Registrering av utvekslingsstudenter

Transkript

1 Registrering av utvekslingsstudenter 1. Bestill SNR nummer: 1) Åpne SNR-bestilling 2) Tast CTRL+R og så CTRL+N 3) Legg inn etternavnet til studenten. Det kan kun legges inn ett navn. Hvis studenten har flere etternavn, bruk kun det siste navnet. 4) Legg inn fornavnet. For studenter med flere navn, blir det f eks «Miguel Gutierrez» til fornavn og «Alvarez» til etternavn. 5) Legg inn kjønn, fødselsdato, og statsborgerskap 6) Under Adresser, velg Hjemstedadresse 7) Legg inn adressen. For studenter som ikke har norsk adresse, skal postkode og by legges inn til sammen i feltet til høyere av 0000 feltet. Legg inn land underst 8) Klikk enter 9) Skriv ned Bestillingid som blir generert 10) Bestillingen vil bli ferdigbehandlet etter 1-2 dager

2 2. Generer person Etter at SNR bestillingsid er ferdigbehandlet, åpne SNR bilde igjen og trykk på «Generer person». Denne knappen er kun tilgjengelig for bestillinger med status BEH og for personer som ikke er opprettet i FS fra før. La bilde stå åpent.

3 3. Opprett Person/Student 1) Legg inn personnr som du finner i SNR bilde (Snr fra SO). Trykk enter. 2) Tast CTRL + i for å få opp feltet for å legge inn mobilnr med landkode. For å legge inn et nytt mobilnummer, tast CTRL+N og legg inn personnr igjen (kopi nøkkel). Dette er viktig da studenten vil få PIN kode fra IT tilsendt til dette nummeret og på mail. 3) Legg inn epost ekstern 4) Endre «Skal tilskrives på» til ENGELSK 5) Endre «Morsmål» til morsmålet til studenten 6) Endre «Studentgrunnlag» til UTV 7) Trykk enter 8) Klikk i det hvite området nederst. Tast CTRL+N og så trykk Hent ikonet helt øverst i FS 9) Skriv ned Studentnr.

4 4. Bilde Utvekslingsperson 1) Åpne Utvekslingsperson 2) Tast CTRL+R og så CTRL+N 3) Tast inn fødselsnummer og tryll TAB. Du vil da se navnet til studenten. 4) Legg inn avtaleid. Hvis ikke du vet hva det er, så kan du finne den i Utvekslingsavtale samlebilde. 5) Internt sted kommer ofte opp automatisk. Denne koden viser hvilket institutt studenten skal tilhøre. Det er viktig at dette er riktig. Se listen over koder. Dette skal aldri stå tomt. 6) Legg inn studierett perioden. ( /30.06.) Endre «Inn-/utreisende» til INN 7) Endre «studieprogram» til det relevante fakultet. UTV-SV, UTV-TN, UTV-HF, UTV-IMD, M-MIGRA (til EMMIR studenter) eller M-FAMILY. 8) Endre «kategori» til STUDENT 9) Endre «utvekslingsstatus» til AKTIV 10) Legg inn termin. 11) Trykk enter 12) Hvis du får en feilmelding så er det mest sannsynlig knyttet til avtaleid. Sjekk at avtalen er fortsatt gyldig og er knyttet til riktig institusjon.

5 5. Generering av studieprogramstudent 1) Åpne Generering av studieprogramstudent bilde (FS ) 2) Skriv inn studentnr 3) Fyll ut «studieprogram», «starttermin», «kulltermin» og «studierett» (fra og til) 4) Endre studierettstatus til INTUTV 5) Trykk Ja under Oppdater database 6) Comparative Education studenter må ha «CES» under Studieretning 7) EMMIR studenter må ha Kulltermin HØST selv om de kommer til våren. Studierett blir da også fra august til juni. Studieretning INTOPPTAK 8) Trykk på rapport ikonet øverst i FS

6 6. Student Samlebilde 1) Åpne studentsamlebilde 2) Legg inn studentnr og trykk enter 3) Pass på at studierett perioden er riktig. 4) Trykk på Undmeld og registrere emnene der som under: 5) I boks nummer 3 fra venstre skal det stå enten 1, 2 eller 3. Hvis du får feilmelding når du legger inn 1, prøv med 2 eller 3. 6) Hvis det er et program der kun de internasjonale skal delta (for eks Comparative Education, EMMIR, MFAMILY) så kan du kjøre en rapport for å melde alle på undmeld: FS Ikke kjør denne rapporten ellers, for da vil også de norske studenter bli meldt på og det er ikke nødvendigvis alle de som skal. NB! EMMIR studenter må ha studierettstatus som INTOPPTAK. Legg til også følgende:

7

8 Feilmeldinger i StudentWeb Studenter får ofte feilmeldinger tidlig i semesteret som for eksempel «you are not eligible to take this course» Dette kan fikses i student samlebilde: 1. Åpne godkjenningsak samlebilde: 2. Klikk øverst i bilde og klikk CTRL+R, CTRL+N 3. Legg in FNR nummer 4. Type sak = FORKUNNSK 5. Legg inn studieprogram og sted 6. Status behandling = BEHANDLET 7. Trykk på Forkunnskapskrav knappen nederst 8. Legg in emne koden (med 217 først) 9. Hakk av første knapp og legg inn periode 10. Enter