Saksliste styremøte 4. desember 2018

Transkript

1 Saksliste styremøte 4. desember 2018 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Sted: Bodø Administrerende direktør i Luftambulansetjenesten HF kaller inn til styremøte 4. des kl hos Helse Sør Øst RHF på Hamar. Saksliste: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Virksomhetsrapport pr Sak Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten evalueringsrapport Sak Mottaksprosjekt ambulanseflytjenesten (unntatt offentlighet) Sak Oppfølging av operatører (unntatt offentlighet) Sak Kvalitet og miljø oppsummering av høstens revisjoner (unntatt offentlighet) Sak Midlertidig helikopterbase Midtre Hålogaland Sak Permanent helikopterbase Midtre Hålogaland Sak Orienteringer fra administrerende direktør Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell Adm. dir. Luftambulansetjenesten HF

2 Vår dato: 5. november 2018 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 2. november 2018 Styret for Luftambulansetjenesten HF avholdt styremøte 2. november på Gardermoen. Til stede Steinar Marthinsen (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Dag Hårstad Arild Østergaard Ingvill Skogseth Fra administrasjonen Øyvind Juell (administrerende direktør) Mariann M. Hunstad Per Magne Tveitane STYRESAK Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 2. november er godkjent. STYRESAK Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Virksomhetsrapport pr Sak Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten Sak Mottaksprosjektet ambulansehelikoptertjenesten (u.off) Sak Mottaksprosjektet ambulansefly (u.off) Sak Beredskapssituasjonen ambulanseflytjenesten (u.off) Sak Lønnsoppgjør for ansatte med individuelle arbeidsavtaler Sak Torp som alternativ landingsplass for Gardermoen (u.off) Sak Møteplan 2019 Sak Helikopterbase Evenes (u.off.) Sak Orienteringer fra administrerende direktør Sak Eventuelt

3 Styrets vedtak Sakslisten er godkjent. Som et ledd i behandlingen av sak ble styremøtet lukket for å drøfte hvilke saker som styret besluttet å la gå som åpne saker og i hvilke saker styremøte ville bli lukket. Det fremgår av hver enkelt sak hvordan styret har forholdt seg til dette spørsmålet. STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokoll fra styremøte 13. september 2018 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 13. september 2018 er godkjent. STYRESAK Virksomhetsrapport pr Virksomhetsrapporten ble gjennomgått og kommentert. Rapporten inkluderer oppdatert prognose for årsresultat. Styrets vedtak Styret tar virksomhetsrapport pr 30. september 2018 til orientering. STYRESAK Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten. Saken er oppfølging av styresak Administrasjonen har, med utgangspunkt i foreslåtte tiltak i prosjektrapporten, samlet og strukturert samtlige tiltak og definert ansvarlig enhet. Styrets vedtak 1. Styret ber administrerende direktør etablere et Program for forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten i nært samarbeid med de regionale helseforetakene. 2. Styret ber om at funksjonen Medisinsk koordinering ambulansefly (MKA) for øyeblikkelig hjelp oppdrag utredes videre i samarbeid med de regionale helseforetakene, og at det gjennomføres en risikoanalyse som involverer berørte parter. 3. Styret ber administrerende direktør revidere det fremlagte notat med bakgrunn i de endringer som fremkom i møtet som grunnlag for å fremme saken for RHFenes administrerende direktører. 4. Styret forutsetter at det reviderte notatet oversendes styret for gjennomgang før det oversendes for videre behandling jf. punkt 3.

4 STYRESAK Mottaksprosjektet ambulansehelikoptertjenesten, u.off., jf. offl. 23 første ledd, jf. fvl. 13, andre ledd Styret vedtok å lukke møtet delvis under behandling av sak iht. helseforetaksloven 26a annet ledd nr. 4. Av hensyn til tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i prosjektet med bakgrunn i operatørens egen evaluering av prosessen. Vedlegget knyttet til Evaluering fra NLA AS ble definert som et åpent notat. Møtet ble deretter lukket for den videre behandling av saken. Styrets vedtak 1. Styret tar redegjørelse for Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten 2018 til orientering. 2. Styre ber administrerende direktør fremlegge LAT HF s egen evalueringsrapport av mottaksprosjektet på neste styremøte. 3. Styret tar til etterretning at administrerende direktør innleder drøftelse med NLA AS om kompensasjon for de deler av leveransen som er forsinket iht. kontrakt. Styret ber administrerende direktør komme tilbake til styret med forslag til løsning. STYRESAK Mottaksprosjektet ambulanseflytjenesten, u. off, jf. offl. 23 første ledd, jf. fvl. 13, andre ledd. Styret vedtok å lukke møtet delvis under behandling av sak iht. helseforetaksloven 26a annet ledd nr. 4. Av hensyn til tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i prosjektet. Møtet ble deretter lukket for den videre behandling av saken. Styrets vedtak Styret tar redegjørelse og statusrapport 6 for Mottaksprosjekt ambulanseflytjenesten 2019 til orientering. STYRESAK Beredskapssituasjonen ambulansefly, u. off, jf. offl. 23 første ledd, jf. fvl. 13, andre ledd. Styret vedtok å lukke møtet under behandling av sak iht. helseforetaksloven 26a annet ledd nr. 4. Administrerende direktør presenterte en oppdatert risikoanalyse knyttet til beredskapssituasjonen og denne ble gjennomgått. Styrets vedtak 1. Styret tar administrerende direktørs redegjørelse til orientering. 2. Styret tar risikoanalysen til etterretning. 3. Styret ber administrerende direktør oppdatere risikoanalysen om det oppstår nye momenter som kan medføre en endret risikoanalyse for tjenesten. 4. Styret slutter seg til at styreleder og administrerende direktør koordinerer den videre aktivitet overfor Lufttransport FW AS iht. føringer fra styret og i samarbeid med administrerende direktør Lars Vorland i Helse Nord RHF.

