- Det handler om mennesker! Personalhåndbok. Songvaar Vekst AS

Transkript

1 - Det handler om mennesker! Personalhåndbok Songvaar Vekst AS Utgitt: August

2 Songvaar Vekst AS Visjon Det handler om mennesker! Verdier Verdier skal gi oss et felles utgangspunkt og være rettesnor for våre vurderinger, valg og handlinger. Verdier er nødvendig for å bygge opp gode holdninger og sikre riktig adferd Et felles verdigrunnlag skaper nærhet og utvikler fellesskapet Verdifull: Vi er verdifulle som medmennesker Songvaar Vekst er verdifull for lokalmiljøet Engasjert: Vi engasjerer oss i alle forhold knyttet til vår arbeidsplass og hverandre Kunnskapsrik: Vår kunnskap om mennesket, arbeidslivet og samfunnet skaper muligheter Stolt: Vi er stolte av oss selv, vår arbeidsplass og de målene vi når Trygg: Vi er trygge i vår hverdag og funksjon Formål Selskapets formål er å drive praktisk opplæring, produksjon, handel og annet tjenesteytende arbeid ved bruk av arbeidskraft rekruttert blant personer som ikke er i stand til å utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarkedet. Gjennom arbeid skal en søke å sette i gang en lærings og utviklingsprosess hos den enkelte slik at han/hun i størst mulig grad når fram mot det mål å kunne utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarked. For de svakest fungerende kan selskapet gi varig vernet arbeid. Det er et overordnet mål at selskapet i nært samarbeid med sine samarbeidspartnere skal arbeide for å gjøre den enkeltes totale livssituasjon så trygg og god som mulig. 2

3 Innhold Formålet med personalhåndboken... 5 Definisjoner/Omfang... 5 Våre etiske retningslinjer... 5 Vår kvalitetspolitikk... 6 Mål og intensjoner:... 6 Rettigheter og plikter for ansatte ved Songvaar Vekst AS... 7 Prosedyre for konfidensialitet... 7 Prosedyrer for avviksregistrering og forbedringsarbeid Rekrutteringspolitikk for Songvaar Vekst Midlertidig Ansettelse/Innleie Innføring av nye medarbeidere Prøvetid Permitteringer Oppsigelse AFP (avtalefestet førtidspensjon) Alderspensjon Arbeidstid Pauser Timebank Fleksitid Overtidsarbeid Ferie Feriepenger Svangerskaps / Fødsels / Foreldre og omsorgspermisjon Tidskonto Permisjon / Velferd Lønn Jubileer Oppmerksomhet ved sykdom Oppmerksomhet ved dødsfall Pensjonsordning Personalforsikring/Lovpålagt Yrkesforsikring Skatt på forsikringer

4 Styret Styret : HMS Internkontroll Brannvern Retningslinjer ved rusbruk Songvaar Vekst as Reiseregning Mobiltelefon Sykefravær Fravær, syke barn Egenmelding ved egen sykdom Egenmelding ved barns/barnepassers sykdom Diverse velferdspermisjoner Kortere velferdspermisjoner Fri ved internasjonale helligdager Databriller/arbeidsbriller Søknad om økonomisk dekning av briller Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv Organisasjonskart Vedlegg til personalhåndbok

