Oppsummering av gruppearbeidene

Transkript

1 Oppsummering av gruppearbeidene

2 Hvilke tema vil dere diskutere i workshopen? Go to and use the code e3d253d/45afc4f0b577 <- avstemningsforslag

3 Bordinndeling + tema vi diskuterte Hvordan etablere felleskomponenter (via KS)? Robotisering hvilke områder kan vi (stat/kommune) starte samarbeid på? Teknologitype- Hva brukes når og hvordan (RPA/AI/Chatbots?) Hva må gjøres konkret for at andre kommuner kan gjenbruke Digifrid?.

4 Oppgaveprosess til hvert tema Hver gruppe diskuterer de ulike temaene ut i fra disse vinklingene: 1. Definer problemstillinger utfra ditt ståsted 2. Hvilke utfordringer ser dere? 3. Hvilke muligheter ser dere? 4. Hvilke forslag til tiltak har dere?

5 Oppsummering rundt bordene Bordvertene oppsummerte post-it lappene vi hadde skrevet ned for hvert tema

6 Hvordan etablere felleskomponenter (via KS)?

7 D Problemstillinger Man mangler en styringsmodell som passer overens med forvaltningsmodellen. Hvor langt ned i systemene skal roboten gå? I hvilken grad kan kommunene oppgi selvråderetten på noen prosesser, slik at det kan utvikles felleskomponenter som blir brukt Kan man tilby basismoduler som kommunene kan tilpasse selv (ref. IKEA hack) Hvorfor er det så store forskjeller i kommunenes behov, når de har de samme klovpålagte oppgavene? Hva skal vi gjøre med det generelle problemet med at det er en mangel på standarder? Det er mangel på ressurser penger og kompetanse i kommunene. Mangel på endringsvilje og vilje til å bytte systemer Det er veldig forskjellige systemer og prosesser internt, samt hvordan man møter systemene på utsiden.

8 Dato Utfordringer Den store utfordringen er at leverandørene, leverer og beskytter sine egne løsninger De ulike kommunene bruker like systemer på ulike måter og på ulike bruksområder. Det er veldig store variasjoner i kommunenes behov. Det tar for lang tid å utvikle fellesløsninger Prosessintegrasjon er vanskelig Finansiering

9 Dato Muligheter Man kan bruke muligheten til å rydde opp i skapet av gamle systemer og prosesser «Oppdatere» mindsett/tenkemåter i kommunene. Man må tenke mer som startups. Mer deling av informasjon og tjenester på tvers i kommunene Samordne regler og retningslinjer på tvers av kommunene. Samordne/dele prosesser Bedre sammenheng mellom de ulike fellesløsningene/komponentene. Spare ressurser Lettere å forholde seg til ulike leverandører

10 Dato Direktoratet for forvaltning og IKT Tiltak Man bør utvikle noen gode case som illustrerer anvendeligheten av fellesløsninger/felleskomponenter Bedre informasjonsdeling Crowd sourcing blant kommunene kan gi større eierskap til fellesløsningene Tenke mer som startups mer fleksibilitet og hurtighet Store kommuner må gå foran Øke kunnskapene om innovative anskaffelser Bedre arenaer for å bli kjent med andres løsninger som utgangspunkt for hva som kan/bør bli felleskomponenter og for samhandling Øke kunnskapene blant ledere slik at de ser mulighetene og gevinstene Gi KS ressurser og mandat til å samle kommune-norge.

11 Robotisering hvilke områder kan vi (stat/kommune) starte samarbeid på?

12 Problemstilling Start prosessen med å spørre hvorfor før hvordan og hva Stat og kom. utvikler sine prosesser hver for seg Rene og enkle rutineoppgaver som sees i smh med lover og forskrifter (felles reiseregningssystem for stat/kom?) Mye de samme IT-systemene som gir felles problemstillinger i tilsvarende regelverk Bli enige om felles regelverk (eks barnehageplass for sammenslåtte kommuner) Felles opplysningskilder få tak i opplysninger og legg tjenester på toppen Unngå bruk av skjønn Oppstartsprosjekter må lære av allerede implementerte prosjekter utover egen kommune/stat Brukerdesign fokus Stort behov for annen måte å kartlegge på Fokusere på målet gevinstrealisering Få til et organ som KS på statlig side. KS kan hjelpe med oppbygging-kompetansedeling.

13 Utfordringer Få prosessene og systemene til å snakke sammen mellom stat og kom. Oversikt over ulike prosesser og systemer To ulike kulturer, to ulike språk og verdensbilder (ref IT i praksis) For dårlg samhandling mellom st/kom Ulike samhandlingsprosesser og ulike samhandlingsmodeller Tilpasse tjenester til innbyggernes behov mer enn til stat/kom-behov Gjenbruk prosesser som fungerer og del dem på tvers av stat/k Endringsledelse endringsarbeid lokalt styrt Forvaltningsprosesser forvaltningsmodeller må på overordnet nivå,endre forretningsmodellene Organisasjonskultur få fokus på samme virkelighetsbilde Løft diskusjonen til HVORDAN skal vi jobbe SAMMEN både lokalt, nasjonalt og politisk API-er stopper ofte prosessene kan vi få felles APIer i regi av KS?

14 Muligheter Samarbeid om forvaltningsmodell Sammen se på områder hvor det er stor mengde regelstyrt data (adm/saksbehandling) NAV sykemeldinger Felles anbudsprosesser i større grad Nettverksbygging mellom samme teknologiplattformer, la ressursene få dele erfaring på tvers av stat og kom. Prosess -samarbeid for beslektede tema i nasjonalt nettverk Kommunereformen kan redusere sårbarhet i den digitale utviklingen. Små kommuner blir styrket og får mobiliseringsevne Omrokering av ressurser Tjenestefokusering Kompetansebygging kunnskapsdeling - erfaringsutveksling

15 Tiltak Stat og kommune må sitte sammen og definere prosessene, se den totale brukeropplevelsen Sammenligne bruttolister mellom stat/kommune Dele med andre Bedre kobling mellom LUP og KS for mange arenaer å forholde seg til Ta i bruk de initiativ LUP, Innovasjons Norge etc har på et felles kommunenivå og ikke bare som enkeltkommune Felles metodeverk - Beste praksis Gjenbruke tjenestedesign på tvers av kommunene Datasjø hent ut data fra gamle system og utvikle nye tjenester basert på disse Gevinstrealisering. Skjulte oppgaver som er ressurskrevende kan først automatiseres for å hente ut raske gevinster og bevis for hvorfor dette er bra bygger ned frykt og øker kunnskap, endringsvilje Vis til nytteeffekten Finn felles nevnere som bygg byggdrift/forvaltning der stat og kommune sammen kan utvikle smarte løsninger for effektivisering og kostredusering nye samhandlingsløsninger i innovasjonspartnerskap Lag en felles interesseliste for behov før en anskaffelsesrunder er i gang få med flere kommuner og stat.foretak som har de samme behov/krav. Jobb smartere, enklere og mer effektivt i smartere kontrakter. KS kan koordinere en felles oversikt over kommunale behov som kommunene kan søke på før en anskaffer nytt system/løsning/tjeneste.

16 Teknologitype- Hva brukes når og hvordan (RPA/AI/Chatbots?) Problemstilling/Utfordring: Usikkerhet både rundt begrepsbruk, digital kompetanse, hvilke prosesser en kan begynne med å forenkle(rpa), modenhet i markedet(ai), enormt fagfelt i rask utvikling Gamle fagsystemer og utdatert lovverk Mulighet: Er kommunesammenslåing et moment Tiltak: Start i det små, definer område, for eksempel lønn, reiseregning, midlertidig/kortsiktig problem, i et par strategiske miljøer starte med å se på hele prosessen fra behov oppstår til behov løst Digitale brukere bør meldes inn til systemleverandør slik at de vet hvor de skal melde om endring Opplæring av de som skal bruke teknologien

17 Hva må gjøres konkret for at andre kommuner kan gjenbruke Digifrid? Vanskelig å direkte gjenbruke selve digifrid(arbeider mot spesifikke fagsystem), men erfaringne rundt å bruke rpa-tech kan gjenbrukes. Videreformidle gode historier Inspirere andre offentlige aktører til å gå sammen om behov før anskaffelse Utfordre lovverk?

18 Tanker om veien videre Offentlige aktørers oppgave: - sende signal til KS om ønske om felleskomponent - søke tiltak for å komme i gang, medfinansieringsordning, digitaliseringsråd - melde interesse til Leverandørutviklingsprogrammet for å være med i erfaringsoverføring rundt anskaffelsesprosseser av robotiseringsteknologi - være front runners og samhandle på tvers av kommunegrensene KS oppgave -undersøke mulighet for systemintegrasjon i Fiks-platformen Leverandørutviklingsprogrammets oppgave: - matchmaking mellom kommuner, forberede leverandører - sende ut questback - få oversikt over hvilke områder deltakerne vurderer robotiseringsprosesser - Leverandørutviklingsprogrammet koordinerer ved interesse