5 STYRESAK Lønnsoppgjør 2018 Administrerende direktør redegjorde for tilnærming til årets lønnsoppgjør. Styrets vedtak 1. Styret fastsetter rammen for lønnsoppgjøret for 2018 til 2,8 % med virkning fra 1. april for ansatte med individuelle lønns og arbeidsavtaler. 2. Styreleder og nestleder gis fullmakt til å forhandle lønnsjustering for administrerende direktør, og deretter informere styret. STYRESAK Torp som alternativ landingsplass til Gardermoen, u. off, jf. offl. 13, jf. fvl. 13, 2. ledd. Styret vedtok å åpne møtet under behandling av sak Administrerende direktør presenterte arbeidet med å etablere alternativ landingsplass til Gardermoen etter at Rygge lufthavn ble nedlagt. Tilbud er innhentet og vurdert opp mot historisk behov. Styrets vedtak 1. Styret slutter seg til anbefalingen fra administrerende direktør om å takke nei til tilbud fra Torp Sandefjord Lufthavn om bruk av Torp som alternativ landingsplass utenom ordinær åpningstid for ambulanseflyene. 2. Styret ber administrerende direktør å ta opp med Helse Sør Øst RHF gjennom Oslo Universitetssykehus om å utrede og få etablert nødvendige rutiner/avtaler med sykehus likeverdige med Rikshospitalet i de tilfeller det ikke er mulig å lande på Gardermoen. STYRESAK Møteplan Styret gjennomgikk forslag til møteplan for Styrets vedtak Styret vedtar møteplan for 2019 med de endringer som fremkom i møtet. STYRESAK Basefasiliteter Evenes, u.off. offl. 23. Styret vedtok å lukke møtet delvis under behandling av sak Av hensyn til tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i prosjektet. Møtet ble deretter lukket for den videre behandling av saken. Styrets vedtak 1. Styret tar status for helikopterbase Evenes til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør informere styret pr e post etter møtet med Helse Nord RHF og iverksette tiltak som sikrer at midlertidig base er på plass innen gitte frister.

6 STYRESAK Orienteringer fra administrerende direktør Styret fikk informasjon om følgende saker; 1. Innsynsbegjæringer fra Lufttransport FW AS. 2. Revisjonsaktiviteter. 3. Oppfølgingsmøte nr 2 med eierstyringsgruppen. 4. Møte med Stiftelsen Norsk Luftambulanse. 5. Oppgradering av flybasen Kirkenes. 6. Øvelse Trident Juncture Ny helikopterbase Brønnøysund. 8. Kommende styremøter. Styrets vedtak Styret vedtar møteplan for 2019 med de endringer som fremkom i møtet. STYRESAK Eventuelt Intet. Steinar Marthinsen Randi Midtgård Spørck Dag Hårstad Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover 4. desember 2018, Hamar 29. januar februar april mai juni september oktober desember 2019

7 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Virksomhetsrapport pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Generelt I begynnelsen av november ble det gjennomført økonomisk revisjon hos begge operatørene. Videre er det gjennomført kvalitetsrevisjon ved flere baser i oktober november. Lokale lønnsforhandlinger med etablering av ny overenskomst del B tilpasset nytt overenskomstområde hos Spekter er gjennomført. Søknadene til utlyst controller stilling er vurdert og fire personer er invitert til intervju. 2 Økonomi Konto Forbruk tom Budsjett 2018 Oppdatert prognose pr Salgsinntekt Sum driftsinntekter Lønnskostnad Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Annen finansinntekt Annen finanskostnad 4 10 Netto finansposter Resultat før skatt Regnskapet er avstemt pr 30. september og bankkonti avstemt pr 31. oktober. Det er tatt avsetning for 10 MNOK for medisinske gasser, regnskapstjenester, timeuttak, drivstoff, operative utgifter og luftfartsavgifter for oktober. Som følge av beredskapssituasjonen for ambulansefly vår/sommer har Luftambulansetjenesten HF betalt 6,8 MNOK i kostnader direkte knyttet til denne situasjonen. Denne kostnaden er inkludert i det forelagte regnskapet.

8 Avtalen for ambulanseflytjenester har bestemmelser for avkorting i de tilfeller der operatøren ikke leverer i henhold til avtalen. Avkorting er ikke gjort opp og dermed ikke inkludert i regnskap eller prognose ovenfor. I virksomhetsrapporten pr. september ble oppdatert prognose for 2018 presentert. Prognosen viste et negativt resultat med 4,2 MNOK. Prognosen er nå oppdatert pr og viser nå et negativt resultat med 4,4 MNOK. Differansen mellom disse skyldes noe høyere driftskostnader for tjenesten (timeuttak, luftfartsavgifter etc.) i oktober enn forventet. 3 Flytimeproduksjon tom 31. oktober Flytimeproduksjon ambulansefly Sum ambulansefly pr Budsjett 2018 Produsert tom Budsjett tom okt Tilgjengeligheten for ambulansefly er hittil i 2018 på 92,44 %. Den største årsaken til redusert beredskap skyldes sykdom/crewmangel (4,29 %). I oktober har tilgjengeligheten vært på 93,15 %. Utmeldingene her skyldes som over, i all hovedsak sykdom/crewmangel på 2.53 %. Det er fortsatt bedring i tilgjengelighet de siste månedene, sammenlignet med april/mai i år. Utmeldinger grunnet «unfit» er ikke registrert i oktober. Tabellen nedenfor viser krav til beredskap (%) og faktisk leveranse (%) fra LT FW AS, knyttet til forhold som skyldes operatør. Avvik fra avtalt beredskapskrav er merket rødt.

9 Alta Alta (dagfly) Bodø Brønnøy Oslo Oslo (dagfly) Kirkenes Tromsø Vigra Total Krav (%) Mars April Mai Juni Juli August September Oktober Flytimeproduksjon ambulansehelikopter Sum ambulansehelikopter pr Budsjett 2018 Produsert tom Budsjett tom okt 1. juni 2018 startet ny avtaleperiode med NLA AS som operatør på alle baser. I månedene junioktober var tilgjengeligheten i gjennomsnitt 96,6 %. Det har vært høy aktivitet i høst, noe som har medført mange utmeldinger som følge av arbeids og hviletidsbestemmelser (duty). Unntaket fra dette er Lørenskog, hvor det ikke er utmeldinger på grunn av duty etter innføring av ekstra besetninger. Den tekniske tilgjengeligheten har vært meget god i perioden (i snitt 99,3 %).

10 3.3 Flytimeproduksjon pr. region Region nord Flydd tom okt Budsjett tom okt Ambulansefly Amb. helikopter 6240 Region midt Flydd tom okt Budsjett tom okt 240 Ambulansefly Amb. helikopter

11 6240 Region vest Flydd tom okt Budsjett tom okt 240 Ambulansefly Amb. helikopter 6240 Region sør øst Flydd tom okt Budsjett tom okt Ambulansefly Amb. helikopter 4 Kvalitet 4.1 Revisjoner Se egen styresak, Hendelseshåndtering internt i foretaket Grafene er hentet i hendelsessystemet Opscom. Disse viser oppsummert innmeldte hendelser sortert på type pr. 31. oktober I systemet ligger en sikkerhetsstyringsfunksjon basert på de fire faste klassifiseringsområdene innen hendelser Kritiske hendelser, Driftsavvik, Driftsforstyrrelser og Andre hendelser. Alle typer hendelser blir registrert i statistikken og vil telle med i det klassifiseringsområdet så snart hendelsen er registrert.

