Hvordan lage bedre prosjektregnskap. Lovkrav, nytteverdi og økonomistyring

Transkript

1 Hvordan lage bedre prosjektregnskap Lovkrav, nytteverdi og økonomistyring

2 Agenda Hva er et prosjekt / prosjektregnskap Lovbestemte plikter til prosjektregnskap Hva må vi gjøre? Kan vi ha nytte av prosjektregnskap? Hva kan vi gjøre? Er det noe vi bør gjøre?

3 Hva er et prosjektregnskap?

4 Prosjektregnskap «Tidsavgrenset og sammensatt arbeidsoppgave» «Større planlagt tiltak som er eller har vært i arbeid» Nortømme: «Et prosjekt kjennetegnes først og fremst ved tre forhold: Det er en serie med aktiviteter som kan identifiseres separat fra andre aktiviteter i virksomheten, aktivitetene har et spesifikt formål og man har et start- og stopptidspunkt, slik at prosjektene per definisjon er tidsbegrenset.» Kan det være noe annet?

5 Prosjektregnskap vs. koststed «Prosjekt» kan også være en tilleggsdimensjon for å kunne gjøre målinger på bestemte områder Dimensjonene kan f.eks. være kundearbeid/administrasjon, faste kunder/éngangsoppdrag, Per/Kari, Østlandet/Vestlandet, innendørs/utendørs, produkt1/produkt2,etc Nyttig inndeling for å kunne holde kontoplanen så liten som mulig samtidig som man får ut nyttig informasjon. Kan være nyttig for svært mange virksomheter Ofte ikke tidsavgrensede, og dermed heller ikke prosjekt Koststed

6 Prosjektregnskap vs. koststed Prosjektregnskap: enkelte tilfeller lovpålagt Bygg/anlegg og verftsindustri Formelle krav til prosjektregnskapet Prosjektregnskap: enkelte tilfeller nødvendig etter annet lovverk enn bokføringsloven/-forskriften Langsiktige tilvirkningskostnader (ikke en del av dette kurset) Ikke formelle krav, men mye informasjon er nødvendig for å kunne etterleve regnskapsloven Koststed: egen nytteverdi Ingen formelle krav Bygg strukturen opp etter egne ønsker og behov Prosjektregnskap og koststed: tilleggsdimensjon som benyttes fordi kontoplanen/hovedbokskontoene ikke gir nødvendig spesifikasjon

7 Oppsett av bokføring og regnskap Norske regnskaper bygges som regel på en struktur etter norsk standard kontoplan (standard kontoplan) Standard inndeling av hovedbokskontoer etter område Hovedområder eiendeler, EK, gjeld, inntekter, kostnader Underområder langsiktig, kortsiktig, lønn, drift, finans, etc. Kontospesifikasjonen Standard kontoplan - alt for snever for prosjektregnskap Kan ikke ha én konto for hvert prosjekt I svært enkle oppsett kan imidlertid standard kontoplan være nok for koststeds-regnskap (for eksempel én inntektskonto for Østlandet og én for Vestlandet). I de fleste tilfeller: gjør oppsettet bedre å ha det som en tilleggsdimensjon, oftest nødvendig for å få nok spesifikasjon

8 Lovkrav

9 Lovkrav Bokføringsforskriften kapittel 8 Tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer Delkapittel 8-1 Bygge- og anleggsvirksomhet Gjennom henvisning fra også 5-14 Dokumentasjon av medgått tid Virkeområder: «Dette delkapittelet gjelder den som utfører arbeid for egen eller andres regning innen bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri.» Krav om prosjektregnskap: «[ det skal] kunne utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) [ ] der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr eksklusive merverdiavgift.

10 Hvorfor gjør vi det? Lovkrav: kontrollgrunnlag for skatteetaten Prosjektregnskap gjør det enklere å avdekke om inntektsføringen er fullstendig (altså om noe er utelatt) Enklere å avdekke om det er gjort kostnadsføringer av ikkefradragsberettigede poster (f.eks. private kostnader) Indirekte lovkrav (langsiktige tilvirkningskostnader): etterlevelse av regnskapslovgivningen Frivillig: økonomistyring

11 Dekningsområde Bygg og anlegg: egen ansvarsrett i henhold til plan- og bygningsloven, både der man er hovedentreprenør og der man er underentreprenør, og underleverandører Bygging av vei, tunneler, graving, bygninger, etc. Verftsindustri: bygging og reparasjon av skip og andre sjøgående fartøy I en artikkel i Revisjon og Regnskap av Tystad og Iversen (nr. 7/2011) presiseres det at det er en forutsetning at det arbeides på bygget, eller elementer som er fastmontert på bygget. Reparasjon av løst inventar vil da falle utenfor.

