BEREDSKAPSPLAN HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD INNHOLD:

Transkript

1 BEREDSKAPSPLAN HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD INNHOLD: 1. Hasteark 2. Operativ del i. Varslingslister ii. Tiltakskort 3. Administrativ del a. Roller og oppgaver b. Overordnede prinsipper c. Evaluering, opplæring, øvelser og revisjon Dokumenteier: Assisterende Høgskoledirektør Vedtatt: Sist revidert: Av: Nils Dugstad Versjon: ID: Page 1 of 26

2 Varsling av nød/krise på HBV-Campus for Studenter og ansatte. Varsle først nødetater og deretter HBV-beredskap lokalt og sentralt på aktuell campus. 1. Politi 112, Ambulanse 113 og Brann 110 I en akutt krisesituasjon varsles de offisielle nødetatene og gi følgende informasjon. Navn på deg Hva har skjedd/-hendelse Hvor har det skjedd/-hvilken Campus, bygning og etasje eller rom Når skjedde det Hvem er varslet fra før Opplysninger om eventuelt antall skadde og tilstand. Om mulig også annen viktig info ved skarpe situasjoner: Hvem og antall som er tatt til gissel eller kidnappet Antall gjerningspersoner, hvor den eller de befinner seg Hva slags type våpen, (skyte- sprengvåpen, kniv, øks etc.) Gjerningspersonenes identitet, høyde, kroppsbygning, påkledning, hårfarge og andre karakteristika som kan være til hjelp for innsatspersonellets mulighet for å identifisere gjerningspersonen(e) ved ankomst. Avtal og møt Politi/Ambulanse på et trykt sted og gi Politi som rykker ut en oppdatering om område for gisseltaking. 2. Lokal beredskapsleder ved Campus Vestfold Ingvill Fjeld Driftssjef/ Lokal beredskapsleder Drammen Trond Christensen Administrasjonssjef/ lokal beredskapsleder Kongsberg Gro Årstad Nordli Administrasjonssjef/lokal beredskapsleder Ringerike Terje Rolfsøn Administrasjonssjef/lokal beredskapsleder Sentral beredskapsleder Kai Mjøsund Høgskoledirektør Nils A. Dugstad Stedfortreder 1, Ass. Direktør Johnny Thorsen Stedfortreder 2, Campus. Direktør Høgskoledirektør er operativ beredskapsleder og har 2 stedfortredere Page 2 of 26

3 Introduksjon Målet med beredskapsarbeidet ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold, er at institusjonen skal være best mulig forberedt på å håndtere uønskede hendelser. Uønskede hendelser er karakterisert ved at ansatte, studenter eller besøkende blir utsatt for situasjoner som kan true liv eller helse, eller at organisasjonen blir utsatt for situasjoner som hindrer daglig drift eller er skadelig for skolens renomme. Beredskapsplanen er en viktig del av beredskapsarbeidet. Planverket bygger på gjeldende beredskapspolitikk slik den er vedtatt av høgskoledirektøren. Planen er delt i to deler: Operativ del. Administrativ del Den operative del av planverket er et hjelpemiddel til bruk under kriser eller i andre former for beredskapssituasjoner. Av praktiske grunner kommer den operative del av planverket først. Denne del av planverket inneholder: Instruks for sentral og lokal beredskapsgruppe Varsling og mobiliseringsplan for krisestabene. Loggføring og rapporteringsrutiner Informasjonshåndtering Innsatsplaner / tiltakskort Den administrative del av planverket beskriver: Mål for planverket Beredskapsprinsipper, ansvars og rollefordeling Overordnet organisering av virksomheten dersom situasjonen krever ekstraordinære tiltak Rutiner for oppdatering og vedlikehold av planverket rundt beredskap og sikkerhet. Page 3 of 26

4 VARSLINGSLISTE - SENTRAL BEREDSKAPLEDELSE Operativ beredskapsleder Sentral beredskapsledelse Stedfortredere Rektor (Talsperson) Petter Aasen Prorektor utdanning Merete Faanes Loggfører Lars G. Sønsteby Loggfører Ragne Hvidsten Operativ beredskapsleder Høgskoledirektør Kai Mjøsund Stedfortreder 1 Ass. Høgskoledirektør Nils Dugstad Stedfortreder 2 Campusdirektør Johnny Thorsen Kommunikasjonssjef Tania M. Olsen Personaldirektør Elisabeth E. Borhaug Studiedirektør Anne Fængsrud Campusdirektør Johnny Thorsen IT sjef Jan Petter Thorstensen Ass. kom. sjef Tommy H. Lillefjære HR Rådgiver Christian Brørs Ass. studiedirektør Turid Næss Seksjonssjef Mette M. Bie-Sørum Ass. IT sjef Per Henriksen Page 4 of 26

5 VARSLINGSLISTE LOKAL BEREDSKAPSGRUPPE CAMPUS VESTFOLD Lokal beredskapsleder Lokal beredskapsgruppe Statsbygg John Pedersen Studieavdelingen Elisabeth Wang Driftssjef Ingvill Fjeld Inst. leder IMAR Ketil Sollien Stud. koord. sykepleie Kirsten Erika Amsrud Avd. ingeniør Mikro/nano - lab Thomas Marthinsen Lokal beredskapsleder kaller inn lokal beredskapsgruppe OG andre relevante personer etter behov. Page 5 of 26

6 VARSLINGSLISTE LOKAL BEREDSKAPSGRUPPE CAMPUS KONGSBERG Lokal beredskapsleder Lokal beredskapsgruppe Statsbygg Tor Omdal Driftstekniker Roger Bjerke Administrasjonssjef Gro Årstad Nordli Verneombud Torill Bjerkgaard Studieavdelingen Gro Smedsrud Sentralbord Tina Tolleskoven Labb ansvarlig Richard thue Page 6 of 26

7 VARSLINGSLISTE LOKAL BEREDSKAPSGRUPPE CAMPUS DRAMMEN Lokal beredskapsleder Lokal beredskapsgruppe Brannvernleder / Papirbredden Eiendom Hebert Garcia Inst.leder sykepleie Lise Gladhus Personalrådgiver Lone Mette Solberg Administrasjonssjef Trond Christensen Studieavdelingen Kent Christensen Førstehjelp Sissel Hoftun Knudsen Internasjonal avd. Cecilie Dons Wallebek Knut Jul Melard Knut Anders Høiaas Page 7 of 26

8 VARSLINGSLISTE LOKAL BEREDSKAPSGRUPPE CAMPUS RINGERIKE Lokal beredskapsleder Lokal beredskapsgruppe Statsbygg Ståle Kristoffersen Driftstekniker Aage Lunde Administrasjonssjef Terje Rolfsøn Brannvernleder Nella Sørsveen HUT/ Stud-adm / FS Anne-Kari Ruud Instituttleder Bjørn Solheim IT-studiestedsleder Sjur Bakke Page 8 of 26

9 TILTAKSKORT Beredskapsplanen inneholder 7 generelle tiltakskort som gir råd om hvordan den uønskede hendelsen eller liknende situasjoner kan håndteres. Tiltakskortene er under revidering og ny oppdatering er ventet Hensikten med tiltakskort er å bidra til god arbeidsfordeling og at aktuelle aksjoner blir iverksatt så effektivt som mulig. Innholdet skal være enkelt og konkret samtidig som det ikke skal være en prosedyre som skal følges ukritisk. TILTAKSKORT 1: TILTAKSKORT 2: TILTAKSKORT 3: TILTAKSKORT 4: TILTAKSKORT 5: TILTAKSKORT 6: TILTAKSKORT 7: DØDSFALL (student / ansatt) DØDSFALL (student / ansatt) i utlandet PERSONSKADE / VOLD / TRUSLER BRANN / VANNSKADE / EKSPLOSJON / GASSLEKASJE og lignende SKYTING / BOMBE/ TERROR STORE HENDELSER PANDEMI Eksempelvis vil høyskolen ved store naturkatastrofescenarier eller politisk uro forholde seg til kommunens og politiets beredskapsplaner. Ved studiesteder hvor vi er en av flere leietakere og ikke har noe overordnet ansvar (for eks. Papirbredden, Drammen) vil vi følge byggherres evakueringsplaner og branninstruks. Page 9 of 26

