Lørenskog kontrollutvalg

Transkript

1 Lørenskog kontrollutvalg Dato: kl. 17:30 Sted: Møterom 457, Lørenskog rådhus Notat: Eventuelle forfall meldes sekretæren på mobil evt. på e-post Varamedlemmer skal ikke møte uten særskilt innkalling. Lørenskog For leder i Lørenskog kontrollutvalg, Erik Bratlie Rådgiver Kjell Nordengen og konsulent Samia Esam, Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS

2 Saksliste Ca. tid for behandling Saker til behandling 41/18 Orientering fra rådmannen vedrørende antall personer med med psykisk utviklingshemming i kommunen 17:30 42/18 Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond 18:15 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 18:50 44/18 Møteplan /18 Kontrollutvalgets årsplan for :10 19:15 46/18 Orientering fra revisjonen 19:30 47/18 Referater 19:40 48/18 Eventuelt 19:45

3 emming i kommunen - 15/ Orientering fra rådmannen vedrørende antall personer med med psykisk utviklingshemming i kommunen : Orientering fra rådmannen vedrørende antall personer med med psykisk utviklingshemming i kommunen Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 41/18 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE ANTALL PERSONER MED MED PSYKISK UTVIKLINGSHEMMING I KOMMUNEN Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg: Notat orientering om bakgrunn for økning i antall personer over 16 år med diagnosen psykisk utviklingshemmet. Saksframstilling: Kontrollutvalget har invitert rådmannen og bedt om en orientering vedrørende rådmannens rolle ved registrering av personer med psykisk utviklingshemming i kommunen. Kontrollutvalget ønsker også å vite hvorfor det er stor økning i antall registrerte psykisk utviklingshemmede de siste tre årene og hva tilskuddsmidlene for de registrerte psykisk utviklingshemmede har gått til. 1

4 munen - 15/ Orientering fra rådmannen vedrørende antall personer med med psykisk utviklingshemming i kommunen : Orientering om bakgrunn for økning i antall personer over 16 år med diagnosen psykisk utviklingshemmet. (L)(918002) Romerike Kontrollutvalgssekretariat Iks Lørenskog rådhus Postboks LØRENSKOG Saksbehandler / telefon Eirik Leren / Vår referanse: 18/ Deres referanse: Dato: Orientering om bakgrunn for økning i antall personer over 16 år med diagnosen psykisk utviklingshemmet. Det vises til innkalling til møte i kontrollutvalget den I innkallingen ber kontrollutvalget om en orientering fra rådmannen om hvorfor det er en stor økning fra 69 til 92 psykisk utviklingshemmede i Lørenskog de siste tre årene. I tillegg ønsker kontrollutvalget orientering om hva tilskuddsmidlene for de registrerte psykisk utviklingshemmede har gått til. Det bes i tillegg om et kort notat/skriftlig tilbakemelding om saken. Notat Lørenskog kommune har rapportert inn antall personer i kommunen med psykisk utviklingshemming over 16 år til helsedirektoratet ihht. tabellen under: År Antall Årsak til endring 8 personer fylte 16 år 4 personer fikk bekreftet diagnose fra spesialisthelsetjenesten 4 personer flyttet til kommunen 7 personer fylt 16 år Det skal rapporteres for 2018 innen første kvartal Det er i stor grad 3 årsaker til endringene i antall personer med psykisk utviklingshemming: Personer som fyller 16 år og som bor i kommunen og har diagnose Personer som bor i Lørenskog kommune og får diagnose i løpet av året Personer med diagnose som flytter til kommunen Antall psykisk utviklingshemmede er et av mange kriterier for tildeling av rammetilskudd fra staten til kommunen. Rammetilskuddet øker med kr per psykisk utviklingshemmet person som rapporteres. Midlene benyttes til finansiering av kommunens tjenester. Det kan i denne sammenheng nevnes at bo- og omsorgstjenesten i 2018 har et budsjett på 112 mill. kr netto. Rådmannen signerer dokumentasjonen på antall personer med psykisk utviklingshemming som oversendes til Helsedirektoratet, og har overordnet systemansvar for at Lørenskog kommune utfører rapporteringen ihht. lov- og regelverk. Lørenskog kommune har følgende kontrollrutiner for å sikre korrekt rapportering på personer med psykisk utviklingshemming: Postadresse: Lørenskog kommune Postboks Lørenskog postmottak@lorenskog.kommune.no Org.nr.: (mva) Besøksadresse: Rådhuset, Hasselveien LØRENSKOG Dokument-ID: 18/70856

5 munen - 15/ Orientering fra rådmannen vedrørende antall personer med med psykisk utviklingshemming i kommunen : Orientering om bakgrunn for økning i antall personer over 16 år med diagnosen psykisk utviklingshemmet. (L)(918002) Kontinuerlig oppfølging av ut-/innflyttinger, brukere som fyller 16 år og brukere som får diagnoser. Årlig gjennomgang av dokumentasjon på diagnoser fra lege eller sykehus. Kopi av alle gyldige vedtak og dokumentasjon på diagnoser som blir gått igjennom av Revisjonen. Med hilsen helse omsorg Ragnar Christoffersen rådmann Gry Røste kommunaldirektør Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Lørenskog kommune Dokument-ID: 18/70856 Side 2 / 2

6 /18 Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond - 17/ Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond : Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond Arkivsak-dok. 17/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 42/18 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - SELVKOST BYGGESAK - GEBYRER OG SELVKOSTFOND Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og sender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen: 1. Sørge for at gebyrene fastsettes med utgangspunkt i gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype, og fullføre arbeidet med å dokumentere dette. 2. Sørge for at tidligere års underskudd/overskudd ikke er med i grunnlaget for fastsettelse av gebyrnivået for fremtidige søkere. 3. Sørge for at kostnader fra klagesaksbehandling og fristoversittelser ikke tas inn i gebyrgrunnlaget. Vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport, selvkost byggesak gebyrer og selvkostfond. 2. Faktaark til rapporten. Saksframstilling: Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon av selvkost byggesak i møte , sak 35/17. Prosjektplanen ble vedtatt i møte , sak 4/18. Formålet med revisjonen har vært å undersøke om kommunen etterlever gjeldende bestemmelser for beregning av selvkost. Revisjonen besvarer følgende problemstillinger: 1. Hva er resultatet av Lørenskog kommunes selvkostregnskap for byggesaksbehandling? 2. Har Lørenskog kommune utarbeidet en tilfredsstillende budsjettkalkyle for selvkost innen byggesaksbehandling? 3. Er Lørenskog kommunes byggesaksgebyrer basert på dokumenterte gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype? Undersøkelsesperioden er i hovedsak avgrenset til femårsperioden

7 /18 Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond - 17/ Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond : Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond I det følgende vil sekretariatet redegjøre for rapportens funn og anbefalinger. For en fullstendig gjennomgang vises det til rapporten. Revisjonens oppsummering og vurdering Lørenskog kommune praktiserer full kostnadsdekning. Administrasjonen skal da dekke inn alle henførbare kostnader under selvkost. Det betyr at i tillegg til kostnader for saksbehandlingen i den enkelte sak, vil også overheadkostnader som f.eks. tilsyn, veiledning av innbyggere og ulovlighetsoppfølging dekkes av gebyrene som søkerne betaler. Undersøkelsen viser at byggesakstjenesten har gått med betydelig overskudd i perioden , henholdsvis 10,2 mill. kr, 7,0 mill. kr, 9,3 mill. kr, 7,5 mill. kr og 4,6 mill. kr. Dermed hadde kommunen et samlet overskudd i perioden på nærmere 39 mill. kr, noe som tilsvarer en gjennomsnittlig dekningsgrad på 187,2 prosent. Årsaker til overskuddet er at kommunen planla å dekke inn tidligere års underskudd på 28 mill. kr og at byggeaktiviteten var større enn forventet i perioden. Overskuddet er i sin helhet ført mot fond. Selvkostfondet på byggesaksområdet har med dette gått fra et underskudd på 28 mill. kr i 2013, til balanse (0 kr) i 2015 og deretter til et overskudd på 12 mill. kr i Dette betyr at de aktuelle søkerne i perioden har blitt belastet med gebyrer som er vesentlig høyere enn kostandene for å behandle sine søknader. De har i praksis betalt for sine søknader, i tillegg til å subsidiere tidligere og fremtidige søkere med flere millioner kroner. Revisjonen vil bemerke at selvkostfond er en regnskapsteknisk måte å regulere svingninger i resultatet på opp mot fondet. Slike svingninger (overskudd eller underskudd) kan skyldes at man ikke har truffet helt ved beregning av gebyrenes størrelse det enkelte år, eller at saksmengden ikke ble helt som forutsatt. For byggesaksområdet er det viktig at kalkylene (hva det koster å produsere den enkelte sakstype i regulativet) danner grunnlaget for gebyrene. Disse må basere seg på vurderinger av hva de enkelte sakstypene koster. Det er revisjonens oppfatning at dersom kommunen hadde gjort de nødvendige overveielser av kostnadene for den enkelte sakstype i regulativet, vil gebyrene truffet bedre med kostnadene, og kommunen kunne i større grad unngått de store svingningene i resultatet. Etter revisjonens vurdering bør ikke kommunen dekke inn tidligere års underskudd ved å beholde et høyere gebyrnivå enn det det koster å behandle byggesøknader det enkelte år. Dette fører i tilfelle til at det er neste års søkere som må dekke dette underskuddet. Lørenskog kommune mangler dokumentasjon på gjennomsnittskostnader Det som skiller byggesak som selvkostområde fra andre selvkostområder, er at innenfor byggesak må man også forholde seg til selvkost for den enkelte sak/sakstype. Selvkost for den enkelte sak innebærer i grove trekk at prisen skal tilpasses kostnader påløpt i den konkrete sak. Det forventes ikke at gebyret må beregnes nøyaktig på bakgrunn av kartlegging av ressursbruk og påløpte kostnader til hver enkelt sak. Kommunen kan ha standardiserte satser. 2

8 /18 Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond - 17/ Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond : Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond Undersøkelsen viser at kommunen har i perioden fra 2013 til 2017 hatt samme gebyrregulativ og satser. Et gebyrnivå som år etter år ikke samsvarer med kostnaden som kommunen har på området, mener revisjonen i seg selv er en indikasjon på at kommunen ikke har gode nok rutiner for å fastsette gebyrsatsene. Kommunen har hatt to gebyrregulativ i perioden Det første regulativet gjelder fra 2010 til høsten Undersøkelsen viser at kommunen ikke har tilgjengelig dokumentasjon på hvordan gebyrene for de enkelte sakstypene er beregnet, og kan heller ikke redegjøre for hvordan dette ble gjort. Etter revisjonens vurdering er det kritikkverdig at Lørenskog kommune i syv år ( ) har benyttet et gebyrregulativ hvor det ikke kan dokumenteres samsvar mellom gebyret og beregning av selvkost på sakstypenivå. Kommunen utarbeidet høsten 2017 et nytt gebyrregulativ, grunnet svakheter i det forrige regulativet. Det nye regulativet medførte stort sett økte gebyrer. Ifølge kommunen bygger det nye gebyrregulativet på beregninger av gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype. Dokumentasjon på disse beregningene foreligger imidlertid ikke, fordi dokumentasjonen ikke er lagret i kommunenes systemer slik at det er tilgjengelig og etterprøvbart. Revisjonen ser det som svikt i kommunens rutiner at dokumentasjon på gjennomsnittskostnader heller ikke foreligger for det nye regulativet. Revisjonen ser imidlertid positivt på at kommunen har igangsatt et arbeid for å dokumentere gjennomsnittskostnadene for den enkelte sakstype. Lørenskog kommune tar i all hovedsak med kostnader som plan- og bygningsloven gir anledning til, men bør korrigere for kostnader ved klagesaksbehandling og fristoversittelser Undersøkelsen viser at Lørenskog kommune i beregning av gebyrgrunnlaget også tar med kostnader til klagesaksbehandling. Årene 2015, 2016 og 2017 behandlet kommunen henholdsvis 8, 9 og 14 klagesaker. Klagesaksbehandling er hjemlet i forvaltningsloven, og kan dermed ikke inngå i gebyrgrunnlaget for byggesak. Konsekvensen av at kommunen ikke har korrigert for dette, er at gebyrgrunnlaget i perioden har vært noe høyere enn det er hjemmel for, men det er ikke tale om store kostnader. Kommunen har heller ikke korrigert for økonomisk tap ved oversittelse av frister. Dette medfører at søkere må dekke kommunens inntektstap ved fristoversittelser. I 2017 overskred kommunen den lovpålagte 12-ukersfristen i seks saker. Det utgjør ikke store kostnader, men det er på prinsipielt grunnlag viktig at kommunen korrigerer for dette i gebyrgrunnlaget. Revisjonens anbefalinger På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen blir revisjonens anbefalinger: 1. Rådmannen bør sørge for at gebyrene fastsettes med utgangspunkt i gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype, og fullføre arbeidet med å dokumentere dette. 3

9 /18 Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond - 17/ Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond : Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond 2. Rådmannen bør sørge for at tidligere års underskudd/overskudd ikke er med i grunnlaget for fastsettelse av gebyrnivået for fremtidige søkere. 3. Rådmannen bør sørge for at kostnader fra klagesaksbehandling og fristoversittelser ikke tas inn i gebyrgrunnlaget. Rådmannens uttalelse til rapporten Et utkast til rapport er forelagt rådmannen til uttalelse. Høringssvaret er tatt i sin helhet i vedlegg til rapporten. Rådmannen vil følge opp revisjonens anbefalinger. Fra og med 2019 vil kommunen ha dokumentasjon som påviser samsvar mellom prisingen og påløpte kostnader innenfor byggesaksområdet og ta ut kostnader ved klagesaksbehandling og fristoversittelse i beregningsgrunnlaget for selvkost. Kontrollutvalgssekretariatet mener revisjonen har levert en rapport som svarer godt på bestillingen fra kontrollutvalget, og er i tråd med kommunestyrets vedtak i plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har ansvar for å se til at kommunens vedtak knyttet til gjennomført forvaltningsrevisjon følges opp av rådmannen. Kontrollutvalget vil derfor be om tilbakemelding på hvordan rapporten og kommunestyrets vedtak er fulgt opp høsten

10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR SELVKOST BYGGESAK GEBYRER OG SELVKOSTFOND LØRENSKOG KOMMUNE NOVEMBER 2018

11 INNHOLD SAMMENDRAG Formål og problemstillinger Revisjonens oppsummering og vurdering Rådmannens uttalelse til rapporten Anbefalinger 1 Innledning Bakgrunn Formål og problemstillinger Oppbygging av rapporten 1 2 Metode Datainnsamling og datagrunnlag Dataenes pålitelighet og gyldighet 3 3 Revisjonskriterier Innledning Kommunale gebyrer i byggesaker rettslig utgangspunkt (selvkost som resultatbegrep) Sammenheng mellom selvkostregnskap, budsjettkalkyle og gebyrregulativ7 3.4 Selvkost på tre nivåer Selvkost på overordnet nivå (selvkostfond) Hvilke kostnader kan inngå i gebyrgrunnlag? Nødvendige og henførbare kostnader overordnet prinsipp Direkte henførbare kostnader Særlig om «overheadkostnader» (direkte henførbare) Indirekte henførbare kostnader Kapitalkostnader Selvkost for den enkelte sakstype standardiserte gebyrsatser og krav til selvkost for den enkelte sak som behandles Selvkost og den enkelte sakstype/sakskategori Selvkost i den enkelte sak Gebyrregulativ Krav til dokumentasjon Utledede kriterier 18 I i i v v

12 4 Bakgrunn Befolknings- og boligutvikling i Lørenskog kommune Analyse av finansiell dekningsgrad 19 5 Selvkostregnskap og selvkostfond Innledning Selvkostresultat Selvkostfond 24 6 Budsjettkalkyle (forkalkyle) og henførbare kostnader Innledning Budsjettkalkyle Driftsinntekter Driftskostnader Direkte driftsutgifter (kjerneprodukt) Indirekte kostnader (støttefunksjoner) Direkte kapitalkostnader Særlig om behandling av nedsatt gebyr ved oversittelse av 12- ukersfristen 34 7 Selvkost for den enkelte sakstype Innledning Beregning og dokumentasjon av gjennomsnittskostnader Gebyrutvikling Vurdering 39 KILDELISTE 43 OVERSIKT OVER TABELLER OG FIGURER 45 VEDLEGG 1 RÅDMANNENS HØRINGSSVAR 47

13 SAMMENDRAG Formål og problemstillinger Formålet med undersøkelsen er å undersøke om Lørenskog kommune etterlever gjeldende bestemmelser for beregning av selvkost. Undersøkelsen vil besvare følgende problemstillinger: 1. Hva er resultatet av Lørenskog kommunes selvkostregnskap for byggesaksbehandling? 2. Har Lørenskog kommune utarbeidet en tilfredsstillende budsjettkalkyle for selvkost innen byggesaksbehandling? 3. Er Lørenskog kommunes byggesaksgebyrer basert på dokumenterte gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype? Undersøkelsesperioden er i hovedsak avgrenset til femårsperioden Revisjonens oppsummering og vurdering Følgende revisjonskriterier er lagt til grunn for problemstillingene: Problemstilling Hva er resultatet av Lørenskog kommunes selvkostregnskap for byggesaksbehandling? 2. Har Lørenskog kommune utarbeidet en tilfredsstillende budsjettkalkyle? Revisjonskriterier - Gebyrene skal ikke være høyere enn de nødvendige kostandene ved å produsere tjenesten, jf. plan- og bygningsloven Eventuelt overskudd/underskudd skal avsettes til bundet selvkostfond - Kommunen skal dokumentere at gebyrsatsene baserer seg på gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype - Budsjettkalkylen skal kun bestå av kostnader som kan relateres til oppgaver som kommunen etter plan- og bygningsloven må utføre (henførbare kostnader) 3. Er Lørenskog kommunes byggesaksgebyrer basert på dokumenterte gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype? SELVKOST BYGGESAK Side i

14 Etter plan- og bygningsloven 33-1 har kommunene hjemmel til å kreve gebyrer for arbeid som loven pålegger kommunen å utføre. Gebyrinntektene kan ikke være høyere enn de kostnader som er nødvendige for å produsere tjenesten (selvkost). Selvkost på byggesak skiller seg fra selvkost for vann, avløp og renovasjon. Mens byggesak er noe en innbygger gjør en eller noen få ganger i løpet av livet, er vann, avløp og renovasjon tjenester som hvert år leveres til alle boliger i en kommune. Selvkostområdet for byggesak reiser i tillegg noen særlige utfordringer siden selvkostprinsippet ikke bare krever at den enkelte sektor drives uten fortjeneste, men at selvkost også skal tilstrebes i den enkelte sakstype, jf. forarbeidene til plan- og bygningsloven 33-1 (Ot.prp. nr. 45 ( ). Revisjonen bemerker at selvkostregelverket på byggesaksområdet per i dag er uklart og at det etter revisjonens vurdering ikke er god nok veiledning på området. KMDs retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester fra 2014 (H-3/14) blir for generell når den skal favne veldig ulike selvkostområder. Dette får særlige konsekvenser på byggesaksområdet, som skiller seg fra de øvrige selvkostområder. Slik revisjonen ser det, er det behov for et mer oversiktlig og tydeligere regelverk, samt veiledning avgitt særskilt mot selvkost på byggesaksområdet. Departementet arbeider med nye prinsipper for beregning av selvkost i den nye kommuneloven, som forhåpentligvis vil bidra til en bedre og mer ensartet praksis i kommunene. Lørenskog kommune praktiserer full kostnadsdekning. Administrasjonen skal da dekke inn alle henførbare kostnader under selvkost. Det betyr at i tillegg til kostnader for saksbehandlingen i den enkelte sak, vil også overheadkostnader som f.eks. tilsyn, veiledning av innbyggere og ulovlighetsoppfølging dekkes av gebyrene som søkerne betaler. Lørenskog kommune har fått betydelige overskudd i perioden Lørenskog kommune er en kommune som kjennetegnes med høy befolkningsvekst. Ifølge administrasjonen har befolkningsveksten og utbyggingstakten de siste årene vært langt høyere enn antatt, og det har videre vist seg vanskelig å forutse utbyggingstakten. Erfaringsmessig varierer også sakene både i antall og omfang fra år til år. Disse usikkerhetsmomentene mener administrasjonen gjør kommunens budsjett- og prognosearbeid innen selvkost på byggesaksområdet svært utfordrende. Undersøkelsen viser at byggesakstjenesten har gått med betydelig overskudd i perioden , henholdsvis 10,2 mill. kr, 7,0 mill. kr, 9,3 mill. kr, 7,5 mill. kr og 4,6 mill. kr. Dermed hadde kommunen et samlet overskudd i perioden på nærmere 39 mill. kr, noe som tilsvarer en gjennomsnittlig dekningsgrad på 187,2 prosent. Årsaker til overskuddet er at kommunen planla å dekke inn tidligere års underskudd på 28 mill. kr og at byggeaktiviteten var større enn forventet i perioden. Overskuddet er i sin helhet ført mot fond. Selvkostfondet på byggesaksområdet har med dette gått fra et underskudd på 28 mill. kr i 2013, til balanse (0 kr) i 2015 og deretter til et overskudd på 12 mill. kr i Dette betyr at de aktuelle søkerne i perioden har blitt belastet med gebyrer som er vesentlig høyere enn kostandene for å behandle sine søknader. De har i praksis betalt for sine søknader, i tillegg til å subsidiere tidligere og fremtidige søkere med flere millioner kroner. SELVKOST BYGGESAK Side ii

