Møtebok for kontrollutvalget i Øystre Slidre kommune

Transkript

1 Til Møte 04/ 2018 Sak 08-09/ 2018 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møtested: Tingvang, møterom A, 3 etg. Møtedato: Tirsdag 11. juni 2018 Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok i møtet: Arnfinn Beito - leder av K-utvalget Trond Vidar Solhaug - nestleder Bente A. Rakstad - medlem Kjell Berge Melbybråten - ordfører Dagny Thon Hovrud - revisor Kommunerevisjon IKS Reidar Schlytter - kontrollutvalgssekretariat - Godkjenning av innkalling og dagsorden: Enstemmig godkjent - Godkjenning av møtebok fra møte Møtebok av enstemmig godkjent. Neste møte i kontrollutvalget: Neste møte i k.utv blir og fellesmøte På møte den inviteres rådmann til å orientere vedr utlysning av ledige stillinger i kommunen. Innkomne brev: Utkast til retningslinjer for kontrollutvalg Leder Arnfinn Beito, tlf Side 1

2 Fra revisjon Brev til rådmann om Varslingsreglement Retningslinjene for arbeidet i Kontrollutvalget tas opp som egen sak på neste møte. Utkastet oversendes rådmann til uttale før møtet. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt rådmannens svar på revisjonens forespørsel om Varslingsreglement Sak 08/2018: Sekretariatsordning for kontrollutvalget Lukking av møtet: Møtet vil bli lukket under behandling av sak 08/2018 jf. offentleglova 23, Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m., herunder særlig tredje ledd (unntak for innsyn i protokoll og tilbud til valget av leverandør er gjort). Saken gis utsatt offentlighet inntil anskaffelsessaken er endelig behandlet og endelig valg av leverandør er gjort i de aktuelle kommuner, er saken unntatt offentlighet. Saken har utsatt offentlighet jf. behandling ovenfor. Dokumenter i saken: Protokoll- Anbudsåpning Saksopplysninger: Kommunene i Valdres etablerte en midlertidig sekretariatsløsning i 2013, som gikk ut Ordningen ble forlenget av kommunestyret gjeldende ut 2017, i den hensikt å etablere en mer permanent ordning. I samarbeid med lederne i de 6 kontrollutvalga i Valdres, utarbeidet dagens sekretariat Finn Helge Lyster og Reidar Schlytter et notat med forlag om framtidig løsning. Notatet ble sendt Kontrollutvalgene i egen mail dat Notatet ble sendt på høring til Fylkesmann i Oppland og Norges Kommunerevisorsforbund. Norges Kommunerevisorsforbund har gitt uttale datert Denne ble lagt fram på møtet og nødvendige justeringer ble innarbeidet i oppdragsavtalen. Fylkesmann i Oppland har ikke levert uttale. De enkelte kontrollutvalgene hadde særmøter og fattet egne vedtak. Vedtakene var likelydende. Kontrollutvalget fremmer følgende forslag til kommunestyret: Leder Arnfinn Beito, tlf Side 2

3 Møtebok for kontrollutvalget i Det etableres en felles sekretariatsordning for Valdreskommunene. Kommunerevisjonen IKS skal, som i dag, ha ansvar for risikovurderingene og påpeke risikoområder overfor kontrollutvalgene mht. gjennomføring av kontroll- og tilsyn. Sekretariatet styrkes ved å sette krav til kompetanse innenfor økonomi/regnskap og/eller offentlig saksbehandling. Sekretariatet skal utarbeide møteinnkallinger, sette opp sakslister, føre møtebøker, ha ansvar for KU sitt arkiv og se til at kontrollutvalgets vedtak blir gjennomført, jf. vedlagte oppdragsbeskrivelse. Sekretariatet skal i tillegg utforme saksutredninger om nødvendig i samarbeid med revisjonen. Videre presiseres følgende: o Ved behov for spisskompetanse innenfor enkelte fagfelt kan KU i samarbeid med sekretariatet innhente dette fra eksterne fagmiljø. Kostnader knyttet til dette blir belastet det aktuelle kontrollutvalg. o Revisjonen skal selv stå inne for kvaliteten på det arbeid som utføres. o Sekretariatet bistår kontrollutvalget med å påse at revisor tilfredsstiller formelle kompetansekrav og består kvalitetskontroller mv. o Kontrollutvalgets bestillinger av kontroll- og tilsynsoppgaver fra revisjonen skal fremgå av protokollerte vedtak, om nødvendig i møtebøker unntatt offentlighet. Sekretariatet bistår kontrollutvalget med å påse at revisjonsrapporten svarer til kontrollutvalgets bestilling. Regnskapsrevisjon mv. ligger i oppdraget som valgt revisor. Kontrollutvalgslederne i Valdres gis i oppdrag å etablere en ny sekretariatsløsning for Valdres ved å kjøpe tjenester hos ekstern aktør iht. reglene om offentlige anskaffelser Årlig økonomisk ramme for sekretariatsordningen i Valdres settes til anslagsvis kr Jfr modell B. Det er vanskelig å fastsette eksakt kostnad ved denne modellen. Kostnader belastes den enkelte kommune ut fra oppdragsmengde/tidsforbruk. Sekretariatsordningen evalueres senest etter to år Sekretariatet har i arbeidet med de innkomne tilbud, se vedlagte protokoll fra anbudsåpningen. i nødvendig grad konsultert innkjøpskoordinator for Valdreskommunene. Herunder har man benyttet innkjøpskoordinatorens evalueringsmodell for karakter- /poengsetting (se etterfølgende vedlegg). I vurderingen og sammenstillingen av pris og kvalitet fremstår Lukkeleik AS som beste tilbyder og den leverandør man innstiller til kontrakt. Forslag til vedtak: Leder Arnfinn Beito, tlf Side 3

