Kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune

Transkript

1 Til Møte 5/2018 Kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune Reidar Schlytter - leder Harald Liodden - nestleder Line Solgunn Sandli - medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET, SØR-AURDAL KOMMUNE Vi innkaller med dette kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune til møte: Mandag 10. desember 2018 kl til på Tingvoll, Sør-Aurdal Kommune. Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og sakliste Formell godkjenning og signering av møtebok fra Neste møte Saksliste Sak 14/2018 Kommunerevisjonen IKS: Regnskapsrapport Sak 15 /2018 Rådmannen orienterer om Sør-Aurdals-heimen og om sykefravær i kommunen Sak 16 /2018 Status for arbeidsgruppen, Retningslinjer for KU-arbeid i Valdres Sak 17 /2018 Kundebrev fra Kommunerevisjonen IKS Sak 18 /2018 Sekretariatet orienterer Sak 19 /2018 Oppdatert varslingsreglement, Sør-Aurdal kommune Sak 20 /2018 Tilsynsrapport fra fylkesmann - Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen Sak 21 /2018 Orientering om Kommunerevisjonen IKS Eventuelle forfall meldes så raskt som mulig til sekretariatet, varamedlemmer møter kun ved særskilt innkalling. Vang, For leder i kontrollutvalget Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalgssekretariatet for Valdres Kopi sendt: Ordfører og Kommunerevisjon IKS (møte- og talerett), rådmann og postmottak (til orientering).

2 SAKSLISTE 14/2018 Kommunerevisjonen IKS: Regnskapsrapport SAK-Oversendelse RR-rapport-løpende revisjon 2018.pdf Revisjonsrapport løpende revisjon Sør-Aurdal kommune.pdf Kommunerevisjon IKS har ansvar for den løpende revisjonen av kommuneregnskapet i Sør-Aurdal kommune. Det er kontrollutvalget som har ansvar for å påse at regnskapene til kommunen blir revidert på en betryggende måte (kommunelovens 77 nr. 4) og revisor skal rapportere resultatet av arbeidet sitt til kontrollutvalget (kommunelovens 78 nr.). Kommunerevisjonen IKS har derfor utarbeidet en rapport med status for det løpende revisjonsarbeidet for å synligjøre funn og eventuelle behov for avklaringer. Stine Rogne fra Kommunerevisjonen IKS er oppdragsansvarlig revisor for Sør-Aurdal kommune og hun vil være tilstede i møtet for å legge frem rapporten for kontrollutvalget. Kommunerevisjonen IKS går gjennom rapporten med rådmann og økonomisjef i forkant av kontrollutvalgsmøte. Rapporten leses på følgende måte: Grønn fargekode: Det er ikke avdekket feil eller mangler av vesentlig betydning, eller vi har påpekt feil som er blitt korrigert av kommunen. Gul fargekode: Det er ikke avdekket feil, mangler eller svakheter som kommunen bør forbedre, men som hver for seg ikke anses vesentlige for konklusjonen i revisjonsberetningen. Gult kan også omfatte problemstillinger det ikke er mottatt tilfredsstillende dokumentasjon og avklaring på p.t. Rød fargekode: Det er avdekket feil eller mangler av vesentlig betydning for konklusjonen i revisjonsberetningen, og som ikke er korrigert. Når oppdragsansvarlig revisor legger fram rapporten vil kontrollutvalget kunne stille spørsmål og drøfte problemstillinger underveis. Kontrollutvalget tar regnskapsrapporten fra Kommunerevisjonen IKS til orientering. 15/2018 Rådmannen orienterer om Sør-Aurdals-heimen og om sykefravær i kommunen I kontrollutvalgsmøte sak 13/2018 ble det drøftet temaer og saker som kontrollutvalget i Sør- Aurdal kommune ønsker å prioritere fremover. Rådmann Haakon Boie Ludvigsen er invitert til å orientere med bakgrunn i følgende vedtakspunkt sak 13/2018: Kontrollutvalget ønsker å invitere rådmannen til neste kontrollutvalgsmøte for å orientere om status og tiltak for sykefravær i Sør-Aurdal kommune. Kontrollutvalget ønsker å invitere rådmannen neste kontrollutvalgsmøte for å orientere om bemanningssituasjonen, rett kompetansepersonell og avvikshåndtering ved Sør-Aurdalsheimen. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmann om status og tiltak for sykefravær i Sør- Aurdal kommune til orientering.

