Sak 13/2018 Godkjenning av referat fra styremøte Referatet er lagt ut på nettsidene og i Jottacloud mappa «Gravplassforeningen Styret».

Transkript

1 TIL STYRET Det blir med dette innkalt til styremøte tirsdag 5. juni 2018 kl i Bergen kirkelige fellesråds møterom Lyderhorn i 3. etg., Vestre Strømkaien 7, Bergen. Grete Dihle har meldt avbud, så første varamedlem trer inn i stedet. Sak 13/2018 Godkjenning av referat fra styremøte Referatet er lagt ut på nettsidene og i Jottacloud mappa «Gravplassforeningen Styret». Sak 14/2018 Referatsaker a) Kurs b) Faglig råd for gravferd c) Redaksjonsutvalget d) Krematorienettverket e) FAGUS f) Nordisk samarbeid g) Prosjekt: Gravminnesikring h) Prosjekt: Egnet jord til kiste i) Standardiseringsutvalget for kister og urner (SKU) j) Aktuelle gravplassaker i KA Sak 15/2018 Rådgiverstillingen Maren Andrea Rønning, Skien, er ansatt som rådgiver i 50 % stilling. Hun starter i jobben 20. august. Det jobbes med å få på plass arbeidsavtale og kontor for henne. Oppdaterte opplysninger vil bli gitt på styremøtet. Det gis også en orientering om sluttføring av Eirik Stoples arbeid i foreningen. Sak 16/2018 Fagdager 2018 i Fredrikstad Programkomiteen hadde siste møte 24. mai, og oppdatert program ligger vedlagt. Programmet gjennomgås. Sak 17 /2018 Gjennomføring av årsmøte Forberedelse av gjennomføring av årsmøtet, og eventuelle saker under årsmøtesak sak 6. Sak 18/2018 Årsmøtesak 2: Årsmelding Vedlagt er utkast til årsmelding for perioden Årsmeldingen godkjennes og underskrives for revisor. innkalling til årsmøte og årsmeldingen sendes pr e post til våre medlemmer. Årsmeldingen legges i tillegg ut på nettsidene. Årsmelding for perioden godkjennes. Sak 19/2018 Årsmøtesak 3: Regnskap Regnskapet for 2017 er gjort opp med et overskudd i driften på kr Se regnskap s. 12 og 13 i årsmeldingen, samt forklaring til regnskapet s. 13 og 14. = ^ÇêÉëëÉW=hêçâÉåîÉáÉå=NSSN= _~åââçåíçw== kéííëáçéw=ïïïköê~îéä~ëëâìäíìêkåç= = PTSM=kÉëä~åÇëî~íå== OSPRKMTKNORTS= bjéçëíw=éçëí]öê~îéä~ëëâìäíìêkåç== = qäñk=pr=vv=qr=tqi=qtp=ut=voq= OSPRKMVKPMVMR= lêö~åáë~ëàçåëåìããéêw=vtnporooq= =

2 Styret godkjenner regnskapet og underskriver vedlagte oppsett for revisor, som så sender «revisors beretning». Denne legges ved årsmeldingen. Regnskapet legges fram for årsmøtet for godkjenning. Regnskapet for 2017 godkjennes. Sak 20/2018 Årsmøtesak 4: Fastsetting av kontingent De siste fem årene er kontingenten satt opp med mellom 3 og 5 % i året. For oversikt over utvikling av samla kontingentinntekter, se vedlagte regnskapsoversikt. Styret anbefaler 3 % økning av kontingenten for 2019, grunnet generell prisstigning. Sak 21/2018 Årsmøtesak 5: Budsjettforslag Vedlagt er budsjettforslag for 2019, sammen med oppstilling av regnskapstall fra tidligere år. Budsjettforslaget står også i årsmeldingen s. 14. Forslaget er bygget på tradisjonelt aktivitetsnivå, men med utvida sidetall i fagbladet og tilsvarende økte annonseinntekter, samt lavere utgifter med egen ansatt rådgiver. Styret vedtar budsjett for Budsjettet legges fram for årsmøtet til godkjenning. Budsjett for 2019 godkjennes. Sak 22/2018 Årsmøtesak 8: Sted for neste årsmøte Styret bestemmer sted for fagdager og årsmøte i 2019, og i sak 6/2018 ble Ullensvang valgt. Beslutningen legges fram for årsmøtet til orientering. Det er nå kommet flere detaljer på plass: Sted: Ullensvang, Hotel Ullensvang, Ullensvangvegen 865, Lofthus Hardanger Dato: september 2019 Pris: kr for fullpensjon i enkeltrom (vi får dobbeltrom som enkeltrom) Ekstra dag: Det foreslås så en ekstra turisttur fredag, med tur til Nærøyfjorden og Flomsbanen. Skisse for fagdagene og turistturen vedlagt. Styret godkjenner skissen til opplegg av fagdagene og turisttur påfølgende dag. Sak 23/2018 Årsmøtesak 6: Innkomne saker Ingen saker er kommet inn fra våre medlemmer. Styret kan fremme egne saker for årsmøtet her. Sak 24/2017 Renhold av sekretariatet For komme opp i full stilling ble renhold av kontorene overtatt av kontorleder fra og med Med utgangspunkt i beløpet som ble betalt i 2013, ble det beregnet til 7 % av stillingen. I regnskapet for 2017 utgjorde det kr Imidlertid har dette ikke fungert tilfredsstillende, da det er vanskelig å sette av nok tid når det er mange faglige oppgaver som skal gjøres. Kontorlokalet består av både kontor og lager, og en vesentlig del av renholdet er vindu. Årlig husleie er kr , altså kr pr mnd. Det søkes om igjen å få leie inn renholder. Kontorleder kan kjøpe inn renhold for inntil kr årlig. Sak 25/2018 Nytt varamedlem i SKU Bjørn Undheim er vårt medlem i SKU. Han er nå sykemeldt, og det trengs derfor en vara. Styret i SKU foreslår at gravlundssjef Bjørn Thore Amundsen, Fredrikstad kirkelige fellesråd, oppnevnes. SKU har møte i AU 20. juni. Bjørn Thore Amundsen oppnevnes som varamann for våre medlemmer i SKU.

