Møtebok for kontrollutvalget i Øystre Slidre kommune

Transkript

1 Til Møte 01/ 2017 Sak 01-03/2017 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møtested: Møterom c 2.etasje på Tingvang Møtedato: Tirsdag Møtetidspunkt: Kl Følgende deltok i møtet: Arnfinn Beito - leder av K-utvalget Trond Vidar Solhaug - nestleder Bente A. Rakstad - medlem Kjell Berge Melbybråten - ordfører Åge Sandsengen - revisjonssjef Kommunerevisjon IKS Reidar Schlytter - kontrollutvalgssekretariat Forfall: Ingen - Godkjenning av innkalling : Godkjent, enstemmig. - Godkjenning av møtebok fra møte Godkjent, men følgende tillegg skal tas inn i protokollen av under orientering/drøftingssak: K-utv leder stilte spørsmål ved status på instruksen fra brannsjefen ifht brannkummene i området Heggenes, ut fra at han hadde fått signaler på at dette ikke var brakt i orden fra sommeren Kontrollutvalget ba k-utv leder og revisjonssjef om å ta et møte med brannsjefen for å få status på brannkummene i Øystre Slidre, og fremlegge dette i neste møte. Vurdering av lukking av møtet: Behov for lukking av møtet ble drøftet, men det ble ikke ansett nødvendig å lukke møtet. Vedtak, enstemmig: Møtet skal ikke lukkes på oppsatte saker. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 1

2 Saksliste: - Sak 01/2017 Fremtiden til k-utvalget - Sak 02/2017 Nytt k-utv sekretariat for kontrollutvalget - Sak 03/2017 Status brannkummer og ansvar for brannmannskap Restanser tidligere saker: - Sak 09/2016 Avtale med utbyggerne i Markahøvda, unntatt offentlighet - Orienterings- og diskusjonssaker: Kontroll og tilsyn: Drøfting av mulig nye forvaltningsrevisjonsprosjekter i Øystre Slidre kommune etter behov. Saker ble drøftet mht til vedtatt handlingsplan for forvaltningsrevisjonsprosjekter. Leder og sekretariatet drøfter hvilke saker som skal tas opp på neste møte. Brev dat til v/ordfører vedr sekretariat for k.utvalg i ØS er organisert innenfor lovens bestemmelser. Brevet dat tas til orientering, og ordfører bekreftet at brevet ligger som referatsak til kommunestyret. Neste møte i kontrollutvalget, , og fellesmøte Leder Arnfinn Beito, tlf Side 2

3 Sak 01/2017 Dokumenter i saken Ingen Fremtiden til k-utvalget Saksopplysninger Med bakgrunn i kommunestyret og ordførers innstilling til vedtak i Kommunestyresak 022/2016 og 086/2016 om hhv forvaltningsrevisjonsrapport på «Saksbehandling av Kommunereformen» og «Habilitet og Markahøvdasaken», samt ordfører sin innstilling i sak 78/2016 om forlengelse av avtale med sekretariat for kontrollutvalget, stiller medlemmene i kontrollutvalget spørsmål om kontrollutvalgets rolle og anseelse. I alle disse sakene fremmer ordfører et forslag til nytt vedtak med vesentlig avvik fra kontrollutvalgets forslag til vedtak, uten at ordfører har tatt dette opp med kontrollutvalget på forhånd. I sak 22 og 86 fjernes kritikk og behov for læring til administrasjonen, og i sak 78 ber ordfører om juridisk kompetanse til sekretariatet uten at dette behovet er drøftet med kontrollutvalget. Det er kontrollutvalget selv som er nærmeste overordnede til sekretariatet og som bestemmer oppgavene. I tillegg ba kontrollutvalget ordfører i k-utvalgets sak 9/2016 om å dokumentere at han faktisk har hjemmel til å unnta forhandlingsavtalen med utbyggerne i Markahøvda fra offentlighet. Dette behandles som siste sak på dagsorden i møte Kontrollutvalgets oppgaver fremkommer av kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg for kommuner, og hovedoppgaven er å føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltning. Forslag til vedtak Ingen Behandling i møte: Leder i kontrollutvalget orienterte om bakgrunn for saken, og innledet med å beklage at han ikke kan se at ordfører tar tak i de utfordringene som skaper høyt konfliktnivå i kommunen. Dette er spesielt beklagelig fordi det er interne problemer i, noe som ble bekreftet i felles kontrollutvalgsmøte i Valdres ved at ingen av de øvrige kontrollutvalg har slike konflikter som Øystre Slidre. Den behandling kontrollutvalgets saker har fått av kommunestyret i 2016, som er vist til i saksutredningen ovenfor, kan vanskelig oppfattes som annet enn mistillit til kontrollutvalget. For fremtiden må ordfører spille med helt åpne og ærlige «kort» overfor k-utvalget i slike saker, ved bl.a. å bringe sine synspunkter inn for k-utvalget og ikke direkte i kommunestyret. Tilsvarende må også rådmann fremme sine synspunkter til k-utvalget i møte, slik at alle eventuelle uenigheter er drøftet inngående i k-utvalget slik at alle parter er kjent med hva som kan forventes i kommunestyret. Hadde leder av k-utv visst hvilke utfordringer dette vervet skulle medføre, så hadde han ikke påtatt seg denne oppgaven. Han er helt klar på at dette er et politisk folkevalgt verv han ikke bare kan si fra seg, men k-utvalgsleder kan ikke sitte i dette vervet hvis ordfører skal fortsette å behandle kontroll- og tilsyn av kommunen slik han har gjort frem til nå. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 3