10 TILTAKSKORT 1: DØDSFALL (student / ansatt) (På HBV sitt område eller i forbindelse med studier/jobb) Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Varsle politiet (112) Varsling til Beredskapsledelsen Varsle lokalt ansvarlig/ledelse NB: Varsling av pårørende blir ivaretatt av politi, evt. gjennom prest/trossamfunn Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadede Dersom den omkomne er student skal studentprest, sosialrådgiver / studentrådsledelsen og organisasjonskonsulent varsles og inngå i Beredskapsledelsen Skjerme person og åsted mot uvedkommende og media Ivareta direkte berørte og andre som kan ha behov for støtte og hjelp. Unngå spekulasjoner om årsak Vurdere opprettelse av krisetelefon / informere og forberede sentralbordet Forbered mottak av pårørende Loggfør hvordan situasjonen håndteres Klargjøre intern og ekstern informasjon til pressehåndtering Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Oppfølging med Politi Oppfølging med Arbeidstilsyn Rapportering HMS avvik Informere Kunnskapsdepartementet Ettervern og oppfølging av berørte studenter og personell Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsledelsen Page 10 of 26

11 RUTINER VED DØDSFALL (student/ansatt): Ved mottak av informasjon om at en student / ansatt tilknyttet HBV er død (for resepsjon/meldingsmottaker) Spør om, og skriv ned: navn på varsler, kontaktinformasjon og hvilken relasjon vedkommende har til avdøde. når dødsfallet skjedde og om de kan/ønsker å oppgi dødsårsak. tidspunkt og sted for begravelsen. telefonnummer til nærmeste pårørende. Vis medfølelse om varsleren er pårørende og si da at HBV vil ta kontakt igjen. Hvem gir informasjon? Ved ulykke som medfører dødsfall for én eller flere personer er det politiet som informerer. Høyskolens oppgave er å forsikre seg om at dette er gjort samt at pårørende er varslet. I samråd med politiet vurderer rektor når og hvordan informasjon skal gis internt. I de første timene etter at en ulykke har skjedd svarer politiet på alle spørsmål vedrørende: Navn på skadde/omkomne Tilstanden til evt. skadde personer (evt. uttalelser fra sykehus) Omstendigheter rundt ulykken Mulige årsaker til ulykken Redningsarbeidet Rektor Kommunikasjonssjef Politiet ulykker har ansvar for ekstern og intern informasjon bistår rektor samt leder for lokal beredskap på studiestedet har ansvar for å gi relevant informasjon i tilknytning til større Informasjon til alle studenter / ansatte Nærmeste leder ved studiet / enheten til avdøde sørger for at alle studenter og ansatte så raskt som mulig får informasjon om dødsfallet. Denne lederen informerer gruppen/instituttet om dødsfallet og gir informasjon til andre enhetsledere som gir informasjonen videre i sine enheter. Det er naturlig at nærmeste leder til avdøde tar initiativ til at medstudenter / kollegaer samles for å minnes den avdøde og for å gi informasjon. Denne lederen inviterer de det er naturlig å invitere til en samling. Begravelse De som har behov for det skal få anledning til å gå i begravelsen uten å bli trukket i avspaseringstid (det innvilges velferdspermisjon m/lønn). Krans/blomst Page 11 of 26

12 Reglene sier at krans/blomst i samsvar med vanlig skikk og bruk på stedet kan sendes. Det gis anledning til å sende en krans/blomst, enten fra HBV eller evt. fra fakultet, institutt/enhet, dvs. kun fra ett sted. Nærmeste leder avgjør om blomsten skal sendes fra instituttet/enheten eller fakultetet og sørger for at blomst med hilsen blir sendt. Det er ikke noen fast praksis på hvor mye fakultetet gir, dette avtales med fakultetsledelsen. Kontakt med pårørende Det kan være naturlig at nærmeste leder tar kontakt med pårørende, i hvert fall umiddelbart etter begravelsen for å vise medfølelse og for å høre om de vil komme innom fakultetet for å hente avdødes ting (legge vekt på at dette ikke haster, men er et tilbud). En ansatt ved enheten bør være til stede når pårørende kommer for å hente tingene. Page 12 of 26

13 TILTAKSKORT 2: DØDSFALL (student / ansatt) i utlandet (I forbindelse med studieopphold/tur eller utenlandsreise) Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Skriv ned navn, kontaktinfo på varsler, tid/sted for ulykke/dødsfall etc. Varsle Beredskapsledelsen Varsle UDs Operative senter på telefon: Varsle Sjømannskirken NB: Varsling av pårørende blir ivaretatt av politi, evt. gjennom prest/trossamfunn Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadede NB: Ved ulykke/dødsfall i utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har ansvaret for norske borgere NB: UD kontakter lokalt politi/prest som informerer pårørende Etabler kontaktperson på åstedet/utenlandsk lærested Dersom den omkomne er student skal studentprest, sosialrådgiver / studentrådsledelsen og organisasjonskonsulent varsles og inngå i Beredskapsledelsen Skjerme berørte personer Ta vare på pårørende Hvis ikke den forulykkede har reiseforsikring kan SOS København telefon ( ) bistå med hjemtransport og liknende Klargjøre ekstern informasjon Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Oppsummering av forløp Rapportering HMS avvik Informere Kunnskapsdepartementet Evaluering av hendelsen/ beredskapstiltak/erfaring Arranger minnestund Tilby støtte til berørte kollegaer/medstudenter Beredskapsledelsen Page 13 of 26

14 RUTINER FOR STUDENTER OG ANSATTE PÅ UTENLANDSOPPHOLD Det er egen instruks for reise med studenter til utlandet. Ansatte som har ansvar for studiereiser til utlandet må sørge for at det legges igjen dokumentasjon på reisen, liste som viser hvem som deltar på reisen samt ha vurdert risiko knyttet til reisen. Reiseforsikring Alle studenter og ansatte på utenlandsopphold er ansvarlig for å gyldig reiseforsikring. Utenriksdepartementets landsider Alle ansatte og studenter på reise i utlandet utenfor EU plikter å lese UD sine reiseråd på og gjøre seg kjent med nærmeste norske utenriksstasjon. NB: dersom UD fraråder å reise til et land gjelder ikke reiseforsikring. Page 14 of 26

15 TILTAKSKORT 3: PERSONSKADE / VOLD / TRUSSLER Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Varsling til politi 112 Iverksett førstehjelp Mottak/kontakt med politi Varsling til Beredskapsledelsen Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadede Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Skjerme berørte personer Signalement (øyenvitner) Vurder utestengelse/ekstra vakthold i samarbeid med vaktselskap Lokal leder/ Beredskapsledelse Vurder evt. trussel Uspesifikk eller spesifikk? Er trusselen underbygd med krav, motiv, sted/tidsangivelse? Uspesifikk trussel: Vent på politi Unngå evakuering hvis ingen andre indikasjoner Stille søk Evakuer ved funn Spesifikk trussel: Evakuer angitt område Evakuer tilstøtende arealer Gjennomfør søk (lokalkjent og politi) Spredning av evakuert personell Informasjon til evakuert personell Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Ved telefonisk/muntlig trussel: o Meldingsmottaker må notere: Hva som ble sagt. Stemme, tonefall, aksent Bakgrunnsstøy Skriftlig/elektronisk (eller annet) o Sikre bevis/spor Ettervern (samle berørte, debrief, psykisk støtte) Informere Kunnskapsdepartementet Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsledelse Page 15 of 26

16 TILTAKSKORT 4: BRANN / VANNSKADE / EKSPLOSJON / GASSLEKASJE / BYGGNINGSMESSIG OG TEKNISK SVIKT etc. (Scenario med behov for evakuering av studiested) Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Ring brannvesen 110 Følg studiestedets branninnstruks Varsle Beredskapsledelsen Etablere kontaktperson på stedet Prioritering i forhold til: Personer - Miljø Materiell Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadede Evakuering av personell fra truede områder (ihht. studiestedets evakueringsplan) Førstehjelp (fysisk/psykisk) Varsle byggherre Etablere oppholdsområde for evakuert personell Skadebegrensning Avsperring/vakthold Vakthold flyttede gjenstander Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering / etterarbeid / normalisering Oppfølging av berørt personell Rapportering HMS avvik Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsledelsen Page 16 of 26

17 TILTAKSKORT 5: SKYTING / BOMBE / TERROR / GISSEL NB! Ingen skal gripe inn i en gisselsituasjon! VENT PÅ POLITIET!! Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Politiet varsles direkte, på telefon 112 Politiet vurderer situasjonen, og gir råd om evakuering. Politiet overtar eierskapet til hendelsen. Sentral beredskapsledelse varsles. Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Møte i hht innkalling, mulig på eksternt oppmøtested Skaffe seg oversikt over situasjonen Bistå nødetatene med informasjon om omstendighetene, samt informasjon om ansatte og studenter. Kople inn kriseomsorgsteamet Politiet overtar ledelsen på Campus. Opprette kontakt med, og orientere kommune v/beredskapssjefen. Dersom hendelsen medfører dødsfall eller alvorlig skade, henvises til tiltakskort 1 Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Sikre elektroniske spor Gjennomgang med nødetatene Gjennomgang med Sentral Beredskapsledelse. Kriseomsorg, se vedlegg 4 Kommunikasjon internt og ekstern, se vedlegg 1 Beredskapsledelsen Page 17 of 26

18 TILTAKSKORT 6: STORE HENDELSER: BEHOV FOR EVAKUERING AV CAMPUS Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Varsle politiet 112 Varsle HBVs sentrale beredskapsledelse Mottak/kontakt med nødetater Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Møte i hht innkalling, mulig på eksternt oppmøtested Skaffe seg oversikt over situasjonen Bistå nødetatene med informasjon om omstendighetene, samt informasjon om ansatte og studenter. Kople inn kriseomsorgsteamet Politiet overtar ledelsen på Campus. Opprette kontakt med, og orientere kommune v/beredskapssjefen. Dersom hendelsen medfører dødsfall eller alvorlig skade, henvises til tiltakskort 1 Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Sikring/avstengning av berørte arealer. Restverdisikring Gjennomgang med nødetatene Gjennomgang med Sentral Beredskapsledelse. Kriseomsorg, se vedlegg 4 Kommunikasjon internt og ekstern, se vedlegg 1 Sikre at de som har vært involvert får en debriefing Vurdere om undervisningen, eksamen eller andre aktiviteter skal avlyses eller utsettes. Planlegge videre drift Beredskapsledelsen Page 18 of 26

19 TILTAKSKORT 7: PANDEMI (Ukontrollert akutt sykdomsutbrudd) Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon (Kan komme fra flere kilder, mest trolig fra helsemyndighetene til HBVs ledelse med pålegg om innføring av tiltak) Beredskapsledelsen etableres Helsemyndighet, Folkelhelseinstituttet, smittevernoverlegen SiO helsetjenesten, Personalansvarlig på enhet Tiltak Innkalle utvidet beredskapsgruppe Etablere kontakt med smittevernoverlegen Informere Kunnskapsdepartementet Undersøke omfang og farlighet Avklare nødvendige tiltak Klargjøre intern informasjon Iverksette smitteforebyggende tiltak/ hygienerenhold Innføre enhetlige tiltak (eksamen, lesesaler, undervisning, sammenkomster etc.) Beredskapsledelse Rapportering / Informasjon under pandemien Faren over / normalisering Rapportering/ etterarbeid/ Pålegge rapportering fra enhetene til Beredskapsledelsen Statusrapport til KD Oppfølging av rammet enhet Oppfølging av rammede personer Informasjon til tilsatte og studenter med status regelmessig (på norsk og engelsk) Avklare med helsemyndighet/folkehelsen Beslutte avsluttet beredskap Tilbake til normal virksomhet Informasjon til tilsatte og studenter Evaluering av forløp og tiltak Vurdere tiltak for å unngå nytt utbrudd Avlevere helserapport til KD og helsemyndighet og HMS avvik Avklare tid for nye eksamener om nødvendig med enhetlige regler Beredskapsledelse Beredskapsledelse Beredskapsledelsen/ Helsemyndighet/ KD/ Page 19 of 26

20 ADMINISTRATIV DEL 1. Mål med planverket - forberedelse i tilfelle uønskede hendelser skulle inntreffe 1.1 Planverket Formålet med beredskapsplanen er å sørge for at høgskolen er forberedt på uønskede situasjoner som kan oppstå og systematisk forbedrer sin evne til å håndtere en krise som måtte oppstå. Å redde liv og materielle verdier er hovedfokuset ved all forebygging og beredskapshåndtering ved høgskolen. Arbeidet med utvikling av planverket bygger på at det er gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) og et godt HMS arbeid. Gjennom å analysere interne- og eksterne forhold som kan utløse behov for økt beredskap eller krisehåndtering er det utarbeidet innsatsplaner for hvert av de områdene det HBV ansees å være mest sårbar. En årlig gjennomgang av trusselbildet (ROS-analyse) er en del av dette planverket. Høgskolen har opprettet et eget sikkerhetsutvalg som har til oppgave å sikre et godt et godt samspill mellom ROS arbeid, HMS og beredskapsarbeidet. 1.2 Beredskapsprinsipper Beredskaps- og sikkerhetsarbeid baseres på tre hovedprinsipper: ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet og nærhetsprinsippet. Disse tre prinsippene er etablert og anerkjent over lang tid, og blant annet forankret i NOU: Ansvarsprinsippet: Den som har ansvaret for en tjeneste, har også ansvaret for nødvendige skadeforebyggende tiltak, beredskapsforberedelser og iverksettelse av tiltak ved en krisehendelse. Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet mellom organiseringen i fred, krise og krig. De som utfører en oppgave/samfunnsoppgave i fred, har også de beste forutsetningene for å håndtere oppgavene ved en krise. Nærhetsprinsippet: Kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. For å kunne iverksette tiltak og sørge for en handlekraftig og koordinert ledelse når krisen oppstår, er det nødvendig at medlemmene kjenner sine roller og ansvar, samt at de har tilstrekkelig opplæring og øvelse. 2 Organisering av beredskapsledelsen 2.1 HBVs beredskap er organisert i to nivå. Høgskolens beredskap er organisert i to nivå. Den består av en sentrale beredskapsledelse (SBL) og lokal beredskapsledelse (LBL). Lokal beredskapsledelse er lokalisert ved hver campus. Beredskapsledelsen både sentralt og lokalt vil trekke inn de ressurser som anses nødvendig, herunder også personell jf. vedlegg A og B, Interne og eksterne ressurser. 2.2 Sentral beredskapsledelse Høgskoledirektøren er beredskapsansvarlig og har det overordnede administrative ansvaret for beredskapsarbeidet ved HBV. Dette innebærer det overordnede ansvaret for at prinsippene i dette dokumentet følges, både i administrasjonen og på det enkelte fakultet. Det løpende arbeid med utvikling av høgskolens beredskapsarbeid er delegert til assisterende høgskoledirektør. Page 20 of 26

21 Høgskoledirektøren er også sentral beredskapsleder for sentral beredskapsgruppe og har ansvar for å lede HBV håndtering av beredskapssituasjoner når de oppstår. 2.5 Ansvar og oppgavefordeling Hovedregelen er at det er bedre å sette sentral beredskapsledelse en gang for mye enn en gang for lite. Konsekvensene av at stab ikke settes kan være store, både hva gjelder det mellommenneskelige, høyskolens omdømme og skader på verdier og eiendom, dersom det viser seg at hendelsen er mer alvorlig enn først antatt. Beredskapsledelsen skal starte arbeidet så raskt som mulig og basert på sjekklisten under. Denne er på ingen måte uttømmende men er ment som et arbeidsverktøy i krisehåndteringen: Vurderer hendelsens art og omfang, samt iverksetter eventuelle strakstiltak Skaffe seg en oversikt over situasjonen, hva har skjedd. Varsle øvrige medlemmer av beredskapsledelsen, samt avgjøre hvilke medlemmer, eventuelt underliggende enhetene som skal innkalles Fokusere på: En tydelig prioritering av: mennesker miljø materiell omdømme Varsle/informere alle enhetene og personer som blir berørt Klargjøre hvem som skal fronte media, og hvilken informasjon som er frigitt. Gjennomføre fortløpende statusmøter for å oppdatere beredskapshåndteringen Ivareta forhold til myndigheter Mobilisere nok ressurser basert på «worst case»-tankegang Koordinere informasjon mellom HBV og KD. Vurdere fortløpende om eier, Kunnskapsdepartementet (KD), skal oppdateres, og be etter behov KD redegjøre for sine forventninger Krise informasjon internt og eksternt. Pårørenderom: Være behjelpelig å finne egnet lokale, basert på hvor mange pårørende og hvor bygningsmassen/område er klarert av politiet. 3 Når det er behov for krisestab 3.1 Kriseledelsen Det er viktig at varsling / informasjon alltid skal gis opp til øverste nivå. Hendelser / kriser som oppstår skal deretter håndteres på lavest mulig nivå. Sentral beredskapsledelse gir beslutnings- og koordineringsstøtte til lokal beredskapsgruppe. I Høgskoledirektørens fravær er assisterende Høgskoledirektør stedfortreder. Dersom verken Høgskoledirektør eller assisterende Høgskoledirektør er tilgjengelige er Campusdirektør operativ beredskapsleder. Page 21 of 26

22 Den sentrale beredskapsledelsen ved HBV består av følgende funksjoner: Høgskoledirektør Assisterende Høgskoledirektør Campusdirektør Personaldirektør Kommunikasjonssjef Studiedirektør IT-sjef Rektor Operativ beredskapsleder Lederstøtte/innkalling/rullering av plan Stedfortreder for beredskapsleder Brannansvarlig Koordinere mot byggeiere Koordinere kontakt med vaktselskap Etablering av pårørendesenter Fokus på ansatte Ansvarlig for å kople inn kriseomsorgspersonell Rådgivende for rektor Koordinere kommunikasjonsstaben. Sikre informasjon mellom sentral beredskapsledelsen og presse via kommunikasjonsstaben. Evt etablere pressesenter Fokus på studentene Etablere dedikert IT-støtte for å sikre nettilgang for sentral beredskapsledelse og kommunikasjonsstaben Har dialogen med beredskapsledelsen og kommunikasjonsstaben for å koordinere pressekontakten. Uttaler seg til media 3.2 Loggføring Seniorrådgiver fra Høgskoledirektørens stab er loggfører. Dersom denne ikke er til stede kommunikasjonsrådgiver ved Høgskoledirektørens stab er loggfører. Huskeliste for loggfører: - loggfører er lederstøtte - ha fokus på faktainformasjon, og beslutninger som tas. Fakta logges som bekreftet/ubekreftet - når situasjonen er over, sammenfattes loggen slik at den kan brukes som referat og til evaluering av hendelsen. 3.3 Møterom og beredskaps rom Den sentrale beredskapsledelsen har pre definerte møterom. Beredskapsledelsen har alltid fortrinnsrett på disse rommene, selv i øvingssituasjoner. Page 22 of 26

23 Rommene skal inneholde kart og etasjeoversikt over all bygningsmasse, samt landskapsplan. Rommene må også inneholde et sett med predefinert kommunikasjonsutstyr / audiovisuelt utstyr samt ladere til PC, I-phone og beredskapsplaner. Ansvarlig for de lokale beredskapsrommene er lokal beredskapsleder i samarbeid med Kvalitetsleder for beredskap, sikkerhet og kvalitetssystem For det sentrale beredskapsrommet er sentral beredskapsleder og Kvalitetsleder for beredskap, sikkerhet og kvalitetssystem ansvarlig for at rommet(ene) til enhver tid er operativt. 3.4 Landingsplass for redningshelikopter og ambulanse-helikopter. Vestfold: Idrettsbane/plen øst for idrettshall Drammen: Drammen sykehus 700 m Ringerike: Ringerike sykehus, 1,3 km unna. Ringerike Brannstasjon 500 m. Kongsberg: Sykehuset i Kongsberg 1300 m 3.5 Evakueringsplass: Avhengig av en ulykkes/katastrofes omfang, det vil si avhengig av antall mennesker som er berørt, vil det ved større ulykker/katastrofesituasjoner bli etablert et/flere evakueringssentre der det vil være behov for registrering, vakthold, sanitetsarbeid, samtalerom og konsultasjonsrom for lege. 3.6 Politiets ansvar: Innsatsledelse. Koordinere arbeidet med andre nødetater, lokale myndigheter og frivillige organisasjoner som blir involvert i hendelsen. Sperre av og beskytte ulykkesstedet og åstedet. Beslutte evakuering av utsatte områder og objekter. Legge om trafikk og håndtere publikum. Samle og formidle informasjon om skadde, døde og sårede. Identifisere omkomne. Ivareta kontakt med pårørende og etterlatte. Ved dødsfall er det politiets ansvar å håndtere melding til pårørende. Gi informasjon til allmennheten pressemeldinger og pressekonferanser. Opprettholde ro og orden og hindre kriminelle handlinger. 3.7 Informasjon når krisestab er satt Kommunikasjonsstaben setter egen krisestab jf. kommunikasjonsstabens kriseinformasjonsplan 3.8 Psykososial omsorg under og etter en krise Kriseomsorg settes i verk ved hendelser der det er behov for noe mer enn den kollegiale omsorgen. Etablering av spesifikke kriseomsorgstiltak besluttes av sentral beredskapsledelse, Personaldirektøren, har ansvar for å kople inn de personene som er i omsorgsteamet, samt ta kontakt med kriseteam i aktuelle kommuner jf. psykososial plan. Page 23 of 26

24 4 Øvelser Øvelser utføres i henhold til Vedlegg K. Ansvar for at øvelser utføres regelmessig er ledelsen ved HBV. Kvalitetsleder har ansvaret for praktisk gjennomføring av beredskapsøvelser. Øvelser gir en virksomhet mulighet til å trene, teste og videreutvikle eget planverk, egen krisehåndteringsevne og samvirke med andre. Viktige øvingsmomenter er avklaring av roller og ansvar, samordning av ressurser på tvers av virksomheter, felles situasjonsbilde og krisekommunikasjon. 1. Øvelse øker kompetansen og styrker innsatsevnen 2. Øvelse vil øke evnen til improvisasjon og problemløsende tenkning. 3. Øvelse gjør oss i stand til å rette opp feil eller mangler ved opplæring, instruks, materiell osv. 4. Øvelse gir oss oversikt over alternative løsninger og muligheter. 5. Hensikten med evaluering av øvelsen er for å finne forbedringspunkter som vil danne grunnlag for neste øvelse. Øvelser er en viktig del av kvalitetssikringen av beredskapsarbeidet. Det vil gjennomføres regelmessig skrivebords øvelser med ulike scenarioer for sentral beredskapsledelse og lokal beredskapsgrupper. Det skal også være minimum en årlig utvidet øvelse der vi trener opp mot nødetater og/eller eksterne ressurser. Det finnes ulike øvingsformer. Det kan være alt fra enkle varslingsøvelser, via såkalte skrivebords- /simulerings-/spill øvelser, til store øvelser med markører og faktisk ressursinnsats 5 Opplæring. Alle ansatte skal ha kjennskap til HBVs beredskapsarbeid, beredskapsplanen og de rutiner som gjelder for de områdene en befinner seg i. Denne opplæringen skal også inngå i opplæringen av nyansatte, og ansvaret ligger på Kvalitetsleder for beredskap, sikkerhet og kvalitetssystem. - Orientering om brann og øvrige beredskapsplaner til nye studenter og ansatte ved oppstart - Branninstruks legges inn i informasjonsmappe til nyansatte - Årlige møter for brannkoordinatorene - Jevnlige tilbud til ansatte og studenter om førstehjelpskurs/bruk av hjertestarter og kurs i andre relevante temaer (f.eks. «den vanskelige samtalen») - Den enkelte ansatte skal: - Kjenne sine egne oppgaver i en krise-/ulykkessituasjon - Kjenne til HBVs oppgaver i en krise-/ulykkessituasjon - Kjenne varslingsrutiner internt i enheten og ved behov de overordnede varslingsrutinene for HBV. - Ta et kollegialt omsorgsansvar - Ansatte med spesiell rolle og ansvar i beredskapsarbeidet skal: - Øve spesielt på egen rolle - Trene på varsling, organisering og håndtering - Delta på øvelser og på informasjonsmøter Page 24 of 26