Vedtak i klagesak - Akershus fylkeskommune - innsyn i personalsak ved Strømmen vgs

Transkript

1 Juridisk avdeling Akershus fylkeskommune Postboks 1200 Sentrum 0107 Oslo Besøksadresse: Tordenskiolds gate 12, Oslo Postadresse: c/o Fylkesmannen i Østfold, Postboks 325, 1502 MOSS Telefon fmoapostmottak@fylkesmannen.no Organisasjonsnummer NO Deres ref.: 2018/3527 Deres dato: Vår ref.: 2018/ FM-J Saksbehandler: Karin Sand Oftedal Direktetelefon: Dato: Vedtak i klagesak - Akershus fylkeskommune - innsyn i personalsak ved Strømmen vgs Fylkesmannen viser til oversendelsen fra Akershus fylkeskommune datert Vi beklager sterkt den lange saksbehandlingstiden. Thomas Wissmark (Mimes Brønn) anmodet den om innsyn i alle dokumenter som er knyttet til at Kristin Berge avsluttet sitt arbeidsforhold som assisterende rektor ved Strømmen videregående skole. I innsynskravet er det presisert at: «Det er hennes korrespondanse med overordnede i saken og interne notater og møtereferater som har med hennes avgang.» Akershus fylkeskommune vedtok den at dokumentene, som det eventuelt kunne gis innsyn i, bare kunne gis i papirform og ikke oversendes elektronisk. Videre opplyste fylkeskommunen at avgjørelsen om at hvordan innsyn kan gis, kunne påklages etter offentleglova (offl.) 32. Thomas Wissmark påklaget fylkeskommunens vedtak den Fylkesmannen behandlet klagen i vedtak og opphevet fylkeskommunens vedtak. Fylkeskommunen ble bedt om å realitetsbehandle innsynskravet. Akershus fylkeskommune avslo innsynskravet i vedtak Vedtaket ble påklaget av Thomas Wissmark i e-post Fylkeskommunen tok ikke klagen til følge, og oversendte saken til Fylkesmannen i brev datert Fylkesmannen forutsetter at partene er kjent med sakens dokumenter og gir derfor ikke ytterligere saksreferat. I henhold til offentleglova (offl.) 32 er Fylkesmannen klageinstans for vedtak fattet av kommunalt eller fylkeskommunalt organ.

2 Side 2 av 18 Fylkesmannen ser slik på saken Saken gjelder innsyn i dokumenter om opphøret av arbeidsforholdet til Kristin Berge, som var ansatt som assisterende rektor ved Strømmen videregående skole. Alle dokumentene som knytter seg til denne saken hører etter det opplyste inn under fylkeskommunens saksnummer 2015/ Hovedregelen etter offl. er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, med mindre det finnes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet, jf. offl. 3. Akershus fylkeskommune har avslått innsynskravet fullstendig under henvisning til offl. 13 første ledd jf. forvaltningsloven (fvl.) 13 første ledd nr. 1 jf. offl. 12 bokstav a) og c), offl. 14 første ledd, 15 andre ledd og 18. Fylkesmannen bemerker at dokumentmengden i saken er omfattende, da det er snakk om 66 dokumenter med vedlegg registrert på sak 2015/12829, i tillegg til 5 prosesskriv med bilag som ved klageoversendelsen ikke var elektronisk registrert i fylkeskommunens saksbehandlingssystem. Etter en gjennomgang av sakens dokumenter, er Fylkesmannen kommet til at fylkeskommunens vedtak må oppheves delvis. Slik vi ser det har ikke fylkeskommunen tilstrekkelig begrunnet hvorfor dokumentene skal unntas fra innsyn, jf. forvaltningsloven 24. I fylkeskommunens avslag datert er det kun henvist til de ulike avslagshjemlene. I klageoversendelsen til Fylkesmannen er hjemlene konkretisert i henhold til hvert enkelt dokument, men det er kun for noen få av dokumentene begrunnet nærmere hvorfor avslagshjemlene kommer til anvendelse. For enkelte av dokumentene, anser likevel Fylkesmannen at vi har tilstrekkelige opplysninger til å ta endelig stilling til innsynsspørsmålet. Fylkeskommunens vedtak oppheves etter dette delvis. Fylkesmannen vil i det følgende gå gjennom rettskildene, og gi veiledning til fylkeskommunens fornyede behandling. For enkelte av dokumentene stadfester vi avslaget på innsyn. 1. Dokumenter unntatt innsyn med hjemmel i offl. 13 første ledd jf. fvl. 13 første ledd nr. 1 jf. offl. 12 bokstav a) og c) Akershus fylkeskommune har konkludert med at følgende dokumenter inneholder taushetsbelagte opplysninger: dok. nr. 2, 4 med vedlegg, 5-7, 10-37, 56-57, 66, samt bilag 1, 7, 8, 9, 10, 11, 12 og til dok. nr. 38, bilag 4-8 til dok. nr. 48, og bilag 2 til dok. nr. 52. Det følger av offl. 13 første ledd at opplysninger som er underlagt taushetsplikt skal unntas offentlighet. Fvl. 13 første ledd nr. 1 fastslår at opplysninger om «noens personlige forhold» er underlagt taushetsplikt. Begrepet «noens personlige forhold» i fvl. 13 nr. 1 har ikke et umiddelbart klart innhold, og bestemmelsen selv gir ikke nærmere anvisning på hvilke typer opplysninger som må anses å falle inn under begrepet. I fvl. 13 andre ledd listes det imidlertid opp en rekke opplysninger som ikke skal regnes som noens personlige forhold, bl.a. statsborgerforhold, yrke, bopel og arbeidssted. Det må videre sies å være gjeldende rett at begrepet «noens personlige forhold» skal