12 Leverandører Produksjon og levering av byggeelementer vil ikke bli å anse som bygge- og anleggsvirksomhet, men Konsulentoppdrag (arkitekter, planarbeid, byggeleder, prosjektleder etc.) er ikke arbeid på fysiske deler av bygget/anlegget, og ikke omfattet av prosjektregnskapsplikten (bokføringsutvalget i NOU 2002:22) Dersom oppdraget er en del av et bygge- og anleggsprosjekt skal det likevel inkluderes prosjektregnskapet (Tystad og Iversen i artikkelen i Regnskap og Revisjon) Utleie av arbeidskraft er heller ikke bygge- og anleggsvirksomhet Må avgrenses mot underentreprise. Utleie av bare person eller utleie av bare en gjenstand: ikke bygge- og anleggsvirksomhet. Utleie av person og gjenstand: bygge- og anleggsvirksomhet?

13 Mekanisk industri Produksjon og levering av byggeelementer vil ikke bli å anse som bygge- og anleggsvirksomhet, så lenge det ikke foreligger et kontraktsforhold som inkluderer montering av elementene, forutsatt at dette monteringsarbeidet ikke er helt ubetydelig i forhold til vareleveransen (Skattedirektoratets uttalelse ). Dersom en produsent av ventilasjonsanlegg bare leverer rør og annet utstyr til byggeplassen, vil dette ikke medføre prosjektregnskapsplikt. Dersom selskapet leverer en ventilasjonsentreprise som inkluderer montering (og derigjennom også påtar seg et større ansvar for at ventilasjonsanlegget tilfredsstiller brukerens krav), vil dette derimot bli sett på som bygge- og anleggsvirksomhet

14 Når? Bokføringsforskriften «For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det kunne utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) etter for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr eksklusive merverdiavgift.» «[ ] anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr [ ]». Hvorfor anbudspris eller anslått omsetningsverdi? Flere prosjekter for samme oppdragsgiver på samme bygg, skal prosjektene sees under ett. Unntak: fysisk avgrensede prosjekter. Faktureringsbetingelsene er irrelevante. Gjelder uavhengig av om det er fastpris eller faktureres etter medgått tid, og hvem som gjør jobben (også ved når man som leverandør outsourcer av all jobb).

15 Prosjekter under kr Bokføringsforskriften kapittel 8-1 er skrevet ut fra myndighetenes behov for kontroll For å på en tilstrekkelig god måte vise at det er komplette prosjektregnskap for alle prosjekter det er pliktig for, kan det være hensiktsmessig å registrere alle prosjekter med separate prosjektkoder uavhengig av størrelse For å kunne bruke prosjektregnskapene for økonomistyring, er det ofte nødvendig å lage prosjektregnskap også for mindre prosjekter

16 Krav til innhold Bokføringsforskriften Prosjektregnskapet skal inneholde følgende opplysninger: a) prosjektkode b) oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer c) oppdragets art d) oppdragets oppstart e) oppdragets opphør f) alle direkte kostnader g) alle inntekter. Spesifikasjoner av kostnader og inntekter skal tilpasses oppdragets art. Kostnader skal minst spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader. [ ]

17 Krav til innhold Prosjektkode På grunn av sporbarhet og krav til spesifikasjon må prosjektkoden være unik for hvert enkelt prosjekt Alle direkte kostander Materialer, kostnader til underleveranser, lønn- og andre personalkostnader, andre direkte kostnader (leie av maskiner, etc.) Hva med administrative kostnader? Ikke generelle kostnader, som husleie til kontoret, kontorrekvisita, etc. Hva med prosjektledelse, bankgarantier, etc.? Det er ikke krav om utarbeidelse av balanse det er kun resultatsiden det er krav om

18 Krav til innhold Inntekter Husk at prosjektregnskapet skal inkludere de opprinnelig kontraktfestede inntektene, og det man eventuelt gjør av tilleggs- og endringsarbeider. Kan være hensiktsmessig å ha egne prosjektkoder for tilleggs- og endringsarbeidene, men det må være mulig å lage et prosjektregnskap som inkluderer alle inntekter (og kostnader) for et prosjekt Kostnader Direkte materialkostnader er enkelt Husk imidlertid at bruk av anleggsmaskiner, etc. også vil være en direkte prosjektkostnad Behov for avskrivning etter bruk i stedet for f.eks. lineært? Eksempler: gravemaskiner, traktorer, etc. Hva med andre kostnader, som bruk av varebil?

