Brukerveileding. EasyCruit 14.10

Transkript

1 Brukerveileding EasyCruit 14.10

2 Innhold INNLEDNING... 5 Dokumentoversikt... 5 Bruke arbeidsflaten... 5 Administrere EasyCruit... 5 Forberede rekrutteringsobjekter... 5 Rekrutteringsprosjekt... 5 Søknadshåndtering... 6 Kandidater og medarbeidere... 6 EasyCruit-Komponenter og Arbeidsflyt... 6 Bedriftsobjekter... 6 Rekrutteringsobjekter... 6 Rekrutteringsprosjekter og kandidater... 6 Tilgang til EasyCruit... 7 Logge på EasyCruit... 7 Logge ut av EasyCruit... 7 Tilbakestille et glemt passord... 8 BRUKE ARBEIDSFLATEN... 9 Verktøylinje... 9 Innholdspanel Hurtigmenyer Tilgang til Arbeidsflate Fullfør bruker Begrenset bruker Brukernivåer Objekter på Arbeidsflaten Mapper Søkefunksjoner Rapporter Rekrutteringskalender WYSIWYG-Editor Ikoner på verktøylinjen Endre Handlinger Bruke hurtigkoblinger for søking Betraktninger og eksempler for søkekriterier REKRUTTERINGSPROSJEKT Sette opp et Rekrutteringsprosjekt Opprette en ny annonse Lagre kandidatens søknadsdata Aktivere en annonse Side 2

3 Annonsegodkjenning Behandle Annonser Endre en annonse Slette en annonse Avslutte et rekrutteringsprosjekt Gjenopprette en annonse Rapportere på Spesifikke Annonser SØKNADSHÅNDTERING Motta Søknader Bruke virksomhetens webside Manuelt innsendte søknader Legge til en kandidat manuelt Behandle Søknader Sideoversikt over søknadshåndtering Sideoversikt for Søknad og CV Testintegrasjoner Intervjue Søkere Lage et tilbud til en jobbsøker Rangere Søknader Jobbsøker framdriftsvalg Vise flere søknader for en kandidat Styre Behandlede Søknader Avslå en jobbsøker Ikke-avviste søknader Trekke tilbake en søknad Slette en jobbsøker Overføre Søkere Slettede Søknader KANDIDATER Kandidattyper Legge til Kandidater Legge til en medarbeidertype Legge til prospekttype Legge til en lagret type Søke etter Kandidater Kjøre et enkelt CV-søk Kjøre et avansert CV-søk Kjøre et søk på kandidatens bruker CV-ID / kandidatens navn Søke etter Kandidater med Søkemaler Lagrede Søk Søke kandidatbegrensninger for brukere som ikke er administrator Kandidatrapportering Side 3

4 Overføre Kandidater til Rekrutteringsprosjekter Overføre kandidater til et nytt rekrutteringsprosjekt Overføre kandidater til et eksisterende rekrutteringsprosjekt MEDARBEIDERE Arbeide med Medarbeidere Redigere en medarbeider Slette en medarbeider E-post til en medarbeider Legge til Medarbeidere Legge til en medarbeider Importere en medarbeiderliste Side 4

5 Innledning EasyCruit gir organisasjonen din en online tilstedeværelse for rekruttering som er fullt integrert med bedriftens eget nettsted. Løsningen blir konfigurert og merket for å tilfredsstille dine spesifikke krav og ønsker. Bak den store erfaringen for kandidater som EasyCruit gir, ligger et sofistikert styringssystem for rekrutteringen. Med dette kan du automatisere og styre mange aspekter ved rekrutteringsprosessen din, sikre bedre resultater, forbedret rekrutteringsproduktivitet og positive opplevelser for kandidatene og rekruttererne. Funksjonalitet som gis ved EasyCruit inkluderer publisering av annonser, søkerbehandling og en bedriftsintern CV-database. EasyCruit støtter også en rekke språk. EasyCruit leveres på en basis som Software as a Service (SaaS). Dette betyr at det ikke er noen programvare eller maskinvare som må kjøpes, og ingen teknologi som må styres. Lumesse opptrer som vert og styrer EasyCruit-løsningen i et toppmoderne datasenter for å gi den ytelsen, sikkerheten og tilgjengeligheten som din rekrutteringsløsning trenger. Dokumentoversikt Denne brukerveiledningen er beregnet for EasyCruit-administratorer som behandler og konfigurerer objektene i systemet, og rekrutterer som er ansvarlig for rekrutteringsprosessen. Denne veiledningen er delt inn i forskjellige avsnitt som er basert på de oppgavene som må utføres og de objektene som brukes for disse oppgavene. Oppbygningen av brukerveiledningen avspeiler den rekkefølgen som et nytt system ville settes opp etter for å begynne å bruke det for rekruttering i bedriften din. Bruke arbeidsflaten Dette avsnittet viser hvordan du navigerer i systemet, og gir informasjon om hva de forskjellige objektene brukes til. Det inneholder også nyttig informasjon om WYSIWYG-editoren, som brukes i hele produktet for rekrutteringsprosjekter, e-post og mer. Administrere EasyCruit Denne seksjonen er hovedsaklig for fullstendige brukere (se side 12) og de med administrativt ansvar. Disse brukerne er ansvarlige for å sette opp bedriftsinformasjon, interne retningslinjer og brukere av systemet. Forberede rekrutteringsobjekter Fullstendige brukere (se side 12) og de med administrativ tilgang trenger å forsikre seg om at systemet er satt opp med alle de nødvendige rekrutteringsobjektene slik at rekruttererne kan gjøre jobben sin. Dette er en av de viktigste innstillingene i EasyCruit, da uten alle rekrutteringsobjektene kan ikke søkerne bli behandlet gjennom søknadsprosessen. Dette omfatte objekter som e-post, søknadsmaler, spørsmål og søkemaler. Rekrutteringsprosjekt Det er her rekrutterer i systemet blir involvert. Alle prosedyrene for å sette opp og behandle rekrutteringsprosjekter blir beskrevet her. Side 5

6 Søknadshåndtering Når søkerne begynner å sende søknader på ledige stillinger, beskriver denne delen valgene som er mulig for å behandle søknader. Det er forskjellige kanaler søkerne kan ta for å søke på stillinger og forskjellige baner disse søkerne kan ta når de har sendt sin søknad. Denne delen inneholder informasjon om intervjuing av søkere, rangering av søknader and overføring av søkere til andre ledige stillinger. Kandidater og medarbeidere Disse seksjonene inkluderer informasjon om å legge inn manuelt og administrere mennesker i systemet. Ikke alle potensielle søknader kommer fra karrierewebsider og disse seksjonene beskriver hvordan spontane søknader og eksisterende medarbeidere kan dirigeres mot åpne ledige stillinger. EasyCruit-Komponenter og Arbeidsflyt EasyCruit holder fokus på å gjøre rekrutteringsprosessen så enkel og kostnadseffektiv som mulig. De potensielle komponentene og arbeidsflyten i systemet er konfigurert for å optimalisere denne prosessen. Bedriftsobjekter Bedriftsobjekter inkluderer punktene som alle organisasjoner trenger. Disse er ikke nødvendigvis rekrutteringsorienterte objekter. Disse objektene, slik som avdelinger og brukere, blir brukt for å opprette et EasyCruit-system som er svært lik organisasjonen din. Bedriftsobjekter er typisk den som er ansvarlig for administratorene i systemet, med kunnskap om hvordan bedriften blir organisert. Bedriftsinformasjon, avdelinger og brukere er inkludert i punktene som sørger for systemets forretningsobjekter. Se Administrere EasyCruit (se side 20) for mer informasjon. Rekrutteringsobjekter Sette opp systemet for å sikre at det omfatter de nødvendige rekrutteringsobjektene og er kritisk for rekrutteringsprosessen og for at arbeidsflyten skal bli effektiv. Behandling av disse objektene er det viktigste ved å være en fullstendig bruker (se side 12) eller administrator. Hvis ikke alle objektene er satt opp riktig, kan ikke engang en annonse opprettes. Sammen med å sikre at objektene er tilgjengelige for å opprette en annonse, må det settes opp objekter slik som responsmailer for at automatiserte e-poster kan sendes til søkerne så snart de begynner å søke på annonsene. For mer informasjon, se på Klargjøre rekrutteringsobjekter. Rekrutteringsprosjekter og kandidater Fra selve rekrutteringsprosjektene er alle funksjonene for søknadsbehandlingen tilgjengelig for rekrutterer. Søkere kan screenes og inviteres til intervjuer. Vellykkede søkere kan behandles videre gjennom søknadsprosessen, mens de som ikke er egent kan overføres til andre rekrutteringsprosjekter eller fjernes helt fra søknadsprosessen. Du finner mer informasjon her: Rekrutteringsprosjekt (se side 21) og Søknadshåndtering (se side 44). Prospektive søkere kan også registreres manuelt i systemet. Disse kandidatene kan komme fra spontane søknader som er sendt til virksomhetene eller fra eksisterende medarbeidere. Inntil disse kandidatene er knyttet til et rekrutteringsprosjekt, befinner de seg utenfor søknadsprosessen. Det betyr at det er rekrutterers ansvar å identifisere relevante prospekter. Slike verktøy som CV-søk kan brukes for dette. Hvis du vil vite mer om kandidater og medarbeidere, se Kandidattyper (se side 78) og Medarbeidere (se side 86). Side 6

7 Tilgang til EasyCruit Alle brukerne av systemet anvender samme URL for å få tilgang og nivåene for tilgangsrettighetene deres avgjør hvilken funksjon de har logget inn på. Logge på EasyCruit 1. Hvis du skal komme til påloggingssiden for administrasjon, skriv easycruit.com i adresselinjen på toppen av nettleseren din. 2. Skriv inn detaljene for Virksomhet, Brukernavn og Passord som du har fått fra din systemadministrator. 3. Klikk på Logg inn for å komme til Start-siden. Detaljene for pålogging er følsomme for store og små bokstaver. Hvis du får meldingen Innlogging feilet, kontroller om du har Caps Lock på. Logge ut av EasyCruit 1. Klikk på i overskriften for å logge ut av systemet og gå tilbake til siden Logg inn. Hvis EasyCruit ikke brukes i løpet av 30 minutter, logger systemet automatisk ut brukeren. Side 7

8 Tilbakestille et glemt passord 1. Hvis påloggingen mislykkes, benytter du koblingen Hvis du har glemt passordet. 2. Skriv inn din informasjon om Bedrift, Brukernavn og E-post og klikk deretter på Send for å få tilsendt en e-post til den e-postadressen som ble lagt inn i systemet. 3. Følg instruksjonene i e-posten for å tilbakestille passordet og få tilgang til systemet. Side 8

9 Bruke arbeidsflaten EasyCruit har egenskaper og funksjonalitet til å la en organisasjon forbedre rekrutteringsprosessen sin. En del av denne forbedringen består i EasyCruit-arbeidsflate. EasyCruit grafisk brukergrensesnitt (GUI) er designet for å gi rekrutterer og administratorer lett tilgang til funksjoner som de må utføre i sitt daglige arbeid. Uavhengig av brukerens tilgangsnivå, så er EasyCruit-arbeidsflate lagt opp på den sammen måten. Verktøylinje Verktøylinjen gir hurtigkoblinger til nøkkelkomponentene som brukeren trenger i det daglige. Alternativene som er tilgjengelige på verktøylinjen endres avhengig av hvilken brukertype som er innlogget. Side 9

10 Innholdspanel Innholdspanelet er der hvor alle de forskjellige sidene vises. Herfra kan brukerne fullføre oppgaver og se detaljer av punkter slik som rekrutteringsprosjekt, ledige stillinger og rapporter. Toppen av innholdspanelet viser endret tekstinformasjon som samsvarer med den oppgaven brukeren utfører. Fra Start-siden og Innstillinger-siden, velger du ikoner som fører deg til oversiktssiden for det emnet. Tilgjengelige ikoner avhenger av tilgangsnivået til brukeren. Side 10

11 Hurtigmenyer Mine aktive prosjekter lister opp de ti siste annonsene du har sett på. Under disse er det hurtigkoblinger for å finne en søker ved å søke etter navnet deres eller Søk - kandidat CV ID. Mine dokumenter gir koblinger til forespurte dokumenter og søkemaler hvis du har brukt disse tidligere. Hvis du velger en av annonsene som vises i Mine aktive prosjekter kommer du til siden Søknadshåndtering for den annonsen. Tilgang til Arbeidsflate Tilgangen til arbeidsflaten og funksjonene der er avhengig av nivået for brukerens tilgangsrettigheter. Objekter som er tilgjengelige på siden Start og de på siden Innstillinger kan konfigureres med fire standard brukernivåer eller kan i høy grad tilpasses til det organisasjonen krever. Følgende eksempler for en standard fullstendig bruker (se side 12) og en standard begrenset bruker (se side 12) demonstrerer forskjellene mellom hver brukers tilgang. Side 11

12 Fullfør bruker Begrenset bruker Brukernivåer Det finnes flere forskjellige standardnivåer for brukertilgang i systemet. Hvert nivå kan tilpasses ytterligere, men dette er de vanlige: Full tilgang Denne brukeren er ansvarlig for å administrere systemet. De oppretter de ønskede rekrutterings- og systemobjektene som rekrutterer trenger for å bruke systemet. Dette omfatter emner som nye brukere, søknadsmaler, øvrige spørsmål og jobbkategorier. Hvis noen har problemer med å bruke systemet, skal en bruker med full tilgang være det første kontaktpunktet. Avdelingsadministrator tilgang Denne brukeren tilsvarer en bruker med full tilgang. Deres administratortilgang er imidlertid begrenset til spesifikke avdelinger og ikke hele systemet. Side 12