15 Revisjonen vil bemerke at selvkostfond er en regnskapsteknisk måte å regulere svingninger i resultatet på opp mot fondet. Slike svingninger (overskudd eller underskudd) kan skyldes at man ikke har truffet helt ved beregning av gebyrenes størrelse det enkelte år, eller at saksmengden ikke ble helt som forutsatt. For byggesaksområdet er det viktig at kalkylene (hva det koster å produsere den enkelte sakstype i regulativet) danner grunnlaget for gebyrene. Disse må basere seg på vurderinger av hva de enkelte sakstypene koster, se nærmere om dette i kriteriekapittelet punkt 3.6. Det er revisjonens oppfatning at dersom kommunen hadde gjort de nødvendige overveielser av kostnadene for den enkelte sakstype i regulativet, vil gebyrene truffet bedre med kostnadene, og kommunen kunne i større grad unngått de store svingningene i resultatet, se nærmere om dette nedenfor. Etter revisjonens vurdering bør ikke kommunen dekke inn tidligere års underskudd ved å beholde et høyere gebyrnivå enn det det koster å behandle byggesøknader det enkelte år. Dette fører i tilfelle til at det er neste års søkere som må dekke dette underskuddet. Revisjonen vurderer det slik at om kommunen skal sikre at kravet om at den enkelte søker skal betale for hva det koster å behandle sin sak blir ivaretatt, bør ikke kommunen videreføre denne praksisen. I tillegg kan kommunens praksis vanskelig forsvares ut fra prinsippet om at det er kostnaden til den enkelte sakstype som regulativet skal bygge på. Her støtter revisjonen seg også til Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2007/953 der han uttaler: «Kommunen må [ ] utforme gebyrregulativet slik at gebyret i en konkret sak ikke på urimelig måte overstiger de faktiske (faste og variable) kostnadene i sakens anledning». Lørenskog kommune mangler dokumentasjon på gjennomsnittskostnader Det som skiller byggesak som selvkostområde fra andre selvkostområder, er at innenfor byggesak må man også forholde seg til selvkost for den enkelte sak/sakstype. I forarbeidene til plan- og bygningsloven 33-1 (Ot.prp. nr. 45 ( ) slås det fast at selvkostprinsippet ikke bare krever at den enkelte sektor drives uten fortjeneste, men at selvkost også skal tilstrebes ved gebyrileggelse i den enkelte sak. Selvkost for den enkelte sak innebærer i grove trekk at prisen skal tilpasses kostnader påløpt i den konkrete sak. Det forventes ikke at gebyret må beregnes nøyaktig på bakgrunn av kartlegging av ressursbruk og påløpte kostnader til hver enkelt sak. Kommunen kan ha standardiserte satser. En prising etter standardiserte satser for saker med påløpte kostnader betydelig under over middelkostnaden for sakstypen anses ikke å være i tråd med regelverket, jf. tolkningsuttalelse fra Kommunal- og regionaldepartementet juni Kommunen må med andre ord kunne dokumentere de valgte gebyrsatsene og at de tilnærmet treffer gjennomsnittskostnaden for de enkelte sakstyper. Sivilombudsmannen understreker at forvaltningen har bevisbyrden for at selvkostprinsippet er overholdt. Som omtalt over hadde kommunen et overskudd på 39 mill. kr i perioden. Kostnadsdekningsgraden for det enkelte år i perioden ligger på mellom 142,6 og 219,9 prosent. Kommunen har i perioden fra 2013 til 2017 hatt samme gebyrregulativ og satser. Et gebyrnivå som år etter år ikke samsvarer med kostnaden som kommunen har på området, mener revisjonen i seg selv er en indikasjon på at kommunen ikke har gode nok rutiner for å fastsette gebyrsatsene. SELVKOST BYGGESAK Side iii

16 Kommunen har hatt to gebyrregulativ i perioden Det første regulativet gjelder fra 2010 til høsten Undersøkelsen viser at kommunen ikke har tilgjengelig dokumentasjon på hvordan gebyrene for de enkelte sakstypene er beregnet, og kan heller ikke redegjøre for hvordan dette ble gjort. Etter revisjonens vurdering er det kritikkverdig at Lørenskog kommune i syv år ( ) har benyttet et gebyrregulativ hvor det ikke kan dokumenteres samsvar mellom gebyret og beregning av selvkost på sakstypenivå. Kommunen utarbeidet høsten 2017 et nytt gebyrregulativ, grunnet svakheter i det forrige regulativet. Det nye regulativet medførte stort sett økte gebyrer. Ifølge kommunen bygger det nye gebyrregulativet på beregninger av gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype. Dokumentasjon på disse beregningene foreligger imidlertid ikke, fordi dokumentasjonen ikke er lagret i kommunenes systemer slik at det er tilgjengelig og etterprøvbart. Revisjonen ser det som svikt i kommunens rutiner at dokumentasjon på gjennomsnittskostnader heller ikke foreligger for det nye regulativet. Etter revisjonens vurdering er det positivt at kommunen i forbindelse med forvaltningsrevisjonen har igangsatt et arbeid for å dokumentere gjennomsnittskostnadene for den enkelte sakstype. Dette vil bidra til å sikre at kommunen fastsetter standardgebyrer basert på gjennomsnittskostnader, og dermed ivaretar kravet om selvkost for den enkelte sakstype. Revisjonen vil avslutningsvis legge til at saker om selvkost stadig er gjenstand for vurdering hos sivilombudsmannen. Han gir utrykk for at kommunene har dokumentasjonsplikten, men likevel er det vanskelig for den enkelte borger å sette seg inn i om selvkostprinsippet er etterlevd. Det reiser vanskelige problemstillinger og avveininger som krever innsikt i kommunenes økonomi som folk vanligvis ikke sitter inne med, se uttalelse i sak 2008/953. På denne bakgrunn er det derfor revisjonens oppfatning at dette stiller ekstra krav til administrasjonen som regelforvalter og de folkevalgte som vedtar gebyrregulativet. Lørenskog kommune tar i all hovedsak med kostnader som plan- og bygningsloven gir anledning til, men bør korrigere for kostnader ved klagesaksbehandling og fristoversittelser Gebyrgrunnlaget skal kun bestå av kostnader som kan relateres til oppgaver som kommunen etter plan- og bygningsloven må utføre. Undersøkelsen viser at Lørenskog kommune i det alt vesentlige tar med kostnader som kan relateres til oppgaver etter plan- og bygningsloven, men at kommunen ikke har korrigert for kostnader til klagesaksbehandling. Årene 2015, 2016 og 2017 behandlet kommunen henholdsvis 8, 9 og 14 klagesaker. Klagesaksbehandling er hjemlet i forvaltningsloven, og kan dermed ikke inngå i gebyrgrunnlaget for byggesak. Konsekvensen av at kommunen ikke har korrigert for dette, er at gebyrgrunnlaget i perioden har vært noe høyere enn det er hjemmel for, men det er ikke tale om store kostnader. Kommunen har heller ikke korrigert for økonomisk tap ved oversittelse av frister. Dette medfører at søkere må dekke kommunens inntektstap ved fristoversittelser. I 2017 overskred kommunen den lovpålagte 12-ukersfristen i seks saker. Det utgjør ikke store kostnader, men det er på prinsipielt grunnlag viktig at kommunen korrigerer for dette i gebyrgrunnlaget. SELVKOST BYGGESAK Side iv

17 Rådmannens uttalelse til rapporten Et utkast til rapport er forelagt rådmannen til uttalelse. Høringssvaret er mottatt og er i sin helhet vedlagt rapporten. Det vises i svarbrevet til revisjonens tolkning av håndtering av underskudd, at regelverket er uklart, samt utfordringer med budsjettering av gebyrinntekter i kommunen. Videre er det i svarbrevet lagt frem flere tiltak som tar utgangspunkt i anbefalingene fra revisjonen. Fra 2019 vil kommunen for eksempel ha dokumentasjon som påviser samsvar mellom prisingen og påløpte kostnader innenfor byggesaksområdet og ta ut kostnader ved klagesaksbehandling og fristoversittelse i beregningsgrunnlaget for selvkost. Anbefalinger På bakgrunn av den gjennomførte undersøkelsen blir revisjonens anbefalinger: 1. Rådmannen bør sørge for at gebyrene fastsettes med utgangspunkt i gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype, og fullføre arbeidet med å dokumentere dette. 2. Rådmannen bør sørge for at tidligere års underskudd/overskudd ikke er med i grunnlaget for fastsettelse av gebyrnivået for fremtidige søkere. 3. Rådmannen bør sørge for at kostnader fra klagesaksbehandling og fristoversittelser ikke tas inn i gebyrgrunnlaget. Jessheim, Oddny Ruud Nordvik ass. revisjonssjef Morten L. Kallevig oppdragsansvarlig revisor SELVKOST BYGGESAK Side v

18 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Plan- og bygningsloven 33-1 fastsetter at gebyrene for byggesaksbehandling ikke skal være høyere enn de nødvendige kostnadene ved å produsere tjenesten (selvkost), men kommunene har anledning til å subsidiere tjenesten. For å føre kontroll med at kommunens gebyrinntekter ikke overstiger selvkost, bør kommunene utarbeide en budsjettkalkyle for selvkost (forkalkyle) og et selvkostregnskap (etterkalkyle). I tillegg må kommunen dokumentere at gebyrsatsene i deres regulativ baserer seg på gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype. Revisjonen bemerker at selvkostregelverket på byggesaksområdet er uklart, og at det er behov for et mer oversiktlig og tydeligere regelverk. Byggesak reiser noen særlige utfordringer siden selvkostprinsippet ikke bare krever at den enkelte sektor drives uten fortjeneste (som innen vann, avløp og renovasjon), men at selvkost også skal tilstrebes i den enkelte sak, jf. forarbeidene til planog bygningsloven 33-1 (Ot.prp. nr. 45 ( ). 1.2 Formål og problemstillinger Formålet med undersøkelsen er å undersøke om Lørenskog kommune etterlever gjeldende bestemmelser for beregning av selvkost. Undersøkelsen vil besvare følgende problemstillinger: 1. Hva er resultatet av Lørenskog kommunes selvkostregnskap for byggesaksbehandling? 2. Har Lørenskog kommune utarbeidet en tilfredsstillende budsjettkalkyle for selvkost innen byggesaksbehandling? 3. Er Lørenskog kommunes byggesaksgebyrer basert på dokumenterte gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype? 1.3 Oppbygging av rapporten Kapittel 2 beskriver undersøkelsens datagrunnlag og metodebruk. Kapittel 3 gir en samlet framstilling av revisjonskriteriene som ligger til grunn for undersøkelsen. Gjennomgang av KOSTRA-tall relatert til byggesak er plassert i kapittel 4. I kapitlene 5, 6 og 7 gjennomgås funn fra undersøkelsen. Rapporten avsluttes med en samlet vurdering av funnene i kapittel 8. I sammendraget innledningsvis i rapporten er revisjonens oppsummering, rådmannens uttalelse og anbefalinger presentert. SELVKOST BYGGESAK Side 1

19 2 METODE Undersøkelsen er gjennomført i henhold til RSK Standard for forvaltningsrevisjon 1 som er fastsatt i styret i Norges Kommunerevisorforbund. Standarden definerer hva som er god revisjonsskikk innen kommunal forvaltningsrevisjon. 2.1 Datainnsamling og datagrunnlag Undersøkelsen bygger på dokumentanalyse, regnskapsanalyse samt intervjuer. Undersøkelsesperioden er i hovedsak avgrenset til femårsperioden Dokumentanalysen omfatter blant annet en gjennomgang av: Gebyrregulativ på byggesaksområdet Stillingsinstrukser Kommunestyresaker Andre redegjørelser Regnskapsanalysen innebærer at revisjonen har innhentet og analysert budsjettkalkyle, etterkalkyle, selvkostfond, samt tilhørende grunnlagstall. Revisjonen gjennomførte 23. mai 2018 et fellesintervju med virksomhetsleder for regulering, byggesak og geodata, avdelingsleder for byggesak og spesialrådgiver for budsjett- og finansseksjonen. Formålet med intervjuet var å innhente informasjon om praksis på området, samt utdype funn i lys av revisjonens gjennomgang av dokumenter oversendt fra kommunen. Intervjuet ble gjennomført som delvis strukturert intervju, der revisjonen i forkant hadde utarbeidet en intervjuguide med forhåndsdefinerte spørsmål. Referat fra intervjuet er verifisert. Det er også avholdt to avklaringsmøter med kommunen, den 28. august 2018 og den 1. november Hensikten var å forene om fakta med kommunen. 1 Standarden bygger på internasjonalt anerkjente standarder og prinsipper vedtatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og The Institute of Internal Auditors (IIA). SELVKOST BYGGESAK Side 2

20 2.2 Dataenes pålitelighet og gyldighet I enhver undersøkelse bør innsamlede data være pålitelige og gyldige. Pålitelighet handler om at data innsamles så nøyaktig så mulig og at man skal få samme data ved gjentakelse av undersøkelsen. Gyldighet betegner dataenes relevans for å besvare de valgte problemstillingene. Revisjonen vurderer datagrunnlaget som rapporten bygger på til å være både gyldige og pålitelige samlet sett, og gir dermed et forsvarlig grunnlag for revisjonens vurderinger og anbefalinger. SELVKOST BYGGESAK Side 3

21 3 REVISJONSKRITERIER 3.1 Innledning I dette kapitlet utledes de revisjonskriterier som vil bli lagt til grunn for å besvare problemstillingene. Revisjonskriterier er de normer og krav som kan stilles til kommunens virksomhet på det området som er gjenstand for en forvaltningsrevisjon. Revisjonskriteriene er dermed den målestokken som kommunens praksis holdes opp mot, og utgjør grunnlaget for revisjonens vurderinger. Revisjonskriteriene utledes fra lov og forskrift, rundskriv og veiledere fra nasjonale myndigheter, kommunens egne vedtak og rutiner, samt hva som ansees som god forvaltningsskikk eller allment akseptert god faglig praksis på et område. Når det gjelder selvkost for byggesaksområdet er viktige rettskilder til forståelsen av regelverket både lovforarbeider, dommer, tolkningsuttalelser fra departementet, sivilombudsmannen og retningslinjer for beregning av selvkost (rundskriv H-3/14 og H-2140). I lovens forarbeider (Ot. prp. nr. 45 ( ) og NOU 2005:12) er departementets retningslinjer for beregning av selvkost trukket frem som en viktig kilde til forståelsen av regelverket. Revisjonen vil gjøre oppmerksom på at et rundskriv fra departementet ikke er rettslig bindende for en kommune, men det er likevel en kilde til hva som er god praksis på et område for å sikre regeletterlevelse. Departementet skriver selv under rundskrivets punkt 2.2: Retningslinjene kan [ ] likevel tjene som et sentralt tolkningsmoment i vurderingen av hvilke kostnader en kommune kan kreve dekket gjennom brukerbetaling fra innbyggerne. Å avvike fra retningslinjene i denne veilederen er dermed ikke ensbetydende med å bryte lov eller forskrift på det aktuelle området. Samtidig har retningene til hensikt å angi en økonomifaglig standard for beregning av selvkost og praktiseringen av selvkostprinsippet som er i tråd med særlovgivningen. Eventuelle avvik fra retningslinjene bør derfor begrunnes. En svakhet med selvkostveilederen (rundskriv H-3/14) er at den blir for generell når den skal favne så ulike selvkostområder som vann/avløp og byggesak. Byggesak reiser noen særlige utfordringer siden vi her snakker om oppgaver innen et myndighetsområde, og ikke selvkost totalt for et driftsområde som innenfor vann og avløp. Det betyr at for enkelte tjenester er gebyret knyttet til bestemte myndighetshandlinger (byggesaksbehandling), for andre finansierer gebyret i sum hele myndighetsområdet (registrering i matrikkelen). Dette har vært en utfordring for regelforståelsen på selvkostområdet. I den politiske plattformen til ny regjering av 14. januar 2018 fremgår det at regjeringen har som mål å gjennomgå regelverket for selvkostberegning av kommunale avgifter med sikte på et tydeligere regelverk (s. 45). Revisjonen mener på denne bakgrunn at tolkningsuttalelsene fra departementet som er avgitt spesifikt om selvkost på byggesaksområdet må legges betydelig vekt på for å tolke og anvende bestemmelsene om selvkost innenfor byggesak korrekt. SELVKOST BYGGESAK Side 4

22 Kildeliste til kriterier: Lov 27. juni 2008 om planlegging og byggesaksbehandling (Plan- og bygningsloven) Ot.prp. nr. 45 ( ) om lov om planlegging og byggesaksbehandling Bygningslovutvalget (NOU 2005:12 Mer effektiv bygningslovgivning II) Rt 2004 s 1603 Høyesterettsdom om gebyr Kommunal- og moderniseringsdepartmentet rundskriv H-3/14 om nye retningslinjer for beregning av selvkost (og tidligere rundskriv H-2140) Fortolkningsuttalelse fra Kommunaldepartementet datert 12. juni 2009, 6. januar 2010 og Sivilombudsmannens uttalelser om selvkost, hovedsakelig i sakene 2007/953 og 2007/1279 Fylkesmannens uttalelse til Romerike revisjon datert Kommunale gebyrer i byggesaker rettslig utgangspunkt (selvkost som resultatbegrep) Kommunen har etter plan- og bygningsloven hjemmel for å vedta et regulativ for gebyrer for å dekke kostnader for arbeidet med saksbehandling og godkjenning av søknader. I plan- og bygningsloven (pbl) 33-1 heter det at: Kommunestyret selv kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknad om tillatelse, utferdigelse av kart og attester og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre, herunder behandling av private planforslag. Gebyret skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand under tilsyn. Andelen av gebyr som innkreves for tilsyn skal framgå av regulativet. Tiltakshaver kan selv sørge for de nødvendige utredninger. 2 Eier skal betale gebyr for kostnadene for behandling av søknad om driftstillatelse og for driftskontroll til vedkommende myndighet. Gebyr for driftskontroll kan helt etter delvis dekkes av årsavgiften. Gebyrinntektene skal gi kommunen det økonomiske grunnlaget som er nødvendig for å utføre sine lovpålagte plikter på en forsvarlig måte, som søknadsbehandling, tilsyn og oppfølging av ulovlige forhold. Gebyrene kan ikke overstige selvkost, det vil si at de ikke kan være høyere enn det som er «nødvendige kostnader på sektoren», jf. pbl Bestemmelsen ble fra endret til «nødvendige kostander kommunene har med slike saker». Med andre ord kan ikke gebyrene fra innbyggerne i sum overstige de «nødvendige kostnader» for å levere tjenesten. Selvkost er øvre grense for gebyrer. Dette omtales som selvkostprinsippet og defineres ofte slik: 2 Lovbestemmelsen har virkning til Etter denne datoen er det foretatt endringer i pbl. 33-1, uten at det er av betydning for undersøkelsen. SELVKOST BYGGESAK Side 5

23 Figur 1 Selvkostprinsippet, definisjon Selvkostprinsippet Selvkost er den totale kostnadsøkningen en kommune påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Selvkost er den høyeste pris en kommune kan beregne seg for en tjeneste, og innebærer i alminnelighet at kommunen ikke kan tjene penger på gebyrbelagte tjenester. Det vil si at gebyrnivået maksimalt kan settes lik selvkost. Brukere av tjenesten kan ikke belastes med kostnader som ikke kan relateres til den respektive selvkosttjenesten. Kommunens anledning til å kreve brukerbetaling etter selvkostprinsippet er hjemlet i lov og forskrift for den enkelte selvkosttjeneste. Kilde: Ot. prp. nr. 45 ( ) s. 360 og rundskriv H-3/14 Samtidig er det slik at loven ikke pålegger kommunene at brukerbetaling skal gi full kostnadsdekning for byggesaksbehandling (KMD 2014). Kommunen har dermed anledning til å dekke hele eller deler av kostnadene med saksbehandlingen. Det mest vanlige ordningen er nok full eller delvis kostnadsdekning via gebyrer. SELVKOST BYGGESAK Side 6

24 3.3 Sammenheng mellom selvkostregnskap, budsjettkalkyle og gebyrregulativ Innenfor de områder der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, må kommunen utarbeide en budsjettkalkyle (forkalkyle) og etterkalkyle av de reelle kostnadene innen de aktuelle tjenesteområdene. Dette må gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens nødvendige kostnader (selvkost) (KMD 2014, 7). I tillegg skal det vedtas et gebyrregulativ, som angir kommunens fastsatte priser for selvkosttjenesten. Prosessen i en kommune for fastsettelse det årlige gebyrregulativer kan illustreres slik: Selvkostkalkyle Beregning av timepris og ev. saksbehandlingstid Regnskap og bruk av fond Selvkostregnskap etterkalkyle Gebyrregulativ Vedtas årlig av kommunestyret I forkant av budsjettåret bør kommunen utarbeide en selvkostkalkyle over forventede inntekter og kostnader som et grunnlag for å kunne fastsette gebyrnivået og budsjettere gebyrinntektene (veileder H-3/14, 10). Størrelsen på de gebyrer som fastsettes er avhengig av summen av kostnader som kommunen legger til grunn skal være gjenstand for inndekking hos brukerne. Dette kostnadsgrunnlaget omtales gjerne som et gebyrgrunnlag. Denne prosessen begynner dermed med at det settes opp en selvkostkalkyle. Det er sentralt å identifisere hvilke kostnader kommunen kan legge til grunn for kalkylen og det kommer vi tilbake til SELVKOST BYGGESAK Side 7