19 Spesifikasjoner Bokføringsforskriften [ ] Prosjektkoden skal fremgå for hver enkelt post i bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjonen etter 3-1 første ledd nr. 1 og 2. Bokføringsforskriften 3-1 første ledd Spesifikasjoner som nevnt i bokføringsloven 5 skal inneholde: 1. Bokføringsspesifikasjon. [ ] 2. Kontospesifikasjon. [ ] Prosjektkoden må altså fremkomme i bokførings- og kontospesifikasjonen To-veis kontrollspor mellom hovedbok og prosjektregnskap. Prosjektregnskapet må være integrert i regnskapet, og kan ikke være frittstående Sporbarheten blir bedre dersom man har prosjektreferanse på alle transaksjoner, også felleskostnader og prosjekter under kr

20 Fullstendighet og nøyaktighet Bokføringsloven 4, første ledd nr. 4: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper: 4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig Det er altså et lovkrav at inntekter- og kostnader (og selvfølgelig også balanseposter) skal føres korrekt. Det gjelder også i prosjektregnskapet Krav til nøyaktighet i registrering av prosjektkodene

21 Fullstendighet og nøyaktighet Bygg prosjektstrukturen på en intuitiv måte, basert på behov For noen kan det være lurt at de første sifrene i prosjektnummeret er et avdelingsnummer, for andre er det prosjektetsoppstartsår Når prosjektnummerstrukturen etableres bruk i hvert fall ett siffer mer enn du tror du trenger (er det énsifret avdelingsnummer, bruk to siffer for avdelingsnummeret. Har du 20 prosjekter i året i dag, bruk tre siffer i prosjektløpenummeret) Det er ofte mye jobb å endre i etterkant. Vær påpasselig med at alle både ansatte og leverandører er nøyaktige i kodingen (de lærer fort dersom de ikke får betalt før det har blitt korrekt) Pass også på at de som konterer (eller godkjenner konteringsforslag) har et bevisst forhold til kontobruk

22 Fullstendighet og nøyaktighet Alle inntekter og kostnader bør kodes med en prosjektkode når man først har prosjektregnskap Er med på å sikre fullstendighet og nøyaktighet Bruk en eller flere prosjektkoder for administrative kostnader og felleskostnader Dersom det er mulig å bygge et prosjekthierarki hvor man kan spørre på flere nivåer, kan man ofte få mer informasjon ut av tallene. Eksempel: A Administrative kostnader B Små prosjekter B01 Prosjektnavn 1 B02 Prosjektnavn 2 C Store prosjekter C01 Prosjektnavn 3 C02 Prosjektnavn 4

23 Krav til timeføring Bokføringsforskriften Bokføringspliktige etter skal føre timelister etter 5-14 Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal for hver eier og ansatt dokumentere utførte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag. Dokumentasjonen skal være utarbeidet senest innen utløpet av den etterfølgende måned. Med intern tid menes timer brukt på arbeidsoppgaver som ikke kan henføres til kunder eller oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris. Merk! Krav om føring av timelister gjelder uavhengig av om det betales per medgått tid eller en fast pris.

24 Timeføring - unntak Intern tid kan unnlates spesifisert dersom omfanget av tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, er ubetydelig. Dersom intern tid ikke spesifiseres, skal det dokumenteres at tjenestene hvor vederlaget er basert på medgått tid, er ubetydelig. Avsnittet kan ikke gjøres gjeldende på grunn av ordlyden i Bestemmelsene i første og annet ledd gjelder ikke eiere og ansatte som kun utfører interne, administrative arbeidsoppgaver. Kan komme til anvendelse for virksomheter under kapittel 8-1 Bestemmelsene gjelder heller ikke administrative enheter i konsern, ideelle organisasjoner og foreninger uten økonomisk formål som utelukkende leverer tjenester internt, [ ] Avsnittet kan ikke gjøres gjeldende på grunn av ordlyden i 8-1-2

