Beredskapsplan for kriser og alvorlige hendelser ved Høgskolen i Nesna. Versjon

Transkript

1 Beredskapsplan for kriser og alvorlige hendelser ved Høgskolen i Nesna Versjon

2 Innhold 1 OM BEREDSKAPSPLANEN... 4 Omfang... 4 Prinsipper for høgskolens beredskapsledelse... 6 Oppdatering av planen og øvelser... 6 Etterarbeid og rapportering ORGANISERING AV BEREDSKAPSLEDELSEN... 9 Ansvar og oppgaver for beredskapsledelsen Lokal kriseledelse Informasjon i beredskapssituasjoner Oppfølging og omsorg Plan for håndtering av pandemi Plan for håndtering IKT-kriser (informasjonssikkerhet) VARSLING Varslingsplan for alle Varsling av beredskapsledelsen Fullskala varsling ved akutt fare Varsling av myndigheter KRISER I UTLAND Internasjonal koordinator/ansvarlig for studier i utlandet Reiseforsikring Studenter i utlandet Hvem har ansvar for hva når ansatte og studenter er i utlandet? PRAKTISK TILRETTELEGGING VED DØDSFALL Bruk av kondolanseprotokoll Minnestund Begravelse Flagging Rydding av kontor og hjemmeområdet (ansatt)

3 6 VEDLEGG Intern varslingsliste ved krise Ressurser tilknyttet campus Ekstern varslingsliste ved krise Sjekkliste ved melding om dødsfall Logg ved krisesituasjoner Hjelpeskjema ved bombetrussel pr. telefon Tiltakskort 1: BRANN Tiltakskort 2: VANNSKADE Tiltakskort 3: SKADEVERK/ INNBRUDD/ TYVERI Tiltakskort 4: ULYKKE MED PERSONSKADE/ LIVSTRUENDE SYKDOM Tiltakskort 5: RAN/ VOLD/ TRUSLER Tiltakskort 6: DØDSFALL ANSATT Tiltakskort 7: DØDSFALL STUDENT Tiltakskort 8: ALVORLIG BEKYMRING FOR ANSATT Tiltakskort 9: ALVORLIG BEKYMRING FOR STUDENT Tiltakskort 10: BYGNINGSMESSIG/ TEKNISK SVIKT Tiltakskort 11: KRISER I UTLANDET (ansatte og studenter)

4 1 OM BEREDSKAPSPLANEN Beredskapsplanen beskriver høgskolens organisering av og ansvar for kriseledelse. Høgskoledirektøren har, på vegne av rektor ansvar for beredskapsplanen og for at denne er kjent og øvet. Høgskoledirektøren er med dette ansvarlig for at alle relevante tiltak blir iverksatt dersom ulykker, katastrofer, alvorlige hendelser eller andre kriser rammer Høgskolen i Nesna (HiNe). Høgskoledirektøren leder møtene i det sentrale beredskapsteamet. Ikke alle kriser er livstruende eller akutte. Den som blir kjent med, eller oppdager en krisesituasjon må vurdere om det er nødvendig å tilkalle nødetatene Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse 113, eller om det er tilstrekkelig å varsle høgskolens ledelse. I beredskapsplanens vedlegg følger en rekke tiltakskort som beskriver ansvar og aktuelle tiltak i ulike krisesituasjoner. Tiltakskortene er ment som et hjelpemiddel for beredskapsledelsen spesielt, og for ansatte og studenter generelt. Alle personer med en definert rolle i beredskapsarbeidet, ha en oppdatert utskrift av planen (personer på intern varslingsliste i vedlegg 2). Høgskolen i Nesna skal ikke overta nødetatenes eller kommunens ansvar, men skal i samarbeid med disse sørge for best mulig beredskap og oppfølging på lokalt plan. Omfang Denne planen skal dekke alle typer hendelser som HiNe blir involvert i, og som vil kreve krisehåndtering fra høgskolens side. Det gjelder både interne og eksterne hendelser og hendelser som kan svekke HiNes omdømme. For undervisning og aktivitet i Norge, legges den overordnede beredskapsplanen til grunn, og det er forventet at man ved krise benytter seg denne tilpasset sted og situasjon. Selvsagt er det i tillegg nødvendig med tilpasninger av instrukser som brann, adgangskontroll etc. ved de ulike campus. I tillegg til hovedcampus på Nesna, har høgskolen fast tilstedeværelse i Sandnessjøen og Mo i Rana. Instituttledere har ansvaret for å følge opp beredskapsarbeidet ved Mo i Rana og i Sandnessjøen. I tillegg leveres distribuert utdanning ved ulike studiesenter andre steder i landet. Dette varierer fra semester til semester. Høgskolen leverer også studier i utlandet, bl.a. i Australia, Cuba og Indonesia, det foreligger enge planer for hvert studiested. Campus Helgeland i Mo i Rana er i en særstilling, da de er i et bygg som er utviklet med tanke på samarbeid og samhandling, således må rutiner og prosedyrer koordineres med både Universitetet 4

