Saksnr./Arkivkode Sted Dato 04/ DRAMMEN ORGANISASJONSUTVIKLING INNEN OMRÅDET KULTUR PROSJEKTBESKRIVELSE

Transkript

1 Notat Til : Styringsgruppen Fra : Prosjektleder Kopi : Arbeidsgruppen Saksnr./Arkivkode Sted Dato 04/ DRAMMEN ORGANISASJONSUTVIKLING INNEN OMRÅDET KULTUR PROSJEKTBESKRIVELSE Organisasjonsutvikling innen området kultur BAKGRUNN Kommuneplanen og kulturstrategien trekker opp ambisiøse mål for utviklingen av Drammen. Disse ambisjonene innebærer store utfordringer for kulturområdet. Dette krever nytenkning, jfr. følgende formuleringer i økonomiplan : Ulike driftskonsept for virksomhetene vil også bli underlagt en grundig vurdering. I den grad det er hensiktsmessig vil ulike samarbeidsmetoder og samarbeid prøves ut. Herunder en mer organisatorisk og faglig tilnærming mellom Kulturskolen og Kultur og Fritid vil bli videreført i den kommende økonomiplanperiode. I økonomiplan har rådmannen varslet flere organisasjonsutviklingstiltak i 2004 der følgende punkter er fremhevet: Ytterligere reduksjon av antall virksomheter færre ledere Konkurranseutvikling Delvis driftsovergang til interkommunale selskaper/samarbeid. Dette vil være føringer som vil ligge til grunn for et OU-prosjekt på kulturområdet. Forutsetninger/rammer Ou- kultur skal legge fram forslag til modeller for ny/endret organisering som omfatter følgende virksomheter innen programområde kultur: Kultur og fritid med 35 ansatte

2 Biblioteket med 34 ansatte Kulturskolen med 31 ansatte Natur og Landbruk med 8 ansatte Prosjektet må ta utgangspunkt i de nasjonale og lokale føringer som ligger til grunn for den enkelte virksomhet i lovverk og strategier, og utviklingsoppgaver som allerede er igangsatt. Relevante problemstillinger som bør drøftes i prosjektet: 1. Alle virksomheter må gjennomgås med tanke på interkommunalt samarbeid. 2. Legge til rette for en mer utviklingsorientert organisering av kulturområdet, der aktørrollen blir vektlagt. 3. Prosjektet Den kulturelle skolesekken utvikles og skal over i drift. 4. Til grunn for arbeidet bør ligge en særlig gjennomgang av roller (myndighet, tjenesteproduksjon) og bestiller-utførermodellen (behovet for egen produksjon kontra kjøp av tjenester). 5. Det er under etablering samarbeid med Lier der utfallet ser ut til å at noe av virksomheten i Natur og Landbruk overføres til Lier(næringsutvikling/-rådgiving vedr. landbruket). Virksomheten er fra før av liten og det bør drøftes om NL fortsatt skal være selvstendig virksomhet. 6. Internasjonalt kultursenter er under utvikling. Organisering av driften må avklares. Effektmål Kultur skal være motor i byutviklingen. Kulturområdet skal bidra til å styrke Drammen som regionsenter, der nytenkning og interkommunalt samarbeid er i fokus. Organiseringen skal støtte opp under kommunens strategier, og bidra til en helhetlig kulturpolitikk. Innbyggerne skal oppleve de ulike kulturområder som behovs- og utviklingsorienterte og profesjonelle. Ressursene innenfor kulturområdet skal benyttes mer effektivt. Resultatmål Drøfte behov og mulighet for å styrke det interkommunale samarbeidet innen de ulike tjenestene og fremme forslag til konkret samarbeid som legges fram for regionrådet, evt.. foreslå nye prosjekter som kan igangsettes og bidra til interkommunale løsninger på lengre sikt. Drøfte og foreslå ulike modeller for organisering av Internasjonalt kultursenter Foreslå løsninger for å integrere Natur og Landbruk i andre virksomheter Avgi en prosjektrapport som inneholder analyser og vurderinger av tjenesteområder innen programområde kultur (Kultur- og fritid, Biblioteket, Kulturskolen, Natur og Landbruk), med sikte på å forslå ulike organisasjonsmodeller som effektivt bidrar til å gjennomføre kommunens strategier for byutvikling og kultur.