25 Timeføring unntak etter kap. 8.1 De som kun arbeider med administrative oppgaver er unntatt plikten til føring av timelister Prosjekt- og teamledelse, innkjøp, logistikk, etc. vil fort ansees å drive prosjektrelaterte oppgaver Også de må føre timelister Merk for øvrig at kravet om føring av timelister gjelder uavhengig av prosjektet størrelse (også under kr ) Alle innen bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri har krav om føring av timelister (men med ovennevnte unntak) For flere detaljer rundt føring av timelister, se gjerne Uttalelse om god bokføringsskikk GBS 10 Dokumentasjon av medgått tid

26 Timekostnader Som nevnt: lønnskostnader skal inkluderes i prosjektregnskapet Hensiktsmessig å kalkulere lønnskostnadene basert på medgåtte timer i prosjektet (da basert på timelistene) Direkte lønnskost per time + sosiale avgifter (feriepenger, pensjon, skatter- og avgifter, etc.) Direkte kostnader i form av bruk av anleggsmaskiner og spesialverktøy kan også ofte baseres på timelister Levetid til maskinen er estimert til timer, og maskinen koster kr i innkjøp. «Timekost», som da egentlig er avskrivning, blir kr per time Mange timesystemer vil håndtere at den ansatte fører timer både på seg selv og maskinen samtidig

27 Krav til fakturering Bokføringsforskriften 8-1-2a Salgsdokument skal utstedes i samsvar med bygge- og anleggsarbeidets fremdrift, senest innen en måned etter utløpet av den alminnelige oppgaveterminen, [ ] Tilbakeholdt beløp (innestående) kan likevel tas med i det salgsdokumentet som utstedes i forbindelse med avslutningen av bygge- eller anleggsarbeidet. Ved bygge- og anleggskontrakter hvor det ikke mottas delbetalinger, kan salgsdokument utstedes senest en måned etter at arbeidet er fullført. Dette betyr at det i bygg- og anleggskontrakter faktureres løpende

28 Nytte av prosjektregnskap Under forutsetning av at alle inntekter- og kostnader er kodet med et prosjekt (og at vi kan ta ut prosjektregnskap), kan vi bruke prosjektregnskapene til å bedre økonomistyringen Det er enkelt å analysere prosjekters dekningsbidrag og dekningsgrad Gjennom prosjektgrupper kan man analysere hva slags type prosjekter man tjener best på (og prioritere dem) Er det prosjekttyper man bør unngå? Hvor mye må et prosjekt bidra med økonomisk for at virksomheten skal gi et overskudd?

29 Oppbevaring Bokføringsforskriften Prosjektregnskap som nevnt i eller bokførte opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide slike prosjektregnskap skal oppbevares i 10 år. Det samme gjelder dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet, Med andre ord: bokføringsdokumentasjon har oppbevaringstid på 10 år. Det samme gjelder [ ] byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister.

30 Oppbevaring av timelister Bokføringsforskriften I tillegg skal opprinnelige timelister på papir oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, eventuelt skannet for elektronisk oppbevaring, selv om timelistene er overført til andre media for oppbevaring i hele 10-årsperioden. Det er gitt noen unntak: 1. den bokføringspliktige har revisjonsplikt, [ ], 2. det er ikke tatt forbehold i revisjonsberetning for foregående regnskapsår om at regnskapet ikke bør fastsettes slik det foreligger, [ ], eller med hensyn til om ledelsen har sørget for en ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, [ ], og 3. den bokføringspliktige etter har ikke mottatt bokføringspålegg [ ] løpet av de foregående 18 måneder for brudd på forskriften 3-1 første ledd nr. 9, 5-6 eller

31 Langsiktige tilvirkningskostnader Dersom man har prosjekter (ikke bygg/anlegg, men generelt) som påbegynnes i ett år og avsluttes i et annet, må man ta hensyn til regnskapsloven og god regnskapsskikk Man får et behov for å vurdere prosjektets økonomiske status per balansedagen NRS 2 Anleggskontrakter: fullført kontrakts metode eller løpende avregning Førstnevnte kun for små foretak Vil ofte medføre et behov for prosjektregnskap