4 Kontrollutvalget vedtar at Lukkeleik AS tildeles sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Øystre Slidre. Vurderinger i møtet: Anbudsprotokoll og søknader ble gjennomgått på møtet. Enstemmig, som forslag til vedtak Sak 09/2018: Vanskelige arbeidsforhold for kontrollutvalget i Øystre Slidre Dokumenter i saken: 1. e-poster fra høsten 2017 der rådmann ikke aksepterer kontrollutvalget sin bestilling av forvaltningsrevisjon, og mener at kommunestyret skal bestille dette. 2. e-poster fra april 2018 der rådmann avviser revisjonens invitasjon til oppstartsmøte på forvaltningsrevisjon av «turveg», jf. bestilling fra kontrollutvalget i sak 07/2018 i møte 10/4-2018, der han viser til at kontrollutvalgsleiar og ordfører har kansellert bestillinga, som ikke er riktig. 3. e-poster fra mai der rådmann er invitert til å uttale seg om nye retningslinjer for kontrollutvalg, der rådmann svarer at han avventer dette til han har tatt saken opp i neste RU og eventuelt i et felles RU med Hallingdal, samt at fylkesmann i Oppland har varslet at de vil Se på vedtaket i siste k.styret. Saksopplysninger: Det her i løpet av de siste åtte måneder vært tre episoder der kontrollutvalget opplever at rådmannen vanskeliggjør kontroll- og tilsynsarbeidet, og mener det er spesielt alvorlig at rådmann ikke forholder seg til fakta eller sannheten i uttalelsene. Ad 1 - Bestilling av forvaltningsrevisjon innkjøp, jf. saksdokument 1 26/ sendte revisjonen oppstartsbrev til rådmannen i Øystre Slidre vedrørende forvaltningsrevisjon innkjøp. 30/ sende revisjonen e-post til rådmannen der revisjonen viste til brevet og informerte om at revisjonen ville kontakte navngitte personer i administrasjonen for å hente informasjon til prosjektet. 31/ svarte rådmannen «VI har ledermøte i dag, og de vil gjerne ha kopi av fullmakten frå kommunestyret til å gjennomføre denne forvaltningsrevisjonen.» Revisjonen oversendte følgelig bestillingen fra kontrollutvalget til rådmannen, hvorpå rådmannen svarte 31/ : «Forvaltningsrevisjon bestilles av k.styret det var det vedtaket folka mine etterlyser». Revisjonen oversendte rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalgsleder, som ba sekretariatet om å be fylkesmannen om svar på om kontrollutvalg kan bestille forvaltningsrevisjon. Fylkesmannen stadfesta 9/11-17 at kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon. Da sekretariatet oversendte svaret fra fylkesmannen om at kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon, svarte rådmannen 9/11-17: «Eg tror ikkje dette var saka, saka er om kva bestillinga er,...». Leder Arnfinn Beito, tlf Side 4