12 Det er foretaket som selv som har satt inn nivået (KPI tallet) for den enkelte klassifisering og at det skal måles til stigende verdier. Å sette stigende verdi betyr at vi har satt ett tall (nivå) som ikke bør overstiges. Grafene angir også hvor mange slike hendelser det har vært siste 30 dager og så lang i inneværende år. Grafene viser også hendelser som har oppstått i november måned. Hendelsene beskrevet nedenfor er derimot kun de som er registrert i oktober måned. Kritiske hendelser: Ingen nye siden forrige rapport. Driftsforstyrrelser: Tolv nye siden forrige rapport. Samtlige er rapportert av Flykoordineringssentralen (FKS). En driftsforstyrrelse er gitt alvorlighetsgrad «svært alvorlig» og gjelder transport av smittepasient som blir samkjørt med annen pasient, uten at FKS eller besetning ble informert om smittefaren. Rekvirerende lege i Vardø hadde oversett forholdet med smitte. Saken er tatt opp med berørte parter og avsluttet. En annen driftsforstyrrelse er klassifisert «alvorlig» og gjelder kommunikasjonssvikt mellom FKS, AMK Bodø og flybesetning. Konsekvens ble at pasienten måtte vente i bil i nesten 1 time og flyet fikk en kortere utmelding påfølgende dag. Hendelsen står åpen. Øvrige driftsforstyrrelser er klassifisert som «ufarlig». Støy fra MR maskin i etasjen ovenfor FKS er en gjenganger, og er rapportert fire ganger i oktober. Støyen oppleves som irriterende, forstyrrende og slitsom å bli utsatt for av FKS personell på vakt. Driftsavvik: Fem nye siden forrige rapport. Fire er rapportert fra FKS og en fra MedTek. Fra FKS er to driftsavvik gitt alvorlighetsgrad «alvorlig». Det ene gjelder disponering av ambulansefly hvor FKS ikke ble inkludert i planlegging av pasienttransport før ganske sent i dialogen mellom involverte leger. Den andre gjelder LTR51 (Alta 1) som flyr SeaKing lege hjem fordi LTR51 har tilgjengelig dutytid, men uten at FKS blir informert. I tillegg dro begge flysykepleierne

13 (Alta 1 og 2) ut på oppdraget med LTR51, noe som medførte to timer utmelding på dagvakta fordi den ene sykepleieren gikk ut på duty. Begge hendelsene står åpne. Øvrige tre driftsavvik er klassifisert som «mindre alvorlig» og «ufarlig». Andre hendelser: Tre nye siden forrige rapport. Disse er klassifisert som «mindre alvorlig» og «ufarlig». Det gjelder blant annet tungt luft og problem med å holde jevn temperatur i sentralen (FKS og AMK UNN) som er rapportert to ganger. Detter er en gjentakende hendelse som har blitt rapportert flere ganger. 5 Intern drift i selskapet Foretaket er en IA bedrift. Våre IA mål er kommentert under. 5.1 Helse, miljø og sikkerhet IA avtalens mål 2. Ingen fysiske skader som følge av jobben. Hittil i år er det ingen kjente jobbrelaterte personskader. 5.2 Personell IA avtalens mål 1. Korttidsfraværet skal ikke overstige 3,5 %. For ansatte som ikke arbeider turnus er tallet 0,7 % pr. 31. oktober. For ansatte som arbeider turnus er tallet 2,7 % pr 31. oktober. IA avtalens mål 2. Tilby jobb til personell med relevant kompetanse og minst 50 % restarbeidsevne. Vi har i dag en ansatt i denne kategorien. IA avtalens mål 3. Alle arbeidstakere bør stå i jobb til de er 67 år. Vi har i dag en ansatt som er eldre enn 67 år og fortsatt i arbeid. 6 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å ta virksomhetsrapporten pr. 31. oktober 2018 til orientering Styret for Luftambulansen HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar virksomhetsrapport pr. 31. oktober 2018 til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør

14 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Mottaksprosjekt ambulansehelikopter Saksbehandler: Per Magne Tveitane Vår dato: Møtedato: Bakgrunn Det vises til styresakene Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester, Ambulansehelikopteranskaffelsen implementeringsprosjektet og , , , , , , , og Ambulansehelikoptertjenester fra 1. juni 2018 status. Iht. vedtak skal styret holdes orientert om fremdrift i implementeringsperioden og fremlegge en evalueringsrapport. 2. Evalueringsrapport Foretaket har sluttført evalueringen av eget mottaksprosjekt. Rapporten evaluerer gjennomføringen av prosjektet iht. til den den prosjektplan som tidligere er fremlagt. Det har ikke vært vesentlige problemer i prosjektperioden og beredskapen har vært høy. Fremlagt rapport markerer også overgangen fra prosjektstyrt organisering til daglig drift i foretaket. 3. Oppsummering Luftambulansetjenesten HF har gjennomført evaluering av Mottaksprosjekt for oppstart av ny ambulansehelikoptertjenesten 2018 og oppfølging av leveranse vil inngå i ordinær drift i foretaket. Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Styret tar evalueringsrapport for Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten 2018 til orientering. 2. Styre ber administrerende direktør om å følge opp forhold som ennå ikke er på plass og sikre at disse blir levert. Øyvind Juell administrerende direktør Vedlegg: 1. Evalueringsrapport Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten 2018

15 Evalueringsrapport Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten 2018 Dato: Luftambulansetjenesten HF 1

16 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Prosjektets kommunikasjonsmessige målsetninger Grad av måloppnåelse Prosjektleveranse Grad av leveranse Resultatmål Grad av måloppnåelse Hovedaktiviteter og milepæler Vurdering av hovedaktiviteter og milepæler Risikostyring Økonomi Kriterier for avslutning av prosjekt Oppsummering og anbefalinger

17 1. Innledning Formålet med denne evalueringsrapporten er å gi en oppsummering av gjennomføringen av mottaksprosjekt for oppstart av ny ambulansehelikopterkontrakt. Hensikten er å sikre erfaringsoverføring til neste gang det skal gjennomføres et tilsvarende prosjekt. Det pågår et tilsvarende prosjekt for ambulansefly frem til 1. juni Enkelte erfaringer fra helikopterprosjektet er allerede hensyntatt i flyprosjektet. Rapporten gjengir bakgrunn for prosjektet, organisering, gjennomgang av måloppnåelse og oppsummering. Alle målsetningene har vært styrende for prosjektet og må sees i sammenheng med alle delene av anskaffelsesprosjektet, del 1. Strategiprosjekt (6 mnd.), del 2. Anskaffelsesprosjekt (12 mnd.) og del 3. Mottaksprosjektet (24 mnd). 2. Bakgrunn Tildelingen av Avtale Kjøp av ambulansehelikoptertjenester ble gjennomført etter oppsatt plan. Avtale ble signert med Norsk Luftambulanse AS (NLA AS) 13. juli NLA AS opprettet et eget mottaksprosjekt, TO 18, for implementering av ny kontrakt med egen prosjektleder i 100 % stilling. Luftambulansetjenesten HF (LAT HF) opprettet et eget mottaksprosjekt for å følge opp NLA AS i perioden fra avtalesignering og frem til oppstart 1. juni Styret ba administrerende direktør følge opp at implementeringen av ny kontrakt ble gjennomført som planlagt, og å holde styret orientert om fremdrift i implementeringsperioden (styresak Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester). Mottaksprosjektet har bestått av: Øyvind Juell Prosjekteier Per Magne Tveitane Prosjektleder Dan Halvorsen Redningsteknisk Anders Aa Medisinskteknisk Steinar Bjørås Kommunikasjonsteknisk Pål Madsen Medisinsk Mariann M. Hunstad Økonomi Knut Haarvik Kommunikasjon Gunnar Kristiansen Kvalitet og miljø (fra ) 3

