MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Fellesnemnd Tjeldsund 2020 Møtested: Møtedato: Tid: 10:00-00:00 Eventuelt forfall meldes til tlf eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 52/18 18/285 GODKJENNING AV PROTOKOLL FELLESNEMNDA /18 17/1243 PROSJEKTPLAN NYE TJELDSUND STATUS DESEMBER 54/18 17/870 FELLESNEMNDA SKÅNLAND OG TJELDSUND KOMMUNER MØTEPLAN /18 17/1002 FELLESNEMNDAS UTTALELSE TIL BUDSJETT 2019 OG ØKONOMIPLAN /18 18/73 ORIENTERINGER/DRØFTINGER FELLESNEMNDA /18 18/287 REFERATSAKER FELLESNEMNDA Evenskjer, Liv Kristin Johnsen leder

2 Sak 52/18 GODKJENNING AV PROTOKOLL FELLESNEMNDA Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/285 Saksnr.: Utvalg Møtedato 52/18 Fellesnemnd Tjeldsund Innstilling: Protokoll fra møte i Fellesnemnda godkjennes Vedlegg: Bakgrunn: Saksutredning: Konsekvens Tjeldsund 2020: Rådmannens vurdering: Side 2 av 8

3 Sak 53/18 PROSJEKTPLAN NYE TJELDSUND STATUS DESEMBER Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 130 Arkivsaksnr.: 17/1243 Saksnr.: Utvalg Møtedato 53/18 Fellesnemnd Tjeldsund Innstilling: Status prosjektplan nye Tjeldsund desember 2018 tas til orientering Vedlegg: Prosjektplan nye Tjeldsund versjon 14 Bakgrunn: Saksutredning: Legges fram for gjennomgang. S3e vedlagte plan. Konsekvens Tjeldsund 2020: Prosjektrådmannens vurdering: Prosjektrådmannens innstilling: Status prosjektplan nye Tjeldsund desember 2018 tas til orientering Side 3 av 8

4 Prosjektplan Versjon

5 Innhold 1. Bakgrunn Organisering og mandat for prosjektet Mål og mandat for Fellesnemnda Sammensetning og konstituering Om Fellesnemnda i Intensjonsavtalen: Myndighet og organisering Arbeidsgiverspørsmål og partssammensatt utvalg Involvering av ansatte og arbeidsgrupper Tiden frem mot Mandat for prosjektleder Skisse prosjektorganisasjon Til frikjøp administrasjon, ledelse til arbeidsgrupper/delprosjekter og prosjektstøtte til prosjektrådmannen disponeres følgende: Frikjøp av hovedtillitsvalgte og hovedverneombud Revisjon: Aktivitetsplan Delprosjekter og gruppesammensetning Delprosjekter som igangsettes i 2017: Delprosjekter som igangsettes i 2018: Arbeidsgrupper på tjenesteområder Økonomi

6 1. Bakgrunn Kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland har fattet gjensidige vedtak om sammenslåing 11. desember 2016 og med likelydende vedtak 21. juni 2017 hvor intensjonsavtale ble godkjent, Fellesnemnd nedsatt og revisor ble valgt mv. Stortinget fattet nasjonalt vedtak om sammenslåing av Tjeldsund og Skånland 8. juni Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastsatte 27. oktober 2017 nye kommune- og fylkesnummer, som vil gjelde fra 1. januar Nytt kommunenummer for Tjeldsund kommune blir Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastsatte videre 19. desember forskrift for sammenslåingen på bakgrunn av kongelig resolusjon som ble vedtatt 27. oktober Fellesnemnda hadde sitt konstituerende møte 9. august Liv Kristin Johnsen ble valgt til leder av fellesnemnda og Helene Berg Nilsen ble valgt til nestleder. I samme møte ble Partssammensatt utvalg valgt og med påfølgende valg av tillitsvalgte til utvalget. Leder og nestleder av Fellesnemnda har samme roller i Partssammensatt utvalg. Fellesnemnda ansatte i møte 11. oktober 2017 Torbjørn Simonsen som prosjektrådmann/rådmann i nye Tjeldsund. Prosjektrådmannen tiltrådte funksjonen 1. november og gikk fra samme tidspunkt ut av stillingen som rådmann i Skånland. 2. Organisering og mandat for prosjektet 2.1 Mål og mandat for Fellesnemnda Kommunestyrene i Tjeldsund og Skånland har i sine likelydende vedtak 21. juni 2017 vedtatt følgende mandat for Fellesnemnda: Sammensetning og konstituering Sammenslåingsprosessen er politisk styrt av en fellesnemnd. Fellesnemnda består av formannskapene i Skånland og Tjeldsund. Intensjonsavtalen ligger til grunn for Fellesnemndas mandat Om Fellesnemnda i Intensjonsavtalen: Kommunestyrene vil våren 2017 vedta intensjonsavtalene og velge Fellesnemnd. Det vil bli søkt Fylkesmann/KMD om dispensasjon fra kravet om å avholde felles kommunestyremøte, ettersom grunnlaget for å etablere nye Tjeldsund er avklart, og at kommunene legger opp til å komme raskest mulig i gang. Det vedtas og nedsettes en fellesnemd med representanter fra begge kommunene som skal arbeide med prosessen fram til endelig sammenslåing. Inndelingslova 26 slår fast at Fellesnemda skal gjenspeile folketall i de enkelte kommunene. Fellesnemnda forutsettes å 3

7 bestå av formannskapene i Skånland og Tjeldsund. Fellesnemnda velger selv leder og nestleder. Det skal søkes å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Fellesnemnda vil blant annet jobbe med: Vedta politisk og administrativ organisering Ansette prosjektleder/rådmann i den nye kommunen Nedsette utvalg/arbeidsgrupper som skal jobbe med ulike områder Informasjon I perioden fra Fellesnemnd er nedsatt og fram til endelig sammenslåing skal kommunene gjensidig orientere hverandre gjennom Fellesnemda om aktuelle investeringsprosjekt med en kostnadsramme på over 1 mill. kr. Dette gjelder også andre vesentlige endringer i kjent politikk. Informasjon skal skje senest 14 dager før et endelig vedtak. Hver av kommunene har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør drøftes i fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer. Dette gjelder spesielt nye tiltak knyttet til kommunens kommuneplan og handlingsprogram/økonomiplan. Kommuneplanen samordnes gjennom å etablere en felles prosess. Investeringer må vurderes spesielt Myndighet og organisering Fellesnemnda skal tilstrebe enighet i alle saker. Fellesnemnda skal: Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedr sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller begge av de eksisterende kommunene. Inngå avtaler for den nye kommunen. Dette kan være alt fra nye driftsavtaler på data, til kommunesamarbeidsavtaler for den nye kommunen. De gamle kommunene må si opp alle avtaler selv. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. Fellesnemnda vedtar selv budsjett for sin virksomhet. Det forutsettes at Fellesnemnda holder seg innenfor den tildelte engangstilskudd og reformstøtte. Fellesnemnda har selv ansvar for å besørge regnskapsføring og revisjon for sitt regnskap. Kommunale regnskapsprinsipper gjelder. Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Ta avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering, samt godkjenne detaljerte bemanningsplaner og tilsette lederstillinger i den nye kommunen. Fellesnemnda kan delegere tilsettingsmyndighet til et eget ansettelsesutvalg for øvrige stillinger. Utarbeide et utfyllende mandat for prosjektleder/ny rådmann og iverksette en ansettelsesprosess i løpet av høsten Fellesnemnda ansetter prosjektleder/rådmann. 4

8 Fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelsesordningen i hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Nedsette felles partssammensatt utvalg. Fellesnemndas medlemmer skal også utgjøre arbeidsgivers representanter i partssammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Utarbeide omstillingsdokument som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. Fremlegge forslag til budsjett og økonomiplan for det nye kommunestyret. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger. Tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i begge kommunene. Utarbeide forslag til delegeringsreglement som behandles og vedtas av det nye kommunestyret. Utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret. Fastsette godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda. Utarbeide forslag til beredskapsplan for den nye kommunen Ta stilling til organisering av pensjonsordninger for den nye kommunen. Utarbeide en helhetlig informasjonsstrategi for arbeidet med kommunesammenslåingen. Tidlig sette i gang et kulturprosjekt for å bygge felles identitet og kultur i den nye kommunen Arbeidsgiverspørsmål og partssammensatt utvalg Forholdet mellom nye Tjeldsund kommune som arbeidsgiver og de ansatte skal behandles i et partssammensatt utvalg (Administrasjonsutvalg). Utvalget skal avgi uttalelse i saker som vedrører overordnede politisk spørsmål, retningslinjer og planer i sammenslåingsprosessen. Prosessen for ansettelse av prosjektleder/ny rådmann og øverste administrative ledelse skal behandles av det partssammensatte utvalget. Det partssammensatte utvalget skal drøfte hvordan tillitsvalgte skal involveres i henhold til Hovedavtalens og Arbeidsmiljølovens bestemmelser, herunder ha møte og talerett i Fellesnemnda Involvering av ansatte og arbeidsgrupper Når nye Tjeldsund kommune skal bygges skal hele organisasjonsstrukturen og tjenestene gjennomgås. Denne involveringen vil bli tilrettelagt slik at det vil nedsettes en rekke med arbeidsgrupper med tildelte mandater og tjenesteområder som ønskes belyst og gitt innspill til hvordan nye Tjeldsund skal løse sine samfunnsoppdrag i fremtiden. Arbeidsgruppene vil bli satt sammen av ansatte fra både Skånland og Tjeldsunds nuværende kommuner Tiden frem mot 2020 Funksjonstiden for kommunestyrene i Skånland og Tjeldsund varer inntil tidspunktet for iverksetting av sammenslåingen. I perioden fra konstituering av nytt kommunestyre til sammenslåingen trer i kraft, er kommunestyrenes ansvar og fullmakter likevel avgrenset til det som er nødvendig for å avslutte virksomheten i de eksisterende kommunene. Om ansvar og myndighet for øvrig i sammenslåingsprosessen, se punkt 1. 5

9 Det første kommunestyret i nye Tjeldsund kommune har sitt konstituerende møte i oktober 2019, jf Inndelingslova 27. Her vil formannskap, utvalg og posisjoner velges. I desember 2019 gjennomføres første ordinære møte i kommunestyret i nye Tjeldsund kommune for å vedta budsjett for 2020 og økonomiplan Formannskapet i nye Tjeldsund kommune har sitt første møte i november 2019 for å kunne avgi innstilling til budsjett/økonomiplan. Fellesnemnda har da forut sørget for nødvendig politisk, administrativ og partsmedvirkning til det som skal vedtas. 2.2 Mandat for prosjektleder Fellesnemnda har i møte 13. september vedtatt følgende mandat for prosjektleder med tilhørende ansvars- og arbeidsområde: 1. Prosjektleder delegeres myndighet til å treffe beslutninger i alle saker som er innenfor fellesnemndas ansvarsområde, med følgende begrensninger: a) Saker som er av prinsipiell karakter skal legges frem for fellesnemnda. Ved tvil om en sak er å anse som prinsipiell, avklares dette med fellesnemndas leder. b) Saker som fremgår av Fellesnemndas mandat og reglement for partssammensatt utvalg. c) Ansettelse av den nye kommunens øverste ledelse, det vil si rådmannens ledergruppe, skal legges fram til folkevalgt behandling. d) Beslutninger med økonomiske konsekvenser må være i samsvar med fellesnemndas budsjettvedtak. Videre må beslutningenes økonomiske videreføringskonsekvenser være innenfor rammene av de to kommunenes økonomiplaner. 2. Prosjektleder gis myndighet til å innstille i alle saker som legges frem for fellesnemnda, for partssammensatt utvalg og for folkevalgte utvalg som fellesnemnda har opprettet. Som prosjektrådmann ha følgende oppgave og ansvarsområde: planlegge, organisere og lede sammenslåingsprosessen konkretisere aktivitets- og tidsplan for prosessen(e) sikre nødvendige ressurser til sammenslåingsarbeidet etablere og følge opp nødvendige delprosjekter i samsvar med vedtatte styringsdokumenter forberede saker og sikre løpende forankring politisk, administrativt og hos tillitsvalgte sørge for bred og god informasjon ut i kommunene bidra til at to organisasjonskulturer blir enhetlige og entusiastiske med klare mål og verdier for fremtiden foreta tilsetting i sentrale stillinger 6

