Ny barnehage Fagerlund finansiering (prosjekt 950)

Transkript

1 Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Gaute Øvrebotten Saksgang Møtedato Formannskapet Kommunestyret y barnehage Fagerlund finansiering (prosjekt 950) Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar full utbygging for prosjekt 950 y barnehage Fagerlund som beskrevet i saken: a. Total kostnadsramme for prosjekt 950 y barnehage Fagerlund økes til kr inkludert merverdiavgift. Dette inkluderer påløpte kostnader i denne prosjektfasen. b. Økningen på kr innarbeides i sin helhet i prosjektets budsjett for 2016, og finansieres med økt låneopptak (kr ) og økt momskompensasjon (kr ). y prosjektramme 2016 blir kr Prosjektets investeringsramme beholdes uendret på kroner for Barnehagen gis navnet Fagerlund barnehage. Saksdokumenter 950 y barnehage (Fagerlund) framdrift saksframlegg og vedtak kommunestyret (k-sak 41/15) y kommunal barnehage - valg av barnehagetomt saksframlegg og vedtak kommunestyret (k-sak 24/14) Utbyggingsplan barnehage saksframlegg og vedtak (k-sak 105/13) Trepartsamarbeidets Sluttrapport (12/ ) og kommunestyrets vedtak (12/ ) Vedlagt Oppsummering Prosjektet har arbeidet på grunnlag av vedtak «Utbyggingsplan barnehage» (2013) og vedtak «valg av tomt» (2014). Anbudskonkurranse ble kunngjort i mai, etter at kommunestyret hadde behandlet sak om framdrift (k-sak 41/15, utsatt fra mars), med finansieringsforbehold: «Dersom anbudsrunden viser at prosjektet ikke er realiserbart innenfor den vedtatte totale kostnadsramme på kr inkl. mva., skal saken behandles av kommunestyret før kontraktsinngåelse.» Formell anbudsinnlevering med anbudsåpning var onsdag 1. juli. På grunn av ferie ble det ikke mulig med forhandlingsmøte før 5. august. Innlevering av revidert tilbud etter anskaffelsesregelverket: 19. august. Fortsatt er «[d]et økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert på grunnlag av kriterier og vekting fastsatt i konkurransegrunnlaget», levert med et høyere entreprisebeløp enn det prosjektrammen kan dekke. Saken legges fram for kommunestyret slik vedtaket i sak 1