13 Brukerne opprettes av brukere med full tilgang, og så snart de er opprettet kan de opprette nye brukere for sine avdelinger. Middels tilgang Denne brukeren representerer en typisk rekrutterer som kan opprette nye annonser og legge til kandidater i systemet med rekrutteringsobjektene som er opprettet av en bruker med administrative tilgangsrettigheter. Begrenset tilgang Denne brukeren tilsvarer en bruker med middels tilgang, men har vanligvis bare tilgang til rekrutteringsprosjekter de selv har opprettet. Hvis du vil vite mer om nivåer for brukertilgang, se Alternativer for tilgangskontroll. Objekter på Arbeidsflaten Objekter på arbeidsflaten omfatter mapper, dokumenthandlinger, søkefamilier, rapporter og rekrutteringskalenderen. Mapper Mapper er tilgjengelige i systemet for å laste opp dokumenter og legge til notater for spesifikke annonser. Prosjektmapper er tilgjengelige for alle brukere som har tilgang til annonsen. Hver fil som lastes opp til Prosjektmappe er begrenset til 2 Mb. Hvis du ønsker å øke denne grensen (opp til 10 Mb), kontakter du din Lumesse-rådgiver. Søkefunksjoner Søk lar brukerne finne forskjellige typer kandidater i systemets CV-database. Hvis du vil vite mer om å bruke søk, se Søke etter kandidater (se side 79). Side 13

14 Rapporter Systemet kan kjøre en rekke rapporter. Ikonet Rapporter på Start-siden gir tilgang til rapporter som kan inneholde informasjon om kilder, annonser, mangfoldighet og avslagsbegrunnelser. Kandidatrapporter gir spesifikk informasjon om de forskjellige kandidattypene i systemet. Hvis du vil vite mer om rapportering, se Rapportering om kandidater (se side 82). Rekrutteringskalender Rekrutteringskalenderen brukes for å holde oversikt over rekruttererens intervjuer og andre avtaler i forbindelse med kandidater og annonser. Fra siden Rekrutteringskalender kan du få tilgang til en kandidats søknadsdetaljer, sende søkeren en e-post og også filtrere aktivitetslisten. Mens de fleste av alternativene og feltene på siden er for standardverdier, er de to alternativene som er spesifikke for rekrutteringskalenderen som følger: Aktivitet Dette er intervjutrinnet som søkeren er på og som rekrutterer må reagere på. Side 14

15 Aks.tidspkt Dette viser om søkeren har reagert på en invitasjon til et intervju eller ikke. Og eventuelt hvilken respons det var. Vise rekrutteringskalender Fra siden Start velger du Rekrutteringskalender. Filtrere aktivitetslisten 1. Fra siden Start velger du Rekrutteringskalender. 2. Fra listen Velg aktivitet, velger du hvilke intervjutyper som skal vises. 3. Angi ønsket Startdato og Sluttdato og klikk Søk for å filtrere listen. Vise en jobbsøkers informasjon Fra siden Rekrutteringskalender klikker du på Navn for søkeren. Sende en e-post til en jobbsøker 1. Fra siden Rekrutteringskalender, velger du de jobbsøkerne som du vil sende en e-post til. 2. Fra listen Videre fremdrift, velger du Send e-post og deretter klikker du Utfør. 3. Fra siden Send e-post, skriver du den ønskede informasjonen og klikker Send. Side 15

16 WYSIWYG-Editor WYSIWYG-editoren (What You See Is What You Get Hva du ser er hva du får) brukes for å opprette annonser og responsmailer. Editoren har et brukervennlig grensesnitt som bør være kjent for de fleste brukere av Microsoft Office og andre programpakker fra Office suite. Editoren gir standard redigeringsfunksjoner, samt mulighet for å redigere direkte i HTML-kode. Verktøylinjen gir tilgang til de forskjellige redigeringsalternativene som er tilgjengelig i editoren. Tekst og grafikk kan kopieres og limes inn i editoren som ren tekst. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker editoren, se Editor-handlinger (se side 18). Ikoner på verktøylinjen Verktøylinjen gir tilgang til de fleste editorfunksjonene og kommandoene. Knappene som er tilgjengelige på verktøylinjen er gruppert sammen etter felles funksjoner der det er mulig. Alternativene på verktøylinjen er: Knapp Beskrivelse Fet tekst (CTRL + B) Kursiv tekst (CTRL + I) Understreket tekst (CTRL + U) Gjennomstreket tekst Juster venstre Side 16

17 Knapp Beskrivelse Juster senter Juster høyre Blokkjuster Formatter liste. Inneholder en liste med forhåndsformatterte skrifttyper Skriftfamilie. Gir flere forskjellige skrifttyper, inklusive de som gjør det mulig å vise riktig språk med dobbeltbyte-tegn, slik som forenklet kinesisk. Liste over skriftstørrelse Skriftfarge. Hvis du velger rullegardinpilene, får en fargeplukker som du kan velge fra, og du kan også velge tilpassede farger Bakgrunnsfarge. Hvis du velger rullegardinpilene, får en fargeplukker som du kan velge fra, og du kan også velge tilpassede farger Sortert liste / nummerliste Unummerert liste / punktliste Reduser innrykk Øk innrykk Angre siste handling (CTRL + Z) Gjenta siste handling (CTRL + Y) Sett inn en ny kobling. Klikk på denne for å åpne en ny dialogboks, hvor du kan skrive inn URL for en kobling. Samtidig kan du velge om koblingen skal åpnes i et nytt vindu eller det nåværende vinduet Fjern valgt kobling. Merk en kobling med markøren og klikk på denne knappen for å fjerne koblingen Sett inn et nytt anker. Når du velger denne knappen, åpnes en ny dialogboks der du kan sette et ankernavn på det punktet på siden der markøren er aktiv. Dette gjør at en ny kobling kan inkluderes, som kobler til den delen av siden. Fjerne kode. Fjerner uønsket formattering. Denne funksjonen er nyttig når du kopierer forhåndsformattert tekst fra Word. Hjelp for WYSIWYG-editor HTML-koding. Denne knappen åpner et nytt vindu hvor du kan skrive inn innhold i editoren i HTML-kode. Når den lagres og lukkes, blir innholdet oppdatert i WYSIWYG-editoren uten at koden vises Kutter ut markert tekst (CTRL + X) Kopierer markert tekst (CTRL + C) Limer inn innhold i editoren sammen med sin formattering (CTRL + P) Limer inn innhold i editoren som ren tekst, fjerner all formattering Limer inn innhold fra Word i editoren, vedlikeholder formattering Søk og erstatt-funksjon som kan erstatte enkle forekomster eller hver forekomst av et ord eller en frase i editoren Fjerner formattering, slik som fet og farget tekst Sette inn tabell. Når du velger dette alternativet, åpnes et nytt vindu hvor tabellparametrene kan konfigureres. Se hjelp for WYSIWYG-editor for mer informasjon Side 17

18 Endre Handlinger WYSIWYG-editoren omfatter standard redigeringsfunksjoner som du forventer å kunne utføre med en editor. Tekst og grafikk kan inkluderes i innholdet for en annonse som opprettes i editoren. Muligheten for å gjenga eller oppheve et trinn er inkludert for tilfeller der det gjøres en feil. Når du bruker WYSIWYG-editoren med HTML e-poster, støttes for tiden bilder for e-poster, men ikke for annonser. Velge Tekst og Grafikk Når du vil flytte, slette eller erstatte innholdet i editoren, må du først velge hva du vil arbeide med. Du kan gjøre dette med musen eller med tastaturet. V e l g e i n n h o l d m e d m u s e n Dra markøren over det du vil velge eller bruk en av følgende snarveier: Alt Dra diagonalt fra start til slutt Ett ord Dobbeltklikk på det Start et utvalg Klikk på starten av utvalget Slutte et utvalg Hold nede SHIFT og klikk på slutten av utvalget V e l g e i n n h o l d m e d t a s t a t u r e t Bruk én av disse hurtigtastkombinasjonene: Ett tegn til høyre SHIFT + høyrepil Ett tegn til venstre SHIFT + venstrepil Én linje foran SHIFT + pil opp En linje etter SHIFT + pil ned Til slutten av linjen SHIFT + END Til starten av linjen SHIFT + HOME Alt CTRL + A Bruke utklippstavlen Du kan kopiere, klippe og lime innhold med systemets utklippstavle. Dette er en rask måte for å overføre innhold fra andre programmer til WYSIWYG-editoren og innenfor selve editoren. Slik utfører du denne handlingen... Gjør dette Kopier valgt innhold i WYSIWYG-editoren til utklippstavlen. Velg innholdet og klikk eller CTRL + C. Flytt (kopier og slett) innhold i WYSIWYG-editoren til utklippstavlen. Lim innholdet fra utklippstavlen inn i WYSIWYG-editoren. Lim inn innholdet fra utklippstavlen i WYSIWYG-editoren som ren tekst uten noen formattering. Lim innholdet fra Microsoft Word inn i WYSIWYG-editoren. Velg innholdet og klikk eller CTRL + X. Bruk markøren for å angi hvor innholdet skal plasseres og klikk eller CTRL + V. Bruk markøren for å angi hvor innholdet skal plasseres og klikk. Bruk markøren for å angi hvor innholdet skal plasseres og klikk. Side 18

19 Gjenopprette og angre handlinger Hvis du har gjort en feil når du redigerer innholdet med editoren, kan du bruke angre-funksjonen for å reversere handlingen og gjøre den ønskede rettingen. Hvis du ved en feil har angret en handling, kan du bruke gjenopprette-funksjonen for å flytte det tilbake igjen. Muligheten for å angre og gjenopprette er bare tilgjengelig i den aktuelle sesjonen der du redigerer innholdet. Når du velger Lagre eller Avbryt, fjernes muligheten for å gjenopprette og angre inntil mer innhold er skrevet inn. Hvis du vil angre en handling, klikk eller CTRL + Z Hvis du vil gjenopprette en handling, klikk eller CTRL + Y Søke og erstatte tekst Du kan gjøre endringer i teksten i WYSIWYG-editoren med funksjonen Søk og erstatt. Enkelte forekomster av tekst kan endres, eller hver forekomst på editoren kan endres. 1. Når du bruker WYSIWYG-editoren, klikk for å vise dialogboksen Søk/erstatt. 2. Velg fanen Erstatt og angi tekstverdiene som skal finnes og erstattes. 3. Pass på at markøren er på starten av editorinnholdet og velg Retning/ned. 4. Klikk Finn neste for å finne alle tekstverdier som stemmer, og klikk deretter Erstatt for å endre den forekomsten eller Klikk Erstatt alle for å erstatte alle forekomster av verdien. Side 19

20 Bruke hurtigkoblinger for søking 1. Fra Start-siden klikker du på pluss-ikonet for å utvide boksen Hurtiglenker til søk. 2. Klikk på det ønskede søkepunktet på listen med Søkemaler eller Lagrede søk for å vise siden avanserte CV-søk. 3. Fullfør søket etter behov. Hurtigkoblingene for søkealternativer er ikke tilgjengelige som standard og må aktiveres i systemet ditt. Betraktninger og eksempler for søkekriterier Når du setter opp søkebetingelsene for søkemaler, er det flere betraktninger som kan påvirke resultatene. Hvis de forventede søkeresultatene ikke vises, kan det skyldes følgende problemer: Søkebetingelsene må være en lengde på minst tre tegn, og spesialtegn slik som "+" and "-" er ikke søkbare tegn, og blir ikke inkludert i minstetallet på tre. En programmering som "C++" kan for eksempel ikke inkluderes i et fritekstsøk. Vanlige ord slik som "og" eller "navn" er også utelukket fra søk. Det er flere operatører som kan inkluderes i søkekriteriene. Dette hjelper til å lage mer fokuserte søk og lages av følgende: + Et plusstegn indikerer at det følgende ordet må være tilstede - Et minustegn indikerer at det følgende ordet ikke må være tilstede ( ) Parenteser gjør det mulig å gruppere ord sammen til underuttrykk * Stjernen er et jokertegn som kan legges til på slutten av et søkeord. " En frase som innesluttes mellom hermetegn må matches identisk for at det skal bli inkludert i noe søkeresultat. For å illustrere informasjonen ovenfor, viser de følgende eksempler om hvordan forskjellige søkebetingelser returnerer forskjellige resultater: salg avd +salg +avd +salg avd +salg -avd +salg ~avd +salg +(>avd <sjef) salg* "salg avd" Returnerer resultater hvor minst ett av de to ordene finnes Returnerer resultater hvor begge ordene finnes Returnerer resultater hvor "salg" finnes, men rangerer resultater høyere som inneholder "avd" Returnerer resultater hvor "salg" finnes, men ikke "avd" Returnerer resultater hvor "salg" finnes, men rangerer resultater lavere som inneholder "avd" Returnerer resultater som inneholder "salg" og "avd" eller "salg" og "sjef", i alle rekkefølger, "salg avd" vil imidlertid rangeres høyere enn "salg sjef" Returnerer resultater som inneholder ord som "salgs", "salgssjef" eller "selger" Returnerer resultater som inneholder den nøyaktige frasen "salg avd" Side 20

