Vår referanse Arkivkode Sted Dato 15/500-1 DRAMMEN

Transkript

1 Notat Til : Bystyrekomité for kultur, idrett og byliv, bystyrekomité for oppvekst og utdanning og bystyrekomité helse, sosial og Fra : Rådmannen Kopi : Vår referanse Arkivkode Sted Dato 15/500-1 DRAMMEN DIALOGMØTER 2015 Dialogmøter mellom bystyrekomiteenes medlemmer og brukere av kommunens tjenester har vært gjennomført siden våren I 2015 er det 13. gang at slike møter blir avholdt. Hensikten er å sikre politisk bredde i kontakten med kommunens tjenesteapparat. Innspill og synspunkter som bystyrets representanter får gjennom dialog med ulike brukergrupper, gir kunnskap om kommunens tjenester og brukernes forventninger. Dette er med på å gi bakgrunnsinformasjon for planlegging og budsjettering av tjenestetilbudet i økonomiplanprosessen for I notat til komitéene av varslet rådmannen at ordningen med dialogmøter ville bli evaluert. Påfølgende evaluering ble deretter gjennomført i komitéenes møter Det skrives referat fra alle dialogmøtene. Disse legges ut på politikkportalen under fanen Innbyggermedvirkning. Bystyrekomitemøtene 3. februar tilrettelegging for dialogmøtene Utpeke politikere som skal ha ansvar for avvikling av dialogmøtene 2. Fordele de ulike dialogmøtene blant politikerne lage møteplan for dialogmøtene I henhold til møteplan for politiske møter 2015 bør alle dialogmøter gjennomføres onsdager og torsdager i og måned på følgende datoer: Mars: 4, 5, 12, 18, 19, 25, 26 April: 8, 9, 15, 16, 22, 23, 29, 30 1

2 Prosess for gjennomføring av dialogmøter i 2015 Pr er det 47 virksomheter i Drammen kommune. Tabellen nedenfor viser antall virksomheter på de ulike komiteene: Bystyrekomité: Antall virksomheter: Kultur, idrett og byliv 6 Helse, sosial og 17 Oppvekst og utdanning 21 Etter at barnehagene ble tilbakeført basisorganisasjonen høsten 2010 var praksis for dialogmøteordningen i 2011 at barnehageene gjennomførte dialogmøter etter mønster av skolene. Rådmannen anbefaler at denne ordningen videreføres også i 2015 slik at det gjennomføres ett dialogmøte for hvert av barnehageområdene Bragernes og Fjell, Konnerud og Strømsø. Tilsvarende arrangerer skolene nettverksvise dialogmøter i seks nettverksområder. Innenfor virksomhetsområde skole er det derfor seks møter istedenfor 19 enkeltstående møter. Frydenhaug skole gjennomfører eget dialogmøte hvor alle eierkommunene inviteres til å delta. I tillegg til dialogmøtene i hver enkelt virksomhet er det anledning for bystyrekomitéene til å invitere ulike rådsorganer og paraplyorganisasjoner til bystyrekomitéenes møter. Det er aktuelt at bystyrekomitéene også i 2015 inviterer relevante interesseorganisasjoner til temamøter i forbindelse med konkret saksforberedelse. Virksomhetsleder er sekretær for dialogmøtet og har ansvaret for innkalling og referat fra møtet. Rektor på ungdomstrinnet har oppgaven i de seks skoleområdene. Virksomhetslederne for barnehageområdene gjør det samme for sine barnehageområder. Virksomhetsleder har hovedansvaret for å definere brukergrupper og -organisasjoner som inviteres til møtet. Det forutsettes at virksomhetsleder tar kontakt med bystyrepolitikeren som har møtelederansvar for dialogmøtet for å planlegge gjennomføring av selve møtet. Dialogmøtene skal ta utgangspunkt i virksomhetenes styringsdokumenter, og resultater for Tilbakemelding på status på ønskede tiltak og endringer etter forrige årsmøte (2014) skal være en del av virksomhetsleders innledning til årets møte. 2

3 Framdriftsplan prosess Aktivitet Tid Ansvar 1 Notat om dialogmøter våren 2015 settes på dagsorden til bystyrekomitéene. Møteplan og representasjon avklares i møtet. 2 Praktiske opplegg informasjon og innkalling til dialogmøter. 3 Informasjon: Bystyret Bystyrekomiteene 3. februar Onsdager og torsdager i : 4, 5, 12, 18, 19, 25, 26 Onsdag og torsdag i : 8, 9, 15, 16, 22, 23, 29, 30 Politikkportalen. Komiteleder Politiker med ansvar for dialogmøtet. Forfall til møtet meldes partiet som sikrer varamann til møtet. Formannskapets medlemmer inngår i varamannlista. Virksomhetsleder/e Rådmannen Virksomhetsledere Hovedtillitsvalgte 4 Referat fra dialogmøtet arkiveres i ESA Saksnr: 15/500 5 Referatene gjøres tilgjengelig på politikkportalen Notatet til bystyrekomiteene legges i informasjonsbasen/ informasjon på mail. Samarbeidsmøte med HR-direktør Innen to dager etter avholdt møte Rådmannen HR - direktør Virksomhetsleder (sekretær i dialogmøtet) Rådmannen 3

4 Oversikt over bystyrekomitéene tilhørende virksomheter I møtene 3. februar bestemmer bystyrekomitéen hvilken politiker som skal ha ansvar for møteledelse ved dialogmøtet i den enkelte virksomhet. Som tidligere er det naturlig å ha en målsetting om at minst tre politikere møter i hvert dialogmøte. På de store nettverksmøtene innenfor skole og er det naturlig at det møter flere politikere (f. eks to i tillegg). Forfall til dialogmøtet meldes virksomhetsleder og politiker med ansvar for møteledelse. Ansvar for innkalling av vararepresentanter har politikerne selv slik som for andre politiske møter. Bystyrekomitéene bestemmer selv om de vil sette opp "reserver" for eventuelle forfall til de enkelte dialogmøtene. 4

5 Virksomheter fordelt på bystyrekomiteer Bystyrekomité for kultur, idrett og byliv Bystyrekomité for kultur, idrett og byliv Programområde P 04 Byutvikling Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Byplan: Bevilling Hilde Haslum Kristin Haftorn Johansen Politiker e som deltar i møte Tore Klyve Andersen Yousuf Gilani (V) Aisha Ahmed Dato som passer for virksomheten Torsdag 19. kl P06 Kultur Kultur (et lengre møte fordelt på tre avdelinger kulturskolen, fritid/interkultu r og biblioteket) Tone Ulltveit-Moe Terje Menkerud Eivind Knudsen Iris Skarpeid Hesla Onsdag 8. kl Nils E. Stablum P 07 Ledelse, organisering og styring Service og administrasjon Erik Brun-Pedersen Yousuf Gilani (V) Hatice Elmaciog lu Onsdag 15. kl Tore Klyve Andersen Ulf Erik 5

6 Knudsen (FrP) Jan Ivar Weimoth P 07 Ledelse, organisering og styring Kart- og geodata Håkon Løvli Kart og geodatasjef Ulf Erik Knudsen (FrP) Hatice Elmaciog lu Onsdag 15. kl Tore Klyve Andersen Yousuf Gilani (V) Jan Ivar Weimoth P 09 Idrett, park og natur Dialogmøtene på vei, natur og idrett fordeler seg på: Idrett Park og natur Vei, natur og idrett Sten Petter Aamodt Eivind Knudsen Jan Torgerse n Ole Hovenge n (FrP) Idrett: Onsdag 18. kl Dialogmøtet på vei avholdes med formannskapet. P 09 Idrett, park og natur Vei, natur og idrett Sten Petter Aamodt Nils E. Stablum Hatice Elmaciog lu Park og natur: Onsdag 25. 6

7 Kristin Haftorn Johansen Jan Ivar Weimoth kl

8 Bystyreokomité for oppvekst og utdanning Bystyrekomité for oppvekst og utdanning Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato som passer for virksomheten Programområ de P 01 Barnehager Bragernes og Fjell barnehageområ de Anne Gjemmestad Nilsen Gunhild Figenschau Lars Christian Gjøsæther Per Olav Horne Billy Taranger (KrF) Onsdag 15. P 01 Barnehager Strømsø og Konnerud barnehageområ de Anne Hofstad Dahl Elisabeth Lindberg Gunhild Figenschau Per Olav Horne Torsdag 12. Billy Taranger (KrF) P 02 Oppvekst Senter for oppvekst Siri Myhre Haug Ravi Sunder Per Olav Horne Karoline Andersen Onsdag 8. 8

