Roboter i Utlendingsdirektoratet. Forvaltningsinformatikk

Transkript

1 Roboter i Utlendingsdirektoratet Forvaltningsinformatikk

2 Martin Koldaas Seniorrådgiver Jobbet 6 år i UDI Ada Robot Jobbet 12 måneder i UDI 2

3 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 Hva er robotisert prosessautomatisering og hva er det ikke? 9

10 Fordeler ved bruk av roboter 10

11 Hva kan automatiseres? Er prosessen regelbasert? Gjøres det mange feil? Er prosessen standardisert og klart definert? Er det et stort volum? Finnes det digital og strukturert input? Brukes det mange arbeidstimer på prosessen? 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 Tidslinje Forsøk med roboter i Asylavdelingen. Studietur til Finland. 17

18 Mandat Kan robotteknologi fungere hos oss? 18

19 Gjennomføring av prosjektet Hva Oppstart Gjennomgang av bruttoliste Beskrive kandidatprosesser Utvikling og test Kick-off møte Workshop 1 Workshop 2 Oppstart av utvikling Formål Resultat Bedre forståelse av RPA Prosessegnethet & økonomisk potensiale PDD Utarbeid prosessdokumentas jon Grønt lys for automatisering Automatisere valgte prosesser 19

20 Kandidater

21 Workshop 21

22 Pilot 22

23 23

24 Tidslinje Forsøk med roboter i Asylavdelingen. Gevinstene overgår kostnadene. Studietur til Finland. Sluttrapport leveres. Tommel opp. Fra liksom til ordentlig. Roboter i UDI etableres som eget prosjekt. 24

25 25

26 Flytte lydfiler fra et arkiv til et annet 26

27 Flytte rapporter fra et arkiv til et annet 27

28 Registrere kandidater fra UNHCR 28

29 29

30 Hvis en person skulle ha gjort arbeidet Ada har gjort hittil ville det ha tatt 7 arbeidsår. 30

31 31

32 32

33 Vurdering av arbeidsprosess Excelark for å vurdere egnetheten av en prosess (volum, tid, osv.) Excelark med alle godkjente prosesser Prioritering av prosesser Motta prosessforespørsel eller generell kartlegging Kartleggingsmøte Ja/Nei? Ja Prosess del av prosesslisten for automatisering Nei Tilbakemelding Mal for å fylle ut viktige opplysninger om prosessen Optimer prosess på annen måte? 33

34 Prioriteringsrutiner Andre interessenter Innspill Anbefaling Beslutning 34

35 Utviklingsrutiner Deloitte/Robot-team Utfører Delprosessansvarlig Fagressurs Deloitte/Robot-team Delprosessansvarlig Fagressurs Deloitte/Robot-team Delprosessansvarlig Oppstartsmøte Utvikle Teste Godkjenningsmøte Utrulle Styrer Robot-team Robot-team Robot-team Robot-team Beslutter Delprosesseier Dokumentasjon Video av prosessen Process Definition Document Demo og testresultat Robotens programmering og beskrivelse av prosessen 35

36 Sikkerhet kommer først 36

37 Alt har gått langsomt 37

38 Alt må gå raskere 38

39 Et eksempel: ROS-analyse 39

40 40

41 Prosent Vi vet hvor vi vil.. sånn ca. Anbefaling fra prosjektets sluttrapport: Prosjektet foreslår en gravis oppbygning av kompetanse hos UDI, som sikrer en optimal overgang fra gjennomført pilot til full implementering av RPA. UDI vil trenge ekstern bistand i en oppstartsfase, og overgangen bør fokuserer på å maksimere kunnskapsoverføringen og minimere risiko. Kurs Kompetansedeling Skygge Overføre og gjennomgå Ledelse Uavhengig UDI sitt RPA-team får opplæring i RPA. Kurs i god praksis for oppbygging av prosesser i valgt verktøy. Styrt avekstern. Utvikle UDIs egen tilnærming til RPA. Eksterne deler kompetanse under arbeid med nye prosesser. UDI skygger eksternes RPA-eksperter innen utvikling, driftsettelse og support. UDI tar ansvar for deler av oppgavene i utvikling, driftsettelse og support. Ekstern er ansvarlig for mer komplekse oppgaver. UDI eier hele prosessen. Eksterne støtter i svært komplekse oppgaver. UDI er selvdrevet og uavhengig uten ekstern bistand (evt. mindre support og monitorerings-bistand, hvis ønskelig) UDI Ekstern Fase 2 Fase 3 Fase 4 41

42 Tidslinje Studietur til Finland. Forsøk med roboter i Asylavdelingen. Sluttrapport leveres. Tommel opp. Fra liksom til ordentlig. Roboter i UDI etableres som eget prosjekt. Gevinstene overgår kostnadene. Interne ressurser gis opplæring. Evaluere og legge planer for veien videre. 42

43 43

44 44

45 Spørsmål? 45

46 46

47 47

48 48

49 Forsøk med maskinlæring (..seriøst..bare et forsøk) 49

50 Case 50

51 Input 1. Data om innkommende anmodning 2. Data om eventuell søknad om beskyttelse i Norge. 51

52 Resultat 52

53 Illustrasjoner laget i Adobe Spark og easely. Figurkarakter er laget av nonsar.