10 Hovedverneombudene i T og S har møte- og talerett i PSU. 2.3 Skisse prosjektorganisasjon Partssammensatt utvalg (PSU) Arbeidsutvalg (AU) Fellesnemnd Hovedtillitsvalgte fra PSU og hovedverneombudene i T og S har møte- og talerett i Fellesnemnda. Rådmennene i T og S også møte- og talerett i Fellesnemnda. Politiske arbeidsgrupper Mandat gis av fellesnemnda og medlemmer oppnevnes av fellesnemnda. Administrative arbeidsgrupper Prosjektrådmann Prosjektmedarbeidere Medlemmene i arbeidsgruppene forespørres/oppnevnes i samråd med rådmennene. Arbeidsgruppene rapporterer til prosjektrådmann. Lederforum Kontaktmøte tillitsvalgte/verneombud Omstillingsutvalg Rådmann Tjeldsund Rådmann Skånland Felles omstillingsutvalg består av prosjektrådmannen, begge rådmennene og personalansvarlige fra arbeidsgiversiden. Arbeidstakerrepresentantene i PSU velger en tillitsvalgt fra hver av de to kommunene til å representere de ansatte i omstillingsutvalget. Kommunestyre Tjeldsund Kommunestyre Skånland 7

11 Fellesnemndas mandat framgår ovenfor. Deres myndighet er avklart gjennom egen sak, 21. juni 2017, vedtatt i begge kommunene. Fellesnemnda skal styre oppbyggingen av ny kommune fram mot 1. januar Dette gjøres via prosjektplan som det rapporteres på til nemnda på hvert møte, vedtak underveis og vedtak som fattes i det enkelte kommunestyre når delegeringsreglementet ikke er dekkende. Felles nemnda er det øverste organet for sammenslåingsprosessen. Hovedtillitsvalgte (dvs de to som sitter i PSU) samt hovedverneombudene (en fra hver kommune) har alle møte- og talerett i Fellesnemnda. PSU er forkortelse for partssammensatt utvalg. Politiske medlemmer er valgt i Fellesnemnda 9. august 2017 og er i tillegg sammensatt med 2 tillitsvalgte (en fra hver kommune). Begge hovedverneombudene (en fra hver kommune) har også møte- og talerett i PSU. PSU skal gis mulighet til å uttale seg om alle saker som berører de ansatte før fellesnemnda behandler saken. For å sikre at det skjer, får de alle saker som fellesnemnda skal behandles til vurdering om det skal gis uttalelse. For å sikre en best mulig dynamikk og involvering av tillitsvalgte ved behov, så har fellesnemnda gjennom vedtak i sak 20/18 vedtatt følgende tilleggsformulering i retningslinjene for PSU: «Representanter for de øvrige organisasjonene kan delta som observatører på møter i PSU etter nærmere avtale med leder i utvalget. Observatør har møte- og talerett i PSU». AU er forkortelse for arbeidsutvalg. AU består av Fellesnemndas leder og prosjektrådmannen, nestleder av Fellesnemnda møter ved behov. AUs hovedoppgave er å fastsette agenda for fellesnemndas møter. I tillegg kan arbeidsutvalget drøfte status i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell karakter samt drøfte egnede spørsmål for Fellesnemnda. Fellesnemndas leder skal lede møtene i nemnda. Saker som er av prinsipiell karakter skal legges frem for fellesnemnda. Ved tvil om en sak er å anse som prinsipiell, avklarer prosjektrådmannen dette med fellesnemndas leder. Politiske arbeidsgrupper opprettes og gis mandat av fellesnemnda. Medlemmene velges av og blant fellesnemndas medlemmer. AU kan oppnevnes som arbeidsgruppe og må da gis en særskilt utredningsoppgave av nemnda. De politiske arbeidsgruppenes utredninger skal legges fram for nemnda for beslutning. De har ingen egen beslutningsmyndighet. Prosjektrådmann er de folkevalgte organers kontaktpunkt mot administrasjonen i prosjektet og i kommunene. Prosjektrådmann skal lede og sørge for framdrift i sammenslåingsprosessen. Prosjektrådmannen er gitt et bredt mandat som framgår av egen sak. 8

12 Prosjektrådmannen har ansvar for å utrede, tilrå og legge fram de saker nemnda med tilhørende organer vil ha framlagt. Prosjektrådmannen har ellers ansvar for å legge fram og revidere budsjett og framdriftsplan for prosjektet på hvert møte. Prosjektrådmannen skal gi rådmennene den informasjon de trenger for å følge opp i sin kommune og ellers bistå rådmennene med informasjon når de ber om det. Involvering av tillitsvalgte må fortløpende vurderes på alle nivå i prosjektet for å ivareta nødvendig drøftingsplikt, medbestemmelse og eventuelle forhandlinger. Begrepet «tidligst mulig» som framgår av Hovedavtalen vil være førende for hvordan dette ivaretas. Prosjektrådmann avholder jevnlige Kontaktmøter med tillitsvalgte/verneombud for å sikre informasjons-, drøftings- og forhandlingsrettigheter og plikter blir ivaretatt på en tillitvekkende måte. Rådmennene i kommunene sitter i et eget lederforum sammen med prosjektrådmannen. Personalansvarlige forutsettes også å inngå. Formålet med det er at de skal være så godt informert som mulig om prosjektet og om de saker som utredes. Der har de anledning til å komme fram med sine synspunkter. Rådmennenes formelle kontaktpunkt mot fellesnemnda er prosjektrådmann. De har ellers møte og talerett i fellesnemnda. Prosjektrådmann og rådmenn må spille på lag slik at framdriften sikres. Prosjektrådmann er avhengig av at rådmennene gir tilgang til personell og kunnskap i den enkelte kommune ved behov. Det er rådmennene i kommunene som er prosjektrådmannens kontaktpunkt mot den enkelte kommune. En tillitsvalgt og ett hovedverneombud inviteres til å møte i lederforum ved behov. Omstillingsutvalg. Begge kommunene etablerer fra 1. januar 2018 et felles omstillingsutvalg. Felles omstillingsutvalg består av prosjektrådmannen, begge rådmennene og personalansvarlige fra arbeidsgiversiden. Arbeidstakerrepresentantene i PSU velger en tillitsvalgt fra hver av de to kommunene til å representere de ansatte i omstillingsutvalget. De to kommunene skal ikke utlyse ledige nøkkel-/lederstillinger i de to kommunene før ledige stillinger er behandlet i felles omstillingsutvalg. Dette gjelder leder-/nøkkelstillinger innenfor administrasjon og ledelse, og innenfor ikke stedbundne tjenester i de øvrige tjenesteområdene/sektorene. Omstillingsutvalget skal vurdere om stillingene skal utlyses internt i de to kommunene eller eksternt. Ansettelser i den enkelte kommune skjer i henhold til den enkelte kommunes delegeringsreglement. Administrative arbeidsgrupper oppnevnes for å utrede spørsmål som administrasjonen besitter kunnskap om. Det er prosjektrådmannen som gir oppdrag til arbeidsgruppene. Oppdraget kan komme fra prosjektrådmannen selv, eller være initiert av fellesnemnd eller 9

13 rådmenn. Rådmennene oppnevner medlemmer fra sine kommuner på forespørsel fra prosjektrådmann. Arbeidsgruppene rapporterer til prosjektrådmann. 2.4 Til frikjøp administrasjon, ledelse til arbeidsgrupper/delprosjekter og prosjektstøtte til prosjektrådmannen disponeres følgende: Overføring/finansiering fra engangsstøtte Tjeldsund Skånland 2018 Generelt frikjøp, arbeidsgrupper (57 % st) 1000 timer a 500, Prosjektmedarbeider/sekretariat (30 % st) 525 timer a 500, Regnskap fellesnemnd/prosjektregnskap (10 % st) 175 timer a 500, Prosjekt-/utviklingsrådgiver 50 % stilling Generelt frikjøp, arbeidsgrupper (50 % st) 875 timer a 500, Prosjektmedarbeider/sekretariat (20 % st) 350 timer a 500, Regnskap fellesnemnd/prosjektregnskap (10 % st) 175 timer a 500, Midlene overføres som akonto januar 2018 og januar 2019 og avregnes mot prosjektregnskaper for reell medgått ressursbruk Som medgått ressursbruk regnes tid medgått til møter i prosjekt-/arbeidsgrupper, delprosjektlederes skrive-/dokumentasjonsarbeid og avtalt tid til studieturer/kompetanseheving knyttet til det konkrete prosjekt. Øvrige kostnader til evt vikarinnleie dekkes av ordinær drift i Tjeldsund og Skånland kommuner. Tjeldsund 2.5 Frikjøp av hovedtillitsvalgte og hovedverneombud Organisasjon NAVN Opprinnelig frikjøp i egen kommune Frikjøpressurs Tjeldsund 2020(fra ) Samlet Delta Bente Pettersen 11,2 8%(hhv 5% for arbeid som vara i PSU og 3% generell belastning) 19,2% Fagforbundet(inkl NSF etter gitt fullmakt) Sandra Ranang % 33% 10

14 Nito Elias Balto 0 Søke perm m/lønn 0 Hovedverneombud Bente Pettersen 10% 10% 20% Utdanningsforbundet Anne Bergersen 12% lokalt, 20% sentralt +3% generell belastning 35% Naturviterne Ergoterapeutforbundet Econa 1 person har ingen HTV 1 person har ingen HTV 1 person har ingen HTV 0## Søke perm m/lønn 0 0### Søke perm m/lønn 0 0 Søke perm m/lønn 0 ## Medlem Naturviterne lar seg representere av Nito ### Medlem Ergoterapeutforbundet lar seg representere av Delta Skånland Organisasjon NAVN Opprinnelig frikjøp i egen kommune Frikjøpressurs Tjeldsund 2020(fra ) Samlet NSF Annett Vibeke Fløistad 5% +3% generell belastning 8% NITO Ivar Hartviksen 0 Søke perm m/lønn 0 Akademikerforbundet Mona Lilleng 0 Søke perm m/lønn 0 Fagforbundet (inkl. FO) Ella Haldorsen 92,5% +7,5% 100 Den norske legeforening Marius Kristensen 0 Søke perm m/lønn 0 Utdanningsforbundet Jan Hugo Olsen 24%(sentralt, refunderes) 8%(hhtv5% for arbeid som vara i PSU og 3% generell belastning) 32% Hovedverneombud Vera Kingswick 20% 20% 40% Frikjøpsordningen som nå er avtalt forutsetter gjeldende rolle og medlemstall Frikjøp benyttes så langt det gjelder, deretter permisjon med lønn hvis behov. Frikjøpsordningen gjelder for Ny drøfting til høsten 2018, da for året 2019 Organisasjoner som har få medlemmer gis ikke frikjøp som fast ordning; de må søke permisjon m/lønn for deltakelse i kontaktmøter. 11