9 Terje Vegard Kopperud P 12 Skole Bragernes nettverk Børresen skole John-Inge Strømsnes Billy Taranger (KrF) Nicoline Bjerge Schie Ravi Sunder Onsdag 22. Bragernes skole Odd Sveen Øren skole Tove Fredriksen P 12 Skole Fjell nettverk Galterud skole Jan Dag Michaelsen Nicoline Bjerge Schie Elisabeth Lindberg Mustafa Ünsal Onsdag 25. Fjell skole Arnstein Larsen Skoger skole Pål Baklid Bystyrekomité for oppvekst og utdanning Virksomhet Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Politikere som deltar i møtet Dato som passer for virksomheten Programområ de P 12 Skole Gulskogen nettverk Gulskogen Thomas Larsen Britt Homstvedt (FrP) Arif Erkøk Karoline Andersen Torsdag 26. 9

10 skole Sola Rødskog skole Marianne Norman - Johansen P 12 Skole Konnerud nettverk Svensedammen skole Hallermoen skole Marianne Haagensen Frode Myhre Ellingsen Haydar Øzbal (Drammen Byliste) Ravi Sunder Arif Erkøk Terje Vegard Kopperud Torsdag 16. Konnerud skole Cathrine Wessman Vestbygda skole Eva Lie P 12 Skole Åskollen / Strømsø nettverk Marienlyst skole Åskollen skole Åse Kalfoss Lars Christian Gjøsæther Terje Vegard Kopperud Nicoline Bjerge Schie Haydar Øzba (Drammen Byliste) Torsdag 5. Brandengen skole Danvik skole Gro Tveten Inge Harald Wergeland P 12 Skole Åssiden nettverk Kjøsterud skole Aronsløkka Monica Søhus Lena Kilen Elisabeth Lindberg Arif Erkøk Mustafa Ünsal Haydar Torsdag 9. 10

11 skole Åssiden skole Lillann Fanuelsen Øzbal (Drammen Byliste) P 12 Skole Frydenhaug skole Else Kristin Tobiassen Elisabeth Lindberg Britt Homstvedt (FrP) Per Olav Horne Torsdag

12 Bystyrekomité for helse, sosial og Bystyrekomité for helse, sosial og Programområde Virksomhet Helsetjenesten Drammen Helsehus Virksomhetsleder Politiker med møteansvar Anniken Blichfeldt Muren Jan Berg Lin-Merete Carlsen Poltikere som deltar i møtet Freddy Hoffmann Harald Chr. A Wessel- Berg Dato som passer for virksomheten Onsdag 18. Gulskogen Helse og sdistrikt Eva Elisabeth Szuts Sigrid Thielemann Odd Gusrud (KrF) Torsdag 16. Torbjørn Pettersen Åssiden Helse og sdistrikt Hege Rokke Leif Auke Sigrid Thielemann Torsdag 19. Hamborgstrøm Helse og sdistrikt Trine Aas Markus Weierud Odd Gusrud (KrF) Torsdag 26. Leif Auke Losjeplassen Helse og sdistrikt Anita Korsbøen Andersen Markus Weierud Harald Chr. A. Wessel- Berg Onsdag

13 Torbjørn Pettersen Marienlyst Helse og sdistrikt Kari Johanne Tønnesen Odd Gusrud (KrF) Markus Weierud Torsdag 9. Catarina Skjølås Chruchow Åskollen Helse og sdistrikt Hanne Berg Stubberud Harald Chr. A. Wessel- Berg Torbjørn Pettersen Vegard Stillerud Torsdag 19. Fjell Helse og sdistrikt Margareth Lien Leif Auke Lin-Merete Carlsen Onsdag 15. Torbjørn Pettersen Konnerud Helse og sdistrikt Kristina Vejlgaard Ana Maria Silva- Harper Freddy Hoffmann Onsdag 8. Catarina Skjølås Chruchow Tilrettelagte tjenester boveiledning og aktivitet Thea Bye Freddy Hoffmann Ana Maria Silva- Harper Torsdag 5. Tilrettelagte tjenester bo og dagtilbud Espen Sørvig Vegard Stillerud 13

14 Psykisk Helsetjenester Inger Johanne Eide Lin-Merete Carlsen Sigrid Thielemann Torsdag 9. Senter for rusforebygging Bente Moen Lavrans Kierulf (FrP) P 13 Sosiale tjenester Introduksjonssenteret NAV Drammen Elisabeth Futsæter Solberg Steinar Hansen Catarina Skjølås Chruchow Ana Maria Silva- Harper Vegard Stillerud Torsdag 26. Møtene på de to virksomheten e avholdes etter hverandre Vedlegg: Vedlegg 1: Infoskriv om dialogmøter våren 2015 til deltakerne Vedlegg 2: Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal 14