3 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmann om bemanningssituasjonen, rett kompetansepersonell og avvikshåndtering ved Sør-Aurdals-heimen til orientering. 16/2018 Status for arbeidsgruppen, Retningslinjer for KU-arbeid i Valdres På bakgrunn av drøftinger i de ulike kontrollutvalgene og i fellesmøte for kontrollutvalgene i Valdres protokollført ba kontrollutvalgslederne og sekretariat revisjonen om å lage et utkast til nye retningslinjer for kontrollutvalget. Utkastet ble sendt til rådmennene for innspill. I fellesmøte for kontrollutvalgene i Valdres ble det under sak 06/2018 (for fellesmøter) drøftet videre fremdrift for arbeidet og forslag om å opprette en felles arbeidsgruppe kom opp. I kontrollutvalgsmøte for Sør-Aurdal kommune ble det fattet følgende vedtak i sak 12/2018: Kontrollutvalget ønsker at arbeidsgruppen skal bestå av en representant fra hvert kontrollutvalg. Leder, Reidar Schlytter, stiller som representant fra kontrollutvalget i Sør-Aurdal. Arbeidsgruppen har ikke beslutningsmyndighet og vedtak skal fattes i hvert enkelt kontrollutvalg. Sekretariatet skal være med i arbeidsgruppen, som kontrollutvalgets sekretær. Kontrollutvalget ønsker ikke å invitere inn rådmann og ordfører i arbeidsgruppen. Dersom det ikke er likelydende vedtak i de seks kommunene ber kontrollutvalget om at leder og sekretariatet iverksetter arbeidet i henhold til vedtak i flertallet av kontrollutvalgene. Basert på vedtakene i kontrollutvalgene i alle Valdres-kommunene og med grunnlag i siste kulepunkt i vedtaket i sak 12/2018 for kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune har sekretariatet sammen med leder Reidar Schlytter satt i gang en arbeidsgruppe med følgende representanter: Kristian Damstuen som representant for rådmennene. Kåre Helland som representant for ordførerne. Alle lederne i kontrollutvalgene. Ekstern prosessveileder fra KS. Dagny Thon Hovrud som representant for Kommunerevisjonen IKS. Anne-Marte Før fra sekretariatet. Oppstartsmøte i arbeidsgruppen fant sted på rådhuset, Nord-Aurdal kommune. Ingjerd Thon Hagaseth (Kontrollutvalgsleder i Etnedal kommune) ble valgt som leder for arbeidsgruppen. Den ble det gjennomført heldags arbeidsmøte på rådhuset, Nord-Aurdal kommune, med gjennomgang / forslag til avklaringer med utgangspunkt i de behov som er kommet fram. Videre fremdrift: Sekretariat i samarbeid med prosessleder og revisjonen utarbeider 1. utkast til dokument innen 31.desember. Møte i arbeidsgruppen for gjennomgang av utkastet justeringer. Dato: «Høring» på utkastet i kommunene og kontrollutvalgene. Møte i arbeidsgruppen som gjennomgår innspill og foretar eventuelle justeringer. Dato: Ikke avklart. Saken sendes til behandling i kontrollutvalget og deretter til kommunestyrene. Kontrollutvalget tar redegjørelsen om arbeidsgruppen til orientering. 17/2018 Kundebrev fra Kommunerevisjonen IKS Utbygging av VA-anlegg - mva.-behandling.pdf (Kundebrevet).

4 Kommunerevisjonen IKS sendte ut kundebrev til kommunen med informasjon om mva.-regelverk i forbindelse med utbygging av VA-anlegg. Kontrollutvalgene står som kopimottaker av brevet. Kontrollutvalget tar kundebrevet Utbygging av VA-anlegg - mva.-behandling til orientering. 18/2018 Sekretariatet orienterer 1. Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2019.pdf Sekretariatet jobbar med å kartlegge en løsning for saksbehandlingssystem for kontrollutvalgene og sekretariatet. Status for arbeidet pr. d.d.: IKT valdres har bistått sekretariatet i kartleggingen av systemet ACOS og fikk sekretariatet et foreløpig prisanslag fra IKT Valdres. Installering og oppstart er estimert til kr og en årlig lisens kr (totalkostnad for 6 kommuner). IKT Valdres vil følge opp leverandøren for å kartlegg muligheten for prisreduksjon og noen ytterligere avklaringer av bruksområdet. I oppdragsavtalen mellom sekretariatet og kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune sier ett av punktene under kapitelet Oppdrag/Innhold at sekretariatet skal foreslå budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Dette har ikke tidligere vært en del av oppdraget til sekretariatet og kontrollutvalget i Sør-Aurdal kommune og det foreligger derfor ingen rutiner for dette. Budsjett er et av punktene som blir drøftet i arbeidsgruppen som jobber med retningslinjer for kontrollutvalgsarbeid i Valdres. Sekretariatet har derfor valgt å bero denne oppgaven inntil retningslinjene er på plass og kan gi en tydelig instruks om hvordan dette skal gjennomføres januar 2019 arrangerer Norsk kommunerevisorforbund Kontrollutvalgskonferansen Påmeldingsfrist er 18.desember Kontrollutvalget tar status for arbeidet med saksbehandlingssystem til orientering. Kontrollutvalget støtter sekretariatets vurdering om å bero oppgaven med å foreslå budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid inntil retningslinjer for kontrollutvalgsarbeid er vedtatt. Kontrollutvalget tar informasjon om Kontrollutvalgskonferansen 2019 til orientering. 19/2018 Oppdatert varslingsreglement, Sør-Aurdal kommune SAK-KU-Oversendelse av varslingsrutiner.pdf 2. Vedlegg ValHall-Varslingsreglement pdf 3. Vedlegg 2 - SAK-Rutiner for varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.pdf Med bakgrunn i endringer i arbeidsmiljøloven har kontrollutvalget bedt Kommunerevisjonen IKS om å følge opp kommunen for å sikre at varslingsreglement blir oppdatert. Revisjonen har i brev sendt til Sør-Aurdal kommune bedt om å få oversendt oppdatert varslingsreglement. Revisjonen har mottatt etisk reglement og varslingsrutiner fra Sør-Aurdal kommune og på bakgrunn av dette utarbeidet et svar til kontrollutvalget i brev datert Revisjonen viser til at Sør-Aurdal kommune har utarbeidet retningslinjer slik det fremgår av arbeidsmiljøloven. Kontrollutvalget tar Kommunerevisjonen IKS sin vurdering av varslingsreglementet til Sør-Aurdal kommune til orientering.

5 20/2018 Tilsynsrapport fra fylkesmann - Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen 1. Brev fra Fylkesmann Oversendelse av endelig tilsynsrapport - Felles nasjonalt tilsyn om skolens arbeid med elevenes utby(256928).pdf 2. Tilsynsrapport Sør-Aurdal kommune v. Rådmann Haakon Boie Ludvigsen Tingvollbakkin BAGN TILSYN(256929).pdf 3. Svarbrev fra SAK av Tilsynsrapport Sør-Aurdal kommune-sør-aurdal ungdomsskole(384967).pdf Fylkesmannen i Oppland førte i sin planlagte tilsynsaktivitet for 2017 et tilsyn med Sør-Aurdal ungdomsskole og med Sør-Aurdal kommune som skoleeier for å kontrollere hvordan kommunen oppfyller bestemte krav i opplæringsloven. Tilsynet var en del av det felles nasjonale tilsynet med opplæringsloven fikk kommunen forhåndsvarsel om vedtak i foreløpig tilsynsrapport, med frist for innspill til foreløpig tilsynsrapport sendte Fylkesmannen den endelige tilsynsrapporten Felles nasjonalt tilsyn om skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen til Sør-Aurdal kommune. I denne ble det avdekket lovbrudd, med frist til for å rette de varslede påleggene sendte Sør-Aurdal kommune ved tjenesteleder Oppvekst og kultur, Inger Randi Islandsmoen Kleven, svarbrev til Fylkesmannen med informasjon om hvordan kommunen følger opp påleggene. Fylkesmannen har i etterkant av svarbrev fra etterspurt ytterligere dokumentasjon fra kommunen, fulgt opp fra kommunen Pr har ikke Sør-Aurdal kommune mottatt brev fra Fylkesmannen i Oppland der det konkluderes med at rettingen av påleggene er tilfredsstillende. Tilsynet anses dermed ikke som avsluttet. Kontrollutvalget ber rådmannen holde kontrollutvalget orientert om videre status for tilsynet med Sør- Aurdal ungdomsskole og med Sør-Aurdal kommune som skoleeier. 21/2018 Orientering om Kommunerevisjonen IKS Tidligere kommunerevisor Åge Sandsengen sluttet i Kommunerevisjon IKS i juni 2018 og Dagny Thon Hovrud fungerer pr. d.d. som konstituert daglig leder. Dagny Thon Hovrud vil orientere om status for tilsetting av ny daglig leder i Kommunerevisjon IKS. Kommunerevisjon IKS har det siste halve året jobbet med en ny strategi for selskapet. Dagny Thon Hovrud vil orientere om status for ny strategi for Kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra Kommunerevisjon om status for tilsetting og ny strategi til orientering. Vang, Anne-Marte Før (sign.) Kontrollutvalgssekretariatet for Valdres