21 Rekrutteringsprosjekt Rekrutteringsprosjekt er fokuspunktet i EasyCruit-systemet. De fleste objektene som behandles av EasyCruit-administratoren og de forskjellige alternativene som er tilgjengelige i EasyCruit handler om rekrutteringsprosjekter. Sette opp et Rekrutteringsprosjekt EasyCruit har objekter, slik som søknadsmaler, jobbkategorier og annonsemaler, som hjelp for å sette opp rekrutteringsprosjekter så enkelt som mulig. Det brukervennlige grensesnittet og arbeidsflyten fører også til at rekrutteringsprosjekter blir konfigurert konsistent på tvers av virksomheten. De følgende emnene beskriver i detalj de nødvendige trinnene for å opprette et rekrutteringsprosjekt og gjøre det mulig å vise det på en karrierewebside slik at kandidater kan finne det og søke på ledige stillinger. Opprette en ny annonse 1. EasyCruit gir rekrutterer en opprettelsesprosess av en ny annonse som er tilpasset for spesielle behov for bedriften. Med det i tankene er det mulig at følgende prosedyre kan variere litt fra din bedrifts opprettelsesprosess av en ny annonse. Det er viktig at EasyCruit administratoren har konfigurert systemet riktig før det opprettes annonser. 2. Velg hurtiglinken Ny annonse fra toppen av siden for å vise Ny annonse-siden. Side 21

22 3. Skriv en Stillingstittel og Referansenummer på stilling og velg språkene som annonsen er tilgjengelig på. Stillingstittel blir brukt for å identifisere stillingen internt og vises ikke når rekrutteringsprosjektet blir listet på kandidatwebsiden. Alternativet er tilgjengelig for å vise referansenummeret med annonselister. For kunder som har Automatisk Referansenummer på stilling-funksjon aktivert, blir nummeret fylt inn automatisk av systemet. 4. Fra Prosjekteier-listen velger brukeren hvem som er ansvarlig for rekrutteringsprosjektet. 5. Velg Diverse Valget Innstillinger hvis aktuelt, klikk så på Neste for å vise Velg avdeling-siden. Diverse innstillinger alternativet er aktivert: Medarbeidere i en organisasjon som er utenfor EasyCruit og skal gi tilbakemelding på søknader på en ledig stilling (Bruk avansert rangering av dette prosjektet). Testresultater som skal brukes for å gi tilbakemelding (Bruk Service-F til denne rekrutteringen, Bruk Matrigma til denne rekrutteringen, Bruk MINT til denne rekrutteringen, osv.). Kandidatdata som relateres til søknaden skal lagres. EasyCruit kan da generere en rangeringsliste for en jobbsøker basert på tilbakemeldingen eller testresultatene. 6. Fra listen Velg avdeling velger du avdelingen der jobbsøknaden gjelder. 7. Klikk Neste for å vise siden Velg kontaktpersoner, som blir brukt til å velge detaljene til en kontaktperson og vist sammen med jobbsøkerlisten. 8. Hvis det ikke allerede er en kontaktperson, skriver du inn Legg til kontaktperson i seksjonen detaljene for jobbsøkerens kontaktperson og klikker Legg til eller klikk Hent for å vise det tilgjengelige brukervinduet, velg den aktuelle brukeren som automatisk fyller ut feltene Legg til kontakt, og klikk Legg til. 9. Velg Kontaktperson i annonsen for den brukeren som kontaktdetaljene blir vist i en jobbannonse. 10. Velg Avsender for brukeren du vil skal brukes som standard person for e-postkommunikasjon. 11. Velg Melding for brukeren du vil skal brukes som standard person for melding til søknader. 12. Hvis det er nødvendig velger du Merk dette hvis du vil at e-postkontakten skal være synlig i den publiserte ledige stillingen og klikk Neste for å vise Velg Land/Fylke-siden. Side 22

23 13. Velg aktuelle land fra Land-listen for å fylle ut Fylke-listen, så velger du fylke og klikker på pilene for å flytte fylke til Velg fylke-listen. Gjenta for hvert aktuelle fylke og klikk på Neste for å vise Velg prosjekt-siden. 14. Velg en av følgene tre alternativer og klikk Velg for å vise Ny annonse-siden: Ny rekruttering Dette alternativet betyr at det må opprettes en ny rekrutteringsbeskrivelse. Annonsemaler Dette alternativet gir en liste over annonsemaler du kan velge fra. For flere detaljer om maler se Annonsemal. Tidligere annonser Dette alternativet aktiverer alle tidligere opprettede annonser som skal brukes som en mal. Forsikre deg om at alle spesielle detaljer i annonsen, slik som titler og datoer blir endret for å samsvare med den nye annonsen. 15. Skriv inn følgende detaljer i annonsen for hvert språk og klikk Forhåndsvisning for å se over annonselisten: Virksomhetens navn Bedriftens navn fylles automatisk ut, men kan endres hvis nødvendig. One Liner Dette er en fanelinje som vises over annonsen og skal trekke kandidatene til annonsen. Rekrutteringsprosjekt Dette er en stillingstittel som blir vist på annonsewebsiden. Denne verdien er obligatorisk. Søknadsfrist Dette er den siste dagen som søknadene blir akseptert til stillingen. Tiltredelse Dette kan være en spesiell dato eller et utrykk som ASAP. Arbeidssted Arbeidsstedet for stillingen. Side 23

24 Annonsetekst Dette er innholdet i jobbsøkerlisten, opprettet med WYSIWYG editor (se side 16). 16. Når annonsedetaljene er fullført, klikk Neste for å vise Søknadsskjema-siden. 17. Velg ett av følgende nye søknadsskjemaer fra alternativet eller velg Intet søknadsskjema eller CV for å inkludere et søknadsskjema i annonselisten på websiden: Komplett søknadskjema og CV Velg bare dette alternativet hvis du vil ha alle verdier som er inkludert i CV-databasen til din bedrift inkludert i søknadsskjemaet. Hvis du velger dette, kan det føre til en meget lang liste og bør bare spesifiseres for tekniske stillinger. Velg søknadsmal Dette alternativet gir en liste over søknadsmaler som er konfigurert av administratoren. Disse malene kan stilles inn til stilling eller avdeling spesielt og redusere ressursen som kreves av en rekrutterer når det skal opprettes en annonse. Side 24

25 Tilpasset søknadsskjema og CV Med dette alternativet kan rekrutterer opprette en engangsannonse med spesielt søknadsskjema. EasyCruit kan konfigureres til å begrense muligheten til å redigere søknadsskjema. Brukere som ikke er administrator kan ikke redigere søknadsskjemaets alternativer; i slike tilfeller kan søknadsskjemaet bare leses. 18. Klikk Neste for å vise Søknadsskjema-siden. 19. Hvis det trengs, velger du alternativene som skal inkluderes i søknadsskjemaet, ved å velge om de skal være Obligatoriske. Klikk Neste for å vise Screeningspørsmål-siden. 20. Hvis nødvendig, klikk Legg til spørsmål for å legge til et nytt screeningspørsmål og fullføre obligatoriske spørsmål som beskrevet i Konfigurere øvrige spørsmål. 21. Klikk Neste for å vise Responsmail-siden og klikk for å aktivere øvrige respons e-poster. 22. Klikk Neste for å vise siden Godkjenning av annonse og velg en bruker fra Mottaker-listen som er ansvarlig for godkjenning av annonsen før den kan publiseres. Bruk av en godkjenner er valgfritt. Det er mulig at bedriftens opprettelsesprosess for annonse ikke inkluderer dette trinnet. 23. Klikk Lagre for å gå til fanen Endre prosjekt. Side 25

26 Ved dette punktet er annonsen lagret i EasyCruit og kan aktiveres og gjøres tilgjengelig på bedriftens webside, eller det kan gjøres flere endringer. Lagre kandidatens søknadsdata Et ekstra alternativ som kan benyttes av brukere i virksomheten din kalles Lagre søknadsinfo. Hvis dette alternativet er aktivert, vises det på siden Ny annonse. Når dette er valgt, beholdes en kandidats søknad for en annonse i en viss tid. Disse dataene er forskjellige fra de som bare gjelder for kandidaten. Aktivere en annonse Når en stilling er opprettet og lagret, må den aktiveres før potensielle kandidater kan begynne å se på den på websiden for annonser. 1. Fortsett fra opprettingsprosedyren for en ledig stilling eller velg en ledig stilling som ikke er aktivert og velg fanen Endre annonse. Side 26

27 2. Hvis bedriften din bruker et godkjenningssystem for annonser, fortsett til trinn 3, eller gå til trinn Klikk for alternativet Endre godkjenningsstatus så velger du Ja på alternativet Godkjenner du denne annonsen. Fyll ut de obligatoriske kommentarene, og klikk deretter på Lagre. For informasjon om godkjenning av annonsene via e-post, hvis de ikke allerede er godkjent, se på Godkjente annonser (se side 30). Side 27

28 4. Klikk på Endre-blyanten for alternativet Publisere/Multi Posting for å vise siden Velge publiseringskanaler. 5. Velg obligatorisk publiseringskanal, klikk på Neste for å vise siden Interne kanaler. Siden noen jobbørser krever tilleggsinformasjon når en annonse blir publisert, kan du legge til ekstra detaljer på individuelle kanaler. Side 28

29 6. Klikk Neste for å fortsette til neste kanal. Når alle kanalene er konfigurert, vises Bekrefte publiseringsside. 7. Klikk Fullfør for å aktivere annonsen og få den publisert på disse kanalene. Annonsen har nå et grønt trafikklys som vises ved siden av den. Side 29

30 Hvis annonsen blir publisert på en ekstern kanal, aktiveres alternativet Behold HTML-format som standard. Annonsegodkjenning Godkjenning av annonser er et alternativ som må aktiveres spesielt for hvert EasyCruit-system. Når dette alternativet er aktivert, legger det til et ekstra trinn for arbeidsflyten i rekrutteringsprosjektet. Det krever at spesifikke godkjennere blir satt opp for hver avdeling, og at disse godkjennerne må godkjenne alle annonser som opprettes for deres avdeling. Annonsegodkjenning virker på to forskjellige nivåer i EasyCruit: Hvis enkel annonsegodkjenning er aktivert, kan enda annonsen endres mens den venter på godkjenning. Dette er best å bruke for en meldingsmekanisme der en annonse skal aktiveres og publiseres. Hvis forsterket annonsegodkjenning er aktivert, kan ingen detaljer endres mens annonsen venter på godkjenning. Denne godkjenningsstatusen må overstyres av en EasyCruit-administrator for å kunne endres igjen. Vi anbefaler at det er prosesser på plass i organisasjonen din for å melde fra til brukeren om hvem som er ansvarlig for publisering av annonsen for sin godkjenningsstatus etter at den er sendt til godkjenning. Uavhengig av om slike prosesser er på plass, sendes e-postmeldinger når en annonse er godkjent. Godkjenne en annonse på e-post 1. Tilgang til Godkjenning av annonse-siden for den ledige stillingen som en del av det siste trinnet i oppretting av annonse. eller Etter at en annonse er opprettet, fra fanen Endre prosjektet, klikk Godkjenning av annonse. for alternativet 2. Velg godkjenneren fra Mottaker-listen, gjør de endringer av innholdet som trengs i e-posten og klikk Lagre. Endre ikke på fanene <project /> eller <approval-link /> i e-posten. De trengs for at godkjenningsprosessen skal fungere riktig. 3. Klikk OK i meldingsboksen for bekreftelse for å sende e-posten til godkjenneren. 4. Godkjenneren må klikke på EasyCruit-linken i Forespørsel om godkjenning... e-posten for å få tilgang til EasyCruit. 5. Godkjenneren kan se annonsen og godkjenne den, aktivere den for å bli publisert. Side 30

31 Godkjenne en annonse manuelt 1. Etter at en annonse har blitt opprettet, går du til fanen Endre annonse, klikker på for alternativet Endre godkjenningsstatus. 2. Velg Ja for å godkjenne annonsen. Skriv inn de ønskede kommentarene, og klikk deretter på Lagre. Lyset for annonsegodkjenning er nå grønt, og indikerer at den er godkjent. Vise en annonses godkjenningsstatus og historikk 1. Velg en annonse og velg deretter fanen Endre prosjektet. Side 31

32 2. Klikk på fra alternativet Godkjenning av annonse for å vise godkjenningshistorikken. Overstyre annonsegodkjenninger Muligheten for å overstyre godkjenningen av en annonse, er avhengig av brukerens tilgangsrettigheter. Denne funksjonaliteten er vanligvis tilgjengelig for brukere med administrasjonsrettigheter i EasyCruit-systemet. Det kan noen ganger være nødvendig å overstyre annonsegodkjenning hvis rekruttereren ikke er tilgjengelig eller annonsen allerede har blitt publisert og det trengs å gjøre endringer, og det brukes streng annonsegodkjenning. Prosedyren for å overstyre annonsegodkjenninger er den samme som for manuell godkjenning av en annonse (se side 30). Behandle Annonser Når rekrutteringsprosjekter er opprettet og publisert, kan du fortsette å behandle dem. Når du har gått inn på den ønskede annonsen fra Rekrutteringsoversikten, kan den endres, slettes eller lukkes. Siden Oversikt over annonser og fanen Endre annonse gir tilgang til funksjonaliteten som gjør det mulig å behandle prosjekter. Side 32

33 Endre en annonse Det kan være nødvendig å endre en annonsen etter at en annonse har blitt publisert. Endringer som gjøres for en annonse påvirker bare selve annonsen og påvirker ikke noen kandidater som er koblet til den. 1. Velg hurtiglinken Rekrutteringsoversikt for å vise siden Oversikt over rekrutteringsprosjekt. 2. Klikk for å vise fanen Endre prosjekt. Alternativene som kan endres har aktivert og de som brukeren ikke kan endre er merket med. Annonsegodkjenning påvirker også hvilke alternativer som kan redigeres. Hvis du bruker alternativet Endre godkjenningsstatus for å fjerne godkjenningen fra en annonse, kan du aktivere andre alternativer for redigering. Merk deg alternativene som kan endres med annonsen godkjent: Side 33

34 Merk deg alternativene som kan endres med annonsen ikke godkjent: 3. Klikk for å komme til alternativet som skal endres og gjør de ønskede endringene som skissert nedenfor, klikk deretter Lagre når du er ferdig. Annonsealternativ Stillingstittel Avdelinger og kontaktpersoner Fylker Annonse Søknadsskjema Screeningspørsmål Klassifisering Prosjekt profil spørsmål Responsmail Publish2board/Publish2Print... Beskrivelse Brukes for å endre stillingstittel, referansenummer, tilgjengelige språk og prosjekteier. Gjør det mulig å endre avdelingene som annonsen gjelder for og gir mulighet for å endre hvilken bruker som benyttes som kontaktperson i annonsen og er standardsender av e-poster. Bruke til å endre den geografiske plasseringen for rekrutteringsprosjektet. Brukes for å endre annonseteksten, one-liner og tittelen som brukes på karrierewebsiden annonsen blir publisert. Datoene og plasseringen som er oppgitt i annonsen kan også redigeres. Dette gjør det mulig å lage nye søknadsskjemaer eller bruke eksisterende søknadsskjemaer som kan endres. Unik, annonsespesifikke screeningsspørsmål kan legges til, fjernes eller endres. Svar på prosjektrelaterte spørsmål som brukes for å kunne gjøre en klassifisering som kan legges til, fjernes eller endres. De automatiserte e-postene som er knyttet til spesifikke annonser kan redigeres, samt aktiveres eller settes som ikke registrert. Dette alternativet muliggjør endringer på karrierewebsider og andre publiseringskanaler hvor annonsen vises. Hvis annonsen i øyeblikket ikke er godkjent, kan ikke dette alternativet endres. Tilgangskontroll Brukes for å velge i hvilket system brukerne kan få tilgang til annonsen. Listen over tilgjengelige brukere er delt inn etter avdelinger. Du kan nå definere en brukers rettigheter for hver spesifikke annonse. Det finnes tre forskjellige nivåer for tilgang og omfatter følgende muligheter (vær Side 34

35 Annonsealternativ Beskrivelse oppmerksom på at denne listen ikke er fullstendig): Les Mulighet for å vise alle aspekter ved annonsen og kandidatene for den annonsen Lese- og skrivetilgang Mulighet for å avslå og slette kandidat Administrativ tilgang Tilleggsrettigheter som for eksempel å endre responsmailer og kandidatrangeringer for en spesifikk rangeringer. Administratorer og avdelingsadministratorer trenger ikke å gis tilgangsrettigheter og vises derfor ikke på listen. Hvis du vil ha mer informasjon om disse alternativene, se Opprette en annonse. Slette en annonse Du må bare slette annonser etter grundig vurdering. Hvis du ganske enkelt ikke ønsker å ha annonsen aktiv lenger, velger du lukk annonsen. Sletting fjerner ikke bare annonsen, men fjerner også informasjonen om alle søkere som har søkt på den ledige stillingen. Hvis du vil beholde informasjonen om søkerne, må de overføres til en annen annonse (se side 74). 1. Velg hurtigkoblingen Rekrutteringsoversikt. 2. Klikk på for det ønskede rekrutteringsprosjektet og klikk på OK når du blir bedt om å bekrefte å slette annonsen. Hvis det er koblet søkere til rekrutteringsprosjektet, blir det ikke slettet. Søkerinformasjonen og historikken om søknaden deres for den ledige jobben blir slettet, og det finnes ingen registreringer om søknadene deres. Side 35

36 Avslutte et rekrutteringsprosjekt Avslutte et rekrutteringsprosjekt gjøres etter at en kandidat er ansatt eller rekrutteringsprosjektet ikke lenger er nødvendig. Etter at et rekrutteringsprosjekt er avsluttet, må du sikre at alle kandidatene som ble assosiert med rekrutteringsprosjekt er varslet. Når et rekrutteringsprosjekt er listeført som avsluttet kan det gjenopprettes hvis nødvendig. Bare administratorer kan gjenopprette lukket ledige stillinger (selv de som er utgåtte). 1. Velg hurtiglinken Rekrutteringsoversikt for å vise siden Oversikt over rekrutteringsprosjekt. 2. Klikk på ikonet Avslutt for gjeldende rekrutteringsprosjekt og klikk på OK når du blir påminnet om å bekrefte handlingen din. 3. Klikk OK i den eksterne kanalmeldingsboksen hvis det ikke er noen eksterne kanaler assosiert til rekrutteringsprosjektet. Hvis det er eksterne kanaler som er assosiert til rekrutteringsprosjektet må du klikke Avbryt og så endre prosjektet for å fjerne kanalen. Dette kan gjøres med alternativet Publisering/Posting på siden Endre prosjektet. 4. Velg fanen Fullført for å vise rekrutteringsprosjektet og bekrefte at det er avsluttet. Gjenopprette en annonse Det kan være nødvendig å gjenopprette en annonse etter at en annonse har blitt lukket. Endringer som gjøres for en annonse påvirker bare selve annonsen og påvirker ikke noen kandidater som er koblet til den. 1. Velg hurtiglinken Rekrutteringsoversikt for å vise siden Oversikt over rekrutteringsprosjekt. 2. Velg siden Fullført. 3. Klikk for å gjenopprette annonsen. Den gjenopprettede annonsen flyttes tilbake til siden Nye og aktive eller siden Utgåtte, avhengig av publiseringsperioden for annonsen. Rapportere på Spesifikke Annonser Samtidig som søk- og rapportmodulen kan gjøres tilgjengelig fra Start-siden, kan du få tilgang til rapporter innenfra en annonse. Bare detaljer for kandidater som har søkt på den spesifikke annonsen blir inkludert i i rapportene. Rapporter kan eksporteres til Microsoft Excel, skrives ut, og lagres som PDFer og sendt med e-post. De forskjellige rapporttypene som kan kjøres er: Kandidatrapport Returner detaljer som kan tilpasses for kandidatene som har søkt på den spesifikke annonsen. Side 36

37 Søkerliste Denne rapporten er spesielt for det norske markedet og trengs for at de norske implementeringene av EasyCruit skal være i samsvar med norsk lov. Kjøre en kandidatrapport for en annonse Alternativene som kan velges for en kandidatrapport avhenger av systemkonfigurasjonen din. Prosessen for å opprette rapportene er imidlertid den samme uavhengig av hvilke data det skal rapporteres om. 1. Velg en annonse og velg fanen Kandidatrapport. Side 37

38 2. Velg den personlige informasjonen og andre kriterier som det skal rapporteres om, og klikk Neste. 3. Velg de kandidatene som skal inkluderes i rapporten og velg deretter fra følgende Rapportinnstillinger, som gir rapporten den generelle informasjonen angående annonsen: Side 38

39 Vis rapport-type, Vis utskriftsdato, Vis prosjektdetaljer, Vis referansenummer, Vis stillingsbeskrivelse, Vis publiseringskanaler og Vis sidenumre. 4. Klikk Bestill rapport for å vise den neste siden med alternativer og velg følgende etter behov: Antall kandidater som skal grupperes per rapport Du kan inkludere inntil 25 kandidater som skal grupperes sammen. Kandidatene blir da delt inn i grupper basert på det tallet du velger her. Inkludere kandidatopplastede dokumenter Inkluderer dokumenter som ble lastet opp av kandidatene når de søkte på stillingen. Inkludere rekrutterer-opplastede dokumenter Inkluderer dokumenter som ble lastet opp av rekrutterer for hver kandidat, i forhold til stillingen. Side 39

40 Inkludere kun CV Sikrer at bare kandidatens CV inkluderes i rapporten. Ingen andre filer som er forbundet med kandidaten blir inkludert. Hvis du velger dette, deaktiveres Ta med kandidatens opplastede dokumenter. Inkludere førsteside Inkluderer en omslagsside for rapporten og gjør at de følgende tilleggsalternativene kan velges og få disse verdiene med på omslagssiden: Rapporttittel på første side, Referansenummer på første side, Stillingstittel på første side, Stillingsbeskrivelse på første side og Stillingsinformasjon. Inkludere statistikk Inkluderer statistikk for antall søknader, kjønnsfordeling og gjennomsnittsalder for kandidatene. Inkludere søknadsdato Inkluderer kolonnen søknadsdato i rapporten. Inkludere publiseringskanaler Inkluderer publiseringskanalene som stillingen har blitt publisert gjennom. Sortere kandidater alfabetisk Sorterer rapporten alfabetisk basert på kandidatenes etternavn, fra A til Å. Inkluder navn/alder/kjønn... Produserer en tabell i rapporten som viser informasjon om hver kandidats navn, alder, kjønn, bostedskommune, nåværende stilling og om kandidaten er på den reserverte statusen. Skjul søkere som har trukket søknaden Sikrer at kandidater som er trukket tilbake fra rekrutteringsprosjektet ikke inkluderes i rapporten. Assosierte rangeringsnotater Inkluderer de assosierte rangeringene og notatene som har blitt gjort i forhold til kandidaten. 5. Sett alternativet Rapporttype til Ta med dokumenter etter hver CV eller Vedlegg alle dokumenter etter CVer. Side 40

41 6. Klikk på Bestill rapport og vent deretter mens rapporten blir laget. For mer informasjon, se på Bestille rapporter (se side 42). Søkerlisterapporter for en Annonse Rapportene som er tilgjengelige (Offentlig søkeliste og Utvidet søkeliste) fra fanen Søkerlister er spesielle for det norske markedet og gjelder ikke hvor som helst. O f f e n t l i g s ø k e r l i s t e Som standard blir følgende informasjon automatisk inkludert i de offentlige rapportene: Navn, Alder, Kjønn, Hjemstedskommune og Stilling/yrkestittel For kandidater som ønsker å bli merket som konfidensiell og være utelukket fra den offentlige visninglisten, velg Marker reserverte for å sikre at bare deres kjønn blir vist på rapportene. Side 41

42 U t v i d e t s ø k e r l i s t e Vis "Unntatt offentlig innsyn" er et tilleggsvalg som bare er tilgjengelig for utvidede rapporter. Når det er valgt, vises denne teksten på rapporter som blir forespurt etter kandidaten eller en annonse og er det eneste tilfellet rapporten kan kommuniseres utenfor bedriften. Dette ordvalget brukes bare hvis kundens land er satt til Norge. Denne rapporten må vise kandidatnavnet. De kandidatene som imidlertid ønsker å skjules fra offentligheten merkes med ordet konfidensiell som vises ved siden av navnet deres. Dette sikrer at alle kandidater som mottar denne rapporten er klar over de kandidatene som ønsker å forbli anonyme. Som standard blir følgende informasjon inkludert i de utvidede rapportene: Navn, Alder, Komplett oversikt over utdanning og yrkeserfaring K j ø r e r a p p o r t e n O f f e n t l i g s ø k e l i s t e e l l e r U t v i d e t s ø k e l i s t e 1. Velg en annonse og velg fanen Søkerliste. 2. Velg Alle eller Utv. reservert for Offentlig søkeliste eller Utvidet søkeliste. 3. Konfigurer Rapportinnstillinger etter ønske, og klikk deretter Oppdater. 4. Velg alternativet Utskrift, PDF, Microsoft Excel eller PDF på e-post etter ønske. Forespørre Rapporter For å sikre at en PDF-rapport inneholder kandidatinformasjonen for en annonse blir riktig kompilert og formattert, kan brukerne forespørre en rapport. Rapportene bygges i henhold til hvordan de er satt opp for en annonses kandidatrapport (se side 37). Når rapportene er opprettet og forespurt, brukes siden Mine dokumenter til å behandle dem. Fra den siden kan rapportene vises, slettes og forespørsler om oppdatering kan gjøres. B r u k e l i s t e n M i n e d o k u m e n t e r 1. Bestill først en rapport med fanen Kandidatrapport for et rekrutteringsprosjekt. 2. Velg koblingen Redigér mine dokumenter i avsnittet Mine dokumenter på den høyre siden av skjermen. Fullførte og bestilte rapporter vises i en liste. Kolonnen Detaljer om konverteringen viser resultatet av prosessen for rapportgenereringen. Hvis prosessen ikke ble fullført vellykket, vises en feilmelding slik som Handlingen fikk tidsavbrudd. Prøv med færre kandidater vises her. 3. Fra denne listen kan du: Velge Dokumentnavn, hvis statusen er på Ferdig. Velg Slett for å fjerne et dokument. Side 42

