Stig Berge, Johan E. Hustad, Ole Petter Wullum, Espen Rørvik og Vibeke Saarem. Møtested:

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi Møtereferat Til stede: Ingvald Strømmen, Svein N. Remseth, Asbjørn Rolstadås, Helge Brattebø, Kjell Holthe, Asbjørn Hovd, Lars Sætran (for Johan E. Hustad), Jon Kleppe, Terje Malvik, Per Schjølberg, Ole Ivar Sivertsen, Hilde Lysne og Erik Lund. Dessuten møtte Line Husberg og Hege Lid. Bjørn Åge Østbye møtte under sak 48/09. Forfall: Stig Berge, Johan E. Hustad, Ole Petter Wullum, Espen Rørvik og Vibeke Saarem Kopi til: Gjelder: Møte i IVT-fakultetets ledergruppe Møtetid: Mandag kl Møtested: Rom 268 i Geologen Signatur: EL Sak 53/09 ble behandlet først i møtet. IVT-L 51/09: REFERAT FRA MØTET Møtereferatet var utsendt på forhånd og ble godkjent uten merknader. IVT-L 52/09: ORIENTERINGSSAKER A Dagens dekanmøte Dekanus viste til sakskartet for dagens dekanmøte og trakk fram følgende hovedpunkter: Kjønnsbalanse I dagens dekanmøte skal dekanus presentere hvordan vi ved IVT jobber for å bedre kjønnsbalansen. Utarbeidet tallmateriale viser klart at vi er på rett vei. Som gode eksempler på tiltak vil dekanus spesielt trekke fram hva som er gjort ved IMT og IPK. Det kan være aktuelt å gi den samme presentasjonen for ledergruppen ved en senere anledning. Nivå 4 (faggruppenivået) Faggruppenivået er ikke et formelt nivå i Universitetsloven. I en rekke miljøer betraktes imidlertid dette nivået som nødvendig og viktig. Det er imidlertid behov for å avklare faggruppeledernes Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Fakultetsdirektør 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen Erik Lund postmottak@ivt.ntnu.no Gløshaugen Telefaks Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 5 mandat, fullmakter og ansvar. Det er enighet om at dette må utredes nærmere. Ledergruppen diskuterte ulike aspekter ved faggruppenivået. Det var blant annet enighet om at det ikke bør legges undervisningsansvar på dette nivået da dette lett kan føre til økt emnetilbud. B Lederopplæring høsten 2009 Erik Lund viste til invitasjonen som er lagt ut via ephorte vedrørende høstens lederopplæring i regi av NTNU sentralt: : Åpning av programmet (for instituttledere, dekaner, prodekaner og kontorsjefer) Uke 37 39: Bolk 1: Obligatoriske forvaltningsdager/kunnskapsdager/dialogdager (for instituttledere og kontorsjefer samt eventuelt dekaner og prodekaner): Ledelsens dag (1 dag) Personaladministrasjon og økonomi (2 dager) HMS-dager (1/2 dag) Uke 42, 44 eller 46 og uke 1, 5 eller 6 i 2010: Bolk 2: Obligatoriske dager om kommunikasjon, konflikt og medarbeidersamtalen (for instituttlederne og eventuelt dekaner og prodekaner) (2 x 2 dager) Det er ønskelig å gjennomføre et eget opplegg internt ved IVT-fakultetet for å få på plass gode rutiner etc. Det legges derfor opp til en egen samling tirsdag 29. September kl på et av byens hoteller. Her antas følgende som aktuelle deltagere: Fakultetsledelsen, instituttlederne, nestlederne, kontorsjefene og representanter fra fakultetsadministrasjonen. C Sammensetning av instituttstyrer og -råd Erik Lund viste til at valget på nye medlemmer i fakultetsstyret nå er fullført. I tillegg skal det oppnevnes eksterne medlemmer. Et forslag til eksterne medlemmer og varamedlemmer er nå utarbeidet og vil snarest bli oversendt rektor for godkjenning. De fleste instituttene skal ha styre eller råd, og også her skal det oppnevnes eksterne medlemmer. Lund etterlyste forslag fra instituttene. Dekanus vil oppnevne disse fortløpende etter hvert som instituttene kommer opp med sine forslag. IVT-L 53/09: FREMTIDIG IT-ORGANISERING Bjørn Å. Østbye tok utgangspunkt i den foreløpige rapporten som er utarbeidet av en prosjektgruppe for prosessutvalget. Forslaget som nå er lagt fra, viser at man ser for seg en fremtidig sterk sentralisering av basis IT-drift. Prosjektgruppen har konkludert med at en videreføring av dagens modell er uaktuell, og vurderer overgang til en konsolideringsmodell hvor alt ivaretas sentralt eller en hybridmodell hvor det åpnes for noe lokal administrasjon av sentrale tjenester. IVT-fakultetet har tidligere satset på å få til en sentral løsning for hele NTNU. Dette viste seg imidlertid så vanskelig at vi til slutt valgte å gå over til en desentralisert modell hvor det er tatt hensyn til at det meste av IT-arbeidet er fagrelatert. I IVT-fakultetets organisering har vi derfor

3 3 av 5 valgt å la de fleste IT-ansatte sitte rundt på instituttene samtidig som de forventes å bruke 20 % av sin arbeidstid til deltagelse i fakultetssentrale oppgaver. Begge de nye alternativene bryter totalt med den modellen som IVT nå har lagt opp til. Østbye har derfor på vegne av fakultetet sendt inn kommentarer. Et meget sentralt punkt i dette er at våre ITfolk primært utfører fagrelaterte oppgaver og opererer som 1.linje support for sine fagenheter. Dette har blant annet sammenheng med stort fokus på laboratoriearbeid i våre undervisningsopplegg. Det vil derfor bli helt feil å flytte disse personene inn i en sentral enhet. Østbye ga også uttrykk for en kritisk holdning til selve prosessen hvor dissensuttalelser fra medlemmer i det sentrale driftsutvalget synes å bli dysset ned. Ledergruppen er enig i at dette er en meget viktig sak og støtter de innsigelser som er fremmet. Holdningen er entydig i retning av at IVT må få videreføre den ordningen som nå er etablert. Man støtter imidlertid ideen om at man skrittvis skal få på plass felles systemer for e-post, kalender etc. IVT-L 54/09: HANDLINGSPLAN 2010 OG STRATEGIPLAN Dekanus presenterte en del hovedpunkter som krever oppfølging etter vårens styringsdialog. Han tok særlig for seg følgende: Utdanning grupper og KVASS Fremtidens studier med nye undervisningsmetoder Hvordan få skapende entreprenørmentalitet inn i studiene Studentutveksling og utenlandsopphold Studentarbeidsplasser Felles utmatrikulering Forskning Eventuell revisjon av Fagplan for ingeniørvitenskap Hvilke områder skal opp i 1.divisjon? Skal vi gjøre det til en strategi å løfte flere faggrupper opp? Hvordan skal dette gjøres? SINTEF-samarbeidet Definere spissene vi skal bli ledende på (for eksempel RAMS). Må ikke være for brede Mer info om ph.d.-studiene Organisasjonsutvikling Ledelsessystemet er i dag for tregt. Hvordan kan vi bli mer smidige og effektive? Organisatorisk gjennomgang av instituttene med tanke på reduksjon av antall institutter (for eksempel fra 10 til 5) og eventuelt se på flytting over instituttgrensene

4 4 av 5 Undervisningsmatrisen er for kompleks med tanke på koblingen institutt/studieprogram Det er enighet om behovet for en reduksjon av antall aksjonspunkter i Handlingsplanen gjennom konsentrasjon og prioritering. Instituttene ble bedt om å involvere seg i dette gjennom aktive medvirkningsprosesser. Også studieprogrammene bør involveres i dette gjennom instituttdiskusjonene. Målet er at hvert institutt skal komme opp med det de betrakter som de 2-3 absolutt viktigste handlingene innen hvert av områdene forskning, undervisning og organisasjonsutvikling. Instituttenes frist for tilbakemelding ble satt til Etter dette vil innspillene bli diskutert i fakultetets komiteer, ledermøtet og fakultetsstyret slik at vi kan gi innspill fra fakultetet til rektor innen Når det gjelder strategiplan , ble det en del diskusjon om hvilken prosess som skal kjøres. Dekanus vil senere komme tilbake med en prosessbeskrivelse som ender opp i et vedtak om ny strategiplan i fakultetsstyret ca mars Også i denne prosessen er det viktig at instituttene, studentråd, studieprogrammene etc. engasjerer seg og legger opp gode medvirkningsprosesser. IVT-L 55/09: KVALITETSMELDINGEN FRA NTNU Svein N. Remseth presenterte hovedpunktene i rektors årsmelding om utdanningskvaliteten i Her er følgende trukket fram spesielt: Kvalitetsarbeidet er prioritert ved fakultetene grupper KVASS trenger forenklinger Statistikk for frafall må Kvalifikasjonsrammeverk og læringsmål er meget viktige Problemer knyttet til billige emner Bedre struktur på fakultetsrapportene Behov for bedre oppfølgingsrapportering Rektor trekker fram følgende målepunkter knyttet til kvalitet: Inntakskvalitet Undervisningskvalitet Programkvalitet Resultatkvalitet (karakterbruk) Samfunnsrelevans (læringsmål) Rammekvalitet (ressurstilgang, laboratorier) Styringskvalitet Rektors vurderinger:

5 5 av 5 Jentedag, åpen dag og skolebesøk er positivt Internasjonal seksjon må forbedre sine rutiner (spesielt søkeroversikter internasjonale programmer) Mer bruk av tilsynssensor er ønskelig Kvalitetssikring av fellesemner er påkrevet Overføring av informasjon om emnekvalitet mellom årskurs Frafall må vurderes nærmere Behov for tydeligere læringsmål Karakterbruk ved prosjekt- og masteroppgaver og eventuell deltakelse fra veileder ved karakterfastsetting Rektors prioriteringer for 2009: Alternative mål på inntakskvalitet Veiledningsseminar master og ph.d.-studenter Læringsmål og kvalifikasjonsrammeverk Vurdere arealutbygging Avklare forholdet studieprogramråd instituttledelse Sammenheng forskning undervisning Eventuelt Dekanus viste til at avtroppende instituttledere hadde mottatt en gave på Hell. Der deltok ikke Terje Malvik som ble takket av og gitt gaven i møtet. Alle ble til slutt takket for god innsats og ønsket god sommer! Neste møte i ledergruppen er fastsatt til mandag 24. August kl