Basisenhetskodeverk og basisenheter i helsevesenet

Transkript

1 Basisenhetskodeverk og basisenheter i helsevesenet Versjon 1.0 Dato: KITH Rapport 41/03 ISBN

2 KITH-rapport TITTEL Basisenhetskodeverk og basisenheter i helsevesenet Forfatter(e): Hroar Piene, Hans Jørgen Varfjell, Iver Nordhuus Oppdragsgiver(e) Sosial- og helsedirektoratet ISBN Godkjent av: Dato Antall sider 65 Jacob Hygen Rapportnr: KITH RAPPORT 41/03 Sammendrag Kvalitetssikret av Bjørn Buan Postadresse Sukkerhuset N-7489 Trondheim Besøksaddresse Sverresgt 15 Telefon Telefaks e-post firmapost@kith.no Foretaksnummer Gradering Åpen Dette høringsdokument redegjør for et nytt system for inndeling og karakterisering av organisatoriske enheter i helsevesenet. Dokumentet legger fram forslag til definisjon av begrepet basisenhet med tilhørende attributter for entydig karakterisering av basisenheter og anbefaler nødvendige kodeverk for dette formålet. Tekniske detaljer rundt registrering, oppbevaring, og vedlikehold av informasjon om basisenheter er med hensikt utelatt fra høringsdokumentet. Disse aspekter vil ikke være tema i denne høringen. Dokumentet inneholder kun hovedtrekkene av en konseptuell modell for hvordan basisenheter kan beskrives. Dokumentet er ikke en komplett spesifikasjon av alle forhold rundt basisenheter og er dermed ikke tilstrekkelig til en eventuell implementasjon av konseptet. Denne KITH-rapporten er basert på den opprinnelige prosjektrapporten fra prosjektet som utredet basisenheter for statistisk og økonomisk oppfølging i helsetjenesten og er spesielt tilrettelagt for denne høringsrunden

3 1 Innledning For å definere avdelinger i sykehus har en hittil anvendt et kodeverk som i sin tid ble laget i forbindelse med de første innsamlingene av data som ble rapportert i SAMDATA. Dette Avdelingskodeverket har vært uendret siden 1991 [1] og har allerede lenge vært modent for revisjon, men forsøk på mindre endringer har ikke ført fram. Den nye sykehusstrukturen har ført til behov for å se avdelingskodeverket med nye øyne. På grunn av lengre tids uttalte behov for endring av kodeverket tok Sosial- og helsedirektoratet høsten 2002 initiativ til å se på dette på nytt, ikke minst i lys av to forhold: 1. Etableringen av helseforetakene og den organisatoriske omstrukturering av helsetjenesten som en følge av dette 2. Meldingsutveksling mellom ulike deler av helsetjenesten og behovet for sikker identifikasjon av avsender og mottaker Utveksling av elektroniske meldinger og de krav dette setter til sikker identifisering behandles i et KITH-prosjekt under stikkordet Helsetjenesteenhetsregisteret (HER 1 ). Det har vært naturlig å se arbeidet med et nytt kodeverk for basisenheter i forbindelse med dette. Sosial- og helsedirektoratet nedsatte høsten 2002 en hurtig arbeidende arbeidsgruppe for å utarbeide utkast til struktur for et nytt kodeverk basert på de endrede forutsetningene i helsesektoren. Utkastet skulle ses i sammenheng med etableringen av HER. Arbeidsgruppen fremla sitt forslag ved årsskiftet 2002/2003. Forprosjektet konkluderte med å anbefale en flerdimensjonal tilnærming som innebærer at en enhet i helsetjenesten blir karakterisert ved ulike dimensjoner/egenskaper/attributter, som vil bestå av separate klassifikasjoner og koder for : Næringstype (NACE-kode), SSB/KOSTRA funksjonskontoplan, fagområde, enhetstype, samt HER-id. Opplysningene om den enkelte enhet skulle lagres i HER-databasen og kunne aksesseres via denne. Registreringer, oppdateringer og endringer skulle skje via driftsorganisasjonen som etableres for HER. Basert på dette forslaget ble det i 2003 iverksatt et hovedprosjekt med formål å utvikle et nytt kodeverk for basisenheter i Helsetjenesten, med utgangpunkt i forprosjektrapporten. Prosjektet fikk i oppgave å definere begrepet basisenhet med tilhørende attributter for entydig karakterisering av basisenheter, nødvendige klasser og attributter, og anbefale nødvendige klassifikasjoner for dette formålet. Denne arbeidsgruppens arbeid ble fremlagt høsten 2003 i form av en prosjektrapport [3]. Det ble besluttet at prosjektets forslag til nytt system for identifisering av enheter skulle sendes ut på høring. Dokumentet som du nå leser er basert på den opprinnelige prosjektrapporten men er spesielt tilrettelagt for høringsrunden.. Høringsdokumentet tar primært for seg basisenheter, deres attributter, og nødvendige kodeverk som er knyttet til disse. Tekniske detaljer rundt registrering, 1 Se referanseliste, kapittel

4 oppbevaring, og vedlikehold av basisenhetene i eget register er med hensikt utelatt i høringsdokumentet. Dette er viktige aspekter, men vil ikke være tema i denne høringen. Hovedvekten i høringen er lagt på å klargjøre selve basisenhetskonseptet, slik at leseren skal kunne danne seg et så klart bilde som mulig av dets muligheter og eventuelle begrensinger. Dette for å legge best mulig til rette for at leseren skal kunne bidra med gode innspill og korreksjoner, slik at resultatet av arbeidet kan bli best mulig og anvendelig for helsesektoren

5 2 Innhold 1 Innledning Innhold Forklaring av noen sentrale forkortelser og begreper Premisser for høringsdokumentet Forutsetninger for beskrivelse av enheter i helsetjenesten Definisjon av basisenhet Identifikasjon av- og egenskaper hos enheter prinsipielle forhold Organisatoriske betegnelser Hvordan representeres enhetstypene under institusjon? Hva ligger i en organisatorisk betegnelse? Relasjoner mellom basisenheter Relasjoner mellom enheter tilpasning til avvikende organisasjonsmønstre Lokal bruk av attributter og koder Forslag til egenskapsbeskrivelser To nivå av organisatoriske enheter og deres egenskaper Nivå: Institusjon og overordnede nivå Nivå: Enhet (avdeling, post, etc.) Fagfelt for institusjoner og enheter Enheter med spesiell faglig innretting Flerfaglige enheter Lokal kode og lokalt navn Ansvar for basisenhetskodeverket Konsekvenser av nytt system for basisenheter til avløsning av avdelingskoder Konsekvenser for PAS-systemer Konsekvenser for organisasjonenes økonomi- og oppfølgingssystemer Konsekvenser for rapportering til NPR Konsekvenser for statistisk oppfølging Konsekvenser for helseforetakene Bedre økonomisk oversikt Tilgang til lokale data Videre arbeide med implementering av nytt system for identifikasjon og beskrivelse av basisenheter i helsevesenet Beslutning om nytt system for registrering av basisenheter Kodifisering og klargjøring for bruk Teknisk beskrivelse av elementer i basisenhetskodeverk Oversikt...Feil! Bokmerke er ikke definert Detaljert oversikt...feil! Bokmerke er ikke definert Regionalt helseforetak RHF (Foretak_RHF)... Feil! Bokmerke er ikke definert Helseforetak HF (Helseforetak_HF)... Feil! Bokmerke er ikke definert BasisEnhet (BasisEnhet)... Feil! Bokmerke er ikke definert Relasjon (Relasjon)... Feil! Bokmerke er ikke definert Institusjon (Institusjon)... Feil! Bokmerke er ikke definert Institusjon tillegg (Institusjon_tillegg)... Feil! Bokmerke er ikke definert Enhet (Enhet)... Feil! Bokmerke er ikke definert Enhet tillegg (Enhet_tillegg)... Feil! Bokmerke er ikke definert Fag (Fag)... Feil! Bokmerke er ikke definert Adresse (Adresse)... Feil! Bokmerke er ikke definert