5 i Nordland og Høgskolen i Narvik. Ved ambulerende studiesteder med distribuert undervisning legges, på samme måte som ved faste campus, overordnet plan til grunn, men man må forholde seg til de retningslinjer og prosedyrer som gjelder i de lokaler som benyttes. Ved større kriser mobiliseres høgskolens sentrale beredskapsteam. Kriser av mindre alvorlighet og omfang skal håndteres i den enkelte avdeling og ledes av lokal leder. Høgskoledirektør avgjør om den enkelte situasjon skal håndteres sentralt av beredskapsteamet, eller lokalt i den aktuelle avdelingen. Eksempler på hendelser der sentralt beredskapsteam skal mobiliseres: Hendelse på HiNes område eller ved arrangementer i HiNes regi, hvor situasjonen kan eller har medført dødsfall, alvorlig skade på person, miljø, materiell eller omdømme Pandemi eller annen sykdomsfare Store materielle skader Grovt ran, vold eller trussel mot personer Trusler om bruk av vold mot høgskolen Naturkatastrofer 5

6 Prinsipper for høgskolens beredskapsledelse Høgskolen legger vekt på at håndtering av krisesituasjoner skal være mest mulig lik håndtering av andre forhold ved skolen. Med dette menes: Ansvarsprinsippet: Likhetsprinsippet: Nærhetsprinsippet: Samvirkeprinsippet: Den som har ansvar i en normalsituasjon, har også ansvar ved ekstraordinære hendelser Den organisasjonen man opererer med i beredskap, skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig Hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå Høgskolen har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering Det er nødvendig at medlemmene i beredskapsledelsen kjenner sine roller og ansvar, og at de har tilstrekkelig opplæring og øvelse. Oppdatering av planen og øvelser Beredskapsplanen med tilhørende dokumenter skal oppdateres løpende, senest innen utgangen av desember hvert år. Hvert 4. år revideres beredskapsplanen i sin helhet. Oppdatering innen des: Revidering innen des: I tillegg til denne beredskapsplanen har HiNe følgende relaterte planer: Kriseberedskapsplaner for studier i utlandet (Ansvar: Direktør i samarbeid med GoStudy) Brannverndokumentasjon (Ansvar: Økonomi- og personalsjef) Pandemiplan (Ansvar: Økonomi- og personalsjef) Beredskapsøvelser For å bli godt kjent med beredskapsplanen og den enkeltes rolle og oppgaver, er det viktig å gjennomføre øvelser. Øvelser kan utføres på ulike måter, fra praktiske øvelser til teoretiske skrivebordøvelser. Alle øvelser skal dokumenteres. Kunnskapsdepartementet krever at høgskolen planlegger, gjennomfører og evaluerer minst en kriseøvelse i året. Direktør har ansvar for at øvelsene blir gjennomført. HiNe vil gjennomføre egne øvelser, og øvelser i samarbeid med vertskommuner, Fylkesmannen og 6

7 nødetatene. Hensikten med slike øvelser er å teste ut høgskolens egen beredskap og samhandlingen mot nødetatene og beredskap på fylkesnivå. 7