18 3. Prosjektets kommunikasjonsmessige målsetninger Følgende målsetninger ble vedtatt for prosjektet: 1. Formidle resultatet av anbudsprosessen med fokus på nye forbedringer. 2. Bidra til å gjøre Luftambulansetjenesten HF og vår virksomhet allment kjent. 3. Understøtte oppfatningen av at Norge har en av verdens beste luftambulansetjenester. 4. Opprettholde luftambulansetjenestens positive omdømme. 5. Få frem luftambulansetjenestens betydning i den prehospitale kjeden. 6. Fremme verdien av å ha en offentlig eid luftambulansetjeneste. 7. Formidle på en enkel måte hva offentlig anskaffelse er, og hvorfor denne metoden må benyttes. 3.1 Grad av måloppnåelse All kommunikasjon ut i media, pressemeldinger, taler, presentasjoner og møter har hatt stort fokus på å støtte opp under målsetningene. NLA AS har samarbeidet godt og tett med LAT HF i denne kommunikasjonen. Innenfor det som LAT HF har hatt muligheten til å styre, er målsetningen nådd. Det har vært medieoppslag knyttet til endring av helikoptertype fra alternativ 3 til alternativ 2 (Brønnøysund) og valg av reservehelikopter for alternativ 3 (Tromsø og Ålesund). Bytte av operatør og overgang av personell fra tidligere leverandør til nye, ble også omtalt rundt overtakelsespunktet. På 11 av 12 baser har det vært pressemarkeringer. Det har gitt god omtale både lokalt, regionalt og nasjonalt. Markeringene ble gjennomført i samarbeid mellom NLA AS, lokale og regionale helseforetak og LAT HF. 4. Prosjektleveranse Følgende krav ble stilt til leveranse for prosjektet: 1. Alle aktiviteter er implementert innen driftsstarttidspunkt Ingen svekkelse i tjenesteinnhold og beredskap i overgangen til ny kontrakt. 3. Oppdragsgiver har kontroll på og kan verifisere at avtalt leveranse er levert. 4. Tjenestens omdømme og rolle er ivaretatt. 5. Tiltenkt økning av kvalitet og sikkerhetstiltak er implementert. 4

19 4.1 Grad av leveranse Alle aktiviteter angitt av LAT HF er gjennomført etter oppsatt plan. NLA AS skulle levere på 367 ulike krav. Hvis man regner inn krav også for de ulike helikoptertypene, utgjør dette 861 krav. Oppfølgingen i mottaksprosjektet har i første rekke hatt fokus på 13 milepæler med 36 krav med angitte frister frem til oppstart. Disse kravene ble betraktet som kritiske for å kunne nå oppstart av ny kontrakt innen NLA AS har i stor grad levert på de angitte frister. Forhold som ennå ikke er lukket følges opp av partene. Lufttransport RW AS (LT RW AS) og NLA AS har hatt et godt samarbeid i prosjektperioden. Partene hadde flere møter på ledelsesnivå og med ansatte. LAT HF har også deltatt på slike møter. Det ble inngått en egen samarbeidsavtale mellom partene for å sikre et godt samarbeid. Dette har bidratt sterkt til at det ikke er registrert svekkelse i tjenesteinnhold og beredskap i overgangen til ny kontrakt. LT RW AS stilte to av sine baser tilgjengelig noen dager før overtakelse. NLA AS fikk da gjort de nødvendige tilpasninger lokalt. Dette ble gjennomført i samarbeid med medisinske ledere på basene. Beredskap på alle 12 baser ble levert av NLA AS fra kl Dette på tross av vesentlige forsinkelser fra underleverandører som medførte betydelige utfordringer for NLA AS. NLA AS har i prosjektperioden også levert høy beredskap på sine baser. I perioden fram mot oppstart har NLA AS rekruttert nærmere 60 personer, gjennomført 140 utsjekker for 110 operativt ansatte, samt utsjekk av 30 teknikere og 130 leger. LAT HF har fulgt opp NLA AS på milepæler for å kontrollere og kunne verifisere at avtalt leveranse er levert. Kontroll er oppnådd gjennom etablering av en egen sjekkliste hvor hvert av de krav som hadde en tidsfrist før oppstart (36 stk), har blitt kvittert ut etterhvert som det er innlevert dokumentasjon på leveranse. Sjekklisten er delt fortløpende med NLA AS for å følge fremdrift. Mottaksprosjektet skulle bidra til å sikre at tjenestens omdømme og rolle ble ivaretatt. Leveransen har ikke blitt svekket eller redusert i prosjektperioden. Dette skyldes i all hovedsak at både NLA AS og Luftransport RW AS har levert høy beredskap på alle sine baser. LAT HF har ivaretatt våre oppgaver med å følge opp selskapene gjennom vår ordinære kontraktsforvalting. Målsetningen med prosjektet var også å sikre at den tiltenkte økningen av kvalitet og sikkerhet ble implementert fra og inn i ny avtaleperiode. Leonardo Helicopters, som produserer AW139, hadde 18 ukers forsinkelse på medisinsk innredning og 23 uker på leveranse av system for underhengende operasjoner. På tre baser (Ålesund, Tromsø og Arendal) ble det derfor forsinket innfasing av de nye beredskapshelikoptrene. Dette ble løst 5

20 ved at NLA AS benyttet to reservehelikoptre (i Tromsø og Ålesund) og beholdt en EC135P2+ (Arendal) inntil alle nye helikoptre kom i drift. Leveranse av simulator for både alternativ 1 og 2 helikoptre ble forsinket. Simulatoren for alternativ 2 helikoptrene er på plass i Stavanger. For alternativ 1 helikoptrene vil ikke simulator være på plass før etter sommeren Dette forholdet følges opp videre av LAT HF. Oppfølging videre av kontrakten består i at LAT HF har jevnlig dialog og gjennomfører kvalitets og sikkerhetsrevisjoner hos NLA AS. 5. Resultatmål Resultatmål i prosjektet: 1. Oppstart på ny kontrakt gjennomføres som planlagt uten forsinkelser. 2. Sikre likebehandling (jfr. andre leverandører i konkurransen) i hele perioden frem til oppstart av ny avtale. 3. Gjennomføre avtalefestede forpliktelser som ligger på Oppdragsgiver i implementeringsperioden. 4. Følge opp implementeringen av ny kontrakt som planlagt og holde styret orientert om fremdrift i implementeringsperioden. 5.1 Grad av måloppnåelse Oppstart av ny avtale ble gjennomført uten forsinkelse, men tre baser startet opp med alternative beredskapshelikoptre. Prosjektgruppen har hatt stort fokus på å sikre likebehandling for de som ikke vant frem i konkurransen. Det har derfor vært stort fokus på ikke å akseptere endringsforslag fra NLA AS som kunne fått konsekvensen for tildelingen. NLA AS fremmet ønske om å fase inn nytt materiell fra årsskiftet 2017/2018 for å forskyve vedlikehold på eget materiell utover i kontraktsperioden. Etter en juridisk vurdering hos Sykehusinnkjøp HF, ble dette akseptert under forutsetning av at LAT HF ikke ville påføres økte kostnader før oppstart NLA AS kom sent i gang med denne utskiftingen grunnet manglende godkjenninger. Første helikopter ble satt i drift NLA AS ønsket også å styrke bemanningen med ekstra besetninger finansiert av Stiftelsen Norsk Luftambulanse. Denne saken ble juridisk vurdert av Sykehusinnkjøp HF, før det ble oppnådd enighet mellom partene. Det er utstedt fem endringsordrer i perioden som ikke er vesentlige i forhold til de opprinnelige kravene. 6

21 Flere aktiviteter inn mot TO 18 har vært avhengig av at LAT HF har avsatt ressurser til oppfølging, møter og aktiviteter. Belastningen har vært fordelt på prosjektmedlemmene innfor de ulike fagområdene. Flere av disse aktivitetene har vært tidkrevende og medført at foretaket har måtte strekke seg langt for å møte forventningene. Spesielt gjelder dette de oppgaver som kommunikasjonsrådgiver har utført knyttet til markeringer på baser, pressemeldinger og praktisk organisering av pressevisninger. Etablering av 11 Samarbeidsavtaler mellom de ulike sykehusforetakene, LAT HF og NLA AS har vært krevende og tatt mye tid. LAT HF har deltatt på alle møter NLA AS har arrangert for å etablere samarbeidsavtaler med AMK LA som fikk ansvaret for Flight Following. Dette ble også noe forsinket grunnet utredning i de ulike regionene om plassering av AMK LA. Det ble anskaffet medisinsk utstyr til alle 13 legebiler. Noe utstyr ble kjøpt brukt fra Stiftelsen Norsk Luftambulanse som frem til ny avtale hadde ansvar for bilene. Utstyr som LAT HF har kjøpt inn og som er benyttet til den operative driften, ble tilbudt til NLA AS og LT RW AS. Begge selskapene overtar dette utstyret etter en avtalt salgssum. Dette er utstyr som LAT HF ikke selv kan omsette og som er underlagt selskapenes vedlikeholdsprogram. Alle nye legebiler har fått kommunikasjonsutstyr opp mot egen AMK sentral. Videre er det etablert gode løsninger for nødnett og PC i helikoptrene. NLA AS gjennomførte en kartlegging av status på basebygg i begynnelsen av prosjektet. Dette har avdekket et stort behov for å gjennomføre rehabilitering på flere baser. Dette arbeidet er ikke avsluttet. Det er fremmet 10 styresaker i perioden knyttet til mottaksprosjektet for ambulansehelikoptre med tilhørende Statusrapport. 6. Hovedaktiviteter og milepæler Hovedaktiviteter i prosjektet var angitt til å være: Kvartalsvise oppfølgingsmøter med leverandør. Interne statusmøter. Revisjoner hos leverandør ift. fremdrift. Gjennomgang av månedlige statusrapporter. Verifikasjon av leveranse før avslutning. 7

22 6.1 Vurdering av hovedaktiviteter og milepæler Det er gjennomført kvartalsvise oppfølgingsmøter (syv stk. og et avslutningsmøte) og flere statusmøter internt i LAT HF. Månedlige statusrapporter (22 stk.) har løpende vært vurdert og besvart. Det har ikke vært kapasitet til å gjennomføre fysiske revisjoner ute på basene forut for oppstart på ny avtale. Oppfølgingen blir nå ivaretatt i de planlagte kvalitets og sikkerhetsrevisjonene. 7. Risikostyring Følgende risikoområder ble identifisert og er senere justert i prosjektplanen: Mangel på ressurser (tid) i egen organisasjon. Manglende underlag for å kvalitetssikre oppfølging. Organisasjonen mister oversikt over leverandørens leveranse. Avtalt tilbud samsvarer ikke med endelig tilbudt løsning. Avtalt tilbud kan ikke leveres. Avtalt tilbud forsinkes. Leverandør i Tromsø, Ålesund og Brønnøysund stopper leveransen før Alvorlig hendelse/havari hos leverandør. Alle de åtte identifiserte risikoområdene har vært fulgt opp. Det vurderes at risikostyringen er håndtert på en måte som ikke har medført vesentlige konsekvenser ved oppstart. 8. Økonomi Prosjektet ble gjennomført innenfor innfor de vedtatte budsjettrammer. Total har prosjektet forbrukt kr , i hele perioden, hvor det vesentlige har gått til reise, kost og losji. Det er ikke gjort funn som har medført merkostnader der LAT HF har måtte dekke omkostningene. 8

23 9. Kriterier for avslutning av prosjekt Følgende kriterier skulle være oppfylt før prosjektet kunne avsluttes og inngå i daglig drift: 1. Leveransen skal være verifisert og inneholde den avtalte kvalitet 2. Oppstart på alle baser innen Leveransen overført til daglig drift 4. Evalueringsrapport fra leverandør 5. Evalueringsrapport fra Luftambulansetjenesten HF. Prosjektet anses som ferdigstilt og kan overføres til daglig drift i LAT HF. 10. Oppsummering og anbefalinger Mottaksprosjekt for ambulansehelikopter er gjennomført og kan overføres til daglig drift. Det har vært noen forsinkelser og avvik fra avtalen og LAT HF følger dette tett med NLA AS. Leveranse av helikoptre ble noe forsiktet. Simulator for alternativ 1 helikopter vil ikke kommer på plass før over sommeren I perioder har det vært krevende å følge opp prosjektet grunnet mange krav og store forventinger til vår deltakelse. Beredskapen på alle baser i mottaksperioden har vært god. Mye av dette skyldes at både NLA AS og LT RW AS har hatt fokus på egen leveranse. 9

