Registrering av avtaler

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Internasjonalt kontor Registrering av avtaler I FS og Public360 Mona Heimdal og Sara Shiromizu Sist oppdatert

2 Innhold 1. ARKIVERING OG REGISTRERING AV NYE AVTALER Arkivere nye avtaler i Public Finn riktig prosjekt Import av fil Opprett sak Opprett saksdokument Avskrive dokumentet Langtidsarkivering (papir) Registrere nye avtaler i FS Finn Utvekslingsavtale samlebilde Sjekk om det finnes en avtale fra før Registrer ny avtale med avtalenavn, periode, utvekslingsprogram, type avtale m.m.: Registrer avtaleparter Legg inn kontaktinformasjon under fanen «Koordinator» Legg inn Betingelser Legg inn Studieprogram ARKIVERING OG REGISTRERING AV AVTALER SOM SKAL FORNYES Sammenstilling av historiske dokumenter fra Ephorte Arkivere fornyete avtaler i Public Finn riktig prosjekt Import av fil Finn eksisterende sak Opprett saksdokument Avskrive dokumentet Langtidsarkivering (papir) Fornye avtaler i FS Søk frem avtalen i Avtale samlebilde Forleng avtalen Legg eventuelt inn/endre kontaktpersoner VEDLIKEHOLD OG OPPDATERING AV AVTALEINFORMASJON NÅR AVTALER GÅR UT OG IKKE BLIR FORNYET SPØRSMÅL OG SVAR Hva må gjøres i FS når partner(e) fusjonerer? Hva må gjøres hvis en avtale er lagt inn på feil avtalepart? Hvordan registrere en innkommende utvekslingsstudent som tar emner på et annet institutt enn det som eier avtalen studenten kommer på?

3 1. ARKIVERING OG REGISTRERING AV NYE AVTALER 1.1 Arkivere nye avtaler i Public360 Før du starter: Skann avtalen til din e-post og lagre den som fil Finn riktig prosjekt Alle avtaler skal i P360 legges under prosjektet 15-8 Utvekslingsavtaler. Dette finner man slik: o Bruk fritekstsøk øverst til høyre og søk etter: Utvekslingsavtaler eller prosjektnr o Husk å navigere til høyre i kategorien Prosjekt (antall treff står i parentes). Trykk deretter på det aktuelle prosjektet Import av fil Under kategorien Dokumenter legger du inn den nye avtalen: Velg Nytt dokument. Deretter Importer fil/registrer. Bla gjennom for å finne den aktuelle filen. NB! Husk å trykke på Legg til når du har funnet filen. 3

4 Definer om dokumentet skal være Inngående eller Utgående alt etter om du legger inn et utkast til avtale sendt til partner (UT), eller om du legger en ferdig signert avtale mottatt fra partner (INN). Trykk OK. For nye avtaler vil det ikke være opprettet noen sak med aktuell institusjon, velg derfor Ny sak til høyre. Velg Sak blant de to alternativene som kommer opp. For eksisterende saker, se punkt 3.1 og 3.2 som omhandler fornyelse av avtaler Opprett sak Sak opprettes ved å fylle ut følgende felter: Tittel: Samarbeid med NAVN PÅ PARTNER. Prosjekt: 15-8 Utvekslingsavtaler. 4

5 Trykk Neste slik at du kommer til Ekst. Kontakter. Legg til institusjonen som ny kontakt som sakspart i saken: Velg kontakttype Uregistrert kontakt, skriv virksomhetsnavnet under Privatperson/ Virksomhet og bekreft med OK. Obligatoriske felt er markert med *(minimums kravet) for å kunne lagre kontakt. Hvis du får dialogboksen Mulige dubletter i kontaktlisten, marker og velg bruk kontakt, da virksomheten/institusjonen allerede er opprettet som registrert kontakt. For å fullføre innleggelsen av kontakt, trykk Fullfør. 10

6 2.1.4 Opprett saksdokument Du kommer nå tilbake til bildet Nytt dokument: Saksdokument. Fyll inn følgende metadata for å kunne lagre dokumentet: Tilgangskode: La stå U Ugradert. Tilgangsgruppe: La stå Alle i UiS. Tittel: Signert TYPEavtale med NAVN PÅ PARTNER. Dokumentdato: Skriv inn dato for når avtalen ble signert. Avsender (dersom Inngående) / Mottaker (dersom Utgående): Hvis det finnes en registrert kontakt, skriv i linjen for avsender/mottaker og trykk «enter». Vanligvis har vi kun registrert avsender/mottaker som uregistrert kontakt. Da navigerer du til kategorien Kontakter. Velg Ny kontakt og Avsender (i vårt eksempel er det inngående dokument). 11

7 Registrerer virksomheten/institusjonen som uregistrert kontakt og trykk OK. Trykk Fullfør Avskrive dokumentet For inngående dokumenter må du avskrive dokumentet. Dette kan du for eksempel gjøre ved å gå til dine Ubesvarte dokumenter under Dokument i venstremenyen. Marker raden og velg Avskriv. Velg alternativ TE Tatt til etterretning. (Du kan også avskrive flere dokumenter på en gang om du ønsker det.) Langtidsarkivering (papir) Til slutt er det viktig å huske på å sende originalen underskrevet på papir til Dokumentsenteret for langtidsarkivering. Unntak: Erasmus+-avtaler 12

8 2.2 Registrere nye avtaler i FS Finn Utvekslingsavtale samlebilde Alle avtaler skal registreres i bildet Utvekslingsavtale samlebilde. Slik finner du dette bildet: Stå i modul Utveksling. Trykk på Bilder i menyen. Velg Utvekslingsavtale Sjekk om det finnes en avtale fra før Søk om det allerede finnes en avtale med institusjonen du vil registrere: Klikk i Sted-feltet under Søk til høyre i vinduet. Trykk Ctrl + T for å åpne søkefunksjonen. Velg land. Skriv inn institusjonsnavn og trykk på Søk. Resultatene du får er hentet fra den nasjonale FS-databasen og ikke bare UiS sine avtaler. Finn riktig institusjon (lokale koder brukes ikke), og velg Bruk. 13

9 Ditt valgte søk kommer nå opp i Sted-feltet. Trykk Enter for å få opp informasjon om avtalen. Hvis UiS har en avtale så kommer alle detaljene opp. I dette tilfelle skal avtalen forlenges (3.3), ikke legges inn på nytt. Hvis en hvit/gul bakgrunn kommer opp som på bildet under, betyr det at UiS ikke har en avtale med denne institusjonen og at den må registreres som beskrevet fra Registrer ny avtale med avtalenavn, periode, utvekslingsprogram, type avtale m.m.: Åpne Utvekslingsavtale samlebilde (modul Utveksling, Bilder). Klikk på knappen Ny rad i verktøylinjen (hvis den ikke er synlig, velg først Reg. i verktøylinjen). Avtaleid: Trenger ikke å bli lagt inn, avtalen blir automatisk tildelt en id når den lagres. Avtalenavn: Legg inn avtalenavn på følgende formel: Navn på engelsk / Navn på lokalspråk (spesialtegn/bokstaver tillatt hvis FS godtar dem) / Forkortelse (hvis aktuelt) Eksempel: University of Bonn / Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn / Uni Bonn Det er ikke mulig å legge inn bokstaver fra det kyrilliske/greske/arabiske (eller tilsvarende) alfabetet. I slike tilfeller legger vi derfor bare inn det engelske navnet. Derimot er det mulig å bruke for eksempel ö/ü/ä/á/é/ñ og disse bør brukes i de tilfeller de er en del av det lokale navnet. 14

