Kontrollutvalget Deanu gielda/tana kommune.

Transkript

1 Kontrollutvalget Deanu gielda/tana kommune. MØTEPROTOKOLL Referent: Mette Rushfeldt Dato: 3. november 2014 Tid: Sted: Møterom 2, rådhuset Disse møtte: Leder Kåre Breivik og medlem Anja Aslaksen. Varamedlem Hege Persen møtte for Leif Kr. Sundelin. Varamedlem Oddvar Pedersen møtte også. Ellers møtte Mette Rushfeldt fra Kontrollutvalgan IS. Følgende saker var til behandling: 14/14 Godkjenning av innkalling og saksliste 15/14 Godkjenning av protokoll forrige møte 16/14 Referater 17/14 Budsjett Kontroll og tilsyn /14 Revisjonsbrev nr. 1/ /14 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors uavhengighet 20/14 Orientering om bestilte prosjekter 21/14 Diskusjonssak 22/14 Eventuelt Har kommunens retningslinjer for avhending av anleggsmidler? Sak 14/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste til møte 3. november 2014 godkjennes. Innkalling og saksliste til møte 3. november 2014 godkjennes. Sak 15/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokollen fra kontrollutvalgets møte 11. juni 2014 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte 11. juni 2014 godkjennes. Side 1

2 Sak 16/14 REFERATER Utgående brev J.nr. 9 Brev av 18. juni 2014 til kommunen/medl./varamedl. protokoll fra møte i KU J.nr. 10 Brev av 18. juni 2014 til kommunestyret Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 J. nr.11 Brev av 18. juni 2014 til Revisjonen KU`s vedtak sak 10/14 fremdrift sak 4/14 og 7/14 J.nr. 13 Brev 10. juli 2014 Brev til rådmannen vedr. fylkesmannens tilsyn Innkomne brev J.nr. 12 Brev av 3. juli 2014 fra Finnmark kommunerevisjon IKS Kopi av oppstartsbrev til rådmannen, forvaltningsrevisjon Ansettelser J.nr. 14 Brev av 14. august 2014 svarbrev fra kommunen vedr. fylkesmannens tilsyn J.nr. 15 Brev av 26. september 2014 fra revisjonen Revisorbrev nr. 1/2014 Oversendelse fra revisjonen av 22. oktober 2014 Årsbudsjett 2015 og økonomiplan Finnmark kommunerevisjon IKS (behandles i styret 24. okt.og representantskap 5. nov. 2014) E info fra Norges kommunerevisorforbund Det er ingen nye e info som er aktuelle for kontrollutvalget. Referatene tas til orientering. Referatene tas til orientering. Til neste møte ønsker kontrollutvalget informasjon fra rådmann om kommunens oppfølging av vedtak til spesialundervisning i skole og barnehage. Herunder også om det er pedagogisk personale som har spesialundervisningen. Sak 17/14 BUDSJETT KONTROLL OG TILSYN 2014 Det samlede forslaget er som følger: Poster Budsjett 2014 Budsjett 2015 Kontrollutvalget Fast godtgj. leder Møtegodtgj Tapt arb.fortj Reiseutgifter/kjøregodt Abonn./medlemskap Møteutgifter/servering Kurs/konferanseavgifter Totalt KU -drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll Revisjonen Betaling til IKS * Totalt timer regnskapsrevisjon/ 200 timer forvaltningsrevisjon. Kr. 920,- pr timer 1 Fast godtgj. Leder 2,5 % av ordførergodtgjørelse. Ordfører 77% av stortingsrepr. Som pr d.d.er pr. år pr. møte under 3 timer 700 over 3 timer, 4 møter og 2 medlemmer.leder ikke møtegodtgjørelse 3 Beregnet for ett medlem 2000 pr. dag dokumentert - 4 møter 4 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 5 Abonnement kommunerevisoren + medlemskontingen FKT 6 FKT`s konferanse for kontrollutvalg og NKRF`s konferanse 7 Selskapskontroll fra revisjonen, 73 timer a kr. 890,-. Beregnet en kontroll. Side 2

3 Forslag til vedtak: 1. Det foreslåtte budsjett for kontrollutvalg og sekretariat for Tana kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Finnmark kommunerevisjon IKS vil sende sitt budsjettvedtak med kommunens andel direkte til administrasjonen, jf. endring i IKS loven 18, tredje ledd. 3. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Tana kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS. Det samlede forslaget er som følger: Poster Budsjett 2014 Budsjett 2015 Kontrollutvalget Fast godtgj. leder Møtegodtgj Tapt arb.fortj Reiseutgifter/kjøregodt Abonn./medlemskap Møteutgifter/servering Kurs/konferanseavgifter Totalt KU -drift Sekretariat Betaling til IS Selskapskontroll Revisjonen Betaling til IKS * Totalt timer regnskapsrevisjon/ 200 timer forvaltningsrevisjon. Kr. 920,- pr timer 1. Det foreslåtte budsjett på kr for Kontroll og tilsyn for Tana kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Finnmark kommunerevisjon IKS vil sende sitt budsjettvedtak med kommunens andel direkte til administrasjonen, jf. endring i IKS loven 18, tredje ledd. 3. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Tana kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes kontrollutvalget, Finnmark kommunerevisjon IKS og Kontrollutvalgan IS. Sak 18/14 REVISJONSBREV NR. 01/2014 Sekretariatet at gjennomgått revisjonsbrevet og konkluderer med følgende forslag til vedtak: Revisjonsbrev nr. 1/2014 oversendes til kommunestyret med følgende anbefaling til vedtak: Kommunestyret pålegger administrasjonen å rette opp de feil og mangler som fremkommer av revisorbrev nr. 1 /2014. Tilbakemelding på at feil og mangler er rettet opp oversendes kontrollutvalget innen Fast godtgj. Leder 2,5 % av ordførergodtgjørelse. Ordfører 77% av stortingsrepr. Som pr d.d.er pr. år pr. møte under 3 timer 700 over 3 timer, 4 møter og 2 medlemmer.leder ikke møtegodtgjørelse 10 Beregnet for ett medlem 2000 pr. dag dokumentert - 4 møter 11 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 12 Abonnement kommunerevisoren + medlemskontingen FKT 13 FKT`s konferanse for kontrollutvalg og NKRF`s konferanse 14 Selskapskontroll fra revisjonen. Beregnet 2 kontroll. Side 3

4 Kontrollutvalget har gjennomgått revisjonsbrevet og konkluderer med følgende vedtak: Revisjonsbrev nr. 1/2014 oversendes til kommunestyret med følgende anbefaling til vedtak: Kommunestyret pålegger administrasjonen å rette opp de feil og mangler som fremkommer av revisorbrev nr. 1 /2014. Tilbakemelding på at feil og mangler er rettet opp oversendes kontrollutvalget innen Sak 19/14 OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHET Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til Tana kommune til orientering. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlige regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet i forhold til Tana kommune til orientering. Sak 20/14 ORIENTERING OM FRAMGANG I BESTILTE SAKER Forvaltningsrevisjonsprosjekt Ansettelser ferdigstilles av Finnmark kommunerevisjon IKS Prosjekt - Rutiner vedr. godtgjørelser til folkevalgte gjennomføres som en del av regnskapsrevisjonen på lønnsområdet. Kontrollutvalget ber om en oversikt over hvem som mottar godtgjørelser, hvordan godtgjørelsene utbetales (antall ganger i året) og hvilket omfang godtgjørelsene har. Det vil også kunne konstateres om rutinene er i henhold til kommunens reglement. Denne oversikten kan ligge ved saken når kontrollutvalget behandler årsregnskapet for Selskapskontroll SEG gjennomføres av Finnmark kommunerevisjon IKS i Det er budsjettert med midler til selskapskontroll på inntil 72 timer a kr. 890,- for dette budsjettåret. Forvaltningsrevisjonsprosjekt Ansettelser ferdigstilles av Finnmark kommunerevisjon IKS Prosjekt - Rutiner vedr. godtgjørelser til folkevalgte gjennomføres som en del av regnskapsrevisjonen på lønnsområdet. Kontrollutvalget ber om en oversikt over hvem som mottar godtgjørelser, hvordan godtgjørelsene utbetales (antall ganger i året) og hvilket omfang godtgjørelsene har. Det vil også kunne konstateres om rutinene er i henhold til kommunens reglement. Denne oversikten kan ligge ved saken når kontrollutvalget behandler årsregnskapet for Selskapskontroll SEG gjennomføres av Finnmark kommunerevisjon IKS i Det er budsjettert med midler til selskapskontroll på inntil 72 timer a kr. 890,- for dette budsjettåret. Side 4

5 Sak 21/14 DISKUSJONSSAK - BRUK AV HØRING I KONTROLLUTVALGETS TILSYNSARBEID Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kontrollutvalget bør diskutere om høring er et egnet virkemiddel, eller om bruk av andre virkemidler kan være vel så effektivt. Kontrollutvalget tar til orientering muligheten for høring i kontrollutvalgets tilsynsarbeid. Til neste møte inviteres rådmann og ordfører til kontrollutvalgets møte for å informere om prosessen med overflytting av beboere og ansatte til Tana sykehjem. Med prosessen menes blant annet vedtakene til de enkelte beboere på det nye omsorgssenteret, og hvordan disse ble ivaretatt i prosessen. Får beboerne tjenestene i tråd med sitt vedtak. Kontrollutvalget ønsker også et eget notat på hvordan internkontrollen på omsorgssenteret har vært fulgt opp, med en oversikt over klagesaker fra pårørende og ansattes registrerte avvik i forbindelse med oppstart og dagens drift av Tana Omsorgssenter. Sak 22/14 EVENTUELT Det ble i møte reist spørsmål om kommunens avhending av anleggsmidler. Til neste møte ønsker kontrollutvalget å vite om kommunen har retningslinjer for avhending av anleggsmidler og om kommunen kan dokumentere om disse følges innenfor gjeldende retningslinjer. Møtet hevet kl Kåre Breivik / sign Kontrollutvalgsleder Mette Rushfeldt/sign. saksbehandler Neste møte er fastsatt til 1. desember Side 5