3 Side 3 av 18 tolkes til å gjelde opplysninger som «det er vanlig å ønske å holde for seg selv», jf. Forvaltningsloven med kommentarer (Woxholth) 4. utgave s I vurderingen av om det er tale om personlige opplysninger undergitt taushetsplikt, er det i bestemmelsens forarbeider, jf. Ot.prp. nr. 3 ( ) side 13, uttalt at det bør vektlegges om opplysningene kan «bidra til å utlevere eller skade vedkommende person i allmennhetens øyne». Videre må man blant annet legge vekt på om opplysningene er gitt i fortrolighet og om utlevering kan skade tilliten til forvaltningen, slik at det blir vanskelig å hente inn nødvendige opplysninger i fremtidige saker. Det må også legges vekt på hvilken interesse allmennheten har i å gjøre seg kjent med opplysningene. Taushetsplikten for «noens personlige forhold» gjelder også for offentlige tjenestemenn. Ettersom offentlig ansatte skal ivareta allmenne interesser, er taushetsplikten for opplysninger knyttet til arbeid for det offentlige snevrere enn det som ellers gjelder. I Justis- og politidepartementets rundskriv «Rettleiar til offentleglova» (veilederen) pkt fremgår følgende: «Kor markert denne skilnaden blir, vil avhenge av kor høg stilling den aktuelle tenestemannen har, kor viktig tilliten frå ålmenta er for den aktuelle stillinga, og kor nært knytte til stillinga og arbeidet opplysningane er.» Ved vurderingen av om opplysninger som knytter seg til hvordan en offentlig ansatt utfører sitt arbeid, må allmennhetens interesse i opplysningene vurderes opp mot de hensynene som taler for å beskytte tjenestemannen mot offentliggjøring av opplysningene. Hvor snever taushetsplikten er, avhenger av hvor viktig allmennhetens tillitt til stillingen er. En leder som har viktige oppgaver og et stort ansvar vil måtte tåle mer kritikk enn en alminnelig ansatt. Karakteren av opplysningene er også av betydning, f.eks. om det dreier seg om kritikkverdige forhold sett fra et samfunnsperspektiv eller disponering av offentlige midler. Slike opplysninger er typisk av stor allmenn interesse. Hvorvidt den snevre taushetsplikten får anvendelse for opplysninger knyttet til en konkret offentlig ansatt må imidlertid også ses i lys av hvor sensitive opplysningene er for den ansatte. Rent personlige forhold, som eksempelvis helse, familieforhold osv. vil alltid være underlagt taushetsplikt. Dreier det seg om påstander om kritikkverdige forhold, må det ses hen til om opplysningene er basert på et slikt grunnlag at det er forsvarlig å offentliggjøre dem. 1 Det kan være tilfellet hvis det kan konstateres lovbrudd, pliktbrudd e.l. Hvilket stadium av saken og sakens utfall som opplysningene knytter seg til, vil også kunne være av betydning for denne vurderingen. Dreier det seg om løse påstander, eller påstander som ikke kan bekreftes, er opplysningene ofte underlagt taushetsplikt dersom de kan skade eller karakterisere en person. Vi viser for øvrig til veilederen til offentleglova pkt Dokument 1 og 2 i fylkeskommunens sak 2015/12829 er et forhåndsvarsel, der dokument 2 er en signert versjon av dokument 1. Etter en gjennomgang av dokumentene, slutter Fylkesmannen seg til fylkeskommunens vurdering av at de i det vesentligste inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Slik Fylkesmannen ser det inneholder dokumentene opplysninger som er egnet til å utlevere, skade eller karakterisere flere enkeltpersoner. Opplysningene knytter seg i all hovedsak til utførelse av arbeid for det offentlige. Fylkesmannen legger likevel til grunn at den snevrere taushetsplikten ikke får anvendelse på forhåndsvarselet. Dokumentene knytter seg til en 1 SOMB (2004 S 107)

4 Side 4 av 18 personalkonflikt, og inneholder skildringer av tanker og handlinger til flere personer som enten er egnet til å karakterisere, skade eller utlevere noen. Dokumentene inneholder navn på varslere, samt sitater fra innkomne varsler. Fylkesmannen anser at opplysningene er av sensitiv karakter for flere enkeltpersoner, og kan ikke se at allmennheten har en såpass stor legitim interesse i opplysningene at den snevre taushetsplikten som er redegjort for i veilederen og praksis fra ombudsmannen kommer til anvendelse på opplysningene i dokumentene. Fylkesmannen finner videre å legge vekt på at dokumentene er fra et tidlig stadium i saken, der opplysningene ikke var like godt utredet og behandlet som på senere tidspunkt i saken. Etter fvl. 13 a nr. 2 er taushetsplikten ikke til hinder for at opplysningene brukes når behovet for beskyttelse anses ivaretatt ved at de gis i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte. Bestemmelsen åpner for at taushetsbelagte opplysninger kan utgis dersom behovet for beskyttelse må anses ivaretatt gjennom en anonymisering av opplysningene. Bestemmelsen er nærmere omtalt i veilederen til offentleglova pkt : «Ved anonymisering må det stillast krav om at alle individualiserande kjennteikn blir fjerna, og dette omfattar ofte meir en reine personopplysningar. Vidare kan det innebere problem å oppnå ei tilstrekkeleg individualisering der det er tale om opplysningar frå mindre miljø. Dette gjeld både for statistiske opplysningar, då grunnlaget for statistikken kan vere lite, og for opplysningar som er anonymiserte. Det kan oppstå særlege problem knytte til identifisering der anonymiserte opplysningar kan samanhaldast med allment tilgjengeleg informasjon, og opplysninar underlagde teieplikt dermed kan bli kjende. Dersom det er reell fare for at dette kan skje, kan ikkje opplysningar gjerast tilgjengelege på bakgrunn av denne regelen.» Etter Fylkesmannens vurdering vil det ikke være mulig å anonymisere de aktuelle dokumentene slik at behovet for beskyttelse blir ivaretatt. Dokumentene er for det første knyttet til den navngitte lederens opphør av stilling, jf. innsynskravet. Videre inneholder dokumentene gjennomgående beskrivelser knyttet opp mot flere navngitte personer, der det bl.a. fremgår tidspunkt for hendelser og beskrivelser av stillinger. Fylkesmannen anser videre at dokumentet beskriver et relativt lite miljø, slik at det vil være en reell fare for at de omtalte personene kan identifiseres. Da dokument 1 og 2 i alt det vesentligste inneholder taushetsbelagte opplysninger etter fvl. 13 første ledd nr. 1, slutter Fylkesmannen seg til fylkeskommunens vurdering av at resten av dokumentene kan unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 12 bokstav c). Fylkesmannen kan heller ikke se at det er grunnlag for å gi merinnsyn i de delene av dokumentene som er unntatt fra innsyn etter 12 bokstav c). Vi viser til at det er snakk om få opplysninger som ikke er taushetsbelagte, og at de resterende opplysningene er lite sentrale sett opp mot dokumentenes innhold. Dokument nr. 3 i fylkeskommunens sak 2015/12829 er en logg skrevet av rektor. Loggen knytter seg til rektors korrespondanse med medarbeidere. Loggen inneholder beskrivelser av hendelser ved arbeidsplassen, samt ansattes beskrivelser av andre ansatte. Opplysningene er slik Fylkesmannen ser det egnet til å svekke flere av de omtalte personenes omdømme, også personer med lavere stilling ved skolen. Hensynet til å opprettholde en effektiv varslingsordning taler også etter Fylkesmannens syn for at opplysningene må anses taushetsbelagte etter fvl. 13 første ledd nr. 1.