5 Formålet med personalhåndboken Personalhåndboken skal sikre: At vi har felles retningslinjer for forvaltning av bedriftens personalressurser. At vi overholder lover, forskrifter og avtaler gjeldende på personalområdet. Definisjoner/Omfang Personalhåndboken gjelder for alle ansatte i bedriften. Personalhåndbokens bestemmelser er underordnet bestemmelser i norsk lov, samt avtaler bedriften er bundet av. Personalarbeidet på Songvaar Vekst bygger på at trygge og gode arbeidsplasser over tid kun kan skapes gjennom lønnsom virksomhet. Dette oppnår vi gjennom vår kvalitetspolitikk. Våre etiske retningslinjer Bakgrunn Visjonen til Songvaar Vekst AS er det handler om mennesker. Vårt viktigste mål er å gi dem som har en kortvarig eller langvarig begrensning i sine jobbvalg muligheter til å delta i et aktivt yrkesliv, i stedet for å passiviseres på trygd. Mange av våre arbeidstakere har medfødte begrensninger, men stadig flere er her en tid for å bygge seg opp igjen, eller avklare arbeidsevne. Et felles etisk verdigrunnlag er en viktig forutsetning for kvalitet og kvalitetssikring av dette arbeidet. Etikk eller norm for atferd og holdninger bygger ofte på den fagkompetanse og arvebærende kultur og tradisjon som råder i et fellesskap. I fellesskap hvor yrkesetikk ikke får en planmessig utvikling, kan den stort sett utvikle seg fritt ved hjelp av smitteeffekter og tradisjonsarv. Kulturen i bedriften skapes og utvikles av menneskene på bakgrunn av faglige og personlige verdier, holdninger, normer og religion. Vi er alle bærere av ulike kulturer som danner grunnlaget for hvordan arbeidsplassen oppleves. Kulturen blir rettesnor for all atferd. Dersom atferden styres kan verdinormene utvikle seg på en måte som er i tråd med fellesskapet. Vi drar lasset sammen og forhindrer at deltakerne utsettes for urett og forskjellsbehandling. Verdigrunnlag Vi respekterer det enkelte menneskets integritet og egenverd uansett han / hennes sykdom eller helseproblem. Vi tar det individuelle verdisystem i betraktning når arbeid / omsorg planlegges og gjennomføres. Et helhetlig menneskesyn er en viktig forutsetning for kvalitet på tilbud ved Bedriften. Vi respekterer fysiske psykiske og åndelige behov. Ansatte og brukere samhandler som likeverdige partnere med ulik erfaring og bakgrunn. Tiltaksdeltakere og deres pårørende, våre kunder og samarbeidspartnere, kan stole på vår taushetsplikt og en korrekt opptreden fra vår side. Alle skal føle vår tillitt og at vi ikke misbruker andres tillitt. 5

6 Songvaar Vekst setter menneskeverd og menneskets egenverdi i sentrum. Tillit, ansvar og klare mål gir trivsel. Personlig engasjement og entusiasme skaper resultater. Hver enkelt medarbeider har ressurser og talent som kan videreutvikles. Vi er likeverdige uansett bakgrunn, kjønn, alder, rase, religion, seksuell legning, intelligens, produksjonsevne og kapasitet. Vi bidrar alle til et godt arbeidsmiljø. Songvaar Vekst stiller absolutte krav til ansattes redelighet, menneskesyn og forretningsmoral. Vårt forhold til kundene er preget av pålitelighet, god service og kompetanse. Vi er raske, effektive og holder det vi lover. Det utvises skjønn ved mottak av gaver. Konfekt og blomster er eks. på akseptable gaver. Gaver av høyere verdi og pengegaver skal avslås. En hver form for mobbing, trakassering eller diskriminering er ikke akseptabel atferd. Ansatte er ikke støttekontakter, hjelpeverge eller har andre funksjoner som er styrende for personer som er tiltaksdeltakere hos Songvaar Vekst. Det utvises skjønn og forsiktighet når det gjelder kontakt via sosiale medier, bursdager og andre sammenkomster slik at tiltaksdeltakere ikke føler ubehag eller fortrinn ved for nære relasjoner til ordinært ansatte. Vi tar ikke bilder eller lydopptak av ansatte eller tiltaksdeltakere uten tillatelse fra den enkelte. Vår kvalitetspolitikk Vi bruker EQUASS som kvalitetssikringssystem. Equass er godkjent av NAV i forhold til deres kravspesifikasjon og revideres og vedlikeholdes kontinuerlig med re-sertifisering annethvert år ( Kvalitet og pålitelighet skal prege vår virksomhet i all produksjon av varer og tjenester. Dette innebærer også tjenester overfor våre tiltaksdeltakere*. Mål og intensjoner: Vi setter kundenes og brukernes behov i fokus. Vi er tilgjengelige for kunder og brukere. Vi sørger for at brukerne og ansatte trives på Songvaar Vekst Vi vil ha høy kompetanse blant de ansatte. Vi vil bidra til å øke livskvaliteten til brukerne. Vi gjennomfører årlige undersøkelser blant våre brukere, kunder og samarbeidspartnere. Disse danner grunnlaget for videre kvalitets-forbedringsarbeid. Vi har gode rutiner for å motta, behandle og utføre tilbakemeldinger vi får. Vi har fokus på IA- og HMS arbeid, for å sikre et arbeidsmiljø av høy kvalitet. Vi er medlem av ASVL for å ivareta en faglig og organisatorisk høy standard. Vi jobber etter dokumenterte prosedyrer og instrukser i alle ledd. Vi jobber etter fastlagte strategier og planer som skal være gjenstand for jevnlig evaluering. *Tiltaksdeltakere kalles heretter brukere. 6

7 Rettigheter og plikter for ansatte ved Songvaar Vekst AS Rettigheter: Tiltaksdeltakere og ansatte ved Songvaar Vekst AS - Møtes med respekt, toleranse og likeverd - Har innsyn i egne personopplysninger - Er trygge på at taushetsplikten overholdes - Får informasjon om endringer i bedriftens strategiplan og beslutninger - Gir tilbakemelding til bedriften gjennom bruker og ansatte undersøkelser - Har rett til å klage på saker som har betydning for vedkommende Ansatte som faller inn under AML har rett til: - Ferie og fridager iht. ferieloven - AML overholdes - Kompetanseutvikling etter bedriftens behov nedfelt i strategiplan - Medbestemmelse i beslutningsprosesser iht. strategiplan Plikter: - Møte kolleger og kunder med respekt, toleranse og positiv holdning - Møter på jobb og utfører arbeidet etter de avtaler som er gjort - Gir beskjed ved fravær ved å ringe nærmeste overordnet - Følger våre etiske retningslinjer og vårt verdigrunnlag - Overholder bedriftens reglement Alle lover som regulerer arbeidsgivers/takers rettigheter, krav og plikter finnes i bedriftens Personalhåndbok. Prosedyre for konfidensialitet Som konfidensiell informasjon regnes helseopplysninger, fødselsnummer, klager som omfatter personer, økonomiske forhold knyttet til person og informasjon som omhandler tiltaksdeltakere. Dokumenter med personopplysninger håndteres og oppbevares slik at de ikke kommer uvedkommende i hende. Informasjon som inneholder personopplysninger, helseopplysninger eller lignende innhentes bare hvis nødvendig. Underskrevet samtykkeerklæring er innhentet på forhånd. All ut og innkommende post føres i postjournal før de leveres til ansvarlig for det aktuelle tiltaket. Dokumenter med konfidensiell informasjon sendes ikke elektronisk uten å være anonymisert. Konfidensiell informasjon er bare tilgjengelig for de det angår. Den enkelte arbeidsleder har bare tilgang til informasjon om de som er knyttet til egen avdeling. Alle kontor er låst når kontorets eier ikke er tilstede. Arbeidstakerne/tiltaksdeltakerne har rett til innsyn i egne sakspapirer. Konfidensiell informasjon oppbevares ikke lengre enn nødvendig. Jfr. Personopplysningsloven 11 og 28. Se ellers utfyllende prosedyrer i informasjonsstyringssystemet (ISS). 7

8 Prosedyre for konfidensialitet og informasjonsstyringssystem (ISS) Oppbevaring av sensitive dokumenter Avsluttet deltakermapper Definisjon / Behandling Oppbevaring/ tilgang Sikkerhetsgrad Ansvar Deltaker mapper og sensitive papirer Arkiveres tid: Ikke lenger enn det som er nødvendig for formålet ( 11 og 28 i personopplysningsloven) I låste skuffer på veilederes kontor Arkivskap Låst skuff, låst kontor når dette forlates. Låst skap Nøkkel på adskilt sted Alle ansatte Veiledere Rapporter Deltaker skal være kjent med innholdet. Oversendes skriftlig til NAV Sendes pr. post Veileder Samtykkeerklæring Taushetserklæring Gjennomgås i førstegangssamtalen Underskrives Informeres om ansattes taushetserklæring I deltakermappe Veiledere Opplysninger på e-post og SMS Møteinnkalling Generelt: Person og medisinske opplysninger skal IKKE sendes elektronisk. Til NAV: deltaker beskrives kun med initialer, be om telefonkontakt for drøfting av saker. Internt: Bruk fornavn, sted og tid. Be om lesebekreftelse og slett e-post Nøytral møteinnkalling Bekreftelse -slett e-post. Alle ansatte Alle Personalsystemet Personal administrasjonsprogram Personlig passord Automatisk avlogging ved ekstern bruk hvis PC en er inaktiv i 5 minutter. Intranett Internt informasjonsstyringssystem. Tilganger styres ved tildelt brukertilgang Automatisk avlogging ved ekstern bruk hvis PC en er inaktiv i 5 minutter. Alle Alle 8