2 41/15 forutsetter. Forslag til vedtak innebærer en tilleggsbevilgning på 8 millioner kroner for full utbygging i samsvar med den prosjekterte løsningen. Saksutredning Bakgrunn for saken y barnehage på inntil 120 enheter (vedtak k-sak 105/13) er prosjektert på tomta der Fagerlund skole ligger i dag (vedtak k-sak 24/14). Prosjekteringen ble fullført medio april i år. Kommunestyrets vedtak i sak 41/15 var viktig for å holde framdriften i byggeprosjektet. Siden politisk behandling ble utsatt fra mars til møtet i mai, gjorde sommerferieavvikling det nødvendig å skyve anbudskonkurransens forhandlingsdel over sommerferien. Første innleveringsfrist ble etter ønske fra tilbyder utsatt fra 29. juni til 1. juli. To tilbydere leverte tilbud: Tronrud Bygg AS og Smartbo orgesbygg AS. Begge bedrifter ble godkjent i henhold til konkurransens kvalifikasjonskrav. Forhandlinger ble gjennomført 5. august, med innleveringsfrist for revidert tilbud 19. august. Begge tilbyderne leverte også reviderte tilbud. Begge tilbud ligger fortsatt godt over den entreprisekostnad som er beregnet innenfor en totalramme på 29 mill. kroner. Siden anbudsrunden viser at prosjektet ikke er realiserbart innenfor vedtatt kostnadsramme, fremmer rådmannen sak om tilleggsfinansiering. Konkurransen ble utlyst med forbehold om finansiering: Dersom anbudsrunden viser at prosjektet ikke er realiserbart innenfor den vedtatte totale kostnadsramme på kr inkl. mva., skal saken behandles av kommunestyret før kontraktsinngåelse. Med total kostnadsramme menes den totale kostnadsrammen som er vedtatt av Gran kommunestyre til gjennomføringen av hele prosjektet. Kommunale tildelinger er alltid inkludert mva. Kostnadsrammen er utover dette ikke på noen måte bindende for oppdragsgiver eller leverandører. Med positivt vedtak i saken i september, skal det, så langt rådmannen vet, fortsatt være mulig å nå målet om innflytting i nybygget ved oppstart av barnehageåret 2016/2017 og innflytting i den oppgraderte bygningsdelen (fra 2000) etter høstferien Den nye barnehagen er prosjektert for 120 enheter («beregnede barn»): to småbarnsavdelinger og en avdeling for store barn, i tillegg personalbase, kjøkken og teknisk rom, i nytt bygg, og to avdelinger for store barn i oppgradert «nybygg» på Fagerlund skole. Barnehagen vil da ha plass til ca. 96 barn, og dette tallet er lagt til grunn for branntiltakene for anlegget. Øvrige bygninger i dagens skoleanlegg rives for å gi plass til uteanlegg, lekeareal, og forbedret adkomst og parkering. Barnehagen er planlagt med grunnleggende tekniske og funksjonelle kvaliteter som sikrer at det tilfredsstiller formelle krav, men areal og løsninger er valgt ut fra hva som er absolutt nødvendig. ybygget er med utgangspunkt i kommunens «grønne» planer, planlagt som et innovativt prosjekt i massivtre. Det ble i den forbindelsen gjennomført et kompetansehevingsprogram for massivtre over to dager i tilbudsperioden. Anskaffelsen er for dette arbeidet innvilget tilskudd fra Innovasjon orge på kroner. 2

3 Vedtaket i sak Utbyggingsplan barnehage satte investeringsramma til 36 mill. kr som ble innarbeidet i budsjett Prosjektets totalramme ble nedjustert til 29 mill. kr i 2015-budsjettet. Konsekvenser Lover og forskrifter Lov om miljørettet helsevern i skole og barnehage Plan- og bygningsloven Arbeidsmiljøloven Lov om offentlig anskaffelser Barnehageloven med forskrifter Eksisterende planer Utbyggingsplanen for barnehage (k-sak 102/13). Gjeldende vedtak K-sak 41/15 (møte ) 950 y barnehage (Fagerlund) framdrift (14/ ). 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til at prosjektet 950 y barnehage kan utlyse anbudskonkurranse som skissert i saken. 2. Dersom anbudsrunden viser at prosjektet ikke er realiserbart innenfor vedtatt kostnadsramme, skal saken behandles av kommunestyret før kontraktsinngåelse. Dette forbeholdet skal synliggjøres i anbudsgrunnlaget. 3. Vedtaket forutsetter at det fortsatt skal være barnehager i Bjørklund og Grymyrkretsene. Se også: K-sak 24/14 ( ) y kommunal barnehage valg av barnehagetomt (13/ ) 1. Kommunestyret vedtar å etablere en ny kommunal barnehage på Fagerlundtomta. 2. Kommunestyret ber administrasjonen starte planleggingsarbeidet slik at anleggsarbeidene kan starte våren K-sak 105/13 ( ) Utbyggingsplan barnehage (13/ ) 1. Kommunestyret vedtar å bygge ny kommunal barnehage i Jaren Brandbu-området, med plass til inntil 120 enheter. 2. Plassene i Moen legges ned fra august Kommunestyret vedtar å utrede videre drift i Solheim barnehage. 4. Kommunestyret ønsker at det skal være et barnehagetilbud i Grymyr og Bjørklund kretser. Det utredes mulige driftsformer. Økonomi I vedtatt budsjett og økonomiplan er det avsatt 29 mill. kr. inkludert moms som totalramme for prosjekt 950 y barnehage, fordelt på , slik: Total investeringutgift: Utgift Finansiering: Momskompensasjon (beregning) Lån SUM Rådmannens innstilling gir følgende fordeling: 3