43 Klikk på Oppdater for dokumenter som har statusen Venter. Side 43

44 Søknadshåndtering Etter at de ledige stillingene er aktivert og sendt til en karrierewebside og forskjellige publiseringskanaler, kan kandidatene begynne å søke på dem. Dette fører til søknadshåndteringstrinnet i rekrutteringsprosessen i EasyCruit. Det er flere funksjoner og funksjonaliteter i systemet som kan brukes i denne prosessen og dette kapitlet beskriver hvordan du bruker disse. Både flere søknader og enkeltsøknader kan behandles samtidig. Vellykkede kandidater som gjennomgår forskjellige intervjutrinn behandles vanligvis separat, mens behandling av flere klienter samtidig er en effektiv måte å flytte kandidater fra en besatt ledig stilling. Motta Søknader Kandidatsøknader kan legges inn i systemet på forskjellige måter. Den enkleste måten for å registrere i EasyCruit er via bedriftens karrierewebside. Ved å søke på en stilling som er publisert på bedriftens webside, angir søkeren sin egen informasjon, som diktert for den annonsen de søker på. Den andre metoden er å sende manuelt søknaden fra potensielle kandidater og som blir registrert i EasyCruit av en rekrutterer. Dette alternativet krever mer arbeid fra EasyCruit-brukerne, men blir gitt for å sikre at ingen potensielle søkere faller utenfor systemet. De følgende bildene viser annonsen som ble opprettet i de forrige avsnittene. Nå som den er tilgjengelig på karrierewebsiden, kan søkerne søke og EasyCruit begynner å motta søknadene. Side 44

45 Bruke virksomhetens webside Virksomhetens webside som er utpekt som en publiseringskanal for rekrutteringsprosjekter under opprettelsesprosessen, er hovedkilden for søknader i EasyCruit. Søknader som kommer gjennom websiden blir automatisk assosiert med den tilhørende annonsen og blir lett tilgjengelige fra fanen Søknadshåndtering for en annonse. Alternativene som er valgt i EasyCruit blir reflektert i søknadsskjemaet på websiden, og styrer dermed informasjonen som blir gitt av kandidaten. Alternativene for Personlig informasjon som er valgt nedenfor blir da inkludert i annonsen når den publiseres på websiden for annonser, som vist på neste bilde. Manuelt innsendte søknader Søknader som er sendt inn manuelt, slik som søkere som har sendt en e-post utenom EasyCruit, må legges inn i systemet av rekruttereren. Funksjonen Legg til kandidat som er beskrevet i neste emne, lar rekruttereren manuelt legge inn en kandidat for en annonse i EasyCruit. Funksjonen kan også brukes for å legge inn andre typer brukere, slik som prospekter og medarbeidere. Hvis du vil vite mer om kandidattyper, se Kandidattyper (se side 78). Legge til en kandidat manuelt 1. Fra siden Start velger du Legg til kandidat for å vise siden Legg til kandidat. 2. Velg Kandidat fra listen Velg kategori. Side 45

46 3. Velg aktuell annonse for kandidaten. 4. Velg obligatoriske avdeling og språk, og klikk Neste. 5. Skriv inn kandidatdetaljer i tilgjengelig faner, slik som Personlig informasjon, Utdanning og erfaring, og Innloggingsinformasjon. 6. Klikk på Neste når du er ferdig. Forsikre seg om at Innloggingsinformasjonen er fullført hvis du vil at kandidaten skal få tilgang til kandidatwebsiden. 7. På siden Innloggingsinformasjon klikker du på Lagre for å gå tilbake til siden Legg til kandidat eller Klikk Lagre og så Gå til prosjekt for å komme til siden Søknad og CV for annonsen hvor kandidaten er lagt inn. Hvis kandidaten har fått et brukernavn og passord til kandidatwebsiden, skal ikke rekrutteringsansvarlige redigere kandidatens detaljer igjen, hvis det ikke er gjort en eksplisitt forespørsel. Side 46

47 Behandle Søknader Søknader kan behandles individuelt eller i grupper. Det er ekstra alternativer tilgjengelige når du behandler søknader individuelt. Side 47

48 Sideoversikt over søknadshåndtering Søknadshåndtering-siden gir en rekrutteringsoversikt over en ledig stilling. Fra dette inngangspunket, blir den ledige stillingen og kandidatsøknadene behandlet. Siden omfatter faner som skal tilfredsstille følgende informasjon: Søknadshåndtering Dette er der hvor kandidatsøknadene blir behandlet og sendt gjennom bedriftens rekrutteringsarbeidsflyt. Endre prosjektet Gir tilgang til søknadsdetaljer og aktiverer brukeren med riktige tilgangsrettigheter for å endre annonsen når det er nødvendig. Det er også her ledige stillinger blir publisert. Statistikk Omfatter informasjon om hver kandidat som har søkt på den ledige stillingen. Den viser hvert trinn i rekrutteringsprosessen og viser hvilke trinn kandidaten har gått gjennom. Statistisk fremdriftsrapport, som er en tilleggsfunksjon, kan så eksporteres til PDF, Excel eller skrives ut. Kandidatrapport Gir tilgang til funksjonen utvidede kandidatrapporter. For mer informasjon se Rapport om rekrutteringsprosjekter (se side 36). Søkerliste Gir tilgang til regional spesiell funksjon om løpende rapporter om søknader i Norge. Side 48

49 Fanen Søknadshåndtering har følgende deler: Oversikt Omfatter informasjon om søknad som er mottatt for en ledig stilling og aktiverer kandidatene for å se gjennom og behandles gjennom rekrutteringssyklusen. Klikk Alle søknader for å se listen over alle jobbsøknader. Deretter kan du rulle videre nedover fanen Notater og dokumenter. Under behandling Gir informasjon om kandidater som fikk søknadene sine behandlet positivt til intervju eller jobbtilbudstrinnet. Rangering For rekrutteringsprosjekter som mottar mange søknader, kan muligheten til å rangere kandidatene hjelpe til å sikre at de beste søknadene blir notert. Behandlede søknader Brukes til søknader som ikke lenger er aktive. Mens størstedelen av søknadene blir avvist eller trukket tilbake, inneholder også kandidatene som er ansatt denne delen. Sideoversikt for Søknad og CV Søknad og CV-siden får du tilgang til ved å velge en kandidatsøknad for en ledig stilling. Fra denne siden kan alle handlinger som involverer kandidaten og den spesielle søknaden for den ledige stillingen spores. Siden omfatter en tabell med informasjon fra alle ledige stillinger og omfatter også følgende faner: Søknad og CV Herfra har kandidaten framdrift gjennom søknadshåndteringen. Prosessliste Gir informasjon om de forskjellige trinnene i søknadshåndteringen som en kandidat har gått gjennom. Dokumenter / Notater Herfra kan interne brukere skrive inn notater om kandidaten og laste opp dokumenter. Klassifisering Kan inkludere kandidatens CV, søknadstekst, og svar på jobbspørsmål. Toveis e-post Inkluderer en registrering av alle toveis e-poster fra rekrutterer, startet fra EasyCruit, til kandidaten. Side 49

50 Samarbeidsrangering Herfra kan interne brukere rangere kandidaten og alle kommentarene/svarene til andre brukeres kommentarer. Fanen Søknad og CV Denne fanen gir standard detaljer om kandidaten og deres søknad. Typisk inkluderer den punkt som personlige detaljer, opplastet CV og informasjon om møteinvitasjon. R e d i g e r e p e r s o n l i g i n f o r m a s j o n 1. Velg den aktuelle annonsen og velg deretter Alle søknader for å vise listen over kandidater. 2. Velg navnet på kandidaten for å vise siden Søknad og CV. 3. Klikk Endre personalia, og endre deretter e-post eller andre felter for kontaktinformasjon etter behov og klikk Lagre. Side 50

51 E n d r e e n m ø t e i n n k a l l i n g 1. Fra siden Søknad og CV, endrer du følgende informasjon Endre møteinnkallingen. 2. Velg én av de følgende for møtestatusen: Akseptert, Ikke akseptert, Venter svar eller Kontakt for nytt tidspkt. 3. Angi den nye Datoen og Klokkeslettet etter behov. 4. Klikk på Lagre endringer når du er ferdig. Fanen Prosessliste Denne fanen viser alle rekrutteringsaktiviteter som involverer kandidatens søknad for en spesifikk annonsen. Dette kan omfatte informasjon slik som invitasjoner til intervjuer, avslagsmerknader og tilbaketrekninger. H e n t s e n d t e e - p o s t e r f o r e n a n n o n s e 1. Velg den aktuelle annonsen og velg deretter Alle søknader for å vise listen over kandidater. 2. Velg kandidatnavnet og velg deretter fanen Prosessliste. 3. I delen Sendte e-poster for denne annonsen, Velg Emnenavnet for e-posten. Side 51

52 E-posten åpnes nå i et nytt vindu. 4. Klikk Lukk dette vinduet når du er ferdig. Fanen Dokumenter/Notater Denne fanen inneholder rangeringskommentarer, notater og opplastede dokumenter som er tilknyttet kandidaten. I overskriften viser den antallet dokumenter og notater som finnes under fanen. L a s t e o p p e t d o k u m e n t e l l e r l e g g e t i l e t n o t a t 1. Velg den aktuelle annonsen og velg deretter Alle søknader for å vise listen over kandidater. 2. Velg Kandidatnavnet og velg deretter fanen Dokumenter/Notater. 3. Klikk på Velg fil og deretter Last opp for å inkludere et dokument eller Skriv inn et Emne og Innholdog klikk deretter på Legg til for å inkludere et notat. Side 52

53 V i s e e t o p p l a s t e t d o k u m e n t e l l e r n o t a t 1. Klikk på navnet i kolonnen Fil for å vise et dokument eller klikk på navnet i kolonnen Kommentarer for å vise et notat. V i s e e k s i s t e r e n d e n o t a t e r e l l e r o v e r s k r i f t e r e l l e r l e g g e t i l f l e r e n o t a t e r Du kan også se en liste over notater og dokumenter som gjelder for en kandidat direkte fra Oversikt over søknadshåndtering: 1. Klikk på fanen Søknadshåndtering. 2. Klikk på Alle søknader. 3. I listen som vises klikker du på det nummeret som vises i kolonnen Notater for å legge til et notat. Det vises et hurtigvindu der du kan skrive inn Emne og Notat. 4. Når du har klikket på Lukk for å lagre det nye notatet, stiger nummeret. Hvis notatet er langt, blir det beskåret slik at bare fire eller fem linjer med tekst vises i hurtigvinduet. 5. Legg til flere notater ved å klikke på nummeret i kolonnen Notater igjen. Hvis du legger til mer enn fire Notater, blir hurtigvinduet mindre. I denne reduserte visningen blir bare Dato, Bruker og Emne vist. Side 53

54 Klassifiseringsfane Denne fanen inkludere alle klassifiseringsspørsmålene som ble aktivert i systemet. Brukeren må også ha tilgang til medarbeiderklassifiseringene for å redigere spørsmålene hvis de er tilgjengelige. A n g i s v a r e t f o r e t k l a s s i f i s e r t s p ø r s m å l 1. Velg den aktuelle annonsen og velg deretter Alle søknader for å vise listen over Kandidater. 2. Velg Kandidatnavnet og velg deretter fanen Klassifisering. 3. Klikk Endre for å kunne besvare klassifiseringsspørsmålet. 4. Skriv inn et relevant svar på spørsmålstypen, og klikk deretter på Lagre. Hvis du vil vite mer om spørsmål, se Spørsmålstyper. Side 54

55 Fane for Toveis E-post Toveis e-post gir tråden for e-post historikken mellom rekrutterer og kandidaten når den startes opp fra denne delen av systemet. S e n d e e n t o - v e i s e - p o s t 1. Velg den aktuelle annonsen og velg deretter Alle søknader for å vise listen over Kandidater. 2. Velg Kandidatnavnet og velg deretter fanen Toveis e-post. 3. Klikk Skriv e-post til kandidaten for å starte Microsoft Outlook automatisk, med den system-genererte e-postadressen til kandidaten i Til-feltet. Hvis du endrer e-postadressen, vil ikke toveis e-posten virke som forventet. 4. Skriv inn innholdet i e-posten og send den deretter til kandidaten. V i s e d e t a l j e n e f o r t o v e i s e - p o s t 1. Fra fanen Toveis e-post, holder du markøren over verdiene Fra og Til for å se brukerens e-postadresse. 2. Klikk på en av verdiene for å vise e-posten og alle vedlegg. 3. Klikk Lukk dette vinduet når du er ferdig. Side 55

56 Fane for samarbeidsrangering Denne fanen inkluderer rangeringer og kommentarer om kandidaten. Side 56

57 Testintegrasjoner Det finnes flere personlighetstester som leveres av Assessio og SHL, som er integrert i EasyCruit. Disse kan brukes for å bestemme om kandidater er egnet for spesifikke rekrutteringsprosjekter. Testintegrasjonene er bare tilgjengelige for klienter som har abonnert på denne funksjonaliteten. Bruke tester 1. Hvis du vil bruke tester for et rekrutteringsprosjekt, velger du fra hurtigkoblingen Ny annonse den ønskede testen under Diverse. Innstillinger Testene blir da aktive for prosjektet. 2. Hvis du vil sende en test til en kandidat, velger du annonsen fra hurtigkoblingen Rekrutteringsoversikt og deretter kandidaten som du vil sende en test til. 3. Fra fanen Søknad og CV, velger du den ønskede testen fra rullegardinlisten Videre fremdrift. Du blir vist kandidatens e-postinformasjon og blir spurt om du vil bekrefte at du vil sende en test til dem. Tester kan brukes på mange måter. Kanskje du for eksempel vil sette opp screeningspørsmål som må besvares riktig før en test blir sendt automatisk, eller du vil kanskje sende tester manuelt til valgte kandidater. Side 57