4 Det oppfattes særlig alvorlig når han som leder av k-utvalget får henvendelser fra fremtredende personer i andre kommuner om at n å må rydde i sine utfordringer, da disse konfliktene også skader det regionale samarbeidet i Valdres. Når rådmann nekter å svare på saker fra revisjonen og ikke bidrar til å bringe uenighet inn for kontrollutvalget, men uttaler seg direkte til bl.a. kommunestyret, så er det en ukultur som ikke er akseptabel. Ordfører må vise kontrollutvalget større respekt videre, og kommunen må også akseptere at vi er alle folk og at alle kan gjøre feil av og til. Derfor må alle også akseptere at man kan gjøre feil og stå for dette. Ordfører uttalte at han vil bidra til positivt samarbeid med kontrollutvalget og kommunerevisjonen, ved åpne og ærlige drøftinger og deltagelse kontrollutvalgsmøter etter behov og påse at all dialog rundt k-utvalgets saker drøftes i og med kontrollutvalget før de går til kommunestyret. Revisjonssjefen presiserte at både kommunerevisjon og kontrollutvalget jobber med kontroll og tilsyn i den hensikt å bidra til positiv utvikling av. Det er krevende å utføre kontroll- og tilsyn og skrive vesentlige forbedringsforslag for ikke å si kritikkverdige forhold skriftlig og stå for dette overfor rådmann og deretter oppleve at kommunestyret gang etter gang glatter over forbedringsforslagene uten å vise til hvorfor de ikke støtter opp om kritikken som er påvist av revisjonen og kontrollutvalget. All uenighet som administrasjonen har, herunder også juridisk, skal tas opp og drøftes grundig i og med kontrollutvalget, og hvis det ikke oppstår enighet så bør det vurderes behovet for å avklare spørsmålet med ekstern juridisk kompetanse. Kontrollutvalget må i større grad enn dagens praksis redegjøre for utvalgets problemstillinger i kommunestyret, både ved behandling av møteprotokoller og saker fra kontrollutvalget. God kommunikasjon er nødvendig og ordfører og kontrollutvalget var enige om veivalget videre slik: 1. Saker som er krevende skal drøftes mellom partene. 2. Kontrollutvalgets leder orienterer om saker som omhandler kontrollutvalget i kommunestyre. 3. Ordførere deltar på kontrollutvalgets møter etter behov. 4. Vi skal alle jobbe for at samarbeid mellom kontrollutvalg, revisjon, administrasjon og politikk fungerer. 5. Det legges opp til faste møter 1 gang pr. mnd. mellom ordfører og leder av k-utvalget Sak 02/2017 Nytt k-utv sekretariat for kontrollutvalget Dokumenter i saken Oppsigelsen fra sekretariatet for k-utvalget av Leder Arnfinn Beito, tlf Side 4

