Referat fra styremøte i Nmf Oslo 6. oktober 2015

Transkript

1 Referat fra styremøte i Nmf Oslo 6. oktober 2015 Tilstede: Vivian Shubira Amundsen (VA), Synne Lofstad (SL), Line Stensland (LS), Ole Marius Gaasø (OG), Emma Lengle (EL), Keely Mullally (KM), Marit Rønning Skårn (MS), Pia Norheim (PN), Hakan Foss (HF), Fatemeh Zangeneh (FZ), Shahera Elise Ali (SA) Fraværende: Katja Eliassen (KE) SAK 78/2015: Godkjenning av møteinnkallelse og referat Styret godkjenner møteinnkallelse og referat fra forrige styremøte. SAK 79/2015: Valg av referent og ordstyrer Forslag til referent: Vivian Shubira Amundsen - Vedtas Forslag til ordstyrer: Fatemeh Zangeneh - Vedtas SAK 80/2015: ABCD LEDER (EL): - Hatt møte med Line og Hakan om innkjøp av vervepakker - Hatt kontakt med nasjonalt styre ang. prosjekthelg og GUK for å kartlegge hvor mye det ville koste å sende deltagere og hvor mange deltager er dekket - Forberedelser for TVK3 - innkjøp av ting for nasjonalt styre, satt meg inn i kandidaturene - Utlyst tre plasser til GUK med hjelp av Hakan - Hatt kontakt med nestleder og leder av MedHum Oslo ang. møtedeltagelse og kontoret - Hatt kontakt med OCS ang. kontoret på riksen - Fått tilbud om gratis kino fra danske banken og delte videre - Invitert Elisabeth Holven på dette styremøtet - Skrev Nmf Oslo sin perioderapport for nasjonalt styremøte fredag den 9. - Fulgt opp styremedlemmene - begynner å få oversikt over de oppgavene som jeg har ansvar for

2 - noen oppgaver begynner å ta kortere tid etter jeg har gjort dem et par ganger - for eksempel å skrive perioderapporter - Det er gøy at dere er så flinke og motiverte! - Samarbeidet med Line fungerer veldig bra! - eksamen om noen dager - gleder meg til å bli ferdig med den - Dele TVK3 kandidaturene med styret - ta kontakt med MedLink ang. kontoret på riksen - OLF møte neste mandag - TVK3 - Utlyse plasser på prosjekthelg (om vi bestemmer oss for å sende flere deltagere) - Delta på foreningslederkonferansen (sio) NESTLEDER (LS): - Hatt møte med Kenan ang. høstens prosjektplaner - Hatt møte med Emma og Hakan om PR/vervepakker for våren - Hatt åpent kontor - Besvart henvendelser på Nmf-mailen - Bestilt og hentet nye journalkort -Fulgt opp styremedlemmene - Skrevet referat fra styremøte 22.sep - Vært i kontakt med Johanne i MF for å planlegge juleverksted - Tror dette blir et veldig bra år! Alle virker motiverte og gira på å gjøre en fantastisk jobb! :) - Vi må nok få trykket opp flere generelle journalkort - Kontakte Danske bank for å høre om muligheter for sponsing av arrangement - Forberede til TVK3 - Møte tverrfaglig råd - Møte Aktivitetsalliansen med Kenan - Bestille flere journalkort - Kontakte Fatemeh og finne ut hvor mye penger vi har til juleavslutning -Gjøre ferdig budsjett og plan for juleverksted i samarbeid med Johanne (MF) - Hjelpe til der det trengs NASJONALT STYREREPRESENTANT 2015 (OG) A Hatt svært mange nasjonale styremøter på kort tid; 23. september og 30. september, samt forbereder meg til møte 9. oktober --> mye sakspapirarbeid

3 Fått sendt ut forespørsel til aktuelle kandidater om å bli med i en arbeidsgruppe om økonomisk godtgjørelse i Nmf ('Revisjon av Nmfs honorarer) Småhjulpet Torfinn Støve Madssen med arrangering av GUK Jobbet med økonomihåndboken, som blir (i hvert fall i rudimentær form) blir presentert under økonomiopplæringen på TVK3 B Nesten ferdig med økonomihåndboken Gjort ferdig en plan for økonomiopplæring på TVK3 C Ingen av de spurte har svart ja på å være med i arbeidsgruppen 'Revisjon av Nmfs honorarer', vi må derfor revidere hvordan vi går videre med prosjektet D Økonomihåndbok TVK3 Mer transparens i budsjett og regnskap Revidere 'Revisjon av Nmfs honorarer' ARBEIDSLIVSANSVARLIG (VA): A = actions done. Utarbeidet et høringssvar på høringen «Formen på nasjonale samlinger i Nmf»: o Hørinssvaret ble gjennomgått og utarbeidet på det siste styremøtet og over mail med Nmf Oslo 2014 / 2015 styret. Utarbeider en rapport om TVK2: o Rapporten skal sendes til nasjonalt styre. De ønsker innspill på hvordan TVK2 arrangeres i de ulike lokallagene slik at de kan lage en veileder. Skrevet en leder i Æsculap sammen med tidligere nestleder Eman Majid: o Innlegget kommer i førstkommende utgaven av Æsculap. Tema er tverrfaglig samarbeid, Åpent kontor:

4 B = benefits C = concerns D = do next o Hatt åpent kontor. Overraskende mange kom innom for å høre mer om Nmf sitt arbeid OG gratis kaffe. Kaffe er veeeldig populært. Jo, også var det mange som hentet blå journalkort. Handover: o Pia og jeg fikk handover av Vibeke. Vi har fått mye nyttig informasjon og mange nye ideer. Det er emd fordel at vi er to arbeidslivsansvarlig, for det er mye som må gjøres både lokalt og nasjonalt. Tverrfaglig råd: o Arbeidslivskomiteen: o Gjenopptatt kontakten med studentforeningene som ønsket videre samarbeid etter One Health Congress. I skrivende stund planlegges det første møtet som blir en myldringsmøte. Blitt litt kjent med arbeidslivskomiteen på mail. Vårt første skypemøte er 19 oktober. Ellers diverse småting. Besvart henvendelser fra medlemmer og eksterne på mail, telefon og facebook. Spesielt mange etterspør journalkort og nå har vi det! Fått sendt inn refusjonsskjema. Nå kan vi endelig begynne å jobbe som arbeidslivsansvarlige. Pia har kjempe flink og hun har masse nyttig erfaring fra både studiet og MFU. Derimot setter jeg veldig pris på at vi har TVK3 igjen til opplæring. Det er mye informasjon å sette seg inn i. Jeg håper Nmf Oslo får til noe spennende når det gjelder det tverrfaglige rådet. Jeg håper det blir en tradisjon. Med et større fokus på promotering av Nmf via åpent kontor og Æsculap håper jeg at vi får tydeligere frem hvorfor det er så viktig å være medlem av Nmf. Opplæringsperioden tar så lang tid. Det er mye å sette seg inn. Fort er vi halvveis i vervperioden og vi har så vidt begynt. Heldigvis har vi faste eventer som ikke krever så mye forberedelse som Turnusmøte og Midlertidig lisensmøte. Vi ikke finner en felles arena eller felles problemstillinger på myldringsmøtet med det tverrfaglige rådet. Sette meg inn i lovverk og retningslinjer som involverer medisinstudenters arbeidsliv og turnus Sende ut innkallelser til det tverrfaglige råd Lage en tidsplan for arbeidsoppgaver utover vervperioden. Den blir også en slags dagbok jeg kommer til å bruke ved handover. ARBEIDSLIVSANSVARLIG (PN): Vivian og jeg hadde en bra handover med Vibeke. Nå vet vi litt mer om hva vi skal jobbe med fremover og kan komme i gang for fullt. Arbeidslivskomiteen har avtalt møte for oktober og desember og vi har utvekslet litt Mail, så vi begynner å få noe kjennskap til hverandre.

5 Å ha med Vivian er en stor fordel da hun kjenner Nmf veldig godt fra før. Jeg er veldig glad for at vi er to fordi det er mye vi kan gjøre ut av vervet og det er godt å ha noen å samarbeide tett med. Jeg håper at Nmf skal nå mer ut til studentene på høyere kull med turnusmøtet, midlertidig lisens møtet, åpent kontor, Facebook siden og nye gensere! Jeg håper vi blir mer synlig på fakultetet, og at spesielt studentene på høyere kull forstår viktigheten av medlemskapet i Nmf. Det er mye å sette seg inn i, mye nytt å lære, men det er spennende. Jeg håper og tror TVK 3 vil bidra til økt påfyll av kunnskap. Nmf mister/når ikke frem til studenter på høyere kull. Vi må derfor nå bedre ut til disse. Planlegge midlertidig lisens møtet, som mest sannsynlig blir i november. Det gjelder både modul 5 og 9. semester, som begge får lisens nå. Begynne å se på hvordan vi skal legge opp jobbsøkerkurset, som vi planlegger å ha på nyåret. Og hvem vi skal invitere. Lese meg opp på dokumenter til TVK 3 og lovverk i forhold til turnus og arbeidsliv. ØKONOMIANSVARLIG (FZ): - Tilbakeført utlegg til de som har skrevet og levert refusjonsskjema - Oppdatert regnskapet - Lagd en oversikt i regnskapet hvor jeg skiller LNU-midler og midler fra Legeforeningen - Kan nå se hvor de midlene vi har, kommer fra - Før 2015 ble vi nødt til å bruke opp alle LNU-midler da lokallaget ikke ble informert om at vi egentlig kunne ha det på konto fram til juni. Vi måtte derfor sende inn refusjonsskjema til Legeforeningen som trakk disse utleggene fra Nmf Oslos kostsenter. Dermed har vi en del utlegg som kunne vært dekt av LNU-midler, men som ikke har blitt det. Vi har ikke mulighet til å overføre LNU-midler til Legeforeningen og har nå en gjeld til Legeforeningen. - Vårt budsjett og regnskap strekker seg over kalenderåret, mens LNU-midlene må brukes over et skoleår". Dette gjør det vanskeligere å føre regnskapet og å opprettholde en god oversikt over økonomien. - Diskutere med de andre økonomiansvarlige i de andre lokallagene, om hva vi gjør med ovennevnte problem, på TVK3. GRUNNUTDANNINGSANSVARLIG (SL): - Mentorordningen: oppstart av to nye mentogrupper og diskusjon av dato for mentormøte (i samarbeid med Oslo legeforening) - Grunnutdanning: forberedelser til TVK3 (eks. om hospiteringssaken)

6 - Diverse: deltatt på mitt første møte i Studentparlamentet og Instituttrådet for klinisk medisin (jeg ble valgt inn som representant i begge på MSU sitt årsmøte) - Mentorordningen: flott når nye grupper kommer i gang - Grunnutdanning: hospitering vil bli diskutert blant de grunnutdanningsansvarlige på TVK3 - Diverse: veldig nyttig for meg å bli bedre kjent med Studentparlamentet og Instituttrådet for klinisk medisin - Mentorordningen: en mentor som aldri svarte. Gruppen hans måtte få ny mentor. Må passe på at mentormiddagen ikke legges for nære eksamen. - Delta på TVK3 - Grunnutdanning: oppstart av Grunnutdanningskomiteen på TVK3, bli kjent med de andre medlemene og diskutere hva vi skal bruke det kommende året på. - Mentorordningen: få svar på når det passer for Oslo legeforening å ha mentormøtet. PROSJEKTANSVARLIG (KS): - Har vært i dialog med en fra Aktivitetsalliansen som har hatt ønske i lengre tid om å få til et arrangement med medisinstudenter, som blant annet innebærer en kveld hvor det skal holdes en debatt om Trening og helse, samt hvor Aktivitetshåndbok leveres ut. Har avtalt møte med personen 20. oktober, hvor også Line kommer til å delta på møtet. - Har vært i dialog med eksternkoordinatoren til NorPalSawa fra Oslo angående prosjektet. Prosjektet har gjennomgått store endringer i drift som lover godt. Eksternkoordinatoren har kommet med et ønske om at vi i NMF snakker med MFU slik at medisinstudenter fra UiO mottar utvekslingspoeng dersom de engasjerer seg i NorPalSawa, samt at det står som et eget punkt. Det vil kunne bidra til å hjelpe med promoteringen av prosjektet. -Planlegging av Prosjektkvelden Datoen er satt til 4. november, og jeg har fått bekreftelse fra MedHum og NorPalSawa -Prosjekthelg i Bergen november - Håper å kunne få til et samarbeid med Aktivitetsalliansen og klare å få gjennomført denne debatten, noe som vil bidra til at trening og helse kommer på dagsorden i større grad. - Håper at vi i NMF får snakket med MFU og sørge for at medisinstudentene fra UiO som engasjerer seg i NorPalSawa kan motta utvekslingspoeng, noe som vil bidra til økt promotering av prosjektet. Prosjektet gjennomgår en spennende forandring og jeg håper at det vil føre til at prosjektet står sterkt på egne bein. - Prosjektkvelden er med på å sørge for alle prosjektene som NMF arrangerer, vil komme på dagsorden. Det vil føre til en økt promotering av både de kjente prosjektene, som MedHum og UAEM, men også til de andre prosjektene. Samtidig vil prosjektkvelden føre til etableringen av min egen Eventgruppe. -Prosjekthelgen vil gi meg et større innblikk i alle prosjektene som er en del av NMF, og det vil samtidig gi meg mulighet til å for eksempel innlede nye og spennende prosjekter her i Oslo, som f.eks. Helsehjelp for Papirløse. - Vil prosjektet gå bra? Vil møtet med han fra Aktivitetsalliansen være produktiv? Han har svært mange ideer, og noen av dem virker ganske vanskelige å gjøre. Under møtet, så kommer han til å få en realitetsorientering om hvordan det foregår på studiet og hvordan debatten på best mulig måte kan gjennomføres. - Det finnes en engasjert student fra universitetet vårt som har engasjert seg i NorPalSawa, og jeg

7 håper at vi kan være med på å hjelpe ham i størst grad, slik at prosjektet blir etablert. Jeg er bekymret for om MFU vil gi NorPalSawa utvekslingspoeng uten å forsøke å blande inn alle de andre sommerprosjektene vi har, som f.eks. Mobile Meds. - Hvor mange mennesker kommer til å holde foredrag? Jeg er bekymret for om jeg ikke klarer å finne foredragsholdere for de andre prosjektene til NMF, som f.eks. Kenya-prosjektet og Mobile Meds. Jeg håper ihvertfall å finne noen studenter fra universitetet som har deltatt på prosjektet og som kan snakke litt om sine erfaringer fra prosjektet, men dersom jeg ikke gjør det, så må jeg snakke om prosjektene uten å ha en klar forståelse for hvordan oppleggene til de forskjellige prosjektene foregår. - Vil jeg få et læringsutbytte fra Prosjekthelgen? - Har blitt enig med Aktivitetsalliansen om veien videre. - Prosjektkvelden er gjennomført og jeg har fått min egen eventgruppe. - Fortsette dialogen med eksternkoordinatoren fra NorPalSawa. KURSKOORDINATOR (ØR): - Kontortid - Holmenkollstafetten - Ryddet og oppdatert google driven for kursmailen - Etterspurt materialer/regnskap fra tidligere kursholdere - Begynt å planlegge kursene neste semester (finne kursansvarlige) - God oversikt - Fortsette planleggingen av kurs neste semester PR-ansvarlig (HF): A - Bestilt genserne - Tok resten av styrebildene - Hørt med nasjonalt styre om vervepakker til våren - Lagt ut post med bilde om åpent kontor - Søkt FINO B - Genserne vil være med på å profilere Nmf, og forhåpentligvis gi andre lyst til å ha dem, se pr-ideer fra forrige møte - Det er mulig å se hvem det nye styret er på nettsidene, og også snart i gangene på PK - Fikk sett hvor mange flere vi nådde ut til når vi poster på facebook med et morsomt bilde C - Om økonomien vår vil dekke vervepakkene neste år, og om dette vil gå utover annen PR - Om genserne ser bra ut D - Redigere styreoversikten så det blir to kolonner i bredden i stedet for én - Sette opp bilder og ny grafisk profil på tavla

8 - Formulere forslag om differensiering av vervepakker til nasjonalt styre - Lage en bruker for Nmf Oslo på Snapchat og Instagram etter ideer fra styremøtet UTVEKSLINGSANSVARLIGE: - Hadde handover med Iris og Emma. - Satt dato og tidspunkt for utvekslingskveld og utvekslingsmøte, lagt det inn i medisinkalenderen (27. oktober kl 17). - Sett på den nye databasen til IFMSA - Sendt forslagsmail til Kate om hva vi ønsker skal bli tatt opp på TVK3 - Satt opp dato for møte med utvekslingsansvarlige rett etter TVK3 (mandag 12. oktober) - Kan begynne å planlegge utvekslingskvelden og promotering - Vi har ikke kommet i gang med innsanking av forskere, oktober kan kanskje bli hektisk - Etter TVK3: Starte planlegging av utvekslingskvelden, sette om en tentativ plan for hva vi ønsker å gjøre i løpet av året - Finne forskere! - Sette oss inn i hele terminologien (SÅ SYKT MANGE FORKORTELSER) - Begynne å søke økonomisk støtte? SAK 81/2015: Gjennomgang av økonomi: Regnskapet er oppdatert kr utenom faste kostnader står til disposisjon. FZ oppmuntrer alle som handler inn for foreningen må føre opp utleggene i et refusjonskjema og legge skjemaet med kviteringer i postkassen til Nmf på PK innen en måned etter utlegget. SAK 82/2015: Prosjekt KS orienterer om arbeidet til prosjekt. Han oppfordrer styremedlemmer å foreslå studenter som er aktiv i et prosjekt om å holde et kort innlegg om prosjektet under Prosjektkvelden. KS skal møte en representant fra Aktivitetsskolen og diskutere eventuelle samarbeid 20. oktober PR-ansvarlig kommer til å promotere prosjektet NorPaw Sawa. SAK 83/2015: Mentorordning og GUK SL orienterer om Grunnutdanningskonferansen. Temaet for konferansen er: «Den norske legen». Videre blir det diskutert nasjonale læringsmål. Den første piloten til en nasjonal eksamen kommer høsten Ettersom Nmf Oslo har mottatt fire søknader på tre plasser til GUK, så voteres over om Nmf Oslo dekker kostnadene til å sendes en ekstra person til GUK. Vedtas

9 SL orienterer om mentorordningen. Samarbeid mellom Nmf og Oslo Legeforening. SL rekrutterer mentorer og mentorstudenter. Foreløpig er det cirka 10 aktive grupper. Det er to mentorer som venter på å få gruppe: onkologi og indre medisin. SAK 84/2015: MedHum orienterer Nestleder i MedHum, Mona Johannesen, orienterer om MedHums arbeid så lagt og hva som planlegges. De ønsker et tettere samarbeid med Nmf. Tema for auksjonen 2016 er Tuberkulose i Mumbai. Forslag til samarbeid er: event på litteraturhuset, sykkeltur, stand up og promotering SAK 85/2015: Arbeidslivskomite Leder i Arbeidslivskomiteen, Elisabeth Holven, orienterer om arbeidet til arbeidslivskomiteen. Frem mot jul kommer arbeidslivskomiteen til å fokusere sitt arbeid på forberedelser til Hovedforhandlingene 2016, arbeidslivsundersøkelsen 2015 og Tverrprofesjonelt samarbeidsseminar. Arbeidslivskomiteen jobber for bedre ansettelsesprosesser for medisinstudenter med lisens og til turnus, jobber langsiktig med å kartlegge dagens og fremtidens legebehov samt bedre lønnsvilkår for medisinstudenter uten lisens. SAK 86/2015: Tillitsvalgtkurs trinn 3 OM orienterer styret om TVK3 og gir praktisk informasjon. TVK3 avholdes helgen 9. oktober til 11. oktober. SAK 87/2015: Tillitsvalgtopplæring VA ber alle i styret å skrive ned tre personlige mål på en lapp som de ønsker å oppnå i løpet av vervperioden. Lappene samles og lagres. Planen er å ta de frem igjen på det siste styremøtet. SAK 88/2015: Kurs SA orienterer om kurstilbud denne høsten. Det planlegges å arrangere Tropemedisinkurs og pleieassistentkurs. SA ønsker å arrangere EKG-kurs neste semester. VA og PN ønsker å arrangere et jobbsøkerkurs en gang i februar i samarbeid med SA. PN ønsker å arrangere et farmakologikurs i liknende format som Nmf Utland arrangerte i sommer. SA ønsker å arrangere et samarbeidskurs med Studentundervisningen på medisin (SUM) i «Studieteknikk.» SA ønsker å utføre en spørreundersøkelse for å kartlegge hvilke type kurs Nmf Oslos medlemmer etterspør. SAK 89/2015: Snapchat og instragram HF orienterer om promoteringsmuligheter. Det diskuteres om Nmf Oslo skal opprette en snapchat konto. Foreløpig har Nmf Oslo en Facebook-, Twitter- og Instragram-konto. HF planlegger å selge de nye Nmf genserne i løpet av november. Diskuteres om Nmf skal begynne med «UKAS (.)»

10 SAK 90/2015: Eventuelt og møtekritikk VA spørs HF og EL om de kan hjelpe henne med å få TV-en som står lagret innen på Nmf kontoret på PK plombert, noe de takker ja til.