4 Total investeringutgift: Utgift Finansiering: Momskompensasjon Lån Annet SUM Bemanning Ingen betydning for bemanning i eller gjennomføring av andre prosjekter. Uttalelse fra andre utvalg Ungdomsrådet Eldrerådet Rådet for funksjonshemmede Andre råd eller utvalg Ja/ei ei ei ei ei Vurdering/alternative løsninger Kostnad. Prosjektet fikk i forbindelse med ferdigstillelse av konkurransegrunnlaget utført en enkel usikkerhetsanalyse (etter samme mal som for prosjekt 978 Brandbu barneskole). Etter denne hadde prosjektet forventinger om at totalkostnaden skulle kunne havne et sted i mellom 32 millioner kroner (P50) og 28 millioner kroner (P15), ut fra erfaringene med utfallet av anbudskonkurransen for prosjekt 978 Brandbu barneskole og andre kjente avviklede konkurranser i regionen. Tilbudene viser at markedet ikke var med kommunen denne gangen. Ettersom prosjektet nå kjenner et fremtidig kontraktsbeløp, har en gått gjennom kostnadsbildet og forsøkt å vurdere konsekvensene for «reserver og marginer» samt byggherrekostnader. En enkel revisjon etter usikkerhetsmodellen har vist behov for en totalramme for prosjektet på 37,6 millioner kroner. I etterkant har prosjektet vurdert utført prosjektering mot framtidig behov for prosjekteringsmidler i en eventuell byggeperiode og anslår at posten kan reduseres med ca kroner inkl. mva.. Prosjektets totalramme må etter det settes til kroner, en økning på fra vedtatt ramme. Momskompensasjon beregnes til 1,6 mill. kr.; lånebehovet øker da med 6,4 mill. kroner. Med eventuell oppstart av byggearbeidene i oktober/november synes det forsvarlig å budsjettere hele økningen på prosjektets 2016-ramme. Prosjektet har et «økonomisk mest fordelaktige tilbud» med entreprisesum oppunder 31 millioner kroner inkludert opsjoner. Da er det inkludert midler til oppgradering og tilpasning av «nybygget» (på skolen) til barnehagedrift på omlag 1,4 mill. kroner; av dette tiltak «vedlikeholdsetterslep», ca kroner. Inventar og lekeplassutstyr er forutsatt dekket med gjenbruk og anskaffelser innenfor tjenestens driftsramme. Byggemåte. Vi har ingen indikasjon på at massivtre har vært prisdrivende. Tvert i mot mener tilbydere med oss, at massivtre har gitt de fordelene vi søkte oppnå med byggemåten: Rask byggetid, rask lukking av bygningen og begrenset belastning på skole i drift i form av lite støyende byggeplass. Kompetansehevingsprogrammet for utførende og prosjekterende ble gjennomført over to dager. 4