25 under punkt 3.5 nedenfor. De ytre rammene for dette er kun nødvendige kostnader for å produsere tjenesten. 3.4 Selvkost på tre nivåer Selvkost og selvkostberegning er til dels krevende og detaljerte regler som relaterer seg både til en juridisk og en økonomisk forståelse av området. Dette gjelder både på overordnet nivå og på saksnivået. I tillegg er det er viktig å forstå sammenhengen mellom disse ulike aspektene og nivåene ved selvkost. Det som blant annet skiller selvkost på byggesaksområdet fra selvkost på VAR-området er at på byggesak krever det at man ikke bare ser på selvkost på dette overordnede nivået, men også på saksnivå. I figuren nedenfor er dette forsøkt illustrert. Deretter skal vi gå inn på selvkost på de ulike nivåene, og redegjøre for hvilke kostnader som kan gå inn i grunnlaget for selvkost. Selvkost på byggesaksområdet som helhet. Selvkostfond Selvkost for den enkelte sakstype Selvkost for den enkelte sak SELVKOST BYGGESAK Side 8

26 3.4.1 Selvkost på overordnet nivå (selvkostfond) På overordnet nivå siktes selvkost til kravet om at de totale inntektene fra selvkostområdet (hele byggesaksområdet) ikke kan overstige kostnadene på samme selvkostområdet. Gebyrinntektene skal utelukkende gi kommunen det økonomiske grunnlaget til å utføre sine plikter etter loven, og kan dermed ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. Differanser mellom inntekter og kostnadene i det enkelte år kan aksepteres, men over en periode på 5 år kan ikke sektorens gebyrinntekter være høyere enn sektorens nødvendige kostnader, jf. pbl 33-1 og tolkningsuttalelse fra KRD 12. juni Det er ofte dette overordnede nivået mange tenker på når begrepet selvkost blir brukt. Selvkost bygger på prinsippet om at brukere av dagens tjenester skal bære dagens kostnader knyttet til disse tjenestene. Dette prinsippet kalles gjerne generasjonsprinsippet, og betyr at dagens generasjon brukere ikke skal subsidiere eller subsidieres av neste generasjon brukere. Overskudd/underskudd kan aksepteres i perioder, men innenfor en 5-års periode skal overskuddet/underskuddet være disponert. Etterkalkylen (selvkostregnskapet) som er en del av kommunes regnskap regulerer dette ved at overskudd avsettes til fond og underskudd motregnes mot fond. Et selvkostresultat (differansen mellom alle inntekter og kostnader i etterkalkylen) skal reguleres mot et selvkostfond. Hensikten med selvkostfondet er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes mer stabile. Fondet bygges opp av overskudd i selvkostregnskapet, og kan disponeres til å finansiere tidligere års underskudd eller inngå som finansiering av kommende års kostnader. Ved underskudd skal kommunen motregne underskuddet mot selvkostfondet i den grad det er midler i fondet, eller framføre underskuddet til inndekning gjennom senere års gebyrer. Fond på selvkostområdene er således en regnskapsteknisk måte å håndtere svingninger av resultatet på selvkostområdene i en 5 årsperiode. Svingninger kan skyldes at gebyrene er satt for høyt eller lavt, men som oftest mener revisjonen det vil være slik at svingninger skyldes variasjoner i saksmengde eller sakstyper. Med bakgrunn i det som er sagt i avsnittene over mener revisjonen at generasjonsprinsippet må fortolkes og forstås slik at kommunene ikke kan ta underskuddet fra ett år og legge dette inn selvkostkalkylen for neste år. Dette ville i tilfelle få som konsekvens at tidligere års underskudd blir med som et grunnlag for selve gebyrene for søkerne neste år. Det vil i realiteten være å legge kostnaden som er oppstått tidligere år, over på neste års gebyrbetalere (ikke samme brukergruppe). Dette kan neppe forsvares i forhold til generasjonsprinsippet slik det forstås og er utledet fra pbl Revisjonen mener det er gode grunner for å legge en slik fortolkning til grunn om kommunen skal være sikre på å holde seg innenfor rammen av selvkostbegrepet og selvkostbestemmelsen i pbl SELVKOST BYGGESAK Side 9

27 3.5 Hvilke kostnader kan inngå i gebyrgrunnlag? Nødvendige og henførbare kostnader overordnet prinsipp Selvkost er definert til den merkostnaden en kommune har med å yte en bestemt tjeneste. I følge pbl 33-1 omfatter selvkost de «nødvendige kostnader på sektoren», det vil si summen av kostnader som kan henføres til selvkosttjenesten. Med henførbarhet menes kostnader som kan relateres til aktiviteter som er nødvendige for framstillingen av en vare/tjeneste (kjerneprodukt). I henhold til selvkostprinsippet har en kommune kun anledning til å få dekket sine henførbare kostnader gjennom gebyrer. På byggesaksområdet er det tale om kostnader som knyttes til saksbehandlingen og andre oppgaver som kommunen etter plan- og bygningsloven skal utføre (f.eks. forhåndskonferanse, tilsyn og ulovlighetsoppfølging). Kostnader som ikke regnes som henførbare, og som dermed faller utenfor rammen for selvkost, kan ikke finansieres med gebyrer. I beregningen av selvkost vil det derfor være viktig at kommunen kartlegger hvilke kostnader som er henførbare til tjenesten, og som dermed kan inndekkes. Rundskriv H-3/14 legger til grunn en generell modell der de direkte kostnadene er henførbare til selvkostkalkylen, mens de indirekte kostnadene både kan være henførbare og ikke-henførbare. Dette avhenger av om den kan regnes som en merkostnad eller ikke. Dette splittes i tre komponenter: Kjerneproduksjon direkte kostnader Tilleggsytelse Støttefunksjon Interntjenester/indirekte kostnader Økonomifaglig omtales disse utgiftene som henførbare eller ikke-henførbare kostnader. Grovt sagt er det følgende kostnader som skal inngå i selvkostkalkylen: - Årets direkte utgifter kun henførbare, se punkt og Årets indirekte utgifter kun henførbare, se under punkt Årets andel av kapitalkostnader kun henførbare, se under punkt En nærmere henføring av kostnader til kalkylen må skje innenfor rammene av selvkost, altså nødvendige kostnader, jf. pbl Nedenfor omtales disse ulike kategoriene nærmere. SELVKOST BYGGESAK Side 10

28 3.5.2 Direkte henførbare kostnader Direkte kostnader er de kostnader som umiddelbart kan tilordnes kjerneproduktet, dvs. alle kostnader som er forbundet direkte med produksjonen av den tjenesten brukeren opplever å motta fra kommunen. Eksempler på slike kostnader kan være lønn til ansatte som bidrar direkte i produksjonen av tjenesten, kjøp av varer og tjenester. Direkte kostnader (kjerneprodukt) er alltid henførbare til selvkosttjenesten, og kan dermed tas inn i gebyrgrunnlaget. Eksempler på kostnader som ikke regnes som henførbare vil være kostnader forbundet med administrativ/strategisk ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for politisk ledelse. Henføringen må være konsistent og kunne spores tilbake til selvkostområdet (dokumenteres). Gebyrene skal kun kreves for det arbeidet det etter plan- og bygningsloven påhviler kommunene å utføre etter lov (Ot.prp.nr.45 ( ), 284). Klagesaksbehandling er hjemlet i forvaltningsloven, og kan dermed ikke inngå i gebyrgrunnlaget for byggesak. Videre opplyser departementet at søkere skal kun belastes med ett byggesaksgebyr pr. sak, og kommunen gis dermed ikke adgang til å kreve nytt gebyr for det ekstraarbeidet som går til fornyet saksbehandling etter klage, se brev fra KRD om fortolkning av regelverket av 12. juni Kommunen skal behandle byggesøknaden når fullstendig dokumentasjon foreligger, og søknaden skal være ferdigbehandlet senest 12 uker etter at fullstendig søknad er mottatt. For hver uke kommunens saksbehandling overskrider 12-ukersfristen, skal kommunen tilbakebetale søker 25 prosent av det totale gebyret, jf. byggesaksforskriften 7-6. Ved oversittelse av behandlingsfristen i byggesaker vil kommunen pådra seg et økonomisk tap. Det presiseres at kommunen ikke kan kompensere et eventuelt forventet tap på grunn av fristoversittelse ved å heve andre gebyrer med henvisning til at selvkostprinsippet. Dette ville i så fall innebære at andre utbyggere måtte dekke kommunens økonomiske tap. I denne sammenheng viser revisjonen også til uttalelse fra fylkesmannen datert på revisjonenes brev av 8. mai 2017: Fylkesmannen vil presisere at det er åpenbart at kostnadene ved kommunenes oversittelse av frister ikke kan pålegges brukerne. En søknad om byggetillatelse etter plan- og bygningsloven er ferdigbehandlet når kommunen har fattet et vedtak, jf. pbl Vedtaket har søkerne adgang til å påklage til kommunen. Klagebehandlingen innebærer at kommunen må bruke ressurser på å foreta en ny vurdering av saken. Det er likevel slik at søkere skal kun belastes med ett byggesaksgebyr per sak, og kommunen gis dermed ikke adgang til å kreve nytt gebyr for det ekstraarbeidet som går til fornyet saksbehandling etter klage. Kostnaden ved klagesaksbehandlinger er dermed ikke en henførbar kostnad. SELVKOST BYGGESAK Side 11

29 3.5.3 Særlig om «overheadkostnader» (direkte henførbare) Ovenfor har vi hatt fokus på kostnader som knytter seg til behandling av byggesaker etter søknad fra innbyggerne. Som det kommer frem i fortolkningsuttalelsen fra KRD i 2009 ligger tungtveiende samfunnsmessige hensyn bak lovens bestemmelser om at kommune er lokal bygningsmyndighet. Den merverdi som skapes ved kommunenes arbeid vil kunne tilfalle konkrete prosjekter, men vil også kunne tilfalle naboskap/eller mer allmenne interesser. Plan- og bygningsloven pålegger kommunen å utføre en rekke andre aktiviteter som ikke kun er behandling av selve byggesøknader: forhåndskonferanse mottak av søknad og veiledning av søkere tilsynsvirksomhet ulovlighetsoppfølging (ulovlighetssaker uten søknad i seg selv kan ikke gebyrlegg, jf. fortolkningsuttalelse fra KMD, 2015). Kostnader for slike aktiviteter kan finansieres gjennom særskilte gebyrer eller inngå som «overheadkostnader» i gebyrgrunnlaget. Dette står kommunen relativt fritt til å vurdere, se fortolkningsuttalelse fra KRD fra Ulovlighetsoppfølging Når det gjelder ulovlighetsoppfølging er dette et forhold som alle gebyrbetalere må være med på å finansiere. I KMD fortolkningsuttalelse 25. juli 2017 til fylkesmannen i Rogaland heter det om arbeidet kommunen utfører før søknad om etterhåndsgodkjenning av et ulovlig tiltak: Departementet er enige med Fylkesmannen i at arbeid som er utført før søknaden er innkommet f.eks. arbeid med å avdekke et ulovlig forhold og varsle pålegg om retting før tiltakshaverens innsending av søknad, vanskelig kan gebyrlegges den som søker om å få et tiltak godkjent i ettertid. Departementet vil ikke utelukke at det kan være mer arbeid med behandling av søknader om etterhåndsgodkjenning sammenlignet med søknader om forhåndsgodkjenning og at det derfor er anledning til å gi et høyrere gebyr for saker om etterhåndsgodkjenning. Vi bemerker imidlertid at et slikt tilleggsgebyr ikke vil være gyldig dersom det egentlig er knyttet til arbeid med ulovlighetsoppfølging og tilsyn, gebyret fremstår som straff eller dersom gebyret ikke er innenfor selvkostprinsippet. Det vil si at så lenge kommunestyret har bestemt at «all virksomhet» innenfor byggesak skal finansieres som selvkost, får dette som konsekvens at innbyggere som forholder seg til loven og søker forhåndsgodkjenning også er med på å finansiere ulovlighetsoppfølging i kommunen. Samme syn er lagt til grunn i KMDs tolkningsuttalelse av 4. mai 2015 der heter det: Videre kan og bør det kreves overhead for oppfølging av ulovligheter i alminnelige byggesaksgebyrer [ ]. SELVKOST BYGGESAK Side 12

30 Tilsyn Kommunen har ansvar for å føre tilsyn med at tiltak etter plan- og bygningsloven ( 25-1) gjennomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser. Ifølge Ot.prop.nr.45 ( ) s bør tilsyn beregnes inn i den generelle delen av byggesaksgebyrene, og bare unntaksvis kan belastes det enkelte tiltak kommunen fører tilsyn med. Det kommer videre frem at «kommunens gebyrregulativ skal vise hvilken andel av gebyrene som kreves inn for å dekke kommunens tilsynsvirksomhet». Veiledning Etter pbl har kommunen anledning til å kreve gebyr for veiledning som faller under «andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre». Dette blir en del av overheadkostnadene som fordeles på alle gebyrbetalerne. Forhåndskonferanse Etter plan- og bygningsloven 21-1 er kommunen pålagt til å avholde forhåndskonferanser ved behov for større avklaring av rammer og innhold i tiltaket det søkes om: For nærmere avklaring av rammer og innhold i tiltaket kan det holdes forhåndskonferanse mellom tiltakshaver, kommunen og andre berørte fagmyndigheter. ( ) Forhåndskonferanse er en oppgave som kommunen lovlig kan kreve gebyr for. Samtidig trekkes det frem i NOU 2005: at forhåndskonferanser kan være ressursbesparende både for tiltakshaver og kommunen i seg selv. Det er gode grunner til at gebyret i en aktuell byggesak bør avspeile den saksforberedelse tiltakshaver eller ansvarlig søker har gjort, da kommunen kan forventes å ha mindre arbeid med saksbehandling av godt forberedte søknader enn den har med dårlig forberedte søknad. Men det er opp til kommunen hvordan de vil innrette sitt gebyrregulativ på dette området Indirekte henførbare kostnader Indirekte kostnader er kostnader for de tjenester som indirekte er koblet til kjerneproduktet som brukeren skal betale for (interntjenester). Interntjenester vil være tjenester som understøtter eller komplementerer de direkte brukerrelaterte tjenestene, for eksempel elektrisitet, regnskap, revisjon og sentral opplæring. Indirekte kostnader som ikke er nødvendige for å framstille betalingstjenestene, men som er nødvendige ut fra andre hensyn, kan ikke henføres til betalingstjenestene (KMD 2014, 15). Mens de direkte kostnadene som oftest er knyttet opp mot ett kjerneprodukt, er de indirekte kostnadene gjerne felles for flere produkter. I de tilfeller der samme ressurs tjener flere formål, må kommunen finne en fordelingsnøkkel som gir en rettmessig fordeling av kostnader. Utgangspunktet er at det enkelte tjeneste/produktet skal belastes for sin andel av kostnaden (direkte og indirekte), slik at kostnadsfordelingen gjenspeiler ressursbruken. SELVKOST BYGGESAK Side 13

31 3.5.5 Kapitalkostnader Kapitalkostnader består av to elementer: avskrivningskostnad og alternativkostnad. En avskrivningskostnad er kostnad som tar hensyn til tap av verdi i kapital knyttet til løpende bruk over tid. En alternativkostnad er en kalkulatorisk rentekostnad, dvs. den avkastningen som kommunen alternativt kunne oppnådd ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. Det er generelt lite kapitalkostnader på byggesaksområdet. 3.6 Selvkost for den enkelte sakstype standardiserte gebyrsatser og krav til selvkost for den enkelte sak som behandles Selvkost og den enkelte sakstype/sakskategori I høyesterettsdom Rt 2004 s slås det fast at selvkostprinsippet ikke bare krever at den enkelte sektor drives uten fortjeneste, men at selvkost også skal tilstrebes ved gebyrileggelse i den enkelte sakstype. Selvkost for den enkelte sak innebærer i grove trekk at prisen skal tilpasses kostnader påløpte i den konkrete sak. Det forventes ikke at gebyret må beregnes nøyaktig på bakgrunn av kartlegging av ressursbruk og påløpte kostnader til hver enkel sak (Sivilombudsmannen sak 2007/1279). I Ot.prp. nr. 45 ( ) er også følgende uttalt. «Gebyrene skal fastsettes i forhold til arbeidsmengde, men det er ikke meningen at kommunen skal måtte beregne konkret hvor mange timers arbeid som medgår til å behandle den enkelte søknad. Det aksepteres en viss grad av standardisering av gebyrsatsene med utgangspunktet i de gjennomsnittlige utgiftene for vedkommende sakstype.» Det er dermed akseptert, og ansett som hensiktsmessig, at kommuner prissetter de enkelte saker etter standardiserte satser i regulativ (Ot.prp. nr. 45 ( ), 281). En prising etter standardiserte satser for saker med påløpte kostnader betydelig under middelkostnaden for sakstypen anses som ulovlig, jf. tolkningsuttalelse fra KRD juni Det må legges til grunn som sikker fortolkning av regelverket at gebyrene som setter i de forskjellige sakstypene må basere seg på erfaringstall og gjennomsnittsbetraktning. Dette innebærer at gebyrsatsene skal være beregnet med utgangspunkt i den historiske gjennomsnittskostnaden (selvkost) for den enkelte sakskategori, (Sivilombudsmannen sak 2007/1279). Kravet om at prisingen skal noenlunde treffe «middelverdien» gjelder i utgangspunktet gjennomsnittskostnaden for kjerneproduktet (saksbehandling). I fordelingen av overheadkostnader står kommunen mer fritt, jf. fortolkningsuttalelse fra KRD 12. juni SELVKOST BYGGESAK Side 14

32 3.6.2 Selvkost i den enkelte sak Gebyrsatsene som framgår av regulativ er i utgangspunktet en fast pris som skal gjelde for alle enkeltsaker tilhørende den enkelte sakskategori. De enkelte saker i en kategori kan derimot variere stort i innhold og omfang, slik at de påløpte kostnader i saken vil kunne avvike fra den entydige prisen. Det er spesielt viktig at en prisfastsettelse etter standardiserte satser ikke medfører at det, for enkeltsaker som er relativt enkle og ukompliserte for sakstypen, ilegges gebyrer som blir for høye i forhold til sakens påløpte kostnader. For å avbøte for uheldige utslag ved gjennomsnittsprising, er det avgjørende at regulativet gir mulighet til prising etter en skjønnsmessig vurdering av ressursbruken i den konkrete saken. Det kan ikke kreves tilleggsgebyr for økte kostnader som utelukkende skyldes sakens kompleksitet. 3.7 Gebyrregulativ Plan- og bygningslovens gebyrbestemmelse gir svært få føringer for utforming av selve gebyrregulativer i kommunene, så lenge disse holder seg innenfor selvkostprinsippet og generasjonsprinsippet så har kommunene stor frihet ved fastsettelsen av egne regulativ. Det er flere måter å bygge opp et gebyrregulativ på, og de ulike måtene har sine styrker og svakheter. Rundskriv H-3/14 redegjør for noen av disse. I hovedsak er det to modeller: Timepris for medgått tid i den enkelte sak Fastpris for de enkelte søknadstyper (sakskategori), og eventuelt inndelt etter ulike typer tiltak. Prising i regulativ kan skje ved en fordeling av de totale kostnadene på tjenesteområdet. Kommunen må først av alt velge et prissystem. Dernest bør kommunen estimere hvor mange enheter av de ulike prisgrupper i systemet som normalt opptrer i løpet av en periode, for eksempel ett år. Neste skritt er å fordele totalkostnadene på tjenesteområdet på prisgruppene. Fordelingen kan skje etter målte, beregnete eller antatte/estimerte kostnader, både for prisgruppen som helhet eller for en middelverdi -sak. Et godt utgangspunkt for dokumentasjon er at kommunen kartlegger og systematiserer de kostnadsvariable faktorer. Ved valg av prissystem etter sakstype vil det generelt ikke være noe krav om at kategoriseringen i regulativet representerer kostnadsfaktorene. Som tidligere nevnt vil inndeling etter sakstype ofte innebærer at sakene inndeles etter ytre karakteristika, for eksempel at det velges egne gebyrsatser for hhv garasjer, eneboliger, småblokker, næringsbygg mv. Ved slik inndeling vil det være tilstrekkelig å dokumentere at prisingen noenlunde treffer den representative (middel) kostnad for den aktuelle kategori (KMD, 2009). Det er kommunestyret selv som vedtar regulativet, og denne godkjenningen fra de folkevalgte i kommunen skal bidra til å sikre at brukerinteressene ivaretas. SELVKOST BYGGESAK Side 15

