UTVEKSLING (SAK 2, FS-supermøte ) Nye rutiner hos institusjonene som følge av endring i rapportering til Lånekassen

Transkript

1 UTVEKSLING (SAK 2, FS-supermøte ) Nye rutiner hos institusjonene som følge av endring i rapportering til Lånekassen For å få støtte fra Lånekassen før utenlandsopphold er fullført og vi har godkjent innpassingen, må studentene nå rapporteres via godkjenningssak type FORHÅND. Lånekassen opererer fra og med ikke lenger med såkalte «D-skjema». Dette betyr at vi (hjemmeinstitusjonene) MÅ opprette studenten som utvekslingsperson og deretter sjekke den automatisk opprettede godkjenningssaken (type: FORHÅND) så snart som mulig, men FØR studenten reiser. Informasjon fra FS til alle institusjonene: «Det er få endringer fra tidligere i forhold til registrering av en utreisende utvekslingsperson og en forhåndsgodkjenning av et delstudie. Ved opprettelse av utvekslingsperson opprettes det automatisk en forhåndsgodkjenningssak akkurat som tidligere. Den store endringen ligger i at de nødvendige registreringene i forhåndsgodkjenningssaken nå må gjøres i FS for at studenten skal få lån og stipend, til erstatning for dagens underskrift på D-skjema. Dette kan innebære nye rutiner for dette arbeidet ute på enhetene deres» (Resten av eposten finner du bakerst i dette skrivet.) Utvekslingsperson samlebilde: Eksempel på hvilke felt som er avgjørende for at godkjenningsbildet skal bli riktig: Godkjenningssak samlebilde: Eksempel på hvilke felt som må være utfylt for forhånds rapportering til Lånekassen: (Teksten i den blå varselslinja er pr. dato ikke ferdig, men vil bli ordnet ved neste FS-

2 oppdatering.)

3 «Freemovers» = uten formelle avtaler Studenter som reiser ut for å ta enkeltemner ved utenlandske utdanningsinstitusjoner som HiST ikke har utvekslingsavtaler med/hvor det studenten ønsker å ta ikke inngår i en utvekslingsavtale. Dersom vedkommende ønsker å få godkjent slike emner i våre utdanninger, kan disse søke om innpassing hos oss. For freemovers skal avtaleid 11 brukes: PRAKSIS utenom definerte utvekslingsavtaler: Når det gjelder praksisopphold ved institusjon/firma el. som HiST ikke har noen avtale med under rammeverk for utveksling, brukes avtaleid 13. I noen tilfeller må vi bruke landskoder for å få til å registrere disse, fordi «plassen» de skal til ikke finnes i stedregisteret og heller ikke skal gjøre det.

4 Stedsøk Finne riktig høyere utdanningsinstitusjon i det nasjonale stedregisteret som ligger i FS. Skriv Ctrl+T i feltet Sted i søkebildet til høyre. Da kan du først velge land. Deretter begynner du å lete etter riktig institusjon. % kan brukes, i tillegg kan du velge å sortere resultatene på flere forskjellige vis. Dersom du for eksempel vet hvilen Erasmuskode institusjonen har, kan du velge å sortere på dette. Dersom du vet hele eller deler av det engelske navnet (som du sikkert kan finne på institusjonens nettsider), kan det også være en god sortering. I noen tilfeller (spesielt i enkelte land) er institusjoner slått sammen og delt opp i mange forskjellige omganger. Noe som selvfølgelig ikke gjør letingen enklere for oss fordi vi ikke kjenner historikken. Da kan det være nødvendig å lete på by/region og deretter finlese historikken som listes opp under vær institusjon for å finne ev. gamle institusjoner som nå ligger under en annen. Vi som jobber sentralt kan ev. hjelpe til med å finne fram

5 Grunnlag for orienteringssaken til FS-supermøte 4. februar 2014: -----Opprinnelig melding----- Fra: Adelheid Mortensen Huuse Sendt: 13. januar :54 Til: Emne: [fs-kontakt] Viktig informasjon: Rapportering av forhåndsgodkjenninger fra FS til Lånekassa settes i produksjon i dag (erstatter D-skjema) Hei, I forbindelse med arbeidet med ny godkjenningsmodul i FS har det i samarbeid med Lånekassa blitt utarbeidet funksjonalitet for å erstatte D-skjema på papir med en rapportering av forhåndsgodkjenninger direkte fra FS. Et nytt steg i retning av å erstatte papirskjema med digitale overføringer er med det tatt. Denne rapporteringen settes i produksjon i dag for alle FS-institusjonene. Dere behøver ikke selv gjøre noe i basen for at rapporteringen skal starte. Vi regner med at de fleste utreisende utvekslingsstudentene for våren 2014 har fått behandlet sine søknader om lån og stipend nå, slik at den nye rapporteringen først vil få eell betydning for studentene som skal på utveksling fra og med høsten Studentene søker om lån og stipend til delstudier direkte via Lånekassens nettsider. Når Lånekassen skal behandle en slik søknad er det satt opp en webservice mellom Lånekassa og FS-basene. Denne fungerer slik at Lånekassa søker i FS-basen til studenten sitt lærested om det er opprettet utvekslingsperson og forhåndsgodkjenning på studenten for det aktuelle delstudiet. Vedlagt er en pdf som viser en korrekt utfylt Utvekslingsperson og Godkjenningssak på en utreisende utvekslingsstudent for henting av data til Lånekassen. De røde pilene markerer data som er viktige for rapporteringen til Lånekassa. En forhåndsgodkjenning må være tilknyttet et utvekslingsopphold (utvekslingsperson)/utenlandsk eksternstudium for at det skal kunne hentes data. Det er få endringer fra tidligere i forhold til registrering av en utreisende utvekslingsperson og en forhåndsgodkjenning av et delstudie. Ved opprettelse av utvekslingsperson opprettes det automatisk en forhåndsgodkjenningssak akkurat som tidligere. Den store endringen ligger i at de nødvendige registreringene i forhåndsgodkjenningssaken nå må gjøres i FS for at studenten skal få lån og stipend, til erstatning for dagens underskrift på D-skjema. Dette kan innebære nye rutiner for dette arbeidet ute på enhetene deres. Webservicen som er satt opp mot Lånekassa henter som nevnt data både fra Utvekslingsperson og Godkjenningssak. Nærmere bestemt følgende data: - Fødselnummer på studenten - Periode til og fra for utvekslingsoppholdet - Internt sted - Eksternt utenlandsk sted - Studieprogramkode og navn på studieprogram - Oppholdstype - Omfang totalt

6 - Omfang Lånekassen og Terminangivelse Lånekassen I Godkjenningssak samlebilde er det et par ting som ikke fungerer helt optimalt enda, uten at det er til hinder for å få rapporter data. Det gjelder: 1. Feltene Omfang Lånekassen og Terminangivelse Lånekassen er ikke skrivbare før etter at man har gjort følgende: a. Lagret en registrering i Omfang totalt. b. Aktivert et annet underbilde, f.eks. Jevngod med grad som ligger ved siden av Omfang. c. Gått tilbake til underbildet Omfang. d. Alle feltene er nå skrivbare og kan fylles ut og lagres. 2. Teksten under lenken "Ikke klar for rapportering Lånekassen" er ikke tilpasset sakstypen FORHÅND enda. Vi jobber videre med dette til neste versjon av FSklienten. Eventuelle spørsmål om dette sendes til fs-support@usit.uio.no. Vennlig hilsen Adelheid M. Huuse