10 Periode: Legg inn datoen når avtalen trer i kraft og sluttdato som definert i avtalen (bruk som sluttdato for Nordplus-avtaler eller andre avtaler som mangler sluttdato). Inngått: Brukes ikke, la stå tom. Journalnr: Skriv inn saksnummeret fra Public360. Utvekslingsprogram: Velg korrekt program: Program (alfabetisk): ANDRE BILATERAL EEA-NORW ERASMUS+ ERASMUS+ GLO ERAPRAKSIS FELT MED FELT UTEN INDIVID NORDPLUS NORPART PRAKSIS CO2/INDUSTRI STUDY ABR. Bruk: Restkategori. Alle bilaterale avtaler som ikke inngås i rammen av program som Erasmus+ eller Nordplus. Kategorien STUDY ABR. brukes for rene betalingsavtaler, mens BILATERAL benyttes for avtaler som har både gratis- og betalingsplasser. Avtaler inngått i rammen av EEA-stipendprogrammet. Avtaler inngått i rammen av Erasmus+-stipendprogrammet. Avtaler inngått i rammen av det globale Erasmus+-stipendprogrammet. Avtaler om praksisutveksling inngått i rammen av det globale Erasmus+stipendprogrammet. Feltarbeid hvor skriftlig avtale er inngått mellom UiS og feltarbeidtilbyder/-tilrettelegger. Feltarbeid hvor det ikke foreligger en skriftlig avtale mellom UiS og feltarbeidtilbyder/-tilrettelegger, men hvor vi ønsker å registrere studentene som reiser ut. Brukes kun av instituttene til å registrere utreisende free-movere. Gir ikke uttelling i form av mobilitetstilskudd/hodepenger. Avtaler inngått i rammen av Nordplus-programmet, herunder Nordtek og Nordlys. Avtaler inngått i rammen av Norpart-programmet. Avtaler om rene praksisopphold med praksistilbydere. Eksempler på industristipend som deles ut med ujevne mellomrom. Benyttes om rene betalingsavtaler. Flere avtaletyper med samme institusjon Med tanke på korrekt statistikk, må det legges inn mer enn én avtale i FS dersom UiS har flere forskjellige avtaler med en institusjon. Eksempler: - Erasmus+ og EEA-NORW (i Øst-Europa særlig) - Erasmus+ og STUDY ABR. (typisk i Storbritannia) - Erasmus+ og NORDPLUS (i Norden) - BILATERAL + Erasmus+ GLO (eksempel: Tecnológico de Monterrey) Type avtale: Velg en av følgende: Utveksling Praksis Feltarbeid Denne typen avtale er den vanligste. Omfatter alle utvekslingsavtaler med høyere utdanningsinstitusjoner, inkludert slike som tilbyr praksis. Brukes kun i de tilfeller avtalen gjelder praksis med en organisasjon som ikke er en høyre utdanningsinstitusjon. Brukes kun i de tilfeller avtalen gjelder feltarbeid med en organisasjon som ikke er en høyre utdanningsinstitusjon. Studienivåintervall: Velg mellom: BACHELOR, BA+MA eller MASTER. 15

11 Fritak semesteravgift: J Publisér: J Bruk av ECTS: Brukes ikke, la stå tomt 16

12 Studierett alle program: J Merknad: Bruk dette feltet til å legge inn nyttig informasjon. Trykk Enter for å lagre. Avtaleid genereres da automatisk Registrer avtaleparter Klikk i nedre delen av vinduet (under Avtalepart) og klikk på knappen for Ny rad. Fyll ut internt sted ifølge tabellen under. Alle andre felter skal stå tomme. Trykk Enter for å lagre. Universitetet i Stavanger: 217(-0-0) Fakultet Institutt Stedakronym Stednavn bokmål 6 0 HF Det humanistiske fakultet 6 1 IMD Institutt for musikk og dans 6 2 IKS Institutt for kultur- og språkvitenskap 6 3 IGIS Institutt for grunnskolelærerutd., idrett og spesialped. 6 4 IFU Institutt for førskolelærerutdanning 7 0 SV Det samfunnsvitenskapelige fakultet 7 2 IH Institutt for helsefag 7 3 IS Institutt for sosialfag 7 4 HH-UIS Handelshøgskolen ved UiS 7 5 IMKS Institutt for medie-, kultur- og samfunnsfag 7 6 NHS Norsk hotellhøgskole 8 0 TN Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet 8 2 IMN Institutt for matematikk og naturvitenskap 8 3 IIØRP Institutt for industriell økonomi, risikostyring og planlegging 8 4 IDE Institutt for data- og elektroteknikk 8 5 IKM Institutt for konstruksjonsteknikk og materialteknologi 8 6 IPT Institutt for petroleumsteknologi 17

