Notat DIALOGMØTER Bakgrunn. Bystyrekomitemøtene 11. januar tilrettelegge dialogmøtene 2005: Til : Bystyrekomiteene.

Transkript

1 Notat Til : Bystyrekomiteene Fra : Rådmannen Kopi : Formannskapet Hovedtillitsvalgte Vår referanse Arkivkode Sted Dato 04/ C83 DRAMMEN DIALOGMØTER 2005 Bakgrunn Dialogmøter mellom bystyrets medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren I 2005 er det fjerde gangen slike møter blir holdt i kommunens virksomheter. Dialogmøter er oppstarten i økonomiplanarbeidet for Innspill og synspunkter bystyret får gjennom dialog med brukerne i virksomhetene, skal være med å gi politikerne kunnskap om kommunens tjenesteproduksjon. Referatene fra dialogmøtene vil være rådmannens bakgrunnsmateriell for saksutredning for budsjett uten tall / etisk budsjett. Politikerne skal behandle budsjett uten tall / "verdiretningen" i kommende budsjett 21. juni. Bystyret vil i det samme møte legge fram en sak fra rådmannen som gir det strategiske utgangspunkt for kommende års budsjettarbeid. "Budsjett"sakene, budsjett uten tall og strategidokumentet, vil gi de første føringer og målsettinger for videre budsjettprosess høsten Økonomiplan for skal behandles i bystyret 29.nov. Høsten 2004 gjennomførte Drammen kommune 8 bydelskonferanser. I februar 2005 vil det på nytt arrangeres bydelskonferanser. Disse møteplassene mellom innbyggere og bystyrepolitikere vil kunne gi innspill som også blir vurdert inn mot budsjettprosessen for Bystyrekomitemøtene 11. januar tilrettelegge dialogmøtene 2005: 1. Ansvarsette møteleder ( en politiker) for dialogmøtene 2. Sette møtedato (ev. med en alternativ dato) 3. Fordele politikere på møtene 4. Hvilke rådsorganer / ev. paraplyorganisasjoner skal få dialog med bystyrekomiteene våren 2005? 1

2 Endringer i forhold til 2004 Pr er det 58 virksomheter i Drammen kommune. Det er 52 brukerrettede virksomheter. Tabellen nedenfor viser fordelingen på de ulike komiteene: Bystyrekomite: Antall virksomheter: Antall dialogmøter Byutvikling 8 8 Helse og omsorg 9 9 Kultur 5 5 Oppvekst og utdanning Skolene arrangerer nettverksvise dialogmøter i 6 nettverksområder. Det vil da bli 6 møter i stedet for 19 innen skole.tidsrammen for disse møtene utvides fra to til tre timer. Frydenhaug skole gjennomfører eget dialogmøte. Voksenopplæringen og Omsorgstiltakene arrangerer felles dialogmøte. Våren 2003 ble dialogmøteplassene utvidet. Det ble satt av tid til rådsorganer / paraplyorganisasjoner i bystyrekomiteenes møter. Kommunaldirektørene i samråd med bystyrekomitene vurderer hvilke rådsorganer som det er aktuelt å invitere til en slik dialog i våren 2005 som en del av dialogprosess med brukerne av kommunens tjenester. Virksomhetsleder er sekretær for dialogmøtet og har ansvaret for innkalling og referat fra møtet. Rektor på ungdomstrinnet har oppgaven i de 6 skoleområdene. Likeledes er det virksomhetsleder, slik som forrige år, som har hovedansvaret for å definere brukergrupper/brukerorganisasjoner som inviteres til møtet. Det er ønskelig at brukergruppen er sammensatt så representativt som mulig. Det forutsettes at virksomhetsleder tar kontakt med den bystyrepolitikeren som har møtelederansvar for dialogmøtet for å planlegge gjennomføring av selve dialogmøtet. Dialogmøtene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes styringsdokumenter og serviceerklæringer, og ev. resultater fra bruker / innbygger og medarbeiderundersøkelser for Sammenstilling av referater og sakutredning inn mot bystyrekomiteer / bystyret, budsjett uten tall - er Utviklingstjenestens ansvar. 2

3 Framdriftsplan prosess: Aktivitet Tid Ansvar 1 Notat om dialogmøter våren 2005 omfordeles i bystyrekomitene. 11. januar Kommunaldirektører 2 Praktiske opplegg møteplan, informasjon og innkalling til dialogmøter. 3 Informasjon Bystyret Virksomhetsledere Hovedtillitsvalgte 4 Referat fra dialogmøtet oversendes Utviklingstjenesten / administasjonstjenesten. Fram til oppstart for møteperiode dialogmøtene: 1. februar 1. mai Politikerportalen. Infomøte med rådmannen / Samarbeidsmøte med rådmannen Innen to dager etter avholdt møte Legges inn i kontor 2000 på saksnr 04/ Politiker med ansvar for dialogmøtet. Virksomhetsleder/e Nærstøtte Virksomhetsleder (sekretær i dialogmøtet) 5 Dialoginvitasjon til rådsorganer og parplyorganisasjoner i bystyrekomiteene. Hvem skal inviteres? 7 Sammenstilling av referater oppsummering av tema/ problemstillinger. Sakforberedelse for budsjett uten tall. Bystyrekomitemøter: , , Saken legges ut i portalen og foreligger til gruppemøtene / Kommunaldirektører Komiteleder Bystyrekomiteene / kommunaldirektørene Utviklingstjenesten 6 Drøftinger i partigruppene komitearbeid sakforberedelse / prioritetsdrøftinger prosess. Perioden 30.mai juni Gruppemøter i partiene bystyrekomieteer Gruppeledere Komiteledere Komitemedlemmer 3