15 Søknad om permisjon med lønn behandles av nærmeste leder/leder med personalansvar. Dokumentasjon: møteinnkalling. Organisasjonene som har fullmakt til å representere andre organisasjoner (sammenslutningsmodell) må fremlegge dokumentasjon på dette Dersom et møte faller på en F1, vil denne erstattes fullt ut med ny fridag. Tidspunktet for erstatningsfridag må avtales med arbeidsplassens leder Dersom et møte faller på en annen fridag erstattes denne med fri time for time som møtet varer. Virkningsdato: inntil Utdrag av referat : Ref sak tatt opp under orienteringer i Fellesnemndas møte Formål å avklare de forhold som er tatt opp vedr frikjøp og møtegodtgjørelse. Fellesnemda vil ha sak tilbake hvis man går bort fra frikjøp og i stedet ønsker møtegodtgjørelse. Spørsmålet er hvordan merarbeidet i forbindelse kommunesammenslåingen utført i 2017 skal kompenseres. HVO og organisasjonene har beregnet tidsforbruket (2 timer for og 2 timer etterarbeid) for 2017 og har forslag om å avspasere timene i løpet av Bente: 8 timer Sandra: 46,5t Ella: 12 timer Vera: 24 timer Prosjektrådmannen er enig og fastslår at timene (frikjøpet for 2017) avspaseres i ordinært arbeid (ikke som HVO/allerede frikjøpte dager) som angitt over. Organisasjonene og HVO har sett at arbeidsbyrde og -mengde er større i 2018 enn forutsatt 17 januar i år, jf ref. Prosjektrådmannen vil ikke drøfte evt økt frikjøp for organisasjonene nå siden ikke alle er innkalt til møtet. HVO i Skånland og Tjeldsund får følgende økning i frikjøpet med virkning fra : HVO Tjeldsund - Bente Pettersen Skånland - Vera Kingswick Opprinnelig frikjøp i egen kommune Frikjøp Tjeldsund 2020 fra Frikjøp Tjeldsund 2020 fra % 10% 10% 30% 20% 20% 10% 50% Samlet frikjøp 12

16 Til høsten vil det bli ny drøfting om frikjøp, primært for 2019 men også om det er merarbeid utover frikjøpet fastsatt i drøfting Drøftingen vil kun gjelde for arbeidstakerorganisasjonene. HVO sitt frikjøp er ferdig behandlet i dag. Møtegodtgjørelse er ikke aktuelt for organisasjonene/hvo 2.6 Revisjon: Komrev Nord er vedtatt engasjert som revisor for prosjektet, innenfor revisjonsoppdraget de gjør for Skånland kommune. 3. Aktivitetsplan Aktivitetsnavn Ansvar Frist/tid Etablere ny kommune Tjeldsund og Skånland Fellesnemnda Kommunestyrene fatter gjensidige vedtak om kommunesammenslåing Kommunestyrene Stortingsvedtak (nasjonalt vedtak) om ny kommune og fylkestilhørighet Stortinget Kommunestyrene fatter likelydende vedtak om intensjonsavtale, fellesnemnd mv Kommunestyrene Kongen i Kongelig resolusjon om kommunesammenslåingen til nye Tjeldsund statsråd/kommunal- og kommune og Forskrift om sammenslåingen av Tjeldsund og Skånland moderniserings / fastsatt. departementet 2017 Oppstart innledende oppgaver/formelle forhold og kartlegging og oppstart av langvarige delprosjekter 4 Fellesnemnda konstituert Fellesnemnda Partssammensatt utvalg (PSU)valgt og startet opp PSU Reglement partssammensatt utvalg og ansattes medvirkning nye Tjeldsund kommune Fellesnemnda Reglement for godtgjørelser fellesnemnda, PSU og arbeidsgrupper Fellesnemnda Oppnevning av representant kirkelig fellesnemnd Fellesnemnda / / Budsjett Fellesnemnda Fellesnemnda 11 Tildele budsjett kirkelig fellesråds fellesnemnd Fellesnemnda Avklart frikjøp av tillitsvalgte PR / Tilsetting prosjektleder/rådmann Fellesnemnda Frikjøpe/tilsette prosjektmedarbeidere PR / / Retningslinjer for omstilling Fellesnemnda Møte med Troms fylkeskommune og Fylkesmannen i Troms om problemstillinger knyttet til at Tjeldsund skifter forvaltningsregion Leder/nestleder FN/PR /

17 17 Løypemelding KS Strategikonferanse PR Deltakelse i finansieringsordningen for digitaliseringsprosjekter KS PR/Fellesnemnda / Innbet juni Delprosjekt - informasjonsstrategi, hjemmeside PR Delprosjekt - fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet - fokus på barn og unges medvirkning PR/Fellesnemnda Delprosjekt - infrastruktur og digitalisering; termineres og splittes, jf 22,23,24,25 og 26 PR *Styringsgruppe digital sammenslåing PR *Delprosjekt IT-strategi PR *Delprosjekt Visma Enterprise/HRM mottaksprosjekt PR *Delprosjekt Visma Fagsystemer mottaksprosjekt PR *Digitaliseringsstrategi fra ord til handling PR Delprosjekt - politisk organisering PR/Fellesnemnda 28 Delprosjekt - prosess fastsetting av det samiske navnet på Tjeldsund kommune PR/Fellesnemnda / / Delprosjekt - felles NAV nye Tjeldsund og Evenes PR/Egen styringsgruppe Delprosjekt - system, arkiv og digital sammenslåing PR *Delprosjekt innfasing nytt sak/arkivsystem ACOS PR / 32 Delprosjekt - geodata, kart og matrikkel PR Delprosjekt - felles identitet, kultur og profilering PR Delprosjekt - administrativ organisering PR 35 Kartlegge interkommunale avtaler, selskap og forpliktelser. Vurdere videreføring eller oppsigelse Fellesnemnda/PR/RM / /22.02./ / / Møte Evenes kommune vedr fremtidige samarbeidsordninger Fellesnemnda/PR/RM Avklare fremtidig samarbeid med Evenes kommune Fellesnemnda / / Etablere administrative arbeidsgrupper på tjenester og fagområder PR / 39 Delprosjekt videregående opplæringstilbud i kommunen, jf Int.avt Fellesnemnda/PR Oppstart / 40 Delprosjekt «Operasjon planlegging» PR Delprosjekt - kartlegging ansatte/kompetanse PR Delprosjekt gjennomgang av avtaler, retningslinjer og reglementer på personalområdet PR

18 Delprosjekt - avklare fremtidig bruk av lokaliteter PR / 44 Delprosjekt - valg til ny kommune 2019 Fellesnemnda/PR Delprosjekt - økonomi- og virksomhetsstyring i ny kommune PR Delprosjekt boligstiftelser og fremtidig struktur PR/Styrer Delprosjekt kommunikasjonstilbud/buss, logistikk og trafikksikkerhetstiltak Politisk arbeidsgruppe Ikke startet Delprosjekt samisk undervisning og kultur Politisk arbeidsgruppe Delprosjekt skatteoppkreverfunksjon og samarbeidsløsninger PR Ikke startet 50 Fellesnemnda vurderer og beslutter opprettelse av politiske arbeidsgrupper Fellesnemnda 51 Lage "skyggebudsjett" ny kommune PR/Rådmenn desember Avklare eiendomsskatteordning ny kommune Fellesnemnda/PR 53 Rekruttere og ansette i rådmannens ledergruppe PR Utviklingsseminarer Fellesnemnda m fl. Fellesnemnda m fl Faggruppe offentlige anskaffelser/gjennomgang av avtaler PR / Foredrag om kommunedelsutvalg «Erfaringskonferanse KS, KMD, sammenslutningene» PR Foredrag om kommunedelsutvalg «Lokaldemokratikonferanse KMD» PR 2018 Foredrag om kommunesammenslåingen på «Rådmannssamling Troms/Finnmark» PR Foredrag om kommunesammenslåingen på «Fylkesmannens økonomiforum Troms 2018» PR Søknad innlemmelse i forvaltningsområde for samisk språk Fellesnemnda Prosjekt etablering av barnevern PR Oppstart Gjennomføre alle ansettelser i ny kommune/virksomhetsoverdragelse PR/Personalledere Påstartet oktober Implementere og klargjøre politisk organisering, kommunedelsutvalg mv Fellesnemnda/PR Oktober Harmonisere kommunale avgifter PR/Rådmenn 65 Inngå bankavtale PR 66 Avklare revisjonsordning for ny kommune PR 67 Inngå avtaler om interkommunalt samarbeid, tilpasse IKS-avtaler mv Fellesnemnda/PR 68 Tilpasse kommunalt eierskap i selskaper (AS'er) mv Fellesnemnda/PR 69 Delprosjekt - Skilting ny kommune - bygg og veier PR 70 Gjennomgang, tilpasning ROS-analyse ny kommune PR

19 71 Delegeringsreglement politisk og administrativt - utarbeide forslag til behandling 2020 Fellesnemnda/PR 72 Administrative forberedelser Kommunal planstrategi til behandling 2020/se delprosjekt «Operasjon planlegging» PR Utarbeide budsjett- og økonomiplan Fellesnemnda/PR 74 Ordne fysiske fasiliteter/bygg PR Ny kommune etablert Til de aktuelle delprosjektene vil det utarbeides prosjektbeskrivelser, fremdrifts- og milepælsplaner og budsjetter. 4. Delprosjekter og gruppesammensetning Grønn skrift: Avklarte grupper Rød skrift: Grupper under avklaring 4.1 Delprosjekter som igangsettes i 2017: Infrastruktur og digitalisering terminert Prosjektgruppe: Hugo Losvik (PL), Bente Solvang, Henrik Strøm, Mats Levi Olsen, Silvia Hellesvik (fra ) Styringsgruppe digital sammenslåing Torbjørn Simonsen (leder), Silvia Hellesvik, Hugo Losvik, Mats Levi Olsen Delprosjekt IT-strategi Prosjektgruppe: Hugo Losvik og Mats Levi Olsen Delprosjekt Visma Enterprise/HRM mottaksprosjekt Koordinert av: Henrik Johan Strøm Delprosjekt Visma Fagsystemer mottaksprosjekt Koordinert av Silvia Hellesvik Digitaliseringsstrategi fra ord til handling 16

20 Koordinert av Silvia Hellesvik Informasjonsstrategi, hjemmeside Prosjektgruppe: Bente Johanne Nygård (PL), Kristine Storelv, Silvia Hellesvik (fra ), Mats Levi Olsen (ved behov) Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet - fokus på barn og unges medvirkning Prosjektgruppe: Linn Eva Sæther (PL perm fra oktober 18 ), Silje Elvenes Liseth (ny PL fra oktober 18), Janne Johansen, Trude Hagland + ungdomsrepresentanter (til sammen 9 elever repr skolene) Politisk organisering Prosjektgruppe: Liv Kristin Johnsen (PL), Helene Berg Nilsen, Ove Berg, Einar Aune, prosjektrådmann Torbjørn Simonsen Prosess fastsetting av det samiske navnet på Tjeldsund kommune Prosjektgruppe: Prosjektrådmann Torbjørn Simonsen Felles NAV nye Tjeldsund og Evenes Styringsgruppe: Avdelingsdirektør NAV Troms Oddrun K. Johansen, avdelingsdirektør NAV Nordland Erik Seljeås, prosjektrådmann Torbjørn Simonsen, kst rådmann i Evenes Stine Fedreheim, rådmann Monika Amundsen til / kst rådmann Kristina Lindahl fra , kst rådmann Bjørn Tore Sørensen (repr partnerskapet frem til sammenslåing), Hilde D. Fjellheim (TV), Robin Solsem (TV) Prosjektgruppe: Reidar Hansen (PL), Eli Tyldum + 2 tillitsvalgte Innledende prosjektfase avsluttet Evenes avklarte at de ikke inngår i NAV Tjeldsund. Ny NAV leder tilsatt (tiltrer oktober 2018). System, arkiv og digital sammenslåing Prosjektgruppe: Mona Lilleng (PL), Linda Noble (Bente Johanne Nygård fra 9.7.), Lill-Grethe Bakkland, Kristine Storelv. Hugo Losvik, Mats Levi Olsen (deltar ved behov) Delprosjekt innfasing nytt saks/arkivsystem ACOS 17

21 Koordinert av Bente Johanne Nygård Geodata, kart og matrikkel Prosjektgruppe: Ole Øystein Lindebø (PL), Dag E. Grønnerød, Hans Martin Fløystad, Jan Egil Strand Felles identitet, kultur og profilering Prosjektgruppe: Solbjørg Borgan (PL fra ) Kristina Lindahl (PL frem til ), Linn-Eva Sæther (Silje inn fra når LE starter permisjon), Rigmor Wangen, Janne Johansen, Lars Moen, Einar Aune Administrativ organisering Prosjektgruppe: Prosjektrådmann Torbjørn Simonsen (PL), Liv Kristin Johnsen, Helene Berg Nilsen, Ove Berg, Einar Aune, Sandra Ranang, Ella Haldorsen Videregående opplæringstilbud i kommunen, jf Intensjonsavtalen Prosjektgruppe: Liv Kristin Johnsen (PL), Helene Berg Nilsen, Rigmor Wangen, Trude Hagland, Pål Brodtkorb. Torunn R Wilhelmsson og Einar Aune tiltrer gruppen fra Delprosjekter som igangsettes i 2018: Kartlegging av ansatte og kompetanse Prosjektgruppe: Lars Moen (PL), Kristina Lindahl/Bente Solvang fra , Elias Balto (HTV), Anett Fløystad (HTV) Avklare fremtidig bruk av lokaliteter Prosjektgruppe: Prosjektrådmann Torbjørn Simonsen (PL), Einar Aune, Gerd Larsen + lederforum (rådmenn/personal) Valg til ny kommune Prosjektgruppe: Gerd Larsen (PL), Liv Marit Torbergsen, Lill-Grethe Bakkland, Kristine Storelv, Økonomi- og virksomhetsstyring i ny kommune Prosjektgruppe: Henrik Strøm (PL), Bente Solvang, Monika Amundsen til , Bjørn Tore Sørensen 18

22 Boligstiftelser og fremtidig struktur Prosjektgruppe: Bjørnar Pettersen (PL), Helene Berg Nilsen, Henrik Strøm, Bente Solvang + ekstern støtte Økoråd/BDO Kommunikasjonstilbud/buss, logistikk og trafikksikkerhetstiltak Prosjektgruppe: Politisk arbeidsgruppe Fellesnemnda velger Samisk undervisning og kultur Politisk arbeidsgruppe Erik Hanssen, Odd-Are Hansen, Liv Kristin Johnsen, Helene Berg Nilsen, Torunn Rørvik Wilhelmsson, Janne Johansen Skatteoppkreverfunksjon og samarbeidsløsninger Prosjektgruppe: Anita Aarsund (PL), Knut Bjarne Simonsen, Bjørn Tore Sørensen, Monika Amundsen (Kristina Lindahl fra ) og rådmann i Evenes Gjennomgang av avtaler, retningslinjer og reglementer på personalområdet Prosjektgruppe: Kristina Lindahl (PL til )/Bente Solvang fra , Lars Moen (PL fra ), Bente Pettersen (HVO), Vera Kingswick (HVO), Sandra Ranang (HTV) og Ella Haldorsen (HTV) Operasjon planlegging (Samfunnsplan, arealplan, helhetlig ROS, planstrategi ) Prosjektgruppe: Jan Egil Strand (PL), Ole Øystein Lindebø, Elin Johanne Kristoffersen, Lisa Marie Winther, Ingrid Davidsen, Ivar Hartviksen, Einar Aune Offentlige anskaffelser/gjennomgang av avtaler Prosjektgruppe: Einar Aune (PL), Gerd Larsen, Kristina Lindahl/Bente Solvang inn fra , Jan Egil Strand, Ole Øystein Lindebø Prosjekt etablering av barnevern Prosjektgruppe: Ranja Abrahamsen (20 % frikjøpt fra ETS barnevern) og Silvia Hellesvik 19

23 4.3 Arbeidsgrupper på tjenesteområder Følgende arbeidsgrupper ble nedsatt på felles ledermøte 5. mars 2018: Styrere (Rigmor/Trude H innkaller) Rektorer (Rigmor/Trude H innkaller) Gruppene kan og ses samlet som oppvekstgruppe Helse/omsorgsledere (Per Eivind innkaller) Kultur, næring og folkehelse (Silje innkaller) Tekniske tjenester (Jan Egil innkaller) Kultur, næring og folkehelse kan og ses i sammenheng med tekniske tjenester og planlegging som naturlige kontakt og samarbeidsflate. Administrasjon (Monika - Kristina/Bjørn Tore innkaller) NAV (prosjektgruppe er allerede nedsatt og i gang) Arbeidsgruppene som her er nedsatt må gå seg litt til, og det kan bli aktuelt at grupper går sammen av hensyn til tjenesteområdene som skal dekkes. Vi er i en tidlig fase slik at gruppenes hovedfokus nå i starten vil være å bli kjent, etablere samarbeidsarenaer, lære av hverandre, kartlegge organisere felles opplæring osv. Forhold som berører organisering og innhold i tjenestene i fremtiden skal avventes til den administrative organiseringen er avklart. I en travel hverdag hvor organisasjonene er presset på tid og hvor ditto flere ledere og ansatte er involvert i prosjektgrupper av mer spesifikk art så må det økonomiseres med tidsbruken i gruppene. Arbeidsgruppene tilbakerapporterer om sitt arbeid på felles ledermøter. 5. Økonomi (revidert pr ) Budsjett engangskostnader Sum Fellesnemnd Partssammensatt utvalg Fellesnemnd kirkelig fellesråd Prosjektledelse Prosjektmedarbeidere/-organisasjon Prosjekt videregående skole Prosjektkostnader drift/utviklingstiltak Finansiering planleggerstilling Frikjøp kommunene Frikjøp tillitsvalgte

24 Sum Midler til engangskostnader Til Fellesnemndas disp Øvrige midler som det vil rapporteres særskilt på: Reformstøtte Tilskudd til infrastruktur og digitalisering Tilskudd til lokaldemokratiprosjekt «Lokaldemokratiet UNG»

25 Sak 54/18 FELLESNEMNDA SKÅNLAND OG TJELDSUND KOMMUNER MØTEPLAN 2019 Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 17/870 Saksnr.: Utvalg Møtedato 54/18 Fellesnemnd Tjeldsund Innstilling: Vedlegg: Møtekalender Skånland kommune Møtekalender Tjeldsund kommune Saksutredning: I 2018 har det vært separate møtedatoer for formannskap, PSU og fellesnemnd, noe som har fungert godt. Det anbefales at ordningen videreføres. Formannskapene har møtedag onsdager, det anbefales at møter i fellesnemnda / PSU fortinnsvis legges til torsdager, med møtestart ca klokka For 2019 må det også fastsettes konstituerende møte for nyvalgt kommunestyre som skal være konstituert innen utgangen av oktober Møtene skal i henhold til kommunelovens 32 holdes på tidspunkt vedtatt av organet selv eller kommunestyret, Videre møteplan for formannskapet arbeid med budsjettet 2020 samt nyvalgt kommunestyres desembermøte må vedtas i kommunestyrets konstituerende møte. Forslag til nye møtedatoer: Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Fellesnemnda Valgstyret PSU KST 31 Konsekvens Tjeldsund 2020: Rådmannens vurdering: Side 4 av 8

26 Arkivkode Deres ref. Dato Vår ref. 17/1286-7/LMT MELDING OM POLITISK VEDTAK - MØTEPLAN FORMANNSKAP, KOMMUNESTYRE 2019 FORMANNSKAPET behandlet saken i møte , sak 105/18 Følgende vedtak ble fattet: 1. Onsdag er fast møtedag for kommunestyre og formannskap: 2. Fast møtetidspunkt: klokka for kommunestyret og klokka for formannskapet dersom ikke annet besluttes for det enkelte møtet 3. Veiledende plan for møtedager 2019: jan feb mars april mai juni juli aug sept okt nov des FSK KST Møteplan november og desember gjelder for sittende formannskap og kommunestyre Brevet er elektronisk godkjent og inneholder derfor ikke signatur. Liv Marit Torbergsen rådgiver Kopi til: Vedlegg: Postadresse: Besøksadresse: Pb 240 Telefon: EVENSKJER EVENSKJER Telefaks:

27 Sak 55/18 FELLESNEMNDAS UTTALELSE TIL BUDSJETT 2019 OG ØKONOMIPLAN Saksbehandler: Torbjørn Simonsen Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 17/1002 Saksnr.: Utvalg Møtedato 55/18 Fellesnemnd Tjeldsund Innstilling: 1. Fellesnemnda viser til saksutredninga og brev fra Fylkesmannen dat Fellesnemnda tar til etterretning de redegjørelser som ordførerne har fremlagt for Fellesnemnda vedr kommunenes økonomiske stilling, jf vedlegg. 3. Fellesnemnda erkjenner at økonomien og handlingsrommet blir utfordrende og vil tidlig i 2019 starte budsjettprosessen for 2020 og økonomiplanen for for Tjeldsund kommune. Vedlegg: Uttalelse om Tjeldsund kommunes budsjett fra ordfører i Tjeldsund, datert Uttalelse om Skånland kommunes budsjett fra ordfører i Skånland, datert Bakgrunn/saksutredning: Brev fra fylkesmannen i Troms av Fellesnemdenes høringsuttalelse til budsjett. Brev fra fylkesmannen i Troms av Fellesnemdenes høringsuttalelse til budsjett. Prosjektrådmannen anmodet ordfører/rådmann i begge kommunene utarbeide et bakgrunnsnotat vedr kommunens vurdering av budsjett- og økonomiplan med utgangspunkt i de spørsmålsstillinger som Fylkesmannen i brev reiste vedr økonomisk styring og fokus på Intensjonsavtalen, budsjett og økonomiplan og investeringer. Fra prosjektrådmannen og Tjeldsund 2020 er det svært viktig å holde fokus på kommunenes utvikling og ressursbruk siste året før sammenslåingen er en realitet. Derfor finner vi fylkesmannens notat relevant å også legge som utgangspunkt for bestillingen også for budsjettåret Ordførerne gir kommunenes tilbakemelding som vil vedlegges tilbakemeldingen til Fylkesmannen. For løpende kontroll med kommunenes økonomi innførte Fellesnemnda fom. 2. tertial 2017 en gjennomgang av økonomisk status i kommunene ved hver tertialrapportering. Dette er verdifullt for en helhetlig styring av økonomien. Utover dette har Fellesnemnda i prosjektplanen to konkrete prosjekter knyttet til økonomi; økonomi- og virksomhetsstyring i ny kommune og utarbeidelse av skyggebudsjett for ny kommune. Dette vil bidra til felles kompetanseheving og samkjørt økonomiforvaltning i kommunene. I hvert møte i fellesnemnda informerer kommunene hverandre gjensidig og kommunestyrekartene gjennomgås og det åpnes for spørsmål. Side 5 av 8