33 3.8 Krav til dokumentasjon Brukerbetaling for tjenester kan bare kreves når det er hjemmel til det (legalitetsprinsippet). For å kunne dokumentere at gebyrtjenester holdes innenfor de rettslige rammer til økonomisk dekning, må det dokumenteres hvordan selvkost er beregnet. Kommunene må til enhver tid kunne dokumentere at gebyrsatsene bygger på selvkostprinsippet, se RT 2004 s og sivilombudsmannen sak 2007/1279. Dette krever at kommunen må sette opp en selvkostkalkyle. Den kan stilles opp på flere måter, men det sentrale er at det kommer frem hvordan selvkosten fremkommer, og hvordan fondene har utviklet seg i perioden. Som innenfor de andre områdene der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, skal det på byggesaksområdet utarbeides et selvkostregnskap (etterkalkyle). Dette regnskapet skal vise de faktiske inntekter, kostnader og resultater knyttet til selvkosttjenesten, og i henhold til god kommunal regnskapsskikk bør den vise «beregningen av gebyrfinansierte selvkosttjenester der kommunen fastsetter betalingen etter lov og forskrift, herunder resultater av selvkostberegningen, gjerne over flere år» jf. rundskriv H-3/14. Dette gjøres både for å dokumentere hvordan selvkost er beregnet og for å kontrollere at de totale gebyrinntektene over tid ikke blir høyere enn kommunens selvkost på området. Det som er spesielt med selvkostområdet byggesak, er kravet til dokumentasjon på sakstypenivå, se også punkt 3.6. I Ot. prp. nr. 39 ( ) som lå til grunn for pbl 109 (tilsvarer dagens lov 33-1) er grunnlaget for dokumentasjonskravet uttrykt slik: Departementet vil understreke at selvkost er det som maksimalt kan kreves for behandlingen av de enkelte typer saker. Gebyrene bør stå i forhold til det faktisk utførte arbeid i saksbehandlingen. En forutsetning for å kunne ilegge gebyr etter regulativ, er at kommunen kan dokumentere de valgte gebyrsatser og at gebyrsatsene noenlunde treffer gjennomsnittskostnaden for de enkelte sakstyper (KRD 2009, 10). Sivilombudsmannen understreker at forvaltningen har bevisbyrden for at selvkostprinsippet følges, og må kunne dokumentere hvordan man har kommet frem til kostnadene som ligger til grunn for fastsettelse av gebyrsatsene for den enkelte sakstype (Sivilombudsmannen sak 2007/1279, 7). På s. 27 uttales det deretter: Det vil være rimelig at kommunene kartlegger hvor mye ressurser som kreves til de enkelte delene av arbeidet, helst innenfor de forskjellige sakstyper, og legger gebyrbruken opp etter det. Denne ressursfordelingen bør også fremgå av gebyrregulativene. Departementet antar at det særlig er forholdet til planavklaring som vil kunne være arbeidskrevende, og at det bør tas hensyn til det i regulativet, mens for eksempel (gulv)arealet, som gjerne brukes som utgangspunkt for gebyrberegningen, kan slå mer tilfeldig ut. I alle fall må selvkost være en øvre grense for hvor store gebyrene kan være [ ]. SELVKOST BYGGESAK Side 16

34 Som det fremgår av Ot.prp. nr. 45 ( ) har departementet ikke sett det hensiktsmessig å pålegge kommunene noen konkret metode for gebyrberegning, som for eksempel bruk av timelister. I mange tilfeller vil dette kunne være mer kostnadskrevende enn gjennomsnittsbetraktninger, og det gir liten fleksibilitet til å tilpasse gebyrene til de oppgavene som skal utføres. Det stilles ikke krav om at fastlegging av gebyrsatsene må skje på bakgrunn av dokumentasjon i form av grundig kartlegging og beregning av ressursinnsats og kostnader. Dokumentasjon kan bygge på vurderinger og antagelser av kostnadene. Departementet utdyper dette i fortolkningsuttalelsen sin fra 2009 og viser til at dokumentasjonen kan basere seg på et utvalg av saker eller et case-studier (antatt representative saker). Prisen, eller gebyret, skal i utgangspunktet treffe middelverdien for kostnadene, men vil aldri kunne treffe nøyaktig. Den såkalte middelverdi er vanskelig å finne. Det vil alltid kunne oppstå avvik mellom prisen i regulativ og den faktiske middelverdien, for eksempel som følge av valg av prissystem, unøyaktigheter i prisingen (usikkerhet), som følge av ulik fordeling av overheadkostnader mellom prisgruppene eller som følge av prising etter ambisjon. Den valgte prisen i regulativ vil uansett danne en fast pris og en øvre begrensning for hva som kan ilegges av gebyr, og blir en fast verdi som utgangspunkt for vurdering av gebyret i den konkrete sak. Utgangspunktet for all dokumentasjon i forbindelse med gebyr er å påvise samsvar mellom prisingen og påløpte kostnader. Dette gjelder både for dokumentasjon av regulativets satser og for gebyrleggingen i den konkrete sak. Som tidligere omtalt stilles det ikke krav om fullstendig samsvar, men samsvar innenfor akseptable avvik og variasjonsspenn. I fortolkningsuttalelsen fra 2009 går departementet videre inn på ulike måter å dokumentere at man ligger på en middelverdi og innenfor akseptabelt variasjonsspenn, men understreker at det kan finne andre metoder som også vil kunne ivareta formålet med dokumentasjon av selvkost. Når det gjelder dokumentasjon i forhold til selvkost i den enkelte sak dreier dette seg om en sammenlikning av faktisk påløpt tid, opp mot regulativets sats. Dokumentasjonen vil videre fremkomme ved at kommunen etterlever kravene i bokføringsloven og standard for god kommunal regnskapsskikk (GKRS). SELVKOST BYGGESAK Side 17

35 3.9 Utledede kriterier På bakgrunn av det som er nevnt ovenfor vil revisjonen legge følgende kriterier til grunn: Problemstilling Hva er resultatet av Lørenskog kommunes selvkostregnskap for byggesaksbehandling? 2. Har Lørenskog kommune utarbeidet en tilfredsstillende budsjettkalkyle? Revisjonskriterier - Gebyrene skal ikke være høyere enn de nødvendige kostandene ved å produsere tjenesten, jf. plan- og bygningsloven Eventuelt overskudd/underskudd skal avsettes til bundet selvkostfond - Kommunen skal dokumentere at gebyrsatsene baserer seg på gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype - Budsjettkalkylen skal kun bestå av kostnader som kan relateres til oppgaver som kommunen etter plan- og bygningsloven må utføre (henførbare kostnader). 3. Er Lørenskog kommunes byggesaksgebyrer basert på dokumenterte gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype? SELVKOST BYGGESAK Side 18

36 4 Bakgrunn 4.1 Befolknings- og boligutvikling i Lørenskog kommune Lørenskog kommune har opplevd en solid befolkningsvekst de siste tre årene. Ifølge SSB har den årlige gjennomsnittlige befolkningsveksten for perioden vært 2,54 prosent i Lørenskog kommune. Til sammenlikning har befolkningsveksten for Oslo kommune, Akershus fylke og hele landet vært på henholdsvis 1,67, 1,63 og 0,96 prosent i samme periode (SSB Tabell 01222). Videre er befolkningsveksten for disse tre fallende, mens den øker stadig i Lørenskog. Den økte etterspørselen på boliger i Lørenskog i 2017 kan ses i sammenheng med at Finansdepartementet vedtok økt egenkapitalandel på kjøp av sekundærboliger i Oslo. Veksten i befolknings- og boligutviklingen medfører at antallet byggesaker øker fra år til år. Kommunen mottar også mer komplekse byggesaker, noe som fører til flere interne avklaringer og veiledning underveis i søknadsbehandlingen (kommunestyresak 080/17). 4.2 Analyse av finansiell dekningsgrad Fra og med 2014 har det vært obligatorisk for kommuner med over innbyggere å rapportere selvkostresultater for byggesaksbehandling til SSB. Denne rapporteringen er frivillig for kommuner med færre enn innbyggere. Analysen i dette kapittelet baserer seg på data som kommunene har rapportert i perioden 2014 til Figur 2 viser finansiell dekningsgrad i prosent (inntekter/kostnader) for Lørenskog, Nittedal, Ullensaker og Skedsmo i perioden Dersom finansiell dekningsgrad er over 100 prosent, betyr det at gebyrinntektene overstiger kostnadene det aktuelle året. SELVKOST BYGGESAK Side 19

37 Figur 2 Finansielle dekningsgrad i prosent, for kommune Lørenskog, Nittedal, Ullensaker og Skedsmo i perioden Kilde: SSB tabell Figuren viser at Lørenskog skiller seg klart fra Nittedal, Skedsmo og Ullensaker i perioden , med betydelig høyere dekningsgrad. Lørenskog kommunes dekningsgrad var på hele 216 prosent i 2015, og falt deretter til 143 prosent i Samlet sett for alle kommunene i landet er det stor variasjon i dekningsgraden i Dekningsgraden varierer fra 0 til 241 prosent for 166 kommuner som har rapportert, med et gjennomsnitt på 84 prosent. Medianen ligger nær gjennomsnittet og er på 86 prosent. Figur 4 viser at fordelingen mellom kommunene er forholdsvis normalfordelt. SELVKOST BYGGESAK Side 20

38 Figur 3 Histogram med finansiell dekningsgrad i 2017 (Antall = 166) Kilde: SSB tabell Totalt hadde 41 av 166 kommunene (25 prosent) en dekningsgrad på over 100 prosent i En mulig årsak til at kommuner har en finansiell dekningsgrad på over 100 prosent er at gebyrinntektene skal dekke inn tidligere års underskudd (Refling 2017, 20). SELVKOST BYGGESAK Side 21

39 5 SELVKOSTREGNSKAP OG SELVKOSTFOND 5.1 Innledning Lørenskog kommune har 100 % gebyrfinansiering av byggesakstjenesten (full kostnadsdekning). Det innebærer at kostnader knyttet til byggesaksbehandling skal finansieres fullt ut av innbyggerne. Ved overskudd/underskudd i selvkostregnskapet det enkelte år, skal dette reguleres mot et bundet selvkostfond. 5.2 Selvkostresultat Lørenskog kommune utarbeider budsjettkalkyler (forkalkyle) og selvkostregnskap (etterkalkyle) for sine selvkostområder i en modell utviklet av selskapet Envidan Momentum. I gjennomgangen har revisjonen sett nærmere på hvordan driftsinntekter, driftskostnader og resultatet har utviklet seg fra 2013 til Utviklingen er fremstilt både i tabellform (Tabell 1) og grafisk (Figur 4). Tabell 1 Resultat SUM Driftsinntekter Driftskostnader Kalkulert renteinntekt (+)/ rentekostnad (-) selvkostfond RESULTAT (drift) Kostnadsdekning i % 4 219,9 % 179,3 % 216,0 % 187,5 % 142,6 % 187,2 % Kilde: Selvkostnote byggesak (i tusen kroner) 3 Den aktuelle posten er ikke spesifisert i etterkalkylen for det aktuelle året. 4 Kostnadsdekning i % = Driftsinntekter/Driftskostnader SELVKOST BYGGESAK Side 22

40 Figur 4 Resultat Driftsinntekter Driftskostnader Resultat Kilde: Selvkostnote byggesak (i tusen kroner) Figur 4 viser at driftsinntektene (hovedsakelig gebyrinntekter) har oversteget driftskostnadene for samtlige år i perioden, med kostnadsdekningsgrader som varierer innenfor et spenn på 143 til 220 prosent. For femårsperioden samlet har Lørenskog kommune oppnådd et overskudd på nærmere 39 mill. kr. Dette gir en samlet kostnadsdekningsgrad på 187,2 prosent, og betyr at Lørenskog kommune i perioden har oppnådd full selvkost (100 prosent), i tillegg til et overskudd tilsvarende 87,2 prosent av selvkost. I intervju begrunner kommunen de årlige overskuddene med at den i perioden har lagt opp til et budsjett og gebyrregulativ som skulle gi overskudd, for å finansiere tidligere års underskudd på 28 mill. kr. Kommunen baserte sin praksis på veiledende retningslinjer og generasjonsprinsippet for inndekkingen, der det fremgår at differanse mellom inntekter og kostnader kan aksepteres i enkeltår, men over en periode på fem år kan ikke sektorens gebyrinntekter være høyere enn sektorens nødvendige kostnader. Det er dette prinsippet som er langt til grunn når kommunens budsjettkalkyle er utarbeidet. I møte torsdag 1. november 2018 forklarer kommunen at overskuddene også skyldes at byggeaktiviteten ble langt høyere enn antatt. Dette førte til at overskuddene også ble større en budsjettert. SELVKOST BYGGESAK Side 23

41 I intervju opplyser kommunen videre at underskuddet på 28 mill. kr skyldes et dårlig byggemarked (lav byggeaktivitet) før Det pekes blant annet på at kommunen mottok så å si ingen søknader om bygging av enebolig i Som følge av underskuddet, har kommunen budsjettert med overskudd de neste årene, for å gjenopprette balanse i det negative selvkostfondet. Kommunen har vært klar over at byggeaktiviteten ville ta seg kraftig opp, blant annet på grunn av regulering og befolkningsvekst. 5.3 Selvkostfond Dersom det oppstår et avvik mellom inntekter og kostnader i et års selvkostregnskap (etterkalkyle), skal overskuddet/underskuddet reguleres mot et selvkostfond. Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes mer stabile. Tabell 2 viser utviklingen i Lørenskog kommunes selvkostfond byggesak i perioden Tabell 2 Selvkostfond Resultat (drift) Selvkostfond Underskudd tidligere år Bruk av (-) /avsetning til bundne fond (+) Kalkulert renteinntekt/rentekostnad Avskrivning av underskudd Selvkostfond Kilde: Selvkostnote byggesak (i tusen kroner) 5 Underskuddene ble opparbeidet i årene Det bemerkes at det er tatt forbehold i revisjonsberetning vedrørende selskost på byggesak for flere av disse årene. SELVKOST BYGGESAK Side 24

42 Tabellen viser at resultatet i perioden i sin helhet har blitt avregnet mot bundet fond. Det innebærer at overskuddet i år med negativt fond har gått til å dekke tidligere års underskudd, mens det i år med positivt fond har blitt avsatt til fond for fremtidig disposisjon. Selvkostfondet var negativt i 2013 og 2014, i balanse i 2015 og positivt i 2016 og Med andre ord har fondet hatt en gjennomgående positiv utvikling i femårsperioden , fra -28,3 mill. kr i 2013 til 12,4 mill. kr ved utgangen av Denne oppbyggingen skyldes de årlige overskuddene i perioden. I 2015 oppnådde kommunen et overskudd på 9,3 mill. kr, som ikke var tilstrekkelig til å dekke det negative fondet på -11,1 mill. kr. Fondet gikk likevel i balanse ved utgangen av 2015, da kommunen valgte å dekke inn det gjenstående underskuddet i fondet på 1,9 mill. kr med sine øvrige inntekter. Avskrivningen av underskuddet begrunnes med at beløpet er et restunderskudd som er eldre enn fem år gammelt. SELVKOST BYGGESAK Side 25

43 6 BUDSJETTKALKYLE (FORKALKYLE) OG HENFØRBARE KOSTNADER 6.1 Innledning Formålet med den andre problemstillingen er å undersøke hvilke kostnadskomponenter som kommunen har lagt inn i deres budsjettkalkyler og dermed gebyrgrunnlaget (selvkost). Gebyrgrunnlaget skal kun bestå av kostnader som kan relateres til oppgaver som kommunen etter plan- og bygningsloven må utføre. Undersøkelsen baserer seg på kommunens budsjettkalkyle de siste fire 6 årene ( ), med hovedvekt på kalkylen for Revisjonen vil videre se nærmere på de enkelte kostnadskomponentene som inngår i budsjettkalkylen. 6.2 Budsjettkalkyle Tabell 3 viser kommunens budsjettkalkyler for perioden Budsjettkalkylen for 2017 baserer seg i hovedsak på prognosetall fra 2016, samt flere alternative prognosevarianter. Prognosen fra 2016 er igjen utarbeidet på grunnlag av faktisk regnskapstall per juni Budsjettkalkyle for 2013 er etterspurt, men foreligger ikke. SELVKOST BYGGESAK Side 26

44 Tabell 3 Budsjettkalkyle Driftsinntekter (DR) Driftskostnader (DK) Kalkulert renteinntekt (+)/rentekostnad (-) fond Resultat før bruk/avsetning fond Bruk (+)/avsetning (-) fond Resultat etter bruk/avsetning fond Kostnadsdekning i % (DR/DK) 89,7 % 150,8 % 143,6 % 92,8 % Kilde: Forkalkyle (i tusen kroner) I 2014 budsjetterte kommunen med underdekning, det vil si at driftsinntektene er lavere enn driftskostnadene. I både 2015 og 2016 budsjetterte kommunen med overdekning. Det fremgår i intervju at kommunen har budsjettert med overskudd disse årene for å dekke inn tidligere års underskudd, noe som rådmannen også har kommentert i forbindelse med redegjørelse av årsbudsjett for I 2017 er det likeledes budsjettert med underdekning for å bygge ned det positive selvkostfondet. Kommunen opplyser at det er spesielt utfordrende å budsjettere gebyrinntektsgrunnlaget i Lørenskog kommune. Dette skyldes at statistikk knyttet til befolkningsutvikling har vist seg å stemme dårlig overens med etterfølgende realitet, og dermed vanskelig å tilpasse antatt befolkningsvekst med antatt utbygging. Det er videre stor usikkerhet knyttet til utbyggernes utbyggingstakt, som påvirkes av reguleringsarbeid, salg, kostnadsutvikling, makroøkonomiske forhold, etc. Byggeaktiviteten i kommunen er med andre ord uforutsigbar, og gjør det vanskelig for kommunen å «treffe» med sine prognoser og budsjetter. Det er dermed ikke unaturlig med større 7 I budsjettkalkyle 2015 er byggesaker og eierseksjoneringssaker slått sammen. Tallene som knytter seg til eierseksjoneringssaker er ubetydelige. SELVKOST BYGGESAK Side 27

45 avvik mellom de budsjetterte og faktiske inntektene. Gebyrinntektene som er opptjent i perioden har for eksempel vært langt høyere enn budsjettert, grunnet høyere byggeaktivitet enn forventet. 6.3 Driftsinntekter Byggesakstjenestens driftsinntekter består i hovedsak av gebyrinntekter, som beregnes ut fra befolkningsprognoser (antall saker) og type tiltak, samt avdelingens samlede kostnader (e-post ). Lørenskog kommune utarbeider sine egne befolkningsprognoser, basert på grunnlagstall fra SSB (i hovedsak flyttestatistikk). Befolkningsprognosene brukes til å anslå det totale antallet byggesøknader for kommende år (forventet utbygging). Tabell 4 viser statistikk over mottatte søknader fordelt på sakstype i perioden Statistikken brukes til å anslå fordelingen av byggesøknader på de ulike sakstypene, der fordelingen av byggesøknader de siste fem årene vektlegges. Denne inndelingen av sakstyper sammenfaller imidlertid ikke med den inndelingen som er benyttet i kommunens gebyrregulativ. Statistikken bygger på en inndeling som benyttes i KOSTRA-rapporteringen, som er mer aggregert enn den inndelingen som kommunens gebyrregulativ er lagt opp etter. Tabell 4 Statistikk over mottatte byggesøknader i Lørenskog kommune Rammetillatelser Ett-trinns tillatelser Uten ansvarsrett IG Midl. Brukstillatelse Ferdigattest SUM Kilde: E-post datert SELVKOST BYGGESAK Side 28

46 Virksomhetsleder opplyser at de også tar høyde for selvkostfondet i budsjetteringen av gebyrinntektene. Det innebærer at gebyrinntektene justeres opp/ned ettersom selvkostfondet er negativt/positivt, med sikte på å gjenvinne balanse i selvkostfondet. For eksempel har kommunen de senere årene budsjettert med økte gebyrinntekter til inndekning av underskuddet på 28 mill. kr før Tilsvarende gir kommunen uttrykk for at de, på bakgrunn av et positivt selvkostfond i 2017, fremover vil legge opp til et selvkostresultat med underskudd. Dette medfører ifølge kommunen at de budsjetterte gebyrinntektene vil justeres ned fra dagens nivåer. 6.4 Driftskostnader Utgangspunktet for selvkost er at kommunen kun kan ta med henførbare kostnader i gebyrgrunnlaget. Innen byggesak er dette de kostnader som er nødvendige for av saksbehandling og de lovpålagte oppgavene etter plan- og bygningsloven (forhåndskonferanse, tilsyn, ulovlighetsoppfølging, etc.). Med andre ord vil det være karakteren av arbeidsoppgavene som avgjør om, og eventuelt hvor stor andel av kostnadene som kan finansieres med gebyrinntekter. Ifølge kommunens budsjettkalkyler består driftskostnader av direkte driftsutgifter, indirekte kostnader og direkte kapitalkostnader, slik tabellen under illustrerer. I den videre undersøkelsen ser revisjonen nærmere på komponentene som inngår i de tre kostnadselementene, med utgangspunkt i budsjettkalkylen for Tabell 5 Driftskostnader Direkte driftsutgifter (D) Indirekte kostnader (I) Direkte kapitalkostnader (K) Driftskostnader (DK) Kilde: Forkalkyle (i tusen kroner) SELVKOST BYGGESAK Side 29

47 6.4.1 Direkte driftsutgifter (kjerneprodukt) Direkte driftsutgifter er de kostnader som kan direkte relateres til selvkosttjenesten (kjerneproduktet). Tabell 6 viser de kostnader som inngår i direkte driftsutgifter: Tabell 6 Direkte driftsutgifter i) Direkte lønn ii) Varer og tjenester iii) Overføringsutgifter Direkte driftsutgifter Kilde: Forkalkyle (i tusen kroner) i) Direkte lønn Lønn er den største kostnaden som inngår i direkte driftsutgifter, og utgjør omtrent 85 prosent av budsjettet i Lønnskostnadene ble budsjettert til 8,4 mill. kr, fordelt på 9,2 årsverk. Kommunen utdyper at bemanningen er estimert, basert på en vurdering av ulike matematiske prognosefremskrivninger (per juni 2016), samt kjent informasjon om fjorårets fem siste måneder (august desember 2016). Informasjonen brukes til å budsjettere lønnskostnader som kan henføres byggesak (direkte lønn), med utgangspunkt i stillingsandel og lønn for den enkelte ansatte. Ved endring i forutsetningene i etterkant av prognosene, blir direkte lønn i budsjettet korrigert deretter. Det er altså en samlet vurdering som ligger til grunn for prognosen og fastsettelsen av direkte lønn, og ikke bare beregninger. Lønnskostnadene omfatter alle stillinger registrert på plan- og byggesaksbehandling (tjeneste 30400). Hvor stor andel av den enkeltes lønnskostnad som tas med i selvkost er gitt ved andelen av stillingen som føres på denne tjenesten. I tabellen under fremkommer de stillinger som er lagt til grunn i gebyrgrunnlaget for SELVKOST BYGGESAK Side 30

