Kriseplan for Høgskolen i Hedmark. Naudnummeret til høgskolen:

Transkript

1 Kriseplan for Høgskolen i Hedmark Naudnummeret til høgskolen:

2 Intensjon Ei krise er ein situasjon eller ei utvikling som er forskjellig frå det som kan sjåast på som normalt. Krisa oppstår relativt plutseleg og til ein viss grad uventa. Ei krise krev at ein fattar raske vedtak og fordeler ansvaret godt Ein kriseplan er i seg sjølv ingen garanti for god handtering av ei krise, men han kan vere eit hjelpemiddel for å kunne koordinera handteringa av krisa best mogleg, og på den måten setje inn rett tiltak til rett tid. Kriseplanen skal difor vere ei rettleiing i korleis Høgskolen i Hedmark (HH) handterer ulike typar kriser. Kriseplanen bygger på prinsippa om at den som har ansvaret i en normalsituasjon og skal handtere ekstraordinære situasjonar innan sitt område, og at kriser skal handteras på eit lavast mogleg nivå. Plans are nothing: planning is everything (Dwight D. Eisenhower) I denne dimensjonen ligg det ei utfordring med eit slikt produkt. Planen er i seg sjølv ikkje relevant før han er gjennomgått og øvd med alle dei partane han gjeld, så vel tilsette som studentar. Elverum, Pål Dietrichs Høgskoledirektør

3 Varslingsplan Den som blir gjort merksam på ei krise eller ulykke skal, om det er behov for det, varsle Brann: 110 Politi: 112 Ambulanse: 113 Så skal ein ringje naudnummerert til høgskolen heile døgeret tlf: Securitas opererer telefonnummeret på vegne av høgskolen og vil vidareformidle meldingar til krisegruppa til høgskolen. NÅR DU VARSLAR, HUGS Å SEIE: Kven du er Kva som har skjedd Kor skadestaden er/adresse Kor mange som er skadde/ omfang av skaden Ikkje alle kriser er livstruande, eller akutte. Den som blir kjent med, eller oppdagar ein krisesituasjon må vurdera om det er naudsynt å tilkalle offentleg apparat (ambulanse / politi / brannvesen), eller om det rekk å varsle avdelinga og skolen si leiing.

4 Kva er ei krise? Kriseplanen bygger på ein risiko- og sårbarheitsanalyse der det er definert fem hovudområde for hendingar som kan ha høg risiko og utgjere ei krise. Dette gjeld: Hendingar med skade på menneske Hendingar med skade på materielle og økonomiske verdiar Hendingar med skade på organisasjon og funksjonalitet Hendingar med skade på omdømme til høgskolen Hendingar med skade på ytre miljø Hendingane kan vere: Større ulykke eller alvorleg hending: Dødsfall, alvorleg ulykke, sjukdom eller personskade der studentar og/eller tilsette ved høgskolen er involverte eller som skjer ved arrangement i regi av høgskolen eller på området til høgskolen Leiteaksjon Brann eller eksplosjon som fører til større materiell skade Terroraksjon Ei hending som vil ha konsekvensar for tilsette og/eller studentar Ei hending som fører til stor pågang frå media Ei hending som vedkjem alvorlege strafferettslege forhold og der politiet er kopla inn Vald, sakna studentar, politisk uro med opptøyar, terrorhandlingar, unntakstilstandar/krigsliknande tilstandar, epidemiar og naturkatastrofer, eller andre alvorlege hendingar

5 DEL 1 - Generelt Denne planen er rettleiande for operativ krisehandtering ved Høgskolen i Hedmark (HH) og trekkjer opp hovudlinjer for korleis denne verksemda skal utførast. Krisehandsaminga bygger på følgjande prinsipp: Ansvarsprinsippet inneber at den som har eit ansvar i ein normalsituasjon også har ansvar for ekstraordinære hendingar på området. Likskapsprinsippet inneber at den organisasjonen ein opererer med i ein krisesituasjon skal vere mest mogleg lik den organisasjonen ein har til dagleg. Nærleikprinsippet inneber at kriser skal handsamast på lågast mogleg nivå. Samvirkeprinsippet inneber at styresmakt, verksemd eller etat har eit sjølvstendig ansvar for å sikre eit best mogleg samvirke med relevante aktørar og verksemder i arbeidde med å førebyggje og handsame kriser. Organisering Det er høgskoledirektøren som i samråd med rektor har myndigheit til å setje i verk kriseplanen og bestemme omfanget av tiltaka. Høgskolens krisegruppe Høgskoledirektøren innkallar krisegruppa. Høgskoledirektøren er leiar av krisegruppa. Krisegruppa blir aktivert når det blir meldt om ei alvorleg krise, og elles når høgskoledirektøren finn det naudsynt å samankalle gruppa. Krisegruppa har følgjande samansetjing: Høgskoledirektøren Rektor

6 Kommunikasjonssjef Aktuell dekan Personal- og organisasjonsdirektøren Internasjonal rådgjevar (ved kriser i utlandet) Krisegruppa trekkjer inn andre ressurspersonar om naudsynt. Krisegruppa skal fungere som redningssentral for høgskolen med følgjande operative oppgåver: Kontakt og samordning med brannvesen, politi og helsevesen/ambulanse/legevakt Samordning internt Informasjonsoppgåver internt og eksternt Vurdere behov for å innkalle psykisk og fysisk støtteapparat etter omfanget av krisa. For å kunne setje i verk tiltak og sørgje for ei handlekraftig og koordinert leiing når krisa oppstår, er det nødvendig at alle kjenner den rolla og det ansvaret dei har, og at dei har tilstrekkeleg opplæring og øving.

7 Studentane Når studentar er involverte skal Studentorganisasjonen i Hedmark (StorHk) ved leiar og Studentsamskipnaden i Hedmark (SiH) ved administrerande direktør varslast om at krisegruppa er aktivert. Avdelingane Kvar avdeling skal ha ein beredskap for å vere i stand til å meistre krisesituasjonar som kan oppstå. Dekan ved avdelingane har ansvar for å byggje opp og ivareta dei naudsynte rutinane ved avdelingane. Det gjeld rutinar for varsling, telefonkapasitet, lister over tilsette og studentar. Ei hending/ ein krisesituasjon med avgrensa konsekvens for høgskolen som heilskap og med avgrensa og lokal verknad skal som regel handsamast på den aktuelle avdelinga. Eksempel på slike krisesituasjonar er: Dødsfall blant einskilde studentar og tilsette på grunn av sjukdom eller ulykke på eller utanfor studiestaden (under dette óg sjølvmord blant studentar eller tilsette) Student eller tilsett som er sakna Lokalt avgrensa utbrot av smittefarleg sjukdom blant studentar og/eller tilsette Lokale tilfelle av kriminalitet, ran, tjuveri eller valdshandlingar på området til høgskolen Politiet har ansvar for å kontakte dei pårørande til studentar.

8 Internasjonal koordinator ved avdelinga skal hjelpe leiinga ved kriser i utlandet eller ved involvering av utanlandske studentar. Studentprest, sosialrådgjevar eller andre støttepersonar skal trekkjast inn om naudsynt. Ved kjennskap til ei krise skal avdelinga alltid varsle krisegruppa. Studentgrupper og organisasjonar Ein student som opplever eller blir gjort merksam på ei krise eller ulykke som omfattar andre studentar, skal varsle: Brann: 110 Politi: 112 Ambulanse: 113 Så skal ein ringje naudnummeret til høgskolen tlf: (ope heie døgeret) Studentsamskipnaden i Hedmark (SIH) Ved kriser der høgskolen sine studentar er involverte, skal høgskolen si krisegruppe varsle direktør i studentsamskipnaden. Dersom studentsamskipnaden får kjennskap til kriser som omfattar studentar ved høgskolen, skal studentsamskipnaden varsle høgskolen si krisegruppe ved høgskoledirektøren.

9 Studentorganisasjonen i Hedmark (StorHk) Ved kriser der høgskolen sine studentar er involverte, skal høgskolen si krisegruppe varsle leiar i studentorganisasjonen. Dersom studentorganisasjonen får kjennskap til kriser som omfattar studentar ved høgskolen, skal studentorganisasjonen varsle høgskolen si krisegruppe ved høgskoledirektøren. Kommunikasjon og informasjon Kommunikasjon og informasjon er eit svært viktig element i krisehandteringa. Kommunikasjonssjefen har ansvar for å leie kommunikasjons- og informasjonsarbeidet i ein krisesituasjon. Kommunikasjon med pårørande og andre berørte Ved dødsfall eller sjukdom er det politi eller helsevesen som informerer pårørande. Krisegruppa, i samråd med aktuell avdeling og politi/ helsevesen, avgjer korleis andre berørte skal varslast. Ved andre hendingar er krisegruppa ansvarleg for å informere pårørande og andre berørte. Ekstern kommunikasjon Kommunikasjonssjefen koordinerer i samråd med krisegruppa og den aktuelle avdelinga all ekstern kommunikasjon, og skal bistå politi og redningsetaten med naudsynt informasjon Kommunikasjonssjefen er ansvarleg for å etablere eit pressesenter ved større hendingar eller ulykker.

10 Markering ved dødsfall Krisegruppa skal i samråd med den aktuelle avdelinga vurdere kva slags markeringar som skal gjennomførast. Det kan vere markeringar med bruk av flagg, kondolanseprotokoll og minnestund. Det er viktig å ha fokus på den einskilde situasjonen og på bakgrunn av han finne fram til ein omsorgsfull måte å markere dødsfallet på.