28 Sak 55/18 Prosessen med skyggebudsjett vil bli gjennomgått i fellesnemndas møte På dette tidspunkt har begge kommunestyrene gjort sine budsjettvedtak. I skyggebudsjettet gjør vi tre sammenstillinger; felles konsekvensjustert budsjett, formannskapenes innstilling og kommunestyrenes endelige budsjettvedtak. I skrivende stund er de to førstnevnte sammenstillingene gjort, og den siste avventes til etter Skånland (5.12.) og Tjeldsund (11.12.) har behandlet budsjettene i kommunestyret. Basert på formannskapenes innstillinger viderefører begge kommunene en ekspansiv og offensiv økonomisk politikk som ordførerne i vedlegg her begrunner. Det innstilles på en offensiv bruk av midler, med få eller ingen sparetiltak og en utgiftsvekst i driftsutgifter fra konsekvensjustert drift til formannskapenes innstilling på og med beskjeden oppjustering av inntektene på Et i utgangspunktet svært svakt netto driftsresultat på minus forverres til minus Normen for en sunn økonomisk styring indikerer at kommunen ut fra det inntektsnivå kommunene har, i stedet burde hatt et netto driftsresultat på pluss Dette utgjør en akkumulert ubalanse i økonomien på ca 16,7 mill. Budsjettene salderes med bruk av oppsparte midler (disposisjonsfond) og tæring på fremtidig svært tiltrengte reserver. Også bruk av disposisjonsfond til finansiering av investeringer foreligger for realisering av tiltak og for å ikke gjøre låneopptak som skaper bindinger for Tjeldsund kommune i fremtiden. Isolert sett er det bra, i den store fremtidige sammenhengen bidrar dette til å svekke fremtidig handlefrihet og vil fremskynde etableringen av en spareplan og kuttiltak allerede fra første driftsår for den nye kommunen. Fellesnemnda må således starte budsjettarbeidet for 2020 tidligst mulig i Konsekvens Tjeldsund 2020: Konsekvensen for Tjeldsund er ovenfor beskrevet. Den er utfordrende og vil kreve tiltak for å komme i havn. Rådmannens vurdering: Prosjektrådmannen viser til saksutredningen og fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fellesnemnda viser til saksutredninga og brev fra Fylkesmannen dat Fellesnemnda tar til etterretning de redegjørelser som ordførerne har fremlagt for Fellesnemnda vedr kommunenes økonomiske stilling, jf vedlegg. 3. Fellesnemnda erkjenner at økonomien og handlingsrommet blir utfordrende og vil tidlig i 2019 starte budsjettprosessen for 2020 og økonomiplanen for for Tjeldsund kommune. Side 6 av 8

29 Tjeldsund kommune Sentraladministrasjonen Fellesnemnda v/prosjektrådmann Vår dato: Vår referanse: / / Deres dato: Deres referanse: Saksbehandler: Saksbehandler tlf: Rigmor Wangen BAKGRUNNSNOTAT BUDSJETT 2019 OG ØKONOMIPLAN Tjeldsund kommunes budsjett for 2019 og økonomiplan skal behandles i kommunestyret den 11. desember. Formannskapet ga sin innstilling gjennom et enstemmig vedtak i møte 21. november. Av intensjonsavtale følger det at dagens stedbundne tjenester skal videreføres, og budsjett/økonomiplan legger opp til dette. Det er i det konsekvensjusterte budsjettet for 2019 ikke tatt høyde for prisvekst, men forventet lønnsvekst er lagt inn. Budsjettet for 2019 balanseres gjennom bruk av ca 2,9 mill. fra disposisjonsfondet. Økonomirapport 2. tertial 2018 gir signaler om et positivt resultat for Tjeldsund kommune på ca 2,5 mill. for I hovedsak er det tilskudd fra Havbruksfondet og et høyere aksjeutbytte enn forventet som er årsaken til det positive resultatet. Dersom ingen uforutsette utfordringer/utgifter kommer til, forutsetter Tjeldsund kommune per å ha et disposisjonsfond på ca. 6,8 millioner kroner. Budsjettert bruk av disposisjonsfond vil komme til fratrekk fra denne summen. Bruk av disposisjonsfond skyldes store investeringer samt et driftsnivå som er for høyt i forhold til dagens inntekter. Driftsmessig er det følgende tiltak som øker driftsnivået etter 2020: - Driftskostnader som følge av investeringer. - Etablering av aktive nattevakter i hjemmetjenesten etter mønster av Skånland. Døgnkontinuerlig vakt i hjemmetjenesten forventes å resultere i at hjemmeboende skal kunne bo hjemme lengst mulig samt redusert inntak på sykehjem. Øvrige driftstiltak er enten engangsutgifter, kostnader som fases ut senest 2020 eller kostnadsreduserende. Det er lagt til grunn reduserte driftskostnader fra 2020 som følge av kommunesammenslåingen med kr. 3,7 mill. i 2020 og kr. 4,1 mill. i Investeringer: Det er totalt budsjettert med investeringer på kr. 28,6 mill. eks mva i økonomiplanperioden. Dette er forutsatt finansiert med lån. Hoveddelen av investeringer i 2019 er basert på økonomiplanen og rebudsjetterte tiltak fra tidligere år. Side 1 av 2 Postadresse: Rådhuset, 9444 Hol i Tjeldsund Telefon: Bankkonto: E-post: post@tjeldsund.kommune.no Telefaks: Org.nummer: Besøksadresse: Rådhuset

30 Kommunen har et høyt investeringsnivå. Ny skole stod ferdig i Ramsund våren Det arbeides aktivt med utbyggingsplaner spesielt rundt Norges Brannskole. Tjeldsund kommune har også hatt ute anbud om bygging av boliger med tilvisningsrett. Dette med bakgrunn i blant annet intensjonsavtalen hvor det er lagt til grunn en betydelig økning av innbyggertallet i den nye kommunen i årene som kommer, samt for å kunne møte etterspørselen etter boenheter i forhold til Norges Brannskole og Forsvaret. Kommunen fikk ingen respons på utlysningen. Investeringene belaster kommunen hardt. En benytter minimumsavdrag som virkemiddel for å saldere budsjettet. Rentenivået er lavt, noe som letter den økonomiske byrden for kommunen. Kommunen har minimalt med oppsparte reserver som kan finansiere drift og investering. Investeringsprosjekter fullfinansieres gjennom lån. Formannskapets budsjettforslag slik det foreligger tar hensyn til føringer i intensjonsavtalen. Investeringsog driftsnivå er høyt, og man er avhengig av å bruke disposisjonsfond for å finansiere driften i Samtidig vil man fortsatt ha noe tilgjengelige fondsmidler disponibelt i økonomiplanperioden. I tillegg vil man ha en kommunal infrastruktur som vil ha kapasitet til å håndtere vekst i innbyggertallet som scenario i intensjonsavtale forespeiler. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og inneholder derfor ikke signatur. Liv Kristin Johnsen Ordfører Rigmor Wangen Oppvekstsjef Kopi: Skånland kommune Side 2 av 2 Postadresse: Rådhuset, 9444 Hol i Tjeldsund Telefon: Bankkonto: E-post: post@tjeldsund.kommune.no Telefaks: Org.nummer: Besøksadresse: Rådhuset

31 Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. 18/ ADM/RDM/BTS Saksbehandler:Bjørn Tore Sørensen tlf Fellesnemda v/prosjektrådmann EVENSKJER, BAKGRUNNSNOTAT BUDSJETT ØKONOMIPLAN Skånland kommunes budsjett for 2019 og økonomiplan skal behandles i kommunestyret den 5. desember. Formannskapet ga sin innstilling i møte 21. november. Formannskapet innstilling er en flertallsinnstilling. Mindretallets forslag framkommer av budsjettdokument. I det understående er det formannskapets innstilling som legges til grunn. Av intensjonsavtale følger det at dagens stedbundne tjenester skal videreføres, og budsjett/økonomiplan legger opp til dette. Skånland kommune forutsettes pr å ha et disposisjonsfond på ca. 35 mill. kr. Driften for har et negativt netto driftsresultat som er finansiert av disposisjonsfond med totalt 22,8 mill. kr. Dette er en økning på om lag 6,2 mill. kr. fra inneværende økonomiplan. Med en forventning om vekst i innbyggertall og en styrking av den totale kommunerammen på tilsvarende nivå som for 2019 er bruken avtagende gjennom perioden. Bruk av disposisjonsfond i 2022 er beregnet til 1,7 mill. Med bakgrunn i prosessen rundt kommunesammenslåing og bruk av administrative ressurser til dette, er det ikke vurdert større omstillings-/effektiviseringstiltak i Det er ikke lagt inn noen økonomiske effekter av kommunesammenslåing i økonomiplan. Driftsmessig er det i hovedsak 3 tiltak som øker driftsnivå: 1. Styrking hjemmetjeneste Sør 0,5 årsverk. Det er et stort press på pleie- og omsorgstjenester. En styrking på 0,5 årsverk vil legge til rette for en bedre dekning på ettermiddag/kveldstid. 2. Leieavtale med IL Santor på gymsal til Oppvekstsenteret på Sandstrand. I forbindelse med bygging av oppvekstsenter dekker ikke investeringsrammen gymsalløsning. Dette foreslås løst gjennom en leieavtale med IL Santor som planlegger bygging av idrettshall. Postadresse: Postboks Evenskjer Telefon: Telefax: e post: post@ skanland.kommune.no www. skanland.kommune.no Bankgiro: Foretaksreg.: NO MVA

32 Side 2 av 2 3. Styrking bo og miljøtjeneste med 1,0 årsverk. Dette for å kompensere for støttekontaktløsning som tidligere har inngått i NAV, i tillegg til å styrke ressurser særlig innenfor rusomsorg/oppfølging. Driftstiltakene øker driftsrammen/bruk av disposisjonsfond med totalt 4,4 mill. kr for perioden Økning i bruk av disposisjonsfond i forhold til inneværende økonomiplan kan forklares med økte driftstiltak, samt bortfall av husleieinntekter fra NAV med om lag 2 mill. kr over 4 årsperioden. Investeringsbudsjettet for 2019 er på 77,6 mill. kr., med et budsjettert låneopptak på 34,6 mill. kr. Av låneopptaket er ca. halvparten vurdert til å være selvfinansierende. Mindre tiltak er finansiert av disposisjonsfond med 7,2 mill. kr. Det er ikke foreslått investeringer utover Kommunen står også foran en utvikling fra 2025 og utover med vekst i eldre. Både intensjonsavtalen og kommuneplanens samfunnsdel har en forventning om vekst i folketall. Det er i budsjett og økonomiplan de siste årene og framover gjennom investeringer i bolig- /tomteutvikling, bredbånd, barnehager og skoler lagt til rette for kapasitet til å håndtere en slik vekst, samt å gjøre kommunen attraktiv som bo-kommune. I tillegg gjøres det noen tiltak innenfor pleie- og omsorgssektoren for å begynne en prosess som sikrer effektiv drift for å møte framtidens kapasitetsutfordringer. Dette dokumentet er elektronisk godkjent og inneholder derfor ikke signatur. Helene Berg Nilsen Ordfører Bjørn Tore Sørensen Kst. rådmann Kopi: Tjeldsund kommune

