Sak 42/2018 Konstituering Styret konstituerer seg selv, og nestleder velges.

Transkript

1 TIL STYRET Det blir med dette innkalt til styremøte tirsdag 30. oktober 2018 kl i Kirkens Hus, Rådhusgata 1 3, Oslo, møterom Borg. Første varamedlem møter fast i styret. Sak 42/2018 Konstituering Styret konstituerer seg selv, og nestleder velges. Sak 43/2018 Fordeling av ansvar for styremedlemmene Fordeling av ansvar i sammenhenger der foreningen har interesse av å delta. Se vedlagt vedtatt ansvarsfordeling for forrige periode. Vi stiller heretter med Håvard Russnes som eneste representant til Nordisk forening for kirkegård og krematorier (NFKK). Øvrige endringer: Sak 44/2018 Godkjenning av referat fra styremøte Referatet ble sendt ut pr e post 10.9, og ligger også på nettsidene samt Jottacloud/Styret. Sak 45/2018 Referatsaker 1. Kurs 2. Faglig råd for gravferd. Referat vedlagt 3. Bladet Gravplassen 4. Krematorienettverket 5. FAGUS 6. Nordisk samarbeid 7. Prosjekt: Standardiseringsutvalget for kister og urner (SKU) 8. Prosjekt: Gravminnesikring 9. Prosjekt: Egnet jord til kister 10. KOSTRA arbeidsgruppe for kirke og gravplass Sak 46/2018 Regnskapsoversikt Vedlagt er over en økonomisk oversikt fra januar til oktober Noen merknader: Inntekter og utgifter for kurs og fagdager tom fagdagene i Fredrikstad er med, eks avregning for Spaniakurset ca kr Det er gjennomført ett ekstra kurs i praktisk drift pga stor etterspørsel. Det som ikke er med, hverken utgifter eller inntekter, er Gravplassen nr. 4 og fagdagene for krematorier som skal være i desember. Heller ikke mva refusjonen er klar enda. Rådgiverstillingen: Fakturerte utgifter fra KA første halvår og avlønning ansatt rådgiver fra 20. august t.o.m. oktober. Regnskapsoversikten tas til etterretning. Sak 47/2018 Krematorienettverkets myndighet og økonomiske handlefrihet Krematorienettverket gjorde på siste møte et vedtak om å sende to personer på det nordiske seminaret «Energiseminarium med inriktning på krematorieverksamheten» i Stockholm november, for Krematorienettverkets/Gravplassforeningens regning. Pris SEK 3600+moms pr pers, pluss hotell og reise. Rådgiver ble pålagt å sørge for påmelding. ^ÇêÉëëÉWhêçâÉåîÉáÉåNSSN _~åââçåíçw kéííëáçéwïïïköê~îéä~ëëâìäíìêkåç PTSMkÉëä~åÇëî~íå OSPRKMTKNORTS bjéçëíwéçëí]öê~îéä~ëëâìäíìêkåç qäñkprvvqrtqiqtputvoq OSPRKMVKPMVMR lêö~åáë~ëàçåëåìããéêwvtnporooq

2 Under eventuelt i samme møtet står det også «OA mener at Krematorienettverket bør få mer eierskap til egne penger. Bør være med på å lage budsjett for fagdager og bestemme hvordan overskuddet kan brukes.» Etter kontorleders mening er det her en misforståelse ute og går: Utgangspunktet for ønsket er en oversikt over inntekter og utgifter for nettverket der differansen tydeligvis blir feiltolket som frie penger, eller «egne penger» som det blir benevnt som. Slik er det ikke. Det er derimot det som er igjen for å dekke kostnaden av at nettverket har tilgang til alle foreningens administrative ressurser. Denne verdien er ikke utregnet nøyaktig, men det er ikke tvil om at det blir brukt mange ressurser på nettverket. Saken er da at det som fremkommer ikke er et overskudd, men det som er igjen til administrasjon for at nettverket skal fungere: Sekretærtjenester med saksbehandling og invitasjon av utstillere til fagdagene, sekretariattjenester med alle de praktiske sidene ved gjennomføring av fagdagene, tilgang til nettsider og bladet Gravplassen, og føring av regnskap. Krematorienettverket er altså en del av foreningens samla arbeid, og må som sådan være med å sikre foreningens overlevelse med å bidra til å betale for brukte administrative ressurser. Vedlagt: Krematorienettverkets mandat og økonomisk oversikt Krematorienettverket har ikke krav på differansen mellom inntekter og utgifter som vises i regnskapet. Denne differansen er i utgangspunktet å anse som dekning av foreningens utgifter ved drift av nettverket. 2. Nettverket pålegges å drive slik at foreningen er sikret inndekning for nettverkets drift. 3. Dersom nettverket ønsker å utvide aktiviteten utover vanlige møter og de årlige fagdagene for krematorier, må det i forkant innhentes tillatelse fra styret i NFG. 4. Medlemmer av Krematorienettverket må i forkant søke styret i NFG om tillatelse for deltakelse på andres arrangement. Dette nedfelles i det nye økonomireglementet (sak 48) 5. Mandatet oppdateres, og det nedfelles klart at Krematorienettverket er underlagt Norsk forening for gravplasskultur, med de restriksjoner i myndighet det medfører (jfr øvrige pkt) Sak 48/2018 Økonomireglement Vedlagt er et forslag til oppdatering av foreningens økonomireglement fra Økonomireglementet godkjennes. Sak 49/2018 Konsekvenser ved sammenslåing av kommuner i 2020 Utregning ut fra medlemsmasse og kontingent i 2018 viser at det blir i overkant av kr mindre kontingentinntekter etter de planlagte kommunesammenslåingene i Det bør derfor allerede nå lages en plan for hvordan dette tapet skal dekkes inn. Alternativer for inndekking: Alt. 1: Krematorienettverket mener at forvaltere med krematorier bør betale høyere kontingent. Fra 1997 var det faktisk en egen avgift for medlemskap i Krematorieforumet (som det het da) men det ble ikke videreført ved overgang til nytt kontingentsystem i Hvis vi da tenker en differensiert avgift der kategori I krematorier betaler kr og kategori II kr 2500, ville det dekke inn inntektstapet. Alt. 2: Sette opp medlemskontingenten med 5,6 % Alt. 3: Lage flere inndelinger i satsene (ikke regnet på). Kontingenten for kommuner/fellesråd har nå fire inndelinger: Inntil innbyggere kr innbyggere kr innbyggere kr Over innbyggere kr Vi går videre med alternativ 1, og foreslår en slikt tillegg for årsmøtet 2019.