5 Side 5 av 18 Slik Fylkesmannen ser det vil det ikke være mulig å anonymisere dokumentet slik at behovet for beskyttelse blir ivaretatt. Vi viser til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. I likhet med dokument nr. 1 og 2, mener Fylkesmannen at dokument nr. 3 i det vesentligste inneholder taushetsbelagte opplysninger, og at resten av dokumentet kan unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 12 bokstav c). Ved vurderingen har Fylkesmannen lagt vekt på at de resterende opplysningene er lite sentrale i forhold til dokumentets innhold, da de kun omtaler tidspunkter for telefonsamtaler, møter etc. Fylkesmannen kan heller ikke at det er grunnlag for å gi merinnsyn i de delene av dokumentet som er unntatt fra innsyn etter 12 bokstav c). Dokument nr. 4 er et vedtak om partsinnsyn. Vedtaket har flere vedlegg som også er unntatt fra innsyn med hjemmel i offl. 13 første ledd jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Vedleggene er en sladdet versjon av dokument nr. 3 (rektors logg), innkomne varsler, lønnsslipper, notat fra samtaler, bekymringsmelding, samt funksjons- og rollebeskrivelse, lønnsmelding og arbeidskontrakt til en ansatt involvert i en varslingssak. Fylkesmannen stiller seg tvilende til om dokument nr. 4 (vedtaket om partsinnsyn) inneholder taushetsbelagte opplysninger. Da fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet ikke er nærmere begrunnet, finner Fylkesmannen å måtte oppheve avslaget for dokument 4. Vi understreker i denne sammenheng at hovedregelen er at et vedlegg utgjør et eget dokument som må vurderes selvstendig 2. Vedlagt dokument nr. 4 fulgte for det første en sladdet versjon av rektors logg. Fylkesmannen viser til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 3, og stadfester fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet. Vedlagt dokument nr. 4 fulgte også fem varsler og en bekymringsmelding. Opplysningene som fremkommer i dokumentene er etter Fylkesmannens syn egnet til å svekke den omtalte personens omdømme og karakterisere vedkommende som person. Den omtalte personen er ansatt i en lederstilling ved skolen. Fylkesmannen viser til vår vurdering over vedrørende taushetsplikt for opplysninger om offentlige tjenestemenn. I vurderingen av om opplysningene er underlagt taushetsplikt etter fvl. 13 første ledd nr. 1, vil det også måtte tas hensyn til allmennhetens legitime interesse i å få opplysninger om hvordan fellesskapets midler disponeres. Varslene og bekymringsmeldingen inneholder beskrivelser av hendelser ved arbeidsplassen, samt andre ansattes beskrivelser av personen det varsles om. Opplysningene er som nevnt egnet til å svekke den omtalte lederens omdømme, i tillegg til at enkelte opplysninger vil være egnet til å svekke andre omtalte ansattes omdømme dersom de gjøres kjent. Fylkesmannen kan ikke se at allmennheten har en legitim interesse i å få innsyn i dette tilfellet. I vurderingen legger vi vekt på konteksten der opplysningene fremkommer. Dokumentene er i dette tilfellet skrevet av flere navngitte personer, og har blitt behandlet som varsler internt i fylkeskommunen. Hensynet til å opprettholde en effektiv varslingsordning taler etter Fylkesmannens syn for at opplysningene må anses som taushetsbelagte etter fvl. 13 første ledd 2 Se veileder til offentleglova pkt

6 Side 6 av 18 nr. 1. Kritikken som fremkommer i varslene står videre uimotsagt, og vil kunne tegne et skjevt bilde av saken. Dokumentene er ikke egnet til anonymisering, og Fylkesmannen viser til sin vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en gjennomgang av varslene vurderer Fylkesmannen at det vil være få opplysninger som ikke er taushetsbelagte. De gjenstående opplysningene vil videre være lite sentrale i forhold til innholdet i brevet. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen at varslene kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c). Fylkesmannen kan heller ikke at det er grunnlag for å gi merinnsyn i de delene av dokumentene som er unntatt fra innsyn etter 12 bokstav c). Når det gjelder bekymringsmeldingen, er imidlertid Fylkesmannen usikker på om hele dokumentet kan unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 12. Slik vi ser vil det være få opplysninger i dokumentet som er underlagt taushetsplikt. På denne bakgrunn opphever vi fylkeskommunens avslag på innsyn i bekymringsmeldingen. Vedlagt dokument nr. 4 fulgte også et referat fra samtaler. Dokumentet beskriver samtaler og hendelser på arbeidsplassen, og forklarer ansattes følelser og forståelse av hendelsene. I likhet med fylkeskommunen, mener Fylkesmannen at dokumentet gjennomgående inneholder taushetsbelagte opplysninger, jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Fylkesmannen viser til vurderingen over knyttet til varslene, og stadfester fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet. De øvrige vedleggene til dokument nr. 4 omfatter lønnsslipper, funksjons- og rollebeskrivelse, arbeidsbekreftelse, lønnsmelding, samt arbeidsavtale for en ansatt ved skolen. Etter en gjennomgang av dokumentene kan ikke Fylkesmannen se at disse inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Fylkeskommunens vedtak blir derfor å oppheve for de nevnte dokumentene. Dersom fylkeskommunen har ment å unnta dokumentene fordi de er egnet til å identifisere arbeidstakeren og på den måten røpe taushetsbelagte opplysninger, må dette begrunnes nærmere. Det må i så fall vurderes om dokumentene kan anonymiseres. I forbindelse med fylkeskommunens fornyede vurdering peker Fylkesmannen for øvrig på at fødselsnummer kan unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 26 siste ledd. Lønnsoppgaver kan videre unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 25 fjerde ledd første punktum, med unntak for opplysninger om bruttoutbetalinger, jf. offl. 25 fjerde ledd andre punktum. Merinnsyn må vurderes med hjemmel i offl. 11. Dokument 5 er en e-post der en ansatt oversender utdyping av varsel, samt referater fra tre møter. Fylkesmannen anser at selve e-posten kun er et rent oversendelsesbrev uten selvstendig informasjon. E-posten må av denne grunn anses som en del av vedlegget. Når det gjelder utdypingen av varselet, viser Fylkesmannen til sin vurdering over knyttet til varslene. I likhet med varslene inneholder utdypingen av varselet opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Fylkesmannen slutter seg videre til at resten av dokumentet kan unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn.

7 Side 7 av 18 Etter en gjennomgang av møtereferatene kan Fylkesmannen vanskelig se at disse inneholder taushetsbelagte opplysninger. Fylkeskommunens vedtak oppheves derfor på dette punkt. Ved den fornyede vurderingen ber vi fylkeskommunen om å ta stilling til om møtereferatene kan anses som organinterne etter offl. 14 første ledd. En forutsetning etter bestemmelsen er at dokumentene ikke er oversendt andre. Dokument 6 er en e-post knyttet til et avtalt møte. Da fylkeskommunen verken har vurdert dokumentet konkret eller begrunnet avslaget, har ikke Fylkesmannen tilstrekkelig grunnlag til å ta stilling til om dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger. Vi opphever derfor avslaget på dette punkt, og ber fylkeskommunen vurdere innsyn i dokumentet på nytt. Dokument 7 er et møtereferat. Etter en gjennomgang av dokumentet ser Fylkesmannen at det inneholder en rekke beskyldninger som er egnet til å karakterisere den omtalte som person. Selv om beskyldningene blir imøtegått i dokumentet, inneholder det også opplysninger knyttet til helse og følelser. Slike opplysninger vil alltid være underlagt taushetsplikt etter fvl. 13 første ledd nr. 1 selv om de gjelder en offentlig ansatt leder. Fylkesmannen kan heller ikke se at allmennheten har en legitim interesse i å få innsyn i opplysningene i dette tilfellet. Vi viser til at møtereferatet er fra et tidlig tidspunkt i saken, og at hensynet til en effektiv varslingsordning tilsier at opplysningene må anses som taushetsbelagte etter fvl. 13 første ledd nr. 1. Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, og Fylkesmannen viser til sin vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en gjennomgang av møtereferatet vurderer Fylkesmannen at det vil være få opplysninger som ikke er taushetsbelagte. De gjenstående opplysningene vil videre være lite sentrale sett opp mot innholdet i brevet. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen at varslene kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. Dokument nr. 10, 13, 14, 15, 17, 18 og 21 er notater fra fylkeskommunens samtaler med ulike ansatte ved Strømmen videregående skole. I likhet med dokument 1 og 2 over, mener Fylkesmannen at dokumentene inneholder skildringer av tanker og handlinger til flere personer som enten er egnet til å karakterisere, skade eller utlevere enkeltpersoner. Dokumentene inneholder videre enkelte helseopplysninger. Fylkesmannen kan ikke se at allmennheten har en legitim interesse i å få innsyn i de aktuelle notatene. I vurderingen legger vi vekt på konteksten der opplysningene fremkommer. Dokumentene er notater fra samtaler med flere ansatte. Hensynet til å opprettholde en effektiv varslingsordning taler etter Fylkesmannens syn for at opplysningene må anses som taushetsbelagte etter fvl. 13 første ledd nr. 1. Dokumentene er ikke egnet til anonymisering, og Fylkesmannen viser til sin vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en gjennomgang av dokumentene vurderer Fylkesmannen at det vil være få opplysninger som ikke er taushetsbelagte. De gjenstående opplysningene vil videre være lite sentrale i forhold til innholdet i notatene. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen at dokument nr. 10, 13, 14, 15, 17, 18 og 21 kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn.

8 Side 8 av 18 Fylkesmannen opphever fylkeskommunens avslag på innsyn i dokument nr. 11, 12, 16, 19, 20 og 22. Fylkeskommunen har ikke foretatt en konkret vurdering av hvert enkelt dokument, og vi har ikke tilstrekkelig avgjørelsesgrunnlag for å fastslå at dokumentene kan unntas fra innsyn. Dokument nr. 23 består av flere ulike dokumenter som ble oversendt parten i saken. Akershus fylkeskommune har opplyst om at første del av denne forsendelsen er tilsvarende dokument nr. 10, 13, 14, 15, 17, 18 og 21. Etter en gjennomgang av dokumentene omtalt som dokument nr. 23, kan ikke Fylkesmannen se at disse er tilsvarende dokument nr. 10, 13, 14, 15, 17, 18 og 21. Det første dokumentet under dokument nr. 23 er et svar på en permisjonssøknad knyttet til sykdom. Slik Fylkesmannen ser det, inneholder dokumenter opplysninger om en enkeltpersons helse. Opplysningene må anses som typiske eksempler på personlige forhold som fvl. 13 første ledd nr. 1 er ment å omfatte. Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, jf. vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen videre at dokumentet kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. Når det gjelder de øvrige dokumentene i dokument nr. 23 finner Fylkesmannen å måtte oppheve fylkeskommunens avslag. Fylkeskommunen har ikke foretatt en konkret vurdering av hvert enkelt dokument, og vi har derfor ikke tilstrekkelig avgjørelsesgrunnlag for å fastslå at dokumentene kan unntas fra innsyn i sin helhet. Dokument nr. 24 gjelder oversendelse av et brev fra en part i saken der det redegjøres for denne personens side av saken. Slik Fylkesmannen ser det inneholder dokumentet opplysninger om helseforhold og følelsesliv, samt andre opplysninger som er egnet til å skade og utlevere flere enkeltpersoner. Fylkesmannen slutter seg derfor til fylkeskommunens vurdering av at dokumentet gjennomgående inneholder taushetsbelagte opplysninger, jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, jf. vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen videre at dokumentet kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. Dokument nr. 25 og dokument nr. 30 er det samme møtereferatet. Slik Fylkesmannen ser det, inneholder dokumentet skildringer av tanker og handlinger til flere personer som enten er egnet til å karakterisere, skade eller utlevere enkeltpersoner. Dokumentene inneholder videre enkelte helseopplysninger. Fylkesmannen slutter seg derfor til fylkeskommunens vurdering av at dokumentet inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, jf. vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen videre at dokumentet kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. Fylkesmannen opphever fylkeskommunens avslag på innsyn i dokument nr Fylkeskommunen har ikke foretatt en konkret vurdering av hvert enkelt dokument, og vi har ikke tilstrekkelig avgjørelsesgrunnlag for å fastslå at dokumentene kan unntas fra innsyn. Dokument nr. 31 er et notat som inneholder kommentarer til framsatte påstander. Dokumentet inneholder beskrivelser av hva andre ansatte har uttalt i samtaler, og omfatter derfor flere av de

9 Side 9 av 18 samme opplysningene som dokument nr. 10, 13, 14, 15, 17, 18 og 21. Etter Fylkesmannens vurdering inneholder dokumentet opplysninger som er egnet til å skade og utlevere flere enkeltpersoner. Det fremkommer videre enkelte opplysninger om helse og følelsesliv. Fylkesmannen slutter seg derfor til fylkeskommunens vurdering av at dokumentet inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, jf. vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen videre at dokumentet kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. Dokument nr. 32 er et notat fra et møte med en tidligere ansatt ved skolen. Slik Fylkesmannen ser det, inneholder dokumentet skildringer av tanker og handlinger som er egnet til å karakterisere, skade eller utlevere enkeltpersoner. Dokumentene inneholder videre enkelte helseopplysninger. Fylkesmannen slutter seg derfor til fylkeskommunens vurdering av at dokumentet inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, jf. vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen videre at dokumentet kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. Fylkesmannen opphever fylkeskommunens avslag på innsyn i dokument nr. 33. Dokumentet er et oversendelsesbrev. Etter en gjennomgang av dokumentet kan Fylkesmannen vanskelig se at det inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Dersom fylkeskommunen har ment å unnta dokumentet fordi det er egnet til å røpe taushetsbelagte opplysninger, må dette begrunnes nærmere. Dokument nr. 35 er merknader til notatet i dokument nr. 32. Merknadene inneholder beskrivelser av det som fremkommer i dokument nr. 32, og omfatter derfor flere av de samme opplysningene som dette dokumentet. Fylkesmannen viser derfor til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 32, og stadfester fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet. Dokument nr. 34 og 37 er det samme dokumentet. Dokumentet gjelder ileggelse av en tjenesterelatert reaksjon. Fylkesmannen viser til veilederen til offentleglova pkt , der følgende fremgår: «At ein offentleg tenestemann har fått ein tenesterelatert reaksjon, som til dømes avskil, blir ikkje rekna som eit personleg tilhøve. Det vil òg vere høve til å opplyse om den direkte årsaka til reaksjonen, til dømes at personen har utvist grov uforstand i tenesta, medan opplysningar om den nærare bakgrunnen for handlingane derimot vil vere omfatta av teieplikt dersom desse opplysningane seier noko om tenestemannens personlege karakter.» Slik Fylkesmannen ser det er det ikke tvilsomt at opplysninger om at det er ilagt en reaksjon, og hvilken arbeidsrettslig reaksjon som er ilagt, ikke er taushetsbelagt. Heller ikke vurderinger av hvilken reaksjon som skal ilegges er i utgangspunktet taushetsbelagt. Når det gjelder bakgrunnen for reaksjonen, vil ikke karakteristikker av den offentlig ansattes utførelse av sitt arbeid være taushetsbelagt. Vi viser i denne sammenheng til Sivilombudsmannens uttalelse i sak SOMB , der det fremgår at verken private parters eller kollegaers karakteristikker av hvordan en

10 Side 10 av 18 offentlig ansatt utfører sitt arbeid er taushetsbelagt. Det er også klart at opplysninger om prosessen i utgangspunktet ikke er taushetsbelagt, for eksempel om at det er avholdt personalsamtaler, drøftelsesmøte osv. I ombudsmannens uttalelse i SOMB fremgår det at opplysninger om at en arbeidstaker hadde engasjert advokat og vurderte rettslige skritt mot arbeidsgiver ikke var taushetsbelagt. Fylkesmannen opphever fylkeskommunens vedtak for dokument nr. 34/37, og ber fylkeskommunen foreta en fornyet vurdering av innsyn i lys av de overnevnte kilder. Dokument nr. 36 er et internt notat som oppsummerer funnene i sak og kommer med en konklusjon. Fylkesmannen viser til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 34/37, og opphever fylkeskommunens avslag på innsyn i dokument nr. 36. Da fylkeskommunen ikke har foretatt en konkret vurdering av dokumentet, har vi ikke tilstrekkelig avgjørelsesgrunnlag for å fastslå at dokumentet kan unntas fra innsyn. Ved den fornyede vurderingen ber vi fylkeskommunen vurdere om offl. 14 første ledd kan komme til anvendelse for dokumentet. Det må i så fall foretas en merinnsynsvurdering etter offl. 11. Dokument nr. 56 er en kunngjøring skrevet av en av sakens parter. Fylkesmannen slutter seg til fylkeskommunens vurdering av at dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger etter fvl. 13 første ledd nr. 1. Opplysningene er egnet til å utlevere den omtalte enkeltpersonen og karakterisere hen som person. Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, jf. vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen videre at dokumentet kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. Dokument nr. 57 er en avtale datert Fylkeskommunen har i klageomgangen uttalt at de er innforstått med at vilkårene i en sluttavtale som hovedregel ikke er taushetsbelagt. Opplysninger som kan knyttes opp mot personlige egenskaper hos den ansatte vil imidlertid omfattes av taushetsplikten, og fylkeskommunen viser til Sivilombudsmannens uttalelse (2014/2514). Dersom det gis innsyn i den resterende delen, mener fylkeskommunen at dette vil gi et klart misvisende inntrykk av innholdet i avtalen, da balansen ikke vil fremgå. Fylkesmannen viser til sin vurdering over knyttet til taushetsplikt for opplysninger som gjelder offentlige arbeidsforhold. I vurderingen av om opplysningene anses å gjelde «noens personlige forhold» må det også tas hensyn til allmennhetens legitime interesse i å få opplysninger om hvordan fellesskapets midler disponeres, og å kunne gjøre seg kjent med hvordan en tjenestemann utfører sitt arbeid. I Sivilombudsmannens uttalelse inntatt i årsmelding for 1996 side 77 behandlet ombudsmannen spørsmålet om innsyn i en sluttavtale som blant annet inneholdt bestemmelser om etterlønn. Fra uttalelsen siteres følgende: «Etter forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1 er opplysninger om «noens personlige forhold» taushetsbelagte. Det er imidlertid på det rene at selve avtalen ikke inneholder noen slike opplysninger. Jeg kan således ikke se at avtalens eksistens som sådan kan rammes av taushetspliktbestemmelsen. Spørsmålet blir så om de underliggende opplysningene i saken gjør at avtalen kan unntas fra innsyn.

11 Side 11 av 18 På bakgrunn av de opplysninger som foreligger, kan jeg ikke se at det underliggende forholdet kan begrunne at avtalen så sådan må anses taushetsbelagt. Selv om det ved en offentliggjøring av avtalen vil kunne bli spekulasjoner om årsaken til fratredelsen, kan ikke et slikt forhold alene være tilstrekkelig til å unnta avtalen fra offentlighet etter taushetspliktbestemmelsen. Det avgjørende i denne sammenheng er at selve avtalen ikke sier noe om årsaken til fratredelsen.» Fylkesmannen viser videre til Justis- og beredskapsdepartementets prinsipputtalelse datert der departementet kom til at en konfidensialitetsklausul i en sluttavtale mellom en tjenestemann og forvaltningsorganet som arbeidsgiver, ikke begrenset allmennhetens innsynsrett. Fylkesmannen kan ikke se at fylkeskommunen har spesifisert hvilke opplysninger i sluttavtalen som anses å gjelde «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Etter foreløpig gjennomgang, er det Fylkesmannens syn at dokumentet inneholder en rekke opplysninger som ikke kan anses å gjelde «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Vi viser til ombudsmannens uttalelse som sitert over, og presiserer at selv innsyn i dokumentet kan skape spekulasjoner om årsaken til fratredelsen, er ikke dette alene tilstrekkelig til å unnta avtalen etter taushetspliktbestemmelsen. Da Fylkesmannen ikke har tilstrekkelig avgjørelsesgrunnlag for å fastslå at dokument nr. 57 kan unntas fra innsyn i sin helhet, opphever vi fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Dokument nr. 66 er et brev vedrørende oppstart av stilling. Fylkeskommunen har i klageoversendelsen opplyst om at dokumentet i stor utstrekning bygger på dokument nr. 57, og at det er unntatt offentlighet med samme begrunnelse. Fylkesmannen viser til vår vurdering over vedrørende dokument nr. 57. Da Fylkesmannen ikke har tilstrekkelig avgjørelsesgrunnlag for å fastslå at dokument nr. 66 kan unntas fra innsyn i sin helhet, opphever vi fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Akershus fylkeskommune har videre unntatt en rekke av bilagene til dokument nr. 38 fra innsyn med hjemmel i offl. 13 første ledd jf. fvl. 13 første ledd nr. 1. Dette gjelder bilag 1, 7, 8, 9, 10, 11, 12 og Bilag 1 til dokument nr. 38 er det samme dokumentet som dokument nr. 34/37. Vi viser derfor til vår vurdering over knyttet til dette dokumentet, og opphever fylkeskommunens avslag på dette punkt. Bilag 7 er det samme dokumentet som dokument nr. 32. Vi viser til vår vurdering over knyttet til dette dokumentet, og stadfester fylkeskommunens avslag på innsyn. Bilag 8 er et møtereferat fra et internt samarbeidsmøte på skolen. Fylkesmannen ser at dokumentet inneholder enkelte opplysninger om «noens personlige forhold» jf. fvl. 13 første ledd nr. 1, da enkelte helseopplysninger omtales. Vi finner imidlertid ikke å kunne slutte oss til fylkeskommunen vurdering av at de taushetsbelagte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet, jf. offl. 12 bokstav c). Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet oppheves derfor på dette punkt. Ved den fornyede vurderingen ber vi fylkeskommunen om å ta stilling til om dokumentet kan unntas etter offl. 14 første ledd. En forutsetning etter bestemmelsen er at dokumentet ikke er oversendt andre.

12 Side 12 av 18 Bilag 9 og 10 er også møtereferater fra interne møter. Fylkesmannen kan ikke umiddelbart se at dokumentene inneholder taushetsbelagte opplysninger. Fylkeskommunens vedtak oppheves derfor for disse dokumentene. Ved den fornyede vurderingen ber vi fylkeskommunen om å ta stilling til om møtereferatene kan anses som organinternt etter offl. 14 første ledd. Bilag 11 er en e-post. Fylkesmannen kan vanskelig se at dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger, og vi opphever derfor fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 12 tilsvarer i det vesentligste dokument nr. 3. Fylkesmannen viser derfor til sin vurdering over knyttet til dokument nr. 3, og stadfester fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 14 er et brev med innkalling til møte. Dokumentet er en del av dokument nr. 23. Vi viser derfor til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 23, og opphever fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 15 er en e-post. E-posten fulgte også som del av dokument nr. 23. Fylkesmannen viser derfor til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 23, og opphever fylkeskommunens avslag på dette punkt. Bilag 16 er et møtereferat fra et internt møte. Fylkesmannen ser at dokumentet inneholder enkelte opplysninger om «noens personlige forhold» jf. fvl. 13 første ledd nr. 1, da enkelte helseopplysninger omtales. Vi finner imidlertid ikke å kunne slutte oss til fylkeskommunen vurdering av at de taushetsbelagte opplysningene utgjør den vesentligste delen av dokumentet, jf. offl. 12 bokstav c). Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet oppheves derfor på dette punkt. Ved den fornyede vurderingen ber vi fylkeskommunen om å ta stilling til om dokumentet kan unntas etter offl. 14 første ledd. En forutsetning etter bestemmelsen er at dokumentet ikke er oversendt andre. Bilag 17 er en mindre utfyllende versjon av bilag 16. Fylkesmannen viser derfor til vår vurdering over knyttet til bilag 16 til dokument nr. 38, og opphever fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 18 er det samme dokumentet som dokument nr. 10. Vi viser derfor til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 10, og stadfester fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 19 er det samme dokumentet som dokument nr. 1 og 2. Vi viser derfor til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2, og stadfester fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 20 til 24 er de samme fem varslene som er vedlagt dokument nr. 4. Vi viser derfor til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 4, og stadfester fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 25 er en veiledning for intern varsling i fylkeskommunen. I dokumentet redegjøres det for regelverket og de interne retningslinjene for behandling av varsler i fylkeskommunen. Fylkesmannen kan ikke se at dokumentet inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1, og opphever fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 26 er det samme dokumentet som dokument nr. 7, og vi viser til vår vurdering over. Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet stadfestes.

13 Side 13 av 18 Bilag 27 er det samme som dokumentet som dokument nr. 30, og vi viser til vår vurdering over. Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet stadfestes. Bilag 28 er det samme som dokumentet som dokument nr. 15, og vi viser til vår vurdering over. Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet stadfestes. Bilag 29 er det samme som dokumentet som dokument nr. 14, og vi viser til vår vurdering over. Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet stadfestes. Bilag 30 er det samme som dokumentet som dokument nr. 13, og vi viser til vår vurdering over. Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet stadfestes. Bilag 31 er det samme som dokumentet som dokument nr. 17, og vi viser til vår vurdering over. Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet stadfestes. Bilag 32 er det samme som dokumentet som dokument nr. 18, og vi viser til vår vurdering over. Fylkeskommunens avslag på innsyn i dokumentet stadfestes. Akershus fylkeskommune har videre unntatt bilag 4-8 til dokument nr. 48 fra innsyn. Bilag 4 er del av dokument nr. 23. Fylkesmannen viser derfor til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 23, og opphever fylkeskommunens avslag på dette punkt. Bilag 5 er et notat fra fylkeskommunens juridiske avdeling. Notatet inneholder opplysninger om helse og følelsesliv knyttet til flere enkeltpersoner, i tillegg til opplysninger som er egnet til å svekke enkeltpersoners omdømme. Fylkesmannen slutter seg derfor til fylkeskommunens vurdering av at dokumentet inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1 som skal unntas fra innsyn etter offl. 13 første ledd. Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, jf. vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen videre at dokumentet kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. Bilag 6 er et notat fra fylkeskommunens juridiske avdeling knyttet til en samtale. Dokumentet er det samme som dokument nr. 21, og vi viser til vurderingen over. Fylkeskommunens avslag på innsyn i bilag 6 stadfestes. Bilag 7 er et utdrag fra fylkeskommunens regelverk om intern varsling. Fylkesmannen kan ikke se at dokumentet inneholder opplysninger om «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1, og opphever fylkeskommunens vedtak på dette punkt. Bilag 8 er et utkast til brev om ileggelse av en tjenesterelatert reaksjon. Dokumentet er en utfyllende versjon av dokument nr. 34/37, da det inneholder flere opplysninger enn dokument nr. 34/37. Fylkesmannen viser til vår vurdering over knyttet til dokument nr. 34/37 og opphever fylkeskommunens avslag. Ved den fornyede vurderingen ber vi fylkeskommunen om å ta stilling til om dokumentet kan unntas etter offl. 14 første ledd, da det fremstår som et utkast som ikke er oversendt andre. Bilag 2 til dokument nr. 52 er kopi av en SMS-melding. Slik Fylkesmannen ser det inneholder dokumentet opplysninger om en enkeltpersons helse. Opplysningene må anses å gjelde «noens personlige forhold», jf. fvl. 13 første ledd nr. 1 og skal unntas etter offl. 13 første ledd.

14 Side 14 av 18 Dokumentet er ikke egnet til anonymisering, jf. vår vurdering over knyttet til dokument nr. 1 og 2. Etter en konkret vurdering mener Fylkesmannen videre at dokumentet kan unntas fra innsyn i sin helhet etter offl. 12 bokstav c), og at det ikke er grunnlag for å utøve merinnsyn. 2. Dokumenter unntatt fra innsyn med hjemmel i offl. 14 første ledd og 15 andre ledd Akershus fylkeskommune har unntatt dokument nr. 3, 40-43, 46, 51-53, samt med henvisning til offl. 15 andre ledd jf. tredje ledd. Det er ikke gitt noen nærmere begrunnelse for avslaget. Når det gjelder dokument nr. 3, anser Fylkesmannen at e-posten er en del av vedlegget da det er snakk om et rent oversendelsesbrev uten selvstendig informasjon. Vi viser derfor til vår vurdering av dokument nr. 3 i punkt 1 over. Offl. 15 andre og tredje ledd lyder slik: «Det kan vidare gjerast unntak for delar av dokument som inneheld råd om og vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak, og som organet har innhenta til bruk for den interne saksførebuinga si, når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka. Unntaka i paragrafen her gjeld tilsvarande for dokument om innhenting av dokument som er nemnde i første og andre ledd, og innkallingar til og referat frå møte mellom overordna og underordna organ, mellom departement og mellom eit organ og nokon som gir råd eller vurderingar som er nemnde i andre ledd.» Akershus fylkeskommune har vist til offl. 15 andre ledd jf. tredje ledd for å unnta de aktuelle dokumentene. Fylkesmannen legger dermed til grunn at fylkeskommunen har ment at dokumentene gjelder innhenting av råd og vurderinger av hvordan fylkeskommunen burde stille seg i saken. Vi viser i den forbindelse til veilederen til offentleglova pkt der bestemmelsen er nærmere omtalt: «Vurderinga av om skadevilkåra i 15 fyrste eller andre ledd er oppfylde for dokument om innhenting må skje på same måte som for svara. Sjå om dette punkta og ovanfor. Dersom innhentingsdokumentet inneheld førebelse vurderingar og forslag frå innhentingsorganet, vil ofte skadevilkåret vere oppfylt. Særleg vil dette gjelde i situasjonar der utkast til ei avgjerd eller det som skal vere innhentingsorganet sitt endelege dokument blir oversendt i samband med innhentinga. Dersom det i innhentingsdokumentet berre blir bede om ei generell utgreiing av visse spørsmål, til dømes faktiske tilhøve, vil det derimot som regel ikkje vere høve til å gjere unntak.» Fylkesmannen har ikke tilstrekkelig informasjon til å ta stilling til innsynsspørsmålet i de aktuelle dokumentene, og fylkeskommunens vedtak blir derfor å oppheve. Dokumentene består av e-postkorrespondanse med flere vedlegg. Vi understreker igjen at hovedregelen er at et vedlegg til et dokument er å anse som et eget dokument. Fylkeskommunen må derfor vurdere dokumentene og vedleggene konkret og selvstendig ved sin fornyede behandling. Fylkesmannen bemerker at dette også gjelder dokumenter som består av e-postråder, dvs. flere e-poster i en korrespondanse.

15 Side 15 av 18 Det følger av veilederen pkt at unntaket i offl. 15 tredje ledd også gjelder alle dokumenter som blir oversendt i forbindelse med innhentingen av råd og vurderinger, så lenge skadevilkåret er oppfylt. Det vil si at også vedlegg kan unntas etter bestemmelsen. Det er likevel en forutsetning for unntak at de aktuelle dokumentene kan unntas fra innsyn uavhengig av oversendelsen, f.eks. i medhold av offl. 14. Videre bemerker Fylkesmannen at offl. 14 i utgangspunktet gjelder for dokument som blir utvekslet innenfor kommuner og fylkeskommuner, mens 15 gjelder for dokument som blir innhentet utenfra, jf. pkt i veilederen til offentleglova. Fylkesmannen ikke har tilstrekkelig kjennskap til hvor den enkelte avsender/mottaker/kopimottaker av de aktuelle dokumentene arbeider, og vi kan derfor ikke ta endelig stilling til om bestemmelsene kommer til anvendelse. Vi gjør for øvrig oppmerksom på at det med hjemmel i offl. 15 andre ledd kun kan gjøres unntak fra innsyn for deler av et dokument som inneholder «råd om eller vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak». Fylkeskommunen har videre unntatt dokument nr. 58 med hjemmel i offl. 14 første ledd. Dokumentet er et informasjonsskriv som er gitt til alle ansatte ved skolen. Offl. 14 første ledd hjemler unntak for såkalte organinterne dokumenter, og lyder slik: «Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidd for si eiga interne saksførebuing.» Bestemmelsen gir adgang, men ikke plikt, til å nekte innsyn i hele dokumentet. Hensynet bak bestemmelsen er å gi forvaltningen en intern sfære der informasjon kan holdes fortrolig frem til det er tatt en endelig beslutning i saken. For å kunne avslå et innsynskrav med hjemmel i offl. 14 første ledd er det avgjørende at dokumentet er utarbeidet av, og til bruk i, ett og samme organ. Dersom dokumentet sendes ut av organet kan ikke bestemmelsen lenger anvendes. Slik saken er opplyst for Fylkesmannen, er dokument nr. 58 utarbeidet av fylkeskommunen og kun oversendt skolens ansatte. Dokumentet synes derfor å være internt. Etter offl. 14 andre ledd bokstav a) kan det ikke gjøres unntak for retten til innsyn for et dokument eller del av et dokument som inneholder den endelige avgjørelsen til organet i en sak. Fylkesmannen stiller spørsmål ved om bestemmelsen kommer til anvendelse på deler av dokument nr. 58, og ber fylkeskommunen vurdere dette ved sin fornyede behandling av saken. Fylkesmannen opphever etter dette fylkeskommunens avslag hva gjelder dokument nr , 46, 51-53, 58 og Dokumenter unntatt fra innsyn med hjemmel i offl. 18 Akershus fylkeskommune har videre unntatt enkelte dokumenter fra innsyn med hjemmel i offl. 18. Dette gjelder dokument nr. 38, 39, vedlegget til dokument nr. 46, 47, 48, vedlegget og bilag 1 til dokument nr. 52, vedlegget til dokument nr. 65, samt de fem prosesskrivene som ikke var registrert i fylkeskommunens saksbehandlingssystem.

16 Side 16 av 18 Fylkeskommunen har ikke gitt noen nærmere begrunnelse for avslaget for de nevnte dokumentene. Det fremgår imidlertid av klageoversendelsen til Fylkesmannen at merinnsyn er vurdert, sitat: «Fylkeskommunen har også vurdert meroffentlighet for hvert dokument som er unntatt etter offentleglova 18. Bakgrunnen for bestemmelsen var at innsynsrett i stevninger og prosesskrift ville kunne «føre til meir førehandsprosedyre, og fordi det gjeld saker der forvaltninga sjølv ikkje skal ta noka avgjerd, men i røynda står i same stilling som andre som er part i ei rettssak». (Ot.prp. nr. 102 ( ) pkt Selv om forhåndsprosedyre ikke vil være aktuelt i denne saken, er det etter fylkeskommunens vurdering behov for å skape ro om en sak som involverte ansatte. For arbeidsgiver vil det dessuten være avgjørende for å kunne undersøke og løse denne typen saker, at alle ansatte kan ytre seg uten at deres tilknytning og uttalelser gjøres offentlig tilgjengelig. Fylkeskommunen er videre av den oppfatning at dokumentene som er unntatt etter offentleglova 18 ikke inneholder opplysninger av stor allmenn interesse.» Offentleglova 18 gir rett til å gjøre unntak fra innsyn for dokumenter som et organ har utarbeidet eller mottatt som part i rettsak for norsk domstol. Bestemmelsen gir hjemmel for å unnta hele dokument. Bestemmelsen er nærmere omtalt i veilederen til offentleglova i pkt. 8.3: «For at det skal vere unntakshøve må dokumenta anten vere utarbeidde eller mottekne i kraft av at organet er part i saka. Dette vil omfatte stemning og andre prosesskriv, brev og annan korrespondanse mellom organet og retten eller motparten. Også vedlegg til slike dokument som er utarbeidde i samband med saka vil vere omfatta av unntaket. Dersom eit dokument som er utarbeidd uavhengig av rettssaka, til dømes eit forvaltningsvedtak som er tvistegjenstand i saka, blir lagd ved eit prosesskriv, vil dette vedlegget derimot ikkje vere omfatta av unntaket. ( ) Rettsavgjerder og rettsforlik vil vere rettssaksdokument. Slike dokument vil likevel i hovudsak vere offentlege hos domstolane. Dei er difor ikkje omfatta av unntakshøvet etter offentleglova 18.» Etter en gjennomgang av de overnevnte dokumentene, er det Fylkesmannens vurdering at de er utarbeidet eller mottatt av Akershus fylkeskommune som part i en rettssak for norsk domstol. Fylkesmannen legger derfor til grunn at dokumentene kan unntas fra innsyn etter offl. 18. Fylkesmannen finner videre å kunne slutte seg til fylkeskommunens merinnsynsvurdering. I vurderingen legger vi særlig vekt på de langsiktige skadevirkningene av å gi innsyn i rettsaksdokumenter, og at innsyn i dokumentene vil kunne gjøre det vanskelig for fylkeskommunen å ivareta sine interesser som part i saken. 4. Dokumenter som fylkeskommunen mener ikke er omfattet av innsynskravet Fylkeskommunen har vurdert at enkelte dokumenter i sak 2015/12829 ikke er omfattet av innsynskravet. Dette gjelder dokument nr. 8 og 9, bilag 2-6, bilag 13 og bilag 33 til dokument