6 12 Alle kodeverk, sortert per attributt...feil! Bokmerke er ikke definert. 13 Alle attributter sortert alfabetisk...feil! Bokmerke er ikke definert. 14 Referanseliste...27 VEDLEGG 1: Om bruk av UML i standarder Klasser, assosiasjoner og kardinaliteter Aggregeringer Generaliseringer og spesialiseringer Abstrakte klasser Oppsummering av benyttet UML-notasjon...46 VEDLEGG 2: KODEVERK FOR ORGANISASJON -NÆRINGSKODE-KODER (NACE)...47 VEDLEGG 3: TILLEGGSATTRIBUTTER FOR SPESIFIKASJON AV INSTITUSJONER/SYKEHUS...52 VEDLEGG 4A: KODEVERK TJENESTETYPE FOR ENHET...53 VEDLEGG 4B: TILLEGGSATTRIBUTTER FOR ENHET...56 VEDLEGG 5: FAGFELT FOR ENHET

7 3 Forklaring av noen sentrale forkortelser og begreper Før vi går videre så er det på sin plass å kort forklare noen sentrale begreper: Betegnelse Forklaring HER Helsetjenesteeenhetsregisteret. Et register som har som formål å oppbevare, vedlikeholde og tilgjengeliggjøre opplysinger om parter som kommuniserer elektronisk i helsenettet. Registeret skal vedlikeholdes, og publiseres i helsenettet og primært omhandle helsenettets e- meldingsaktører. Aktørene registreres som kommunikasjonsenheter, med entydig identifikator og tilknyttede attributter for adressering og karakterisering av type enhet. Datamodell brukt for å definere basisenheter baserer seg på datamodellen for enheter i HER. For nærmere omtale se henvising til rapportene om HER i referanselisten, kapittel 11.1, punktene [7], [8] og [9]. Basisenhet Minste byggekloss for avlevering av data for rapportering. Prosjektrapporten slår fast at: En basisenhet er en fast og over tid avgrensbar enhet med en utnevnt ledelse for en definerbar personalgruppe som har definerbare oppgaver og resultatansvar, og som ikke lar seg inndele ytterligere i underenheter som tilfredsstiller de samme kravene. Det er disse basisenhetene og deres tilknyttede attributter med tilhørende kodeverk som beskrives i dette dokumentet. For nærmere omtale av begrepet basisenhet se kapittel 7. BER Basisenhetsregisteret. Et register som har som formål å oppbevare, vedlikeholde og tilgjengeliggjøre opplysinger om basisenheter for statistisk og økonomisk oppfølging i helsetjenesten. Enhetene registreres med entydig identifikator og til knyttede attributter for adressering og karakterisering av type enhet. Innholdet av enheter i BER vil delvis være overlappende med HER, men siden HER registrere kommunikasjonsenheter helt ned på personnivå, og maskinvarenivå, og det samtidig kan tenkes basisenheter som ikke i seg selv kommuniserer elektronisk så vil de to registrene aldri bli identiske med hensyn på registrerte enheter

8 Betegnelse Forklaring BER-id BEK Basiesenhetsregisteridentifikator Et unikt løpenummer som identifiserer enhver basisenhet i BER. Basert på objektidentifikator-standarden., se denne. Basisenhetskodeverket. Et samlekodeverk som består av flere ulike kodeverk for de ulike attributtene tilknytet basisenheter. Vil også bli benyttet i HER for karakterisering av enkelte typer kommunikasjonsenheter på organisasjonsnivå. OID Objektidentifikator, Object Identifier) Internasjonal standard for tildeling av internasjonalt unike løpenumre for identifisering. Identifikatorene i både BER og HER vil baseres på denne standarden og enhetene i disse registrene vil derfor være unikt identifisert på verdensbasis. BoF Bedrifts- og foretaksregisteret Statistisk Sentralbyrås Bedrifts- og foretaksregister er opprettet på bakgrunn av statistikkloven og er et åpent register. SSBs Bedrifts- og foretaksregister inneholder informasjon om alle bedrifter og foretak som har registreringsplikt og -rett i henhold til Foretaksloven

9 4 Premisser for utforming av høringsdokumentet I løpet av høsten 2003 ble konklusjonene i prosjektet presentert for oppdragsgiver. I diskusjoner etter dette har en kommet til at enkelte forutsetninger fra prosjektrapporten måtte endres. Det ble besluttet at følgende rammer skulle ligge til grunn for det videre arbeidet og høringen: HER-registeret og registeret for basisenheter skal sees atskilt, da disse to registerene skal tjene to forskjellige formål. HER skal tjene som helsenettets felles adresseregister for elektronisk kommunikasjon, mens enhetene i registeret for basisenheter skal tjene som nevner i grunnlaget for rapportering og statistikk i helsevesenet og krever et annet eierskap enn HER. Basisenhetene skal ikke registreres i HER, men registreres i eget register, Basisenhetsregisteret, BER. Datamodell fra HER skal brukes som utgangspunkt for datamodell for BER. Identifikatorene skal så vidt mulig søkes samkjørt med HER på det nivået dette anses som hensiktsmessig. Primært på de høyere nivå i en organisasjon. Identifikasjon av en (basis-)enhet og karakterisering av enheten gjøres ikke i HER, men sees i sammenheng med HER-identifikatorer der dette er naturlig, og hvis mulig. Identifikasjonen skjer via en OID ( object identifier ) i BER på samme måte som for agenter som lagres i HER (institusjoner, personer, objekter, etc). BER-id er en unik kode for hver enhet og deles ikke med andre enheter. BER-id er ikke en meningsbærende ( semantisk ) kode, men består kun av en tallrekke (maksimum siffer = 13 posisjoner). Like som i HER identifiseres en enhet i BER entydig geografisk og funksjonelt ( hvor er den, hva gjør den ) via sine tilknyttede attributter. Den geografiske lokalisasjon er knyttet til enhetens tilhørighet til en institusjon som identifiseres via organisasjonsnummeret som det nasjonale Enhetsregisteret angir, identisk med Ssb s Bedrifts og foretaksregister (BoF), og forøvrig med de navn og adresseopplysninger som vil ligge i BER-basen. At en (basis-)enhet kan være en egen institusjon med eget organisasjonsnummer innebærer ingen problemer i denne sammenheng. Den funksjonelle spesifikasjon knyttes til de egenskapene som blir spesifisert for enheten. Disse egenskapene lagres i BER-databasen og gjøres tilgjengelig for brukerne av opplysningene via BERs brukergrensesnitt i det nasjonale helsenettet

10 5 Forutsetninger for beskrivelse av enheter i helsetjenesten Spesifikasjon av en enhets BER-id er en triviell oppgave, men å beskrive enhetene på en måte som gir optimale muligheter for statistisk og økonomisk oppfølging, er en reell utfordring. Like enheter skal beskrives med like egenskaper, mens ulike skal gis ulike. Samtidig må enheter kunne slås sammen (aggregeres) til større enheter som skal kunne ha like egenskaper med andre enheter, for eksempel i andre institusjoner. Denne høringsrapporten vil i det følgende beskrive hvordan dette er tenkt gjort. 5.1 Definisjon av basisenhet For statistiske formål er det viktig å vite hvilket nivå en enhet som avleverer data om pasienter knyttet til opphold ved enheten, er knyttet til. Et tilbakevendende problem har vært hvorvidt en enhet har rapportert på avdelingsnivå eller på postnivå. Hvis en rapport er avgitt på postnivå er det mulighet for 1) at det finnes likeverdige poster som skulle vært slått sammen i statistikken; 2) at andre opplysninger vedr. økonomi og annet ikke lar seg innhente på samme nivå. For å minimalisere risikoen for slike feil er det fremholdt at det er viktig å beskrive den minste byggeklossen som definerer en basisenhet. I prosjektrapporten bygges det på definisjonen: En basisenhet er en fast og over tid avgrensbar enhet med en utnevnt ledelse for en definerbar personalgruppe som har definerbare oppgaver og resultatansvar, og som ikke lar seg inndele ytterligere i underenheter som tilfredsstiller de samme kravene. Definisjonen legger vekt på varighet, oppgaver/ansvar og ikke delbarhet. Videre er det en målsetning at en basisenhet skal tilsvare den minste funksjonelle enhet som har en faglig ledelse i en helseorganisasjon. Det betyr egne faglige driftsenheter med delegert faglig ansvar, og personer med faglig instruksjonsmyndighet. I prosjektrapporten ble det primært lagt vekt på at en basisenhet skal tilsvare den minste funksjonelle enhet som det knyttes ressurser og kostnader til i en institusjonens økonomisystem. For på denne måten å sikre at en kan optimalisere koplingen mellom aktivitetsdata og økonomiske data. Dette har en i etterkant sett er en uhensiktsmessig dimensjon å legge for ensidig vekt på. Det er viktig at disse delene også ivaretas, noe BER også skal, men det skal ikke være det eneste definisjonskriteriet. Som vi vil se av den videre drøftingen, vil vi risikere å miste verdifulle data dersom kontoplanene i foretakene skal være det eneste styrende parameter for om en enhet defineres som en basisenhet eller ikke. Et spørsmål som kan dukke opp i denne forbindelse er om team innen poster/avdelinger, med samme oppgaver som andre team innen samme post/avdeling, er å betrakte som en basisenhet eller ikke. Det kan ikke á priori svares ja eller nei på dette spørsmålet, begrepet team er ikke avgjørende, bare hvordan det er organisert i forhold til moder -enheten: Dersom en institusjon vil kalle team det som en annen vil kalle avdeling eller post er det organiseringen i forhold til varighet, ledelse og oppgaver som er avgjørende. Dersom et team er varig, har en definert ansvarlig ledelse og oppgaver med resultatansvar med gitt innhold og teamet ikke kan slås sammen med andre team med samme ledelse, oppgaver etc, er dette en basisenhet. Derimot, for en sengepost som deles i tre pleier-team på dagtid, vil teamene ikke være å betrakte som basisenheter ettersom organiseringen ikke er konstant

11 Et viktig spørsmål vedrørende definisjonen av basisenhet er hvordan vi skal bruke den til å ivareta behovet for rapportering av aktivitetsdata, ventelister, sykehusinfeksjoner, og andre kvalitetsindikatorer, m.m. fra enheter som er spredt geografisk. Eksempelvis foretak med somatiske og psykiatriske avdelinger som rent fysisk har sine ulike poster spredt på to eller flere ulike steder, slik vi finner det i blant annet Helse Nord-Trøndelag. Helse Nord-Trøndelag har i dag en struktur der både avdelingene for somatikk og psykiatri spenner over både Sykehuset Levanger og Sykehuset Namsos. Sykehusene som sådan eksisterer ikke som selvstendige økonomiske enheter. I økonomidimensjonen er de kun hoteller, som huser ulike deler av foretakets avdelinger. Det gjør at oppløsningen på avdelingsnivå blir for dårlig til å kunne hente ut viktige data for sammenlikning på sykehusnivå. Samtidig er det behov for å hente ut data om for å kunne gjøre sammenlikninger mellom de to geografiske områdene disse sykehusene i hovedsak betjener, Innherred og Namdalsregionen, når eksempelvis ventelister og andre kvalitetsindikatorer skal hentes ut. Data på avdelingsnivået sier ingenting om hva som faktisk skjer av behandling på hvert av de to sykehusene. De sier kun noe om hva som samlet sett skjer i helseforetakets avdelinger. Hva gjør vi for eksempel dersom vi ønsker å se på ventelisteindikatorer ved de ulike delene av psykiatrisk avdeling ved Helse Nord-Trøndelag som har poster fordelt på Levanger og Namsos, Stjørdal m.v, eksempelvis for å sammenlikne og publisere ventelistedata for behandling ved Levanger og Namsos? Følger man den økonomiske ansvarslinjen så vil man kun se en avdeling, med adresse som samsvarer med hvor øverste økonomiske ansvarsnivå i avdelingen befinner seg. Det vil være umulig å undersøke forskjeller mellom de ulike underdelingene i avdelingen dersom vi stopper på det nivået. Er det mulig å dele opp avdelingen i undernivåer for å finne basisenheter som statistikken kan hentes fra? Svaret bør være ja. Hvis ikke er ikke tilnærmingen egnet for formålet. Svaret er også ja, så fremt man følger riktig ansvarslinje og ser på flere dimensjoner av driften av et helseforetak. Selv om den økonomiske ansvars- og rapporteringslinjen kan stoppe på avdelingsnivået så har avdelingen i seg selv egne faglige driftsenheter med delegert faglig ansvar, og personer med faglig instruksjonsmyndighet. Dette gir oss separate logiske enheter som har en faglig og geografisk tilhørighet atskilt fra andre enheter i samme avdeling. Disse vil kunne være egne basisenheter knyttet opp til en avdelingsenhet. Til alle basisenhetene knyttes det opp både organisatorisk tilhørighet og adresseopplysninger vedrørende besøksadresse m.m. Det gjør det mulig å sortere enhetene både geografisk og etter organisatorisk tilhørighet for de ulike statistiske formål. Et annet problem som dukker opp er spesialenheter av typen Nasjonalt/Regionalt kompetansesenter. Disse vil ofte bestå en blanding av laboratorier (klinisk/kjemi, endoskopi, radiologi, og lignende) og behandlingsenheter (kirurgi av ulike typer, e.a.). En har valgt å la slike enheter selv definere hvorvidt de er å oppfatte som en enhet, eller om de de facto består av definerbare underenheter/basisenheter. Når et sykehus rapporterer opphold eller kontakter knyttet til en enhet vil ikke dette nødvendigvis måtte være basisenhet i vår definisjons mening. Rapporteringen kan skje på nivået avdeling/seksjon