24 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Midlertidig helikopterbase Evenes Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn Det vises til styresak og Prosjektgruppen som skal etablere ny midlertidig base for Evenes hadde sitt første møte 30. oktober Gruppen har deltakere fra Nordlandssykehuset HF, Universitetssykehuset Nord Norge HF, Norsk Luftambulanse AS, Helse Nord RHF og Luftambulansetjenesten HF. 2 Status midlertidig base Vedlagte Statusrapport 1 Midlertidig base Evenes beskriver arbeidet som prosjektgruppen så langt har utført, samt plan for arbeidet videre. 3 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å ta status for midlertidig base på Evenes til orientering. Styret for Luftambulansen HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar status for midlertidig base Evenes til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør Vedlegg: 1. Statusrapport nr. 1 for prosjekt midlertidig base Evenes

25 STATUSRAPPORT NR. 1 FOR PROSJEKT MIDLERTIDIG BASE EVENES VEDLEGG 1 PROSJEKTSAMMENDRAG RAPPORTDATO NAVN PÅ PROSJEKT KLARGJORT AV 23. november 2018 Midlertidig base Evenes Mariann M. Hunstad STATUSSAMMENDRAG Bakgrunn I møte 19. oktober 2018 mellom Helse Nord RHF, Universitetssykehuset Nord Norge HF, Nordlandssykehuset HF, Norsk Luftambulanse AS og Luftambulansetjenesten HF ble det vedtatt å etablere en prosjektgruppe med ansvar for å etablere midlertidig helikopterbase Evenes. Møtet vurderte fire alternative lokaliseringer og anbefalte prosjektgruppen å arbeide videre med Trøsen i Skånland. Prosjektgruppen hadde første prosjektmøte 30. oktober 2018 på Evenes lufthavn. Møtet ble kombinert med møte og befaring med Skånland og omegn idrettsforening og Skånland kommune. Prosjektgruppen består av representanter fra Universitetssykehuset Nord Norge HF (medisinsk og vernetjeneste), Nordlandssykehuset HF (medisinsk), Norsk Luftambulanse AS (operativt, basedrift og vernetjeneste), Helse Nord RHF og Luftambulansetjenesten HF (operativt, medisinsk, prosjektledelse). Trøsen er en nedlagt fotballbane i Skånland kommune. Banen eies av Skånland og omegn idrettsforening (SOIF). Fotballbanen er innerst i en bukt avledet fra Lavangsfjorden og Tjeldsundet. Tomten er omgitt av skog, og ligger nær vei og sjø. Blant naboene er Folkehøgskolen Nord Norge og Camp Elvemo. Nærmeste bebodd bolighus er 100 m i luftlinje fra tomten. På tomten var det opprinnelig et klubbhus, dette brant ned, men sålen står fortsatt. Vann/avløp og strøm er lagt i denne sålen. Banen ble etablert for år siden, men benyttes ikke lengre i dag. Vurdering medisinsk Integrering i den akuttmedisinske behandlingskjeden i et område, herunder utvikling av gode samhandlingsrutiner, krever mye arbeid både før og etter etablering av en luftambulansebase. Prosessen tar også tid. Det er ikke ønskelig å nedlegge dette arbeidet for en base som skal fungere i bare 2 3 år. Det er det heller ikke tid til, siden det er fem måneder til basen må driftes fra alternativt sted. En målsetning er derfor at den midlertidige basen plasseres nærmest mulig dagens base på Evenes. Endringen i plassering i forhold til dagens plassering er relativt liten. Trøsen ligger to minutter unna i flytid, og seks minutter unna ved utrykningskjøring med legebil. Det etablerte driftsmønsteret kan videreføres, og det vil ikke være behov for å revidere viktige samhandlingsrutiner og gå opp nye

26 prosedyrer med samarbeidspartnere. Det samme gjelder for strategi rundt etablerte pasientløp. Medisinske, strategiske og beredskapsmessige forhold endres i liten grad med forslaget til en midlertidig baseplassering på Trøsen, sammenholdt med dagens plassering på Evenes flystasjon. Trøsen i Skånland kommune kan være en velegnet plassering av en midlertidig ambulansehelikopterbase for regionen. Vurdering operativt Helikopterlandingsplassen vil i luftlinje være lokalisert ca. 5 nautiske mil fra flytårnet på Harstad/Narvik lufthavn, Evenes (ENEV), 4,2 nautiske mil til terskel for rullebane 17 og ca. 0,54 nautiske mil vest av forlenget senterlinje til rullebane 17. Helikopterlandingsplassen er estimert til å ha en høyde over havet på 28 fot. Vest av plassen er det synkende terreng til havnivå over Tjeldsundet, mens det er stigende terreng øst av plassen. På i underkant av 1 nautisk mil stiger terrenget til 364 fot på Kistemyråsen (øst/nord øst), mot sør øst stiger terrenget til 708 fot på i underkant av 2 nautiske mil til Langdalsåsen, mot sør stiger terrenget til 436 fot på 2 nautiske mil til Gårdslettåsen og mot nord stiger terrenget til 738 fot på 2 nautiske mil til Nålslettåsen. Trøsen er i et område som erfaringsmessig er godt skjermet værmessig og dermed vil gi god tilgjengelighet/regularitet. Hinnøya og Tjeldøya skjermer mot vær fra sør vest og vest, og havtåken som oppstår i Vågsfjorden sommerstid strekker seg kun sørover til området Tjeldsundbro. Landingsplassen blir 140 meter i luftlinje fra kystlinjen og uhindret utflyging via bukten Trøsen. Rundt landingsplassen er det tett vegetasjon på ene langsiden og begge kortsidene av fotballbanen, og 100 meter i luftlinje øst av landingsplassen går det en 22 kv høyspentlinje fra nord mot sør (stopper ved Soltun folkehøgskole). Høyden på vegetasjon og høyspentlinjen er den samme og utgjør ingen negativ hindersituasjon for inn og utflyging. Vurdering logistikk Det blir få endringer fra dagens lokalisering med tanke på transport av personell ved vaktskifte. Det kan bli enklere å få levert varer og medisinsk rekvisita når leveransene ikke lenger skal skje inne på militært område. Tillatelser Tomten er regulert til idrettsformål. I forståelse med kommunen må Luftambulansetjenesten HF søke om midlertidig dispensasjon fra reguleringsplan for å etablere helikopterlandingsplass og basefasiliteter. Kommunen har gitt gode innspill til oppsett for en dispensasjonssøknad. Søknaden er utarbeidet og blir oversendt kommunen så snart støyrapporten foreligger og kan vedlegges. For å etablere en helikopterlandingsplass må det søkes konsesjon fra Luftfartstilsynet. Det er en dialog med Luftfartstilsynet og første utkast av konsesjonssøknad er klar. Som et grunnlag for konsesjonssøknaden skal det foreligge en støyrapport. Denne er bestilt fra SINTEF. Det foregår en dialog med Avinor, flytrafikktjenesten på Evenes i forhold til tomten. Avinor har i dag gitt innspill om at de oppfatter tomteplasseringen som uheldig i og med at de mener den trolig vil medføre periodiske forsinkelser. De presiserer at de ikke har noe formelt grunnlag for å nekte etablering, men de ønsker at Avinor Flysikring sammen med berørte parter må gjennomføre en konsekvensanalyse. Det er avtalt møte 28. november Side 2