48 Tabell 7 Stillingsoversikt byggesak 2017 Stillingstype Stillingsandel selvkost (tjeneste 30400) Årsverk Virksomhetsleder 40 % 0,4 Avdelingsleder 100 % 1,0 Saksbehandler (6 ansatte) 600 % (6 x 100 %) 6,0 Konsulent I 70 % 0,7 Konsulent II 60 % 0,6 Konsulent III 50 % 0,5 SUM 9,2 Kilde: Forkalkyle 2017 Tabell 7 viser at stillingsandelene varierer fra 40 prosent til 100 prosent. Byggesaksavdelingens seks saksbehandlere og leder er angitt med en stillingsandel på 100 prosent, noe som betyr at kommunen har vurdert at alle aktiviteter som utføres av disse ansatte kan henføres til selvkost. I kommunens stillingsbeskrivelse for saksbehandler er det oppgitt at saksbehandlerne disponerer 55 prosent av et årsverk på aktiviteter som er direkte relatert til byggesak, herunder 30 prosent på saksbehandling, 7 prosent på klagesaker, 10 prosent på tilsyn og 8 prosent på ulovlighetsoppfølging (e-post, ). De gjenstående 45 prosent går til aktiviteter som er indirekte relatert til byggesak (publikumsveiledning, avklaring, ulike nettverk for byggesaker, kurs, seminar, møter, administrative arbeider, osv.). Det opplyses i intervju at kommunen ikke tar et særskilt gebyr for klagesaksbehandling, men at kostnadene for dette fordeles på de gebyrlagte sakene. Årene 2015, 2016 og 2017 behandlet kommunen henholdsvis 8, 9 og 14 klagesaker (SSB tabell 11213). Stillingsbeskrivelsen for avdelingsleder viser at avdelingsleder fordeler arbeidstiden jevnt mellom direkte saksrelatert arbeid (kvalitetskontroll av vedtak og gebyr, avklaring, møte med utbyggere, publikumsveiledning) og administrasjon relatert til byggesak (hovedansvar for tilsyn og ulovlighetsoppfølging, kompetanseheving, budsjett- og gebyrberegning, personalansvar). I intervju opplyser kommunen at avdelingsleder ikke deltar i arbeidet med økonomi- og kommuneplan. Dette ansvaret tillegges virksomhetsleder. SELVKOST BYGGESAK Side 31

49 Virksomhetsleders (regulering, byggesak og geodata) stillingsandel til byggesaksavdelingen er i 2017 satt til 40 prosent. Arbeidsoppgavene til virksomhetsleder omfatter hovedansvar for budsjett og økonomi for byggesaksavdelingen, avklaringer mellom ulike instanser vedrørende byggesak, møter med utbyggere og personalansvar for avdelingsleder. De øvrige tre stillingene er konsulenter, som i hovedsak utfører publikumsveiledning (både på telefon og ved oppmøte). Konsulent I og II, henholdsvis 70 prosent og 60 prosent, fungerer i tillegg som brukerstøtte for saksbehandlere og ledere (alle tre avdelinger), samt at de bidrar innen saksbehandling, fakturering, utsendelse av post, innkjøp av rekvisita og digitalisering av arkivsystem (e-post, ). Revisjonen får videre i samtale med spesialrådgiver budsjett- og finansseksjonen opplyst at stillingsandelene representerer den andelen av tiden som de enkelte ansatte forventes å bruke på aktiviteter som kan relateres til byggesak. Kommunen fører ikke timelister, men det opplyses at stillingsandelene baserer seg på kvalifiserte antakelser og vurderinger. Stillingsandelene blir ifølge kommunen vurdert i forbindelse med utarbeidelsen av budsjettkalkyle hvert år og enkelte ganger ved utarbeidelse av selvkostregnskap. ii) Varer og tjenester I 2017 er det i budsjettkalkylen satt av om lag kr til varer og tjenester 8. Summen dekker kjøp av diverse varer og tjenester, i hovedsak til konsulenttjenester, opplæring og inventar og utstyr. En stikkprøve av faktiske kjøp på disse konti (største transaksjoner i 2017) viser at kjøpene helt overordnet synes å relatere seg til byggesak. iii) Overføringsutgifter Lørenskog kommune budsjetterte ingen overføringsutgifter i Konto SELVKOST BYGGESAK Side 32

50 6.4.2 Indirekte kostnader (støttefunksjoner) Indirekte kostnader kan ikke direkte kobles til kjerneproduktet som brukeren skal betale for, gjerne kalt interntjenester. Dette omfatter tjenester som understøtter eller komplementerer de direkte brukerrelaterte tjenestene, for eksempel elektrisitet, regnskap, revisjon og sentral opplæring. En andel av kostnader for slike aktiviteter kan inndekkes av gebyrer. I Lørenskog kommune består indirekte kostnader av direkte driftsutgifter (netto) knyttet til interntjenester, samt indirekte avskrivningskostnader og indirekte kalkulatorisk rente (Tabell 8). Tabell 8 Indirekte kostnader Indirekte driftsutgifter (netto) Indirekte avskrivningskostnad Indirekte kalkulatorisk rente Indirekte kostnader Kilde: Forkalkyle (i tusen kroner) Lørenskog kommune har i 2017 ikke budsjettert indirekte kostnader på bakgrunn av kartlegging/vurdering av kostnader og aktivitetsnivå, da nøkler for fordeling av indirekte kostnader var under videreutvikling. Fordelingsnøklene ble den gang vurdert som upresise. I mangel av bedre anslag, har kommunen lagt til grunn faktiske indirekte kostnader fra 2015, pluss en økning tilsvarende lønns- og prisvekst, til å fastsette de indirekte kostnadene i budsjettkalkylen for Gjennomgangen av faktiske indirekte kostnader for 2015 (etterkalkyle Momentum) viser at majoriteten av utgiftene relaterer seg til aktiviteter som nyttiggjøres av flere avdelinger/enheter i kommunen (fellesutgifter), herunder kontroll og revisjon, administrasjon (eks. kommunal kantinedrift, dokumentsenteret, IKT-drift, regnskapsseksjon og juridisk seksjon) og administrasjonslokaler. Slike utgifter blir i Lørenskog kommune fordelt på alle selvkosttjenestene, basert på fordelingsnøkler. Tjenestene belastes dermed med en andel av kostnadene som skal gjenspeile dens bruk av aktiviteten. Fordelingsnøklene er beregnet ut ifra den enkelte tjenestes forventede beslag på ressursen, målt i for eksempel andel brutto driftsutgifter, andel årsverk, andel ansatte og andel datamaskiner. I Momentums kalkyler er det også lagt inn en liste over de aktiviteter som faller under indirekte kostnader, med tilhørende fordelingsnøkkel som gjelder for aktiviteten. SELVKOST BYGGESAK Side 33

51 6.4.3 Direkte kapitalkostnader I tabellen under fremkommer de kostnader som inngår i kommunens kapitalkostnader i perioden Tabell 9 Direkte kapitalkostnader Avskrivningskostnad Avskrivningskostnad fremtidige investeringer Kalkulatorisk rente fremtidige investeringer Direkte kapitalkostnader Kilde: Forkalkyle (i tusen kroner) Lørenskog kommune tar med både avskrivningskostnad og kalkulatorisk rente i kapitalkostnader, som til sammen utgjør kr i Kapitalkostnadene kommer fra et fireårig forprosjekt om digitalisering av byggesaksarkiv ( ). Nettokostnad for investeringen er 5 mill. kr Særlig om behandling av nedsatt gebyr ved oversittelse av 12-ukersfristen Kommunen skal behandle byggesøknaden når fullstendig dokumentasjon foreligger, og søknaden skal være ferdigbehandlet senest 12 uker etter at fullstendig søknad er mottatt. For hver uke kommunens saksbehandling overskrider 12-ukersfristen, skal kommunen tilbakebetale søker 25 prosent av det totale gebyret, jf. byggesaksforskriften 7-6. Kostnadene ved kommunens oversittelse av 12-ukersfristen kan ikke pålegges brukerne. Lørenskog kommune overskrev den lovpålagte 12-ukersfristen for en sak i 2014, to saker i 2015, og ingen saker i 2016 (SSB Tabell 11211). Kommunen har i sine kalkyler ikke korrigert for et eventuelt økonomisk tap ved oversittelse av 12-ukersfristen. Dette medfører at søkere har måttet dekke kommunens inntektstap ved fristoversittelser. SELVKOST BYGGESAK Side 34

52 7 SELVKOST FOR DEN ENKELTE SAKSTYPE 7.1 Innledning Kommunen skal på byggesaksområdet, til forskjell fra andre selvkostområder, også ivareta kravet om selvkost i den enkelte sak. Det er akseptert, og ansett som hensiktsmessig, at kommuner priser de enkelte saker etter standardiserte satser per sakstype. En slik prissetting forutsetter at standardsatsene baserer seg på selvkost for den enkelte sakstype (KRD 2009, 5), og at kommunen dokumenterer at gebyrsatsene noenlunde treffer gjennomsnittskostnaden for de enkelte sakstyper (KRD 2009, 10). Dette skal bidra til at gebyrsatser i regulativ ikke overstiger de gjennomsnittlige utgiftene kommunen har til behandling av de ulike typer saker. Sivilombudsmannen understreker at bevisbyrden for at selvkostprinsippet blir overholdt tilfaller kommunen (Sivilombudsmannen sak 2007/1279). 7.2 Beregning og dokumentasjon av gjennomsnittskostnader Lørenskog kommune vedtok i 2010 et gebyrregulativ, som var gjeldende i til sammen syv år. Høsten 2017 valgte kommunen å ta i bruk et nytt gebyrregulativ. Figuren under viser tidsperioden som de to gebyrregulativene var gjeldende. Figur 5 Gebyrregulativ (tidsperiode) Gebyrregulativ gjeldene fra 2010 til høst 2017 Fra og med 2010 til høsten 2017 benyttet kommunen et gebyrregulativ med samme struktur, det vil si samme oppbygning og inndeling av sakskategorier. I gebyrregulativet ble det lagt opp til en lineær sammenheng mellom areal og gebyrets størrelse for andre bygg, tilbygg og påbygg. Sivilombudsmannen har tidligere uttalt seg kritisk til denne beregningsmåten for gebyrer, fordi det kan medføre at tiltakshavere for store bygg må betale mer enn hva som er selvkost for behandlingen av saken (Sivilombudsmannens årsmelding for 2006 s.304, ombudsmannssak 2005/1486). Kommunen opplyser i intervju at det ble foretatt beregninger og vurderinger av gebyrstørrelsene i 2010, men at gebyrregulativ etter dette ikke er basert på nye beregninger. I intervjuet kom det videre frem at kommunen ikke kan dokumentere at de gjennomsnittlige utgiftene for de enkelte sakstyper ligger til grunn for fastsettelsen av gebyrsatsene i regulativet. Det opplyses også om at SELVKOST BYGGESAK Side 35

53 dette regulativet heller ikke fungerte godt, hvor blant annet manglende samsvar mellom gebyr og kostnad ble trukket frem som en årsak. Gebyrregulativ gjeldende fra høst 2017 Høsten 2017 utarbeidet kommunen et nytt gebyrregulativ med en ny struktur, grunnet svakheter i det forrige regulativet. Det nye regulativet er omstrukturert for å gi bedre samsvar mellom gebyr og kostnad for de ulike sakstypene, samt gjøre det lettere å dokumentere prinsippet om selvkost i den enkelte sakstype. Endringen i det nye gebyrregulativet innebærer at det benyttes faste priser for de ulike søknadspliktige tiltakene, istedenfor prissetting ut fra areal på tiltaket som i tidligere gebyrregulativ (kommunestyresak 080/17). Ifølge kommunen er det foretatt en gjennomgang av selvkostberegninger for de ulike sakstypene i forbindelse med utarbeidelse av nytt regulativ. Kommunen har blant annet kartlagt, gjennom samtaler med saksbehandlere, antallet timer som i gjennomsnitt brukes på de enkelte sakstypene. Dette ble benyttet som grunnlag for å anslå de gjennomsnittlige kostnadene til hver sakstype, og deretter vektlagt i fastsettelsen av gebyrsatsene i det nye regulativet. Dokumentasjon på disse beregningene foreligger imidlertid ikke, fordi den ansvarlige for beregningene ikke lenger jobber i kommunen. Dokumentasjonen er ikke lagret på et område som er tilgjengelig for kommunen. Kommunen har forsøkt å innhente dokumentasjonen, uten å lykkes. Byggesaksavdelingen har i forbindelse med forvaltningsrevisjonen utarbeidet prinsipper for beregning av gebyrregulativ 2019 for byggesaker, som er oversendt revisjonen. Grunnlag for gebyrberegningen er budsjettet, befolkningsprognoser, samt tidsbruk i de enkelte type saker. Til grunn for gebyrregulativ 2019 er det lagt opp til at gebyrene for de enkelte sakstyper skal beregnes etter en timepris og gjennomsnittlig tidsbruk for hver enkel type sak. Ifølge kommunen skal denne beregningsmetoden bidra til at kommunen kan dokumentere at deres gebyrer baserer seg på gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype. SELVKOST BYGGESAK Side 36

54 7.3 Gebyrutvikling For å sikre at kommunen fastsetter gebyrer som samsvarer med kostnadene, er det viktig at kommunen baserer gebyrene på beregnede gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype. Vi vil nå vise utviklingen i gebyrnivået i Lørenskog kommune for perioden Denne utviklingen beskrives som årlig endring i gebyrnivå og som akkumulert endring fra gebyrnivået i Tabell 10 Endring i gebyrsatser i % a 2017b 9 Årlig endring - 46 % 3 % 4 % 0 % 0 % 0 % 0 % 1,8 % 10 Akkumulert endring siden % 50,4 % 56,4 % 56,4 % 56,4 % 56,4 % 56,4 % 59,2 % Eks. Enebolig (200 m2) Kilde: Gebyrregulativ og årsbudsjett. Tabell 10 viser at gebyrsatsene samlet har økt med 56,4 prosent fra 2010 til høsten Endringen skyldes årlige økninger i , hvorav 46 prosent i 2011, 3 prosent i 2012 og 4 prosent i Denne gebyrutviklingen gjelder for samtlige sakstyper. Med andre ord har alle sakstypene fra 2010 og frem til høsten 2017 hatt den samme prosentvise økningen i gebyrsatsene. Brorparten av økningen i gebyrnivået i perioden stammer fra 2011, der byggesaksgebyrene økte med 46 prosent i forhold til 2010-nivå. Bakgrunnen for økningen var at utbyggingstjenesten 11 over flere år hadde gått med betydelige underskudd 12. Kommunen foreslo derfor en større økning i gebyrsatsene for å dekke underskuddet. I årsbudsjett for 2011 forklarer rådmannen videre at de foreslåtte gebyrsatser ikke reflekterer kostnadene ved tjenestene, men hva kommunen velger å ta inn i inntekter for de forskjellige tjenestene (Årsbudsjett 2011, 75). Med andre ord antyder rådmannen at gjennomsnittskostnader ikke ble lagt til grunn i fastsettelsen av gebyrsatsene i I 2017 gjaldt to gebyrregulativ. Det første gebyrregulativet (2017a) ble avløst av et nytt gebyrregulativ høsten 2017 (2017b). 10 Gebyrsatsene for de ulike sakstyper i det nye gebyrregulativet har økt med ulik prosentsats. 1,8 % gjenspeiler prosentvis økning for oppføring av enebolig (200 m2). 11 Byggesaksavdelingen var organisert under utbyggingstjenesten på den tiden. 12 I 2008 og 2009 var korrigert underskudd ved utbyggingstjenesten henholdsvis 8 og 9,5 mill. kr. SELVKOST BYGGESAK Side 37

55 I 2012 og 2013 ble gebyrene justert for lønns- og prisvekst, noe som gir en økning på henholdsvis 3 prosent og 4 prosent. Fra 2013 til høsten 2017 opprettholdte kommunen det samme gebyrnivået. I intervju forteller kommunen at de bevisst har valgt å ikke øke byggesaksgebyrene etter 2013, grunnet politiske hensyn, samt tilpasning i forhold til utvikling i selvkostfond. I rådmannens forslag til årsbudsjett 2015 begrunner rådmannen også dette med at gebyrsatsene allerede er høye, og ser det som ugunstig med ytterligere økninger (Årsbudsjett 2015, 15). Sammenlikning av gebyrsatser i de to gebyrregulativene Høsten 2017 tok kommunen i bruk et nytt gebyrregulativ. I Tabell 11 sammenliknes priser i det gamle og det nye regulativet for noen utvalgte byggetiltak. Tabell 11 Sammenlikning av gebyrsatser mellom gammelt og nytt gebyrregulativ Byggetiltak a 2017b Endring i prosent Enebolig (200 m2) ,8 % Blokk (50 boenheter) * * 97,9 % Næringsbygg (500 m2) * * -1,6 % Garasje (100 m2) * ,8 % Riving (enebolig 200 m2) 6 897* ,5 % Frittstående skilt ,7 % Forhåndskonferanse ,9 % Kilde: Gebyrregulativ *Revisjonens beregninger basert på gjeldende areal- og enhetssatser. Ifølge kommunen skal de foreslåtte endringene i det nye gebyrregulativet medføre en pris for behandling av de ulike søknadstypene som er mer i tråd med hva det faktisk koster kommunen å behandle sakstypene. Tabell 11 viser at omleggingen stort sett resulterte i økte gebyrer for de utvalgte byggetiltakene. Gebyret for behandling av søknad om blokk på 50 boenheter økte for eksempel med 97,9 prosent, fra kr til kr. Rådmannen opplyser i sakspapirene til kommunestyret at det nye gebyrregulativet bygger på en rekke forutsetninger. Den økte befolkningsveksten de kommende årene vil medføre at flere og mer kompliserte saker i fremtiden, noe som igjen resulterer i mer arbeid og at flere involveres i saksbehandlingen. I tillegg er det tatt høyde for at antall klager på byggesaksvedtak er forventet å øke, samt at kommunen ønsker å prioritere tilsyn og veiledning til brukere i en tidlig fase. SELVKOST BYGGESAK Side 38

56 8 VURDERING Etter plan- og bygningsloven 33-1 har kommunene hjemmel til å kreve gebyrer for arbeid som loven pålegger kommunen å utføre. Gebyrinntektene kan ikke være høyere enn de kostnader som er nødvendige for å produsere tjenesten (selvkost). Selvkost på byggesak skiller seg fra selvkost for vann, avløp og renovasjon. Mens byggesak er noe en innbygger gjør en eller noen få ganger i løpet av livet, er vann, avløp og renovasjon tjenester som hvert år leveres til alle boliger i en kommune. Selvkostområdet for byggesak reiser i tillegg noen særlige utfordringer siden selvkostprinsippet ikke bare krever at den enkelte sektor drives uten fortjeneste, men at selvkost også skal tilstrebes i den enkelte sakstype, jf. forarbeidene til plan- og bygningsloven 33-1 (Ot.prp. nr. 45 ( ). Revisjonen bemerker at selvkostregelverket på byggesaksområdet per i dag er uklart og at det etter revisjonens vurdering ikke er god nok veiledning på området. KMDs retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester fra 2014 (H-3/14) blir for generell når den skal favne veldig ulike selvkostområder. Dette får særlige konsekvenser på byggesaksområdet, som skiller seg fra de øvrige selvkostområder. Slik revisjonen ser det, er det behov for et mer oversiktlig og tydeligere regelverk, samt veiledning avgitt særskilt mot selvkost på byggesaksområdet. Departementet arbeider med nye prinsipper for beregning av selvkost i den nye kommuneloven, som forhåpentligvis vil bidra til en bedre og mer ensartet praksis i kommunene. Lørenskog kommune praktiserer full kostnadsdekning. Administrasjonen skal da dekke inn alle henførbare kostnader under selvkost. Det betyr at i tillegg til kostnader for saksbehandlingen i den enkelte sak, vil også overheadkostnader som f.eks. tilsyn, veiledning av innbyggere og ulovlighetsoppfølging dekkes av gebyrene som søkerne betaler. Lørenskog kommune har fått betydelige overskudd i perioden Lørenskog kommune er en kommune som kjennetegnes med høy befolkningsvekst. Ifølge administrasjonen har befolkningsveksten og utbyggingstakten de siste årene vært langt høyere enn antatt, og det har videre vist seg vanskelig å forutse utbyggingstakten. Erfaringsmessig varierer også sakene både i antall og omfang fra år til år. Disse usikkerhetsmomentene mener administrasjonen gjør kommunens budsjett- og prognosearbeid innen selvkost på byggesaksområdet svært utfordrende. Undersøkelsen viser at byggesakstjenesten har gått med betydelig overskudd i perioden , henholdsvis 10,2 mill. kr, 7,0 mill. kr, 9,3 mill. kr, 7,5 mill. kr og 4,6 mill. kr. Dermed hadde kommunen et samlet overskudd i perioden på nærmere 39 mill. kr, noe som tilsvarer en gjennomsnittlig dekningsgrad på 187,2 prosent. Årsaker til overskuddet er at kommunen planla å dekke inn tidligere års underskudd på 28 mill. kr og at byggeaktiviteten var større enn forventet i perioden. Overskuddet er i sin helhet ført mot fond. Selvkostfondet på byggesaksområdet har med dette gått fra et underskudd på 28 mill. kr i 2013, til balanse (0 kr) i 2015 og deretter til et overskudd SELVKOST BYGGESAK Side 39

