BEREDSKAPSPLAN HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD INNHOLD:

Transkript

1 BEREDSKAPSPLAN HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD INNHOLD: 1. Hasteark 2. Operativ del i. Varslingslister ii. Tiltakskort 3. Administrativ del a. Roller og oppgaver b. Overordnede prinsipper c. Evaluering, opplæring, øvelser og revisjon Dokumenteier: Assisterende Høgskoledirektør Vedtatt: Sist revidert: Av: Kai Mjøsund Versjon: ID: Page 1 of 25

2 HASTEARK 1. I en krisesituasjon varsles de offisielle nødetatene umiddelbart BRANN 110 POLITI 112 AMBULANSE Høgskoledirektør (eller stedfortreder dersom han ikke er tilgjengelig) varsles på mobiltelefon: a. Stedfortreder 1: Nils Dugstad / b. Stedfortreder 2: Johnny Thorsen / Høgskoledirektør er operativ beredskapslede og innkaller sentral beredskapsledelse via SMS 4. Sentral beredskapsledelse møtes på predefinerte beredskapsrom 5. Operativ beredskapsleder ringer opp øvrige beredskapsrom og medlemmer av sentral beredskapsledelse på Lync 6. Sentral beredskapsledelsen vurderer hvilke underliggende enheter som innkalles og setter lokal beredskapsgruppe ved behov 7. Beredskapsplan med tiltakskort følges for videre håndtering 8. Kommunikasjonssjef vurderer om kommunikasjonsstab skal settes Page 2 of 25

3 VARSLINGSLISTE - SENTRAL BEREDSKAPLEDELSE Operativ beredskapsleder Sentral beredskapsledelse Stedfortredere Rektor (Talsperson) Petter Aasen Prorektor utdanning Merete Faanes Loggfører Lars G. Sønsteby Loggfører Ragne Hvidsten Operativ beredskapsleder Høgskoledirektør Kai Mjøsund Stedfortreder 1 Ass. Høgskoledirektør Nils Dugstad Stedfortreder 2 Campusdirektør Johnny Thorsen Kommunikasjonssjef Tania M. Olsen Personaldirektør Elisabeth E. Borhaug Studiedirektør Anne Fængsrud Campusdirektør Johnny Thorsen IT sjef Jan Petter Thorstensen Ass. kom. sjef Tommy H. Lillefjære HR Rådgiver Christian Brørs Ass. studiedirektør Turid Næss Seksjonssjef Mette M. Bie-Sørum Ass. IT sjef Per Henriksen Page 3 of 25

4 VARSLINGSLISTE LOKAL BEREDSKAPSGRUPPE CAMPUS VESTFOLD Lokal beredskapsleder Lokal beredskapsgruppe Statsbygg John Pedersen Studieavdelingen Elisabeth Wang Driftssjef Ingvill Fjeld Inst. leder IMAR Ketil Sollien Stud. koord. sykepleie Kirsten Erika Amsrud Avd. ingeniør Mikro/nano - lab Thomas Marthinsen Lokal beredskapsleder kaller inn lokal beredskapsgruppe OG andre relevante personer etter behov. Page 4 of 25

5 VARSLINGSLISTE LOKAL BEREDSKAPSGRUPPE CAMPUS KONGSBERG Lokal beredskapsleder Lokal beredskapsgruppe Statsbygg Tor Omdal Driftstekniker Roger Bjerke Administrasjonssjef Gro Årstad Nordli Verneombud Torill Bjerkgaard Studieavdelingen Gro Smedsrud Sentralbord Tina Tolleskoven Labb ansvarlig Richard thue Page 5 of 25

6 VARSLINGSLISTE LOKAL BEREDSKAPSGRUPPE CAMPUS DRAMMEN Lokal beredskapsleder Lokal beredskapsgruppe Brannvernleder / Papirbredden Eiendom Hebert Garcia Inst.leder sykepleie Lise Gladhus Administrasjonssjef Trond Christensen Personalrådgiver Lone Mette Solberg Studieavdelingen Kent Christensen Førstehjelp Sissel Hoftun Knudsen Internasjonal avd. Cecilie Dons Wallebek Page 6 of 25

7 VARSLINGSLISTE LOKAL BEREDSKAPSGRUPPE CAMPUS RINGERIKE Lokal beredskapsleder Lokal beredskapsgruppe Statsbygg Ståle Kristoffersen Driftstekniker Aage Lunde Administrasjonssjef Terje Rolfsøn Sentralbord Nella Sørsveen HUT/ Stud-adm / FS Anne-Kari Ruud Instituttleder Bjørn Solheim IT-studiestedsleder Sjur Bakke Page 7 of 25

8 TILTAKSKORT Beredskapsplanen inneholder 7 generelle tiltakskort som gir råd om hvordan den uønskede hendelsen eller liknende situasjoner kan håndteres. Hensikten med tiltakskort er å bidra til god arbeidsfordeling og at aktuelle aksjoner blir iverksatt så effektivt som mulig. Innholdet skal være enkelt og konkret samtidig som det ikke skal være en prosedyre som skal følges ukritisk. TILTAKSKORT 1: TILTAKSKORT 2: TILTAKSKORT 3: TILTAKSKORT 4: TILTAKSKORT 5: TILTAKSKORT 6: TILTAKSKORT 7: DØDSFALL (student / ansatt) DØDSFALL (student / ansatt) i utlandet PERSONSKADE / VOLD / TRUSLER BRANN / VANNSKADE / EKSPLOSJON / GASSLEKASJE og lignende SKYTING / BOMBE/ TERROR STORE HENDELSER PANDEMI Tiltakskortene må ses i sammenheng med blant annet respektive kommuners- og byggherrers kriseplanverk. Eksempelvis vil høyskolen ved store naturkatastrofescenarier eller politisk uro forholde seg til kommunens og politiets beredskapsplaner. Ved studiesteder hvor vi er en av flere leietakere og ikke har noe overordnet ansvar (for eks. Papirbredden, Drammen) vil vi følge byggherres evakueringsplaner og branninstruks. Page 8 of 25

9 TILTAKSKORT 1: DØDSFALL (student / ansatt) (På HBV sitt område eller i forbindelse med studier/jobb) Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Varsle politiet (112) Varsling til Beredskapsledelsen Varsle lokalt ansvarlig/ledelse NB: Varsling av pårørende blir ivaretatt av politi, evt. gjennom prest/trossamfunn Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadede Dersom den omkomne er student skal studentprest, sosialrådgiver / studentrådsledelsen og organisasjonskonsulent varsles og inngå i Beredskapsledelsen Skjerme person og åsted mot uvedkommende og media Ivareta direkte berørte og andre som kan ha behov for støtte og hjelp. Unngå spekulasjoner om årsak Vurdere opprettelse av krisetelefon / informere og forberede sentralbordet Forbered mottak av pårørende Loggfør hvordan situasjonen håndteres Klargjøre intern og ekstern informasjon til pressehåndtering Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Oppfølging med Politi Oppfølging med Arbeidstilsyn Rapportering HMS avvik Informere Kunnskapsdepartementet Ettervern og oppfølging av berørte studenter og personell Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsledelsen Page 9 of 25

10 RUTINER VED DØDSFALL (student/ansatt): Ved mottak av informasjon om at en student / ansatt tilknyttet HBV er død (for resepsjon/meldingsmottaker) Spør om, og skriv ned: navn på varsler, kontaktinformasjon og hvilken relasjon vedkommende har til avdøde. når dødsfallet skjedde og om de kan/ønsker å oppgi dødsårsak. tidspunkt og sted for begravelsen. telefonnummer til nærmeste pårørende. Vis medfølelse om varsleren er pårørende og si da at HBV vil ta kontakt igjen. Hvem gir informasjon? Ved ulykke som medfører dødsfall for én eller flere personer er det politiet som informerer. Høyskolens oppgave er å forsikre seg om at dette er gjort samt at pårørende er varslet. I samråd med politiet vurderer rektor når og hvordan informasjon skal gis internt. I de første timene etter at en ulykke har skjedd svarer politiet på alle spørsmål vedrørende: Navn på skadde/omkomne Tilstanden til evt. skadde personer (evt. uttalelser fra sykehus) Omstendigheter rundt ulykken Mulige årsaker til ulykken Redningsarbeidet Rektor Kommunikasjonssjef Politiet ulykker har ansvar for ekstern og intern informasjon bistår rektor samt leder for lokal beredskap på studiestedet har ansvar for å gi relevant informasjon i tilknytning til større Informasjon til alle studenter / ansatte Nærmeste leder ved studiet / enheten til avdøde sørger for at alle studenter og ansatte så raskt som mulig får informasjon om dødsfallet. Denne lederen informerer gruppen/instituttet om dødsfallet og gir informasjon til andre enhetsledere som gir informasjonen videre i sine enheter. Det er naturlig at nærmeste leder til avdøde tar initiativ til at medstudenter / kollegaer samles for å minnes den avdøde og for å gi informasjon. Denne lederen inviterer de det er naturlig å invitere til en samling. Begravelse De som har behov for det skal få anledning til å gå i begravelsen uten å bli trukket i avspaseringstid (det innvilges velferdspermisjon m/lønn). Krans/blomst Reglene sier at krans/blomst i samsvar med vanlig skikk og bruk på stedet kan sendes. Det gis anledning til å sende en krans/blomst, enten fra HBV eller evt. fra fakultet, institutt/enhet, dvs. kun fra ett sted. Nærmeste leder avgjør om blomsten skal sendes fra instituttet/enheten eller Page 10 of 25

11 fakultetet og sørger for at blomst med hilsen blir sendt. Det er ikke noen fast praksis på hvor mye fakultetet gir, dette avtales med fakultetsledelsen. Kontakt med pårørende Det kan være naturlig at nærmeste leder tar kontakt med pårørende, i hvert fall umiddelbart etter begravelsen for å vise medfølelse og for å høre om de vil komme innom fakultetet for å hente avdødes ting(legge vekt på at dette ikke haster, men er et tilbud). En ansatt ved enheten bør være til stede når pårørende kommer for å hente tingene. Formell saksgang Lønns- og personalkonsulent får beskjed om dødsfallet av nærmeste leder og gir beskjed til DFØ. Lønnen blir stoppet dødsdagen, derfor er det viktig at beskjed blir gitt så fort som mulig (for mye utbetalt lønn vil bli krevet tilbake fra de gjenlevende). Personal- og lønnsseksjonen utbetaler feriepenger avdøde har til gode. Videre sender de informasjon til Statens Pensjonskasse som administrerer ordningen med ytelser ved dødsfall. Betaling til etterlatte utbetales av Statens Pensjonskasse. Nærmeste leder bør opplyse personalkonsulenten om avdøde var tilknyttet en fagforening, slik at lønns- og personalkonsulenten kan varsle denne. Pårørende kan ha rettigheter overfor fagforeningen. Statens Pensjonskasse har gitt ut et informasjonshefte om etterlattepensjon som kan sendes til den/de etterlatte. Annet praktisk Nærmeste leder sørger for at avdøde fjernes fra telefonlister og nettoversikter, og at avdødes beskjed på telefonsvareren tas bort. Page 11 of 25

12 TILTAKSKORT 2: DØDSFALL (student / ansatt) i utlandet (I forbindelse med studieopphold/tur eller utenlandsreise) Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Skriv ned navn, kontaktinfo på varsler, tid/sted for ulykke/dødsfall etc. Varsle Beredskapsledelsen Varsle UDs Operative senter på telefon: Varsle Sjømannskirken NB: Varsling av pårørende blir ivaretatt av politi, evt. gjennom prest/trossamfunn Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadede NB: Ved ulykke/dødsfall i utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har ansvaret for norske borgere NB: UD kontakter lokalt politi/prest som informerer pårørende Etabler kontaktperson på åstedet/utenlandsk lærested Dersom den omkomne er student skal studentprest, sosialrådgiver / studentrådsledelsen og organisasjonskonsulent varsles og inngå i Beredskapsledelsen Skjerme berørte personer Ta vare på pårørende Hvis ikke den forulykkede har reiseforsikring kan SOS København telefon ( ) bistå med hjemtransport og liknende Klargjøre ekstern informasjon Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Oppsummering av forløp Rapportering HMS avvik Informere Kunnskapsdepartementet Evaluering av hendelsen/ beredskapstiltak/erfaring Arranger minnestund Tilby støtte til berørte kollegaer/medstudenter Beredskapsledelsen Page 12 of 25

13 RUTINER FOR STUDENTER OG ANSATTE PÅ UTENLANDSOPPHOLD Reiseforsikring Alle studenter og ansatte på utenlandsopphold er ansvarlig for å gyldig reiseforsikring. Dersom man ikke har privat reiseforsikring kan høyskolen dekke utgifter til dette. Ansatte med DNB Coorporate card får automatisk reiseforsikring ved kjøp av reise med dette kortet. Studenter med støtte fra lånekassen har reiseforsikring via HELFO Utland, men dette gjelder kun i studieoppholdsland, ikke som vanlig reiseforsikring. Utenriksdepartementets landsider Alle ansatte og studenter på reise i utlandet utenfor EU plikter å lese UD sine reiseråd på og gjøre seg kjent med nærmeste norske utenriksstasjon. NB: dersom UD fraråder å reise til et land gjelder ikke reiseforsikring. Page 13 of 25

14 TILTAKSKORT 3: PERSONSKADE / VOLD / TRUSSLER Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Varsling til politi 112 Iverksett førstehjelp Mottak/kontakt med politi Varsling til Beredskapsledelsen Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadede Hindre uvedkommende adgang Sperre av åstedet (sporsikring) Sikre/notere vitner (navn/telefon) Skjerme berørte personer Signalement (øyenvitner) Vurder utestengelse/ekstra vakthold i samarbeid med vaktselskap Lokal leder/ Beredskapsledelse Vurder evt. trussel Uspesifikk eller spesifikk? Er trusselen underbygd med krav, motiv, sted/tidsangivelse? Uspesifikk trussel: Vent på politi Unngå evakuering hvis ingen andre indikasjoner Stille søk Evakuer ved funn Spesifikk trussel: Evakuer angitt område Evakuer tilstøtende arealer Gjennomfør søk (lokalkjent og politi) Spredning av evakuert personell Informasjon til evakuert personell Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Ved telefonisk/muntlig trussel: o Meldingsmottaker må notere: Hva som ble sagt. Stemme, tonefall, aksent Bakgrunnsstøy Skriftlig/elektronisk (eller annet) o Sikre bevis/spor Ettervern (samle berørte, debrief, psykisk støtte) Informere Kunnskapsdepartementet Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsledelse Page 14 of 25

15 TILTAKSKORT 4: BRANN / VANNSKADE / EKSPLOSJON / GASSLEKASJE / BYGGNINGSMESSIG OG TEKNISK SVIKT etc. (Scenario med behov for evakuering av studiested) Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Ring brannvesen 110 Følg studiestedets branninnstruks Varsle Beredskapsledelsen Etablere kontaktperson på stedet Prioritering i forhold til: Personer - Miljø Materiell Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Verifiser informasjon om skadeomfang og identitet på skadede Evakuering av personell fra truede områder (ihht. studiestedets evakueringsplan) Førstehjelp (fysisk/psykisk) Varsle byggherre Etablere oppholdsområde for evakuert personell Skadebegrensning Avsperring/vakthold Vakthold flyttede gjenstander Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering / etterarbeid / normalisering Oppfølging av berørt personell Rapportering HMS avvik Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Beredskapsledelsen Page 15 of 25

16 TILTAKSKORT 5: SKYTING / BOMBE / TERROR / GISSEL NB! Ingen skal gripe inn i en gisselsituasjon! VENT PÅ POLITIET!! Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Politiet varsles direkte, på telefon 112 Politiet vurderer situasjonen, og gir råd om evakuering. Politiet overtar eierskapet til hendelsen. Sentral beredskapsledelse varsles. Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Møte i hht innkalling, mulig på eksternt oppmøtested Skaffe seg oversikt over situasjonen Bistå nødetatene med informasjon om omstendighetene, samt informasjon om ansatte og studenter. Kople inn kriseomsorgsteamet Politiet overtar ledelsen på Campus. Opprette kontakt med, og orientere kommune v/beredskapssjefen. Dersom hendelsen medfører dødsfall eller alvorlig skade, henvises til tiltakskort 1 Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Sikre elektroniske spor Gjennomgang med nødetatene Gjennomgang med Sentral Beredskapsledelse. Kriseomsorg, se vedlegg 4 Kommunikasjon internt og ekstern, se vedlegg 1 Beredskapsledelsen Page 16 of 25

17 TILTAKSKORT 6: STORE HENDELSER: BEHOV FOR EVAKUERING AV CAMPUS Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon Varsle politiet 112 Varsle HBVs sentrale beredskapsledelse Mottak/kontakt med nødetater Observatør/ meldingsmottaker Tiltak Møte i hht innkalling, mulig på eksternt oppmøtested Skaffe seg oversikt over situasjonen Bistå nødetatene med informasjon om omstendighetene, samt informasjon om ansatte og studenter. Kople inn kriseomsorgsteamet Politiet overtar ledelsen på Campus. Opprette kontakt med, og orientere kommune v/beredskapssjefen. Dersom hendelsen medfører dødsfall eller alvorlig skade, henvises til tiltakskort 1 Lokal leder/ Beredskapsledelse Rapportering/ etterarbeid/ normalisering Sikring/avstengning av berørte arealer. Restverdisikring Gjennomgang med nødetatene Gjennomgang med Sentral Beredskapsledelse. Kriseomsorg, se vedlegg 4 Kommunikasjon internt og ekstern, se vedlegg 1 Sikre at de som har vært involvert får en debriefing Vurdere om undervisningen, eksamen eller andre aktiviteter skal avlyses eller utsettes. Planlegge videre drift Beredskapsledelsen Page 17 of 25

18 TILTAKSKORT 7: PANDEMI (Ukontrollert akutt sykdomsutbrudd) Faser Oppgaver Ansvarlig Varsling/ informasjon (Kan komme fra flere kilder, mest trolig fra helsemyndighetene til HBVs ledelse med pålegg om innføring av tiltak) Beredskapsledelsen etableres Helsemyndighet, Folkelhelseinstituttet, smittevernoverlegen SiO helsetjenesten, Personalansvarlig på enhet Tiltak Innkalle utvidet beredskapsgruppe Etablere kontakt med smittevernoverlegen Informere Kunnskapsdepartementet Undersøke omfang og farlighet Avklare nødvendige tiltak Klargjøre intern informasjon Iverksette smitteforebyggende tiltak/ hygienerenhold Innføre enhetlige tiltak (eksamen, lesesaler, undervisning, sammenkomster etc.) Beredskapsledelse Rapportering / Informasjon under pandemien Faren over / normalisering Rapportering/ etterarbeid/ Pålegge rapportering fra enhetene til Beredskapsledelsen Statusrapport til KD Oppfølging av rammet enhet Oppfølging av rammede personer Informasjon til tilsatte og studenter med status regelmessig (på norsk og engelsk) Avklare med helsemyndighet/folkehelsen Beslutte avsluttet beredskap Tilbake til normal virksomhet Informasjon til tilsatte og studenter Evaluering av forløp og tiltak Vurdere tiltak for å unngå nytt utbrudd Avlevere helserapport til KD og helsemyndighet og HMS avvik Avklare tid for nye eksamener om nødvendig med enhetlige regler Beredskapsledelse Beredskapsledelse Beredskapsledelsen/ Helsemyndighet/ KD/ Page 18 of 25

19 ADMINISTRATIV DEL Prinsipper for organisering av beredskapen ved HBV 1. Høgskoledirektøren er operativ beredskapsleder og har det overordnede administrative ansvaret for beredskapsarbeidet ved HBV. Dette innebærer det overordnede ansvaret for at prinsippene i dette dokumentet følges, både i administrasjonen og på det enkelte fakultet. 2. Høgskoledirektøren er operativ beredskapsleder og har ansvar for å lede HBVs håndtering av krisesituasjoner når de oppstår. Beredskapsleder håndterer sitt ansvar og sine beredskapsoppgaver i samråd med rektor. 3. Assisterende Høgskoledirektør har ansvar for utarbeidelse, revisjon, opplæring og øvelser knyttet til sentral beredskapsplan. 4. Beredskap skal være på ledelsens dagsorden, og er et linjeansvar. Det er også alle ansattes ansvar å vise årvåkenhet i forhold til signaler om forhold som kan utvikle seg til en hendelse som må håndteres beredskapsmessig av HBV. Slike signaler skal vurderes løpende, og om nødvendig, formidles i linjeorganisasjonen. 5. Det overordnede ansvaret for revidering ligger på assisterende Høgskoledirektør, mens det operative og faglige ansvaret for utarbeidelse og revideringer er delegert som følger: Tiltakskort nr Område Ansvarlig for revidering TILTAKSKORT 1: DØDSFALL (student / ansatt) Personaldirektør / Studiedirektør TILTAKSKORT 2: DØDSFALL (student / ansatt) i utlandet TILTAKSKORT 3: PERSONSKADE / VOLD / TRUSLER TILTAKSKORT 4: BRANN / VANNSKADE / EKSPLOSJON / GASSLEKASJE og lignende Personaldirektør / Leder seksjon for internasjonalisering Personaldirektør / HMS koordinator Campusdirektør / HMS koordinator TILTAKSKORT 5: SKYTING / BOMBE/ TERROR Personaldirektør TILTAKSKORT 6: STORE HENDELSER Campusdirektør TILTAKSKORT 7: PANDEMI Personaldirektør Page 19 of 25

20 Oppgaver sentral beredskapsledelse Hovedregelen er at det er bedre å sette sentral beredskapsledelse en gang for mye enn en gang for lite. Konsekvensene av at stab ikke settes kan være store, både hva gjelder det mellommenneskelige, høyskolens omdømme og skader på verdier og eiendom, dersom det viser seg at hendelsen er mer alvorlig enn først antatt Det er viktig at varsling / informasjon alltid skal gis opp til øverste nivå Hendelser / kriser som oppstår skal deretter håndteres på lavest mulig nivå. Sentral beredskapsledelse gir beslutnings- og koordineringsstøtte til lokal beredskapsgruppe. Det er Høgskoledirektør som tar beslutningen på om sentral beredskapsledelse og evt. lokal beredskapsgruppe skal settes. I Høgskoledirektørens fravær er assisterende Høgskoledirektør stedfortreder. Dersom verken Høgskoledirektør eller assisterende Høgskoledirektør er tilgjengelige er Campusdirektør operativ beredskapsleder. Den sentrale beredskapsledelsen ved HBV består av følgende funksjoner: Høgskoledirektør Operativ beredskapsleder Assisterende Høgskoledirektør Campusdirektør Personaldirektør Kommunikasjonssjef Studiedirektør IT-sjef Rektor Lederstøtte/innkalling/rullering av plan Brannansvarlig Koordinere mot byggeiere Koordinere kontakt med vaktselskap Etablering av pårørendesenter Fokus på ansatte Ansvarlig for å kople inn kriseomsorgspersonell Rådgivende for rektor Koordinere kommunikasjonsstaben. Sikre informasjon mellom sentral beredskapsledelsen og presse via kommunikasjonsstaben. Evt etablere pressesenter Fokus på studentene Etablere dedikert IT-støtte for å sikre nettilgang for sentral beredskapsledelse og kommunikasjonsstaben Har dialogen med beredskapsledelsen og kommunikasjonsstaben for å koordinere pressekontakten. Uttaler seg til media Det er utpekt fast loggfører med reserver for sentral beredskapsgruppe. Page 20 of 25

21 Dersom ikke høgskoledirektør møter, tas ledelsen etter listas kronologi frem til høgskoledirektør eller hans/hennes stedfortreder ankommer. Ytterligere personer kan innkalles ved behov. Møterom/beredskapsrom Det er predefinerte beredskapsmøterom på hver campus. Krisehåndtering har alltid fortrinnsrett på disse rommene, selv i øvingssituasjoner. Dersom sentral beredskapsledelse av sikkerhetshensyn ikke kan samles på campus, er eksterne møteplass predefinert. Rommene skal inneholde kart/oversikt over all bygningsmasse, samt landskapsplan. Rommene må også inneholde et sett med predefinert kommunikasjonsutstyr / audiovisuelt utstyr samt ladere til PC og mobiltelefoner. Ansvarlig for dette er Campusdirektør Generell om beredskapen ved HBV Varsling Følgende hovedprinsipp for varsling gjelder - varsling skal skje etter etablerte styringslinjer - mottatt varsel om krise/ulykke skal alltid meldes til høyskolens ledelse ved Høgskoledirektør. - ved høynet beredskap skal styret og Kunnskapsdepartementet varsles Ansvar og oppgavefordeling Beredskapsledelsen skal starte arbeidet så raskt som mulig og basert på sjekklisten under. Denne er på ingen måte uttømmende men er ment som et arbeidsverktøy i krisehåndteringen: Vurderer hendelsens art og omfang, samt iverksetter eventuelle strakstiltak Skaffe seg en oversikt over situasjonen, hva har skjedd. Varsle øvrige medlemmer av beredskapsledelsen, samt avgjøre hvilke medlemmer, eventuelt underliggende enhetene som skal innkalles Fokusere på: En tydelig prioritering av: mennesker miljø materiell omdømme Varsle/informere alle enhetene og personer som blir berørt Klargjøre hvem som skal fronte media, og hvilken informasjon som er frigitt. Gjennomføre fortløpende statusmøter for å oppdatere beredskapshåndteringen Ivareta forhold til myndigheter Mobilisere nok ressurser basert på «worst case»-tankegang Koordinere informasjon mellom HBV og KD. Vurdere fortløpende om eier, Kunnskapsdepartementet (KD), skal oppdateres, og be etter behov KD redegjøre for sine forventninger Krise informasjon internt og eksternt. Page 21 of 25