4 formannskap Bystyrets medlemmer 7 Forberedelser / oppfølging fram mot formannskapets "økonomiseminar" på Killingen august Bystyrebehandling Perioden: 21. juni 22.august Rådmannen Formannskapet Oversikt over bystyrekomiteene tilhørende virksomheter. I møtene i 11. januar bestemmer bystyrekomiteen hvilken politiker som skal ha ansvar for møteledelse i den enkelte virksomhet. I 2004 møtte minst tre politikere i hvert dialogmøte. Det er naturlig at en prøver å ha samme målsetting i 2005, og at det er flere politikere (f.eks to til) på de store nettverksmøtene (skole og omsorg). Dato for dialogmøtet avtaler virksomhetsleder og politiker (møteleder) umiddelbart etter bystyrekomitemøtet i januar. Forfall til dialogmøtet meldes virksomhetsleder og politiker med ansvar for møteledelse. Ansvar for innkalling av vararepresentanter har politikerne selv slik som for andre politiske møter. Bystyrekomitene bestemmer selv om de vil sette opp "reserver" for ev. forfall til de enkelte dialogmøtene. Bystyrekomite Programområde i økonomiplan Virksomhet Viksomhet- sleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Byutvikling Programområde: 1. Bygge og bevilling Malvin Bjorøy 04 Byutvikling 11 Samferdsel og fellesarealer 14 Vann/ avløp / renovasjon 2. Byplan Arthur Wøhni 3. Byprosjekter Sverre Løvåsdal 4. Kart og geodata Harald Renolen 4

5 5. Landmåling Terje Mortensen 6. Tarifikk, parkering og torg Heidi Lohne 7. PIV (park og vei) Torstein Busland 8. VA-tjenesten Øivind Gundersen Bystyrekomite Programområde i økonomiplan Virksomhet Viksomhet- sleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Kultur 9. Bibliotek Sølvi Tellefsen Programområde: 06 Kultur 10. Drammens- badene Arne H. Kristoffersen 11. Kultur og fritid Arild Jansson 12. Kulturskolen Tone Ulltveit- Moe 13. PIV (idrett) i Torstein Busland Bystyrekomite Programområde i økonomiplan Virksomhet Viksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Helse og omsorg 14. Helsestasjonene Sølvi Røed Programområde: 05 Helse 09 Pleie og omsorg i Virksomhet park, idrett, vei gjennomfører to dialogmøter byutvikling (park/vei) kultur (natur/landbruk/idrett). 5

6 15. Helsetjenesten Lillan Arvei 16. Kjøkken Knut Espenakk 17. Tjenestetildeling, samordning og saksbehandling 18. Institusjonstjenester Bragernes 19. Hjemmetjenester Bragernes 20. Institusjonstjenester Strømsø 21. Hjemmetjenester Strømsø 22. Omsorgstiltakene Voksenopplæringen Aud Britt Sørensen Tine Bakkeli Øydis Jahren Sven Pedersen Aud Hansen Inger Johanne Eide Bjørg Andersen Bystyrekomite Programområde i økonomiplan Virksomhet Viksomhet- sleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Oppvekst, utdanning og sosial 23. Bragernes barnehageområde Unni Fongen Programområde: 01 Barnehage 02 Barnevern 12 Skole 13 Sosiale tjenester 6

7 24. Fjell barnehageområde 25. Konnerud barnehageområde 26. Strømsø barnehageområde 27. Senter for oppvekst 28. Introduksjonssenteret 29. Bragernes skole- nettverk Børresen skole Bragernes skole Britt Halden Kvernberg Anne Gjemmestad Nilsen Anne Hofstad Dahl Are Antonsen Liv Gjønnes Elisabeth Gjefsen Holen Åse Kalfoss Elen Sørensen Tove Fredriksen Øren skole 30. Fjell skolenettverk Galterud skole Fjell skole Skoger skole 31. Gulskogen skolenettverk Gulskogen skole Danvik skole Rødskog skole 32. Konnerud skolenettverk Svensedammen skole Hallermoen skole Konnerud skole Vestbygda skole Kjersti Larssen Jan Moen Torunn Wister Bente Gravdal Helge Solberg Unni Grønnlie Helga Tharaldsen Hanne Aarthun Grethe Kolle Bjarne Spangberg 7