9 Definisjon / Behandling Oppbevaring/ tilgang Sikkerhetsgrad Ansvar Bruk av skrivere/ scannere/ kopimaskin. Ved avslutning av tiltak: Alle papirer og notater med personopplysninger Makuleres Utskrifter/skannede dokumenter/kopier med personopplysninger skal hentes/fjernes fra maskinen umiddelbart. Deltakere skal kun bruke maskinen på kopirommet Egen papirbeholder Makuleres direkte. VTA- deltaker makulerer. Makuleringsmaskin Alle Veiledere All informasjon i journal på Personalsystemet Deltaker CV og rapporter Arkiverte mapper Hjemmekontor Slettes Arkiveres så lenge det er behov for det. Senest mars året etter Makuleres i mars året etter at deltakeren sluttet Mulighet for tilgang til jobb-pc hjemmefra. Årlig - mars Kontakt nærmeste overordnet for vurdering av behov og tilgang. Leverandør utarbeider rutine Mapper med Navn og sluttdato oppbevares i låst arkivskap Høy sikkerhetsrisiko. Tilgang etter godkjenning av leder. Møter info Informasjonsdeling Over intranett Personlig passord på PC Alle Referater Inngående / utgående post All post føres inn i postjournal Postjournal bok ligger i Postjournalregister Alle resepsjonen. Mobil Mobil som brukes i forbindelse med Passord for å åpne tilgang til Personlig passord Alle jobb (tilgang til e-post og kalender). mobiltelefonen. Muntlig omtale av deltakere / Informasjonsdeling, diskusjoner Gir ikke opplysninger /info utover Alle ansatte det som er nødvendig. Oppslag og informasjon Alle ansatte skal til en hver tid ha tilgjengelig nødvendig informasjon som har betydning for utførelsen av arbeidet. Oppslagstavle, til ordinært ansatte, muntlig informasjon til de som ikke Alle kan lese. Enhver skal straks melde ifra hvis det oppdages feil eller mangler ved ISS. Avvik rapporteres etter fastlagte prosedyrer. ISS gjennomgås årlig på planleggingsmøtet første arbeidsdag etter sommerferien. Leverandør/ administrator Veileder/ Attf.leder Ledergruppa/ veiledere 9

10 Rutinebeskrivelser Prosedyrer for avviksregistrering og forbedringsarbeid Formål Prosedyren skal dokumentere avvik og motivere til kontinuerlige forbedringer. Avviksbehandling skal iverksettes når oppgaver er utført i strid med prosedyrer, definerte krav, når det oppdages mangler eller ved forslag til forbedringer. Alle ansatte har rett og plikt til å fremme avvik. Alle avvik må fremmes skriftlig. Hensikten med avvik er å avdekke systematiske feil og mangler på utstyr eller i rutiner. Mellommenneskelige forhold internt i bedriften anses som personalsaker og søkes løst mellom kolleger eller via nærmeste leder. Avvik gir oss mulighet for å forbedre oss og skal møtes med en positiv holdning. Songvaar Vekst AS har fastlagte rutiner for avviksbehandling. Alle avvik eller tilbakemeldinger fra deltakere og kunder tas på alvor. I behandlingen følger vi de fastsatte prosedyrer samt de lover og regler som til en hver tid er gjeldende. Avviksmelding leveres til ansvarlig leder for avdelingen det gjelder. Alle avvik skal behandles på lavest mulig nivå i bedriften og avviksbehandler skal være objektiv i saken. Om nødvendig skal avviket videresendes til nærmeste overordnede. Det skal vises åpenhet i avviksbehandlingen innenfor de regler/lover etc. som gjelder for håndtering av denne type informasjon. Den som melder avviket skal ha tilbakemelding om resultatet og hvorfor svaret ble som det ble etc. Forslag til løsing av problem blir presentert for melder og man jobber for å komme til en løsning begge parter er fornøyd med. Alle avvik og tilbakemeldinger blir tatt med og informert om på ledermøte hver uke. Ved behov informeres også styret i Songvaar Vekst AS om avvik og tilbakemeldinger. Antall og typer avvik blir informert om i Songvaar Vekst AS sin årsrapport som ligger tilgjengelig på våre hjemmesider. Tidsfrister: Melder skal ha bekreftelse på mottatt avviksmelding og forventet behandlingstid innen 10 dager. Ved saker som ikke inkluderer eksterne parter, skal saken være avsluttet så raskt som mulig og senest innen en måned. 10