8 Brannvernøvelser Det skal gjennomføres minst 2 evakueringsøvelser pr. år i hvert bygg. Økonomi- og personalsjef er ansvarlig for organisering, gjennomføring og dokumentasjon av brannøvelser. Minst en av øvelsene skal være med røyk. Etterarbeid og rapportering Etter en hendelse skal ivaretakelse av berørt personell ha høyeste prioritet, uten å hindres av andre former for etterarbeid. I løpet av de første timene etter en alvorlig hendelse bør berørte ansatte og/eller studenter samles til en samtale hvor man oppsummerer fakta, gir informasjon og deler tanker om det som har skjedd. Det kan være behov for videre oppfølging av involverte ansatte, studenter og pårørende. HiNe skal legge til rette for nødvendig oppfølging, som kan omfatte råd om helsehjelp, sykebesøk, minnestund og deltakelse i begravelse. Det kan også være behov for juridisk-administrativ bistand i forbindelse med sykdom, uførhet, permisjon, forsikring osv. Beredskapsledelsen skal fordele ansvaret for de ulike oppgavene, slik at de blir utført på en ryddig og effektiv måte av hensyn til de involverte. Etter en kriseaksjon eller større øvelse skal alle avdelinger som har vært involvert i aksjonen, skriftlig rapportere følgende: Kortfattet beskrivelse av avdelingens/enhetens oppgaver og innsats under aksjonen Positive og negative erfaringer fra samarbeidet med interne og eksterne aktører Erfaringer fra høgskolens varslingsrutiner og eventuelle forslag til forbedringer Eventuelle forslag til endringer i beredskapsplanen Kriseleder (den som leder håndtering av aktuell krise) har ansvar for at rapporten sendes til personalkontor/arkivtjenesten, for arkivering i arkiv/hms-systemet. 8

9 2 ORGANISERING AV BEREDSKAPSLEDELSEN Det sentrale beredskapsteamet ved HiNe består av høgskolens ledermøte, og suppleres med ressurspersoner ved behov. Sentralt beredskapsteam består av: Leder: Høgskoledirektør (på vegne av rektor) (stedfortreder: Øk/pers sjef) Talsperson: Rektor (stedfortreder: Direktør) Medlemmer: Ledermøtets faste deltakere Innkalte ressurspersoner Møtested: Møterom A123 Avhengig av type hendelse og omfang, innkalles ressurspersoner etter behov, eksempelvis: Internasjonal koordinator Direktør ved SiNe Leder av Studentrådet (ved krise i utland) (når studenter er rammet) (når studenter er rammet) Representant fra kommunikasjonsenheten Fullstendig liste (varslingsliste) med navn og kontaktopplysninger finnes i vedlegg 2. Høgskolens øverste ledelse skal alltid, både i arbeids- og fritid, være tilgjengelig for kontakt i tilfelle en krise eller ulykke skulle oppstå. Dette gjelder: Rektor Høgskoledirektør Beredskapsteamet ved høgskoledirektør skal alltid varsles om kriser av den typen som er beskrevet i beredskapsplanen. 9

10 Ansvar og oppgaver for beredskapsledelsen Beredskapsledelsen (både sentralt og lokalt) skal starte arbeidet så raskt som mulig, i tråd med sjekklisten (listen er ikke uttømmende, men ment som et arbeidsverktøy i krisehåndteringen): Beredskapsleder vurderer hendelsens art og omfang, samt iverksetter eventuelle strakstiltak Skaffe seg oversikt over situasjonen, hva har skjedd o Mennesker, situasjon, sted, hva er allerede gjort Varsle øvrige medlemmer av beredskapsteamet, samt avgjøre hvilke medlemmer som skal innkalles Avgjøre roller og ansvar i beredskapsteamet o Hvem gjør hva Føre aksjoner, situasjonsplott og logg, om mulig med fotodokumentasjon Gjennomføre førstemøte med vekt på: o Potensial/omfang basert på worst case tankegang; hvilke konsekvenser har hendelsen for HiNe o Fokus o Ressurser o Iverksette tiltak basert på fokuspunkter o Varsling o Velge informasjonsstrategi Ha tydelig prioritering av: Mennesker miljø materiell omdømme Varsle/ informere alle avdelinger og personer som blir berørt Klargjøre hvilken informasjon som er frigitt Gjennomføre fortløpende statusmøter for å oppdatere beredskapshåndteringen Ivareta forhold til myndigheter Mobilisere nok ressurser basert på føre-var-prinsippet Koordinere informasjon mellom HiNe og KD. Vurdere fortløpende om eier (KD) skal oppdateres, og be KD redegjøre for sine forventninger (etter behov) Informere internt og eksternt Etablere mediesenter etter behov Etablere informasjonstjeneste etter behov, for henvendelser fra pårørende o Samhandle med kommunen dersom hendelsen er stor Vurdere behovet for psykososial støtte o Samhandle med SiNe o Samhandle med kommunen dersom hendelsen er stor Ta beslutning om eventuell nedtrapping eller avblåsning av aksjon 10

11 Lokal kriseledelse Kriser som er svært begrenset i omfang, skal i hovedsak håndteres lokalt. Ved tvil er det høgskoledirektør som avgjør om krisen håndteres lokalt, eller av beredskapsteamet. Lokale kriser kan være: Mindre ulykker (ikke alvorlig personskade) Sykdom, bekymringsmeldinger, fritidsulykke o.l. Mindre alvorlige kriminelle handlinger Lokal kriseleder I fagavdelingene ledes lokale kriser av institutt- eller seksjonsleder. I fellesadministrasjonen håndteres lokale kriser av seksjonsleder. Lokal kriseleder bemyndiger medarbeidere til sitt team for å få løst oppgavene på en effektiv og god måte. Lokal kriseleder vurderer situasjonens alvorlighet, herunder behovet for assistanse fra personalseksjonen, bedriftshelsetjenesten, prest o.l. I samarbeid med personalseksjonen vurderes det i hvilken grad eksterne ressursperser skal trekkes inn. Studieadministrasjonen er tilgjengelig for støtte når studenter er berørt. Lokal kriseleder er ansvarlig for å holde høgskoledirektør orientert om situasjonen. Dersom situasjonen utvikler seg til å omfatte mer enn en avdeling, eller at trykket fra presse og media er økende, skal høgskoledirektør vurdere mobilisering av høgskolens beredskapsteam. Rektor har alltid ansvar for å uttale seg til media. Forebygging Lokal kriseleder er ansvarlig for at endringer i beredskapsplanen gjøres kjent blant avdelingens og seksjonenes ansatte, og skal aktivt bidra til gjennomføring av høgskolens planlagte beredskapsøvelser. Hver avdeling skal være forberedt og i stand til å håndtere mindre krisesituasjoner som kan oppstå lokalt. 11

12 Informasjon i beredskapssituasjoner Informasjon til offentligheten og medier organiseres slik ved krise/ulykke. Hvem gir informasjon: Politiet har ansvar for å gi informasjon i tilknytning til større ulykker, dødsfall og kriminelle handlinger Rektor har ansvar for høgskolens eksterne og interne informasjon Høgskoledirektør og kommunikasjonsenheten bistår rektor og HiNes beredskapsteam med relevant informasjon Hvem informerer om hva: Politiet informerer om ulykken, redningsarbeidet, omfang/årsak, dødsfall osv. Hvis ulykken medfører dødsfall, er det alltid politiet som står for informasjonen! Rektor vurderer hvilken informasjon det kan være aktuelt å formidle for øvrig, og rådfører seg med politiet om innhold og tidspunkt for info. Høgskoledirektør og kommunikasjonsenheten bistår rektor, meddeler via HiNes nettside og organiserer evt. pressekonferanser som kan være aktuelle i tillegg til politiets. I tillegg til mediene, skal disse ha informasjon: Studenter: Informasjon gis på mest hensiktsmessige måte Ansatte: Pårørende: Politiet varsles via telefon Informasjon gis på informasjonsmøter og Direkte kontakt, evt. kan pårørendetelefon bli opprettet ved stor pågang Utenriksdepartementet og Kripos v/ulykke når student/ansatt er utenlands: Utenriksdepartementet varsles via telefon Kriminalpolitisentralen varsles via telefon Organisering av utvidede informasjonstiltak Kommunikasjonsenheten er ansvarlig for etablering av et krisekommunikasjonsteam, ledet av rektor Teamet skal legge til rette for media i eget rom, slik at både kriseledelsen, berørte personer og pårørende skjermes i best mulig grad Kommunikasjonsenheten er ansvarlig for etablering og drift av kriseweb som ekstratiltak (se kap. 3 om varsling) All informasjon skal bekreftes skriftlig av beredskapsledelsen før den går ut til ansatte, studenter, pårørende, media og andre. 12

