Informasjon om spillemiddelordningen for idrettslag og andre i (nye) Asker. 4.april 2019

Transkript

1 Spillemidler til bygging av idrettsanlegg, friluftsanlegg og nærmiljøanlegg Informasjon om spillemiddelordningen for idrettslag og andre i (nye) Asker. 4.april 2019

2

3 Hva er spillemidler? v v v v Deler av overskuddet fra Norsk Tipping går til bygging av idrettsanlegg, nærmiljøanlegg og friluftslivsanlegg. Kulturdepartementet har ansvaret for ordningen, Fylkeskommunene er delegert tildelingsmyndighet. Kommunene er delegert saksbehandleransvaret for søknader i de respektive kommunene. Sender inn søknader samlet. Idrettslagene og andre søkere er ansvarlig for å utarbeide søknad. Søknad skal være komplett.

4 Søknad om spillemidler q q q q Slik søknad er digital via anleggsregisteret.no Vi pleier å instruere de ulike søkerne i programmet, og kommer også til å gjøre det fremover. Kurs høst 2019 om hvordan søke spillemidler. Alle dokumentene i søknad om forhåndsgodkjenning er dokumentasjon som skal benyttes i forbindelse med søknad om spillemidler. Det hender (sjelden) at søknadene ikke er komplette når de er sendt inn til fylket, og det er avvisningsgrunn. Ofte får disse søkerne anledning til å sende inn manglende dokumentasjon. Men kommunen følger søkere opp slik at dette unngås.

5 Frister > Sendes 10.juni, Prosjekt til HP: Melde prosjekt inn til Kommunen, v/natur og Idrett - for å få det inn på lista i Handlingsprogrammet til Kommunestyret. Planlegg i god tid før dette. Prosjekt skal også som hovedregel stå i en kommunal plan for idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet. > Senest 1.oktober: Søknad om idrettsfaglig forhåndsgodkjenning (FG) Vær ute i god tid.merk at du kan søke om FG hele året, men skal du søke spillemidler innen 15.1 påfølgende år, så er siste frist (mulig tidligere frist fra 2020 Nye Asker) > Senest 1.november: Søknad om spillemidler Søknadsprosess er digital. Dokumentene i søknad om FG skal være med i søknad. Kommunen har mange søknader både private og kommunale prosjekt, så vær ute i god tid. > Senest 15.januar Kommunenes frist for spillemidler: Kommunen sender alle søknadene over til Fylkeskommunen.

6 Rutinebeskrivelse ulike faser v Ide- og planleggingsfase: Hva vil dere? Samskaping med egen klubb/medlemmer, grunneierforhold, styrevedtak, finansiering, offentlige tillatelser. Sjekk alltid med plan- og bygningsavdelingen i Asker kommune om et anlegg er byggemeldingspliktig, og ikke begynn å bygge før dette er ivaretatt. Dette skal dokumenteres skriftlig, uansett om det er søknadspliktig eller ei. v Prosjekteringsfase: v Detaljprosjektering nb: skal utføres av offentlig godkjent aktør (arkitekt eller lignende). Råd: Engasjer en arkitekt! «Hjemmetegninger» godas ikke. v Søknad om Forhåndsgodkjenning nb: Før dere begynner å bygge. Dette er absolutt! (eksempel Ullensaker som tapte 7 mill.) v Søknad om byggetillatelse v Søknad om Spillemidler

7 forts. v Gjennomføringsfase v Klokt og nødvendig å engasjere en prosjektleder/byggeleder. Mange fallgruver. v NB: Hvis dere får mer enn 50 % offentlige tilskudd så skal dere følge Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. v Husk at alle tillatelser må på plass før dere bygger (idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning, byggetillatelse, lån, evt. leieavtale for grunn etc.). v Ferdigstilling: Ferdigstillingsattest skal innhentes enten fra Plan- og bygningsavdelingen, alternativt en «overtakelsesprotokoll» fra entreprenør (det siste hvis anlegget ikke er byggemeldingspliktig).

8 Finansiering Ulike finansieringskilder: > Spillemidler egne satser for ulike anlegg. Hovedregel er 1/3 av totalkostnadene oppad begrenset til en sum (se bestemmelsene). > Egenkapital/Egenfinansiering skal dokumenteres med bankutskrift og styrevedtak/årsmøtevedtak på bruk av midlene. Får man pengegaver skal dette dokumenteres. > Lån Lånetilsagn skal vedlegges (noen søker om Kommunal lånegaranti) > Dugnad skal dokumenteres med det som en entreprenør el. hadde gjort samme jobben for/alternativt vurdert av arkitekt. Godtas ikke som finansieringskilde: > Gaver og rabatter > Momskompensasjon

9 Søknad om forhåndsgodkjenning (FG) = idrettsfaglig forhåndsgodkjenning av anlegg det skal søkes spillemidler til. Må ikke forveksles med byggetillatelser fra Plan-, og bygningsavdelingen i Asker kommune. Dette kommer i tillegg. Søknad om FG skal inneholde: - Oversendelsesbrev. - Behovsoppgave (hvorfor dere skal bygge..) - Oversiktskart, Situasjonsplan og Utomhusplan. - Plantegninger, Snitt-tegninger, fasadetegninger og baneplan. - Tverrprofil, drensplan - Kostnadsoverslag, finansiering (skriftlig dokumentasjon) og plan for drift. - Anlegget må stå i HP liste over spillemiddelsøknader ev. i Kommunedelplan for Idrett, friluftsliv og fysisk aktivitet (KIF-planen). - Godkjenning byggesak (Plan- og bygg). - Dokumentasjon eie/leieforhold av tomt.

10 Eksempel Kostnadsoppsett Basishall med permanent utstyr for rytmisk gymnastikk med aktivitetsflate (25 x 22) m2 Konto Kostnadstype Netto Mva Brutto 1 Felleskostnader RG-gulv Kombielastisk gulv Skillevegger Idrettsutstyr Nye lager/skap-løsninger Akustiske tiltak på vegg Takarbeider Brann-tiltak VVS Elkraft Tele og automatisering DELSUM ENTREPRISEKOSTNAD Administrasjonskostnader Ekstern PL, ARK Intern PL Reserver og marginer TOTALT PROSJEKTKOSTNAD PROSJEKTKOSTNAD - AVRUNDET

11 .forts.søknad om FG Søknad om FG sendes: q q Natur.Idrett@asker.kommune.no, eller Asker kommune, Natur og Idrett, PB. 353, 1353 Asker (gjelder ) Store anlegg/spesialanlegg: q Søknad om FG sendes videre fra Asker kommune til Kulturdepartementet. I retur får dere et svarbrev med forhåndsgodkjenning, og stemplede dokumenter. Dette brevet, og alle dokumentene i søknad om FG er dokumenter som skal benyttes i søknad om spillemidler.

12 Spillemiddelsøknader sendes inn digitalt

13 Spillemiddeltildeling utbetalinger > Fylkestinget ved Hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse i Akershus Fylkeskommune vedtar i juni hvert år årets tildeling. > Søkere som har fått tildeling av spillemidler får utbetalt ca. 80 % ved byggestart. > Siste 20 % utbetales når anlegget er ferdigstilt og når et sluttregnskap er revidert og sendt inn.

14 Revidert sluttregnskap v Revidert sluttregnskap er et krav for å få utbetalt og beholde spillemidler v Kapittel 5 i Bestemmelsene om spillemidler handler om regnskap og kontroll. Det forutsettes at tilskuddsmottakere setter seg inn i disse v Den som fører regnskapet må ha nødvendig kompetanse og kjenne til kapittel 4 v Tilskuddsmottakere bør benytte en egen bankkonto for alle utbetalinger/innbetalinger vedrørende anleggsinvesteringen v Det skal føres eget Anleggsregnskap, og dette skal holdes atskilt fra øvrige regnskap, dvs. at regnskap bør føres med prosjektkode som gjør det mulig å skille ut egen rapport som viser hvilke bilag som vedrører anlegget.

15 .. Fortsettelse sluttregnskap v Regnskapet skal være ført slik at det kan sammenlignes med godkjent kostnadsoverslag og finansieringsplan fra spillemiddelsøknaden. Hovedpostene i regnskapet skal være de samme som postene i det godkjente kostnadsoverslaget. v Regnskapsskjema skal fylles ut (regnskapssammendrag for bygging av anlegg), finnes på anleggsregisteret.no (eller google V-0080 B). Kostnader skal dokumenteres. v NB: slikt revidert sluttregnskap er nå også et krav som dokumentasjon hvis dere skal søke om momskompensasjon for bygging av idrettsanlegg. Frist for søknad er 1. mars hvert år. v Rutiner for søknad for momskompensasjon til bygging av idrettsanlegg finnes på Anleggsregisteret.no eller Lotteri og stiftelsestilsynet.

16 Krav til dokumentasjon sluttregnskap Krav til dokumentasjon av utbetalinger og innbetalinger > Det skal foreligge bilag over alle utbetalinger og innbetalinger. Bilagene skal vise: hva utbetalingen/innbetalingen gjelder hvilken konto som er belastet hvem som har anvist hvem som har attestert bilagsnummer > Bilag over utbetalinger som omfatter merverdiavgift, skal være i samsvar med kravene i bokføringsforskriften (forskrift av 1. desember 2004 nr om bokføring), kap. 5. > Attestasjon og anvisning skal ikke gjøres av samme person. > Tilskuddsmottaker plikter å oppbevare bilagene og regnskapene i 10 år.

17 ...Sluttregnskap og revisjon v v v v Sluttregnskap på bilagsnivå skal leveres kommunen. Dette skal revideres av Kommunens revisor når tilskuddsbeløpet (spillemidler) overstiger kr Avsluttet regnskap, regnskapsbøker, bilag og kontoutskrifter skal uoppfordret overleveres til revisor for kontroll. Sammen med regnskapet skal det følge utfylt regnskapsskjema. Leveres kommunen, v/natur og Idrett. Revisor skal også få tilgang til endelig godkjent søknad med vedlegg (fra kommunen eller fylkeskommunen). For tilskuddsbeløp under kan enhetens valgte revisor revidere og signere på regnskapsskjemaet

18 Rammer for kommunal långivergaranti 1) Asker kommune kan gi kommunale lånegarantier for å finansiere investeringer som skjer i regi av ikke-kommersielle selskap/foretak/lag/foreninger 2) Selvskyldnerkausjon kan gis for lån som skal finansiere investering i fast Eiendom som tilrettelegger for aktivitet for barn og unge. Selvskyldnerkausjon kan ikke gis for lån med lengre løpetid enn 25 år. Garantiavtale skal være inngått med låntaker før kommunen inngår avtale om selvskyldnerkausjon med långiver 3) Selvskyldnerkausjon Skal normalt ikke gies når søknad gjelder: - Låneopptak for å legge til rette for aktivitet som i all hovedsak er rettet mot voksne - Låneopptak som gjelder næringsvirksomhet 4) Simpel kausjon kan gis der, eller i den grad, betingelsene for å gi selvskyldnerkausjon ikke er tilstede 5) Ved kommunal lånegaranti som selvskyldnerkausjon, skal hvis mulig kommunens regresskrav pantesikres med best mulig prioritet

19 Krav til søknad om kommunal lånegaranti a) Søknadsbrev om kommunal garanti med et kort sammendrag av søknaden, hva skal finansieres b) Tilbud finansiering, lånebeskrivelse betingelser og avdragsstruktur c) Styrebeslutningen eller fullmakt gitt fra styret som bekrefter vedtak om søknad d) Utskrift fra Brønnøysundregister e) Vedtekter, daglig leder, styret, adresse, bankforbindelse f) Siste årsberetning og regnskapsoversikt 2-3 siste år - Kommentarer til balansen, verdier og eiendeler, kortsiktig gjeld - Kommentarer til resultat og risiko

20 Krav til søknad om kommunal garanti g) Driften kommenteres med fokus på inntekter og risiko h) Banklikviditet, kommenteres med utskrift i) Eventuell ekstern kredittvurdering, eventuelle betalingsanmerkninger skal Opplyses j) Budsjett for virksomheten k) Likvidtetsprognose 1-5 år l) Analyse av en økonomien ved en rentehevning på 4 % fra dagens nivå

21 Forskuttering av spillemidler i Asker Vedtak i Kommunestyret 5.september 2017: 1. Dagens ordning for kommunale lånegarantier opprettholdes. I tillegg etableres en ordning for forskuttering av spillemidler for de prosjekter som ikke kan søke kommunal garanti. 2. Asker kommune går i dialog med Asker Idrettsråd for vurdering av forskutteringsordningen. 3. Rådmannen utarbeider egne retningslinjer for forskuttering av spillemidler.

22 Reglement for forskuttering av spillemidler 1. Organisasjoner som er søknadsberettigede i henhold til spillemiddelordningen, og som er registrert i Asker, kan søke om forskuttering av spillemidler. Søknadsfrist: 20.august 2. Forutsetning for forskuttering av spillemidler er at spillemiddelsøknaden er godkjent av Akershus fylkeskommune. Dette dokumenteres med avslagsbrev fra fylket etter ordinær søknadsrunde (vanligvis i juni hvert år). 3. Anlegget må være igangsatt etter framlagte planer i spillemiddelsøknaden. 4. Asker kommune utbetaler 80 % av godkjent søknadsbeløp for spillemidler ved byggestart. Asker kommune utbetaler de resterende (inntil) 20 % når anlegget er ferdigstilt og revisorgodkjent sluttregnskap foreligger iht bestemmelsene for spillemidler. I de tilfeller der anlegget blir rimeligere enn budsjettert vil utbetaling bli justert tilsvarende. Når spillemidlene er bevilget, tilfaller disse Asker kommune. 5. Asker Idrettsråd og Asker kommune, v/administrasjonen, vedtar hvilke prosjekter som skal motta forskuttering av spillemidler. 6. Asker kommune forbeholder seg retten til å kunne inndra de forskutterte midlene dersom anlegget ikke gjennomføres etter de angitte planene/spillemiddelsøknaden.

23 Tiltak gjøre det enklere for frivilligheten når de skal bygge egne anlegg. Tiltak Kommentarer Ansvar A «En dør inn» - «Anleggsknapp» for frivilligheten på nettsiden Asker.kommune.no/ frivillighet. - Digitalt veikart for anleggsutvikling med prosesser, prosedyrer og maler for dokumentasjon (under utarbeidelse). B C D Veiledningsmøter der alle nødvendige instanser møter (pr. anleggsprosjekt) Innbyggeropplæring Plan- og bygningsavdelingen (vår/mai) Felles interne møter angående kommende anleggsprosjekt. Natur og idrett, Eiendom, Planog bygningsavdelingen, Økonomiavdelingen Offentliggjøre dette til frivilligheten. Frivillighetskoordinator, Natur og Idrett, Plan- og bygningsavdelingen, Eiendomsforvaltningen og Økonomiavdelingen. Hovedansvar: Natur og Idrett Medansvar: Servicetorget Frivillighetskoordinator Plan- og bygningsavdelingen Økonomiavdelingen Natur og Idrett Plan- og bygningsavdelingen Natur og Idrett/Plan- og bygningsavdelingen.

24 .forts. tiltak E F G En-til-en-veiledning anleggsutvikling Kurs om spillemiddelordningen Maler for dokumentasjon spillemiddelordningen. Veiledning underveis i prosessen. Involvere også andre aktuelle kommunale instanser (Plan- og bygningsavdelingen og økonomiavdelingen). Opprettet og gjennomført i 2017, videreføres hvert år ett om våren og ett om høsten. Fra 2018: Plan- og bygg, økonomiavdelingen og frivillighetskoordinator deltar i samme møte. Egne rutinebeskrivelser Natur og idrett Natur og Idrett Natur og Idrett

25 ..forts. H I J Maler for dokumentasjon - Kommunal lånegaranti. Reglement for forskuttering av spillemidler. Tiltak i forbindelse med søknad om byggetillatelse: Egne rutinebeskrivelser Reglement er under utvikling. Byggetillatelse og vurdering av søknadsplikt. Økonomiavdelingen Økonomiavdelingen Plan- og bygningsavdelingen K - Forhåndskonferanse - Servicetorget Hver mandag er byggesaksbehandler tilgjengelig mellom (rådgivning). Oppdatere nettsider for spillemiddelordningen. Oppdatert januar 2018 Natur og Idrett

26 Foreløpig skisse, utarbeidet av Asker Idrettsråd, v/pieter Paul Furnée

27 AIRs rolle > Anleggsprioriteringer AIR har hvert 4.de år en prosess med lagene der de prioriterer nyanlegg. Sist dette ble gjort var i forbindelse med utarbeiding av KIF-planen. > Godkjenning av prioriteringsrekkefølge spillemiddelsøknader Spillemiddelsøknadene settes opp i en prioriteringsrekkefølge. Denne gjøres av kommunen, AIR gir en uttalelse. Det gjennomføres en kronologisk rekkefølge på spillemiddelsøknadene. Et prosjekt kommer inn på listen nederst og jobbe seg oppover etter hvert som de over får spillemidler. Alle har like god grunn til å stå høyere på listen, så vanskelig å prioritere noen foran andre. Kronologi er derfor av rettferdighetshensyn. > Veikart for anleggsutvikling. Asker Idrettsråd og Asker kommune videreutvikler veikartet (forrige foil).