ift de som følger og kjører barna, ansatte fra bl.a. politi, barnevern og oppvekstsektoren. En mulig løsning kan være å opprette en satellitt av Statens barnehus i Hallingdal. Fra Hallingdal ble det fraktet 30 barn til Statens barnehus i Sandefjord i 2017 og 20 barn i Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte kort om bl.a.: Budsjettet 2020 Økte utgifter/kostnader på flere områder i 2020 som vil påvirke budsjettet betydelig, eks.; o Redusert inntekt på statlige overføring. o Økte renter og avdrag. o Økte pensjonskostnader. o Kraftutbytte er usikkert Lønnsforhandlinger sentralt oppgjør Lønnsutjevninger Ål kraftverk Ett aggregat er ute av drift og det har vært utført mye reparasjoner i sommer. Skal kjøres tester i nær fremtid for å klargjøre videre tiltak. Sak 12/2019 Risiko- og vesentlighetsvurdering Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13 (eksisterende kommunelov). Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen og kommunalt eide virksomheter, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll av de ulike sektorer og virksomheter, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 (eksisterende kommunelov). Sittende kontrollutvalg har bedt Kommunerevisjon IKS å starte arbeidet med en risiko- og vesentlighetsvurdering i 2019, som kan ligge til grunn for k-utvalget sitt arbeid med «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll», i neste valgperiode Følgende vedtak ble fattet i k-utvalget sak 01/2019: «Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS starte arbeidet med overordnet analyse for 2

3 Hemsedal kommune våren 2019, slik at sittende kontrollutvalg kan gi sine innspill til denne. Analysen utarbeides som grunnlag for Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som kontrollutvalget, som velges høsten 2019, skal legge frem.» Kommunerevisjon IKS legger frem status og foreløpige resultater for arbeidet med risiko- og vesentlighetsvurdering for Ål kommune i møtet. K-utvalget, ordfører, rådmann og revisjonen drøfter risikoområder for Ål kommune. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjon IKS om å innarbeide de momenter som fremkom i møtet i Risiko- og vesentlighetsvurderingen. Behandling/vurdering i møtet: I forbindelse med utarbeidelse av Risiko- og vesentlighetsvurdering for Ål kommune (dokumentet er unntatt offentlighet iht. offenlighetslovens 5) har Kommunerevisjon IKS gjennomført en spørreundersøkelse vedr. risiko for svikt. 53 personer ble spurt, herunder politikere, k-utvalg og administrasjon. Svarprosent var 40 %. Det var fire svaralternativer; lav risiko for svikt, middels risiko, høy risiko og vet ikke. Daglig leder Didrik Hjort orientert om resultatene i de ulike sektorene, herunder; Oppvekst og kultur Helse og omsorg Teknisk sektor Støttefunksjoner Interkommunalt samarbeid Revisjonen vil delta i et ledergruppe-møte for å drøfte de ulike sektorene og evt. risikoområder med rådmann og sektorlederne. Revisjonen hadde utarbeidet en liste over aktuelle temaer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Ål kommune i sin Risiko- og vesentlighetsvurdering. Listen ble drøftet og kontrollutvalget kom frem til at to punkter skulle fjernes; pkt. l «Etikk, tillit og varsling» og pkt. n «Saksforberedelse, møterutiner og iverksetting av politiske vedtak». Disse temaene har tidligere i denne perioden blitt grundig behandlet og ble ansett som unødvendige punkter i listen. K-utvalget har sett seg fornøyd med strukturen på denne valgperiodens Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Den har bl.a. inneholdt en liste over aktuelle temaer som k-utvalget kan gå nærmere inn i, samt liste over prioriterte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i perioden. K-utvalget forslår å videreføre denne strukturen til neste valgperiode. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar Kommunerevisjon IKS sin gjennomgang til orientering. Kontrollutvalget anbefaler at samme struktur på «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll» for valgperioden videreføres. 3

4 I Risiko- og vesentlighetsvurderingens liste over foreslåtte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i neste valgperiode, ber kontrollutvalget revisjonen fjerne pkt. l og n. Sak 13/2019 Nye regler i arbeidsmiljøloven oppfølging av vedtak sak 25/2018 Saksopplysninger: På oppdrag fra kontrollutvalgene anmodet revisjonen i brev av kommunene i Hallingdal om å oppdatere sine varslingsreglementer og oversendte dem til revisjonen. Dette med bakgrunn i en endring i arbeidsmiljøloven og at kontrollutvalgene er opptatt av at varslingsreglementet skal bidra til å sikre at de ansatte føler at det er trygt å varsle om mulige kritikkverdige forhold. Saken ble behandlet i k-utvalgsmøte , sak 25/2018, hvor kommunens etisk reglement og varslingsrutiner ble gjennomgått. Ål kommune hadde utarbeidet retningslinjer iht. nye krav i arbeidsmiljøloven. Følgende vedtak ble fattet i møtet: «Kontrollutvalget registrerer at det er et varslingsreglement i Ål kommune i henhold til regelverk og kontrollutvalget anmoder rådmannen om å legge frem det reviderte etiske reglementet for kommunestyret.» Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å oversende revidert etisk reglement til kontrollutvalget og orientere kort om dette. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til orientering. Behandling/vurdering i møtet: Rådmannen orienterte kort og besvarte kontrollutvalgets spørsmål. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning og ber rådmannen oversende etisk reglement til kontrollutvalget. Sak 14/2019 Kontrollutvalgets budsjett 2020 Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen, jf kontrollutvalgs-forskriftens 18 (eksisterende kommunelov). Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. 4

5 Driftskostnad for kontrollutvalget og sekretariat har vært forholdsvis stabilt fra år til år. Etter høstens valg trer ny kommunelov i kraft og i henhold til dens 23-1 skal kontrollutvalget bestå av minst 5 medlemmer, dette vil medføre høyere driftskostnader for kontrollutvalget. Regnskaps- og forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kan variere noe, alt ettersom hvor mange forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekter som gjennomføres. I forhold til budsjett for 2019 vedtok k-utvalget flg. i møtet : «Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av » Budsjettrammen ble vedtatt av kommunestyret OVERSIKT: Oversikt regnskap og budsjett Kommuneregnskap 2017 Kommuneregnskap 2018 Kommuneregnskap halvår KU's budsjett 2019 Forslag KU's budsjett 2020 Drift kontrollutvalget kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Kostnader ifm opplæring av nytt k-utvalg 2019 *1+2 kr ,00 Drift sekretariat kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 A. Totalt K-utvalg/sekretariat kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Revisjon: Regnskapsrevisjon kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Forvaltningsrevisjon og Selskapskontroll *3 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Andre særskilte oppg. *4 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 B. Totalt revisjon kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 Totalt A + B kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 *1 Kostnader ifb felles opplæring av nytt k-utvalg + 1 varamedlem. Kursopplegg av NKRF pris pr. medlem kr ,- + div. kostnader. Totalt 6 deltakere. i tillegg kommer leie av lokaler, bespisning etc. som skal fordeles likt på alle deltakerkommunen. *2 Deltakelse på NKRF s Kontrollutvalgskonferanse pris pr. medlem ca. kr ,-. + div. kostnader for 5 medlemmer. *3 Økte kostnader pga.: I 2020 skal bl.a. arbeidet med risiko- og vesentlighetsvurdering for kommunen ferdigstilles og "Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll" utarbeides. I prinsippet bør det også foretas enforvaltningsrevisjon årlig. Av bl.a. nevnte årsaker økes budsjettsummen sett i forhold til 2019-budsjettet. *4 «Andre særskilte oppgaver» - summen omfatter bl.a. attestering, møter og møteforberedelser til k-utvalget, rådgivning og bistand. Tallene er eks. mva. 5

6 Kommunerevisjon IKS har fakturert akonto kr ,- for 2. halvår 2019 I forhold til vedtatt budsjettramme for 2018 på kr ,- hadde k-utvalget et mindreforbruk på kr ,- i I møtet drøfter kontrollutvalget regnskaps- og budsjettabellen og vurderer sitt budsjett opp mot evt. planlagte revisjoner i 2020 og dets kostnadsrammer, samt kostnader ift opplæring av nytt utvalgt etter høstens valg. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrollutvalg av (eksisterende kommunelov og forskrift). Behandling/vurdering i møtet: Budsjettforslag ble drøftet og redusert. Endelig budsjett ble som følger i tabell under; Oversikt budsjett 2020 Budsjett 2020 K-utvalget: Drift kontrollutvalget kr ,00 Kostnader ifm opplæring av nytt k-utvalg 2019 *1+2 kr ,00 Drift sekretariat kr ,00 A. Totalt K-utvalg/sekretariat kr ,00 Revisjon: Regnskapsrevisjon kr ,00 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kr ,00 Andre særskilte oppg. *3 kr ,00 B. Totalt revisjon kr ,00 Totalt A + B kr ,00 Årsaker til økningen i 2020-budsjettet ift 2019 budsjettet; Utvalgets medlemstall øker fra 3 til 5 etter valget høsten I forbindelse med at det blir nye utvalgsmedlemmer f.o.m har det blitt budsjettert med opplæring, herunder deltakelse på NKRF sin Kontrollutvalgskonferanse i slutten av januar De siste årene har det vært unormalt lave revisjonsutgifter for kontrollutvalget, da revisjonen ikke har hatt nok ressurser på forvaltningssiden til å gjennomføre et «normalt» antall revisjoner. 6

7 Eierstrukturen er nå avklart og ny daglig leder er på plass, og kontrollutvalget kan få gjennomført revisjoner og kontroller iht. krav i den nye kommunelovens 23-2, bokstav c. Kontrollutvalget sitt budsjett bør gi handlingsrom til å planlegge og gjennomføre eventuelle forvaltningsrevisjoner og/eller eierskapskontroller årlig, dersom utvalget anser dette som nødvendig for å ivareta sitt ansvar for kontroll og tilsyn. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget vedtar enstemmig å oversende saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget blir tildelt en budsjettramme på kr ,- for Budsjettrammen skal dekke kontrollutvalgets oppgaver etter Kommunelovens 77 og Forskrift om kontrollutvalg av (eksisterende kommunelov og forskrift). Sak 15/2019 Kontrollutvalgets årsmelding 2019 utkast fra sittende utvalg Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariat har utarbeidet et arbeidsdokument/utkast til kontrollutvalgets årsmelding for Utkastet er ment som et grunnlag for kommende k-utvalg sitt arbeid med endelig årsmelding for Utkastet dekker sittende k-utvalg sin rapportering av kontroll- og tilsynsarbeidet frem til valget høsten Kontrollutvalget drøfter arbeidsdokumentet og foretar evt. endringer i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner arbeidsdokumentet, som et grunnlag fra sittende k-utvalg, ift. arbeidet med en endelig årsmelding for Behandling/vurdering i møtet: Utkastet til årsmeldingen for 2019 ble drøftet. Ingen endringer ble foretatt. Vedtak: Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget godkjenner arbeidsdokumentet, som et grunnlag fra sittende k-utvalg, ift. arbeidet med en endelig årsmelding for

8 Drøftings- og orienteringssaker: 1. Masselevering Spørsmål til ordfører Kravspesifikasjon av masse til Ål kommune Tabell over masseberegning Kontrollutvalget hadde mottatt en henvendelse og anså det som riktig å be ordfører om å svare ut enkelte spørsmål. Ordfører hadde fått disse spørsmålene oversendt før møtet. Ordfører orienterte om at dette har vært en delegert prosess og prosjektet har vært ute på offentlig utlysning på vanlig måte. 4 tilbydere leverte inn anbud på prosjektet og en lokal aktør ble tildelt anbudet. Det har ikke kommer klager ift til dette. I forhold til Elvelangs og sykkelstiprosjektet Oppheimsåsen skjedde utlysningen før det hadde blitt vedtatt politisk, men dette er ikke i strid med rammeavtalen. Rammeavtalen kan brukes til prosjekt av forskjellige slag der kommunen er tiltakshaver eller ansvarlig. Ordfører ga i tillegg en kort besvarelse ift. spørsmålene: A. Praktiseringa av rammeavtalen må vere i pakt med ordlyden i utlysinga og med innhaldet i tabellen over mengder og område. Praktiseringen er i pakt med ordlyden og ordfører opplever at dette er innenfor rammeavtalen. B. Ordlyden i utlysinga må vere klar og eintydig. At ein aktør i bransjen skal kunne sjå kva type leveransar som inngår i avtalen og kva type leveransar som ikkje inngår. Ordfører opplever at dette er i orden. C. Er det i pakt med regelverket om offentlege innkjøp å ha ei rammeavtale der også investeringsprosjekt som kvar for seg inneber innkjøp utover grensa for pliktig innhenting av tilbod frå tre tilbydarar blir ein del av rammeavtalen utan at dei står konkret nemnt? Man vet ikke alltid på forhånd nøyaktige mengde masse. Iht. gjeldende regelverk skal, dersom masse overstiger 50% i forhold til inngått anbudskontrakt, prosjektet lyses ut på nytt. Det var 4 tilbydere til prosjektet, slik at kravet om innhenting av anbud fra minst 3 tilbydere er dekket. D. Ål kommune skal vere ein næringsvennleg kommune. Dagens praksis inneber at administrasjonen kan sørgje for at berre ein leverandør får høve til å levere alle massar til kommunen i ein fireårsperiode. Er dette klokt? Det er slik regelverket er og kommunen kan ikke gå vekk fra regelverket. 8

9 Annet: Protokoll fra møte ble formelt godkjent og signert Neste møte: Skjema møtegodtgjørelse Ål, Edvin Ræstad leder Jens Petter Brandlie nestleder Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Ål kommune 9