8 33. Åskollen nettverk Strømsø skole Åskollen skole Hildegunn Krogh-Hansen Anne Margrethe Marthinsen Odd Sveen Brandengen skole 34. Åssiden skole Kjøsterud skole Aronsløkka skole Åssiden skole 35. Senter for rusforebygging Roald Steinnes Turid Evenshaug Lillann Fanuelsen John Dutton 36. Sosialsenteret Sverre Helganger 37. Frydenhaug skole Else Kristin Tobiassen Vedlegg: 1. Infoskriv om dialogmøter våren 2005 til deltakerne 2. Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal 8

9 Vedlegg 1 INFORMASJON TIL DELTAKERE I DIALOGMØTE VÅREN 2005 Drammen kommune innførte ny politisk styringsstruktur i Målsettingen er bl.a. å skape økt nærhet mellom politikerne og innbyggerne, være lyttende og ha fokus på kommunens tjenesteproduksjon. Som en del av den politiske styringen har bystyret gjennomført dialogmøter i tre år i kommunens tjenesteytende virksomheter. Dialogmøtene skal være en arena der bystyrepolitikere har anledning til å føre en samtale med virksomhetens brukere. I tillegg er virksomhetsleder til stede for å gi en kort orientering om virksomhetens tjenester, og for å få innspill til egen utvikling og brukertilpasning av tjenester. Brukerne kan legge fram synspunkter og komme med spørsmål. Formålet er å gi ulike aktører med interesser og ansvar for de ulike tjenestene en felles møteplass og tilrettelegge for en uformell samtale der alle er likeverdige samtalepartnere. Kunnskap om og kjennskap til hverandre og synspunkter fra brukerne skal stå i fokus. I 2004 gjennomførete Drammen kommune en stor innbyggerundersøkelse. I tillegg har mange av virksomhetene gjennomført brukerundersøkelser siden forrige dialogmøte våren Det er naturlig at resultatene av de ulike undersøkelsene drøftes. Virksomhetens nåværende tjenesteproduksjon bør fokuseres i samtalene. Dialogmøtet er oppstarten av budsjettarbeidet for Det politikerne hører og lærer, skal være med som et grunnlag for diskusjoner og politisk arbeid inn mot bystyrebehandling av budsjettetsak i juni og november I junimøtet skal politikerne legge føringer og prioritere. I november skal budsjettet vedtas. Noen virksomheter får slått sammen sine dialogmøter i felles møter i nettverk (områder). Dialogmøtene foregår i tidsrommet februar - april. Synspunkter fra brukere av kommunale tjenester må vektlegges om en skal lykkes i å levere det brukerne har behov for. Selv om mange brukere er godt fornøyd med de kommunale tjenestene, er det kommunens utgangspunkt at man hele tiden kan bli bedre. Det er også viktig å avklare forventninger kommune og brukere har til hverandre. Dialogmøtet kan være det første skrittet til å utvikle tjenestetilbudet videre. Kanskje virksomhetsleder kan gjøre justeringer og bedre kvaliteten bare ved å høre hva brukerne mener i dialogmøtet? Politikerne har mange gode formål å ivareta i sitt arbeid med budsjettet. Selv om brukere får anledning til å komme med ønsker og synspunkter i dialogmøtet, er det viktig å være klar over at ikke alle ønsker kan imøtekommes. Men å lytte til og lære av og om hverandre er ofte det første skrittet mot endring. Kanskje det som blir sagt, kan ivaretas og prioriteres politisk på kort eller lang sikt? Å få best og mest mulig tjenester for pengene i bykassa er et felles ønske. Velkommen til dialogmøte våren Invitasjonen til dialogmøtet sendes brukerne via virksomhetsleder. Har du spørsmål vennligst ta kontakt med virksomhetsleder. 9

10 Velkommen! Drammen kommune januar 2005 Navnetrekk Virksomhetsleder 10

11 Vedlegg 2 Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal Legges inn i kontor 2000 på saksnr 04/ Tid to ii timer 1. 5 min 2. 5 min Aktivitet Forberedelse Ansvar Velkommen Hensikten med møtet Presentasjon av virksomheten/e iii 3. Fortid nåtid framtid (perspektiv) Skape klima for åpen dialog /felles om å skape en god tjeneste for brukerne Innkalling utsendelse av virksomhetsplan 2003 og årsmelding 2002 Felles og unikt målekart BMS Serviceerklæringer Brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelser Aktuelle tema /fokusområdene i balansert målstyring: Byutvikling Brukere Medarbeidere Læring og fornyelse Økonomi Møteleder Virksomhetsleder/e Alle 4. Veien videre Handlingsrommet - prioriteringer/ønsker/ - satsingsområder Virksomhetsleder Politikere Brukere Skriv et kort og konsist referat maks 2. sider iii Presentasjon av virksomheten maks fem minutter. Tiden skal brukes på dialogen politikere brukere. Virksomhetsleders rolle skal være tilbaketrukket. 11

12 12