3 Organisering: Styringsgruppe: Arild Eek, Ingeborg Rivelsrud(kultursjef Lier kommune), Karianne Husemoen(Akademikerne), Elisabeth Schjenken Arntsen. (Fagforbundet) og prosjektleder Kari Lien Prosjektledelse: Prosjektleder Kari Lien Prosjektmedarbeider Elin Onsøyen Prosjektgruppe: Tone Ulltveit Moe, Arild Jansson, Widar Tandberg, Sølvi Tellefsen, Lars Aaserud(Fagforbundet) og prosjektledelsen. Mandat: Avgi en prosjektrapport som inneholder analyser og vurderinger av tjenesteområder innen programområdet kultur (Kultur- og fritid, Biblioteket, Kulturskolen, Natur og Landbruk), med sikte på å foreslå ulike organisasjonsmodeller som effektivt bidrar til å gjennomføre kommunens strategier for byutvikling og kultur. Arbeidsgrupper : 1. Interkommunalt samarbeid Tone Ulltveit Moe, leder Tor Kristian Eriksen, kommune Elisabeth Gjefsen Holen, Introduksjonssenteret (kultursjef)nedre Eiker Mandat: Analysere og vurdere mulighet og hindre for interkommunalt samarbeid for tjenestene den kulturelle skolesekken, internasjonalt kultursenter, kulturskolen, bibliotek og evt. andre områder tilknyttet de aktuelle virksomheter. Fremme forslag på områder som er modent for regionalt samarbeid, og områder som bør utredes videre. Arbeidet må samordnes med øvrige regionale initiativ på kulturområdet (jfr. initiativ fra Vestregionen). 2. Modeller for organisering av internasjonalt kultursenter Arild Jansson, leder Anders Solheim Dag Østern

4 Mandat: Fremme forslag med begrunnelse til ulike modeller for organisering av internasjonalt kultursenter. 3. Natur og landbruk Arbeidsgruppe forslag : Kari Solberg Økland, leder Widar Tandberg Torstein Busland, Ellen Vikhagen, Drammen Drift Mandat: Gjennomgang av Natur og landbruk i forhold til bestiller- utførermodellen, med tanke på sammenslåing med andre kommunale virksomheter. Utarbeide forslag til ny organisering. 4. Gjennomgang av roller, myndighet og tjenesteproduksjon Sølvi Tellefsen, leder Elin Onsøyen Øystein Bull Hansen Mandat: Analysere virksomhetenes ulike roller(forvaltning,myndighet, aktør, bestiller-utfører) og tjenesteproduksjon. Arbeidsgruppen avgir en vurdering av rolleutøvelse i forhold til kommunens strategier og prioriteringer. Viktige grenseflater mot andre virksomheter må også beskrives og vurderes. Informasjon/dialog Alle ansatte må holdes løpende orientert gjennom intranett(hanan) og fellesmøter. Prosjektledelsen innkaller arbeidsgruppene til felles informasjonsmøter. Det blir de enkelte virksomhetslederes ansvar å holde sine ansatte orientert. Det er prosjektets mål å legge til rette for en konstruktiv prosess, med innspill og dialog med ansatte. Fremdriftsplan Utformes i styringsgruppen. Arbeidet skal være avsluttet innen Budsjett Lønn deltakere i arbeidsgruppene dekkes av den enkelte virksomhets budsjett. Prosjektdeltakerne må avsette tilstrekkelig med tid til arbeidet. Prosjektleder dekkes av utviklingstjenesten og prosjektmedarbeider av rådmannen. Det er for øvrig ikke avsatt midler til prosjektet. Evt. kostnader vurderes av prosjektleder og dekkes av Utviklingstjenesten. Kritiske faktorer: Framdriften er rask, men dette synes nødvendig. Arbeidsgruppene må være innstilt på å avsette tid og ressurser til arbeidet for å holde framdriftsplanen. Prosjektgruppen er forutsatt å være en arbeidende gruppe som må delta med utredningskapasitet og kreativitet. Erfaringer viser at lange

5 prosesser utmatter organisasjonen og kan fremkalle unødvendige motkrefter, derfor er det forutsatt at prosessen er kort, men likevel grundig nok til at ansatte føler seg ivaretatt og resultatet blir bra. Dette blir en felles utfordring for alle arbeidsgrupper. Faser/aktiviteter: 1. Oppstartsmøte med arbeidsgrupper og styringsgruppe. Innledning fra andre aktuelle kommuner. Brainstorming på problemstillinger. mars 2. Arbeidsgruppene 1 4 gjennomfører sine delprosjekter mars -mai 3. Arbeidsgruppenes analyser og vurderinger legges til grunn for prosjektgruppen forslag til organisasjonsmodeller for virksomhetene. mai-juni 4. Prosjektgruppen sammenfatter og utarbeider en prosjektrapport til godkjenning av styringsgruppen. Rapporten sendes på høring. juni - august 5. Det legges fram en sak til administrasjonsutvalget om organisering av virksomheter innenfor kulturområdet innen