Lynkurs i utvekslingsmodulen

Transkript

1 Lynkurs i utvekslingsmodulen Christian Thorn Gruppe for FS, GAUS og RUST CERES FS brukerforum

2 Hva er utveksling? Innebærer mobilitet av studenter, vitenskapelig, og administrativt ansatte. Data registreres i en egen FS-modul Inn- og utreisende mobilitet registreres i FS og er grunnlag for tildeling av midler fra KD To typer avtaler: Institusjonsorganiserte programmer og avtaler Individavtaler 2

3 Utreisende studenter på utveksling Utvekslingsavtaler og utvekslingspersoner registreres i FS Kan kreve at studentene har gyldig studierett ved institusjonen for å kunne søke Studentene kan søke via Søknadsweb, eller registreres manuelt i utvekslingspersonbildet 3

4 INDIVID-avtaler For studenter som reiser utenom avtaler Knyttes til utvekslingsprogramkoden INDIVID Mulig å opprette en eller flere dummy-avtaler for INDIVID (for å skille ulike studentgrupper), f.eks. studier, feltarbeid, praksis 4

5 Utvekslingsavtale samlebilde Søke opp alle institusjonens avtaler Mulig å snevre inn søk etter program (Erasmus+, Nordplus, Bilateral osv.) 5

6 Søke opp institusjoner Ctrl + t 6

7 Oppretting av nye avtaler Ved oppretting av ny avtale genereres entydig avtaleid Om den utenlandske institusjonen ikke finnes fra før kan CERES opprette det etter bestilling (via nettskjema) Startdato for avtale er påkrevd (ikke sluttdato) 7

8 Avtalepart 8

9 Koordinator interne og eksterne kontaktpersoner Interne koordinatorer må være lagt inn som personer i FS 9

10 Betingelser 10

11 Studieprogram Hvilke studenter som kan bruke avtalen 11

12 Andre faner i underbildet Info Språkkrav (CEFR-nivå) Utvekslingsperson 12

13 Utvekslingspersoner Utvekslingspersoner må finnes i FS fra før (som personer eller studenter) Innreisende studenter kan tas opp via Nomination eller registreres manuelt i bildet (må være opprettet som personer) Utreisende kan tas opp via Søknadsweb eller registreres manuelt Utvekslingsperioden må fylles ut riktig (= kan gi mobilitetstilskudd ) 13

14 Oppholdstype (utreisende studenter) Kodene gir informasjon til Lånekassen mht hva slags opphold det er snakk om 14

15 Utvekslingsstatus Har betydning for rapportering 15

16 Periode - endring av startdato 16

17 Kontraktstatus Kan brukes i beredskapssammenheng 17

18 Rapport Utvekslingspersoner 18

19 Utvekslingspersoner Kjekt filter: 19

20 Rapport : Utvekslingsavtaler 20

21 Innreisende utveksling 21

22 Innreisende studenter - Nomination Studenter som skal komme til Norge på en utvekslingsavtale nomineres av hjemmeinstitusjonen. Studenten blir knyttet til utvekslingsavtalen gjennom nomineringen Institusjonen logger inn med e-postadresse og passord. Den mottagende (norske) institusjonen må ha registrert denne e-postadressen i bildet Utvekslingsavtale, underbildet Koordinator 22

23 Aktivere nominator 23

24 Utvekslingsavtale Betingelser (innreisende) Periode benyttes for å finne hvilke terminer som det kan nomineres studenter 24

25 Eget opptak i FS 25

26 Nominering Hjemmeinstitusjonen logger inn og registrerer data om studenten i Nomination (navn, e- post, periode for utvekslingen) Studenten nomineres og blir samtidig opprettet som person i FS med fiktivt fnr. (siste fem sifre starter på 9) Nominator laster opp dokumenter (eller studenten kan gjøre det) 26

27 Søknad samlebilde Ved nominering opprettes det en forekomst i øvre del av Søknad samlebilde Søkeren får e-post om å logge seg inn på søknader og fullføre søknaden (skjer ca. 30 minutter etter nominasjon) Søker får tilsendt passord i egen e-post Fyller inn resten av søknaden (bl.a. adresse i hjemlandet), velger emner, laster opp ytterligere dokumentasjon om nødvendig. Søknad samlebilde blir oppdatert med mer informasjon om studenten, klar til å saksbehandles 27

28 FS Kontrollrapport nominerte søkere 28

29 Opprette søkere som studenter Rutinen oppretter søkere som har svart Ja på tilbud som studenter og utvekslingspersoner Modul Opptak -> Rutiner -> FS Oppretting av student/studierett/klasse) 29

30 Brukerdokumentasjon > Bestilling av institusjonskoder (endring) 30

31 31