12 som ytterligere lar seg dele i enheter (poster/team). Fordi ikke alle institusjoner kan forutsettes å forholde seg likt, medfører dette at ved sammenlikning mellom institusjoner må pasientopphold eventuelt aggregeres for flere (basis-)enheter slik at de enhetene som skal sammenliknes overensstemmer mht deres egenskaper. 5.2 Identifikasjon av- og egenskaper hos enheter prinsipielle forhold Det skal skilles mellom identifisering av en enhet og de attributter som angir enhetens egenskaper. Som identifikator skal en bruke et unikt løpenummer, heretter kalt BER-id. BER-id gir i seg selv ingen opplysninger om egenskapene ved en enhet i motsetning til den tidligere avdelingskoden. Til hver BER-id knyttes det imidlertid opplysninger som karakteriserer enheten; disse opplysningene lagres i BER-registeret sammen med forekommende basisenhet, og skal være tilgjengelig for de som skal utføre for eksempel statistiske analyser på et materiale som omfatter flere enheter. Opplysningene om enhetene hentes m.a.o. fra BER-registeret og er ikke a priori innbakt i avdelingskoden slik det er i dag. Prosjektet fastslo også at karakteristikken av en (basis-)enhet må være flerdimensjonal. For å gjøre registrering og bruk av karakteristikken mest mulig brukervennlig, bør det være minst mulig overlapp mellom dimensjonene. Følgende dimensjoner er antatt å representere et minste sett som en enhet kan karakteriseres entydig med: 1. Organisatorisk betegnelse, hvor bare én verdi kan velges ved registreringen. Eksempler: Institusjon, Avdeling, Post, med flere. 2. Fagfelt hvor mer enn én verdi skal kunne velges ved registreringen. Eksempler: Onklologi, Lungesykdommer, Revmatologi, etc. I tillegg foreslås at institusjonene gis anledning til å registrere en lokal kode, for eksempel betegnelse av kostnadssted, e.a., etter institusjonens eget behov. Sammen med den lokale koden bør en kunne registrere det lokale navnet som enheten har. Den etterfølgende prinsipielle drøftingen vil i det vesentlige dreie seg om definisjon av type enhet og hvordan den lar seg representere i den eksisterende modellen for HER, slik at arbeidet med denne også kan nyttegjøres i arbeidet med BER

13 6 Organisatoriske betegnelser Tilnærmingsmåten er å 1. Bygge opp en enkel og generell "organisasjonsmodell" som består av et minimumssett av "byggeklosser". 2. Definere et minimumssett av organisatoriske enkeltegenskaper til hver av "byggeklossene". 3. Hvis mulig unngå sammenslåtte egenskaper 2. Ut fra en pragmatisk holdning og basert på generelle observasjoner av eksisterende organisasjoner i helsevesenet foreslås det følgende generelle "byggeklosser": 1. Generisk enhet : Alle organisatoriske enheter inneholder egenskapene til denne generelle enhet. 2. "Institusjon": Dette er en spesialinstans av den generiske enhet. Alle bedrifter som har eget organisasjonsnummer i Enhetsregisteret skal registreres som institusjon. En institusjon kan også inneholde andre institusjoner som er registrert som egne bedrifter i Bedrifts- og Foretaksregisteret/Enhetsregistret, dvs med eget bedriftsorganisasjonsnummer og knyttet til samme foretak. Eksempler på institusjoner er sykehus, frittstående institusjon, DPS (som kan igjen omfatte ulike enheter = bedrifter), kommunehelsetjeneste 3, legepraksis, legevakt, etc. 3. Enhet : Dette er en spesialinstans av den generiske enhet som dekker alle andre deler av organisasjonen med unntak av Institusjon Enhet kan være av ulike typer, for eksempel: Klinikk Senter Divisjon Avdeling Seksjon Fagenhet Post Team Annet 4. Dette gir oss en modell med valg mellom to typer generiske enheter: enten institusjon dersom kriteriene for dette er oppfylt eller enhet. 2 Med "sammenslåtte egenskaper" menes egenskaper som er sammenslåinger av flere enkeltegenskaper. Eksempel: "Anestesiavdeling" er en sammenslåing av organisatorisk egenskap "avdeling" og fagegenskap "anestesi". 3 Kommunehelsetjenesten som sådan vil sjelden finnes som en bedrift, men vil omfatte flere ulike bedrifter eller institusjoner med ulik næringskode (NACE)

14 5. Den hierarkiske struktur i en organisasjon blir uttrykt ved relasjoner mellom de enkelte generiske enheter. En institusjon er i seg selv en spesialinstans av en generisk enhet og kan selv inngå i en struktur der den er underlagt en annen institusjon. For eksempel et Helseforetak som er en institusjon underlagt institusjonen Regionalt Helseforetak. Hvordan denne sammenknytningen representeres og beskrives kommer vi tilbake til i kapittel 6.3, samt i modellen i kapittel Basisenheter er de generiske enheter som er det laveste nivå i hierarkiet. En institusjon er en basisenhet dersom den ikke har andre enheter knyttet til seg nedenfor. 6.1 Hvordan skal enheter beskrives? Til hver Enhet er det knyttet en egenskap/attributt kalt "tjenestetype", som sier hvilken type enhet det er. Ved å velge ut fra en liste av verdier tillatt for denne egenskapen som finnes i kodeverk for tjenestetype for enhet, se Vedlegg 4A, kan enheten "type-klassifiseres". Listen av lovlige verdier kan endres over tid, men for å ta vare på historikken skal enhver definert verdi ha sin egen kode i kodeverket for organisatorisk betegnelse, og denne koden skal dessuten være unik over tid. Typeegenskapene knyttet til de organisatoriske betegnelsene Avdelinger og Poster m.v. vil i mange tilfelle overlappe hverandre; for eksempel er det funnet eksempler på operasjons - enheter på det man i denne sammenheng må kalle postnivå, samtidig med at operasjonsenheter finnes på avdelingsnivå innen en og samme institusjon. Det er derfor uhensiktmessig å skille typebetegnelsene for avdelinger og poster. Vi velger i stedet å la dem gå inn i en og samme tabell i form av enheter. I denne drøftingen har en derfor unngått å bruke begrep som avdeling og post annet enn i konkrete eksempler. Vi omtaler dem i stedet for som enheter. I denne drøftingen har vi ikke tatt standpunkt til hvor mange nivåer en organisasjonen skal bestå av. Definisjonen på basisenhet 4 legger kun kriterier for den minste enhet som kan identifiseres i en organisasjon. Det avhenger ellers helt av lokale forhold hvor mange nivåer en organisasjon skal inndeles i. 6.2 Bruk av organisatoriske betegnelser som avdeling og post Bruk av organisatorisk betegnelse er en tilnærming til å typebetegne enhetene i henhold til intern organisasjonsmodell innenfor et helseforetak. Betegnelsene er et hjelpemiddel for å beskrive egen organisasjon. Det foreligger ingen entydig og objektiv definisjon av hva som ligger i begrepene ettersom de varierer fra foretak til foretak, men på tross av dette vil disse kodene gi en beskrivelse av hvilke betegnelser en organisasjon selv bruker om sine ulike bestanddeler. 4 Betegnelsen basisenhet vil bli brukt der dette spesifikt menes, ellers vil enhet bli brukt der det som omtales gjelder uansett nivå i organisasjonen

15 Eksempelvis kan vi si at en "Avdeling" inngår i en "Institusjon". Eksempler på avdelinger er de ulike typer avdelinger på et sykehus: Medisinsk avdeling, Operasjonsavdeling, Økonomiavdeling, Personalavdeling, Laboratorium for Mikrobiologi, Kirurgisk poliklinikk, etc. I mange institusjoner er det aktuelt å samle avdelinger i klinikker, sentra og liknende. I vår sammenheng behøver vi ikke ta hensyn til dette på annen måte enn at de registreres som en samling avdelinger med angivelse av navnet for klinikken/senteret. Det vil fremgå av registeret hvilke avdelinger og avdelingstyper som inngår i klinikken/senteret. Det er imidlertid intet prinsipielt i veien for å velge attributtverdier også for dette nivået. Likeledes er en "Post" egentlig også en underorganisasjon. En "Post" vil som regel inngå i en "Avdeling" dersom vi følger vanlig praksis for oppdeling. I mange institusjoner er det også aktuelt å dele sengeposter videre inn i team eller lignende. Det understrekes at selve betegnelsene til disse enhetene kun er tekniske termer som ikke nødvendigvis gjenspeiler den praktiske bruken ved registreringen. Eksempel: "Avdeling" eller Post kan godt kalles "Seksjon" og vice-versa. Poenget her er først og fremst å hjelpe de som skal registrere seg til å dele sin organisasjon inn i det passende antall nivåer for sin organisasjon. Hva den enkelte organisasjon legger i begrepene vil være ulikt fra organisasjon til organisasjon. Det aktuelle hierarkiet vil uansett bli beskrevet og ivaretatt via relasjonene mellom enhetene. Se kapitlene 6.3 og 6.4 for utdyping av relasjonsbegrepet og hvordan relasjonene kan anvendes for å ivareta ulike organisasjonsmønstre. Det er derfor egenskapene som registreres på de ulike nivåene som er viktigst å vurdere i dette arbeidet. Skal vi entydig fastslå en basisenhets plassering i en organisasjon, for å aggregere data og sammenlikne nivåer mellom organisasjoner, benytter vi oss av relasjonene mellom enhetene. 6.3 Relasjoner mellom generiske enheter Figur 1 nedenfor viser et noe forenklet utsnitt av datamodellen hvor "Organisasjon" inngår. Figuren sier at "En organisasjon kan ha relasjon til null til mange andre organisasjoner". For BER-formål har vi kan vi konkretisert "Relasjon" til å bestå av en av følgende verdier: - inngår i - er assosiert med ; er parallell til 5 - har driftsavtale med 5 Ordvalget av beskrivelsen av assosiasjoner må drøftes med institusjonene

16 Organisasjon 1 Relasjon 0..* Figur 1 Relasjoner mellom organisasjoner i BER-modellen Et eksempel på konkretisering av den generelle organisasjonsmodellen er en organisasjon som består av enheter rangert i følgende nivåer: "Institusjon", "Avdeling" og "Post", koplet sammen med relasjonen "består av", som vist i figur 2 under. Institusjon enhetsnum mer : BoF næringskode : Kodet 0..* Av de ling 0..* Type ID kan bestå av kan bestå av Post Typ e ID Figur 2 Eksempel på inndeling av en organisasjon med enheter og relasjoner Figur 2 viser også at "En organisasjon kan ha null til mange Avdelinger" og "En Avdeling kan ha null til mange Poster". 6.4 Relasjoner mellom enheter tilpasning til avvikende organisasjonsmønstre Som antydet ovenfor vil BER-registeret registrere informasjon om relasjoner mellom enheter som: - inngår i - er assosiert med ; er parallell til 6 - har driftsavtale med I den normale hierarkiske strukturen som beskrevet ovenfor vil relasjonen være inngår i når man ser oppover/nedover i hierarkiet. Men i økende grad blir det nå gjennomført organiseringer på tvers med felles poster mellom avdelinger, eller med funksjonelt sammenslåtte avdelinger mellom to eller flere helseinstitusjoner. Det er uttrykt tydelige behov for å se produksjon, kvalitet, og økonomi i slike avdelinger både samlet og separat. For eksempel kan det være slik at det etableres en felles kirurgisk avdeling innenfor to sykehus med underliggende poster på de to institusjonene. Vi mener dette løses ved å sette opp en relasjon mellom enhetene, er assosiert med, slik at en kan kople både produksjon og økonomi på en enkel måte. Vi mener derimot at det ville være uheldig å ikke identifisere aktivitetene mht geografisk sted av hensyn til nasjonale bestrebelser for å etablere 6 Ordvalget av beskrivelsen av assosiasjoner må drøftes med institusjonene