32 Anleggskontrakter og prosjekt Løpende avregning Periodisering av verdiskapningen i tråd med fremdriften i prosjektet, basert på dekningsbidraget til prosjektet Dersom prosjektet er 50 % ferdig ved årsslutt, skal prosjektet bidra med 50 % av dekningsbidraget i regnskapet Ikke-avsluttede prosjekt vil typisk kunne ha fire forskjellige typer avsetninger Opptjent, ikke utfakturert inntekt Forskuddsfakturert, ikke opptjent inntekt Påløpte, ikke ennå bokførte kostnader Forskuddsbetalte kostnader

33 Løpende avregning Vi må kunne estimere fullføringsgraden på et gitt tidspunkt Vi må kunne estimere fortjenesten med en akseptabel grad av sannsynlighet NRS 2 nr. 25: Fullføringsgraden benyttes som mål på opptjening. Estimat for fullføringsgraden bør beregnes på grunnlag av utført produksjon. Problemer med å måle utført produksjon i praksis fører ofte til at forbruk av innsatsfaktorer benyttes for å beregne fullføringsgraden. Det mest brukte mål for fullføring er kontraktskostnader påløpt på balansedagen, og fullføringsgraden beregnes som forholdet mellom disse og estimerte totale kontraktskostnader. Med andre ord: man benytter forholdet mellom påløpte og antatte totale kontraktskostnader til å beregne fullføringsgraden

34 Løpende avregning For å beregne fullføringsgrad er det en forutsetning at man har et godt estimat for hvor mye man regner med å forbruke Timebudsjett, kostnadsbudsjett, antall kvadratmeter, etc. Budsjetteringsarbeidet i forkant blir viktig for å vurdere fullføringsgraden ved balansetidspunktet. Gjøres denne jobben grundig nok, og er estimatet godt nok? Dokumenterer man estimatene godt nok? Det kan også være et alternativ å anvende gjennomsnittlig dekningsgrad på prosjektene, og gjøre korreksjon ved prosjektet avslutning Forutsetter at dekningsbidraget er ganske likt mellom de forskjellige prosjektene

35 Løpende avregning Vi må passe på underveis i prosjektet at vi samler inn data på en måte som gjør at vi klarer å vurdere fullføringsgraden Vi må ha en formening om hva prosjektets forventede inntekter og kostnader vil være På balansedagen må vi vurdere om estimatene vi gjorde ved prosjektets begynnelse holder stand, eller om det må gjøres justeringer Er prosjektet fortsatt det samme? Eller er det mer eller mindre arbeid som skal gjøres (tilleggsarbeider/endringsarbeider eller noe har blitt tatt ut av prosjektet)? Er kostnadene det samme med tanke på priser på arbeid, materialer, reisekostnader, etc.? Er forkalkylene riktige med tanke på lønnsomhet, eller må vi foreta justeringer?

36 Løpende avregning Hvordan gjøre alt det uten et prosjektregnskap? «Frivillig tvang» når vi har langsiktige tilvirkningskostnader / anleggskontrakter?

37 Konsekvenser ved brudd på forskriften Ved mangelfullt prosjektregnskap vil typisk gi et bokføringspålegg om å rette opp feilen Løpende dagmulkt til det er på plass Må kode alle transaksjoner med prosjektkode kanskje lang tid i etterkant av når den oppsto Lite effektivt hvor enkelt er det å finne ut hvilket prosjekt hver eneste faktura tilhører? Tillater systemet å legge på prosjektkode på transaksjonen, eller må man reversere og føre på nytt? Slik funksjonalitet er for øvrig med på å øke kvaliteten på prosjektregnskapene, da det forenkler korreksjoner i etterkant

38 «Prosjektregnskap» Mye av kurset har vært om lovpålagt prosjektregnskap. Hva med «prosjektregnskap», altså prosjektregnskap man utarbeider fordi man ønsker (utenfor bygg/anlegg eller fordi det egentlig ikke er prosjekt)? Følg de samme prinsippene Vurder nøye hva som skal inkluderes Inntekter og direkte kostnader Lønn? Avskrivninger? Husk at krav om føring av timelister gjelder mange flere virksomheter enn innenfor bygg/anlegg.

39 Takk for oppmerksomheten! Kontaktdetaljer: Navn: Torstein Heggen Web: Epost: Mobil: