POC-vurdering i flerårige prosjekter VIDAR NERGAARD - EVRY

Transkript

1 1 POC-vurdering i flerårige prosjekter VIDAR NERGAARD - EVRY

2 Point of completion (POC) vurdering i flerårige prosjekter Hvordan sikre samsvar mellom faglig fremdrift og økonomisk pådrag? Prosjekter som går over flere år medfører betydelig risiko. Gode rutiner for risikovurdering fra initiering til avslutning, og løpende oppfølging, er nødvendig for å unngå overraskelser Agenda for dagen: Gjennomgang av prosjektoppfølging i en forskningsbedrift Følge prosjektprosessen fra initiering til avslutning Spesielt fokus på POC vurdering Live gjennomgang av prosessen 2 Sensitivity: Internal

3 Prosjekt initiering Bruker skjema modulen for å fange opp nye prosjekter Prosjektleder legger inn nødvendig informasjon om prosjektet Ved innsending så lagres informasjonen i prosjektregisteret Administrasjonen får beskjed om nytt prosjekt Henter opp prosjektet i prosjektregisteret for å kontrollere opplysninger og aktivere det 3

4 Prosjekt budsjettering Ulike budsjettversjoner avhengig av hvilken fase prosjektet er inne i Prosjektramme som viser totalen Prosjektleder fordeler rammen ut på de ulike budsjett elementene 4

5 Prinsipper for inntektsavsetning Inntekt og kostnad beregnes med bakgrunn i førte timer Når timene leveres hver uke så bokføres det også en inntekt og en kalkulert kostnad på prosjektet Inntekten bokføres på inntektskonto for oppdrag i arbeid og balansekonto for opptjent, ikke fakturert driftsinntekt Fakturering skjer ihht til avtale med kunden Fastpris Løpende timer Milepæl.. Fakturering sørger for faktura til kunde og utligner balanseføringen Satt opp triggere for å sørge for dette 5 Sensitivity: Internal

6 Prosjekt oppfølging Ulike prosjektrapporter for oppølging Prosjektøkonomi Timepådrag Avvik Samme rapporter, men ulik aggregering avhengig av rolle Prosjektleder Områdeleder Administrasjon. 6

7 Bakgrunn for POC vurdering Store prosjekter som går over flere år Timepådraget viser prosjektets fremdrift gjennom året Prosjektet kan ta kortere/lengre tid i søknadsprosessen Faglig fremdrift ikke som forutsatt Behov for justering av inntektsført beløp på prosjektet Gjøres jevnlig for å sikre at prosjektet ikke overskrider budsjettrammene 7 Sensitivity: Internal

8 Fremgangsmåte gammel POC vurdering Tertialvis vurdering av prosjektleder Skal avdekke uoverensstemmelser mellom faglig fremdrift og økonomisk fremdrift Overforbruk vil alltid være timer, gjøres ikke justering på pris av andre kostnadselementer Prosjektleder har fått tilsendt skjema som viser staus og de skal angi om resterende midler er tilstrekkelig. Ut ifra innrapporterte skjema så har det blitt laget korreksjonsbilag 8 Sensitivity: Internal

9 Gammel avviksrapport 9

10 Viktige forutsetninger for ny POC vurdering Dagens prosess har fungert bra, men ønske om å digitalisere den Avviksrapportene må bli integrert i prosjektstyringssystemene Enkelt for prosjektleder å foreta vurderingen Sporbarhet og historikk på hva som er rapportert God oversikt for både prosjektleder, områdeleder og administrasjon over hva som er rapportert inn Avvik som meldes inn skal ned/opp-justere timeinntekten på en enkel, men kontrollert måte Dersom aktivitetsnivået har vært høyere enn den faglige fremdriften så har man i prinsippet tatt for høy timespris og dette må nedjustereres 10 Sensitivity: Internal

11 Fremgangsmåte ny POC vurdering Innrapportering via fleksifelt på prosjektregisteret Egen jobb som oppdaterer tallene Prosjektleder rapporterer inn og markerer som ferdig 11

12 Fremgangsmåte ny POC vurdering Egne rapporter som viser status for prosjektleder, områdeleder og administrasjon Kan legge på terskelverdier for timespris Trafikklys eller markere for oppfølging Mulighet for arbeidsflyt, varsling og purring 12

13 Fremgangsmåte ny POC vurdering Når prosjektleder har rapportert inn hentes alle prosjektene ut i excellerator rapport Administrasjonen har mulighet for å gjøre egne korrigeringer før bokføring Post back fra excellerator gjør selve bokføringen enkel, men kontrollert 13

14