13 Merk! Antall nivåer som benyttes kommer an på hvordan avtalen er innrettet. For institusjonsavtaler som gjelder hele UiS benytter man kun institusjonsnummer , mens for en praksisavtale på Institutt for sosialfag benytter man Klikk på Ny rad for å legge inn eksternt sted (institusjonen vi har inngått avtale med). Bruk Crtl + T for å søke etter institusjonen på samme måte som i Hvis aktuelt, legg inn fakultet/institutt hos den utenlandske avtaleparten. Trykk Enter for å lagre. Hvis avtalen omfatter flere institutt ved UiS eller flere eksterne partner kan man legge inn flere rader Legg inn kontaktinformasjon under fanen «Koordinator» Klikk på knappen for Ny rad i verktøylinjen. Sted: Velg UiS eller ekstern institusjon avhengig av hvilken institusjon personen tilhører. Kontakttype: Velg en av følgende kategorier: Forkortelse Navn Bruksområde AVTKOORD Avtalekoordinator Leder for Internasjonal kontor, institusjonell Erasmuskoordinator eller lignende ved partnerinstitusjonen. Personer som vi vanligvis ikke forholder oss til i det daglige søknadsarbeidet. Legg inn personlige e-postadresser. EKSTKOORD Ekstern koordinator Den som er koordinator for innreisende og/eller utreisende studenter ved institusjonen i utlandet. Legg inn personlige e-postadresser. LÆRER Lærer Personer som er vitenskapelig ansatte, enten eksternt eller internt, og som fungerer som faglige koordinatorer for utveksling. Legg inn personlige e-postadresser. FELLESADR Fellesadresse Ekstern felles e-postadresse, lignende admissions@uis.no og utveksling@uis.no 18

14 De eneste interne (UiS) kontaktpersonene som trengs å legge inn er lærere/vitenskapelige ansatte. Det er ikke nødvendig å legge inn kontaktpersoner som jobber på internasjonalt kontor på UiS. Gjelder fag: Brukes ikke, la stå tomt. Periode: Brukes ikke, la stå tomt. Merknad: Bruk dette feltet for å skrive inn nyttig informasjon ang personens stilling/oppgaver etc. Fyll ut Navn, Tittel, Adresse, Tlfnr, Epost og evt. Url. Ikke legg postnummeret i den lille boksen til venstre, se bilde over. Trykke Enter for å lagre Legg inn Betingelser Klikk på knappen for Ny rad i verktøylinjen. Velg typen utveksling som avtalen gjelder (student/ansatt/lærer). Velg Fag hvis aktuelt. Fyll ut antall inn/ut hvis aktuelt. La resten av feltene stå tomme. Trykke Enter for å lagre Legg inn Studieprogram Klikk på knappen for Ny rad i verktøylinjen. Velg en av følgende: 1. UTV-HF (Det humanistiske fakultet) 2. UTV-IMD (Institutt for musikk og dans) 3. UTV-SV (Det samfunnsvitenskaplige fakultet) 4. UTV- TN (Det teknisk-naturvitenskaplige fakultet) Kodene over fungerer for å legge inn innreisende studenter (som ikke har noen studieprogramtilhørighet ved UiS). 19

15 For utreisende studenter må det legges til spesifikke studieprogramkoder for enkelte typer utvekslingsprogram. F.eks. krever Erasmus+ avtaler at det legges til hvilke studieprogram avtalen gjelder for. Bilaterale avtaler derimot krever ikke denne spesifiseringen. Om denne informasjonen mangler på en avtale som krever slik spesifisering, vil man få en feilmelding i Utvekslingsperson dersom man forsøker å registrere en student som går på et studieprogram som ikke er koblet til den aktuelle avtalen. Trykk Enter for å lagre. Fanen Info brukes ikke og fanen Utvekslingsperson oppdateres automatisk når en utvekslingsperson registreres på avtalen. 20

16 3. ARKIVERING OG REGISTRERING AV AVTALER SOM SKAL FORNYES 3.1 Sammenstilling av historiske dokumenter fra Ephorte I 2015 gikk UiS over fra å benytte sak- og arkivsystemet Ephorte til Public360. Alle saker fra ligger i Ephorte. Før dette hadde man papirbasert arkiv. Dokumenter som var lagt inn i Ephorte har IKKE blitt flyttet over til det nye systemet. Saker og dokumenter fra Ephorte er imidlertid konvertert til en historisk base i et Public 360-grensesnitt. Tilgang til historisk database får du ved å logge deg inn på Windows alle programmer UIS applikasjoner Public360 Historisk database. Ved fornyelse av eksisterende avtaler er det ønskelig at man flytter over historisk informasjon om samarbeidet til P360. Dette gjøres enklest ved å hente opp informasjonen fra Ephorte og sammenstille i en pdf-fil. Slik går man frem: Logg inn i Ephorte via Agora. Dersom Ephorte prod ikke kommer opp under Mine applikasjoner, klikk på Gjem/vis sjeldent brukte. Bruk standardsøk og søk etter: Saksmapper/Mapper. Sett inn navn på institusjon i feltet Tittel. Velg saken du ønsker å sammenstille dokumenter/journalposter fra: 20

17 Klikk pil ned ved siden av mappeikonet for undermeny og velg Vis sammenstilling av dok. via Funksjoner: Resultat etter sammenstilt pdf-fil med klikkbare bokmerker til venstre: Registrer pdf-filen i opprettet saksmapppe i Public360 som Generelt dokument*, IKKE Saksdokument! 21

18 3.2 Arkivere fornyete avtaler i Public360 Før du starter: Skann avtalen til din e-post og lagre den som fil Finn riktig prosjekt Slik går du frem for å registrere en fornyet avtale: Alle avtaler skal i P360 legges under prosjektet 15-8 Utvekslingsavtaler. Dette finner man slik: o Bruk fritekstsøk øverst til høyre og søk etter: Utvekslingsavtaler eller prosjektnr: 15-8 o Husk å navigere til høyre i kategorien Prosjekt (antall treff står i parentes). Trykk deretter på det aktuelle prosjektet Import av fil Under kategorien Dokumenter legger du inn den fornyete avtalen: Velg Nytt dokument Deretter Importer fil/registrer Bla gjennom for å finne den aktuelle filen. NB! Husk å trykke på Legg til når du har funnet filen. Definer om dokumentet skal være Inngående eller Utgående alt etter om du legger inn et utkast til avtale sendt til partner (UT), eller om du legger en ferdig signert avtale mottatt fra partner (INN). Trykk OK. 22

19 3.2.3 Finn eksisterende sak For å finne allerede eksisterende saker, skriver du inn tittel på saksnavn i feltet SAK og trykker ENTER for å søke opp saken. Velg aktuell sak Opprett saksdokument Fyll inn følgende informasjon for å kunne lagre dokumentet: Tilgangskode: La stå U Ugradert. Tilgangsgruppe: La stå Alle i UiS. Tittel: Signert TYPEavtale med NAVN PÅ PARTNER (se eksempel under). Dokumentdato: Skriv inn dato for når avtalen ble signert. Avsender (dersom Inngående) / Mottaker (dersom Utgående): Hvis det finnes en registrert kontakt, skriv i linjen for avsender/mottaker og trykk «enter». Vanligvis har vi kun registrert avsender/mottaker som uregistrert kontakt. Da navigerer du til kategorien Kontakter. Velg Ny kontakt og Avsender (i vårt eksempel er det inngående dokument). 23

20 Registrerer virksomheten/institusjonen som uregistrert kontakt og trykk OK. Trykk Fullfør Avskrive dokumentet Alle dine inngående dokumenter må du avskrive. Dette kan du for eksempel gjøre ved å gå til dine Ubesvarte dokumenter under Dokument i venstremenyen. Marker raden og velg Avskriv. Velg alternativ TE Tatt til etterretning. (Du kan også avskrive flere dokumenter på en gang om du ønsker det.) Langtidsarkivering (papir) Til slutt er det viktig å huske på å sende originalen underskrevet på papir til Dokumentsenteret for langtidsarkivering. Unntak: Erasmus+-avtaler 24