13 Oppfølging og omsorg Ved en alvorlig hendelse med mange skadde og berørte, vil man få pågang fra mennesker som er direkte rammet, pårørende og andre som vil ha behov for informasjon og ulike former for ivaretakelse. Ved hendelser som har vært en betydelig psykisk påkjenning, vil det være store helsegevinster å hente ved enkle støtte- og omsorgstiltak i egen organisasjon overfor berørte ansatte og studenter. Psykososial omsorg Det er høgskolens ansvar å sikre at ansatte og studenter ikke er alene umiddelbart etter en krise, og at alle som er rammet får et tilbud om støtte og omsorg inntil det ordinære støtteapparatet kan tre i kraft. Dersom behovet for psykisk helsehjelp er stort, vil beredskapsledelsen melde behov for ekstern støtte fra vertskommunenes POSOM team (psykososial omsorg). En slik henvendelse skal gå via politiet. Studentsamskipnaden (SiNe) vil på relativt kort varsel mobilisere rådgiver, som står til tjeneste for studentene. I en akutt situasjon kan leder og/eller kollegaer gi psykisk førstehjelp til personer som har blitt påført alvorlige psykiske påkjenninger. Stikkord for psykososial førstehjelp: Skap ro om den som er rammet Aksepter alle følelser Vis omsorg og nærvær Følg den rammedes behov Lytt spør om situasjonen Ivaretakelse av berørte og pårørende Både under og etter en krisesituasjon vil berørte og pårørende ha stort behov for informasjon. Både om hva som skjer nå, hva som har skjedd og hvorfor, og hva som vil skje framover. Høgskolen har følgende primærlokaler for mottak av berørte og pårørende: Nesna: A-bygget/Kantina i kjelleren Sandnessjøen: Klasserom 3 etg Mo i Rana: PC-Lab Håndtering av telefonhenvendelser fra pårørende Telefonhenvendelser fra pårørende vil i hovedsak bli besvart av ansatte ved Servicetorget. Dersom pågangen fra pårørende blir FOR stor, må beredskapsledelsen be om hjelp fra lokale myndigheter. I ekstraordinære situasjoner kan kommunen opprette pårørendetelefon, bemannet av helsepersonell. Det er svært viktig at personell som betjener telefoner mot pårørende, får korrekt informasjon som kan formidles til pårørende. 13

14 Plan for håndtering av pandemi En pandemi er en verdensomspennende epidemi som opptrer i et stort område og vanligvis rammer en stor andel av befolkningen. HiNe har en egen pandemiplan. Pandemiplanen tar utgangspunkt i et scenario på opp til 40 % arbeidsfravær. Det samlede arbeidsfraværet vil være betydelig større enn selve sykefraværet. Folk vil holde seg borte fra jobben fordi de selv er syke eller for å ta hånd om syke familiemedlemmer. Det kan også forventes at noen holder seg hjemme i redsel for å bli smittet. Plan for håndtering IKT-kriser (informasjonssikkerhet) Høgskolen innfører våren 2015 et nytt informasjonssikkerhetssystem HiNe vil på grunnlag av risikoanalyser og vurderinger, i dette systemet utarbeide en plan for håndtering av ulike IKT-hendelser som HiNe finner sannsynlig at kan forekomme. Planen vil dekke hele scenarioer fra begynnelse til slutt, og det vil bli laget tiltakskort for hvert scenario som blir vurdert så alvorlig at det må håndteres. Planen skal også beskrive varslingsrutine for IKT-hendelser. Informasjon om varslingsrutiner skal gjøres kjent på HiNes nettside, men planen vil ikke bli offentlig tilgjengelig av hensyn til sikkerheten. 14

15 3 VARSLING Når det oppstår en ulykke eller annen kritisk hendelse, er det svært viktig med rask varsling til nødetatene og høgskolens beredskapsledelse. Varslingsplan for alle Enhver som er vitne til en ulykke/krise, plikter å handle og varsle i tråd med handlings- og varslingsplanen (vedlegg 1). Alle alvorlige hendelser skal meldes til høgskolens ledelse, for å sikre at hendelsen blir ivaretatt. Høgskolens varslingsplan gjelder varsling av alle ulykker og kriser, og skal gjøres allment kjent blant ansatte og studenter ved HiNe. Handlings- og varslingsplanen ligger lett tilgjengelig på nettsidene og distribueres i tillegg som folder til alle ansatte. 15