5 Rådmann skriver altså først at forvaltningsrevisjon bestilles av kommunestyret, men når fylkesmann er uenig med rådmann endrer rådmann sitt spørsmål til å dreie seg om hva bestillingen er. Ad. 2 - Revisjonens invitasjon til oppstartsmøte forvaltningsrevisjon turveg, jf. saksdokument 2 Revisjonen inviterte 23/ rådmannen til oppstartsmøte 30/ om kontrollutvalget sin bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til turveg Beitostølen-Myhre gard. Rådmannen avslo invitasjonen 23/ med følgende melding: «Fikk beskjed om at Beito og Melbybråten hadde blitt enig om at dette oppdraget skulle kanselleres da tar jeg det til etterretning.» Revisjonen kontakta Beito og spurte om dette medførte riktighet. Beito hadde ikke gitt slik melding til rådmannen, og Beito spurte ordfører hva dette var for noe, hvorpå ordfører svarte «Er nok en misforståelse. Skal ta det, har et møte med han på onsdag. Er på møter utenfor Tingvang i dag og i morgen.» Rådmann kansellerer her et møte og skriver at Beito og Melbybråten har kansellert prosjektet, men ut fra e-posten både Beito og Melbybråten er ikke dette riktig. Det er grunn til å stille spørsmål ved hvorfor rådmann kansellerer møte med denne begrunnelsen, og hvorfor han på den måten vil stoppe prosjektet. Ad 3 - Høring retningslinjer for kontrollutvalg, jf. saksdokument 3 15/ kl sende sekretariatet retningslinjer for kontrollutvalgsarbeid til rådmannen i Øystre Slidre, slik at han kunne uttale seg om saken før kontrollutvalget skulle behandle retningslinjene og sendere oversende de til kontrollutvalget, jf. kommunelovens 77 nr / kl svarte rådmannen sekretariatet følgende: «Det er en sak jeg vil ta i neste RU og eventuelt i et felles RU med Hallingdal. I og med at fylkesmannen i Oppland har varslet at de vil Se på vedtaket i siste k.styre, vil jeg avvente denne. Neste møte i RU Valdres er 15. Juni. Jeg oversender denne mailen til rådmennene og fylkesmannen.» Tilbakemeldingen fra rådmann kan være vanskelig å tolke, og som leser må man nesten gjette på hva rådmann egentlig mener. Men det er tydelig at rådmann ønsker å ta et stort og bredt initiativ som rådmann på uttalelsen på hvordan kontrollutvalget skal utføre sitt tilsyn av nettopp rådmann og hans forvaltning av kommunen. Det bør vel være andre enn den som skal kontrolleres som bør bruke mest energi på retningslinjene for kontrollutvalgsarbeidet. Det fremkommer klart fra sekretariatets oversendelse at retningslinjene er oversendt alle rådmennene i Valdres og Hallingdal for uttale. Saksvurdering Kontrollutvalget stiller spørsmål ved hvorfor rådmannen i e-post fra høsten 2017 og april 2018 (ad. 1 og 2) ikke forholder seg til fakta eller sannheten i sine tilbakemeldinger til revisjonen. I Leder Arnfinn Beito, tlf Side 5

6 begge tilfellene stopper rådmann kontroll- og tilsynsarbeidet ved å fremme påstander som han bør vite at ikke samsvarer med kommuneloven eller sannheten. Kontrollutvalget opplever det særs vanskelig å utføre sitt kontroll og tilsynsansvar på vegne av kommunestyret, når rådmann i så liten grad bidrar på en positiv måte til dette arbeidet og i stedet jobber aktivt mot kontrollutvalget og bruker usannheter i sin opptreden. Rådmann har hatt saksutredningen til uttale, og har gitt følgende uttale til saken Kontrollutvalgssekretariat har sendt ovenstående saksopplysninger til rådmannen for uttale før saken Rådmannen har ikke gitt utale, men drøftet den med ordfører. Forslag til vedtak Ingen forslag Behandling i møte Det kom også klart fram at både leder for kontrollutvalget og ordfører ikke har gitt melding til rådmann om at oppdraget under punkt 2 er kansellert. Når det gjelder sak 2 om turveg er poenget med oppstartsmøtet at rådmannen, revisjonen og kontrollutvalgsleder skal drøfte om prosjektet skal iverksettes. Ordfører informerte om at ovenstående var tatt opp med rådmannen i medarbeidersamtale, uten at han kunne gå nærmere inn på det. Kontrollutvalget reagerer på at rådmannen kommer med uriktige påstander for å unngå at revisjonsoppdrag blir iverksatt. Kontrollutvalget forventer at rådmannen aksepterer kontrollutvalgets og revisjonens kontroll- og tilsynsrolle, og bidrar konstruktivt i arbeidet. Ordfører påpekte at dette også var forventet fra kommunestyret. Møtet drøftet situasjonen og stiller spørsmål ved om innbyggerne og kommunestyret i Øystre Slidre kommune har tillit til rådmann ut fra ovennevnte beskrivelse. Vedtak Ordfører følger opp sakene med rådmann med tilbakemelding til kontrollutvalget mht. følgende: Klarsignal om hhv. oppstart og oppstartsmøte av de to bestilte prosjektene. Kontrollutvalget forventer at rådmannen i Øystre Slidre kommer med en egen uttale til retningslinjer for kontrollutvalg. Hva rådmannen legger i «I og med at fylkesmannen i Oppland har varslet at de vil Se på vedtaket i siste k.styre, vil jeg avvente denne.», jf. punkt 3 ovenfor. Kontrollutvalget forventer at rådmannen aksepterer kontrollutvalgets og revisjonens kontroll- og tilsynsrolle, og bidrar konstruktivt i arbeidet. Saken tas opp på nytt på første møte for kontrollutvalget i september, for gjennomgang av samarbeidsrutiner m.m. på nytt, sammen med det nye sekretariatet. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 6

7 Øystre Slidre, 11. juni 2018 Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Kopi: Postmottak, ordfører, rådmann og revisjonen Møtebok godkjent... Øystre Slidre Arnfinn Beito Trond Vidar Solhaug Bente A. Rakstad Leder Arnfinn Beito, tlf Side 7