58 Assessio Assessio er en av leverandørene som gir personlighetstester som kan integreres i EasyCruit. V i s e r e s u l t a t e n e f o r V a c a n c y S e r v i c e - F - p e r s o n l i g h e t s t e s t e r 1. Logg inn på EasyCruit og velg et rekrutteringsprosjekt. 2. Velg fanen Søknadshåndtering. Personlighetstestene, inklusive Service-F, vises nederst til venstre på siden. 3. Velg Service-F. Siden Rekrutteringsinformasjon viser en liste over kandidatene som har fullført Service-F-personlighetstesten sammen med skår for hver enkelt. V i s e r e s u l t a t e n e f o r V a c a n c y M I N T - p e r s o n l i g h e t s t e s t e r 1. Logg inn på EasyCruit og velg et rekrutteringsprosjekt. 2. Velg fanen Søknadshåndtering. Personlighetstestene, inklusive MINT vises nederst til venstre på siden. 3. Velg MINT. Siden Rekrutteringsinformasjon viser en liste over kandidatene som har fullført MINT-personlighetstesten sammen med skår for hver enkelt for integritet, mellompersonlig orientering og oppgaveorientering. V i s e r e s u l t a t e n e f o r V a c a n c y M a t r i g m a P r o b l e m S o l v i n g A b i l i t i e s - t e s t e r 1. Logg inn på EasyCruit og velg et rekrutteringsprosjekt. 2. Velg fanen Søknadshåndtering. Personlighetstestene, inklusive Matrigma vises nederst til venstre på siden. 3. Velg Matrigma. Siden Rekrutteringsinformasjon viser en liste over kandidatene som har fullført Matrigma-personlighetstesten sammen med C:skår for hver enkelt og koblinger til to rapporter. SHL SHL er en av leverandørene som gir personlighetstester som kan integreres i EasyCruit. V i s e r e s u l t a t e n e f o r S H L - p e r s o n l i g h e t s t e s t e r 1. Logg inn på EasyCruit og velg et rekrutteringsprosjekt 2. Velg fanen Søknadshåndtering. Personlighetstestene vises nederst til venstre på siden. 3. Velg ønsket test. Du kan velge mellom: SHL DSI Dependability and Safety Instrument-tester SHL OPQ Occupational Personality Questionnaire-tester SHL Verify Verify Assessment-tester SHL MQ MQ Assessment-tester SHL CCSQ CCSQ Assessment-tester Side 58

59 cut-e Siden Rekrutteringsinformasjon viser en liste over kandidatene som har fullført testen sammen med en skår for hver enkelt og koblinger til en eller flere rapporter. cut-e er en av leverandørene som gir personlighetstester som kan integreres i EasyCruit. Kandidatene vil motta en e-post, som fører dem til cut-e landingssiden og viser dem listen over testene de må fullføre. Fra Rekrutteringsoversikt kan du se de forskjellige testene/pakkene du har sendt til kandidatene. Ved å klikke på dette vises en oppsummeringsoversikt over gjennomsnittlig resultat (for tilgjengelighetstester), treff (hvis det brukes snap-it), og en link til en PDF hvis det er konfigurert. V i s e r e s u l t a t e n e f o r c u t - e - t e s t e r 1. Logg inn på EasyCruit og velg et rekrutteringsprosjekt Side 59

60 2. Velg fanen Søknadshåndtering. Personlighetstestene vises nederst til venstre på siden. 3. Velg cut-e. Siden Rekrutteringsinformasjon viser en liste over kandidatene som har fullført testen sammen med en skår for hver enkelt og koblinger til en eller flere rapporter. Du kan sortere skåreresultatene ved å klikke på kolonneoverskriftene og også eksportere de viste resultatene til Excel eller PDF. 4. Klikk på kandidatens navn, og velg deretter fanen Testresultater. Hver personlighetstest inneholder en kobling som du kan klikke på for å laste ned hele rapporten. Intervjue Søkere Etter å ha gjennomgått søknaden til en søker, kan de personene som har en nødvendig bakgrunnen inviteres til et intervju. Dette kan være et telefonintervju, person-til-person-intervju eller gruppeintervju, og kan være det første trinnet mot at denne kandidaten velges for den ledige stillingen. Invitere søkere til et intervju 1. Velg hurtiglinken Rekrutteringsoversikt for å vise siden Oversikt over rekrutteringsprosjekt. 2. Velg Tittel for annonsen som du vil planlegge intervjuer for hvis du vil vise siden Søknadshåndtering. 3. Velg delen Oversikt og velg deretter Alle søknader for å vise listen over søkere. Side 60

61 4. Velg avkryssingsboksen for den aktuelle jobbsøkeren, og fra listen Videre fremdrift velger du deretter Inviter til intervju og klikk Utfør. 5. Velg Intervjutype, Rekrutterer som deltar i intervju, Dato, Klokkeslett og Varighet og klikk deretter Neste. Side 61

62 6. Bekreft at alle detaljene er riktige for den e-posten som blir sendt til søkerne, og klikk deretter Send. Kontroller at alternativet Handling er satt til Send e-post for at søkerne skal motta e-postmelding for intervjuet sitt. Vurder også om du skal velge den alternative koblingen for bekreftelse, slik at jobbsøkeren kan bekrefte møtet. 7. Du blir sent tilbake til siden Søknader og søkernes status blir oppdatert for å vise at det har blitt invitert til et intervju. Side 62

63 Vedrørende bekreftlink Inklusjonen av fanen {bekreftlink} i en e-post sikrer at kandidaten kan svare ordentlig på en invitasjon til intervju. Alternativet Vil du inkludere en link... garanterer at det er inkludert en bekreftelseslink i e-posten. Hvorvidt dette alternativet blir valgt som standard avhenger av visse kriterier som følger: E-posten blir sendt til en enkelt kandidat Hvis Innhold-delen i en e-post inneholder {bekreftlink}, blir ikke alternativet valgt. Hvis Innhold-delen i en e-post ikke inneholder {bekreftlink}, blir alternativet valgt som standard. E-posten blir sendt til flere kandidater som snakker forskjellige språk Hvis Innhold-delen i en e-post i hver språkvariant inneholder {bekreftlink}, blir ikke alternativet valgt. Hvis Innhold-delen i en e-post for alle språk ikke inneholder {bekreftlink}, blir alternativet valgt som standard. Side 63

64 Jobbsøkere og intervjuprosess Når en jobbsøker er invitert til et intervju, må de svare på e-postinvitasjonen slik at systemet kan oppdateres. E-posten som jobbsøkeren mottar inneholder detaljene som trengs og er satt automatisk inn i brødteksten på e-posten for å erstatte variabler som er inkludert i e-postmalen. Når jobbsøkeren klikker på en intervjubekreftelseslink, blir de overført til en annen webside hvor de kan svare, og oppdaterer statusen deres i EasyCruit. Følgende tabell indikerer hva hvert bekreftelsesvalg resulterer i. Statusen Aks.tidspkt blir indikert i rekrutteringskalenderen og statusen Ender møteinnkalling blir indikert på kandidatens søknad og CV-side. Bekrefte valg Ja, jeg kommer Jeg kommer ikke Kontakt meg for nytt tidspunkt Jeg ønsker å trekke min søknad Aks.tidspkt/Endre møteinnkallingsstatus Akseptert Ikke akseptert Kontakt for nytt tidspkt. Ikke relevant. Kandidatens Status for prosjektet blir oppdatert til Trukket seg. Side 64

65 Avhengig av jobbsøkerens svar, kan intervjuet finne sted og statusen der kan derfor oppdateres etter intervjuet. Lage et tilbud til en jobbsøker Når du har funnet en passende søker og de nødvendige intervjuene og referansesjekkene er utført, kan du lage et tilbud. 1. Velg hurtigkoblingen Prosjektliste for å vise siden Oversikt over annonser og velg Tittel for den aktuelle annonsen. 2. Fra siden Søknadshåndtering, velg Behandlede søknader og velg deretter Navn for søkeren. 3. Fra listen Videre fremdrift, velg Send jobbtilbud og klikk Utfør. 4. Søkerens Status for prosjektet blir oppdatert til Mottatt jobbtilbud. Rangere Søknader Søknader kan rangeres av personer både innenfor og utenfor systemet som er involvert i rekrutteringsprosessen. Innenfor EasyCruit, kan rekruttereren ganske enkelt legge til en rangering på siden Søknad og CV. Utenfor systemet, må det brukes assosiert rangering. Assosiert rangering Dette er nyttig for å engasjere en organisasjons rekrutteringspersonell som ikke vanligvis logger inn på EasyCruit, selv om det også kan gis tilgang innenfor EasyCruit. Brukerne får tilsendt en e-post når en annonse har blitt konfigurert (se side 65) for å bruke assosiert rangering, (se side 67) og ber dem gir sin tilbakemelding. Manuell rangering Søkere kan rangeres manuelt av rekrutterer (se side 69). De kan gis en rangering fra én til tre og kan endres når rekrutterer måtte ønske det. Det kan være flere søkere for hvert rangeringsnummer. I tillegg lar Samarbeidsrangering (hvis tilgjengelig) alle som har tilgang til annonsen mulighet til å rangere og/eller gi kommentarer til kandidatene. EasyCruit summerer da rangeringene og viser alle kommentarene som gjelder for kandidaten. Side 65

66 Konfigurere Assosiert Rangering 1. På den første siden når du oppretter/redigerer et rekrutteringsprosjekt, velger du alternativet Bruk assosiert rangering av dette prosjektet. 2. Fra Endre prosjektet-siden, velger du Rangering av kandidater så velger du obligatorisk rekrutterer. 3. Velg alternativet Inkluder kandidatens personlige informasjon og vedlegg for å sende jobbsøkerens detaljer til brukeren som deltar i rangeringen. 4. Klikk på Lagre når du er ferdig. Side 66

67 K o n f i g u r e r e a s s o s i e r t r a n g e r i n g Forsikre deg om at den forrige prosedyren har blitt fullført for det ønskede rekrutteringsprosjektet. Når en søker har søkt på rekrutteringsprosjektet, sendes en e-post til interne brukere som skal fullføre tilbakemeldingen for rangering. Brukeren gir rangeringstilbakemelding og sender den. 1. I EasyCruit går du til siden Søknadshåndtering og klikker på koblingen Assosiert rangering. Søkere har en gjennomsnittsverdi i kolonnen Rangering for hver bruker som har gitt tilbakemelding. Konfigurere Samarbeidsrangering 1. På den første siden når du oppretter/redigerer et rekrutteringsprosjekt, velger du alternativet Bruk samarbeidsrangering til dette prosjektet. Side 67

68 2. Fra siden Endre prosjektet, velger du Samarbeidsrangering så velger du obligatorisk rekrutterer. 3. Velg alternativet Inkluder kandidatens personlige informasjon og vedlegg for å sende jobbsøkerens detaljer til brukeren som deltar i rangeringen. 4. Klikk på Lagre når du er ferdig. Side 68

69 B r u k e s a m a r b e i d s r a n g e r i n g Forsikre deg om at den forrige prosedyren har blitt fullført for det ønskede rekrutteringsprosjektet. Når en søker har søkt på rekrutteringsprosjektet, sendes en e-post til interne brukere som skal fullføre tilbakemeldingen for rangering. Brukeren gir rangeringstilbakemelding og sender den. Slik gjør du det: 1. Gå til prosjektet og velg den kandidaten du vil rangere. Åpne fanen Samarbeidsrangering. 2. Klikk på den ønskede stjernen for Din rangering. Gjennomsnittsrangering blir oppdatert så snart du gjør dette. Alle eksisterende rangeringer vises under Dine kollegaers rangering. 3. Legg til eventuelle kommentarer du har i boksen Sett inn kommentarer, eller Svar på eventuelle kommentarer om nødvendig. 4. I EasyCruit går du til siden Søknadshåndtering og klikker på koblingen Samarbeidsrangering. Søknader har en gjennomsnittsverdi i kolonnen Rangering. Hvis du velger Navn for søkeren og deretter siden Samarbeidsrangering, vises alle kommentarene som er gitt av noen som har gitt tilbakemelding for rangering. Rangere en søker manuelt 1. Velg søkeren for å vise siden Søknad og CV. Side 69