5 Saksopplysninger Kommunestyret hadde i sak 78/2016 avtale om forlengelse av sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget til behandling, der ordfører fremmer tilleggsforslag om at «Kommunestyret ber kontrollutvalget om å arbeide for ein sekratærfunksjon som har juridisk kompetanse.» Sekretæren, som hadde sagt seg villig til å påta seg en forlengelse av sekretærfunksjonen midlertidig ut 2017 med forlengelse 2 * 6 måneder ut 2018 i påvente av Ny kommunelov, har ikke juridisk kompetanse som kommunestyret etterspør og sier opp avtalen i brev av Kommunestyret ber kontrollutvalget i sak 78/2016 om å skaffe sekretariatsbistand for kontrollutvalget med juridisk kompetanse, som da tilsier at det er kontrollutvalget selv som skal innstille til kommunestyret på valg av sekretærløsning. I dagens kommunelov er det ikke klart definert at det er kontrollutvalget som innstiller på valg av sekretær, slik kontrollutvalget gjør på valg av revisor, men etter forslag til Ny kommunelov skal kontrollutvalget innstille på sekretariatsløsning. Oppgavene til et sekretariat for kontrollutvalg er jf. dagens lovgivning: Forskrift om kontrollutvalg 20: - Sekretariatet skal tilfredsstille kontrollutvalgets behov. - Sekretariatet skal påse at de saker som behandles i kontrollutvalget er forsvarlig saksutredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. - Sekretariatet er direkte underlagt kontrollutvalget og skal følge de pålegg som utvalget gir. I tillegg skal sekretæren være uavhengig til rådmann og kommunens revisor. I Ny kommunelov 23-7 fremgår i tillegg bl.a. : - Kommunestyret velger selv et sekretariat etter innstilling fra kontrollutvalget. Et sekretariat med juridisk kompetanse antar kontrollutvalget at vil øke kostanden vesentlig ifht dagens ordning. Kontrollutvalget forventer at ordfører redegjør for bakgrunnen for forslaget om juridisk kompetanse. Forslag til vedtak Ingen forslag Behandling i møte: Kontrollutvalget drøftet saken med bakgrunn i saksopplysningene. Ordfører informerte om at anmodningen om juridisk bistand var med bakgrunn i at det hadde vært mange juridiske diskusjoner for k-utvalget de siste årene, men dette var ikke et krav fra kommunestyret. Ordfører mente det var viktig at kommunen etablerer et sekretariat i samarbeid med de øvrige kommunene i Valdres, og at spørsmålet om juridisk kompetanse bør avgjøres i fellesskap. Ny sekretariatsløsning for kontrollutvalget vil bli drøftet på felles kontrollutvalgsmøte i Valdres, som er berammet til Leder Arnfinn Beito, tlf Side 5

6 Med bakgrunn i at Finn Helge Lyster har sagt opp som sekretær for utvalget har leder av k- utvalget forespurt Reidar Schlytter om å ta på seg rollen som sekretær fram til permanent ordning blir etablert. Vedtak Ordningen som praktiseres nå videreføres fram til permanent ordning er på plass i løpet av utgangen av Leder for kontrollutvalget får fullmakt til å forhandle fram en løsning i løpet av 2017, som kan legges frem for kontrollutvalget for innstilling til endelig vedtak i kommunestyret. Reidar Schlytter engasjeres som sekretær i utvalget fram til ny sekretær for kontrollutvalgene i Valdres er etablert. Sak 03/2017 Status brannkummer og ansvar for brannmannskap Dokumenter i saken Oppsummering fra møte av Kommunerevisjon IKS datert Saksopplysninger K-utv leder Arnfinn Beito og revisjonssjef Åge Sandsengen gjennomførte møte med brannsjefen for å få status på brannkummene i Øystre Slidre. Teknisk leiar Ellen Petrine Fretheim stilte også på møte, som nærmeste overordnet til brannsjefen. Det ble jf. oppsummeringen avtalt at teknisk leiar skal avklare noen spørsmål og gi tilbakemelding til kontrollutvalget. Forslag til vedtak Ingen forslag Behandling i møte K.utvalgsleder orienterte om saken. Det er registrert noe avvik i forhold til samtaler og brev dat fra teknisk leder vedr eierskap til en del kommer og ansvar for oppfølging. Kontrollutvalget ber revisjon følge opp tilbakemeldingen fra teknisk leder i brev oversendt til k-utv leder ifht. de spørsmål som ble stilt i møte med brannsjefen Revisjonen bes vurdere behov for tiltak før neste møte, og at saken tas opp til behandling på neste møte i kontrollutvalget. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 6

