Kontrollutvalget Øystre Slidre kommune

Transkript

1 Saksbeh: Åge Sandsengen Tlf : Vår ref : Sted og dato: Slidre Til Møte 01/2017 Sak 01-02/2017 INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Med bakgrunn i kommunestyrets vedtak om forlengelse av sekretariatet for kontrollutvalget i kommunen i sak 78/2016, valgte sekretær Finn Helge Lyster å si opp avtalen med Øystre Slidre kommune. Etter avtale med k-utv leder Arnfinn Beito bistår vi k-utvalget med å sende ut innkalling til møte i kontrollutvalget og være sekretær på dette møtet - Tirsdag 24.januar kl i møterom c 2.etasje på Tingvang Vurdering av lukking av møtet: Behovet for å lukke møtet vil bli vurdert og behandlet innledningsvis i møtet med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Forslag til dagsorden for møtet: - Godkjenning av innkalling - Godkjenning av møtebok fra møte Sak 01/2017 Fremtiden til k-utvalget - Sak 02/2017 Nytt k-utv sekretariat for kontrollutvalget - Sak 03/2017 Status brannkummer og ansvar for brannmannskap Restanser tidligere saker - Sak 09/2016 Avtale med utbyggerne i Markahøvda, unntatt offentlighet - Orienterings- og diskusjonssaker: - Kontroll og tilsyn: Drøfting av mulig nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i Øystre Slidre kommune etter behov. Fagernes, for kontrollutvalget Åge Sandsengen Revisjonssjef kommunerevisjon IKS Kopi sendt: Ordfører, Rådmann, postmottak ØSK og gruppeledere i kommunestyret Leder Arnfinn Beito, tlf Side 1

2 Saksutredning Sak 01/2017 Fremtiden til k-utvalget Dokumenter i saken Ingen Saksopplysninger Med bakgrunn i kommunestyret og ordførers innstilling til vedtak i Kommunestyresak 022/2016 og 086/2016 om hhv forvaltningsrevisjonsrapport på «Saksbehandling av Kommunereformen» og «Habilitet og Markahøvdasaken», samt ordfører sin innstilling i sak 78/2016 om forlengelse av avtale med sekretariat for kontrollutvalget, stiller medlemmene i kontrollutvalget spørsmål om kontrollutvalgets rolle og anseelse. I alle disse sakene fremmer ordfører et forslag til nytt vedtak med vesentlig avvik fra kontrollutvalgets forslag til vedtak, uten at ordfører har tatt dette opp med kontrollutvalget på forhånd. I sak 22 og 86 fjernes kritikk og behov for læring til administrasjonen, og i sak 78 ber ordfører om juridisk kompetanse til sekretariatet uten at dette behovet er drøftet med kontrollutvalget. Det er kontrollutvalget selv som er nærmeste overordnede til sekretariatet og som bestemmer oppgavene. I tillegg ba kontrollutvalget ordfører i k-utvalgets sak 9/2016 om å dokumentere at han faktisk har hjemmel til å unnta forhandlingsavtalen med utbyggerne i Markahøvda fra offentlighet. Dette behandles som siste sak på dagsorden i møte Kontrollutvalgets oppgaver fremkommer av kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg for kommuner, og hovedoppgaven er å føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. Ingen Behandling i møte Leder Arnfinn Beito, tlf Side 2

3 Sak 02/2017 Nytt k-utv sekretariat for kontrollutvalget Dokumenter i saken Oppsigelsen fra sekretariatet for k-utvalget av Saksopplysninger Kommunestyret hadde i sak 78/2016 avtale om forlengelse av sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget til behandling, der ordfører fremmer tilleggsforslag om at «Kommunestyret ber kontrollutvalget om å arbeide for ein sekratærfunksjon som har juridisk kompetanse.» Sekretæren, som hadde sagt seg villig til å påta seg en forlengelse av sekretærfunksjonen midlertidig ut 2017 med forlengelse 2 * 6 måneder ut 2018 i påvente av Ny kommunelov, har ikke juridisk kompetanse som kommunestyret etterspør og sier opp avtalen i brev av Kommunestyret ber kontrollutvalget i sak 78/2016 om å skaffe sekretariatsbistand for kontrollutvalget med juridisk kompetanse, som da tilsier at det er kontrollutvalget selv som skal innstille til kommunestyret på valg av sekretærløsning. I dagens kommunelov er det ikke klart definert at det er kontrollutvalget som innstiller på valg av sekretær, slik kontrollutvalget gjør på valg av revisor, men etter forslag til Ny kommunelov skal kontrollutvalget innstille på sekretariatsløsning. Oppgavene til et sekretariat for kontrollutvalg er jf. dagens lovgivning: Forskrift om kontrollutvalg 20: - Sekretariatet skal tilfredsstille kontrollutvalgets behov. - Sekretariatet skal påse at de saker som behandles i kontrollutvalget er forsvarlig saksutredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. - Sekretariatet er direkte underlagt kontrollutvalget og skal følge de pålegg som utvalget gir. I tillegg skal sekretæren være uavhengig til rådmann og kommunens revisor. I Ny kommunelov 23-7 fremgår i tillegg bl.a. : - Kommunestyret velger selv et sekretariat etter innstilling fra kontrollutvalget. Et sekretariat med juridisk kompetanse antar kontrollutvalget at vil øke kostanden vesentlig ifht dagens ordning. Kontrollutvalget forventer at ordfører redegjør for bakgrunnen for forslaget om juridisk kompetanse. Behandling i møte Leder Arnfinn Beito, tlf Side 3

