Til : Bystyrekomité for byutvikling og kultur, bystyrekomité for helse, sosial og omsorg, bystyrekomité for oppvekst og utdanning Fra : Rådmannen

Transkript

1 Notat Til : Bystyrekomité for byutvikling og kultur, bystyrekomité for helse, sosial og omsorg, bystyrekomité for oppvekst og utdanning Fra : Rådmannen Kopi : Virksomhetsledere Vår referanse Arkivkode Sted Dato 09/684-1 DRAMMEN DIALOGMØTER 2009 Bakgrunn Dialogmøter mellom bystyrekomitéenes medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren I 2009 er det åttende gang at slike møter blir avholdt. Innspill og synspunkter som bystyrets representanter får gjennom dialog med ulike brukergrupper gir kunnskap om kommunens tjenester og brukernes forventninger. Det skrives referat fra alle dialogmøtene. Disse legges ut på politikkportalen. Bystyrekomitemøtene 3. februar tilrettelegging for dialogmøtene 2009: 1. Utpeke politikere som skal ha ansvar for avvikling av dialogmøtene 2. Sette møtedato i febr. april (ev. med en alternativ dato) i 3. Fordele de ulike dialogmøtene blant politikerne lage møteplan for dialogmøtene Prosess i 2009 Pr er det 39 virksomheter i Drammen kommune. Tabellen nedenfor viser fordelingen på de ulike komiteene: Bystyrekomité: Antall virksomheter: Antall dialogmøter Byutvikling og kultur i Det vil foreligge en liste med oversikt over datoer hvor virksomheten ikke kan ha møter til bystyrekomitenes møte 3. februar

2 Helse,sosial og omsorg Oppvekst og utdanning 20 8 Skolene arrangerer nettverksvise dialogmøter i 6 nettverksområder. Det vil da bli 6 møter i stedet for 19 innen skole. Tidsrammen for disse møtene tre timer. Frydenhaug skole gjennomfører eget dialogmøte der alle eierkommunene inviteres til å delta. I tillegg til dialogmøtene i hver enkelt virksomhet har det vært avsatt tid til å invitere ulike rådsorganer og paraplyorganisasjoner til bystyrekomiteenes møter. Det er aktuelt at bystyrekomiteene også i 2008 inviterer relevante interesseorganisasjoner til temamøter i forbindelse med konkret saksforberedelse. Det er gitt et innspill fra de hovedtillitsvalgte som oppfordrer til dialogmøte med Drammen Barnehager KF. Virksomhetsleder er sekretær for dialogmøtet og har ansvaret for innkalling og referat fra møtet. Rektor på ungdomstrinnet har oppgaven i de 6 skoleområdene. Likeledes er det virksomhetsleder som har hovedansvaret for å definere brukergrupper og -organisasjoner som inviteres til møtet. Det forutsettes at virksomhetsleder tar kontakt med den bystyrepolitikeren som har møtelederansvar for dialogmøtet for å planlegge gjennomføring av selve møtet. Dialogmøtene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes styringsdokumenter og serviceerklæringer, og resultater fra bruker- og medarbeiderundersøkelser for Tilbakemelding på status på ønskede tiltak og endringer etter forrige års møte (2008) skal være en del av virksomhetsleders innledning til årets møte. Framdriftsplan prosess: Aktivitet Tid Ansvar 1 Ev. uaktuelle tidspunkter for dialogmøter identifiseres i virksomhetene. 2 Notat om dialogmøter våren 2009 settes på dagsorden til bystyrekomiteene. Møteplan og representasjon avklares i møtet. 3 Praktiske opplegg informasjon og innkalling til dialogmøter. Før bystyrekomitemøtene 3 februar Bystyrekomiteene 3 februar Fram til oppstart for møteperiode dialogmøtene: 1. februar 1. mai Direktører Direktører Politiker med ansvar for dialogmøtet. Forfall til møtet meldes partiet som sikrer varamann til møtet. Formannskapets medlemmer inngår i varamannlista. Virksomhetsleder/e

3 4 Informasjon: Bystyret Virksomhetsledere Politikerportalen. Notatet til bystyrekomiteene legges i informasjonsbasen/ informasjon på mail. Informasjon og samfunnskontakt Hovedtillitsvalgte 5 Referat fra dialogmøtet arkiveres i ESA Saksnr: 0809/684 Samarbeidsmøte med rådmannen 21. januar kl Rådmannen Innen to dager etter avholdt møte Virksomhetsleder (sekretær i dialogmøtet) 6 Gjøres tilgjengelig i politikkportalen Når alle møter er avholdt Rådmannen Oversikt over bystyrekomiteene tilhørende virksomheter. I møtene 3. februar bestemmer bystyrekomiteen hvilken politiker som skal ha ansvar for møteledelse ved dialogmøtet i den enkelte virksomhet. Som tidligere er det naturlig å ha en målsetting om at minst tre politikere møter i hvert dialogmøte. På de store nettverksmøtene innenfor skole og omsorg er det naturlig at det møter flere politikere (f. eks to i tillegg). Forfall til dialogmøtet meldes virksomhetsleder og politiker med ansvar for møteledelse. Ansvar for innkalling av vararepresentanter har politikerne selv slik som for andre politiske møter. Bystyrekomitéene bestemmer selv om de vil sette opp "reserver" for ev. forfall til de enkelte dialogmøtene.

4

5 Virksomheter fordelt på bystyrekomiteer Bystyrekomité for byutvikling og kultur Virksomhet Viksomhets- leder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde 04 Byutvikling Byplan Jomar Lygre Langeland 11 Samferdsel og Fellesarealer Byprosjekter Vei,natur, idrett (to møter)* Bertil Horvli Arve Røren P07 Kart og geodata Erik Brun- Pedersen (Harald Renolen) 14 Vann og avløp Vann og avløp Live Johannessen

6 06 Kultur Kultur Tone Ulltveit- Moe Vei,natur, idrett* Arve Røren *De tre dialogmøtene på Vei, natur, idrett fordeler seg på følgende områder: o Vei/samferdsel o Natur o Idrett

7 Bystyrekomité for helse, sosial og omsorg Virksomhet Viksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde

8 5 Helse Helsetjenesten Helsestasjonene Lillan Arvei Sølvi Røed 09 Pleie og omsorg Tjenestetildeling, samordning og saksbehandling Institusjonstjenester Bragernes Morten Sandvold Cecilie Tjersland Hjemmetjenester Bragernes Hege Rokke Institusjonstjenester Strømsø Sven Pedersen Hjemmetjenester Strømsø Aud Hansen Omsorgstiltakene Inger J. Eide Geriatrisk kompetansesenter Inger Johanne Flingtorp

9 13 Sosiale tjenester Introduksjonssenteret Marit Bjørnstad Senter for rusforebygging John Dutton Sosialsenteret Sverre Helganger

10 Bystyrekomité for Oppvekst og utdanning Virksomhet Viksomhets- leder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet. Dato Programområde 02 Oppvekst Senter for oppvekst Liv Gjønnes Bragernes nettverk Børresen skole Åse Kalfoss 12 Skole Bragernes skole Øren skole Elen Sørensen Tove Fredriksen

11 12 Skole Fjell nettverk Galterud skole Fjell skole Lillian Eilertsen Jan Moen 12 Skole Skoger skole Gulskogen nettverk Marianne Norman- Johansen Gulskogen og Rødskog skoler Bente Gravdal Danvik skole Cathrine Wessmann

12 12 Skole Konnerud nettverk Svensedammen skole Marianne Haagensen Hallermoen skole Hanne Aarthun Konnerud skole Grethe Kolle 12 Skole Vestbygda skole Åskollen nettverk Strømsø skole Åskollen skole Torunn Wister John-Inge Strømsnes Anne M. Marthinsen Brandengen skole Odd Sveen

13 12 Skole Åssiden nettverk Kjøsterud skole Aronsløkka skole Åssiden skole Monica Søhus Hildegunn Lie Lillann Fanuelsen 12 Skole Frydenhaug skole Else Kristin Tobiassen Vedlegg: 1. Infoskriv om dialogmøter våren 2009 til deltakerne 2. Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal

14 Vedlegg 1 INFORMASJON TIL DELTAKERE I DIALOGMØTE VÅREN 2009 Drammen kommune innførte ny politisk styringsstruktur i Målsettingen er bl.a. å skape økt nærhet mellom politikerne og innbyggerne, være lyttende og å ha fokus på kommunens tjenesteproduksjon. Som en del av den politiske styringen har bystyret gjennomført dialogmøter i sju år. Dialogmøtene har vært holdt i kommunens tjenesteytende virksomheter. Møtene skal være en arena der bystyrepolitikere har anledning til å føre en samtale med virksomhetens brukere. I tillegg er virksomhetsleder til stede for å gi en kort orientering om virksomhetens tjenester, og for å få innspill til egen utvikling og brukertilpasning av tjenester. Virksomhetsleder skal også tilbakemelde hva er gjort siden dialogmøtet i fjor. Brukerne kan legge fram synspunkter og komme med spørsmål. Formålet er å gi ulike aktører med interesser og ansvar for de ulike tjenestene en felles møteplass og tilrettelegge for en uformell samtale der alle er likeverdige samtalepartnere. Kunnskap om og kjennskap til hverandre og synspunkter fra brukerne skal stå i fokus. Det er naturlig å ta utgangspunkt i bruker-og medarbeiderundersøkelser for virksomheten samt referat fra samtalene i Det er naturlig at disse resultatene drøftes. Virksomhetens nåværende tjeneste-produksjon og serviceavtale bør også fokuseres i samtalene. Dialogmøtene foregår i tidsrommet februar - april. Synspunkter fra brukere av kommunale tjenester må vektlegges om en skal lykkes i å levere det brukerne har behov for. Selv om mange brukere er godt fornøyd med de kommunale tjenestene, er det kommunens utgangspunkt at man hele tiden kan bli bedre. Det er også viktig å avklare forventninger kommune og brukere har til hverandre. Dialogmøtet kan gi viktige innspill til å utvikle tjenestetilbudet videre. Velkommen til dialogmøte våren 2009! Har du spørsmål vennligst ta kontakt med virksomhetsleder. Drammen kommune / 2009 Virksomhetsleder

15 Vedlegg 2 Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal To timer 1. 5 min 2. 5 min Aktivitet Innhold/hensikt Ansvar Velkommen Hensikten med møtet Presentasjon av virksomheten/e 3. Fortid nåtid framtid (perspektiv) Skape klima for åpen dialog Etablere felles eierskap om å skape en god tjeneste for brukerne Kort tilbakemelding fra dialogmøtet 2008 oppfølgingstiltak gjennomført? Virksomhetsplan 2008 og årsmelding 2007 Målekart BMS Serviceerklæringer Brukerundersøkelser Medarbeiderundersøkelser Aktuelle tema /fokusområdene i balansert målstyring: Bysamfunnet Brukere Medarbeidere Læring og fornyelse Økonomi 4. Veien videre Handlingsrommet prioriteringer og ønsker satsingsområder 5. Evaluering Evaluering av forberedelser Møteform Møtemal Avviklingen av møtet Innspil til prosess med dialogmøter i 2009 Møteleder Virksomhetsleder/e 6 Skriv et kort og konsist referat Virksomhetsleder Alle Alle Alle

16 maks 2. sider Legges i ESA på sak 09/684