57 på 12 mill. kr i Dette betyr at de aktuelle søkerne i perioden har blitt belastet med gebyrer som er vesentlig høyere enn kostandene for å behandle sine søknader. De har i praksis betalt for sine søknader, i tillegg til å subsidiere tidligere og fremtidige søkere med flere millioner kroner. Revisjonen vil bemerke at selvkostfond er en regnskapsteknisk måte å regulere svingninger i resultatet på opp mot fondet. Slike svingninger (overskudd eller underskudd) kan skyldes at man ikke har truffet helt ved beregning av gebyrenes størrelse det enkelte år, eller at saksmengden ikke ble helt som forutsatt. For byggesaksområdet er det viktig at kalkylene (hva det koster å produsere den enkelte sakstype i regulativet) danner grunnlaget for gebyrene. Disse må basere seg på vurderinger av hva de enkelte sakstypene koster, se nærmere om dette i kriteriekapittelet punkt 3.6. Det er revisjonens oppfatning at dersom kommunen hadde gjort de nødvendige overveielser av kostnadene for den enkelte sakstype i regulativet, vil gebyrene truffet bedre med kostnadene, og kommunen kunne i større grad unngått de store svingningene i resultatet, se nærmere om dette nedenfor. Etter revisjonens vurdering bør ikke kommunen dekke inn tidligere års underskudd ved å beholde et høyere gebyrnivå enn det det koster å behandle byggesøknader det enkelte år. Dette fører i tilfelle til at det er neste års søkere som må dekke dette underskuddet. Revisjonen vurderer det slik at om kommunen skal sikre at kravet om at den enkelte søker skal betale for hva det koster å behandle sin sak blir ivaretatt, bør ikke kommunen videreføre denne praksisen. I tillegg kan kommunens praksis vanskelig forsvares ut fra prinsippet om at det er kostnaden til den enkelte sakstype som regulativet skal bygge på. Her støtter revisjonen seg også til Sivilombudsmannens uttalelse i sak 2007/953 der han uttaler: «Kommunen må [ ] utforme gebyrregulativet slik at gebyret i en konkret sak ikke på urimelig måte overstiger de faktiske (faste og variable) kostnadene i sakens anledning». Lørenskog kommune mangler dokumentasjon på gjennomsnittskostnader Det som skiller byggesak som selvkostområde fra andre selvkostområder, er at innenfor byggesak må man også forholde seg til selvkost for den enkelte sak/sakstype. I forarbeidene til plan- og bygningsloven 33-1 (Ot.prp. nr. 45 ( ) slås det fast at selvkostprinsippet ikke bare krever at den enkelte sektor drives uten fortjeneste, men at selvkost også skal tilstrebes ved gebyrileggelse i den enkelte sak. Selvkost for den enkelte sak innebærer i grove trekk at prisen skal tilpasses kostnader påløpt i den konkrete sak. Det forventes ikke at gebyret må beregnes nøyaktig på bakgrunn av kartlegging av ressursbruk og påløpte kostnader til hver enkelt sak. Kommunen kan ha standardiserte satser. En prising etter standardiserte satser for saker med påløpte kostnader betydelig under over middelkostnaden for sakstypen anses ikke å være i tråd med regelverket, jf. tolkningsuttalelse fra Kommunal- og regionaldepartementet juni Kommunen må med andre ord kunne dokumentere de valgte gebyrsatsene og at de tilnærmet treffer gjennomsnittskostnaden for de enkelte sakstyper. Sivilombudsmannen understreker at forvaltningen har bevisbyrden for at selvkostprinsippet er overholdt. SELVKOST BYGGESAK Side 40

58 Som omtalt over hadde kommunen et overskudd på 39 mill. kr i perioden. Kostnadsdekningsgraden for det enkelte år i perioden ligger på mellom 142,6 og 219,9 prosent. Kommunen har i perioden fra 2013 til 2017 hatt samme gebyrregulativ og satser. Et gebyrnivå som år etter år ikke samsvarer med kostnaden som kommunen har på området, mener revisjonen i seg selv er en indikasjon på at kommunen ikke har gode nok rutiner for å fastsette gebyrsatsene. Kommunen har hatt to gebyrregulativ i perioden Det første regulativet gjelder fra 2010 til høsten Undersøkelsen viser at kommunen ikke har tilgjengelig dokumentasjon på hvordan gebyrene for de enkelte sakstypene er beregnet, og kan heller ikke redegjøre for hvordan dette ble gjort. Etter revisjonens vurdering er det kritikkverdig at Lørenskog kommune i syv år ( ) har benyttet et gebyrregulativ hvor det ikke kan dokumenteres samsvar mellom gebyret og beregning av selvkost på sakstypenivå. Kommunen utarbeidet høsten 2017 et nytt gebyrregulativ, grunnet svakheter i det forrige regulativet. Det nye regulativet medførte stort sett økte gebyrer. Ifølge kommunen bygger det nye gebyrregulativet på beregninger av gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype. Dokumentasjon på disse beregningene foreligger imidlertid ikke, fordi dokumentasjonen ikke er lagret i kommunenes systemer slik at det er tilgjengelig og etterprøvbart. Revisjonen ser det som svikt i kommunens rutiner at dokumentasjon på gjennomsnittskostnader heller ikke foreligger for det nye regulativet. Etter revisjonens vurdering er det positivt at kommunen i forbindelse med forvaltningsrevisjonen har igangsatt et arbeid for å dokumentere gjennomsnittskostnadene for den enkelte sakstype. Dette vil bidra til å sikre at kommunen fastsetter standardgebyrer basert på gjennomsnittskostnader, og dermed ivaretar kravet om selvkost for den enkelte sakstype. Revisjonen vil avslutningsvis legge til at saker om selvkost stadig er gjenstand for vurdering hos sivilombudsmannen. Han gir utrykk for at kommunene har dokumentasjonsplikten, men likevel er det vanskelig for den enkelte borger å sette seg inn i om selvkostprinsippet er etterlevd. Det reiser vanskelige problemstillinger og avveininger som krever innsikt i kommunenes økonomi som folk vanligvis ikke sitter inne med, se uttalelse i sak 2008/953. På denne bakgrunn er det derfor revisjonens oppfatning at dette stiller ekstra krav til administrasjonen som regelforvalter og de folkevalgte som vedtar gebyrregulativet. SELVKOST BYGGESAK Side 41

59 Lørenskog kommune tar i all hovedsak med kostnader som plan- og bygningsloven gir anledning til, men bør korrigere for kostnader ved klagesaksbehandling og fristoversittelser Gebyrgrunnlaget skal kun bestå av kostnader som kan relateres til oppgaver som kommunen etter plan- og bygningsloven må utføre. Undersøkelsen viser at Lørenskog kommune i det alt vesentlige tar med kostnader som kan relateres til oppgaver etter plan- og bygningsloven, men at kommunen ikke har korrigert for kostnader til klagesaksbehandling. Årene 2015, 2016 og 2017 behandlet kommunen henholdsvis 8, 9 og 14 klagesaker. Klagesaksbehandling er hjemlet i forvaltningsloven, og kan dermed ikke inngå i gebyrgrunnlaget for byggesak. Konsekvensen av at kommunen ikke har korrigert for dette, er at gebyrgrunnlaget i perioden har vært noe høyere enn det er hjemmel for, men det er ikke tale om store kostnader. Kommunen har heller ikke korrigert for økonomisk tap ved oversittelse av frister. Dette medfører at søkere må dekke kommunens inntektstap ved fristoversittelser. I 2017 overskred kommunen den lovpålagte 12-ukersfristen i seks saker. Det utgjør ikke store kostnader, men det er på prinsipielt grunnlag viktig at kommunen korrigerer for dette i gebyrgrunnlaget. SELVKOST BYGGESAK Side 42

60 KILDELISTE Lover, forskrifter, forarbeider og tolkningsuttalelser - Lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (Plan- og bygningsloven) - Ot.prp. nr. 45 ( ) Om lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (byggesaksdelen) - NOU 2005:12 Mer effektiv bygningslovgivning II - Rt 2004 s 1603 Høyesterettsdom om gebyr - Kommunal- og moderniseringsdepartmentet rundskriv H-3/14 (2014) om nye retningslinjer for beregning av selvkost (og tidligere rundskriv H-2140) - Fortolkningsuttalelse fra Kommunaldepartementet datert 12. juni 2009, 6. januar 2010 og Sivilombudsmannens uttalelser om selvkost, hovedsakelig i sakene 2007/953 og 2007/ Fylkesmannens uttalelse til Romerike revisjon datert Dokumenter fra kommunen - Beskrivelse av byggesaksavdelingens hovedoppgaver - Stillingsbeskrivelser for byggesaksansatte - Rutiner på byggesaksområdet - Saksfremlegg nytt gebyrregulativ 2017 (kommunestyresak 080/17) - Budsjettkalkyle (forkalkyle) , Momentum - Etterkalkyle , Momentum - Selvkostnote Gebyrregulativ Prinsipper for beregning av gebyrregulativ Statistikk over antall behandlede byggesaker - Ansattoversikt byggesak - Grunnlagstall budsjettkalkyle 2017(prognose) - Kommuneplan Del 1 Mål og handling Kontakt med kommunen - Telefonsamtale avdelingsleder for byggesak, Telefonsamtale virksomhetsleder regulering, byggesak og geodata, Møte med spesialrådgiver for budsjett- og finansseksjonen, Møte med virksomhetsleder regulering, byggesak og geodata, avdelingsleder for byggesak og spesialrådgiver for budsjett- og finansseksjonen, Møte med kommunaldirektør teknisk sektor, virksomhetsleder regulering, byggesak og geodata, avdelingsleder for byggesak og spesialrådgiver budsjett- og finansseksjonen, SELVKOST BYGGESAK Side 43

61 - Møte med spesialrådgiver teknisk sektor, virksomhetsleder regulering, byggesak og geodata, avdelingsleder for byggesak og spesialrådgiver budsjett- og finansseksjonen, SELVKOST BYGGESAK Side 44

62 OVERSIKT OVER TABELLER OG FIGURER Liste over tabeller Tabell 1 Resultat Tabell 2 Selvkostfond Tabell 3 Budsjettkalkyle Tabell 4 Statistikk over mottatte byggesøknader i Lørenskog kommune Tabell 5 Driftskostnader Tabell 6 Direkte driftsutgifter Tabell 7 Stillingsoversikt byggesak Tabell 8 Indirekte kostnader Tabell 9 Direkte kapitalkostnader Tabell 10 Endring i gebyrsatser i % Tabell 11 Sammenlikning av gebyrsatser mellom gammelt og nytt gebyrregulativ Liste over figurer Figur 1 Selvkostprinsippet, definisjon... 6 Figur 2 Finansielle dekningsgrad i prosent, for kommune Lørenskog, Nittedal, Ullensaker og Skedsmo i perioden Figur 3 Histogram med finansiell dekningsgrad i 2017 (Antall = 166) Figur 4 Resultat Figur 5 Gebyrregulativ (tidsperiode) SELVKOST BYGGESAK Side 45

63 SELVKOST BYGGESAK Side 46

64 VEDLEGG 1 RÅDMANNENS HØRINGSSVAR SELVKOST BYGGESAK Side 47

65 SELVKOST BYGGESAK Side 48

66 42/18 Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond - 17/ Forvaltningsrevisjonsrapport - selvkost byggesak - gebyrer og selvkostfond : Faktaark Lørenskog selvkost Forvaltningsrevisjonsrapport nr Selvkost byggesak i Lørenskog kommune. Desember Formål Formålet med undersøkelsen er å undersøke om Lørenskog kommune etterleve gjeldende bestemmelser for beregning av selvkost. Resultat Etter plan- og bygningsloven 33-1 har kommunene hjemmel til å kreve gebyrer for arbeid som loven pålegger kommunen å utføre. Lørenskog kommune praktiserer full kostnadsdekning (100 % selvkost), det vil si gebyrinntektene ikke kan være høyere enn de kostnader som er nødvendige for å produsere tjenesten (selvkost). Undersøkelsen viser at byggesaksavdelingen i perioden hadde et samlet overskudd på nærmere 39 mill. kr, noe som tilsvarer en gjennomsnittlig dekningsgrad på 187,2 prosent. Overskuddet skyldes planlagt inndekking av tidligere års underskudd på 28 mill. kr, samt høyere byggeaktivitet enn forventet. Søkere i perioden har som følge av overskuddet betalt vesentlig mer enn det kostet kommunen å behandle deres saker. Etter revisjonens vurdering bør ikke kommunen dekke inn tidligere års underskudd ved å sette et gebyrnivå som er høyere enn kostnadene ved søknadsbehandling. Selvkost for den enkelte sakstype Departementet slår fast at selvkost innen byggesak også skal tilstrebes ved gebyrileggelse i den enkelte sak. Kommunen kan fastsette standardiserte satser for ulike sakstyper. En slik prising forutsetter at kommunen dokumentere de valgte gebyrsatsene og at de tilnærmet treffer gjennomsnittskostnaden for de enkelte sakstyper. Lørenskog har hatt to gebyrregulativ i perioden Det første regulativet gjaldt fra 2010 til høsten 2017, og det andre etter høsten Undersøkelsen viser at kommunen ikke kan dokumentere samsvar mellom valgt gebyr og gjennomsnittskostnader for noen av regulativene. Etter revisjonens vurdering er det kritikkverdig at slik dokumentasjon ikke foreligger, da kommunen har bevisbyrden for at selvkostprinsippet er overholdt. Henførbare kostnader Gebyrgrunnlaget skal kun bestå av kostnader som kan relateres til oppgaver som kommunen etter planog bygningsloven må utføre. Undersøkelsen viser at Lørenskog kommune i det alt vesentlige tar med kostnader som kan relateres til oppgaver etter plan- og bygningsloven, men at kommunen ikke har korrigert for kostnader til klagesaksbehandling og fristoversittelser. Anbefalinger 1. Rådmannen bør sørge for at gebyrene fastsettes med utgangspunkt i gjennomsnittskostnader for den enkelte sakstype, og fullføre arbeidet med å dokumentere dette. 2. Rådmannen bør sørge for at tidligere års underskudd/overskudd ikke er med i grunnlaget for fastsettelse av gebyrnivået for fremtidige søkere. 3. Rådmannen bør sørge for at kostnader fra klagesaksbehandling og fristoversittelser ikke tas inn i gebyrgrunnlaget.

67 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 43/18 BESTILLE NESTE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den xx.xx.2018 Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon Saksframstilling: Kontrollutvalgsforskriftens 9 sier at kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har i plan for forvaltningsrevisjon identifisert følgende områder som aktuelle for forvaltningsrevisjon: Tema Prioritet Økning i antall eldre Høy prioritert Bestilt Kriseberedskap Middels prioritert Befolkningsvekst, forutsetningene som ligger til Middels prioritert grunn i planene Skolehelsetjenesten/forebyggende helsearbeid Middels prioritert Voksenopplæring Lav prioritet Gebyrinnkreving Lav prioritet Kontrollutvalget er gitt fullmakt til å gjøre endringer i planen ved behov, slik at også andre områder enn det som er prioritert kan velges. Det legges opp til en drøfting i saken hvor kontrollutvalget beslutter tema for neste prosjekt, og bestiller en prosjektplan fra revisjonen. 1

68 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon Lørenskog ENDELIG Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Plan for kontroll og tilsyn. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Lørenskog kommune

69 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon Lørenskog ENDELIG Innhold Innledning... 2 Gjennomførte forvaltningsrevisjoner i forrige periode... 2 Overordnet analyse... 2 Ulike tilnærminger i forvaltningsrevisjoner... 3 Andre kontrollformer... 3 Forvaltningsrevisjoner og andre kontroller... 4 Selvkost... 4 Byggesaksbehandling/forutsigbarhet i plan- og byggesaker... 4 Økning i antallet eldre... 4 Kriseberedskap... 4 Befolkningsvekst, forutsetningene som ligger til grunn i planene... 4 Skolehelsetjenesten/forebyggende helsearbeid... 4 IKT... 4 Voksenopplæring... 5 Gebyrinnkreving... 5 Kommunestyrets vedtak... 5 Rapportering av gjennomført kontroll... 5 Rullering av planen

70 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon Lørenskog ENDELIG Innledning Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Dette er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Formålet med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning, hvor læringsperspektivet står sentralt. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Gjennomførte forvaltningsrevisjoner i forrige periode I forrige periode er følgende forvaltningsrevisjoner og undersøkelser gjennomført: Utvikling i lånegjeld (2013) Investeringsprosjekter (2013) Psykisk helse og rus (2015) IKT-sikkerhet (2016) Overordnet analyse Planen bygger på en overordnet analyse for forvaltningsrevisjon. Analysen er utført av sekretariatet, og kontrollutvalget har vært involvert i prosessen. Analysen har hatt en bred tilnærming. Kilder er KOSTRA, kommunens egne plandokumenter og årsberetninger. Utvalget har også fått innspill fra rådmannen som har gitt sine innspill i kontrollutvalgets møte. Den overordnede analysen har bidratt til å peke på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Overordnet analyse er viktig også utover det som gjelder valg av forvaltningsrevisjoner. Analysen identifiserer flere risikoområder enn det kontrollutvalget har ressurser til å gjennomføre forvaltningsrevisjon på. Kontrollutvalget har imidlertid et bredt spekter av kontrollformer som kan tas i bruk, som orientering fra rådmannen og virksomhetsledere, virksomhetsbesøk og høring for å nevne noen. Analysen kan dermed brukes på flere måter i utvalgets arbeid med kontroll og tilsyn i Lørenskog kommune. I tillegg til at overordnet analyse er viktig som grunnlag for utvalgets kontrollaktiviteter, kan analysen også være et viktig kontrollverktøy i seg selv. Analysen gir en god oversikt over de viktigste virksomhetsområdene til kommunene med identifikasjon av de største risikoene innenfor hvert område. Dette gir kontrollutvalget god innsikt i den kommunale forvaltningen og kommunens utfordringer. Det kan også være at kontrollutvalgets overordnede 2

71 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon Lørenskog ENDELIG analyse kan gi nyttige innspill til kommunens administrasjon når det gjelder internkontrollarbeidet. Ulike tilnærminger i forvaltningsrevisjoner Kontrollutvalget vil utforme formål og problemstillinger for prosjektene ved bestilling av forvaltningsrevisjon. De fleste forvaltningsrevisjoner både i Lørenskog og i landet for øvrig ser på regeletterlevelse. Årsaken til dette kan være at det er enklere å finne kriterier å revidere etter ved å velge lover og regler som utgangspunkt for kontrollen. I regelverket legges det imidlertid vekt på at forvaltningsrevisjon er ulike typer undersøkelser i tillegg til regeletterlevelse som: Økonomi og produktivitet Effektivitet og måloppnåelse Styringsverktøyenes hensiktsmessighet Administrasjonens saksbehandling Resultat av kommunens tjenesteproduksjon I kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon er det tenkt at prosjektene skal ha en variert tilnærming som dekker de fleste typer undersøkelser som nevnt over. Andre kontrollformer Lørenskog kommune bestiller ca. 2 forvaltningsrevisjonsprosjekt i året. Kontrollutvalget tar opp et bredt spekter av saker, og kontroll- og tilsynsoppgavene omfatter mer enn bare revisjon. Kontrollutvalget har da ulike kontrollformer som kan tas i bruk. Dette kan illustreres ved figuren nedenfor, hvor tiltak som krever lite ressurser fra kontrollutvalgets side, slik som orienteringer fra rådmannen, er plassert nederst i trappa. 3

72 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon Lørenskog ENDELIG Forvaltningsrevisjoner og andre kontroller Den nærmere avgrensning av det enkelte prosjekt gjøres av kontrollutvalget ved bestillingen av forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalget har gjort følgende prioritering: Høyt prioritert Selvkost Prosjektets formål er å undersøke om Lørenskog kommune etterlever selvkostregelverket. Kontrollutvalget vil velge selvkostområde ved bestillingen av forvaltningsrevisjonen. Byggesaksbehandling/forutsigbarhet i plan- og byggesaker Formålet er å undersøke om kommunen sikrer god saksbehandling av plan- og byggesaker, og om den gir brukerne god service. Økning i antallet eldre Kontrollutvalget ønsker å se på forholdet mellom institusjonsplasser og hjemmetjenesten. Middels prioritet Kriseberedskap Formålet vil være å undersøke om kommunen har et tilfredsstillende beredskapsarbeid i samsvar med gjeldene regelverk. Kontrollutvalget vil i første omgang be om en orientering for å kunne danne seg en mening om dette er et aktuelt område for forvaltningsrevisjon. Befolkningsvekst, forutsetningene som ligger til grunn i planene En undersøkelse kan se på om beslutningsgrunnlaget til politikerne gir et riktig bilde av utfordringene og de prioriteringer som må gjøres. Skolehelsetjenesten/forebyggende helsearbeid Formålet er å undersøke i hvilken grad skolehelsetjenesten i Lørenskog bidrar i det forebyggende arbeidet for barn og unge. IKT Kontrollutvalgets innfallsvinkel for dette prosjektet vil være å se på den kostnadsmessige effekten av IKT-investeringer. 4

73 43/18 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt - 18/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt : Plan for forvaltningsrevisjon Lørenskog ENDELIG Lavere prioritet Voksenopplæring Formålet vil være å se på om voksenopplæringstilbudet er tilpasset kravet i opplæringsloven om fleksibel og individuelt tilpasset for voksne som har rett på å få slik opplæring. Gebyrinnkreving En undersøkelse vil se på kommunal praktisering av innkreving av gebyr for byggesak og planbehandling. Kommunestyrets vedtak 1. Plan for forvaltningsrevisjon vedtas med følgende endringer: Barnevernstjenesten legges til på listen over høyt prioriterte prosjekter, og det søkes gjennomført en forvaltningsrevisjon på dette området i perioden. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Rapportering av gjennomført kontroll Kontrollutvalget rapporterer fortløpende arbeidet med forvaltningsrevisjon til kommunestyret. I tillegg rapporteres det i utvalgets årsrapport. Kommunestyret fastsetter hvordan den enkelte forvaltningsrevisjon skal følges opp, og kontrollutvalget følger opp vedtakene. Kontrollutvalget skal også avgi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er blitt ivaretatt. Rullering av planen Denne planen er utarbeidet med tanke på forvaltningsrevisjon i kommende 4- årsperiode. I tillegg til løpende vurdering av planen vil kontrollutvalget vurdere om den bør revideres etter 2 år. Kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å fravike de vedtatte prioriteringene i planen basert på slike vurderinger, eller hvis andre forhold tilsier det. 5