3 Sak 50/2018 Evaluering av fagdager 2018 i Fredrikstad Totalt var det 165 personer som deltok på fagdagene. Det ble sendt ut et spørreskjema som det kom inn 95 svar på. Svarene kan leses her. Styret evaluerer innhold og gjennomføring. Vi sier oss fornøyd med gjennomføringen av fagdagene. Programkomiteen for 2019 tar med seg merknadene fra spørreskjemaet i planleggingen for neste års fagdager. Sak 51/2018 Årsmøte og fagdager 2019 i Ullensvang september Styret inviteres til å komme med innspill på tema til fagdagene. Programkomite velges. Som programkomite velges en eller to fra styret (navn), Åse Skrøvset, Maren Rønning, Synnøve Haugstad Sira, samt representanter fra gravplassmyndigheten i Ullensvang. Sak 52/2018 Kurs 2019 Med bakgrunn i tradisjonell drift foreslås følgende kurs for 2019: Vår: Mai Praktisk gjennomføring av europeisk arrangement for Oslo (betalt oppdrag) Juni Praktisk gravplassdrift i Narvik/Bodø/Fauske Høst: Aug/okt Praktisk gravplassdrift i Vestfold Oktober Administrasjon av gravplasser i Spania Desember Fagdager for krematorier I tillegg kunne det være aktuelt å gjennomføre et dagskurs i anlegg av navna minnelund eller bevaring (jfr veilederen som ble sendt ut med siste Gravplassen). Hvis det ikke blir noe særlig jobb med Oslos arrangement, kan det kanskje være plass til det våren Vedlagt er en historisk oversikt over kurs og steder. Kurs i 2019 vedtas gjennomført som forelagt. Dagskurs kan gjennomføres hvis det er praktisk mulig. Sak 53/2018 Fagbladet Gravplassen Vi tar den årlige evalueringen av vårt fagblad Gravplassen, og tanker for framtidig utgivelser. Redaktør Alf Bergin inviteres til å være tilstede i denne saken. Sak 54/2018 Vedtektsendring for Standardiseringsutvalget for kister og urner (SKU) KA har takket ja til å delta med en representant i SKU, og vedtektene ønskes derfor oppdatert i det henseende. Se vedtekter vedlagt, med endring merket med rødt. Oppdateringen av vedtektene for SKU vedtas som framlagt. Sak 55/2018 Eventuelt Sak 56/2018 Neste styremøte Vi foreslår at det fastsettes dato for begge vårens møter i 2019: Der første i begynnelsen av februar, og det neste i mai. Drangedal 19. oktober 2018 Per Øyvind Skrede, leder Synnøve Haugstad Sira, sekr.

4 MØTEREFERAT Tid: Tirsdag 30. oktober 2018 Sted: Kirkens Hus, Rådhusgata 1 3, Oslo Til stede: Styreleder Per Øyvind Skrede, styremedlem Håvard J. Russnes, Grete Dihle, Ingrid Marie Eidsten, Ingrid Klingberg, og varamedlem Anne Irgens. Russnes måtte gå kl. 13:45, og Irgens trådte da inn som fullverdig styremedlem i hans sted. Åse Skrøvset hadde meldt forfall. Rådgiver Maren Rønning og kontorleder Synnøve Haugstad Sira (sekr.) møtte fra NFG. Sak 42/2018 Konstituering Håvard J. Russnes enstemmig valgt som nestleder. Sak 43/2018 Fordeling av ansvar for styremedlemmene Inghild Hareide Hansen og Håvard Russnes representerer oss i Nordisk forening for kirkegård og krematorier (NFKK) fram til og med nordisk kongress i Øvrige endringer: Se vedlagte oversikt. Sak 44/2018 Godkjenning av referat fra styremøte Referatet godkjent uten merknader Sak 45/2018 Referatsaker 1. Kurs: Kurs i praktisk gravplassdrift gjennomført i Spania oktober, med 29 deltakere. 2. Faglig råd for gravferd: Innspill fra styret om viktigheten av å etterspørre og initiere forskning. 3. Bladet Gravplassen 4. Krematorienettverket: Det jobbes med å ferdiggjøre programmet til fagdager for krematorier i desember. To personer fra Krematorienettverket deltar på nordisk krematorieseminar i Stockholm i november. 5. FAGUS 6. Nordisk samarbeid: Styret i den nordiske foreningen har vært og sett på konferansehotell i Tampere, Finland. Innspill til foredragsholdere fra Norge sendes Inghild Hareide Hansen. 7. Prosjekt: Standardiseringsutvalget for kister og urner (SKU) 8. Prosjekt: Gravminnesikring 9. Prosjekt: Egnet jord til kister: Ny søknad sendt. Avgjørelse ventes i slutten av året. 10. KOSTRA arbeidsgruppe for kirke og gravplass Sak 46/2018 Regnskapsoversikt Regnskapsoversikten tatt til etterretning. Sak 47/2018 Krematorienettverkets myndighet og økonomiske handlefrihet 1. Krematorienettverket har ikke krav på differansen mellom inntekter og utgifter som vises i regnskapet. Denne differansen er i utgangspunktet å anse som dekning av foreningens utgifter ved drift av nettverket. 2. Ny Det opprettes en egen budsjettpost for nettverket. ^ÇêÉëëÉWhêçâÉåîÉáÉåNSSN _~åââçåíçw kéííëáçéwïïïköê~îéä~ëëâìäíìêkåç PTSMkÉëä~åÇëî~íå OSPRKMTKNORTS bjéçëíwéçëí]öê~îéä~ëëâìäíìêkåç qäñkprvvqrtqiqtputvoq OSPRKMVKPMVMR lêö~åáë~ëàçåëåìããéêwvtnporooq

5 3. Ny Nettverket pålegges å drive slik at foreningen er sikret inndekning for nettverkets drift, og innen budsjettrammen. 4. Mandatet oppdateres, og det nedfelles klart at Krematorienettverket er underlagt Norsk forening for gravplasskultur, med de restriksjoner i myndighet det medfører (jfr øvrige pkt) Forslag til oppdatert mandat legges fra på neste styremøte. Sak 48/2018 Økonomireglement Økonomireglementet godkjent, med noen språklige korreksjoner. Revidert utgave vedlagt. Sak 49/2018 Konsekvenser ved sammenslåing av kommuner i 2020 Vi går videre med alternativ 1, og innfører en medlemskontingent for krematorier. I tillegg lages det en ny kontingentsats gruppe for kommuner mellom og innbyggere, samt et steg for hvert over. Oversikt i tråd med vedtaket vil bli lagt fram på neste styremøte. Sak 50/2018 Evaluering av fagdager 2018 i Fredrikstad Vi sier oss fornøyd med gjennomføringen av fagdagene. Det sendes en stor takk til Fredrikstad for særs god tilrettelegging og medvirkning. Programkomiteen for 2019 tar med seg merknadene fra spørreskjemaet i planleggingen for neste års fagdager. Sak 51/2018 Årsmøte og fagdager 2019 i Ullensvang september Som programkomite velges Anne Irgens og Ingrid Marie Eidsten fra styret, med Per Øyvind Skrede som vara, Åse Skrøvset, Maren Rønning, Synnøve Haugstad Sira, samt representanter fra gravplassmyndigheten i Ullensvang. Sak 52/2018 Kurs 2019 Kurs i 2019 vedtas gjennomført som forelagt. Dagskurs kan gjennomføres hvis det er praktisk mulig. Sak 53/2018 Fagbladet Gravplassen Redaktør Alf Bergin var til stede og orienterte om bladet, samt la fram tanker for utvikling og digitalisering. Sak 54/2018 Vedtektsendring for Standardiseringsutvalget for kister og urner (SKU) Oppdateringen av vedtektene for SKU vedtas som framlagt. Sak 55/2018 Eventuelt Ingen saker her. Sak 56/2018 Neste styremøte De to neste møtene fastsettes til 5. februar og 7. mai Drangedal 1. november 2018 Per Øyvind Skrede, leder Synnøve Haugstad Sira, sekr.