4 Sak 03/2017 Status brannkummer og ansvar for brannmannskap Dokumenter i saken Oppsummering fra møte av Kommunerevisjon IKS datert Saksopplysninger K-utv leder Arnfinn Beito og revisjonssjef Åge Sandsengen gjennomførte møte med brannsjefen for å få status på brannkummene i Øystre Slidre. Teknisk leiar Ellen Petrine Fretheim stilte også på møte, som nærmeste overordnet til brannsjefen. Det ble jf. oppsummeringen avtalt at teknisk leiar skal avklare noen spørsmål og gi tilbakemelding til kontrollutvalget. Behandling i møte Leder Arnfinn Beito, tlf Side 4

5 Sak : Avtale med utbyggerne i Markahøvda, unntatt offentlighet Saksopplysninger: Kommunestyret i Øystre Slidre behandlet i møte saken mot utbyggerne i Markahøvda, og fattet følgende vedtak (KS-006/16): Ordføreren gis fullmakt til å ta ut stevning. I forbindelse med den videre prosessen er det naturlig at utbyggerne og deres advokat inviteres til et møte. Dersom samtalene mellom partene leder til et forlik, skal dette fremlegges for formannskapet eller kommunestyret. Kommunestyret behandlet Markahøvda igjen i møte i KS sak 035/2016. I møteboken er saken unntatt offentlighet: «Ikkje offentleg 23. Unnt. av omsyn til det offent sin forhandling». Det fremgår ikke om møtet var lukket. Det antas at det er i dette vedtaket kommunestyret gir ordfører fullmakt til å fremforhandle et forlik med utbyggerne. Hovedregelen i offentlig saksbehandling er at informasjon skal være offentlig, jf. offl. 3. Det er kun anledning til å holde informasjon unntatt offentlig dersom det er hjemlet i regelverket, fortrinnsvis i offentleglova og forvaltningsloven. Kommunestyret kan ikke fatte vedtak som er i strid med dette. Kommunen har brukt offl 23, 1.ledd som lyder: 23 Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltninga til organet. Kontrollutvalget ber ordfører om å avklare med Fylkesmann i Oppland eller KS Advokatene om offl. 23, 1.ledd er tilstrekkelig hjemmel for å unnta nevnte forliksavtale fra offentlighet i denne konkrete saken innen utgangen av oktober 2016 med tilbakemelding til kontrollutvalget. Behandling i møtet Ordfører orienterte om at han signerte forliksavtalen med formulering om at den skal være unntatt offentlighet etter anbefaling fra kommunens advokat. Et enstemmig kommunestyret vedtok også at ordfører skulle arbeide videre med avtaleutkastet der formulering om at avtalen skulle unntas offentlighet var innarbeidet. Kommunerevisjonen antydet at kommunestyret ikke avgjør om et dokument kan unntas offentlighet, det må kommunen ha lovhjemmel til, og hvis kommunestyret skal ansvarliggjøres på dette så bør det fremgå av saksutredningen at spørsmålet om unntatt offentlighet er særskilt drøftet av kommunestyret. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 5

6 Ut over dette orienterte ordføreren om bakgrunn for at forliket ble inngått. Kontrollutvalget ber ordfører om å avklare med Fylkesmann i Oppland eller KS Advokatene om offl. 23, 1.ledd er tilstrekkelig hjemmel for å unnta nevnte forliksavtale fra offentlighet i denne konkrete saken innen utgangen av oktober 2016 med tilbakemelding til kontrollutvalget. Enstemmig vedtatt Saksopplysninger til møte Ordfører har ikke svart på spørsmålet pr dd. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 6