16 Varsling av beredskapsledelsen I en krisesituasjon skal høgskolens sentrale beredskapsledelse varsles snarest mulig. HiNs øverste beredskapsledelse består av (1) høgskoledirektør og (2) rektor med stedfortrederne (1) økonomi- og personaldirektør og (2) studiesjef. Dersom sentralbordet mottar melding om en ulykke eller krise, er disse ansvarlig for å varsle sentral beredskapsledelse umiddelbart. Det er utarbeidet en utfyllende varslingsliste med navn i prioritert rekkefølge, for å sikre effektiv intern varsling og mobilisering av beredskapsteamet (vedlegg 1). Sentralbord mottar melding om krise og varsler: Høgskoledirektør/ rektor som varsler: Beredskapsteamet jf. intern varslingsliste Varslingslisten skal oppdateres løpende, og distribueres til alle som står på listen, samt sentralbord. Ledergruppen forventes i tillegg å ha varslingslistens navn/telefonnummerlagret på egen mobiltelefon. Retningslinjer for intern varsling Når sentralbordet mottar varsel om ulykke/ akutt krise: 1. Spør varsler om hun/han har ringt Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse Hvis svaret er nei; Varsle 110/ 112/ Varsle høgskoledirektør eller rektor (evt. stedfortredere) 4. Avklar hvem som utfører videre varsling jf. varslingsliste Den som gjennomfører videre varsling: 5. Noter navnet på alle som har mottatt varsel Når høgskoledirektør eller rektor mottar varsel om ulykke/ akutt krise: 1. Spør varsler om hun/han har ringt Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse Hvis svaret er nei; Varsle 110/ 112/ Iverksett videre varsling jf. varslingsliste (gjør det selv, eller deleger oppgaven) Den som gjennomfører videre varsling: 4. Noter navnet på alle som har mottatt varsel I tillegg til disse retningslinjene, er det utarbeidet støtteskjema for mottak av helt spesielle henvendelser pr. telefon til HiNes sentralbord: Sjekkliste ved bombetrussel (se vedlegg) Melding om dødsfall (se vedlegg) Alternativ plassering av sentralbordet Dersom sentralbordet/ Servicetorget rammes av brann eller annen krise og personalet må evakuere, skal sentralbordfunksjonen flyttes til Arkivet i A-bygget. 16

17 Fullskala varsling ved akutt fare Ved behov for en fullskala varsling av organisasjonen, f.eks. ved en reell trussel om bruk av skytevåpen på campus, skal ansvarsprinsippet følges. Dette betyr at de som i en normalsituasjon har personalansvar, også har ansvar for å varsle videre i egne rekker. Dette gjelder også studenter i den grad dette er praktisk mulig. I tillegg til ordinær varsling pr. telefon til enkeltpersoner, har høgskolen mulighet for bredere varsling og informasjon til ansatte og studenter via ulike tekniske løsninger. Varslingsmetode Daglig driftsansvar e-post intern@liste.hinesna.no Kommunikasjons- e-post via FS (alle studenter) enheten kriseweb (spesielt utformet nettside Kommunikasjonssom åpnes ved krise) enheten infoskjermer på campus IT-tjenesten SMS varsling IT-tjenesten Stedfortredende driftsansvar IT-tjenesten IT-tjenesten Klarering av informasjon All kriseinformasjon som gis via disse kanalene, SKAL komme skriftlig fra rektor/ rektors stedfortreder (prorektor) Det arbeides for å etablere en løsning for SMS-varsling til både studenter og ansatte. Ansvar ved fullskala varsling Høgskolens beredskapsteam avgjør om det skal iverksettes fullskala varsling ved HiNe Rektor har ansvar for å formulere den aktuelle informasjonen, i samarbeid med kommunikasjonsenheten og evt. politiet Kommunikasjonsenheten og IT-tjenesten har ansvaret for at de informasjonskanalene som benyttes ved fullskala varsling, er operative Kommunikasjonsenheten skal aktivt følge opp at IT-tjenesten kan iverksette funksjonene e-post til alle ansatte/studenter og kriseweb, når kommunikasjonsenheten er fraværende fra campus Dersom noen av informasjonskanalene er ute av drift, skal kommunikasjonsenheten orienteres da dette forringer mulighetene for fullskala varsling Varsling av myndigheter Ved arbeidsulykker med alvorlig personskade eller død, skal både politiet og Arbeidstilsynet varsles. Varsling av myndigheter skal utføres av høgskolens ledelse, primært via personaldirektør. Høgskolens ledelse ved rektor, vurderer løpende behovet for å orientere Kunnskapsdepartementet om kriser. 17

18 4 KRISER I UTLAND I utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har det direkte ansvar for norske borgere som involveres i en ulykke. Norsk utenrikstjeneste og Kriminalpolitisentralen i Oslo har kontakt med utenlandske myndigheter, og kontakt med disse igjen etableres gjennom lokalt politi hjemme i Norge. Ved ulykker i utlandet stilles det særlig store krav til høgskolens egen kriseberedskap, både når det gjelder organisering, informasjon og omsorg. Det kan også være avgjørende hvorvidt det er blitt gjort et tilfredsstillende forarbeid. Beredskapsarbeid i forbindelse med utenlandsstudiene bygger også på denne handlingsplanen, men med den forskjellen at det for håndtering av kriser legges til grunn spesifikke contingency plans for hvert land. Høgskolen kjøper en tjeneste av selskapet GoStudy hva gjelder administrative forhold rundt studenter og lærekrefter, herunder også sikkerhet og beredskap. Beredskapsplanene for de ulike land er gode, blir kontinuerlig oppdatert og vi vet av erfaring at de virker. Oppdatert contingency plan for hvert studiested i utlandet vil foreligge fra GoStudy årlig. Internasjonal koordinator/ansvarlig for studier i utlandet HiNe samarbeider med flere universitet og høgskoler i utlandet. Gjennom disse partnerne har både studenter og ansatte mulighet for utveksling. Internasjonal enhet ved HiNe har koordinerende ansvar for studenter i utlandet, og ansatte på ansattutveksling. Ved kriser i utlandet skal Internasjonal koordinator/ansvarlig for studier i utlandet varsle høgskoledirektør. I slike situasjoner deltar leder av Internasjonal enhet i HiNes sentrale kriseteam. Reiseforsikring Utenriksdepartementet anbefaler alle som skal reise ut av Norge å tegne egen privat reiseforsikring. Studenter må på eget initiativ tegne privat reiseforsikring før avreise. Ansatte anbefales sterkt å gjøre det samme. HiNe anbefaler alle å kontrollere følgende før avreise: Har du gyldig reiseforsikring og kontaktinformasjon for assistanse? Har du Europeisk helsetrygdkort? (for medlemmer av norsk folketrygd på reise i EØS området) Har du behov for ekstra helseforsikring? (anbefales ved f.eks. opphold i USA) Vær oppmerksom på at en helårs reiseforsikring vanligvis gjelder kun for et visst antall dager av gangen og krever at du returnerer til Norge for at den skal gjelde på nytt. Se derfor etter en forsikring som dekker deg for hele perioden du skal være borte. 18

19 Tjenestereiser (ansatte) En tjenestereise er en reise som er pålagt av overordnet og der utgiftene dekkes av enhetens/høgskolens ordinære midler. Staten er selvassurandør, og på tjenestereiser i utlandet er man dekket i henhold til Utenlandsdirektivet (Statens personalhåndbok kapittel ). HiNe anbefaler likevel at ansatte tegner egen reiseforsikring, fordi det ikke finnes noen 24-timers assistanse knyttet til statens reiseforsikring. Hvis reisen er betalt med kredittkort, kan man være dekket av en automatisk forsikring i et visst antall dager. Dette er avhengig av korttype og kortselskap, og bør alltid sjekkes før avreise. 19