5 Målsettingen var å skape trygghet for de som skulle regne tilbud i anskaffelsen, slik at prisene reflekterer de positive effektene ved å bygge med massivtre. Prosjektet erfarer at kompetansehevingen reduserte «risikotillegg» som kunne følge av at tilbydere var usikre på anbudsbeskrivelsen. Kommunen har fått tilbud som prismessig samsvarer med tradisjonell bygging, og vi har med det bevist at klimaeffektive bygg ikke er ulønnsomme. Massivtreelementet i bygningen koster 1-1,5 millioner kroner, og erstatter tradisjonelle bærekonstruksjoner. Bygningen vil når den står ferdig, ha svært gode inneklima- og miljøegenskaper for brukerne, barn og voksne, samt bli en fin referanse for kommunen (sammen med Almenningstråkket og Hadeland videregående skole). Barnehageadministrasjonens planlagte bruk av barnehagen. Barnehagen er planlagt med fem avdelinger. Selv om det nå kun er Moen barnehage som er vedtatt skal legges ned, har etterspørselen etter barnehageplasser og dermed press på kommunens oppgave å gi plass til barn med rett til barnehageplass, langt på vei kompensert for plassene de tre avdelingene i hhv Leikvoll og Bjørklund som tidligere var med i regnestykket, representerte. Kommunen måtte ved opptaket i år opprette en midlertidig avdeling (på Bjørklund) for å klare å oppfylle «rett til plass». Denne avdelingen flyttes til Fagerlund fra neste høst. I tillegg utnyttes øvrige barnehager opp mot grensen for arealkravet, noe som i gamle og ikke riktig tilrettelagte bygg utgjør en viss belastning i hverdagen. Dette trykket kan justeres ned med tildeling av plasser i ny og mer kostnadseffektiv barnehage. Moen barnehage flyttes med to avdelinger. Videre vurderes det å flytte en avdeling fra Solheim barnehage. Da oppnår en å dempe behovet for å bygge ytterligere parkering, kan gi bedre organisering av barnehagedagen i bygget, og bruken av den mindre egnede kjelleren kan reduseres kraftig eller utgå. Oppsummert er barnehageadministrasjonens vurdering at kommunen per dato har disponibelt areal til en avdeling og dermed har kapasitet til å ta antatt ny behovsvekst (etterspørsel og innføring av to opptak i året), kunne justere fordeling av plasser i mellom de kommunale barnehagene og en buffer for mindre endringer. Barnehagesjef har per dato 46 barn på venteliste; barn i alderen 1-5 år (de fleste ettåringer) uten rett til plass. Driftskonsekvenser. Den nye barnehagen representerer et nytt bygg som erstatter ett bygg (leieavtalen for Moen barnehage), ikke tre som opprinnelig forutsatt. Rådmannen vil komme tilbake med en oversikt over driftskonsekvensene som følger av at kommunen (eventuelt) tar i bruk den nye barnehage, i det tall- og tekstgrunnlag som utarbeides i saldert budsjett for ordførers budsjettforslag. (Det samme gjelder for den nye Brandbu barneskole. Her inngår nedleggelse av Fagerlund skole i regnestykket.). Rådmannen anbefaler kommunestyret å bevilge tilstrekkelige midler til å realisere det nye bygget «Fagerlund barnehage» med det areal og de løsninger som er prosjektert, med tillegg av midler til de nødvendige oppgraderings- og tilretteleggingsarbeidene som trengs for å legge til rette for barnehagedrift i «nybygget» fra Rådmannen anbefaler også at prosjektet, når det likevel utføres arbeid på huset, bøter på de vesentlige vedlikeholdsoppgavene som er spilt inn fra eiendomsavdelingens tilstandsrapport. Den reduksjonen i total prosjektkostnad som kan oppnås gjennom å kutte i opsjonene anses som små målt, mot nytten, og betyr lite for rentebelastningen. Dersom kommunestyret velger å ikke gi tilleggsbevilgning, avlyses konkurransen. Konsekvensene er bl.a.: Prosjektet stoppes. Eventuelt med (seinere) ny bestilling av nytt prosjekt med gitte forutsetninger. Deler av påløpte prosjektkostnader må regnes som «tap» fordi ny prosjektering neppe kan gjenbruke alt materialet. 5

6 Fortsatt drift av mindre kostnadseffektiv løsning i Moen. Fortsatt midlertidig(-e) avdeling(-er) i Bjørklund på ubestemt tid. Uklart hvordan kommunen skal møte antatt økt behov for plasser og ivareta rett til plass i egen regi. (Herunder evt. innføring av to årlige opptak, eller løpende opptak for å kunne tilby plass ved tilflytting.) Kommunen får kostnader til ivaretakende minimumsdrift for skolebyggene på Fagerlund inntil en får avklart avhending eller riving. På plussiden står at Fagerlund skole slipper anleggsarbeider i det kommende skoleåret. Kommunikasjons- og informasjonstiltak Ansatte i kommunens barnehagetjeneste og elever, foresatte og lærere på Fagerlund skole må informeres umiddelbart om kommunestyrets vedtak. Disse informeres også om saken som kommer til behandling. Dato: 21. august 2015 Godkjent av rådmannen 6