21 3.3 Fornye avtaler i FS Søk frem avtalen i Avtale samlebilde Klikk i Sted-feltet under Søk til høyre i vinduet. Trykk Ctrl + T for å åpne søkefunksjonen. Velg land. Skriv inn institusjonsnavn og trykk på Søk. Resultatene du får er hentet fra den nasjonale FS-databasen og ikke bare UiS sine avtaler. Finn riktig institusjon (lokale koder brukes ikke), og velg Bruk. Ditt valgte søk kommer nå opp i Sted-feltet. Trykk Enter for å få opp informasjon om avtalen Forleng avtalen Endre avtaleperiodens sluttdato. Legg inn en merknad og informere om hvem som har lagt inn forlengelsen og når dette ble gjort Legg eventuelt inn/endre kontaktpersoner Sjekk at informasjonen under fanen «koordinator» stemmer og legg eventuelt inn mer informasjon. 25

22 4. VEDLIKEHOLD OG OPPDATERING AV AVTALEINFORMASJON Det er den som har ansvar for de ulike avtalene som også har ansvar for vedlikehold og oppdatering av avtaleinformasjonen. Oppdatert avtaleinformasjon blir ofte sendt til Ved å sjekke i FS hvem avtalen gjelder for (f.eks. hvilket institutt), kan man enkelt finne ut hvem i kontoret som skal ha informasjonen. Helt overordnet gjelder: Erasmus+-avtaleinformasjon sendes til aktuell fakultetskoordinator, informasjon gjeldende bilaterale avtaler til utveksling@uis.no for fordeling der. Når vi får tilsendt factsheets med ny informasjon/nye kontaktpersoner fra en partnerinstitujson må dette legges inn i FS. Hvis ikke all informasjon er mulig å legge inn i FS så kan man lege en kommentar i kommentarfeltet og beskrive hvor dokumentet kan finnes. 5. NÅR AVTALER GÅR UT OG IKKE BLIR FORNYET Det er sjelden at man aktivt avslutter avtaler, mens det jevnt og trutt hender at avtaler som har gått ut av ulike årsaker ikke blir fornyet. Når det gjelder avtaler som har hatt nylig aktivitet, så er det anbefalt å informere de andre i kontoret og eventuelt andre i organisasjonen om at en avtale ikke vil bli forlenget. Det er også viktig at legge inn en kommentar i FS om grunnen til at avtalen ikke blir forlenget. Eksempel: En utvekslingsavtale blir ikke fornyet, men den tidligere partneren står oppført som et anbefalt alternativ for utveksling på ett eller flere studieprogram. Fjern anbefalingen og gi beskjed til aktuelle institutter om endringen, i tillegg til: Kontorsjef Internasjonalt kontor Fakultetskoordinatorene utveksling@uis.no admissions@uis.no 6. SPØRSMÅL OG SVAR 6.1 Hva må gjøres i FS når partner(e) fusjonerer? Dersom en (eller flere) av våre partnere fusjonerer, og dette medfører at stedkoden endres, må en ny avtale opprettes i FS. Bruk merknadsfeltet i både den nye og gamle avtalen for å legge inn informasjon og historikk slik at det er enkelt å spore hva som har skjedd. Hvis fusjonen ikke medfører at stedkoden endres, så trenger man ikke å lage en ny avtale. 6.2 Hva må gjøres hvis en avtale er lagt inn på feil avtalepart? Hvis feil avtalepart er registrert i en avtale må følgende gjøres: Legg inn en ny rad under avtalepart med riktig institusjonskode og lagre. Endre eksternt sted under Koordinator og Betingelser slik at informasjonen ligger registrert på riktig avtalepart. I tilfelle det er utvekslingspersoner registrert i avtalen så må eksternt stedavtalepart endres under hver person i bildet Utvekslingsperson. På utreisende studenter må ekstern institusjon også endres i bildet Eksternstudium. Slett deretter avtaleparten som ikke er korrekt fra avtalen og lagre. 26

23 6.3 Hvordan registrere en innkommende utvekslingsstudent som tar emner på et annet institutt enn det som eier avtalen studenten kommer på? Studentene registreres på det institutt som eier avtalen selv om de tar emner på et annet institutt. Instituttet som studenten faktisk tar emner ved vil uansett få midler basert på studiepoengproduksjonen til studenten. 27