33 Sak 56/18 ORIENTERINGER/DRØFTINGER FELLESNEMNDA Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/73 Saksnr.: Utvalg Møtedato 56/18 Fellesnemnd Tjeldsund Innstilling: Orienteringene tas til orientering Vedlegg: Bakgrunn: Saksutredning: Orienteringer i møtet: Presentasjon rådmannens lederteam Kulturprosjektet - status og videre arbeid Fellesnemndas skyggebudsjett 2019 Kommunestyret i Tjeldsund saksliste Kommunestyret i Skånland saksliste Vedtak som berører fellesnemndas arbeid Konsekvens Tjeldsund 2020: Rådmannens vurdering: Side 7 av 8

34 Skånland kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Tjeldsundbrua kro og hotell Møtedato: Tid: 12:00-00:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel FO 8/18 18/165 TJELDSUND EN BEDRE MILJØKOMMUNE - INTERPELLASJON KST 05. DESEMBER RS 11/18 18/158 REFERATSAKER KOMMUNESTYRET PS 54/18 18/1107 SAKSPROTOKOLL - OPPSIGELSE AVTALER INTERKOMMUNALT SAMARBEID PS 55/18 17/389 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK I SAK 49/18, INKLUSIVE EIERSKAPSSTRATEGI SKÅNLAND VEKST PS 56/18 18/971 SPILLEMIDLER 2019 PS 57/18 18/1134 LEIEAVTALE IDRETTSHALL PÅ SANDSTRAND TIL BRUK TIL SKOLE/OPPVEKSTENTER PS 58/18 18/1158 FASTSETTING AV LØNN TIL KST. RÅDMANN PS 59/18 18/749 BUDSJETT ØKONOMIPLAN PS 60/18 18/710 SØKNAD OM KJØP AV TILLEGGSTOMT - PS 61/18 18/839 SØKNAD OM KJØP AV FRIAREAL TILKNYTTET 16/623

35 PS 62/18 18/55 OPPRETTELSE AV POLITISK SAMARBEIDSORGAN - MIDTRE HÅLOGALAND REGIONRÅD Evenskjer, Helene Berg Nilsen ordfører

36

37 Saksprotokoll Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtedato: Sak: 54/18 Resultat: Annet forslag vedtatt Arkivsak: 18/1107 Tittel: SAKSPROTOKOLL - OPPSIGELSE AVTALER INTERKOMMUNALT SAMARBEID Behandling: Saka ble diskutert. Forslag fra Christine Killie Høyre om tillegg til innstillingens punkt 3: Skånland kommune oppfordrer Fellesnemnda til å kontakte Evenes kommune vedrørende ny samarbeidsavtale der man viderefører tidligere samarbeid om drift av kulturskolen. Innstillinga og foreslått tillegg til punkt 3 enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Det vises til kommunesammenslåing mellom Skånland og Tjeldsund kommuner. 2. Skånland kommunestyre vedtar å si opp følgende avtaler med Evenes og Tjeldsund med avslutning pr : ETS Samarbeidsråd ETS Kulturskole Felles legevakttjeneste i ETS ETS medisinske senter ETS felles barnevern ETS fysioterapi ETS kommunefysioterapeut innen forebygging ETS kreftkoordinator ETS UKM 3. Det vises til at fellesnemd for Tjeldsund 2020 har inngått avtaler på noen av områdene for videreføring etter Skånland kommune oppfordrer Fellesnemnda til å kontakte Evenes kommune vedrørende ny samarbeidsavtale der man viderefører tidligere samarbeid om drift av kulturskolen 4. For interkommunale avtaler på øvrige områder, gis det melding til samarbeidskommuner om at Skånland kommune slås sammen med Tjeldsund kommune, og dette vil medføre behov for justering av avtaler som følges opp av fellesnemnd for Tjeldsund Rådmannen gis fullmakt til å gjøre tilpasninger rundt oppgjør og justering av uttreden. Eventuelle avtaler om dette forelegges formannskapet til godkjenning. Postadresse: Besøksadresse: Pb 240 Telefon: EVENSKJER EVENSKJER Telefaks:

38 Sak 57/18 REFERATSAKER FELLESNEMNDA Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 18/287 Saksnr.: Utvalg Møtedato 57/18 Fellesnemnd Tjeldsund Innstilling: Referatsakene tas til orientering Vedlegg: Referatsaker Saksutredning: Følgende dokumenter refereres for fellesnemnda 1. 17/ PRO//TS /18 Kommunal- og Moderniserings- Departementet MELDING OM POLITISK VEDTAK - FASTSETTELSE AV DET SAMISKE NAVNET PÅ TJELDSUND KOMMUNE 2. 17/ PRO//TS /18 Kommunal- og moderniseringsdepartementet 18/ ORIENTERING OM FASTSETTELSE AV SAMISK NAVN PÅ TJELDSUND 3. 17/ ADM/RDG/LMT /18 Prosjektleder Tjeldsund kirkelig fellesnemnd KIRKELIG FELLESENEMND SKYGGEBUDSJETT OG SKYGGEINSVESTERINGSBUDSJETT / ADM/RDG/LMT 033 & /18 Kommunal- og moderniseringsdepartementet 18/ HØRING - FORSLAG TIL ENDRINGER I VALGFORSKRIFTEN OG FORSKRIFT OM DIREKTE VALG TIL KOMMUNEDELSUTVALG 5. 18/ ADM/RDG/LMT /18 Luftambulansetjenesten INFORMASJON OM MIDLERTIDIG AMBULANSEHELIKOPTERBASE I MIDTRE HÅLOGALAND - DEL 1 OG DEL 2 Konsekvens Tjeldsund 2020: Rådmannens vurdering:2.2 Side 8 av 8

39 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Arkivkode Deres ref. Dato Vår ref. 17/1342-7/TS MELDING OM POLITISK VEDTAK - FASTSETTELSE AV DET SAMISKE NAVNET PÅ TJELDSUND KOMMUNE Fellesnemnda behandlet saken i møte , sak 5/18 Følgende vedtak ble fattet: 1. Fellesnemnda viser til endelig tilrådning fra Sametinget v/nordsamisk stedsnavnkonsulent dat Fellesnemnda vedtar at samiske parallellnavn på Tjeldsund skal være Dielddanuorri og på Tjeldsund kommune skal være Dielddanuori suohkan. 3. Fellesnemnda ber Kommunal- og moderniseringsdepartementet å godkjenne samisk parallellnavn på Tjeldsund og Tjeldsund kommune, jf punkt 2 Brevet er elektronisk godkjent og inneholder derfor ikke signatur. Torbjørn Simonsen Prosjektrådmann Kopi til: Samediggi / Sametinget, Àvjovârgeaidnu 50, 9730 KARASJOK Tjeldsund Kommune, Tjeldøyveien 800, 9444 HOL I TJELDSUND Skånland Kommune, Postboks 240, 9439 EVENSKJER Vedlegg: Postadresse: Besøksadresse: Pb 240 Telefon: EVENSKJER EVENSKJER Telefaks:

40 Skånland kommune v/ Torbjørn Simonsen Postboks EVENSKJER Deres ref Vår ref 18/ Dato 31. oktober 2018 Orientering om fastsettelse av samisk navn på nye Tjeldsund kommune Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser til epost av 13. august 2018 der det søkes om stadfesting av samisk navn på nye Tjeldsund kommune. Kongens kompetanse etter kommuneloven 3 nr. 3 til å fastsette kommunenavn, inkludert myndigheten til å fastsette samiske parallellnavn, ble delegert til Kommunal- og moderniseringsdepartementet ved Kongelig resolusjon 27. oktober 2017 nr i navnesaker som følger av en kommunesammenslåing. Kommunal- og moderniseringsministeren fastsatte 30. oktober 2018 samisk navn på nye Tjeldsund kommune i Forskrift om endring i forskrift om sammenslåing av Skånland kommune og Tjeldsund kommune til Tjeldsund kommune, Nordland og Troms 1 tredje punktum. Her bestemmes følgende: "Det samiske navnet på Tjeldsund kommune er Dielddanuori suohkan." Fellesnemnda for sammenslåingen av Tjeldsund og Skånland kommuners vedtak om samisk parallellnavn av 11. oktober 2017 er dermed stadfestet av departementet, jf. vedlegg. Det presiseres for ordens skyld at Kommuneloven 3 ikke krever at departementet fastsetter selve rekkefølgen på navnene. Det er tilstrekkelig at den nye kommunen selv har fastsatt dette. Sametinget ved stedsnavnkonsulenten har videre pekt på at det samiske navnet på Tjeldsund bøyes i kasus. Nominativsformen er D i e l d d a n u o r r i og genitivsformen er D i e l d d a n u o r i. Det er genitivs form som vil benyttes i sammensetninger med Tjeldsunds Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org.nr Avdeling Saksbehandler Jørgen Spangen Iversen

41 ordfører, kommune, kommunestyre, mv. Slik departementet ser dette følger kasusbøyningene av det nye navnet av grammatikalske regler. Departementet har derfor ikke fastsatt de ulike bøyningsformer i forskrift, slik Sametinget har foreslått. Det er tilstrekkelig å fastsette det samiske navnet én kasusform, det vil si at det samiske navnet på Tjeldsund kommune er Dielddanuori suohkan. Øvrige statlige instanser og kommuner anses orientert ved kopi av dette brevet. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Spangen Iversen seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi Fylkesmannen i Nordland Fylkesmannen i Troms Kartverket Kulturdepartementet Nordland fylkeskommune Sametinget Statistisk sentralbyrå Troms fylkeskommune Side 2

42 Politisk er leder og nestleder i fellesnemnda informert. Tenker vi refererer den i neste møte Torbjørn Fra: Elin Nikolaisen Sendt: tirsdag 23. oktober :25 Til: Torbjørn Simonsen <Torbjorn.Simonsen@skanland.kommune.no> Kopi: Tore Bølgen (tore.bolgen@gmail.com) <tore.bolgen@gmail.com>; ods-ped@frisurf.no Emne: Skyggebudsjett Hei Torbjørn. Vedlagt følger kirkelig fellesnemnds skyggebudsjett og investeringsbudsjett, slik kommunal fellesnemnd har bedt om. For kirkas del er det mye tekst og informasjon, og lite tall å hente. Mye av vår fremtidige driftsform og lokalisering avhenger av forhandlinger med kommunen, og hvilke løsninger kommunen selv velger på ting. Det er derfor vanskelig å komme med tall nå, selv kvalifisert gjetning blir vrient. Kommunal fellesnemnd får derfor ta dette til informasjon, også regner kirkelig fellesnemnd og undertengede som prosjektleder med å bli holdt løpende oppdatert på de prosesser som får innvirkning på kirkas fremtidige drift. Leder og nestleder i kirkelig fellesnemnd får kopi av denne mailen. Med vennlig hilsen Elin-Mari Nikolaisen Prosjektleder Tjeldsund kirkelig fellesnemnd