22 Pårørenderom: Være behjelpelig å finne egnet lokale, basert på hvor mange pårørende og hvor bygningsmassen/område er klarert av politiet. Loggføring Seniorrådgiver fra Høgskoledirektørens stab er loggfører. Dersom denne ikke er til stede kommunikasjonsrådgiver ved Høgskoledirektørens stab er loggfører. Huskeliste for loggfører: - loggfører er lederstøtte - ha fokus på faktainformasjon, og beslutninger som tas. Fakta logges som bekreftet/ubekreftet - når situasjonen er over, sammenfattes loggen slik at den kan brukes som referat og til evaluering av hendelsen. Informasjonsberedskap Kommunikasjonsstaben skal: - holde seg oppdatert på hendelsen gjennom loggen / kontakt med sentral beredskapsledelse - fremlegge forslag om informasjon som kan legges ut - informere om hendelsen gjennom digitale kanaler - umiddelbart varsle sentral beredskapsledelse om nye opplysninger fra medieovervåkingen - varsle sentral beredskapsledelse dersom media går ut med uriktige opplysninger - etablere et pressesenter, arrangere pressekonferanser og lignende ved behov - ha oversikt over og etablere kontakt med informasjonsenheter hos samarbeidende aktører, og sikre en koordinert mediehåndtering - sette opp et kommunikasjonskart med oversikt over samarbeidende aktører I kommunikasjons- og informasjonsarbeidet skal vi ha fokus på de fire M er - Mennesker - Miljø/omgivelser/omdømme - Materielle verdier - Marked/økonomi Operativ beredskapsleder eller kommunikasjonssjef initierer innkalling av kommunikasjonsstaben. Psykososial omsorg under og etter en krise Kriseomsorg settes i verk ved hendelser der det er behov for noe mer enn den kollegiale omsorgen. Etablering av spesifikke kriseomsorgstiltak besluttes av sentral beredskapsledelse, Personaldirektøren, har ansvar for å kople inn de personene som er i omsorgsteamet, samt ta kontakt med kriseteam i aktuelle kommuner. Omsorgsteamet vil jevnlig tilbys kompetanseheving/kurs Page 22 of 25