27 Naboer Som grunnlag for konsesjonssøknad og dispensasjonssøknad skal det dokumenteres at naboene er informert. 13. november ble det gjennomført et møte på Ungdomshuset på Evenskjer. Det møtte i overkant av 20 personer. Disse representerte både private grunneiere, idrettsforeningen og næringseiendom i form av Camp Elvemo og Folkehøgskolen Nord Norge. Prosjektet informerte om bakgrunn og status for arbeidet med tomten. I møtet ble det stilt noen kritiske spørsmål, særlig vedrørende støy. Disse ble svart ut greit. Generelt stilte møtedeltakerne seg positive til etableringen, og ønsket den velkommen. Etablering av basen Det blir etablert en intensjonsavtale med SOIF. Denne må signeres før dispensasjonssøknad og konsesjonssøknad sendes. Utkast til avtale sendes SOIF i uke 48. Det er gjort forespørsler i markedet som viser at det lar seg gjøre å leie/kjøpe standard brakkerigg/modulbygg for basefasiliteter og isolert plasthall for hangar. Sonderingen viser at det kan være mulig å få dette til før dagens leieavtale løper ut. Det må gjøres grunnarbeid på tomten for å lage såle under hangar og ev. brakkerigg. I området er det en mengde betongheller som tidligere ble brukt som reserve for rullebane. Det er foreløpig uklart om det er mange nok betongheller til å etablere landingsplassen. Som fundament for brakkerigg, er ulike alternativer aktuelle, for eksempel betong eller trefundament. Kommunikasjon Prosjektet har ukentlige møter via Skype. Prosjektet har allerede sendt ut en første informasjonsmelding til besetningene på basen og til ledelse ved Universitetssykehuset Nord Norge HF, Nordlandssykehuset HF og Norsk Luftambulanse AS. Fremdrift For å nå i mål med en midlertidig base innen 30. april 2019 forutsettes det at tiltak gjøres i rett rekkefølge og at vi ikke møter større hindringer. Hittil i arbeidet har vi møtt mye velvilje som har styrket oss i troen på at dette kan gå. Men prosjektarbeidet går nå inn i en fase der vi i større grad er avhengige av andre for å sikre fremdriften. Skulle det vise seg at det blir behov for en mellom løsning fra dagens lokaler må fraflyttes og til midlertidig base er klar for innflytting, kan dette løses ved å leie hangar med lagringsplass til helikopteret og materiellet og å plassere besetningen på hotell. Anskaffelsesprosesser Det må gjennomføres anskaffelse for byggteknisk bistand i prosjektet. Dette skjer i form av minikonkurranse for firma som er inne på rammeavtalen Sykehusinnkjøp HF har forhandlet. Arbeidet med denne starter i uke 48. Det må videre gjøres en anskaffelse for grunnarbeidet og en anskaffelse for fasilitetene, for kjøp/leie av brukt eller nytt materiell. Skisse til behov ferdigstilles i uke 48. Endelig kravspesifikasjon ferdigstilles sammen med byggteknisk konsulent. Side 3

28 Usikkerhetsfaktorer Leieavtalen med Forsvarsbygg er forlenget til og med april Det innebærer at det er mindre enn 8 måneder å få på plass en godkjent midlertidig løsning inne på lufthavnen, i påvente av etablering av permanent base. PROSJEKTFREMDRIFT PROSJEKTDATO OK NOE FORSINKET VELDIG FORSINKET FORKLARING Tid er en usikkerhetsfaktor i dette prosjektet. Saksbehandling av en konsesjonssøknad tar normalt 6 8 måneder. For å få til en midlertidig base innenfor våre frister forutsettes det at Luftfartstilsynet prioriterer en hurtigere behandling av søknaden. OK Foreløpig er det ingen kjente forsinkelser, men behandling av konsesjonssøknad og dispensasjonssøknad forutsetter at det vedlegges en støyrapport. Dersom denne ikke kommer før i januar må vi påregne en forsinkelse Skånland kommune har allerede diskutert saken i planutvalget og er innstilt på å prioritere en hurtig saksbehandling. SINTEF har bekreftet mottak av oppdraget, men er usikker på hvorvidt støyrapporten blir klar i desember eller i januar. Konsesjonssøknad til Luftfartstilsynet vil uansett bli oversendt så snart den er klar, støyrapporten blir ettersendt. Avinor er en høringspart for Luftfartstilsynet når søknaden om konsesjon behandles. Det gjør at Avinors ønske om en konsekvensanalyse må prioriteres. Det er avtalt møte med Flysikring (Avinor) onsdag 28. november Side 4

29 BUDSJETTOVERSIKT STATUS OK NOE AVVIK STORT AVVIK FORKLARING RISIKO OG PROBLEMLOGG PROBLEM Støyrapporten blir forsinket Anskaffelsesprosjektene forsinkes Behandling av konsesjonssøknad forsinkes Behandling av midlertidig dispensasjon fra reguleringsbestemmelsene for tomta forsinkes TILTAK SINTEF følges opp Arbeid med mellomløsning iverksettes Arbeid med mellomløsning iverksettes Arbeid med mellomløsning iverksettes KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Prosjektgruppen har utarbeidet et godt grunnlag for etablering av midlertidig base. Vernetjenesten utarbeider skisse til bofasiliteter, og vil delta i befaring av brakkerigger/modulbygg. Verkstedsjefen hos operatøren har definert krav fra helikopteroperatøren knyttet til hangar. Medisinsk og operativt har vurdert plassen i forhold til eget fagfelt. Det arbeides med dispensasjonssøknad til kommunen og med konsesjonssøknad til Luftfartstilsynet. Det er bestilt støyrapport og det er avtalt møte med Avinor for arbeidet med konsekvensanalyse 28. november Basert på det prosjektgruppen kjenner til i dag er gruppen forsiktig optimistisk med tanke på at midlertidig base kan være klar til bruk før eksisterende base må fraflyttes. Side 5

30 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Utredning permanent helikopterbase Midtre Hålogaland Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn Helse Nord RHF har bedt Luftambulansetjenesten HF lede arbeidet med utredning og anbefaling av sted for permanent lokalisering av helikopterbase i Midtre Hålogaland, se vedlagte mandat. 2 Status Luftambulansetjenesten har invitert Universitetssykehuset Nord Norge HF, Nordlandssykehuset HF Norsk Luftambulanse AS og Helse Nord RHF til å stille med personell i prosjektarbeidet. Det er bedt om medisinsk og operativ kompetanse. Videre er det bedt om representanter for tillitsvalgte og vernetjenesten. Prosjektet planlegges med referansegruppe. Regionrådene for Vesterålen, Sør Troms, Lofoten og Ofoten samt Hovedredningssentralen Nord Norge er invitert til å stille med en representant hver. Styret for Luftambulansetjenesten HF får rollen som styringsgruppe. Invitasjonene ble sendt ut 6. november med svarfrist 21. november. Pr 23. november er det meldt inn en brukerrepresentant til prosjektgruppen samt medlemmer til referansegruppen. Foreløpig er det ikke mottatt navn på representanter fra øvrige organisasjoner. Det er utarbeidet utkast til prosjektbeskrivelse, se vedlegg. Så snart det blir klart hvem som skal stille i prosjektgruppen blir det invitert til første prosjektmøte. 3 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å ta status for utredning permanent base Midtre Hålogaland til orientering Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar status for utredning permanent base Midtre Hålogaland til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør Vedlegg: 1. Mandat for utredning 2. Utkast prosjektbeskrivelse

31 Mandat for utredning av lokalisering av ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms / Nordre Nordland) Bakgrunn Styret i Helse Nord RHF behandlet styresak Ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms/Nordre Nordland), utredning og lokalisering (styremøte 25. september 2013). Styret fattet følgende vedtak i punkt 1: Styret i Helse Nord RHF ber adm. direktør etablere en ambulansehelikopterbase på Harstad/Narvik lufthavn, Evenes fra årsskiftet 2014/2015. I prosjektrapporten Ambulansehelikopter mellom Bodø og Tromsø utredning av kapasitet og dekning fra desember 2012 ble følgende momenter sterkt vektlagt ved anbefalingen om å legge den nye ambulansehelikopterbasen til Evenes: Flyoperative og sikkerhetsmessige forhold ble vurdert ut fra beredskap, gjennomføringsevne og flysikkerhet. På grunn av topografiske og klimatiske utfordringer, ble det ut fra operative forhold anbefalt å legge en ny base til østsiden av Hinnøya. Dette ville gi best mulig gjennomføringsevne til størstedelen av området og befolkningen. Ut fra flysikkerhetsmessige hensyn burde basen også lokaliseres til en flyplass. Den flyoperative og sikkerhetsmessige analysen tilsa derfor at en ny base i Midtre Hålogaland burde legges til Harstad/Narvik lufthavn Evenes. I februar 2018 kom den endelige avklaringen fra Avinor om at det ikke ville være mulig å tilby tomt for ny base inne på lufthavnen på Harstad/Narvik lufthavn, Evenes på grunn av miljøgifter i grunnen. Årsaken til forurensningen er tidligere bruk av brannskum. Luftambulansetjenesten HF har forsøkt å finne en egnet baseplassering i umiddelbar nærhet til flyplassen. Dette har vist seg å være svært vanskelig. Ingen av de aktuelle tomtene som har vært vurdert/drøftet dekker behovene tilfredsstillende ut fra operative- eller HMSmessige hensyn. Dette utfordrer styrets tidligere vedtak for lokalisering av denne basen. Styret i Luftambulansetjenesten HF ba derfor adm.dir. om å fremme saken for Helse Nord RHF for videre avklaring ( Luftambulansetjenesten HF styresak ). Styret for Helse Nord RHF gjorde 26. september 2018 følgende vedtak i Styresak Ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms/Nordre Nordland) - endring av forutsetninger for valg av lokalisering, jf. styresak : 1. Styret i Helse Nord RHF opphever vedtakets punkt 1 i styresak Ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms/Nordre Nordland), utredning og lokalisering (styremøte 25. september 2013), med bakgrunn i endrede forutsetninger. 2. Styret ber adm. direktør sørge for at Luftambulansetjenesten HF får oppgaven med å etablere og lede en prosjektgruppe som utreder og anbefaler ny lokalisering av

32 ambulansehelikopterbasen i Midtre Hålogaland (Sør-Troms/ Nordre Nordland) ut fra endrede forutsetninger. Styret forutsetter at og erfaringene fra tre års drift vektlegges i utredningen. 3. Styret ber adm. direktør sikre at brukerne og vernetjenesten er representert i prosjektgruppen Oppgaven: Helse Nord RHF ber Luftambulansetjenesten HF om å utrede lokalisering av permanent base for ambulansehelikopter i Midtre Hålogaland (Sør Troms / Nordre Nordland) ut fra endrede forutsetninger for styrets vedtak i styresak Ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms/Nordre Nordland), utredning og lokalisering Utredningen skal ta utgangspunkt i prosjektrapporten fra 2012, jfr styresak Erfaringene fra tre års drift skal vektlegges i utredningen. Det forutsettes at Universitetssykehuset Nord-Norge HF fortsatt skal ha det medisinsk operative ansvaret for basen. En anbefaling om lokalisering av ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms / Nordre Nordland) skal bygge på Betydning for det prehospitale tilbudet for befolkningen i regionen. Det må belyses hvordan befolkningen i området totalt sett har fått dekket sine behov (inkludert 330 skvadronen og andre relevante ambulanseressurser sine operasjoner i området). Flyoperative og sikkerhetsmessige forhold ut fra beredskap, gjennnomføringsevne og flysikkerhet HMS faktorer for mannskap på helikopterbasen Økonomi o Etablering av base o driftsøkonomi Deltagere i utredningen Luftambulansetjenesten Hf bør involvere relevante fagpersoner fra luftambulansetjenesten ved o Universitetssykehuset Nord-Norge HF og o Nordlandssykehuset HF. Operatør (dersom ikke habilitetshindring) Tillitsvalgt og vernetjenesten fra UNN, NLSH og operatør Representant for brukere ( brukerutvalg) Sykehusinnkjøp (prosjektadministrasjon) Helse Nord RHF v/fagavdelingen LAT HF (Luftoperativ kompetanse) Ekstern ressurs for tolking og vurdering av virksomhetstall og -rapporter

33 Referansegruppe Medlemmer fra regionrådene i Vesterålen, Ofoten og Sør Troms Styringsgruppe Styret i Luftambulansetjenesten HF Tidsramme Helse Nord RHF ber om at tilråding om lokalisering av permanent ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms / Nordre Nordland) leveres innen 1. mars 2019

34 Prosjektbeskrivelse Utredning av lokalisering ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms / Nordre Nordland) Luftambulansetjeneste HF