3 Sak 26/2018 Gjennomgang av avtalen med Norsk Kremasjonsstiftelse I 2015 inngikk NFG en avtale med Norsk Kremasjonsstiftelse om samarbeide og levering av sekretariattjenester. Avtalen var delt i to: Tjenester levert til en fast pris, samt sekretærtjenester for møtene fakturert etter timer. Se avtalen vedlagt. Nå har vi imidlertid fått følgende henvendelse fra stiftelsen: «Med redusert disponibel kapital må styret se på muligheten for å redusere utgiftene til drift av stiftelsen. Styret ønsker nå å evaluere samarbeidsavtalen med NFG av , ved at en blant annet ser nærmere på volumet av de arbeidsoppgavene som inngår i fastbeløpet...» NFG har forståelse for henvendelsen, og tilbyr at fire arbeidsdager fra rådgiver i året inngår i den faste avtaleprisen. Timer utover det blir fakturert etter avtalens pkt. 2a og 4. Se vedlagte avtale. Sak 27/2018 Eierskap til prosjekt «Miljøpåvirkning fra krematorier» Det foreligger en søknad fra Krematorienettverket om å ta eierskap til og gi økonomisk støtte til prosjektet «Miljøpåvirkning fra krematorier». Målsettingen med prosjektet er å få reduserte utslipp fra krematoriene, og gi et grunnlag for en mulig revisjon av utslippsforskriften. Det foreslås at NFG står som eier av prosjektet og støtter det med kr Prosjektet tenkes driftet fra Vestfold Krematorium, med krematorieleder Ola Asp som prosjektleder. Prosjektbeskrivelsen følger vedlagt. 1. NFG står som eier av prosjektet Miljøpåvirkning fra krematorier, og sender prosjektsøknad om støtte til Miljødirektoratet, kr og til Norsk kremasjonsstiftelse, kr NFG går inn og støtter prosjektet med kr i 2018 og kr i NFG inngår en skriftlig avtale med Vestfold krematorium/prosjektleder om rolle og ansvarfordeling i prosjektet. 4. Saken vil kreve en ny behandling i NFGs styre om budsjettert støtte ikke blir innvilget. Sak 28/2018 Deling av aske Krematorienettverket drøftet i sitt styremøte om det bør legges opp til en mer lempelig praksis med deling av aske. Nettverket besluttet å legge fram saken for styret i NFG for vurdering om det er grunnlag for å henvende seg til Kulturdepartementet (KUD) med tanke på en endring av gravferdsloven. Se vedlagte saksutredning av Åse Skrøvset. NFG henvender seg til lovgiver med anmodning om å ta gravferdslovens 10 4 ledd opp til revisjon, med den hensikt å åpne for deling av aske. Sak 29/2018 Drøftingssaker Sak 30/2018 Eventuelt Sak 31/2018 Neste styremøte Drangedal 25. mai 2018 Inghild Hareide Hansen, leder Synnøve Haugstad Sira, sekr.

4 MØTEREFERAT Tid: Tirsdag 5. juni 2018 Sted: Bergen kirkelige fellesråd, Vestre Strømkaien 7, Bergen. Til stede: Styreleder Inghild Hareide Hansen, nestleder Håvard J. Russnes, styremedlem Per Øyvind Skrede. Grete Dihle og Torgeir Mathisen hadde meldt forfall, og varamedlemmene Anne Irgens og Per Einar Ellinggard møtte i deres sted. Dessuten møtte gravplassrådgiver Åse Skrøvset. Rådgiver Eirik Stople og kontorleder Synnøve Haugstad Sira (sekr.) møtte fra NFG. Sak 13/2018 Godkjenning av referat fra styremøte Referatet godkjent. Sak 14/2018 Referatsaker a) Kurs Det er gjennomført kurs praktisk drift i Kristiansand og administrasjonskurs på Lillehammer. Neste kurs er i praktisk drift i Spania i oktober, med påmeldingsfrist 21. juni. b) Faglig råd for gravferd Møte 9. april. Saker var bl.a. samhandling mellom aktører: En bevisst og god samhandling mellom aktørene er trolig avgjørende for brukeropplevelsen av våre tjenester. Målet er å «spille hverandre gode» til beste for brukerne. Nyskaping og nytenking: Makter vi å kombinere gravplassens rolle som kultur og tradisjonsbærer med å være relevant for vår tid? Lene Mürer hold et innledningsforedrag om temaet. Det ble også drøftet om faglig råd kan fungere som etisk råd. Referat fra møtet vedlagt. c) Redaksjonsutvalget God stofftilgang, neste nummer blir på 32 sider. Gravplassen er nominert til Fagpressens Markedspris. d) Krematorienettverket Møte 22. februar samt oppfølgende telefonmøte 21. mars. Saker var bl.a. prosjekt «Utslipp fra krematorier», deling av aske, og etablering av en krematorieskole. e) FAGUS Grete Dihle representerte NFG på årsmøtet 22. mars. f) Nordisk samarbeid Neste møte i samarbeidsforeningen NFKK blir i Finland 23. august. NFKK arrangerer seminar i Sverige om krematorier i oktober I 2019 planlegges seminar i Danmark om gravplassens funksjon i sorgbearbeidelse, og i 2020 vurderes det et seminar i Norge om bevaringsplaner for gravplassen. g) Prosjekt: Gravminnesikring Åse Skrøvset har besøkt 13 av 14 forvaltninger. NMBU ønsker å la gravminnene stå en sesong til. Det skal utarbeides en rapport med vurdering om blant annet gravferdsforskriftens krav til gravminnesikring er tilfredsstillende. h) Prosjekt: Egnet jord til kiste Søknaden til Forskningsrådet om støtte til prosjektet (PhD grad) blir avgjort i august. i) Standardiseringsutvalget for kister og urner (SKU) Arbeidsutvalgsmøte 20. juni for behandling av søknader. Det jobbes med prosedyrer/rutiner for prøvebrenning og trykktesting. j) Aktuelle gravplassaker i KA Arbeid med å opprette en gravplassdatabase og et gravplassregister (eiendomsregister) knyttet til kirkebyggdatabasen vil starte i september. Videre starter KA nå et arbeid med å integrere

5 saksbehandlings og arkivsystemet P 360 med fagsystemene Ecclesia og Gravlund. Dette arbeidet vil gi en mer sikker og effektiv gravplassforvaltning og sikre arkivering etter Noarkstandard. Det er avklart at Gravplassforvaltningene fremdeles vil få tilgang til taushetsbelagt informasjon via oppslag i folkeregisteret. k) Europeisk standard for Gravferd Revidert standard lagt ut for høring. Når den er klar vil den bli oversatt til norsk og lagt ut på Norsk Standard sine sider. Kravene i standarden retter seg først og fremst mot begravelsesbyråer, men er også av interesse for gravplassforvaltningene. Sak 15/2018 Rådgiverstillingen Maren Andrea Rønning er ansatt som rådgiver i 50 % stilling, og arbeidskontrakt og arbeidsreglement er under arbeid. Det er avtalt et dagsmøte i sekretariatet 27. juni for å gi den nytilsatte Maren Andrea Rønning innføring i foreningens og arbeid og rutiner. Tilstede på møtet vil være nåværende rådgiver Eirik Stople, redaktør Alf Bergin og kontorleder Synnøve Haugstad Sira. Det må avklares om vi kan fortsette å bruke kirkens hus til styremøter i foreningen. Bispedømmekontoret i Tønsberg kan ellers være et alternativ. Sak 16/2018 Fagdager 2018 i Fredrikstad Programmet ble gjennomgått. Enighet om å avslutte fagdagene med en oppsummering ved kirkeverge i Fredrikstad, Gisle Kavli. Bærums presentasjon av den nye gravplassen på Fornebu går ut og erstattes av en presentasjon av nye navnede minnelunder i Bergen. Sak 17 /2018 Gjennomføring av årsmøte Styret sitter framme på plattformen. Leder i valgkomiteen leder valget. Det orienteres om tema for neste års pris. Sak 18/2018 Årsmøtesak 2: Årsmelding Vedtak: Årsmelding for perioden godkjennes, med noen mindre endringer. Justert utgave er vedlagt. Sak 19/2018 Årsmøtesak 3: Regnskap Vedtak: Regnskapet for 2017 godkjennes. Sak 20/2018 Årsmøtesak 4: Fastsetting av kontingent Vedtak: Styret anbefaler 3 % økning av kontingenten for 2019, grunnet generell prisstigning. Sak 21/2018 Årsmøtesak 5: Budsjettforslag Vedtak: Budsjett for 2019 godkjennes, med en oppjustering av kontingenten ihht vedtatt økning i sak 20. Endringen gjort i vedlagte årsmelding. Sak 22/2018 Årsmøtesak 8: Sted for neste årsmøte Kontorleder jobber videre med tilrettelegging av det praktiske rundt arrangementet for Ullensvang. Vedtak: Styret slutter seg til opplegget for fagdagene 2019 i Ullensvang. Sak 23/2018 Årsmøtesak 6: Innkomne saker Vedtak: Styret fremmer ingen saker her. Sak 24/2017 Renhold av sekretariatet Vedtak: Kontorleder kan kjøpe inn renholdstjenester for inntil kr årlig.

6 Sak 25/2018 Nytt varamedlem i SKU Vedtak: Gravlundssjef i Fredrikstad, Bjørn Thore Amundsen, oppnevnes som varamann for Bjørn Undheim som er NFKs medlem i Standardiseringsutvalget for kister og urner (SKU). Sak 26/2018 Gjennomgang av avtalen med Norsk Kremasjonsstiftelse Vedtak: NFG har forståelse for henvendelsen fra Norsk kremasjonsstiftelse, og tilbyr at fire arbeidsdager fra rådgiver i året inngår i den faste avtaleprisen. Timer utover det blir fakturert etter avtalens pkt. 2a og 4. Se vedlagte avtale. Avtalen revideres ihht vedtaket. Sak 27/2018 Eierskap til prosjekt «Miljøpåvirkning fra krematorier» Vedtak: Under forutsetning av finansiering tar NFG eierskap til prosjektet «Miljøpåvirkning fra krematorier». Prosjektet blir gjennomført i regi av Vestfold krematorium med Ola Asp som prosjektleder. NFG inngår en skriftlig avtale med Vestfold krematorium/prosjektleder om rolle, ansvarsfordeling og økonomi i prosjektet. NFG søker om følgende finansiering av prosjektet: Støtte fra Miljødirektoratet, kr Støtte fra Norsk kremasjonsstiftelse, kr Støtte fra Vestfold krematorium, kr Støtte fra Kulturdepartementet, kr (NFG garanterer for dette beløpet) Etter vedtaket har følgende endringer skjedd: Støtte fra Norsk kremasjonsstiftelse, kr endret til i revidert søknad Støtte fra Vestfold krematorium, kr endret til i revidert søknad Garanti fra Oslo kommune i 2019: (ny) Styreleder vurderer at endringen ikke betyr at saken må tilbake til styret for ny behandling. Revidert prosjektsøknaden vedlagt. Sak 28/2018 Deling av aske Vedtak: NFG henvender seg til lovgiver med anmodning om å ta gravferdslovens 10, 4 ledd opp til revisjon. Hensikten er å vurdere å åpne for deling av aske etter f.eks. svensk modell, men med fylkesmannen som godkjenningsinstans. Eirik Stople sender styret forslag til tekst, med en ukes svarfrist. Sak 29/2018 Drøftingssaker Ingen saker her. Sak 30/2018 Eventuelt 1) Ny pris for 2019 Vedtak: «Beste navna minnelund» velges som pristema for Åse Skrøvset og Anne Irgens lager forslag til kriterier innen 1. august. Prisen annonseres på årsmøtet i Fredrikstad. Sak 31/2018 Neste styremøte Styret møtes i Fredrikstad kvelden før fagdagene. Høstens første styremøte bestemmes etter valg av nye styremedlemmer. Drangedal 12. juni 2018 Inghild Hareide Hansen, leder Synnøve Haugstad Sira, sekr.