17 kvalitetsindikatorer, for eksempel sykehusinfeksjoner, der geografisk lokalisasjon vil ha høy relevans. Å lage noen slag felles -institusjoner på et nivå sideordnet med institusjonsnivået slik det er beskrevet her, oppfatter vi som kunstig og som noe som vil skape forvirring og uklarhet, ikke minst for registrering i HER-basen og ved senere bruk av databasen. I organisasjonsbeskrivelser som man finner på organisasjonenes hjemmesider kan en bl.a. se at avdelinger i én institusjon oppgir å ha poster som de facto inngår i en annen institusjon etter Enhetsregisteret. I slike tilfelle må regelen være at institusjonene først angis med enhetsnumre og NACE-kode + evt. tilleggsattributter og at den korrekte relasjonen til den andre institusjonens avdelinger/poster settes opp dernest. Relasjonen driftsavtale er for eksempel aktuell mellom RHFer og private aktører. 6.5 Lokal bruk av attributter og koder Ettersom enhetsbeskrivelsen bygger på å skille mellom identifikasjon og egenskaper, kan en ikke bruke BER-id for lokale formål uten å ha tilgang til BER-registeret. På dette punkt atskiller koden for basisenheter seg prinsipielt det eksisterende avdelingskodeverket, der koden er en meningsbærende tallstreng. For å gjøre den lokale bruk mer fleksibel er det lagt inn et attributt for lokal kode i basisenheten, men en har ikke tatt standpunkt til hvordan den lokale koden bør utformes. De lokale brukerne bør imidlertid ha enkel tilgang til den lokale koden slik at en på lokalt nivå kan kople BER-id med denne

18 7 Forslag til egenskapsbeskrivelser 7.1 To nivå av organisatoriske enheter og deres egenskaper Antallet underliggende nivåer under foretaksnivået er udefinerbart ettersom organisasjonsmønsteret varierer fra sted til sted og vil kunne endre seg over tid. En registrerende institusjon må angi hvorvidt det nivået en i øyeblikket registrerer har undernivåer. I så fall registreres enhetene under dette nivået. De hovednivåer som en i dag ser som aktuelle for helseinstitusjsoner er: HF - Institusjon/Sykehus - - Avdeling (kan samles i Klinikk/Senter) - Post (kan deles i Team). I den følgende redegjørelsen blir egenskaper knyttet til de generiske enheter: Institusjon og Enhet Institusjon og overordnede nivå Organisasjonene karakteriseres ved at de består av strukturer som kan være mer eller mindre hierarkisk oppbygde. I dag finner vi på øverste nivå RHF-er, derunder HF-er og derunder de enkelte institusjonene. Det er institusjonsnivået og nedover som er hovedoppgaven for denne utredningen. Vi tar utgangspunkt i følgende: 1. Alle foretak (RHF og HF) er i BoF gitt et organisasjonsnummer, her betegnes dette som Foretaksnummer RHF hhv HF. 2. Alle underliggende enheter i helsetjenesten under HF-nivået er registrert med sine spesifikke organisasjonsnummer i BoF 7. I det følgende vil betegnelsen Enhetsnummer brukes om bedriftsorganisasjonsnummer. Til enhetsnummeret er det koplet én entydig næringskode (NACE 8 ). Dette innebærer at dersom en enhet har funksjoner både for somatikk og psykiatri har disse enhetene ulike næringskoder og får derfor ulike enhetsnummer. F.eks har Ullevål Universitetssykehus ulike enhetsnummer for somatikk og psykiatri. 7 Alle 'bedrifter' i helsetjenesten har egne bedriftsorganisasjonsnummer. Inndeling av foretak i bedrifter hviler på geografisk beliggenhet og type næringsvirksomhet. Det er f.eks. slik at en somatisk avdeling ved et somatisk sykehus vil ha eget bedriftsorganisasjonsnummer dersom den er geografisk atskilt fra øvrige sykehusavdelinger. En psykiatrisk avdeling ved samme sykehus vil ha eget bedriftsorganisasjonsnummer også dersom den har samme geografiske beliggenhet som øvrige avdelinger, fordi den har virksomhet innen annen næring (NACE-kode). 8 Modifikasjon: Enkelte enheter (bedrifter) har i BoF registrert "sekundær NACE". Dette er kombinerte bedrifter med virksomhet innen flere næringer, når binæringen har liten omsetning og lite personell. Det er ikke krav om at sekundær virksomhet skal skilles ut som egen bedrift (enhet) dersom det er mindre enn 5 tilsatte knyttet til binæringen. I tilfeller hvor RHF'er/HF'er har driftsavtale med kommunale institusjoner om drift av f.eks. syke-/fødestue, vil det i en del tilfelle være liten omsetning og lite personell knyttet til syke-/fødestue, og disse vil ikke være registrert som egen bedrift/enhet med egen næringskode

19 Dette innebærer at dersom en enhet har funksjoner både for somatikk og psykiatri, har disse enhetene ulike næringskoder og får derfor ulike enhetsnummer. F.eks har Ullevål Universitetssykehus ulike enhetsnummer for somatikk og psykiatri. En oversikt over BoFs registreringer over landets helseenheter innenfor RHF-systemet i 2003, samt noen institusjoner utenfor RHF/HF er tilgjengelig, og kan lastes ned som en Excel-fil, fra Norsk Pasientregisters nettsted, 9. Ved å registrere enhetsnummer samt næringskode 10 som de initiale identifikasjonene av en (basis-) enhet, har en allerede gitt en grov karakteristikk av enheten, se Vedlegg 2 over næringskoder (NACE) og tilhørende beskrivelser Tilleggsattributter for institusjoner I en del tilfeller vil det være ønskelig med en finere inndeling enn den som næringskoden angir. Vi foreslår at følgende tilleggsattributter spesifiseres i tillegg til NACE-koden: Universitetsklinikk Alminnelig sykehus med full akuttfunksjon, evt med redusert, eller er uten akuttfunksjon. Offentlig eller privat institusjon 11 Militært sykehus Fengselsinstitusjon Institusjonen inngår i et Distriktspsykiatrisk senter (DPS) Institusjonen inngår i en Bo- og behandlingsinstitusjon Disse underdelingene vil kunne implementeres i HER-databasen som predefinerte attributtalternativer der den som registrerer en enhet må velge underdeling når han har først har angitt næringskoden. Se Vedlegg 3: Tilleggsattributter for spesifikasjon av institusjoner/sykehus Enhet (avdeling, post, etc.) Klinikk/Senter/divisjon Klinikk/Senter/Divisjon er en eventuell inndeling av Institusjon som omfatter flere fag eller spesialiteter og som ikke skiller mellom ulike funksjoner som sengeavdeling, operasjonsavdeling, poliklinikk med mer. Eksempler: Kirurgisk klinikk (Ullevål); Mor- og barn-senter (St. Olavs Hospital), og lignende. Ved registrering av klinikk/senter kan man, hvis det er aktuelt, angi kun 9 Nøyaktig URL: 10 Hvis HER-registreringen er koplet til BoF vil NACE-koden kunne settes inn automatisk. 11 Dette attributtet kan det være aktuelt å dele ytterligere: I henhold til institusjonell sektorgruppering kan foretak klassifiseres ut fra om de er eid av stats- og trygdeforvaltningen (RHF/HF), fylkeskommune eller kommune. Av private kan man skille mellom Private foretak med begrenset ansvar (A/S osv) og Private ikke-forretningsmessig konsumorienterte institusjoner (ideelle org.). Før det er uttrykt behov for det beholdes det enkle skillet offentlig/privat

20 navnet på enheten uten tildeling av attributter da settet av egenskaper prinsipielt sett vil fremkomme av de underliggende enhetene. Dog bør det være tillatt å registre av alle opplysninger som er meningsfulle på dette nivået Avdeling En avdeling kan være en inndeling av institusjon der en vil skille mellom sengeavdelinger, operasjonsavdelinger, poliklinikker, med mer. En avdeling i en institusjon kan imidlertid ha egenskaper felles med andre institusjoner i tilfelle disse er å angi frittstående laboratorier eller lignende. Dette må det tas hensyn til i HER på den måten at dersom en enhet uansett nivå ikke lar seg underdele, må den kunne beskrives med de samme egenskapsverdiene som er tillatte og nødvendige for (basis-)enheter. Det innebærer at en ikke kan ha ulike attributtverdier for ulike nivåer, men må ta utgangspunkt i én liste for alle nivåer innen institusjonene. Typeegenskapene er ikke begrenset til avdelinger/enheter for pasientbehandling, men inkluderer også ikke-medisinske avdelinger knyttet til administrasjon, teknisk drift etc Post En post er en inndeling av avdeling. Det er imidlertid ikke noe klart skille mellom egenskapene på avdelingsnivå og postnivå. På samme måte som egenskaper hos avdelinger kan forekomme hos selvstendige institusjoner kan egenskaper ved avdelinger forekomme på postnivå og vice-versa. Det finnes både sengeavdelinger og sengeposter, operasjonsavdelinger og operasjonsposter. Ut i fra en pragmatisk synsvinkel er det derfor hensiktsmessig å omtale dem kun som enheter i egenskapsbeskrivelsene Team Evt. inndeling av post. Ved registrering registreres kun teamnavnet dersom det ikke kan knyttes egenskaper til teamet som ikke deles med andre team. Eksempel: En sengeavdeling er delt i to arbeidsteam av sykepleiere og leger, men er underlagt samme administrative ledelse. En vil anta at minste byggekloss i dette tilfelle er sengeavdelingen, ikke teamene. Dersom begrepet team lokalt brukes synonymt med post og fyller vilkårene til å være en (basis)-enhet registreres det som en sådan Egenskaper for enhet Egenskapene i flg Vedlegg 4A: Tjenestetype for enhet anvendes ved registrering på avdelings- eller postnivået. Alle definerte enheter innenfor en institusjon på avdelings- eller postnivå iflg. vår modell skal kunne finne én og bare én verdi fra kodeverket i Vedlegg 4A. I tabellen, Vedlegg 4A, betegnes avdelinger/poster som -enheter ettersom begrepene avdeling/post osv i det virkelige liv har ulike betydninger som ikke nødvendigvis overensstemmer med registreringsmodellen som drøftes her, og de ulike typene kan forekomme både på avdelings- og postnivå. (For øvrig brukes betegnelsen enhet på poster og avdelinger i stor grad i de ulike foretak.)

21 Følgende forhold må bemerkes: Det er behov for noen generelle betegnelser for tjenestetype som kan omfatte flere spesialiserte enhetstyper uten at det av den grunn er ønskelig å lage et klassehierarki. Dette gjelder for eksempel Laboratorieenhet som vil være klassifisert ved den etterfølgende fagbetegnelsen. (For eksempel Laboratorieenhet [for] Radiologi). Det gjelder også enheter som har ansvar for pasientdiagnostikk og behandling og som kan inneholde subenheter av typen operasjonsenhet, sengeenhet osv. Man har valgt betegnelsen Klinisk fagenhet på en slik moderenhet. (For eksempel Klinisk fagenhet [for] Anestesi). For noen enheter er suffikset UNA (uten nærmere angivelse) tilføyd for å tydeliggjøre at betegnelsen på enhetene er en sekkebetegnelse. Bemerk også at ikke-kliniske enheter er inkludert, som enheter for økonomi, personal, IT, teknisk drift, etc Tilleggsattributter for enhet Enheter kan ha noen felles egenskaper uansett enhetstype. Dette gjelder: Om enheten har universitetsfunksjon (egenskapen arves evt. fra institusjonsnivået). Om enheten har lands-, flerregional eller regional funksjon. Grunnen til at det vil være nødvendig å angi evt universitetsfunksjon på enhetsnivå, er at denne egenskapen kan være knyttet til spesifikke enheter innen et helseforetak og ikke til foretaket som sådant. Det er allikevel fornuftig å beholde det som egenskap ved foretaket, dersom det dreier seg om et universitetssykehus, slik at alle enheter arver egenskapen uten å måtte angi den for hver enkelt enhet. Se Vedlegg 4B. 7.2 Fagfelt for institusjoner og enheter Dimensjonen Fagfelt tar utgangspunkt i inndelingen i fag som kommer tilsyne i ulike sammenhenger, for eksempel i forbindelse med ventelisteregistrering, inndelingen i medisinske spesialiteter, med mer. I denne sammenheng har vi tatt hensyn til at SSB s KOSTRAfunksjonskoder (gammel utgave) bør kunne utledes enkelt. Det betyr f. eks. at det er innført et funksjonelt skille mellom somatikk og psykiatri, at rehabilitering er egen kategori og at laboratorievirksomhet er inkludert. Dimensjonen Fagfelt må kunne spesifiseres på alle nivåer av organisatoriske enheter, men er ikke obligatorisk før på lavest definerte enhetsnivå (= den aktuelle basisenhet). For en del avdelinger/poster er det aktuelt å blande fag, f eks medisinske og kirurgiske. For disse må det derfor være mulig å angi mer enn én verdi. Dette er det åpnet for i BERs datamodell. Utkast til definisjon av Fagfelt er i hht Vedlegg Enheter med spesiell faglig innretting En organisasjon vil kunne ha enheter som har spesielle oppgaver eller særskilte faglige orienteringer internt, eller det kan være enheter som forvalter oppgaver som er gitt status som landsfunksjon, eller flerregional eller regional spesialistfunksjon

22 Det er to måter dette skal angis på: 1. Enhetstypen velges som Klinisk spesialenhet og faginnrettingen angis, evt med angivelse av flere fagfelt. 2. Det oppgis korrekte tilleggsattributter for: Universitetsfunksjon, godkjente landsfunksjoner, flerregionale funksjoner, regionfunksjoner og medisinske kompetansesentra, se kap Eksempler er Nasjonal Senter for Fostermedisin ved St Olavs hospital som registreres som Klinisk spesialenhet og Flerregional funksjon. Derimot er den tidligere Ryggklinikken ved Ullevål sykehus en intern organisasjonsenhet som angis som Klinisk spesialenhet uten angivelse av regional eller annen status dersom den ikke har slik tildelt fra departementet. Enheter som Multitraume-enhet som kan være organisert som en matrise som involverer og trekker ressurser på flere ulike fagenheter, registreres ikke som selvstendig enhet med mindre det er personal fast dedikert til og ansatt ved enheten som hovedbeskjeftigelse, og enheten har eget budsjett og dedikert ledelse (jf. definisjon av basisenhet) Flerfaglige enheter Under arbeidet med nytt kodeverk for basisenheter ( avdelingskodeverk ) er det stadig blitt diskutert hvordan man løser problemet med at enheter i mindre grad enn før blir knyttet til spesielle fag; at de inngår i en fellesressurs som kan trekkes på av flere mer tradisjonelle fagenheter. Vi ser to måter dette løses på: 1. At enheten har relasjon til mer enn én annen enhet. Typen relasjon må spesifiseres. 2. At enheten gis mer enn én fagkode Begge disse mulighetene finnes i modellen for basisenheter. En variant er noe spesiell, nemlig at en enhet har et blandet somatisk og psykiatrisk klientell. Dersom dette dreier seg om institusjoner med somatisk hhv psykiatriske avdelinger skal de registreres som ulike enheter med ulike NACE-koder (85.111, hhv ) etter Enhetsregisterets regler. Dersom det blandete klientellet er et forhold innen avdelinger ved en institusjon, vil institusjonen ha en tilknyttet NACE-kode som angir den overveiende kliniske orienteringen (somatikk eller psykiatri). Innenfor institusjonen, på avdelings-/post-nivå (vedlegg 4A) skilles det ikke mellom psykiatri og somatikk unntatt for visse enheter som kun finnes i psykiatrien, slik at en skal kunne velge en hensiktsmessig beskrivelse for enheten. Som fagfelt (vedlegg 5) kan man velge både fra somatikk og psykiatri. 7.3 Lokal kode og lokalt navn Den enkelte enhet kan selv velge egne beskrivelser med koder for sine (basis-)enheter, se kapittel 6.5. Dette kan være kontokoder eller lignende som knytter enhetene direkte til økonomisystemet. Det vil stå enheten fritt hvordan de vil benytte denne muligheten. Det er også hensiktsmessig at enhetens interne betegnelse registreres i klartekst, f.eks ØNH-poliklinikk eller lignende

23 8 Ansvar for basisenhetskodeverket Samlingen av attributter og verdier for å registrere basisenheter i helsetjenesten utgjør som helhet et Kodeverk for basisenheter i helsetjenesten. Som andre tilsvarende kodeverk bør det fastslås eierforhold og ansvar for oppdatering med mer. Den delen av kodeverket som bygger på Bedriftsog foretaksregisteret (Enhetsregisteret) og NACE systemet er underlagt Brønnøysund-registrene og Statistisk sentralbyrå og eies og vedlikeholdes av disse institusjonene. Når det gjelder attributtene Enhetstyper og Fagfelt som er nye kodeverk må det etableres en struktur for eierskap, oppdatering og vedlikehold. En ansvarlig redaktør bør utgå fra Sosial- og helsedirektoratet. Denne støttes av en redaksjonskomité som foreslås å bestå av representanter for: Sosial- og helsedirektoratet Legeforeningen Helseforetak Norsk pasientregister KITH med sekretariat i KITH. Arbeidet med kodeverket ses i sammenheng med KITHs øvrige tilsvarende engasjement og må ytterligere ses i sammenheng med videreutvikling av definisjonskatalogene slik at enhetstypene kan defineres entydig

24 9 Konsekvenser av nytt system for basisenheter til avløsning av avdelingskoder 9.1 Konsekvenser for PAS-systemer Pasientadministrative datasystemer må kunne registrere BER-id for ulike enheter i sine databaser. Koden vil bestå av maksimalt siffer samt deletegn, dvs i alt 13 posisjoner. De nåværende felt for institusjonsnummer og avdelingskode vil kunne erstattes med BER-id. 9.2 Konsekvenser for organisasjonenes økonomi- og oppfølgingssystemer Disse datasystemer må kunne registrere BER-id for ulike enheter i sine databaser. Koden vil bestå av maksimalt siffer samt deletegn, dvs i alt 13 posisjoner. De nåværende felt for institusjonsnummer og avdelingskode vil kunne erstattes med BER-id. Enkelte eldre systemer er vanskelige å tilpasse til nye identifikatorer og det vil ta tid før alle systemer er oppdatert for å kunne benytte BER direkte. For å ivareta behovet for å benytte disse applikasjonene i en overgangsperiode gis det mulighet for å registrere lokale koder og enhetsnavn i tilknytning til en enhet, slik at disse kan benyttes som lokal kopling mot enhetene i BER. 9.3 Konsekvenser for rapportering til NPR Datamodellen for rapportering til NPR er nå XML-basert slik at man ikke er avhengig av å avstemme dataformatene innbyrdes. Datafelt som enhetsnummer og fag er allerede innlemmet i NPR recorden. Erstatning med / tillegg av BER-id for rapporterende enheter er uproblematisk. 9.4 Konsekvenser for statistisk oppfølging For statistisk behandling av data må det foretas en kopling på BER-id nivå mellom den (nedlastede) BER-databasen og de statistiske opplysningene. Forutsatt at data er rapportert på et hensiktsmessig nivå innen institusjonene skal BER-databasen gi de opplysninger om enhetene som måtte være nødvendig for å lage fornuftige spørringer mot datamaterialet. Problemet med hva som er et fornuftig rapporteringsnivå, noe som er avgjørende for at systemet er anvendbart, må avgjøres i samspill mellom statistikkmiljøene (Ssb, NPR, SINTEF Unimed, Heltef, o.a.) og lokalmiljøene som skal 1. sørge for registrering i BER og 2. rapportering til NPR og andre. Det må være overensstemmelse mellom de sentrale og de lokale institusjonenes ønsker om å kunne følge virksomheten i detaljer. Forutsetningen for det er at registreringen av (basis-)enheter går ned til det nivået som er av interesse. Data kan alltid aggregeres opp, men de kan ikke brytes ned på et lavere nivå enn det den oppgitte BER-koden gir grunnlag for. Hvis to institusjoner, som man ønsker å sammenlikne, har rapportert på ulike nivåer må den enes data aggregeres opp slik at nivåene blir overensstemmende. Å aggregere data vil ikke være noe problem med den struktur som det er lagt opp til i HER, ettersom den vil gi opplysning om hvilken tilhørighet en enhet har overfor neste overliggende nivå