7 Sak : Avtale med utbyggerne i Markahøvda, unntatt offentlighet Saksopplysninger: Kommunestyret i Øystre Slidre behandlet i møte saken mot utbyggerne i Markahøvda, og fattet følgende vedtak (KS-006/16): Ordføreren gis fullmakt til å ta ut stevning. I forbindelse med den videre prosessen er det naturlig at utbyggerne og deres advokat inviteres til et møte. Dersom samtalene mellom partene leder til et forlik, skal dette fremlegges for formannskapet eller kommunestyret. Kommunestyret behandlet Markahøvda igjen i møte i KS sak 035/2016. I møteboken er saken unntatt offentlighet: «Ikkje offentleg 23. Unnt. av omsyn til det offent sin forhandling». Det fremgår ikke om møtet var lukket. Det antas at det er i dette vedtaket kommunestyret gir ordfører fullmakt til å fremforhandle et forlik med utbyggerne. Hovedregelen i offentlig saksbehandling er at informasjon skal være offentlig, jf. offl. 3. Det er kun anledning til å holde informasjon unntatt offentlig dersom det er hjemlet i regelverket, fortrinnsvis i offentleglova og forvaltningsloven. Kommunestyret kan ikke fatte vedtak som er i strid med dette. Kommunen har brukt offl 23, 1.ledd som lyder: 23 Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m. Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltninga til organet. Forslag til vedtak Kontrollutvalget ber ordfører om å avklare med Fylkesmann i Oppland eller KS Advokatene om offl. 23, 1.ledd er tilstrekkelig hjemmel for å unnta nevnte forliksavtale fra offentlighet i denne konkrete saken innen utgangen av oktober 2016 med tilbakemelding til kontrollutvalget. Behandling i møtet Ordfører orienterte om at han signerte forliksavtalen med formulering om at den skal være unntatt offentlighet etter anbefaling fra kommunens advokat. Et enstemmig kommunestyret vedtok også at ordfører skulle arbeide videre med avtaleutkastet der formulering om at avtalen skulle unntas offentlighet var innarbeidet. Kommunerevisjonen antydet at kommunestyret ikke avgjør om et dokument kan unntas offentlighet, det må kommunen ha lovhjemmel til, og hvis kommunestyret skal ansvarliggjøres på dette så bør det fremgå av saksutredningen at spørsmålet om unntatt offentlighet er særskilt drøftet av kommunestyret. Leder Arnfinn Beito, tlf Side 7

8 Ut over dette orienterte ordføreren om bakgrunn for at forliket ble inngått. Vedtak Kontrollutvalget ber ordfører om å avklare med Fylkesmann i Oppland eller KS Advokatene om offl. 23, 1.ledd er tilstrekkelig hjemmel for å unnta nevnte forliksavtale fra offentlighet i denne konkrete saken innen utgangen av oktober 2016 med tilbakemelding til kontrollutvalget. Enstemmig vedtatt Saksopplysninger til møte Ordfører har ikke svart på spørsmålet pr dd. Behandling i møte: Ordfører orienterte om at saken er tatt opp med KS-advokat Frode Lauereid jf. oversendt e-post fra ordfører til kontrollutvalget og revisjonen den , som svarer følgende: «Etter mitt syn er denne avtalen offentleg. Punkt 3 i avtalen om at partane "plikter å bevare fullstendig taushet om innholdet i herværende forlik" er ein type klausular som offentlege organ ikkje kan inngå. Offentlege organ har ikkje høve til å avtala seg ut av offentleglova. Dette burde advokatane på begge sider vita. «Ordfører orienterte videre mht til videre framdrift bl.a. at kommunestyret får informasjon om at avtalen ikke kan unntas offentlighet. Kontrollutvalget konkluderer med at forliksavtalen ikke kan unntas offentlighet jf. offentleglova 23, første ledd, og oversender saken til kommunestyret med redegjørelsen fra ordfører av som vedlegg. Forslag til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret tar til etterretning at forliksavtalen mellom og utbyggerne på Markahøvda ikke kan unntas offentlighet, og ber ordfører om å påse at avtalen blir offentliggjort. Øystre Slidre, Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Kopi: Postmottak, ordfører, rådmann og revisjonen Leder Arnfinn Beito, tlf Side 8

9 Møtebok godkjent... Øystre Slidre Arnfinn Beito Trond Vidar Solhaug Bente A. Rakstad Leder Arnfinn Beito, tlf Side 9