15 Vedlegg 1 TIL DEG SOM SKAL DELTA PÅ DIALOGMØTE VÅREN 2015 De folkevalgte i Drammen ønsker å ha god kontakt med innbyggerne og brukerne av kommunens tjenester. Derfor gjennomfører bystyret dialogmøter i virksomhetene. Dette er en arena der bystyrepolitikere har anledning til å føre en samtale med virksomhetens brukere. Er du fornøyd med kommunens tjenester i dag? På dialogmøtet kan du både legge fram dine synspunkter og stille spørsmål. Dette skal være en felles møteplass for brukere, virksomhetens ledelse, politikere og ansatte. Det vil bli lagt til rette for en uformell samtale der alle er likeverdige samtalepartnere. Virksomhetsleder vil gi en kort orientering om virksomheten og tjenestene. På bakgrunn av referat fra dialogmøtet i 2014 vil virksomhetsleder også gjøre rede for hvordan innspill og synspunkter fra forrige dialogmøte er fulgt opp det siste året. Virksomhetens resultater i 2014 vil være gjenstand for drøfting. Hjelp oss å bli bedre! Selv om mange brukere er godt fornøyd med de kommunale tjenestene, er det kommunens utgangspunkt at vi hele tiden kan bli bedre. Det er også viktig å avklare hvilke forventninger kommune og brukere har til hverandre. Dialogmøtet gir viktige innspill til utvikling av kommunens tjenester. Dialogmøtene foregår onsdager og torsdager i og måned i Velkommen til dialogmøte våren 2015! Har du spørsmål vennligst ta kontakt med virksomhetsleder. Drammen kommune / 2015 Virksomhetsleder 15

16 Vedlegg 2 Ramme for dialogmøtene / innhold referatmal To timer 1. 5 min 2. 5 min Aktivitet Innhold/hensikt Ansvar Velkommen Hensikten med møtet Presentasjon av virksomheten/e 3. Fortid nåtid framtid (perspektiv) Skape klima for åpen dialog Etablere felles eierskap om å skape en god tjeneste for brukerne Kort tilbakemelding fra dialogmøtet 2014 oppfølgingstiltak gjennomført? Virksomhetsplan 2015 og årsmelding 2014 Serviceerklæringer Brukerundersøkelser 4. Veien videre Handlingsrommet Medarbeiderundersøkelser Aktuelle tema hovedmål og delmål jfr programområdet / virksomhetsplan o prioriteringer og ønsker o satsingsområder 5. Evaluering Evaluering av forberedelser Møteform Møtemal Avviklingen av møtet Innspil til prosess med dialogmøter i Skriv et kort og konsist referat maks 2. sider. Legges i ESA på sak 15/500 Møteleder Virksomhetsleder/e Alle Alle Alle Virksomhetsleder 7 Referatet legges ut i politikkportalen Politisk sekretariat 16

17 Vedlegg 4 Referatpunkter fra evaluering av dialogmøteordningen - Bystyrekomité oppvekst og utdanning Komiteen er enig i at det er positivt med dialogmøtene hvor man møter brukerne. Det er ønskelig med utkvittering av oppgaver i god tid før møtet, det har hendt at saker ikke har blitt fulgt opp. Ett forslag er å la dialogmøtene følge malen til bydelskonferansene. Det burde også være lik struktur for hvert møte. Det ønskes at dialogmøtene tas mer alvorlig. Det foreslås at Drammen eiendom kan være til stede, siden mange av sakene omhandler deres oppgavefelt. Ett forslag er å skrive referatet i fra møtet umiddelbart etter møteslutt. Utdanningsdirektøren presiserer at dialogmøtene er politikernes arena. Arif Erkøk-AP leverte følgende skriftlig: En fin tradisjon som må fortsette, men på et eller annet vis må de meninger som framkommer i referatene i noen grad gjenspeiles i budsjettene. Gjøre det lettere for innbyggere å finne fram dialogmøte protokollene. 17

18 Vedlegg 5 Referatpunkter fra evaluering av dialogmøteordningen - Bystyrekomité byutvikling og kultur Ved drøfting i komitéen er et flertall for at ordningen videreføres. Følgende punkter følges nærmere opp: - representativitet hos brukerne - sikre fremmøte av politikere - møteledelse sikre dialogen i møte 18