23 Andre forhold Avhengig av aktuell situasjon er det etablert innkallings- og kontaktinformasjon for en rekke nøkkelpersoner. Forutsetninger og overordnede ansvarsforhold - Kommunene er ansvarlig for alle som oppholder seg i en kommunen. Kommunenes kriseteam og øvrige apparat for kriseomsorg iverksettes ved store ulykker og kriser - Politiet leder innsatsen ved ulykker og kriser og beslutter hvilke tiltak som skal iverksettes. Herunder behovet for å opprette pårørendesenter og/eller pårørendetelefon. - Ved dødsfall er det politiet som skal varsle pårørende. - Sentral beredskapsledelse er besluttende organ for HBVs innsats og tiltak Opplæring Alle ansatte skal ha kjennskap til HBVs beredskapsarbeid, beredskapsplanen og de rutiner som gjelder for de områdene man befinner seg i. Denne opplæringen skal inngå i lederopplæringen og opplæringen av nyansatte. Ansvaret for slik opplæring ligger i etablert organisasjonsstruktur og forankret i linjen. - Orientering om brann og øvrige beredskapsplaner til nye studenter ved oppstart (Driftssjef /administrasjonssjefer) - Branninstruks legges inn i informasjonsmappe til nyansatte (Driftssjef /administrasjonssjefer) - Årlig ett åpent møte for ansatte og studenttillitsvalgte med gjennomgang av beredskapsplanen (Assisterende Høgskoledirektør) - Årlige møter for brannkoordinatorene (Driftssjef /administrasjonssjefer) - Jevnlige tilbud til ansatte og studenter om førstehjelpskurs/bruk av hjertestarter (HMS-koordinator) - Opplæring for rektoratet i pressehåndtering (Kommunikasjonsseksjonen) - Opplæring i psykososial omsorg i krise (Personalseksjonen) Øvelser Øvelser er en viktig del av kvalitetssikringen av beredskapsarbeidet. Gjennom å øve avdekkes eventuelle feil eller mangler i beredskapsplanen som således kan videreutvikles og forbedres. På HBV gjennomføres det brannøvelse to ganger hvert studieår på alle campuser. Kurs i brannslukking, førstehjelp og bruk av hjertestartere gjennomføres årlig. Med utgangspunkt i scenariene i tiltakskortene gjennomføres det beredskapsøvelse to ganger i året. Det er ønskelig at den ene av øvelsene er en utvidet øvelse. Bedriftshelsetjenestens beredskapsrådgiver skal delta som observatør på beredskapsøvelser og delta i evalueringsarbeidet. Beredskapsøvelsene skal minimum inneholde: Page 23 of 25

24 - Varsling om hendelse til ledelsen - Varsling av sentral beredskapsledelse - Sette lokal beredskapsgruppe - Flercampusaspektet - Samhandling via Lync - Evaluering Den enkelte ansatte skal: - kjenne sine egne oppgaver i en krise-/ulykkessituasjon - kjenne til HBVs oppgaver i en krise-/ulykkessituasjon - kjenne varslingsrutiner internt i enheten og ved behov de overordnede varslingsrutinene for HBV - ta et kollegialt omsorgsansvar Ansatte med spesiell rolle i beredskapsarbeidet skal: - øve spesielt på egen rolle - trene på varsling, organisering og håndtering - delta på øvelser og på informasjonsmøter - dersom man har ansvar for ett bestemt område, skal det utarbeides instrukser og spesielle rutiner - være ambassadører, og motivere kollegaer til å delta på og ha et aktivt forhold til beredskapen på campus. Ansatte som har lederfunksjon skal: - Være tilgjengelig for de ansatte - Delta på øvelser og informasjonsmøter samt motivere ansatte til å gjøre det samme - Rapportere om lokale hendelser til sentral beredskapsledelse Etterarbeid Etter en øvelse eller en reell hendelse skal det alltid gjennomføres ett evalueringsmøte. Sakens omfang vurderes. Evalueringssamtalen kan også gjennomføres før sentral beredskapsledelse går fra hverandre. Loggfører skriver en sammenfattet logg som sendes til alle i sentral beredskapsledelse. Beredskapsplan og tiltaksplan revideres dersom evalueringen tilsier at det er nødvendig. Revisjon Dimensjoneringen av beredskapen ved HBV er basert på en overordnet risikokartlegging og Risiko og sårbarhetsanalyser (ROS) som ligger til grunn for de ulike krisescenariene med tilhørende tiltakskort. ROS analysene skal revideres hvert annet år i en bredt anlagt prosess som inkluderer relevante deler av organisasjonen samt støtte fra relevante eksterne samarbeidspartnere som bedriftshelsetjeneste, kommune og nødetater. Page 24 of 25

25 VEDLEGG 1. Krisekommunikasjonsplan (krever teknisk redigering) 2. Logg ved hendelser 3. Sjekkliste ved trusler 4. Psykososial omsorg under og etter en krise 5. Aktører i en krisesituasjon / Eksterne ressurser, andre interne ressurser 6. Instruks for sentralbordets rolle i en krisesituasjon (Under utarbeidelse) 7. Evalueringsskjema 8. Rapportering om akutt forurensning eller fare for akutt forurensing 9. Utvikling av beredskapsplan a. Format for ROS analyse b. Øvingskalender for HBV 10. Brannvenrorganisasjon (krever gjennomgang og teknisk redigering) a. Vestfold b. Drammen c. Kongsberg d. Ringerike Page 25 of 25