11 Rekrutteringspolitikk for Songvaar Vekst Songvaar Vekst rekrutterer de som er best kvalifisert og personlig egnet til enhver stilling. Rekrutteringen skjer på bakgrunn av utdanning/kompetanse og relevant praksis eller erfaring. Songvaar Vekst ønsker at nye medarbeidere skal ha fokus på å bedre deltakernes livskvalitet. Rekrutteringsprosessen skal gjennomføres effektivt og i tråd med gjeldende lov og avtaleverk. I ansettelsesprosessen skal det være aktivt medvirkning både fra ledelsen og ordinært ansatte. Som søker på en ledig stilling skal du oppleve at du har fått en god og forsvarlig behandling av søknaden din og at rekrutteringsprosessen har vært ryddig og effektiv. Midlertidig Ansettelse/Innleie Vi har to alternativer til bruk av fast tilsetting: Midlertidig ansettelse knyttes opp til regler i hovedavtalen Innleie Midlertidig ansettelse har vi når vi inngår en arbeidsavtale med en arbeidstaker av tidsbegrenset varighet. Denne løsningen har i hovedsak samme formalia krav som ved fast tilsetting. Prosedyre ved midlertidig ansettelse: Daglig leder sjekker om behovet kan dekkes gjennom egne ressurser. En arbeidsavtale for midlertidig tilsetting skrives av daglig leder. Daglig leder skal påse at inngått arbeidsavtale for et bestemt arbeid av forbigående art blir avsluttet når det bestemte arbeidet er utført iht. angitt sluttdato i arbeidsavtalen. Eventuell forlengelse/fornyelse av tidsbegrenset avtale skal klareres med personalsjef Innleie har vi når vi leier inn en person via et firma som leier ut arbeidskraft. Vårt formelle ansvar ved bruk av innleide knyttes mot utleiefirmaet, og ikke personen som utfører arbeidet. Prosedyre for bruk av innleide: Før avtale inngås skal daglig leder avklare om behovet kan dekkes gjennom egne ressurser. Diskuteres med den tillitsvalgte. Innføring av nye medarbeidere Daglig leder skal oppnevne en fadder for nytilsatte. Fadderen skal bidra til at den nye medarbeideren så hurtig som mulig skal: Bli kjent med sine kolleger. Bli kjent med sine arbeidsoppgaver. 11

12 Bli kjent med branninstruksen. Presenteres for de tillitsvalgte fra det forbund de eventuelt vil tilhøre hvis ønskelig. Prøvetid Med mindre noe annet er skriftlig avtalt, har alle nyansatte en prøvetid på 6 måneder regnet fra tiltredelsesdato. Det skal være samtale med ansatt og leder i prøvetiden. I prøvetiden gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på en måned. Dersom arbeidstaker har fravær i prøvetiden som ikke skyldes arbeidsgiver, kan prøvetiden bli tilsvarende forlenget, jfr. Arbeidsmiljøloven 15-6 (4). Dersom bedriften skriftlig ikke meddeler noe annet, kan den ansatte betraktes som fast ansatt etter prøvetidens utløp. Permitteringer Permitteringer besluttes under forståelse av at permitteringer er forbigående. Bedriften skal forholde seg til de regler som gjelder for permitteringer. Beslutning om permitteringer tas av daglig leder. Skal drøftes med de tillitsvalgte. (Hovedavtalen). Oppsigelse Oppsigelse og avskjed følger de til enhver tid gjeldende regler i Arbeidsmiljøloven 15. I tillegg gjelder følgende: Arbeidstakers oppsigelse: Oppsigelse fra arbeidstaker skal være skriftlig og adresseres til daglig leder. Daglig leder avholder samtale med arbeidstaker for å klargjøre ulike forhold, inklusive håndtering av løpende arbeidsoppgaver, avvikling av evt. feriedager og fratredelsestidspunkt. Daglig leder sender bekreftelsesbrev til den ansatte med fratredelsesdato. Arbeidsgivers oppsigelse: Oppsigelse fra arbeidsgiver skal være skriftlig og saklig begrunnet ut fra virksomheten, arbeidsgivers ellers arbeidstakers forhold jfr. Arbeidsmiljøloven En oppsigelse fra arbeidsgiver signeres av daglig leder. Før oppsigelse skal det være et drøftingsmøte iht. hovedavtale. Oppsigelsestiden begynner å løpe fra den første dag i måneden etter at oppsigelsen fant sted. I prøvetiden er den gjensidige oppsigelsesfristen normalt en måned. Arbeidsavtaler som er inngått for et bestemt tidsrom, eller for et bestemt arbeid, opphører uten forutgående oppsigelse ved tidsrommets utløp, eller når et bestemt arbeid er avsluttet, hvis ikke annet er skriftlig avtalt. Daglig leder skal utstede sluttattest/arbeidsbekreftelse til den som fratrer, jfr. Arbeidsmiljøloven

13 Medarbeiderne har ikke anledning til å gi opplysninger til uvedkommende om noe forhold i Songvaar Vekst AS, så som bedriftshemmeligheter, driftsresultater, kalkyler, personalopplysninger etc. som de blir kjent med. Hvis arbeidstaker driver forretningsvirksomhet eller innehar bistilling som er så omfattende at den går ut over arbeidsytelsen i hovedstillingen kan arbeidsgiveren nedlegge forbud. Medarbeiderne har ikke adgang til, på noen måte, verken direkte eller indirekte, å motta økonomisk fordel i noen form av bedriftens forbindelser uten bedriftens samtykke. Det aksepteres ikke at ansatte ved Songvaar Vekst AS har eierforhold i bedrifter som kan oppfattes som konkurrerende virksomheter. Hva som er konkurrerende virksomheter skal klareres av styret ved Songvaar Vekst AS. Dersom ansatte ved Songvaar Vekst as mottar lønn fra annet arbeid eller har aksjer/eierskap i andre selskaper, skal ledelsen ved Songvaar Vekst AS være orientert. Arbeidstakerne må opptre høflig og korrekt overfor bedriftens kunder og leverandører, samt kolleger. Ved fratredelse skal alt utlevert materiell, nøkler, etc., leveres tilbake. Muntlige og skriftlige fullmakter opphører automatisk ved fratredelse. Eventuelt økonomisk mellomværende gjøres opp med bedriften før fratredelse. AFP (avtalefestet førtidspensjon) AFP inngår i tariffavtalene mellom LO og NHO, og er et frivillig tilbud til lønnstakere som ønsker å trappe ned arbeidsinnsatsen mellom 62 år og alderspensjonsalder (67 år). Den tidligste alder AFP-tillegget kan tas ut er ved fylte 62 år, men arbeidstakeren kan fritt velge uttakstidspunktet mellom 62 og 67 år. AFP regnes stort sett på samme måte som en alderspensjon fra folketrygden (grunnpensjon, tilleggspensjon). I tillegg ytes det et skattefritt AFP-tillegg med kr 950 pr. måned. NB! I tilfeller der det er ytt sluttvederlag i løpet av de siste 3 årene før uttak av AFP, ytes det ikke AFP-tillegg. Uttak av AFP For å kunne ta ut hele eller delvis AFP er det noen hovedkrav som må være oppfylt. Du må: ha fylt 62 år ha vært ansatt i bedriften de tre siste år eller ha vært tilsluttet ordningen de siste fem år være ansatt i bedrift som har vært tilsluttet ordningen i over et år ha minst 20 prosent av full stilling på månedsbasis ikke motta pensjon eller tilsvarende ytelser fra arbeidsgiver ha hatt en pensjonsgivende inntekt på minst 1G i året før fratredelsen ha hatt en gjennomsnittlig pensjonsgivende inntekt på minst 2G pr år i minst 10 år etter

14 ha opptjent pensjonspoeng i minst 10 år etter fylte 50 år Alderspensjon Pensjonsalder er 67 år, aldersgrensen er 70 år. Arbeidstid Formålet med bedriftens arbeidstidsordning er å sikre at arbeidsoppgavene blir utført på en effektiv og god måte. Bedriften har en normal arbeidstid på 37,5 timer pr. uke. Denne gjennomføres normalt mellom kl og Pauser Alle pauser skal foregå innenfor disse tidene: Kaffepause Lunsjpause 30 min Kaffepause Timebank Det kan også innarbeides 37,5 timer i timebank pr. år. Kan tas ut samlet eller enkeltvis, men må godkjennes av daglig leder. Timebank og overtid føres av den enkelte arbeidstaker. Det er den enkeltes ansvar å holde oversikt. Kontoransvarlig registrerer kun det som er utfylt. Fleksitid Kjernetid mellom 0900 og Den ansatte som har fleksitid iht. arbeidsavtale kan maksimum ha 37,5 plusstimer ved årsslutt. Timer utover 37,5 slettes pr Det er mulig å overføre inntil 37,5 timer eller inntil 10 minustimer fra et år til et annet. Minustid utover 10 timer medfører trekk i lønn, med mindre det avtales at det overskytende innarbeides i løpet av januar måned. Den ansatte som har fleksitid må selv holde kontroll på fleksitid og føre timer over til overtid. Personer med fleksitid har ikke timebank. Når en medarbeider har et spesielt ønske vedrørende arbeidstid tar han/hun dette opp med daglig leder, og de søker å finne en løsning som ivaretar både den ansattes og bedriftens behov. Inneklemte dager, eventuell fri på slike dager håndteres av daglig leder i samarbeid med tillitsvalgte. En arbeidstaker som av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner har behov for å få redusert sin arbeidstid, har rett til dette dersom arbeidstidsreduksjonen kan gjennomføres uten særlige ulemper for virksomheten jfr. Arbeidsmiljøloven En medarbeider som ønsker arbeidstidsreduksjon, tar dette opp med daglig leder. Det kan inngås avtale for inntil 2 år om gangen. 14

15 Overtidsarbeid Overtidsarbeid følger bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven Overtid skal alltid avtales med daglig leder på forhånd. For arbeidstakere som har redusert arbeidstid eller som er deltidsansatt, regnes den arbeidstid som går ut over den avtalte, men som ligger innenfor den alminnelige arbeidstiden for merarbeid. Det ytes ikke overtidsbetaling for den arbeidstid som er merarbeid jfr. Arbeidsmiljøloven Når overtidsarbeidet er beregnet å vare minst 3 timer, dekker firmaet mat. Spisepauser skal regnes med i antall overtidstimer. Ferie Vi avvikler ferie iht. ferieloven og gjeldene tariffavtale. Feriepenger Feriepengene beregnes av arbeidsvederlag som er utbetalt i det foregående opptjeningsår jfr. Ferieloven 9. Beløpet det beregnes feriepenger av (feriepengegrunnlaget) fremgår av den årlige lønns- og trekkoppgaven. Feriepengene utbetales i juni mnd. For arbeidstakere over 60 år med rett til ekstraferie forhøyes prosentsatsen med 2,3. For personer som slutter før 1. juni, og som har tatt ut deler av årets ferie før denne tid, vil feriepenger avregnes ved sluttoppgjør. Svangerskaps / Fødsels / Foreldre og omsorgspermisjon Foreldrenes rett til permisjoner i forbindelse med svangerskap og fødsel er regulert i Arbeidsmiljølovens kap.12. Retten til eventuell betaling ved slike permisjoner er regulert i Folketrygdloven kap.14. Gravid arbeidstaker har rett til permisjon i inntil tolv uker under svangerskapet. Ved fødsel og ved omsorg for barn i det første leveåret har foreldrene rett på til sammen tolv måneders permisjon. De siste 3 ukene før fødselen samt de seks første ukene etter fødselen er forbeholdt barnets mor. 10 uker av stønadsperioden er forbeholdt barnets far. I tillegg har barnets far rett til 2 ukers ulønnet permisjon i forbindelse med fødselen dersom han bor sammen med barnets mor, og benytter tiden til å bistå barnets mor - jfr. Arbeidsmiljøloven Foreldrepengeperiodens lengde reguleres av folketrygdloven jfr. Folketrygdloven 14-6 og 14-7, 1 14 ledd. I tillegg til tiden for fødselspermisjon har hver av foreldrene rett til inntil 1 år ulønnet permisjon for hvert barn jfr. Arbeidsmiljøloven Bedriften utbetaler lønn i permisjonstiden: 46 uker permisjonstid med 100 % lønn eller 56 uker med 80 % lønn. Dersom barnets far fyller vilkårene for rett til foreldrepenger - dvs. som hovedregel at han har vært yrkesaktiv minst 6 av de siste 10 månedene før fødselen - er 10 uker av den samlede stønadstiden forbeholdt ham jfr. Folketrygdloven Dersom han unnlater å ta de 10 ukene, reduseres stønadsperioden tilsvarende. Fedrekvoten kan ikke overføres til barnets mor. 15

16 Dersom barnets far ikke fyller vilkårene for rett til foreldrepenger - dvs. at han ikke er yrkesaktiv, får barnets mor etter visse vilkår rett til hele stønadsperioden. Det samme gjelder hvis hun er enslig forsørger. Barnets far mottar foreldrepenger etter sitt eget grunnlag i 10 uker, enten 100 % eller 80 % dekningsgrad, alt etter hvilken dekningsgrad barnets mor har. Bedriften utbetaler full lønn i permisjonstiden. Bedriften dekker differansen mellom kompensasjonen fra folketrygden (inntil 6G) og full lønn (full lønn er 80 el. 100 % iht. dekningsgrad). Dersom barnets mors rett til foreldrepenger er opptjent ved deltidsarbeid, blir barnets fars foreldrepenger redusert tilsvarende reduksjon i barnets mors arbeidstid. Når barnets far bare har rett til reduserte foreldrepenger etter Folketrygdloven 14-9 fjerde ledd, kan han når han skal ta ut fedrekvoten velge ureduserte foreldrepenger mot at fedrekvoten blir tilsvarende forkortet. Den samlede stønadsperioden blir da like mye forkortet. Personell som er i fødselspermisjon, vil bli lønnsvurdert ved gjeninntredelse. Refusjon fra Trygdekontoret tilfaller bedriften. Tidskonto Tidskonto innebærer at arbeidstakere kan kombinere fødsels- og adopsjonspermisjonen med nedsatt arbeidstid, slik at permisjonstiden forlenges jfr flg. Kombinasjonen vil ikke medføre at noen kan motta mer foreldre- eller adopsjonspenger enn ved vanlig permisjon. Tidskontoordningen kan fordeles mellom begge foreldrene. Dersom arbeidstaker ønsker å ta slik permisjon, skal det inngås skriftlig avtale mellom arbeidstaker og daglig leder om varigheten, graden av delvis permisjon og hvordan permisjonsuttaket skal skje. Permisjon / Velferd En arbeidstaker har rett til permisjon fra arbeid i det omfang det er nødvendig for å oppfylle lovbestemt møteplikt i offentlige organer jfr. Arbeidsmiljøloven Adoptivforeldre har rett til permisjon med lønn iht. loven og under gjeldende vilkår. Perioden løper fra den dag omsorgen for barnet blir overtatt jfr. Folketrygdloven Den som tar imot fosterbarn har rett til omsorgspermisjon etter de samme regler som ved adopsjon. Retten til permisjon gjelder fra det tidspunkt hvor omsorgen for barnet overtas jfr. Arbeidsmiljøloven Det gis ved overtakelse av fosterbarn ikke stønad fra Folketrygden. Når det finner sted hendelser eller oppstår spesielle behov som gjør at medarbeideren trenger fri fra arbeid for kortere eller lengre varighet, skal medarbeideren ta dette opp med daglig leder snarest mulig. Skjema skal fylles ut og svaret skal være skriftlig. Kvinner som ammer barn har rett til den tid hun trenger, minst 30 min. 2 ganger daglig, eller arbeidstiden redusert med inntil 1 t. pr. dag. 16

17 Lønn Bedriftens lønnssystem skal bidra til å skape lønnsom virksomhet, slik at vi kan tilby trygge og gode arbeidsplasser over tid. Dette oppnår vi gjennom: Å rekruttere og holde på dyktige medarbeidere. Generelt å ha betingelser som gir den enkelte medarbeider og hans/hennes familie trygghet i hverdagen. Songvaar Vekst AS bygger belønningssystemet på følgende hovedelementer: Individuell avlønning (avklares med organisasjonene iht. overenskomst) Pensjonsordning Personalforsikringsordninger Andre tilleggsytelser Elementer og nivå fastsettes av daglig leder i samråd med styret. Lønn og tilleggsytelser skal vurderes og eventuelt justeres årlig. Lønn utbetales den 12. hver måned. Faller den 12. på en lørdag, søndag eller annen helligdag, utbetales lønnen siste hverdag forut for denne dagen. Feriepenger utbetales i juni. Lønn under sykdom betales iht. folketrygdens bestemmelser. Lønn under øvrige permisjoner følger folketrygdlovens og arbeidsmiljølovens bestemmelser. Jubileer Bedriften vil markere følgende jubileer: 10 års ansettelse: Gave / blomst (ca. kr. 1500,-). 25 års ansettelse: Gave/-kort av samme verdi (ca. kr 5.000) + blomster. 40 års ansettelse: Sølvfat med inskripsjon + blomster. 50 års ansettelse: Kongens fortjenestemedalje + middag m/ledsager. 50 års fødselsdag: Blomster kr 350,- samt fri hvis det faller på en arbeidsdag. 60 års fødselsdag: Blomster kr 350,- samt fri hvis det faller på en arbeidsdag. Fødsel: Blomster ca. kr 250,-. Bryllup: Gave ca. kr 1000,-. Sluttgave ved egen oppsigelse: 17