11 DEL 2 - Utland Kriser i utlandet Planen omtaler ansvaret HH har for tilsette og studentar i utlandet og kor ansvaret ligg internt ved HH. Det er utvikla eigne Retningslinjer for utenlandsopphold, Høgskolen i Hedmark, der ein finn meir informasjon. Heftet ligg også ute på veven, Prosedyrar for studentar og tilsette ved kriser i utlandet Tilsette sitt ansvar - Før avreise skal den einskilde tilsette orientere seg om kva for ein utanriksstasjon som er nærast reisemålet. Sjå: - Ved krise tar kontaktpersonen i gruppa eller ein anna deltakar om kontaktpersonen ikkje er tilgjengeleg, kontakt med næraste norske utanriksstasjon og høgskolen sitt naudnummer Når ein reisar aleine tek den einskilde kontakt med næraste norske utanriksstasjon og høgskolen sitt naudnummer Studenten sitt ansvar - Før avreise skal den einskilde studenten orientere seg om kva for ein utanriksstasjon som er nærast reisemålet. Sjå: - Studenten tek kontakt med næraste norske utanriksstasjon og ringjer høgskolen sitt naudnummer

12 Internasjonal koordinator sitt ansvar - Den internasjonale koordinatoren skal ha oversikt over kor høgskolen har studentar, og har har annsvar for å følgje opp studentar ved si avdeling på utanlandsopphald. - Om internasjonal koordinator på avdeling får kjennskap til ein situasjon i utlandet som potensielt kan innebere ei krise med involverte studentar, skal krisegruppa og internasjonal rådgjevar underrettast. Internasjonal rådgjevar sitt ansvar - Om internasjonal rådgjevar får kjennskap til ein situasjon i utlandet som potensielt kan innebere ei krise med involverte studentar skal krisegruppa underrettast. - Inngå i krisegruppa ved kriser i utlandet. Krisegruppa sitt ansvar Sjå til at følgjande oppgåver blir tatt hand om i samråd med den aktuelle avdelinga; - Innhente all registrert informasjon om tilsette/studentar i det aktuelle området frå internasjonal rådgjevar og vurdera situasjonen - Kontakte den norske utanriksstasjonen på staden for informasjon og bistand. - Kontakta dei berørte tilsette og/eller studentane, gje rettleiing om kva dei bør gjere, og planleggje kva dei skal gjere om situasjonen endrar seg. - Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før næraste pårørande til tilsette blir kontakta. Det er politiet sitt ansvar å kontakte pårørande til studentar. - Avklare konsekvensane for andre studentar i området og avgjere om det skal setjast i verk tiltak for dei.

13 - Avgjere om situasjonen er såpass alvorleg at dei tilsette og/eller studentane bør evakuerast. Utanriksdepartementet skal kontaktast i denne prosessen. - Avgjere høgskolen si offisielle respons på hendinga.

14 DEL3 HANDLINGSKORT Krise Ansvarleg Tiltak Akuttfase Den som først får kjennskap til ei hending Sjå eige skjema for markering av dødsfall Krisegruppa Dekan Krisegruppa Varsel: Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Høgskolen sitt naudnummer Involvere avdelinga Ringe krisegruppa ved høgskoledirektøren Vurdere andre instansar og ressurspersonar som bør involverast. Varsle samskipnad, studentparlament ved leiar av StorHK. Kontakte pårørande. Ansvar for evt. informasjon til media, saman med kommunikasjonssjefen. Oppfølgjingsfase Krisegruppa (hugseliste) Leggje opp strategiar for vidare arbeid ift omfanget av krisa. Krisegruppa hentar inn kompetanse ved å involvere studentprest og sosialrådgjevar Rektor/dekan Kommunikasjonssjef Kommunikasjonssjef/dekan/rektor Informasjon til studentar og tilsette Gjer klar for evt. samlingsstad for samtaler/bearbeiding Få oversikt over hendinga kven kva, kor, konsekvensar og tiltak framover Informere om hjelpeapparat i og utanfor HH Kontakte andre aktuelle utval/avdelingar i HH (F.eks. FH psykisk helsearbeid) som kan ha kompetanse innafor fagfeltet som kan vere til nytte i ulykkesoppfølging Oppfølging av pårørande Markering ved dødsfall/ gravferd Vurdere om undervisning eller annan aktivitet skal avlysast. Sette opp strategiar for mediekontakt Ta hand om informasjon for vev (internt/eksternt)/presseberedskap

15 Etterarbeid Krisegruppe, sosialrådgjevar, Følgje opp studentar og tilsette. studentprest Debriefing Arbeidsmiljøutval/læringsmiljøutval Vurdere om ein kan førebyggje/hindre liknande ulykker eller hendingar i framtida Krisegruppa, i samråd med aktuell Evaluere krisa, vurdere om ein kan førebyggje eller hindre liknande ulykker. avdeling Markering av dødsfall Tiltak Ansvarleg Tiltak Markering Dekan, i samarbeid med krisegruppa Sette opp kondolansebord - Lys - Blomster - Kondolanseprotokoll - Bilde - Dødsannonse Minnestund Dekan, i samarbeid med evt. krisegruppa, medstudentar, SSR, prest og pårørande - Fastsetje tid og stad - Kunngjere markeringa - Skaffe lokale - Taleliste - Musikk - Blomster - Flagging - Leiing av minnestund - Ansvar for kontakt med pårørande - Samling etter minnestund

16 Logg for ein krisesituasjon Krisegruppa er ansvarleg for å føre logg Hugs å skrive logg over kven som blir varsla når! Krise: Dato/tid Melding mottatt eller sendt Avsendar Mottakar Merknader

17 2418 Elverum tlf: