Onsdag 12.desember 2018 kl til på Kommunehuset, Vestre Slidre Kommune.

Transkript

1 Til Møte 5/2018 Kontrollutvalet i Vestre Slidre kommune Olle Rosendal - leiar Frode Rolandsgard - nestleiar Tove Nyhagen - medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET, VESTRE SLIDRE KOMMUNE Vi kallar inn kontrollutvalet i Vestre Slidre kommune til møte: Onsdag 12.desember 2018 kl til på Kommunehuset, Vestre Slidre Kommune. Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og sakliste Formell godkjenning og signering av møtebok Neste møte Sakliste: Sak 15/2018 Kommunerevisjonen IKS: Revisjonsrapport Sak 16/2018 Status for arbeidsgruppa, Retningslinjer for KU-arbeidet i Valdres Sak 17/2018 Kundebrev frå Kommunerevisjonen IKS Sak 18/2018 Sekretariatet orienterar Sak 19/2018 Orientering om Kommunerevisjonen IKS Sak 20/2018 Kontroll og tilsyn: Moglege forvaltningsrevisjonsprosjekt Sak 21/2018 Varslingsreglement, Vestre Slidre kommune Forfall meldast så raskt som mogleg til sekretariatet, varamedlemmer møter ved særskild innkalling. Vang, For leiar i kontrollutvalet Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalssekretariatet for Valdres Kopi sendt: Ordførar og Kommunerevisjon IKS (møte- og talerett), rådmann og postmottak (til orientering).

2 SAKLISTE 15/2018 Kommunerevisjonen IKS: Revisjonsrapport VSK-Oversendelse RR-rapport løpende revisjon 2018.pdf Revisjonsrapport VSK løpende revisjon.pdf Kommunerevisjon IKS har ansvar for den løpande revisjonen av kommunerekneskapen i Vestre Slidre kommune. Det er kontrollutvalet som har ansvar for å sjå til at rekneskapen til kommunen blir revidert på ein forsvarleg måte (kommuneloven 77 nr. 4) og revisor skal rapportere resultatet av arbeidet sitt til kontrollutvalet (kommuneloven 78 nr.). Kommunerevisjonen IKS har difor utarbeida ein rapport med status for det løpande revisjonsarbeidet for å synleggjera funn og eventuelle behov for avklaringar. Stine Rogne frå Kommunerevisjonen IKS er oppdragsansvarleg revisor for Vestre Slidre kommune og ho vil vera med i møtet for å legga frem rapporten for kontrollutvalet. Kommunerevisjonen IKS går gjennom rapporten med rådmann og økonomisjef før kontrollutvalsmøte. Rapporten lesast på følgande måte: Grøn fargekode: Det er ikkje funne feil eller manglar av vesentleg betydning, eller vi har påpeikt feil som har vorte korrigert av kommunen. Gul fargekode: Det er ikkje funne feil, manglar eller svakheiter som kommunen bør rette opp, men som kvar for seg ikkje reknast som vesentlege for konklusjonen i revisjonsberetninga. Gult kan også omfatte problemstillingar det ikkje er mottatt tilfredsstillande dokumentasjon og avklaring på p.t. Rød fargekode: Det er funne feil eller manglar av vesentleg betydning for konklusjonen i revisjonsberetninga, og som ikkje er korrigert. Når oppdragsansvarleg revisor legg fram rapporten vil kontrollutvalet kunne stille spørsmål og drøfte problemstillingar undervegs. Kontrollutvalet tek rekneskapsrapporten frå Kommunerevisjonen IKS til vitende. 16/2018 Status for arbeidsgruppa, Retningslinjer for KU-arbeidet i Valdres Ingen På bakgrunn av drøftingar i de ulike kontrollutvala og i fellesmøte for kontrollutvala i Valdres protokollført bestilte kontrollutvalsleiarane og sekretariat revisjonen til å lage eit utkast til nye retningslinjer for kontrollutvalet. Utkastet vart sendt til rådmennene for innspel. I fellesmøte for kontrollutvala i Valdres vart det under sak 06/2018 (for fellesmøter) drøfta vidare framdrift for arbeidet og forslag om å opprette ei felles arbeidsgruppe kom opp. I kontrollutvalsmøte for Vestre Slidre kommune vart det fatta følgande vedtak i sak 13/2018: Kontrollutvalet ynsker at arbeidsgruppa skal bestå av ein representant frå kvart kontrollutval. Leiar stiller som representant frå kontrollutvalet i Vestre Slidre kommune. Sekretariatet skal vere med i arbeidsgruppa, som kontrollutvalet sin sekretær. Det arbeidsgruppa har ikkje vedtaksrett. Arbeidet til utvalet er å betrakte som ei innstilling. Kontrollutvalet ynskjer å invitere inn ein rådmann og ein ordfører i arbeidsgruppa.

3 Dersom det ikkje er likelydande vedtak i dei seks kommunane ber kontrollutvalet om at leiar og sekretariatet set i verk arbeidet i henhold til vedtak i fleirtalet av kontrollutvala Basert på vedtaka i kontrollutvala i alle Valdres-kommunane og med grunnlag i siste kulepunkt i vedtaket i sak 12/2018 for kontrollutvalet i Vestre Slidre kommune har sekretariatet saman med leiar Olle Rosendal sett i gang ei arbeidsgruppe med følgande representantar: Kristian Damstuen som representant for rådmennene. Kåre Helland som representant for ordførarane. Alle leiarane i kontrollutvala. Ekstern prosessrettleiar frå KS. Dagny Thon Hovrud som representant for Kommunerevisjonen IKS. Anne-Marte Før frå sekretariatet. Oppstartsmøte i arbeidsgruppa fant stad på rådhuset, Nord-Aurdal kommune. Ingjerd Thon Hagaseth (Kontrollutvalsleiar i Etnedal kommune) vart valt som leiar for arbeidsgruppa. Den vart det gjennomført heildags arbeidsmøte på rådhuset, Nord-Aurdal kommune, med gjennomgang / forslag til avklaringar med utgangspunkt i de behov som kom fram. Vidare framdrift: Sekretariat i samarbeid med prosessrettleiar og revisjonen lagar 1. utkast til dokument innan 31.desember. Møte i arbeidsgruppa for gjennomgang av utkastet justeringar. Dato: «Høyring» på utkastet i kommunane og kontrollutvala. Møte i arbeidsgruppa som gjennomgår innspel og tek eventuelle justeringar. Dato: Ikkje avklara. Saken sendast til behandling i kontrollutvalet og deretter til kommunestyrene. Kontrollutvalet tek orienteringa om status for arbeidsgruppa til vitende. 17/2018 Kundebrev frå Kommunerevisjonen IKS Utbygging av VA-anlegg - mva.-behandling.pdf (Kundebrevet). Kommunerevisjonen IKS sendte ut kundebrev til kommunen med informasjon om mva.- regelverk i samband med utbygging av VA-anlegg. Kontrollutvala står som kopimottakar av brevet. Kontrollutvalet tek kundebrevet Utbygging av VA-anlegg - mva.-behandling til vitende. 18/2018 Sekretariatet orienterar Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2019.pdf Sekretariatet jobbar med å kartlegge ei løysning for saksbehandlingssystem for kontrollutvala og sekretariatet. Status for arbeidet pr. d.d.: IKT Valdres har hjelpt sekretariatet i kartlegginga av systemet ACOS og fekk sekretariatet eit førebels prisanslag frå IKT Valdres. Installering og oppstart er estimert til kr og ein årleg lisens kr (totalkostnad for 6 kommunar). IKT Valdres vil følge opp leverandøren for å kartlegge mogleg prisreduksjon og nokre ytterlegare avklaringar av bruksområdet.

4 I oppdragsavtala mellom sekretariatet og kontrollutvalet i Vestre Slidre kommune seier eit av punkta under kapitelet Oppdrag/Innhald at sekretariatet skal foreslå budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Dette har ikkje tidlegare vore ein del av oppdraget til sekretariatet og kontrollutvalet i Vestre Slidre kommune og det finst difor ingen rutinar for dette. Budsjett er eit av punkta som blir drøfta i arbeidsgruppa som jobbar med retningslinjer for kontrollutvalsarbeidet i Valdres. Sekretariatet har difor valt å avvente denne oppgåva inntil retningslinjene er på plass og kan gje ein tydeleg instruks om korleis dette skal gjennomførast januar 2019 arrangerer Norsk kommunerevisorforbund Kontrollutvalgskonferansen Påmeldingsfrist er 18.desember Kontrollutvalet tek status for arbeidet med saksbehandlingssystem til vitende. Kontrollutvalet støttar sekretariatet si vurdering om å avvente oppgåva med å foreslå budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid inntil retningslinjer for kontrollutvalsarbeidet er vedtatt. Kontrollutvalet tek informasjon om Kontrollutvalskonferansen 2019 til vitende. 19/2018 Orientering om Kommunerevisjonen IKS Ingen Tidlegare kommunerevisor Åge Sandsengen slutta i Kommunerevisjon IKS i juni 2018 og Dagny Thon Hovrud fungerer pr. d.d. som konstituert dagleg leiar. Dagny Thon Hovrud vil orientere om status for tilsetting av ny dagleg leiar i Kommunerevisjon IKS. Kommunerevisjon IKS har det siste halve året jobba med ein ny strategi for selskapet. Dagny Thon Hovrud vil orientere om status for ny strategi for Kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet tek orienteringa frå Kommunerevisjon om status for tilsetting og ny strategi til vitende. 20/2018 Kontroll og tilsyn: Moglege forvaltningsrevisjonsprosjekt Overordna analyse for Vestre Slidre kommune blir ettersendt VSK-Plan for ForvRev og SelskKtr.pdf Kontrollutvalet drøftar framdrift og prioriteringar av tema for forvaltningsrevisjon med bakgrunn i overordna analyse og vedtatt plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Vestre Slidre kommune Kontrollutvalet inviterer rådmann til neste møte i kontrollutvalet for å orientere om dei tema som kontrollutvalet ynsker å sjå nærmare på. 21/2018 Varslingsreglement, Vestre Slidre kommune VSK-KU-Oversendelse varslingsrutiner.pdf

5 Vedlegg ValHall-Varslingsreglement pdf Vedlegg 2 - VSK-Rutine for varsling pdf Med bakgrunn i endringar i arbeidsmiljøloven har kontrollutvalet bedt Kommunerevisjonen IKS om å følge opp kommunen for å sikre at varslingsreglement blir oppdatert. Revisjonen har i brev sendt til Vestre Slidre kommune bedt om å få tilsendt oppdatert varslingsreglement. Revisjonen har mottatt varslingsrutinar frå Vestre Slidre kommune og på bakgrunn av dette utarbeida eit svar til kontrollutvalet i brev datert Revisjonen viser til at Vestre Slidre kommune har varslingsrutinar slik det går fram av arbeidsmiljøloven. Varslingsrutinane er i ferd med å bli revidert og desse skal behandlast av AMU Kontrollutvalet tek Kommunerevisjonen IKS si vurdering av varslingsreglementet til Vestre Slidre kommune til vitende. Vang, Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalssekretariatet for Valdres