43 Skyggebudsjett for investeringer, Tjeldsund kirkelige fellesråd. Tjeldsund kirkelige fellesråd vil i store trekk ha ansvar for følgende drift: Ca 6,2 årsverk i både hel- og deltidsstillinger ansatt i fellesrådet Kontordrift for 3 prester med et tjenestedistrikt over soknene Gratangen, Astafjord, Tovik, Skånland, Tjeldsund og Sandtorg. Eie og drifte 4 kirkebygg, Astafjord, Tovik, Skånland og Tjeldsund. I tillegg utføre kirkelige handlinger i private kirker/kapell i Kongsvik, Kvitfors, Fjelldal og Ramsund Bygg i soknenes eie utenom kirkene er 1 sanitærbygg i Tovik, 1 garasje på Skånland, og redskapshus/klokketårn på alle 9 kirkegårdene. Eie og drifte 9 kirkegårder; Myklebostad, Hol, Ramsund, Fjelldal, Skånland, Kveldro, Renså, Astafjord og Kongsvik. Både Skånland og Kongsvik skal de nærmeste årene utvides. Gjennom trosopplæring har vi tilbud til barn og unge gjennom 5 barnekor og 1 ungdomsklubb. Kirkelig fellesråds drift er regulert gjennom Kirkeloven, oppgaver definert i 14. Kommunens økonomiske ansvar er definert gjennom 15. Generelt: Drift av det nye fellesrådet vil måtte legges om ganske betydelig. Vi vil få et vesentlig større geografisk område som alle ansatte må ferdes over, siden anleggene ligger så spredt. Kontoret vil i større grad enn i dag bli kun en base hvor administrasjonen sitter, og de øvrige ansatte er innom ved behov. Flere av kontorplassene våre vil kunne deles av både 2 og 3 ansatte i tilsvarende funksjoner. Omleggingen av drift vil i særlig grad gjelde daglig drift og vedlikehold av kirkegårdene og kirkebyggene. Vi har i dag en svært manuell og gammeldags drift av dette, som tar uforholdsmessig lang tid. Det vil bli påkrevd å investere i en betydelig større maskinpark, for å klare å holde den kvalitet på tjenesten som kommunens innbyggere forventer. Behovet for omlegging og investering gjør at det ikke synes å være noe innsparingspotensial i sammenslåingen av fellesrådene på kort sikt, tvert imot. På noe lengre sikt derimot, vil vi få en stordriftsfordel gjennom en styrking av maskinpark og heving av kompetanse. Dette vil øke kvaliteten på flere av våre tjenester, og gjør trolig at vi klarer å effektivisere driften en god del sammenlignet med dagens drift.

44 En foreløpig oversikt over investeringer i beløp, så langt det er mulig å kjenne dem, ser slik ut: Leasing av tjenestebil, pluss alle driftsutgifter rundt dette: ,- årlig 2 nye sitteklippere ,- 2 nye gressklippere ,- 2 nye kantklippere ,- Leasing av gravemaskin, 1,6 tonn, pluss driftsutgifter Kjøp av tilhenger til frakt av gravemaskin Kursing/opplæring av ansatte Etablering av nye kontorer Ukjent ,- (stip.) Ukjent Ukjent Kirkegårder: Øverst på lista over investeringer står leasing av tjenestebil til kirkegårdsdriften. Dette vil kunne ta ned noe av kompensasjonen for bruk av egen bil i tjeneste, samt redusere kilometergodtgjørelsen noe. Med 3 ansatte og en tjenestebil, vil dette likevel ikke kunne stilles i null. Tjenestebilen må ha nok trekkraft til å dra maskinhenger og gravemaskin. Den må også ha stort nok varerom til senkeapparat og gravramme. I tillegg til årlige utgifter på leasingbil, kommer en engangsavgift når man henter bilen. Derfor vil den første år komme på investeringsbudsjett, og deretter på driftsbudsjett. Det samme vil gjelde for gravemaskin. Beløpets størrelse varierer med type bil/maskin, og varighet på avtale. I dagens Tjeldsund har kommunen ansvar for alt sommervedlikehold, og menighetsrådet har derfor hverken stillingsstørrelse eller maskinpark til å gjøre dette. Det må derfor legges om stillinger, og investeres i langt flere maskiner for at nye Tjeldsund fellesråd skal kunne ta dette ansvaret selv. Minimum to sitteklippere, to-tre nye vanlige klippere, og et par store gresstrimmere. Klipperne er utsatt for såpass stor slitasje, at det vil årlig måtte påregnes å bytte ut et par maskiner. Det vil også måtte budsjetteres med bruk av flere sommervikarer for å handtere de store arealene som skal klippes, og samtidig ha en fornuftig ferieavvikling. Sommervikarer vil i noen grad kunne finansieres gjennom at beløp fra kommunal tjenesteyting omgjøres til tilskudd fra kommunen til fellesrådet. Leasing av en liten gravemaskin vil være nødvendig. Mye av årlig driftsutgift til denne vil kunne hentes fra det vi i dag bruker på å leie inn maskin til begravelser. Å overta gravingen selv, vil være mulig fordi vi nå investerer i å få strøm på kirkegårdene i tur og orden, og dermed vil kunne bruke teletiner på vinteren. Tjeldsund har teletiner, og Skånland har bestilt, slik at vi har to tilgjengelig. Gravemaskinen vil rasjonalisere øvrig vedlikehold på kirkegårdene betydelig. Det som nå gjøres med trillebår og spade og tar en uke, vil kunne gjøres på en dag med maskin. Det må som konsekvens av gravemaskinen, kjøpes en tilhenger som maskinen kan fraktes på. Ved behov kan også sitteklippere og øvrig utstyr fraktes på denne. Flere ansatte vil trolig måtte ha kurs og opplæring i bruk av gravemaskin, og muligens utvidelse av førerkort og lastsikringskurs for å frakte maskinen.

45 Kontor: Etablering av nye kontorer er ikke klart enda, dette vil avhenge av kommunens utredning om lokalisering av egne enheter. En eventuell ny lokalisering av kirkekontoret, vil måtte skje i nært samarbeid med kommunen. Kirkelig fellesnemnd har vedtatt at kirkekontoret fortsatt skal ligge på Evenskjer, utfra hensyn til både brukere, økonomi og ansatte. Prosten har bedt om 3 prestekontorer hos oss, og prestetjenesten skal driftes fra Evenskjer utfra tjenestedistriktet som skal betjenes. Flere av kontorene er greit utstyrt med relativt nytt inventar. Likevel vil det nok bli nødvendig å investere i fornying av flere kontorer, alt avhengig av hvor vi får lokaler til sist. Dersom vi ikke skal fortsette å være på rådhuset, vil kontormaskiner, møblement til flere kontorer og loungegrupper være nødvendig. Dette er ikke mulig å ha oversikt over før lokaliseringen er endelig avklart med kommunen. Kirker: Det er å anbefale at kommunen fortsatt har ansvar for brøyting og strøing til kirkegårdene og kirkene, siden dette vil kunne inngå i de faste brøyterodene. Det vil trolig bli vesentlig dyrere for oss, og dermed kommunen, om vi skal ha egne brøyteroder på dette. Kirkene er særskilte brannobjekt, og skal derfor ha åpen adkomst til enhver tid, ikke bare ved behov. Alternativet for fellesrådet, vil være å investere i eget brøyteutstyr, som igjen vil utløse behov for større stillinger. Noe som synes lite hensiktsmessig. Taket på alle tre kirkene i Skånland trenger utbedring. Dette er spilt inn til Skånland kommunes budsjett i 2019, og derfor ikke tatt med her utover at det er nevnt. Tilstandsrapport på kirkene utover det, var tatt ut av tildelingen av midler til kirkelig fellesnemnd, siden det skal utføres i fellesskap med tilstandsvurdering av kommunens egne bygg.

46 Skyggebudsjett 2019 Nye Tjeldsund kirkelige fellesråd Reelle tall for 2019 Admin Kirkemusikk Uteseksjon Kirkedrift Kirkeg./legat Trosoppl. Menighetsarb. SUM Skånland Tjeldsund SUM Summene ovenfor er sluttsummene på det enkelte ansvar, etter at inntektene er dratt fra. Fellesrådene mottar til sammen fra kommunene i 2019, til daglig drift. I tillegg kommer inntekt fra festeavgift, gravlegat og salg av tjenester som oppretting og sikring av gravsteiner. Menighetene mottar også tilskudd fra kirkerådet til å drive trosopplæring. Tjeldsund og Skånland mottar til sammen til dette, og drifter 0,4 årsverk til trosopplæring. Prosjektleder anslår en samlet omsetning på de to virksomhetene, på ca ,- pr 2019.

47 Det er fra 2020 behov for å øke driftsbudsjettet flere steder, for å fange opp omlegging av drift etter sammenslåingen. Blant annet leasing av bil og gravemaskin. Dette fremgår av skyggebudsjett for investeringer, som også blir levert inn. Driften omfatter i store trekk 6,2 årsverk pluss 2 årsverk som prest, 4 kirkebygg pluss ett sanitærbygg, 9 kirkegårder med redskapshus/klokketårn på alle, 1 garasje, 5 barnekor, 1 ungdomsklubb og kontorene inkludert drift for 2 prester. Fra og med 2019 vil det bli 3 prester, på grunn av omstrukturering innen kirka, og nye tjenestedistrikt for prestene. Som det framgår av summene i de ulike ansvarsområdene, driftes virksomhetene noe ulikt. I hovedsak kommer dette av at Tjeldsund er ett-sokns kommune, og Skånland fler-sokns og dermed har egne budsjetter for hvert av menighetsrådene. Administrasjon driftes noenlunde likt, med daglig leder og merkantil. Kontordrift, datalisenser, kontingenter og tilsvarende føres på dette ansvaret. Kirkemusikk inneholder stillingene som kirkemusikere, og kostnader til drift av disse. Skånland fellesråds uteseksjon rommer driften av to stillinger som kirketjener/kirkegårdsarbeider, samt maskinpark og garasjen. Tjeldsund har ikke tilsvarende drift. Mye av oppgavene til uteseksjonen løses i dag gjennom tjenesteyting fra Tjeldsund kommune. Det er kommunen som har sommervedlikeholdet på kirkegårdene i dag, samt eier maskinparken som trengs til å løse disse oppgavene. Kirkedrift rommer for Skånlands del 3 kirkebygg i soknenes eie, og alle driftsutgifter til disse. For Tjeldsunds del er det en kirke i soknets eie, driftsutgifter, samt stilling på 14 % som kirketjener. På kirkegårdsdrift har Skånland 4 kirkegårder med tilhørende driftsutgifter. Tjeldsund har 5 kirkegårder, driftsutgifter samt stillingen på 40 % som kirkegårdsarbeider. Legatene finnes også her, og disse driftes ulikt. Skånland selger tjenesten, og har god inntekt pr år på det. Tjeldsund setter ut tjenesten, og administrerer den bare. På trosopplæring har Skånland regnet ansvaret i 0, mens Tjeldsund har satt en utgift på det. Skånland har en givertjeneste som supplerer tilskuddet fra kirkerådet ved behov, mens Tjeldsund har et fond av ubrukte midler bygget opp over flere år i tillegg til det årlige tilskuddet. Tjeldsund har egne poster til menighetsarbeid som diakoni og konfirmantundervisning, samt tilskudd til de private kapellene/kirkene som også er gudstjenestesteder. Dette er i Skånlands til dels innarbeidet i driften av den enkelte kirke, til dels budsjettert med i de respektive menighetsrådene.

48 Endringer fra og med 2020: Organisasjonskart for ny virksomhet er ikke vedtatt enda. Det betyr at det er for tidlig å kunne budsjettere med stillingsendringer. Det vi vet er at 0,5 årsverk som kirkeverge tas bort. Frigjorte lønnsmidler vil benyttes til nødvendig omlegging/økning av andre stillinger. Lokalisering er vedtatt til Evenskjer. Kontorlokaler er ikke avklart, og vil avhenge av forhandlinger med kommunen. Alle driftsutgifter er derfor helt ukjent. Tjenesteytingsavtale med kommunen er ikke behandlet enda, og vil være utslagsgivende for både valg av driftsform og utgifter til dette. Det må investeres i større maskinpark. Driftsutgifter til denne er ikke helt klart før maskinparken faktisk er på plass, men trolig vil ½ - 2/3 kunne finansieres med det som i dag brukes til kjøp av tilsvarende tjenester. Omlegging av stillinger avhenger i noe grad av tjenesteytingsavtale, og valg av driftsform. Behovet for ekstra personell til sommervedlikehold vil være mye større enn i dag, dersom fellesrådet skal ha denne oppgaven selv. En ungdom på sommerjobb koster ca ,- pr uke, inkl sosiale utgifter. Det må brukes ungdom over 18 år, med sertifikat. Det vil trengs 4 ungdommer til dette, i minimum 3 uker hver. Til sammen ca ,- med dagens lønnsnivå.

49 Ifølge liste Deres ref Vår ref 18/ Dato 1. november 2018 Høring - Forslag til endringer i valgforskriften og forskrift om direkte valg til kommunedelsutvalg Kommunal- og moderniseringsdepartementet sender med dette forslag til ednringer i valgforskriften og forskrift om direkte valg til kommunedelsutvalg på høring. Høringsfristen er satt til torsdag 13. desember Høringsuttalelser skal avgis digitalt på regjeringen.no. Dette gjøres under "Send inn høringssvar" på regjeringen.no/ Alle kan avgi høringsuttalelse. Høringsuttalelser er offentlige etter offentleglova og blir publisert på regjeringen.no. I høringsnotatet foreslås det å fastsette i valgforskriften at den foreløpige opptellingen av stemmesedler skal skje manuelt. Det foreslås i tillegg enkelte endringer i bestemmelsen om utformingen av stemmesedlene til kommunestyre- og fylkestingsvalg da det er kommuner og fylkeskommuner som skal velge flere representanter til kommunestyre og fylkestinget enn det er plass til på dagens stemmesedler. Departementet foreslår også en endring i bestemmelsen om forsendelse av forhåndsstemmer som følge av at A- og B-post er slått sammen til én felles brevstrøm. Departementet ber høringsinstansene vurdere om saken bør forelegges underordnede organer eller andre som ikke er nevnt i høringslisten. Med hilsen Siri Dolven (e.f.) avdelingsdirektør Cathrine Sørlie seniorrådgiver Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org.nr Avdeling Saksbehandler Cathrine Sørlie

50 Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2

51 Informasjon fra Luftambulansetjenesten HF. Bodø 16. november 2018 Prosjekt midlertidig ambulansehelikopterbase Midtre Hålogaland Mandat s tatus og fremdrift Bakgrunn I 2013 vedtok styret i Helse Nord at det skulle opprettes en ambulansehelikopterbase inne på Harstad Narvik lufthavn Evenes. For å komme raskt i gang ble det leid en eldre hangar av Forsvaret og basen ble satt i drift 30. april Luftambulansetjenesten HF ikke funnet egnet tomt for bygging av permanent base inne på lufthavnen. Årsaken er funn av miljøgifter i grunnen der Avinor har ledig areal for bygging. Samtidig trenger For s varet selv lokalene dagens base bruker når leiekontrakten med Forsvaret løper ut i slutten av april Det er også forsøkt å finne egnet plass for en permanent base i umiddelbar nærhet til lufthavna. Men etter sondering og befaring sammen med Evenes kom mune ble det ikke funnet egnet plass som var tilgjengelig. Oppdrag og mandat Luftambulansetjenesten HF har fått i oppdrag fra Helse Nord så raskt som mulig å etablere en midlertidig ambulansehelikopterbase i nærheten av dagens base som ligger på Harstad Narvik lufthavn Evenes. Midlertidig base planlegges med en varighet på to år og ved behov inn til tre år. Luftambulansetjenesten HF har også fått i oppdrag fra Helse Nord å utrede og anbefale en plassering av en permanent base for regionen innen 1. mars De to oppdragene er helt avskilt og vil ha ulike prosjektgrupper. Informasjonen som gis heretter er kun for prosjektet midlertidige base. Prosjektgruppe Luftambulansetjenesten HF opprettet en hurtig arbeidende prosjektgruppe 19. oktober i år. Prosj ektgruppa består av representanter fra: UNN HF med medisinsk ansvarlig lege og vernetjeneste. NLSH HF med luftambulanselege. Operatør NLA AS med baseleder og vernetjeneste. LAT HF med prosjektleder, medisinsk - og operativ rådgiver pluss kommunikasjonsråd giver. NLA Solutions, konsulent.

52 Flere plasser vurdert Prosjektgruppa hadde første møte 24. oktober og fordelte arbeidsoppgaver. Gruppa har vurdert fire alternativer for plassering av midlertidig base. Blant annet andre bygg inne på Harstad Narvik lufthavn Evenes, et område ved Brannskolen på Fjelldal og en samlokalisering med Heli - Team på Stanges i Harstad. En enstemmig gruppe har landet på at den nedlagte fotballbane på T r øsen i Skånland fremstår som beste plassering. Og det jobbes nå med å få tillatelse til en etablering der. Fremdrift og prosess Gruppa har gjennomført flere møte r med Skånland kommune som er positivt innstilt til at det etableres midlertidig base på Trøsen. Kommunen må og skal følge en normal saksbehandling og prosjektet har fått gode innspill på hva kommunen trenger for å kunne gi dispensasjon fra arealplanen slik at en midlertidig base kan opprettes. Før det fy siske arbeidet med å opprette base n kan starte må vi ha en konsesjon fra Luftfartstilsynet. Arbeidet med å lage konsesjonssøknaden har startet. Medvirkning er et tema for både dispensasjonssøknad og konsesjonssøknad. I den forbindelse h oldt prosjektgruppa tirsdag 13. november et fellesmøte med omlag 30 naboer som vil bli berørt dersom basen blir etablert. Prosjektet har også fått bekreftet at SIN TEF tar på seg oppdraget med å lage en støyrapport som også skal ligge ved begge søknadene. Prosjektet har en god tone med grunneier som er Skånland og omegn idrettsforening (SOI F) og forbereder en intensjonsavtale med dem for leie av grunn. Endelig leieavtale inngås når de andre formelle godkjennelsen er på plass. Trøsen ligger under innflygningen til Harstad N arvik Lufthavn Evenes og vi er i dialog med Avinor for å kartlegge hva dette betyr for de operative siden av å ha en base lokalisert der. Videre jobber prosjektet med å kartlegge muligheter og priser for leie av brakkerigg og hangar. Med vennlig hils en Mariann M. Hunstad prosjektleder

53 Informasjon fra Luftambulansetjenesten HF. ( Del 2.) Bodø 30. november 2018 Prosjekt midlertidig ambulansehelikopterbase Midtre Hålogaland Mandat s tatus og fremdrift Dette er andre informasjonsbrev ( del 2 ) i arbeidet med å etablere midlertidig ambulansehelikopterbase på Trøsen i Skånland. Det beskriver hva som er nytt siden forrige brev. For nye lesere som ønsker å sette seg inn i prosjektet anbefales det å starte med vårt første inform asjonsbrev fra 16. november. Begge deler kan lastes ned fra vår nettside. Flyoperativt Prosjekt et har hatt møte med Avinor ved Harstad Narvik lufthavn Evenes. Trøsen ligger omtrent rett under innflygningen på nordsiden av lufthavna. Avinor har påpekt at flytrafikken kan medføre at helikopteret i noen tilfeller må vente på klarsignal før det kan ta av. Prosjektets vurdering er at liknende situasjonsbilde løses på en god må te i dag ved en rekke av lande t s mer trafikkerte lufthavner. Avinor lager en egen rapport med en risikoanalyse for Trøsen og operatør NLA AS skal sammen med Avinor lage prosedyrer for å løse den flyoperative virksomheten knyttet til basen. Dispensasjonssøknad Prosjektgruppa har sendt et utkast til dispensasjonssøknad til Skånland kommune. Søknaden mangler støyrapporten som skal lages av Sintef. Kommunen skal vurdere om de kan del - behandle søknaden og gi ende lig godkjennelse når støyrapporten kommer, eller om støyrapporten må være vedlagt før søknaden kan behandles av dem. Intensjonsavtale Styreleder i Skånland og omegn idrettsforening (SOIF) har fått tilsendt vår intensjonsavtale for leie av grunn. De regner med rask behandling av den. Endelig leieavtale av grunn/tomt inngås med SOIF når de andre formelle godkjennelsen er på plass. Skriftlig tilbakemelding Prosjektet har mottatt 11 skriftlige tilbakemeldinger etter felles møtet med naboer og berørte som ble avholdt på Skånland samfunnshus 13. november. 10 av tilbakemeldingene er udelt positive til etableringen. Blant annet gjelder det nærmeste nabo som bor omlag 100 meter fra basens planlagte plassering. En nabo som bor noe lenger unna er bekymret for etablering ut i fra forventet økning i støy. Leie av brakkemoduler til basebygg Prosjek tet har fått tilbakemelding på at flere aktører kan tenke seg å leie ut brakkemoduler til basebygg. Vårt ønske om å leie nytt eller lite brukt materiell betyr at brakkene har større

54 ytre mål enn 7,4m x 2,5m slik standarden var før. Ny standard for brakkemoduler er 8,4m x 2,9m. Det betyr at soverommene vil bli større og at den foreløpige plantegningen av basen må tilpasses de nye målene. Det forventes ikke at dette vil forsinke prosjektet. Rådgivende ingeniør Gjennom sykehusinnkjøp vil prosjektet om kort tid gjennomføre e n minikonkurranse/utrop for å hente inn byggtekniske rådgivende ingeniørtjenester for etableringen av basen. Fremdrift og prosess Før det fysiske arbeidet med å opprette base n kan starte må vi ha en konsesjon fra Luftfartstilsynet. Prosjektgruppa er i dialog med tilsynet og a rbeidet med å lage konsesjonssø knaden har startet. Prosjektet forventer en snarlig avklaring fra Sintef for hvor lang ti d selskapet på å lage støyrapporten som er etterspurt. Det jobbes raskt og effektivt på mange fronter og prosjektgruppa mener det ut i fra resultatene så langt er real istisk å ha basen i drift før leieavtalen med Forsvaret på Harstad Narvik lufthavn Evenes løper ut 30. april Med vennlig hilsen Mariann M. Hunstad prosjektleder