74 44/18 Møteplan / Møteplan 2019 : Møteplan 2019 Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 44/18 MØTEPLAN 2019 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget avholder følgende møter i 2019: Torsdag 7. februar Torsdag 21. mars Torsdag 9. mai Torsdag 13. juni Torsdag 26. september Torsdag 12. desember Møtene starter kl. 17:30. Saksframstilling: Det er foreslått 6 møter i 2019, ett mindre enn Årsaken til dette er at 2019 er kommunestyrevalgår. Da vil konstituering av kommunestyret og valg av nytt kontrollutvalg skje i løpet av oktober måned. 12. desember er tenkt som oppstartsmøte for nytt kontrollutvalg. 1

75 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Kontrollutvalgets årsplan for 2019 Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 45/18 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2019 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen for Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2019 til orientering. Vedlegg: Forslag til kontrollutvalgets årsplan for 2019 Saksframstilling: Kontrollutvalget utarbeider hvert år en årsplan. Planen angir hovedmålene for kontrollutvalgets arbeid, og inneholder en strategi for hvordan utvalget ønsker å ivareta oppgavene sine. Planen inneholder også en oversikt over de områder som er prioritert og hvilke kontroll- og tilsynsoppgaver som vil stå i fokus. Sammen med møtekalender og budsjett for kontroll og tilsyn så utgjør årsplanen et viktig styringsdokument for utvalget. Kontrollutvalget har mange oppgaver og virkemidler og årsplanen tar sikte på å gjenspeile dette ved å synliggjøre det totale kontroll- og tilsynsarbeidet. I tillegg har utvalget en oversikt med saker til behandling i hvert møte, som viser planlagt gjennomføring i Denne vil bli oppdatert fortløpende og er tilgjengelig på sekretariatets hjemmeside Forslag til kontrollutvalgets årsplan for 2019 legges frem til behandling i denne saken hvor det legges opp til en konkret gjennomgang av årsplanen i møtet. Kontrollutvalgets årsplan for 2019 vil bli oversendt kommunestyret. 1

76 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Årsplan Lørenskog kontrollutvalg Kontrollutvalgets utarbeider hvert år en årsplan. Planen angir hovedmålene for kontrollutvalgets arbeid, og inneholder en strategi for hvordan utvalget ønsker å ivareta oppgavene sine. Planen inneholder også en oversikt over de områder som er prioritert og hvilke kontroll- og tilsynsoppgaver som vil stå i fokus. Årsplan 2019 Kontrollutvalget i Lørenskog kommune Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS

77 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Årsplan Lørenskog kontrollutvalg Innhold Innledning... 2 Kontrollutvalget i Lørenskog... 2 Møteplan Kontrollutvalgets hovedfokus i Kommunestyre- og fylkestingsvalg Generelt tilsyn med forvaltningen og orienteringer... 3 Følge opp tilsyn fra andre som Fylkesmannen... 3 Undersøkelser... 4 Uttalelse til årsregnskapet... 4 Overordnet analyse... 4 Forvaltningsrevisjoner... 4 Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjoner... 5 Selskapskontroller... 5 Oppgaver knyttet til budsjettbehandlingen... 5 Oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen... 6 Kontrollutvalgets rapportering... 6 Øvrige oppgaver og aktiviteter

78 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Årsplan Lørenskog kontrollutvalg Innledning Kommunene er samfunnets viktigste velferdsprodusenter og forvalter betydelige ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen medfører behov for utstrakt styring og kontroll. Egenkontrollen er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til å styrke allmenhetens tillit til forvaltningen i tillegg til å bidra til at kommunen når de mål som er satt. Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap for å føre løpende kontroll og tilsyn med forvaltningen på kommunestyrets vegne. I samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget er god dialog og informasjonsutveksling sentralt. For at utvalget skal være i stand til å fylle sin funksjon, er det avhengig av bistand og tjenester fra sekretariat, administrasjon og revisjon. Det er viktig å legge til rette for god og åpen dialog som skaper en gjensidig forståelse og klar ansvars- og oppgavefordeling mellom kontrollutvalget, sekretariatet, administrasjonen og revisjonen. Kontrollutvalgets oppgaver er omfattende, og knytter seg både til tilsyn med den kommunale forvaltningen og til tilsyn med revisjonens arbeid og kommunale selskap. Dette innebærer å iverksette forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelser i kommunen, samt påse at kommunens regnskap blir betryggende revidert. Kontrollutvalget har ikke myndighet til å fatte vedtak som binder forvaltningen, og kan heller ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av folkevalgte organer. I hvert møte legger sekretariatet frem en oversikt med saker som skal behandles i møtene fremover. Oversikten vil bli oppdatert fortløpende, og er et viktig plandokument for kontrollutvalget. Her kan rådmannen og revisor foruten publikum følge med på når sakene er planlagt behandlet. Kontrollutvalget i Lørenskog Kontrollutvalget i Lørenskog består av 5 medlemmer. Medlemmer Erik Bratlie, leder Volker Raths Marie Oppegaard Ragnar Kristoffersen, nestleder Thilagawaty Sanmuganathan Varamedlemmer 1. Asbjørn Løken 2. Elisabeth Bødtker Larsen 3. Arild Rambøl 1. Dag Haugland 2. Grethe Nordby Møteplan 2019 Kontrollutvalgets møter avvikles for åpne dører, i tråd med kommunelovens 31. 2

79 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Årsplan Lørenskog kontrollutvalg Kontrollutvalget har vedtatt følgende møteplan for 2019: Torsdag 7. februar Torsdag 21. mars Torsdag 9. mai Torsdag 13. juni Torsdag 26. september Torsdag 12. desember (oppstart av nytt kontrollutvalg) Kontrollutvalget starter sine møter kl. 17:30 og møtene holdes i Lørenskog rådhus. Kontrollutvalgets hovedfokus i 2019 Kommunestyre- og fylkestingsvalg 2019 I 2019 vil det sittende kontrollutvalget avslutte sin periode, og et nytt utvalg vil starte opp. Det sittende utvalget vil avslutte behandlingen av en del saker, mens noen vil bli overført til det nye utvalget. Dette gjelder blant annet oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter. Sekretariatet legger opp til felles opplæring av det nye kontrollutvalg ultimo Det vil bli lagt frem en sak hvor kontrollutvalget kan drøfte erfaringer og komme med innspill til saker og tema som de ønsker å overlevere til nytt kontrollutvalg. Sekretariatet vil også gjennomføre en undersøkelse rettet mot kontrollutvalgene for å samle info om erfaringer og evaluering av arbeidet i kontrollutvalget. Generelt tilsyn med forvaltningen og orienteringer Det generelle tilsynet med forvaltningen gjennomføres i hovedsak gjennom orienteringer fra administrasjonen det tas fortløpende stilling til dette. Henvendelser til kontrollutvalget, utvalgets egne observasjoner og initiativ, samt saker hvor kommunen har vært omtalt i media vil fortløpende bli fulgt opp. Kontrollutvalget vil følge opp kommunestyre saker som er initiert av kontrollutvalget. For å bli kjent med den kommunale forvaltningen, og for at ansatte i kommunen skal bli kjent med kontrollutvalget, kan utvalget besøke ulike kommunale virksomheter. Erfaring viser at virksomhetsbesøk gir et godt innblikk i den kommunale virksomheten. Tilbakemeldinger fra etatene er at også de opplever besøkene som positive. Kontrollutvalget vil vurdere virksomhetsbesøk/orienteringer etter hvert. Følge opp tilsyn fra andre som Fylkesmannen Sekretariatet vil fortløpende legge frem aktuelle og relevante tilsynsrapporter fra Fylkesmannen og andre statlige tilsynsorganer. I tillegg vil sekretariatet legge frem aktuelle og relevante tilsynsrapporter fra Fylkesmannen og andre statlige tilsynsorganer. Fylkesmannen har utført tilsyn med Lørenskog kommune som myndighet på forurenset grunn 3

80 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Årsplan Lørenskog kontrollutvalg Ellers er det ikke planlagt tilsyn i Lørenskog kommune 2. halvår Undersøkelser Kontrollutvalget bestiller mindre undersøkelser fra sekretariatet eller revisjonen etter behov. En undersøkelse vil i all hovedsak dreie om et spesifisert område, saksfelt e.l. Det er ikke planlagt undersøkelse i Lørenskog i 2019, men utvalget tar stilling til dette hvis behovet skulle oppstå. Uttalelse til årsregnskapet Kontrollutvalget har en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte. I henhold til kontrollutvalgsforskriften 7, skal kontrollutvalget på bakgrunn av revisjonsberetningen, avgi en uttalelse om årsregnskapet. Denne skal avgis til kommunestyret, med kopi til formannskapet før dette behandler regnskapet. Kontrollutvalget har et ansvar i forhold til oppfølging av revisjonens merknader. Dette er merknader som er gitt i nummererte brev, jf. forskrift om revisjon 4, 2. ledd. Overordnet analyse Overordnet analyse av kommunens virksomhet vil også stå sentralt i utvalgets arbeid til høsten. Analysene gjøres ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll på de ulike sektorer og virksomheter, og med de ulike selskaper. Forvaltningsrevisjoner Kontrollutvalget har utarbeidet en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Planen ble revidert i Kontrollutvalget har gjennomført følgende forvaltningsrevisjoner i 2018: Byggesaksbehandling Selvkost byggesak Utvalget har bestilt følgende prosjekter i 2018: Økning i antall eldre Kontrollutvalget skal bestille nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt i I revidert plan for forvaltningsrevisjon har utvalget vedtatt følgende områder som aktuelle for forvaltningsrevisjon: Kriseberedskap Befolkningsvekst, forutsetningene som ligger til grunn i planene Skolehelsetjenesten/forebyggende helsearbeid Voksenopplæring Gebyrinnkreving Kontrollutvalget bestiller 2 forvaltningsrevisjoner i året. Kontrollutvalget er gitt fullmakt til å gjøre endringer i planen ved behov, slik at også andre 4

81 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Årsplan Lørenskog kontrollutvalg områder enn det som er prioritert i planen kan velges. Kontrollutvalget vedtar på bakgrunn av prioriteringene i plan for forvaltningsrevisjon konkrete bestillinger av prosjekter i form av en bestillingsdialog med revisjonen i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplan. Kontrollutvalget behandler prosjektrapportene og rapporterer til kommunestyret, og følger deretter opp rapportene i tråd med kommunestyrets vedtak. Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjoner Kontrollutvalget følger opp ca. ett år senere om rapportene er å tråd med kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget innkaller da rådmannen og ber om en orientering om hvilke tiltak som er satt inn for å imøtekomme anbefalinger i rapportene. Kontrollutvalget følger opp følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2019: Byggesaksbehandling Selvkost Selskapskontroller Kontrollutvalget har utarbeidet en plan for gjennomføring av selskapskontroll Det vil bli behandlet rapporter fra selskapskontroller i 2019 i følgende selskaper: Nedre Romerike vannverk IKS Nedre Romerike avløpsselskap IKS Kontrollutvalget har prioritert følgende prosjekt i perioden 2019: Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS) I løpet av 2019 vil det bli tatt stilling til selskapskontroll i flere selskap. Kontrollutvalget vil få en egen sak på bestilling av selskapskontroll i ROKUS. Selskapskontrollen bestilles eksternt for å sikre tilstrekkelig uavhengighet. De fleste selskaper er eid av flere kommuner, og det er enighet om at alle eierkommunenes kontrollutvalg mottar og behandler rapportene. På denne måten deles resultatene. Kontrollutvalget bestiller kontroller for ett halvt år av gangen (revisjonsåret juni-juli). Kontrollutvalget behandler prosjektrapportene og rapporterer til kommunestyret, og følger deretter opp rapportene i tråd med kommunestyrets vedtak. Oppgaver knyttet til budsjettbehandlingen Etter kontrollutvalgsforskriften 18 skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette forslaget bør foreligge tidsnok til at kommunen kan få innarbeidet dette i sine budsjetter. Kontrollutvalget vil behandle denne saken i sitt september møte

82 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Årsplan Lørenskog kontrollutvalg I forslaget ligger rammen for kontrollutvalgets virksomhet, revisjonens virksomhet og sekretariatets virksomhet. Kontrollutvalgets forslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret. Oppgaver knyttet til tilsyn med revisjonen Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Kontrollutvalgsforskriften 4. Følgende rapporter fra Romerike Revisjon IKS er et ledd i arbeidet med å påse at revisjonsordningen er forsvarlig: Oppdragsansvarlig revisorer avgir skriftlige egenvurdering av sin uavhengighet Overordnet revisjonsstrategi fra Romerike Revisjon IKS Rapport på ressursbruk for revisjonsåret 2018/2019 Statusrapport etter interimsrevisjon For øvrig rapporterer Romerike Revisjon om sin virksomhet i hvert kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalgets rapportering Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer fortløpende til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Årsplan for 2019 behandles i siste møte i Rapportene sendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets årsrapport for 2018 behandles i det første møtet i 2019, og oversendes deretter kommunestyret til orientering. Årsrapporten skal gjenspeile kontrollutvalgets samlede aktiviteter. Øvrige oppgaver og aktiviteter Kontrollutvalget har behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper. Det er i budsjettet lagt opp til at utvalget har mulighet til å delta på NKRFs kontrollutvalgskonferanse. Kontrollutvalgene på Romerike har en felles møteplass for kontrollutvalgsarbeidet. Dette holdes i regi av sekretariatet. I januar 2018 ble det holdt en presentasjon om «hvordan bli en bedre bestiller". Et slikt seminar planlegges også i januar 2019, hvor tema vil være digitalisering. Kontrollutvalgslederne på Romerike har også opprettet en egen møteplass hvor de møtes etter behov for å utveksle erfaringer. Kontrollutvalgets leder eller nestleder vil være til stede i kommunestyret når saker som berører kontrollutvalget blir behandlet. 6

83 45/18 Kontrollutvalgets årsplan for / Kontrollutvalgets årsplan for 2019 : Årsplan Lørenskog kontrollutvalg Kontrollutvalget og sekretariatet vil fortsette arbeidet med å informere om kontroll og tilsyn, blant annet gjennom hjemmesiden til sekretariatet På sekretariatets nye hjemmeside er det nå gitt enklere tilgang til saksdokumentene enn tidligere. Lørenskog, Erik Bratlie Kontrollutvalgsleder Samia Esam Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS 7

84 46/18 Orientering fra revisjonen - 16/ Orientering fra revisjonen : Orientering fra revisjonen Arkivsak-dok. 16/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 46/18 ORIENTERING FRA REVISJONEN Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg: Ingen vedlegg Saksframstilling: Under denne saken orienterer revisjonen om det løpende revisjonsarbeidet, og andre aktuelle saker som ellers ikke står på dagsorden. 1

85 47/18 Referater - 15/ Referater : Referater Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Samia Esam Saksgang Møtedato Lørenskog kontrollutvalg Sak 47/18 REFERATER Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg: 1. Oversikt over saker til behandling Oversikt over saker til oppfølging Prosjektplan Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS Saksframstilling: Under denne saken legges referatsakene frem. 1

86 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til behandling Lørenskog 2018 aker til behandling 2018 Kontrollutvalget i Lørenskog kommune Møte I hvert møte eller når kontrollutvalget bestemmer det 1. februar Kl. 17:30 Saker Rapportering fra revisjonen Oversikt over saker til behandling Oversikt over saker til oppfølging Referatsaker Eventuelt Orientering ved administrasjonen - beredskap Kontrollutvalgets årsrapport 2017 Prosjektplan selvkost byggesak Under revisjonen orienterer; orientering om interimsrevisjon 2017 og Selskapskontroll: Oversikt over gjennomføring 2018 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS 12. april Kl. 17:30 Behandle selskapskontroll Romerike Krisesenter IKS Behandle forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll på byggesak Referatsak: forvaltningsrevisjonsrapport kjøp av legevakttjenester, Plan for samordning av tilsyn for første halvår 2018, skatt kontrollrapport mai Kl. 17: juni Kl. 17: august Kl. 17:30 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Lørenskog kommune. Kontrollutvalget har invitert styreleder i Strandveien 1 AS for å utdype svarene som er gitt i brev av Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS + tilleggsnotat Revidering av plan for forvaltningsrevisjon Referater: Bestillingen fra Rælingen til sekretariatet Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten - Informasjonssikkerhetpersonopplysninger i barnevern og skole Innkalle rådmannen for å orienter om planer, framtidsutsikter og gjennomføring kommunen har i forhold til økning i antall eldre. Revidering av plan for forvaltningsrevisjon Bestilling av selskapskontroll i Romerike revisjon IKS Oppfølging av FR barneverntjenester Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten 2019 Rapport revisjonsåret 2017/2018 Uavhengighetserklæring Bestille nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt økning i antall eldre (hjemmebaserte tjenester)

87 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til behandling Lørenskog 2018 Møte Saker KAD - undersøkelsen Referat: FKT konferansen 16. oktober Kl. 17:30 6. desember Kl. 17:30 Overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester. Referat: plan for samordning av tilsyn for andre halvår 2018 Orientering fra Rådmann antall registrerte psykisk utviklingshemmede. Behandle forvaltningsrevisjonsprosjektet - selvkost byggesak Kontrollutvalgets årsplan for 2019 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Referat: prosjektplan Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 2019 Sett opp behandling av årsregnskapet i april. Oppfølging av Skedsmo kontrollutvalgs oppfølging av KAD - undersøkelsen våren Bestilling av selskapskontroller 2019 NRV IKS Eierskapskontroll NRA IKS Eierskapskontroll Oppfølging av FR barneverntjenesten våren 2019 Forvaltningsrevisjonsrapport hjemmetjenester januar 2019 Annet

88 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Kontrollutvalget i Lørenskog kommune Saker til oppfølging 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 Referater Saken tas til orientering /18 Orientering fra Saken tas til orientering. administrasjonen /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS 1. Kontrollutvalget vil invitere styreleder i Strandveien 1 AS til neste møte 12. april for å utdype svarene som er gitt i brev av Kontrollutvalget vil behandle rapporten i neste møte. Styreleder /18 Prosjektplan for en forvaltningsrevisjon av selvkost byggesak 1. Prosjektplan selvkost byggesak vedtas. 2. Uavhengighetserklæring tas til orientering /18 Orientering ved revisjonen Kontrollutvalget tar rapporteringen fra Romerike Revisjon til orientering /18 Kontrollutvalgets årsrapport Forslag til kontrollutvalgets årsrapport vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Romerike Revisjon Saksutskrift sendt: Kommunestyret behandlet saken , sak 026/18. Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2017 til orientering /18 Eventuelt (ingen vedtak)

89 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 Forvaltningsrevisjonsrapport - Byggesaksbehandling /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon - Romerike Krisesenter IKS Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen: 1. ivareta kravene til god internkontroll ved å sørge for at det blir gjennomført risikovurderinger, herunder å sikre likebehandling. 2. etablere egne rutiner for vurdering av habilitet på byggesaksområdet. 3. sørge for overholdelse av saksbehandlingsfrister i alle saker, og på en god måte utnytte de mulighetene for bedre oversikt over saksbehandlingstid- og frister som den nye eiendomsmodulen gir. 4. utbedre nettsidene knyttet til byggesak, slik at det blir enkelt for innbyggerne å nyttiggjøre seg relevant informasjon. 5. sørge for at klagesaker registreres. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, og ber om at Romerike revisjon kommer tilbake med en oversikt over 1. hvilke kommuner som ikke har sendt utskrift av kommunestyrets behandling av revisjon av selskapsavtalen og 2. informasjon om kommunenes Saksutskrift sendt til kommunestyret Kommunestyret behandlet saken , sak 053/18.

90 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig deltagelse i representantskapsmøtene i valgperioden /18 Orientering ved revisjonen Kontrollutvalget tar saken til orientering /18 Referater Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering /18 Eventuelt (ingen vedtak) /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Strandveien 1 AS /18 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 Lørenskog kommune Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber kommunens representant i eierorganet medvirke til at: 1. Prinsippene for offentlige anskaffelser legges til grunn for fremtidige anskaffelser av varer og tjenester. 2. Det blir vurdert fast ansettelse av daglig leder i stedet for dagens ordning med innleid daglig leder. For øvrig tas saken til orientering. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til Lørenskog kommunes årsregnskap 2017 vedtas, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Saksutskrift sendt: Saksutskrift sendt: Kommunestyret behandlet saken , sak 92/18 Kommunestyret behandlet årsregnskapet 23.05, 058/ /18 Eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon - Romerike Krisesenter IKS Kontrollutvalget har merket seg rapportens funn. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Saksutskrift sendt: Kommunestyret behandlet saken , sak 84/18

91 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig Kommunens representant i representantskapet medvirker til at rapportens funn og anbefalinger følges opp, herunder: 1. Vurdere behovet for å utarbeide en felles eierstrategi. 2. Vurdere behovet for at selskapet bør ha et disposisjonsfond. 3. Følge opp avvik og forbedringspunkter knyttet til økonomistyring og etterlevelse /18 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon Kommunens representant i representantskapet bes også sørge for at selskapsavtalen blir gyldig vedtatt og at den blir registrert i Foretaksregisteret. Kontrollutvalget ber Romerike revisjon IKS om å utarbeide en prosjektplan for en forvaltningsrevisjon på området økningen i antallet eldre ut i fra de anvisninger som ble gitt i møtet. Saksutskrift sendt RRI: Utvalget ber også om en orientering fra administrasjonen om planer, fremtidsutsikter og gjennomføring i forhold til økningen i antallet eldre /18 Orientering fra revisjon Kontrollutvalget tar saken til orientering /18 Referater Kontrollutvalget anser det som uaktuelt med medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn (FKT).

92 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig For øvrig tas saken til orientering /18 Eventuelt Ingen vedtak /18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - informasjonssikkerhet - personopplysning i barnevern og skole /18 Orientering fra rådmannen om kommunens planer vedrørende økning i antall eldre /18 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon /18 Bestilling av selskapskontroll i Romerike revisjon IKS - Lørenskog kontrollutvalg Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget foretar ingen endring i plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Romerike Revisjon IKS i henhold til saksfremlegget og innspill som fremkom i møtet. 2. Sekretariatet gis fullmakt til å foreta en tilbudsforespørsel til minimum tre aktører basert på de prinsipper for konkurransen som fremkommer i saksfremlegget /18 Orientering fra revisjon Kontrollutvalget tar saken til orientering /18 Referater Kontrollutvalgsmøtet den 6. september flyttes til 30 august. For øvrig tas referatsakene til orientering /18 Eventuelt (Ingen vedtak).

93 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - barneverntjenesten 28/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - hjemmetjenester 29/18 Undersøkelse KAD Nedre Romerike Kontrollutvalget ber om en orientering om utviklingen i barneverntjenesten våren For øvrig tas saken til orientering. 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen og ber om at vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet levers i begynnelsen av januar 2019, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 350 timer. 3. Uavhengighetserklæring for oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. 4. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen og ber i tillegg om at det inntas en problemstilling som ser på i hvilken grad kommunen tar hensyn til brukererfaring og sørger for brukerinvolvering. 1. Kontrollutvalget har merket seg rapportens funn og anbefalinger. 2. Kontrollutvalget i Lørenskog ber at utvalget blir holdt orientert om Skedsmo kontrollutvalgs videre oppfølging av saken. Saksutskrift sendt RRi Rådmannen la frem saken til kommunestyret, , sak 98/18

94 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig 30/18 Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten /18 Rapportering revisjonsåret 2017/ Lørenskog 32/18 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet Det foreslåtte budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Saksutskrift sendt kommunen Blir behandlet i forbindelse med kommunens budsjett i /18 Orientering fra revisjonen Kontrollutvalget tar saken til orientering. 34/18 Referater Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 35/18 Eventuelt Kontrollutvalgsmøtet 18. oktober 2018 flyttes til 16. oktober 2018 kl. 17: /18 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjonen /18 Revidert prosjektplan - hjemmetjenester Kontrollutvalget tar fremleggelsen om overordnet revisjonsstrategi for regnskapsrevisjon 2018 for Lørenskog kommune til orientering. 1. Kontrollutvalget vedtar den reviderte prosjektplanen og ber om at vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 38/18 Orientering fra revisjonen Kontrollutvalget tar saken til orientering. 39/18 Referater Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 40/18 Eventuelt (ingen vedtak)

95 47/18 Referater - 15/ Referater : Saker til oppfølging Lørenskog 2018 Møte Sak nr. Sak Vedtak Sendt Behandlet Oppfølging Ferdig /18

96 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi Prosjektplan Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS Oktober KARMØY KOMMUNE, FORVALTNINGSREVISJON

97 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi Innhold 1. Innledning Bakgrunn Forarbeid Kort om selskapskontroll Forslag til tilnærming 3 2. Formål og problemstillinger Formål Problemstillinger Revisjonskriterier 6 3. Tilnærming, team og honorar Metode Aktivitets- og framdriftsplan Prosjektteam Honorar 8 Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS

98 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Kommuneloven 77 nr. 5 pålegger kommunenes kontrollutvalg å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Dette tolkes normalt sett som at det skal gjennomføres selskapskontroll med et eller flere av selskapene som kommunen eier i løpet av valgperioden. Kontrollutvalgene i Eidsvoll, Fet, Gjerdrum, Hurdal, Lørenskog, Nannestad, Nes, Nittedal, Rælingen, Skedsmo, Sørum og Ullensaker kommuner v/romerike kontrollutvalgssekretariat IKS har bestilt en prosjektplan for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike Revisjon IKS (RRi). Bestillingen koordineres av kontrollutvalgssekretariatet på vegne av kontrollutvalgene. Kontrollutvalgene har vedtatt å få følgende eierskapsspørsmål vurdert i en selskapskontroll: - Er det utarbeidet en egen eierstrategi for selskapet, og har selskapet utarbeidet selskapsstrategi innenfor rammen av denne? - På hvilken måte fører kommunen kontroll med sine eierinteresser i Romerike revisjon IKS? Kontrollutvalgene har videre vedtatt at følgende skal undersøkes i en forvaltningsrevisjon: 1) IT-sikkerhet: - Hvordan har revisjonen innrettet seg for å oppfylle kravene i den nye personvernlovgivningen? - Hvordan er arkivfunksjonen løst? 2) Ny revisorlov: - Har selskapet tilfredsstillende kompetanse og kapasitet i forhold til de oppgaver man skal løse? 1.2 Forarbeid Det er et mål å etablere en relevant prosjektplan for gjennomføring av undersøkelsen. I prosessen har vi: Gjennomgått informasjon fra Romerike Revisjon IKS sin hjemmeside Gjennomgått informasjon om forslag til ny revisorlov og personvernlovgivningen Romerike Revisjon IKS Romerike Revisjon IKS (RRi) (stiftet ) er en sammenslutning av de tre tidligere distriktsrevisjonene på Romerike: Øvre-, Østre- og Nedre Romerike. RRi er organisert som et interkommunalt selskap eid av kommunene på Romerike. RRi er et uavhengig og selvstendig selskap som utfører revisjon for kommunene på Romerike. Selskapet tilbyr regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunene og selvstendige kommunale- og interkommunale selskaper. RRi tilbyr også deltagerkommunene tjenester som ikke er lovpålagte. Selskapet påtar seg granskningsoppdrag, veileder om regelverk, gir innspill til forbedring i kommunenes kvalitetsarbeid og videreformidler gode eksempler og bidrar til læring mellom Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 1

99 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi deltakerkommunene. Selskapet er medlem av den revisjonsfaglige interesseorganisasjonen Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Representantskapet er den øverste myndigheten i selskapet. Representantskapet består av en representant for hver eierkommune. Representantskapet velger et styre som har ansvar for forvaltningen av selskapets virksomhet. Revisjonssjefen har ansvaret for den daglige driften av selskapet Revisorloven - forslag til ny lov om revisjon og revisorer I NOU 2017:15 fremmer revisor- og regnskapsførerlovutvalget forslag til ny lov om revisjon og revisorer, gjeldende for privat revisjon. Det er ikke avklart om tilsvarende regler vil gjelde for kommunal revisjon. Forslaget skjerper kompetansekravet til revisor. Utvalget foreslår at det skal være nødvendig med relevant mastergrad for å få godkjenning som revisor. Samtidig foreslår utvalget at innholdet i mastergraden skal bli mer fleksibelt. I tillegg til en mastergrad i regnskap og revisjon som i dag, skal en mastergrad i økonomi og administrasjon eller en tilsvarende mastergrad fra utlandet kvalifisere, så fremt utdanningen sikrer nødvendig teoretisk kunnskap som er relevant for lovfestet revisjon i Norge og omfatter minst seksti studiepoeng som utgjør sentral revisorkompetanse. Utvalget går inn for at det bare skal være en kategori revisorer i fremtiden: Statsautoriserte revisorer. Utvalget vil også skjerpe vilkårene for skikkethet som revisor. Det foreslår at personer som forventes å utøve yrket på en uforsvarlig måte ikke skal godkjennes som revisor, samtidig som at autorisasjon skal kunne tilbakekalles. Det foreslås også å øke kravet om etterutdanning fra 105 timer til 120 timer i løpet av de tre siste årene. Det foreslås videre økt frihet for hvordan etterutdanningen gjennomføres. Utvalget foreslår også at revisjonsforetak skal følge Finanstilsynets risikostyringsforskrift. Dette vil stille krav om at foretakene har forsvarlige rutiner for administrasjon, regnskap og informasjonssikring, samt kvalitetsstyring som sikrer at retningslinjer, rutiner og beslutninger blir fulgt. Ny revisorlov vil tidligst tre i kraft fra Ny personopplysningslov Stortinget vedtok i mai en ny personopplysningslov 1 som gjennomfører EUs personvernforordning (GDPR) i Norge, med iverksettelse fra Loven handler om behandling det vil si innsamling og bruk av personopplysninger. Loven gir virksomhetene plikter og enkeltpersoner rettigheter 2. Personopplysninger skal kun behandles der det finnes et tydelig spesifisert formål. Om en skal behandle personopplysninger til andre formål enn de var innhentet for må en være sikre på at formålet er forenlig med det opprinnelige formålet for å samle inn dataen. Om det nye formålet er uforenlig med det gamle trengs det samtykke for å bruke dataene 3. Virksomhetene får flere plikter gjennom den nye personopplysningsloven. De får en utvidet plikt til å vurdere personvernkonsekvenser ved behandling av personopplysninger. De skal også identifisere risikoreduserende tiltak. Databehandlere så vel som behandlingsansvarlige skal oppnevne personvernombud som skal sørge for informasjonssikkerhet, dokumentere informasjonssikkerhet og gjennomføre risikovurderinger. Offentlige virksomheter og virksomheter som behandler sensitive personopplysninger i stor skala vil trenge et personvernombud 4. Informasjon om behandling av personopplysninger skal gis på en klar og tydelig måte, og ikke gjemmes bort i en personvernerklæring. Informasjon skal gis til registrerte personer uten vederlag. Her skal 1 Personopplysningsloven Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 2

100 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi behandlingsansvarlige forsikre seg om at de henvender seg til rette vedkommende når de gir fra seg informasjon Kort om selskapskontroll I kommunal sektor er det blitt mer og mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjon i fristilte selskap, stiftelser og lignende. Kommunen kan velge å organisere virksomheten sin på flere måter, hvorav de mest nærliggende er: Som en kommunal etat eller virksomhet på tradisjonell måte innenfor forvaltningen. Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11 Som interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 27 uten at det er et eget rettssubjekt Som interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskap Som aksjeselskap Selskapsorganisering kan gi styringsmessige utfordringer for kommunestyret som øverste beslutningstaker. I tillegg reiser det spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne type organisering av virksomhet. Selv om kommunen organiserer deler av virksomheten i selskapsform, så innebærer ikke det at kommunens kontroll med virksomheten skal svekkes. Selskapskontroll er et viktig kontrollverktøy for å sikre at kommunens kontroll med oppgaver og tjenesteområder organisert som kommunalt eide foretak, interkommunale foretak og kommunale/interkommunale aksjeselskap. Selskapskontroll er knyttet til vurdering av i hvilken grad kommunens eierstyring og selskapenes virksomhet etterlever kommunestyrets vedtak og forutsetninger, vedtekter i selskapene, selskapslovningen og øvrige rammevilkår. Slik vurdering gjennomføres med ulike typer kontroller, som i kommuneloven med forskrifter er benevnt henholdsvis eierskapskontroll og selskapskontroll gjennomført som forvaltningsrevisjon. En kombinasjon av kontrollformene kan benyttes. Begrepet selskapskontroll blir altså benyttet på flere måter. Selskapskontroll Obligatorisk eierskapskontroll Kontroll med forvaltingen av kommunens eierinteresser i selskap. Valgfri forvaltningsrevisjon Systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkning ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger Eierskapskontrollen fokuserer på hvordan kommunen utøver sin eierstyring. For å sikre styring og kontroll er det en forutsetning at kommunen utarbeider overordnede system og retningslinjer for utøving av eierstyring. Det kan være rutiner for rapportering, evaluering og oppfølging av eierskapet. I tillegg er det viktig at kommunen tydeliggjør strategier og målsettinger overfor selskapene de har eiendeler i. Valgfri forvaltningsrevisjon er aktuelt om kontrollutvalget mener det er behov for nærmere undersøkelser av særlige områder utover det som følger av obligatorisk eierskapskontroll Forslag til tilnærming I denne selskapskontrollen vil vi kombinere selskapskontrollformene; obligatorisk eierskapskontroll og valgfri forvaltningsrevisjon. KPMG gjennomfører begge former for selskapskontroll i samsvar med krav i kommuneloven med tilhørende forskrifter, Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001 og i samsvar med rettledninger om gjennomføring av selskapskontroll utgitt av Norges Kommunerevisorforbund Kontrollutvalgsboken - Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver, 2. utgave, 2015, Kommunal og regionaldepartementet Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 3

101 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi I del 1 vil vi gjennomføre en obligatorisk selskapskontroll av Romerike revisjon IKS. Det har ikke blitt gjennomført noen eierkontroll av selskapet i etterkant av etableringen av det nye selskapet i Kontrollutvalgene ønsker i den anledning å kontrollere hvordan kommunene ivaretar eierskapet sitt i Romerike Revisjon IKS. Kontrollutvalgene vil at revisjonen fokuserer på eierstrategiene for selskapet og kommunene sin kontroll med eierinteressene i selskapet. Videre vil vi i del 2 utføre en valgfri forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgene mener det er behov for nærmere undersøkelser om revisjonsselskapets IT-sikkerhet og kompetanse. Innenfor IT-sikkerhet er kontrollutvalgene opptatt av hvordan Romerike revisjon IKS har innrettet seg for å oppfylle kravene i den nye personvernlovgivningen og hvordan arkivfunksjonen er løst. Samtidig vil kontrollutvalgene kontrollere om selskapets kompetanse og kapasitet er tilfredsstillende i forhold til oppgavene som selskapet skal løse. Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 4

102 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi 2. Formål og problemstillinger 2.1 Formål Formålet med selskapskontrollen vil være å: Undersøke om det eksisterer en eierstrategi for selskapet, om selskapet har utarbeidet en selskapsstrategi innen rammen av eierstrategien og kartlegge hvordan kommunene fører kontroll med eierinteressene sine i Romerike revisjon IKS. Videre vil formålet med forvaltningsrevisjonen være å: Undersøke spesifikke temaer innen it-sikkerhet, nærmere bestemt hvordan Romerike revisjon IKS har innrettet seg for å oppfylle kravene i den nye personvernlovgivningen og hvordan arkivfunksjonen er løst. Vurdere hvorvidt selskapet har tilfredsstillende kompetanse og kapasitet for å utføre oppgavene de er satt til å gjøre. Denne delen av undersøkelsen vil i hovedsak konsentrere seg om regnskapsrevisjon og de foreslåtte skjerpede kravene til revisor. Undersøkelsen vil være forbedringsorientert, og vil ha som formål å gi anbefalinger om tiltak dersom det avdekkes avvik eller mulige forbedringsområder. 2.2 Problemstillinger A: Obligatorisk eierkontroll 1. Er det utarbeidet en egen eierstrategi for selskapet, og har selskapet utarbeidet selskapsstrategi innenfor rammen av denne? 2. På hvilken måte fører kommunene kontroll med sine eierinteresser i Romerike revisjon IKS? B: Valgfri forvaltningsrevisjon B1: IT-sikkerhet 1. Hvordan har revisjonen innrettet seg for å oppfylle kravene i den nye personvernlovgivningen? 2. Hvordan er arkivfunksjonen løst? B2: Ny revisorlov 1. Har selskapet tilfredsstillende kompetanse og kapasitet i forhold til de oppgaver man skal løse? Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 5

103 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi 2.3 Revisjonskriterier Til problemstillingene oppstilles det revisjonskriterier. Revisjonskriterier er de krav og normer som tilstand og/eller praksis i kommunen måles mot. Revisjonskriterier må være aktuelle, relevante og gyldige for kommunen. Aktuelle kilder til å utlede revisjonskriterier vil være: Kommuneloven Lov om interkommunale selskap Forskrift om kontrollutvalg Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, rettleder fra KS 7 Personopplysningsloven Revisorloven (det vil i tillegg bli sett hen til forslag til ny revisorlov) Styrende dokumenter for Romerike Revisjon IKS Veileder for arkiv i interkommunale samarbeid 7 Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll, KS, Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 6

104 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi 3. Tilnærming, team og honorar 3.1 Metode Undersøkelsen vil være todelt. Det vil foretas en selskapskontroll (eierskapsrevisjon) og en begrenset forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonen vil følge RSK001. For å svare på problemstillingene i undersøkelsen vil vi samle inn data ved bruk av følgende teknikker: Dokumentinnsamling og analyse Intervjuer Det vil bli samlet inn dokumentasjon fra Romerike revisjon IKS og selskapets eiere. Vi vil innhente og gjennomgå dokumentasjon som kan gi informasjon om problemstillingene, herunder eierstrategi og selskapsstrategi, kommunene sin kontroll ved eierinteressene sine, IK-sikkerhet og kompetanse og kapasitet i selskapet. Vi vil og vurdere også å stille skriftlige spørsmål til de enkelte eierkommunene. Selskapskontrollen vil gjennomføres utelukkende gjennom dokumentanalyse da det ikke er rom for å intervjue representanter for alle kommunene som har eierskap i selskapet innen oppdragets rammer. Ved behov vil intervju med representanter fra representantskapet supplere dokumentanalysen i gjennomføringen av selskapskontrollen. I gjennomføring av forvaltningsrevisjonsdelen av undersøkelsen vil vi gjennomføre intervjuer i tillegg til dokumentanalyse. Formålet med intervjuene er å få utfyllende informasjon om tematikken samt om praksis. Her vil vi intervjue et utvalg personer ansatt i Romerike revisjon IKS som kan gi oss innsikt i selskapets ITsikkerhet, kompetanse og kapasitet. Aktuelle intervjuobjekter er representant for representantskapet, revisjonsleder og eventuelt andre som jobber med tematikk som er relevant for undersøkelsen (ITsikkerhet/GDPR/arkiv og kompetanse). Valg av personer for intervjuer vil bli avtalt nærmere med sekretariatet som representant for eierkommunene. Før gjennomføring av intervjuer vil det bli utarbeidet intervjuguider. Fra hvert intervju vil det bli skrevet referat som blir sendt til respondentene for verifisering. Data fra respondentene vil bli sammenstilt med analysert dokumentasjon og dette vil sammen bli vurdert opp imot revisjonskriteriene. Det vil utarbeides en skriftlig sluttrapport som redegjør for undersøkelsen, funn og anbefalinger. Utkast til rapport vil sendes på høring til relevante aktører før det utarbeides en sluttrapport. Sluttrapportering til kontrollutvalget vil skje ved fremstilling av en revisjonsrapport. Rapporten vil leveres etter KPMGs standardmal for selskapskontrollrapporter. Det vil være en rød tråd gjennom rapporten, og rapporten vil være kvalitetssikret og etterprøvbar. 3.2 Aktivitets- og framdriftsplan Vi vil bruke 160 timer på oppdraget, fordelt på hovedaktivitetene planlegging, gjennomføring og rapportering av prosjektet. Figuren under viser forslag til aktivitets- og framdriftsplan. Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 7

105 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi Oktober November Desember Januar Faser + aktiviteter Timer Forberede 5 Etablere prosjektplan 4 Godkjenning prosjektplan 1 2 Starte opp 8 Sende oppstartsbrev 1 Oppstartsmøte 3 Dokumentliste 2 Intervjuplan 2 3 Gjennomføre 122 Dokumentanalyse 30 Intervjuguide 6 Intervjuer 20 Analyse 30 Kvalitetssikring 16 Rapportutkast 20 4 Rapport 25 Ferdigstille rapportutkast 10 Høring rapportutkast (1-2 u.) 0 Justering rapportutkast 3 Oversendelse av rapport 2 Sluttmøte og presentasjon Som aktivitets- og framdriftsplanen viser vil arbeidet med undersøkelsen starte opp så snart prosjektplanen er akseptert av Romerike kontrollutvalgssekretariatet. Oppstart planlegges til månedsskiftet oktober/november. Prosjektgjennomføring vil skje i perioden november og desember, herunder innhenting av relevant dokumentasjon, intervjuer og analyse. Rapportskriving vil skje parallelt i samme periode, med høring av rapporten i midten av desember. Endelig rapport vil leveres sekretariatet senest , med presentasjon av rapporten i et felles kontrollutvalgsmøte for alle eierkommunene i januar/februar Vårt forslag til plan for gjennomføring bygger på forutsetning om at vi får tilgang til personer, dokumentasjon og data innen rimelig tid 3.3 Prosjektteam KPMG sitt team i selskapskontrollen består av følgende: Oppdragsansvarlig: Director Ole W. Fundingsrud Prosjektleder: Senior manager Kaia Grahm-Haga Prosjektdeltakere: Senior manager Merethe Skjelsbæk Associate: Håkon Lindberg, Magnus Heggen og Magnus Hjellum 3.4 Honorar I henhold til avtale Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av Romerike revisjon IKS 8

106 47/18 Referater - 15/ Referater : Prosjektplan ROKUS vedr RRi Kontakt oss Ole Willy Fundingsrud Direktør T E ole.willy.fundingsrud@kpmg.no Kaia Grahm-Haga Senior Manager T E Kaia.Grahm-Haga@kpmg.no kpmg.no 2018 KPMG AS, a Norwegian limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. This proposal is made by KPMG AS, a limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative, and is in all respects subject to the negotiation, agreement, and signing of a specific engagement letter or contract. KPMG International provides no client services. No member firm has any authority to obligate or bind KPMG International or any other member firm vis-à-vis third parties, nor does KPMG International have any such authority to obligate or bind any member firm.