70 2. Fra listen Rangering, velg Rangering 1, Rangering 2, Rangering 3 eller Ingen rangering, og klikk Utfør. 3. Gå tilbake til Søkerlisten. Søkernes Rangering endrer seg. Jobbsøker framdriftsvalg Det er et antall forskjellige valg tilgjengelig for håndtering av søknader ved å bruke alternativene Videre fremdrift på siden Søknad og CV. Valgene gjelder søknadsprosessen for spesielle rekrutteringsprosjekter og har ingen innvirkning på deres status for andre rekrutteringsprosjekter. Følgende tabell beskriver hvert trinn: Videre fremdrift Trukket seg Slett Send e-post Beskrivelse Kandidaten har bestemt å trekke seg fra utvelgelsesprosessen. Denne meldingen kan bli gitt når jobbsøkeren svarer på en intervjuinvitasjon eller ved andre deler av prosessen. Jobbsøkerens Status for prosjektet blir endret til Trukket seg. Dette fjerner jobbsøkeren fra rekrutteringsprosjektet. Jobbsøkeren kan gjenopprettes eller fjernes helt fra systemet med siden Slettede søknader. En ad hoc e-post kan sendes til jobbsøkeren med dette valget. Feltene Mottaker, Avsender, Emne og Innhold må inneholde gyldige data for at e-posten skal sendes. Inviter til intervju Dette starter intervjuprosessen for jobbsøkeren (se side 60). Avslag Lagre kandidat Lagre og send B/P Videresende til e-post Flytte til annet prosjekt Mottatt jobbtilbud Jobbsøkeren kan avvises ved alle trinn under søknadshåndteringen. Avslagstyper og begrunnelser er gitt (se side 72). Dette endrer jobbsøkerens Status for prosjektet til Lagret. Dette valget lagrer jobbsøkeren i databasen og blir typisk brukt for å flagge en jobbsøker som har en utmerket profil og kan passe til andre ledige stillinger. Dette legger til forrige valg ved også å sende jobbsøkeren en e-post med sitt brukernavn og passord, som informerer dem om at detaljene deres er lagret i systemet. Dette kan brukes til å sende en ad hoc e-post til noen i forbindelse med jobbsøkeren. Når man sender denne e-posten, kan brukeren velge alternativet om å Anonymisere personalia eller alternativet Ikke send med vedlegg/cv for å begrense jobbsøkerdetaljene som deles med mottakeren av e-posten. Jobbsøkeren kan overføres til et annet rekrutteringsprosjekt med dette valget. Når jobbsøkeren overføres, blir ikke spesiell informasjon om jobbsøkeren overført, slik som søknadstekst og spesielle screeningspørsmål. Når en jobbsøker er i framdrift i dette trinnet blir deres Status for prosjektet oppdatert til Mottatt jobbtilbud. Side 70

71 Videre fremdrift Trukket seg Ansettelse Arbeidskontrakt Send brevpost Beskrivelse Kandidaten har bestemt å trekke seg fra utvelgelsesprosessen. Denne meldingen kan bli gitt når jobbsøkeren svarer på en intervjuinvitasjon eller ved andre deler av prosessen. Jobbsøkerens Status for prosjektet blir endret til Trukket seg. Dette valget flytter jobbsøkeren til medarbeiderseksjonen i systemet, når de blir assosiert med en stilling og en avdeling og betraktes ikke lenger som en kandidat. For mer informasjon se på Medarbeidere (se side 86). Dette valget sender et PDF-dokument til jobbsøkeren som inneholder deres spesielle kontraktinformasjon. Nå kan rekrutterer skrive en brevpost til jobbsøkeren. For øyeblikket er dette begrenset til brevpostmaler for mottatte og avslåtte søknader. All brevpost trenger fremdeles å skrives ut manuelt og sendes manuelt via vanlig post til jobbsøkeren. Vise flere søknader for en kandidat Som hjelp i framdriften av en søknad, kan et EasyCruit-system konfigureres for å gi rekrutterer muligheten til å se flere søknader fra en enkelt kandidat samtidig. Avhengig av systemkonfigurasjonen, kan interne brukere se alle søknader en kandidat har sendt på tvers av hele virksomheten eller den interne brukeren kan bare se de søknadene som er sendt for annonser i de avdelingene som brukeren har tilgang til. 1. Velg hurtigkoblingen Rekrutteringsoversikt for å vise siden Søknadshåndtering. Side 71

72 2. Klikk Alle søknader og klikk deretter i kolonnen Søknadsoversikt. 3. Vinduet Søknadsoversikt viser de andre annonsene som kandidaten har søkt på og hvilken status søknaden har. Annonsene som vises inkluderer den nåværende annonsen. Styre Behandlede Søknader Så snart en søker har blitt behandlet gjennom søknadshåndteringen, er det fremdeles noen oppgaver som kan utføres. Søkerne kan bli avvist, overført til andre rekrutteringsprosjekter eller lagt inn i CV-databasen talentpool Avslå en jobbsøker Hvis en søker ikke er egnet for en annonse, og det ikke er noen annen annonse som søkeren kan overføres til, kan søkeren avslås. Når de har blitt avslått, kan de overføres til CV-databasen. Hvis du vil vite mer om overføring av søkere, se Overføre søkere (se side 74). 1. Fra siden Søknadshåndtering, velg Alle søknader for å vise listen Søknader. 2. Velg Navnet på søkeren som skal avslås. Siden Søknad og CV vises. 3. Fra listen Videre fremdrift, velger du Avslag og deretter klikker du Utfør. 4. Fra listen Avslagstype, velger du på hvilket trinn avslaget forekom. Den valgte avslagstypen har en tilhørende e-postmal for avslagstype. 5. Fra listen Begrunnelse, velg begrunnelsen for avslaget og klikk deretter på Neste. Side 72

73 6. E-postsiden viser den riktige malen og gjør det mulig å redigere den etter ønske, før du sender den til søkeren. 7. Klikk på Send. E-posten blir sendt og søkerens side for Søknad og CV blir oppdatert for å vise riktig Status for prosjektet og informasjon om Sendt jobbtilbud. Siden Søknadshåndtering for annonsen blir også oppdatert for å vise at søkeren har blitt avslått og på hvilket trinn avslaget fant sted. Ikke-avviste søknader For de søknadene som ikke har blitt avvist, men ikke mottar et jobbtilbud, er det en rekke forskjellige alternativer tilgjengelig for å håndtere disse. For søkere som kan være vellykkede prospekter for andre annonser, kan de overføres direkte til en annonse eller få informasjonen sin lagret i CV-databasen. Andre søkere kan trekkes tilbake fra en annonse eller slettes. Hvis du vil vite mer om overføring av en søker til en annen annonse eller til databasen, se Overføre jobbsøkere (se side 74). Side 73

74 Trekke tilbake en søknad 1. Fra siden Søknad og CV, velg Trukket seg fra listen Videre fremdrift og klikk deretter Utfør. Søkerens Status for prosjektet blir oppdatert til Trukket seg. En søker kan selv trekke seg tilbake fra søknadsprosessen ved å velge alternativet Jeg ønsker å trekke min søknad når han svarer på en intervjuinvitasjon. Slette en jobbsøker 1. Velg haken for den jobbsøkeren som skal slettes. 2. Fra listen Videre fremdrift velger du Slett og deretter klikker du Utfør. 3. På siden Slett kandidat, tømmer du om nødvendig avkryssingsboksen for søkere som ikke skal slettes og klikker deretter Slett. Dette sletter bare jobbsøkeren fra rekrutteringsprosjektet. Hvis du vil ha mer informasjon om hva du kan gjøre med disse søkerne, se Slettede søknader (se side 76). Overføre Søkere Søkerne kan bli overført til andre rekrutteringsprosjekter eller lagt inn i CV-databasen. Overføre en søker til et annet rekrutteringsprosjekt oppretter effektivt en ny søknad for det rekrutteringsprosjektet. Overføre en søker til databasen gjør dem tilgjengelige i talentpoolen så rekrutterer kan søke dem opp uten at de er knyttet til noe bestemt rekrutteringsprosjekt. Overføre en søker til et annet rekrutteringsprosjekt 1. Fra siden Alle søknader, velger du de søkerne som du vil overføre, deretter velger du fra Videre fremdrift-listen Flytte til annet prosjekt og klikk Utfør. eller Fra siden søkere Søknad og CV, velg Overfør fra listen Videre fremdrift og klikk deretter Utfør. 2. På siden Overfør, velger du følgende: Status Dette er statuen for mål-rekrutteringsprosjektet og kan være Nye og aktive, Utgåtte eller Avsluttede. Rekrutteringsprosjekt Alle de rekrutteringsprosjektene som tilfredsstiller statuskriteriene blir listet opp. Side 74

75 Avdeling Hvis rekrutteringsprosjektet er knyttet til flere avdelinger, så vises disse. 3. Velg Kopier disse dataene (ikke fjern) hvis du vil kopiere kandidatinformasjonen til det nye rekrutteringsprosjektet mens du også beholder dem tilknyttet det opprinnelige rekrutteringsprosjektet. Hvis du ikke velger dette alternativet, blir kandidaten overført til det nye rekrutteringsprosjektet og fjernet fra det opprinnelige rekrutteringsprosjektet. 4. Klikk på Overfør. 5. Gå til den overførte søkeren, og fra siden Søknad og CV, er Status for prosjektet nå Overført. Overføre en søker til CV-databasen 1. Fra siden Søknadshåndtering, klikk på Overfør til CV-database. 2. Velg Merke-/krysse-boksen for de søkerne som skal overføres. 3. Velg Overfør og klikk på Neste. eller velg Overfør og send brukernavn og passord og klikk på Neste for å vise e-postsiden, og klikk deretter på Send. Side 75

76 4. Siden Søknadshåndtering blir oppdatert for å vise at søkerne nå er Lagrede søknader og den enkelte søknadens status er endret til Lagret. Slettede Søknader Etter at en søknad har blitt slettet fra en ledig jobb, kan de behandles videre fra siden Slettede søknader. Herfra kan søknadene gjenopprettes eller slettes permanent (fjernes) fra systemdatabasen. Hvis en slettet jobbsøker er koblet mot en slettet ledig stilling, så kan ikke denne jobbsøkeren gjenopprettes. Gjenopprette en slettet jobbsøker 1. Fra siden Start velger du Slettede søknader. Side 76

77 2. Bruk alternativene Velg annonse og Velg tidsperiode for å fokusere på listen med slettede søkere. 3. Velg avkryssingsboksen ved siden av de relevante søkerne. 4. Klikk Gjenopprett, klikk deretter OK når du blir bedt om å bekrefte handlingen. 5. Gå til prosjektet som jobbsøkeren var forbundet med. Statusen for søkeren er nå Gjenopprettet. Permanent sletting (tømming) av en søknad fra systemet 1. Fra siden Start velger du Slettede søknader. 2. Filtrer listen etter behov og velg avkryssingsboksene ved siden av de relevante søknadene. 3. Klikk Slett for alltid, klikk deretter OK når du blir bedt om å bekrefte slettingen. Du må være absolutt sikker på at du vil slette søknaden før du gjør dette. Søknader kan ikke gjenopprettes fra databasen når først denne prosedyren er fullført. Side 77

78 Kandidater Kandidatmodulen blir brukt for å legge til og behandle kandidater i systemet. Kandidatene er ikke strengt begrenset til aktuelle søknader, men kan også inkludere prospekter som har sendt en spontan CV eller medarbeideren i en organisasjon som mange ønsker å flytte internt til en ny stilling. Kandidattyper Følgende kandidattyper eksisterer i EasyCruit. Kandidatkategori Kandidat CV-kandidat Medarbeider Prospekt Lagret Beskrivelse Denne typen assosierer jobbsøkeren til en annonse og en avdeling. Brukere må ha tilgang til rekrutteringsprosjektet for å se jobbsøkerens detaljer. Dette er en jobbsøker som ikke har søkt på en spesiell jobb, men som er interessert og ønsker å jobbe i bedriften. Denne typen har gått gjennom rekrutteringsprosessen i EasyCruit og har derfor blitt ansatt i en ledig jobb. Denne typen kan assosieres med en spesiell ledig stilling, ikke lik en kandidat hvor deres detaljer kan vises av alle i systemet. Denne typen er lagret i systemet, men er ikke for øyeblikket assosiert med en spesiell ledig stilling. Detaljene deres kan sees av alle i systemet. Legge til Kandidater Når en jobbsøker eller prospekt kontakter rekrutterer direkte med e-post eller brevpost, må de skrives inn i systemet manuelt. For å legge til en kandidattype i systemet, se på Manuelt sendte søknader (se side 45) Legge til en medarbeidertype 1. Fra siden Start velger du Legg til kandidat. 2. Velg Medarbeider fra listen Velg kategori. 3. Fra listen Velg avdeling velger du avdelingen hvor medarbeideren jobber. 4. Fra listen Språk velger du språket til medarbeideren. 5. Klikk Neste for å gå til siden Personlig informasjon og begynn å skrive inn medarbeiderens informasjonen i systemet. Informasjonen som trengs er avhengig av virksomhetens implementering. Side 78