20 Studenter i utlandet HiNe har, i samarbeid med GoStudy, utarbeidet en separate kriseplaner og prosedyrer for studenter i utlandet. Denne inneholder prosedyrer for høgskolens studenter før, under og etter utenlandsoppholdet. Sjømannskirken Sjømannskirken er representert i mange land verden over, og samarbeider med ANSA organisasjonen for norske studenter i utlandet. Utenlandsstudenter fra HiNe oppfordres til å lagre Sjømannskirkens beredskapstelefon: Les mer på Hvem har ansvar for hva når ansatte og studenter er i utlandet? Ansattes ansvar Før avreise skal den enkelte ansatte orientere seg om hvilken utenriksstasjon som er nærmest reisemålet, se. Før avreise skal den ansatte oppdatere Outlook med reisemål og gjerne bosted (navn på hotell) Ved krise tar kontaktpersonen i gruppen eller en annen deltaker om kontaktpersonen ikke er tilgjengelig, kontakt med nærmeste norske utenriksstasjon og høgskolens kriseledelse Når en reiser alene, tar den enkelte kontakt med nærmeste norske utenriksstasjon og høgskolens kriseledelse Instituttets ansvar Instituttleder skal ha oversikt over hvor avdelingen har ansatte og studenter i utlandet, når reisen/ oppholdet er i regi av HiNe Instituttleder har ansvar for å følge opp ansatte og studenter på utenlandsopphold fra sitt institutt Om Instituttleder får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte ansatte og/eller studenter, skal høgskoledirektør underrettes Internasjonal koordinator/ansvarlig for studier i utlandet sitt ansvar Dersom disse får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte ansatte og/eller studenter, skal høgskoledirektør informeres. Internasjonal enhet har bl.a. ansvar for å: arkivere opplysningsskjema/egenerklæring fra studentene registrere utenlandsopphold i FS samarbeide med vertsinstitusjoner om krisehåndtering kontakte studenter og grupper som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner være i telefonberedskap for studentene 20

21 Beredskapsteamets ansvar Se til at følgende oppgaver blir tatt hånd om i samråd med den aktuelle avdelingen: Kontakte den norske utenriksstasjon på stedet for informasjon og bistand Kontakte de berørte ansatte og/eller studentene, og gi rettledning om hva de bør gjøre og planlegge hva de skal gjøre om situasjonen endrer seg Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før nærmeste pårørende blir kontaktet Avgjøre hvem som skal kontakte og støtte de pårørende Avgjøre som situasjonen er såpass alvorlig at de ansatte og /eller studentene bør evakueres. Utenriksdepartementet skal kontaktes i denne prosessen. Avgjøre høgskolen sin offisielle respons på hendelsen. Rektor er høgskolens talsmann mot media. Se for øvrig Tiltakskort Kriser i utlandet. Studentens ansvar Studentenes sitt ansvar ved utenlandsopphold er beskrevet i prosedyren Kriseberedskapsplan for HiNe- studenter i utlandet som ligger på HiNes nettsider: 21

22 5 PRAKTISK TILRETTELEGGING VED DØDSFALL Bruk av kondolanseprotokoll Ved dødsfall blant studenter eller ansatte kan det på egnet, tilgjengelig sted legges frem en kondolanseprotokoll. Protokollen legges gjerne frem på et enkelt bord med hvit duk, en bukett blomster, levende lys, dødsannonsen og eventuelt et fotografi av den avdøde. Normalt legges kondolanseprotokollen frem umiddelbart etter dødsfallet og tas inn samme dag eller dagen etter gravferden. Det bør overveies å overrekke kondolanseprotokollen til den avdødes nærmeste pårørende. Minnestund Så snart som mulig etter at dødsfall er gjort kjent, bør det arrangeres en minnestund. Minnestund skal skje i samråd med pårørende og i tråd med den avdødes livssyn. Minnestunden må gjøres godt kjent blant alle ansatte og studenter. De nærmeste pårørende bør inviteres til å være tilstede, dersom de ønsker det. Minnestunden bør være enkel og verdig. Minnestunden kan inneholde følgende momenter: musikk av passende karakter mens deltakerne samles og til åpning åpningsord ved den som leder minnestunden enkle minneord om den som er død en passende sang/salme et passende kunstnerisk innslag (sang, dikt eller lignende) eventuelle beskjeder (om gravferd, undervisningen eller lignende) avslutnings ord Rommet der minnestunden arrangeres bør være pyntet på en enkel og verdig måte ved hjelp av levende lys, blomster og eventuelt et fotografi av den avdøde. Begravelse Aktuelle studenter og ansatte informeres om begravelsen så snart dødsannonsen er publisert. I informasjonen skal det informeres om dato og sted for begravelse, samt spesielle ønsker fra den avdøde eller pårørende. Høgskolen bør være representert i begravelsen. Nærmeste leder kan innvilge velferdspermisjon med lønn for ansatte som ønsker å delta i begravelsen. 22