79 6. På den siste siden klikker du Lagre for å fullføre prosessen og gå tilbake til siden Legg til kandidat. Legge til prospekttype 1. Fra siden Start velger du Legg til kandidat. 2. Velg Prospekt fra listen Velg kategori. 3. Velg aktuell stillingsannonse fra Kandidaten tilhører følgende rekrutteringsoversikt. 4. Fra listen Velg avdeling, velger du relevant avdeling. 5. Velg obligatorisk verdi fra listen Språk, og så klikker du Neste. 6. Skriv inn prospektets Personlig informasjon, så fullfører du de sidene som er igjen og er relaterte til annonsen. 7. På den siste siden klikker du på Lagre for å gå tilbake til siden Legg til kandidat. eller Klikk Lagre og gå til prosjekt for å gå til siden Søknad og CV for annonsen. Legge til en lagret type 1. Fra siden Start velger du Legg til kandidat. 2. Velg Lagret fra listen Velg kategori. 3. Velg obligatorisk verdi fra listen Språk, og så klikker du Neste. 4. Skriv inn personens Personlig informasjon og annen informasjon. 5. Klikk Lagre når du har fullført for å gå tilbake til siden Legg til kandidat. Søke etter Kandidater Etter at kandidater har blitt lagt inn i systemet, kan rekrutterer bruke søkefunksjonaliteten for å finne potensielle søkere for sine rekrutteringsprosjekter. Verdiene som kan brukes som søkeparametere avhenger av hvordan systemet ditt er konfigurert. Hvilke søk en bruker har tilgang til, er avhengig av deres tilgangsnivåer. Det er vanligvis tre forskjellige måter for hvordan et søk kan kjøres. Enkelt søk Disse søkene er best å bruke hvis rekrutterer vet hva de leter etter, da kriteriene er begrenset til kategorier, navn og når kandidaten ble lagt inn i systemet. Avansert søk Disse søkene utvider søkefunksjonaliteten til å omfatte de delene av søknadsskjemaet som har blitt konfigurert til å ha verdiene sine søkbare. Disse søkene er nyttige for å finne kandidater som har visse erfaringer. Avansert søk gir også mulighet for å bruke søkemaler, samt lagrede søk. CV-bruker-ID/kandidatnavn Disse statiske alternativene er tilgjengelige til høyre på siden. Disse bør brukes når du kjenner kandidatens navn eller ID og ønsker å finne den relevante personen raskt. Hvis du vil ha mer informasjon om søkeparametere og hvordan du får de resultatene du ser etter, se Betraktninger om søkekriterier (se side 20). Side 79

80 Kjøre et enkelt CV-søk 1. Fra siden Start velger du Søk. 2. Velg typen kandidat som du vil søke etter på listen Intern kategorisering. 3. Skriv inn et Navn hvis det er kjent, og om du skal inkludere Søknader som ble lagt inn i systemet før eller etter en viss dato. 4. Klikk Søk for å kjøre søket og se resultatsiden. Kjøre et avansert CV-søk 1. Fra siden Start velger du Søk. 2. Klikk Gå til avansert søk for å vise de avanserte alternativene. 3. Klikk på pilen ved siden av hver kategori for å utvide avsnittet og vise hvilke søkeparametere som er tilgjengelige. 4. Velg de ønskede parametrene og klikk deretter på pilen igjen for å trekke sammen avsnittet. Avsnittet har nå fått en rød stjerne for å vise at det brukes for søket. 5. Gjenta for hvert ønsket avsnitt. 6. Klikk Rafiner for å angi en total for Nåværende antall treff og deretter fortsette med å smalne inn søket hvis nødvendig. 7. Klikk Vis søkeresultat for å vise kandidater som matcher. Side 80

81 Kjøre et søk på kandidatens bruker CV-ID / kandidatens navn 1. Fra en side, slik som Start-siden, utvid boksen Søk - kandidat CV ID, skriv inn en ID og klikk Søk eller Utvid boksen Søk - kandidatnavn, skriv inn navnet og klikk deretter Søk. 2. Resultatsiden viser alle kandidater som matcher kriteriene. Søke etter Kandidater med Søkemaler Ved å bruke søkemaler kan kriteriene for hvert søk konfigureres én gang og deretter brukes om igjen hver gang det er nødvendig Søkemaler blir vanligvis konfigurert av systembrukere med administrativt tilgangsnivå. Hvis du vil vite mer om søkemaler, se Søkemaler. Kjøre et avansert søker med en søkemal 1. Fra Start-siden, velg Søk og klikk så Gå til avansert søk. 2. Velg den ønskede malen fra listen Velg søkemal. 3. Juster søkekriteriene hvis nødvendig, og klikk deretter på Vis søkeresultat. Lagrede Søk Lagrede søk gjør det mulig å bruke om igjen kompliserte avanserte søkekriterier på en enkel måte. Nå kan søkene lagres og eksisterende søk kan oppdateres. Opprette et Lagret søk 1. Fra Start-siden, velg Søk klikk så Gå til avansert søk. 2. Bruk en mal eller konfigurer hver søkeparameter hvis det er nødvendig. 3. I feltet Lagre søk som skriver du et navn for å søke og klikk Lagre søk. Oppdatere et lagret søk 1. Fra siden CV-søk, velger du det ønskede søket fra listen Lagrede søk. Side 81

82 2. Endre søkeparameterene etter behov og klikk deretter på Oppdater lagret søk. Hvis du skriver inn det samme navnet som et tidligere lagret søk i feltet Lagre søk som, overskrives og erstattes det tidligere søket. Slette et lagret søk 1. Fra siden CV-søk, velger du det ønskede søket fra listen Lagrede søk. 2. Klikk Slett lagret søk, klikk deretter OK når du blir bedt om å bekrefte slettingen. Søke kandidatbegrensninger for brukere som ikke er administrator Hvis en intern bruker er en administratorbruker (angitt ved å ha alternativet for tilgangskontroll aktivert som Er administrator) så kan de søke etter alle kandidater i systemet. Hvis en intern bruker ikke er en administratorbruker, så vil søkeresultatene deres bli forskjellige fordi tilgangen til kandidater i systemet er begrenset. For ikke-administratorbrukere har CV-kandidattyper som ikke er relatert til et prosjekt tilgang og vises når det kjøres et kandidatsøk, men fordi de er en del av et annet rekrutteringsprosjekt, kan ikke brukeren overføre dem til sitt eget rekrutteringsprosjekt. Kandidater som har et brukernavn og passord, men ikke er forbundet med et prosjekt, vises ikke i søkeresultatene. Kandidater som ikke er forbundet med et prosjekt returneres i et søk. Andre kandidater som er forbundet med et prosjekt, vises bare hvis brukeren har tilgang til prosjektet. Interne brukere må ha aktivert innstillingen Skal ha tilgang til CV-søk for tilgangskontroll for å kunne søke etter kandidater, uavhengig av om de er administratorbrukere eller ikke-administratorbrukere. Kandidatrapportering Når søkeresultatene har blitt returnert fra en kandidatliste, kan disse kandidatene rapporteres om. En allerede klargjort rapportmal kan brukes, eller en ny kan opprettes på en ad hoc-basis med det samme kandidatlisten er satt. Hvis du vil vite mer om rapportmaler se Rapportmaler (se side 20). 1. Kjør et søk på kandidater for å lage en kandidatliste på siden CV-søk. 2. Fra listen Videre fremdrift, velg Lag søkerliste fra søkeresultat. eller Velg avkryssingsboksene ved siden av de relevante kandidatene, og deretter fra listen Videre fremdrift velger du Lag søkerliste fra utvalgte. 3. Klikk Utfør for å vise Kandidatliste. Side 82

83 4. Hvis du vil bruke en mal, velg det ønskede alternativet fra listen Hent mal eller Velg detaljene som skal rapporteres manuelt. 5. Klikk Neste for å vise rapportresultatene. 6. Etter behov, klikk på ikonene Skriv ut, PDF, XLS eller PDF og e-post. Side 83

84 Overføre Kandidater til Rekrutteringsprosjekter Når en kandidat blir lagt til systemet og etter at de har blitt inkludert i et søkeresultat for kandidater, kan de legges til nye eller eksisterende rekrutteringsprosjekter. Søker som allerede er assosiert med et rekrutteringsprosjekt kan overføres til andre eksisterende rekrutteringsprosjekter, men søkerne kan bare overføres via kandidatsøkresultatene til et nytt rekrutteringsprosjekt. Overføre kandidater til et nytt rekrutteringsprosjekt 1. Kjør et søk som beskrevet i Søke etter kandidater (se side 79). 2. På siden CV-søk, fra listen Videre fremdrift velger du Overføre og sette opp et nytt rekrutteringsprosjekt og klikk deretter Utfør. 3. Siden Ny rekruttering vises, og en ny annonse må lages, som beskrevet i Opprette en annonse. 4. Etter at kontaktene er identifisert, brukes følgende side for å tilordne hvilke kandidater som skal overføres til det nye rekrutteringsprosjektet og i hvilken avdeling, hvis aktuelt. 5. Når annonsen er opprettet, velger du annonsen fra Annonselisten og klikker deretter Alle søknader for å vise og bekrefte at kandidatene har blitt inkludert. Overføre kandidater til et eksisterende rekrutteringsprosjekt 1. Kjør et søk som beskrevet i Søke etter kandidater (se side 79). 2. På siden CV-søk, fra listen Videre fremdrift velger du Overføre til rekrutteringsprosjekt og klikk deretter Utfør. Side 84

85 3. På siden Overfør, bruk listene Status, Annonse og Avdeling for å velge den riktige annonsen. 4. Velg Kopier disse dataene (ikke fjern) hvis du vil kopiere kandidatinformasjonen til det valgte rekrutteringsprosjektet mens du også beholder dem tilknyttet det opprinnelige rekrutteringsprosjektet. Hvis du ikke velger dette alternativet, blir kandidaten overført til det nye rekrutteringsprosjektet og fjernet fra det opprinnelige rekrutteringsprosjektet. Du kan også velge hvilke av søkerne som skal kopieres og kan inkludere en omslagsside hvis forespurt dette er nyttig hvis noen har søkt på mer enn én annonse. 5. Klikk på Overfør. Kandidatene blir lagt til rekrutteringsprosjektet. Side 85

86 Medarbeidere Siden Medarbeidere inneholder en liste over alle medarbeidere i en bedrift som er kommet inn gjennom EasyCruit. Dette omfatter personer som har søkt som søkere for en annonse gjennom karrierewebsiden og de som er lagt inn manuelt av en rekrutterer i systemet som kandidater. Arbeide med Medarbeidere Når de er opprettet på siden Medarbeidere, kan medarbeidere endres (se side 86), slettes (se side 87), eller inviteres til å sende og oppdatere sine CV (se side 87)er. Redigere en medarbeider 1. Fra siden Start velger du Medarbeidere. 2. Finn fram til den ønskede medarbeideren og klikk i kolonnen Endre for den medarbeideren som skal endres. 3. Medarbeiderens Personlige informasjon kan endres, slik som dennes avdeling, stillingstype, startdatoer og navn, mens Oversikt-informasjonen, slik som opplastede filer og tilleggsspørsmål bare kan leses. 4. Klikk Lagre når du er ferdig med endringene. Side 86

87 Slette en medarbeider 1. Fra siden Start velger du Medarbeidere. 2. Finn fram til den ønskede medarbeideren og klikk i kolonnen Slett for å fjerne medarbeideren og klikk OK når du blir bedt om det. 3. Klikk Slett på den neste siden for å bekrefte slettingen av medarbeideren. E-post til en medarbeider 1. Fra siden Start velger du Medarbeidere. 2. Finn fram til den medarbeideren du ønsker og velg avkryssingsboksen ved siden av navnet. Fra listen Videre fremdrift velger du deretter én av de følgende og klikker Utfør: Send e-post Dette er en standard e-post for å korrespondere med medarbeideren. Inviter medarbeider til å sende CV Denne e-posten ber medarbeideren om å logge på EasyCruit og laste opp CVen sin. Send e-post om å oppdatere CV Denne e-posten ber medarbeideren om å logge på EasyCruit og oppdatere CVen sin. Hvis en medarbeider ikke allerede har en CV i systemet, vises en melding for å informere deg om dette. 3. På siden e-post, endrer du detaljene på e-posten etter behov, og klikker på Send. Legge til Medarbeidere Fra siden Medarbeidere kan individuelle medarbeidere (se side 87) eller flere medarbeidere (se side 88) legges til systemet med alternativet importere. Legge til en medarbeider 1. Fra siden Start velger du Medarbeidere. 2. Fra listen Videre fremdrift velger du Legg til ny medarbeider så klikker du Utfør. 3. På siden Ny medarbeider skriver du inn følgende detaljer: Avdeling Dette feltet er obligatorisk og er den avdelingen hvor medarbeideren jobber. Språk Dette feltet er obligatorisk og er begrenset til språkene som er tilgjengelige i systemet. Stillingstype Dette relateres til alternativene for stillingstype. For mer informasjon se på Jobbkategorier. Startdato/sluttdato Medarbeideren skal ha en startdato som et minimum. Side 87

88 Personlig informasjon Dette omfatter medarbeiderens navn og e-postadresse. 4. Velg alternativet Send e-post med brukernavn og passord for å gi medarbeideren tilgang til systemet. 5. Fra siden e-post, redigerer du detaljene som trengs, og klikker på Send. Medarbeideren er lagt inn i systemet. Importere en medarbeiderliste 1. Fra siden Start velger du Medarbeidere. 2. Fra listen Videre fremdrift velger du Importer liste over samarbeidere og deretter klikker du Utfør. Side 88

89 3. Fra listen velger du alle felter som skal inkluderes, og klikker deretter Legg til. 4. Bruk pilene og X-knappene for å fjerne og omarrangere kolonnene for importen og klikk deretter på Neste. 5. Klikk Bla for å navigere til den ønskede Microsoft Excel-filen. Hvis den første raden i filen din inneholder overskriftinformasjon, kan du klikke på alternativet Utelat den første raden i Excel-arket. 6. Klikk Neste for å se en forhåndsvisning av medarbeiderinformasjonen som vil bli importert. 7. Klikk på Neste for å fullføre importprosessen. Excel-arkene må ha informasjonen i hver kolonne i den samme rekkefølgen som den er oppgitt i EasyCruit for at dataene skal bli importert riktig. Dette virker ikke med den siste versjonen av Microsoft Excel. Hvis du vil bruke den, må du først lagre filen som en format Excel-fil. Side 89